Лекц No8, 9. Мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг бэлтгэх

Бизнес захидлын тухай ойлголт, ангилал

Ажил хэргийн (албан) захидал гэдэг нь янз бүрийн байгууллагуудын үйл ажиллагааны талаар харилцах хэрэгсэл болж өгдөг өргөн хэрэглэгддэг албан ёсны баримт бичгийн ерөнхий нэр юм. Бизнес захидлын ангилалд агуулга нь харилцан ашиг сонирхолд нийцсэн тохиолдолд хувь хүн, байгууллагын хоорондын захидал харилцааг багтаадаг.

Бизнесийн захидлын гол онцлог нь тэдгээрийг шуудангаар (телеграф, факс, цахим шуудангаар) илгээх явдал юм.

Үйл ажиллагааны хувьдбизнесийн захидлуудыг дугуй, хүсэлт, баталгааны захидал, санал, гомдол, дагалдах бичиг, баталгаажуулах бичиг, мэдэгдэл, санамж, хүсэлт, мэдээллийн захидал, урилга, зар сурталчилгаа, хувийн захидал гэж ангилдаг.

Дугуй захидлыг ихэвчлэн дээд байгууллага илгээдэг бөгөөд энэ нь захиргааны шинж чанартай тодорхой мэдээлэл, зохицуулалтын талаар харьяа аж ахуйн нэгжүүдэд мэдээлдэг.

Хүсэлтийн захидалдаа худалдан авагч нь худалдагч, импортлогч, шинжээчид бараа, үйлчилгээний талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл өгөх хүсэлтийг илгээдэг. Ийм хүсэлтийг гүйлгээг бэлтгэх, байгуулахад ашигладаг.

Өмнө нь өгсөн амлалт эсвэл тохиролцсон нөхцөлийг баталгаажуулахын тулд баталгааны захидал илгээдэг

Санал гэдэг нь нэг хүнээс (санал гаргагчаас) өөр хүнд (хүлээн авагч) бичгээр санал болгож, түүнтэй гэрээ байгуулах хүсэлтэй байгаагаа илэрхийлсэн санал юм. Санал нь түүнд заасан хүчинтэй байх хугацаатай байна.

Нөхөн сэргээлт гэдэг нь гэрээгээр хүлээсэн үүргээ зөрчсөн тал болон хохирлыг нөхөн төлүүлэх тухай нэхэмжлэлийн шаардлагыг илэрхийлсэн арилжааны баримт бичиг юм. Гомдолд гомдлын хариу захидал орно.

Хүлээн авагчид аливаа бичиг баримт, материаллаг хөрөнгийг илгээхдээ дагалдах захидал бичдэг. Хамгаалалтын захидал нь баримт бичиг, материаллаг хөрөнгийн хөдөлгөөнийг хянах хэрэгсэл юм.

Баримт бичиг, материаллаг эд хөрөнгийг хүлээн авсныг баталгаажуулахын тулд баталгаажуулах захидал илгээдэг.

Захидал нь ямар нэг зүйлийг илэрхийлж байгааг анзаараарай. Ихэвчлэн эдгээр захидал нь хүсэлтийн хариу бөгөөд "Бид таны хүсэлтийг танд мэдэгдэж байна", "Бид танд мэдэгдэж байна" гэсэн үгсээр эхэлдэг.

Сануулах захидлыг утсаар ярих эсвэл хувийн холбоо барих замаар шаардлагатай үр дүнг авах боломжгүй тохиолдолд илгээдэг. Захидал нь дагаж мөрдөөгүй тохиолдолд авах боломжтой арга хэмжээг зааж болно.

Хүсэлтийн захидалд хүсэлтийг дурдаж, түүнийг хурдан хэрэгжүүлэхийн тулд байгууллагын сонирхлыг маш товч бөгөөд хүндэтгэлтэйгээр онцлон тэмдэглэсэн байдаг.

Мэдээллийн захидал гэдэг нь гүйцэтгэсэн баримтын талаар сонирхсон албан тушаалтан, байгууллагад шуурхай мэдээлэх мэдэгдлийн захидал юм. Ийм захидлын хувьд нарийн бичгийн даргын гарын үсэг хангалттай. Хэрэв түүнд агуулагдах мэдээлэл маш чухал бол уг албан бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.

Урилгын захидлыг хувь хүн эсвэл хамтын хаяг хүлээн авагчид илгээж болно. Хэрэв олон тооны хүлээн авагч байгаа бол хоосон зайг гараар бөглөсөн хэвлэх аргаар хийсэн stencils ашиглахыг зөвлөж байна.

Байгууллагад орж буй шуудангийн захидал харилцааны урсгалд хувийн захидал тодорхой хувийг эзэлдэг. Тэдгээрийн дотор зохиогчид янз бүрийн хүсэлт, гомдол, санал хүсэлтээр байгууллагын удирдлагад ханддаг.

Бүтцийн шинж чанарын дагууүсэг нь зохицуулалттай, зохицуулалтгүй гэж хуваагддаг. Загварласан захидлууд нь хээтэй загвар хэлбэрээр зарим зохицуулалтын баримт бичигт заасан байдаг. Зохицуулалтгүй (стандарт бус) үсэг нь албан ёсны логик танилцуулга эсвэл ёс зүйн текст хэлбэрээр хэрэгждэг текст юм.

Эмхэтгэсэн газарүсэг нь гадаад болон дотоод асуудлыг шийдвэрлэхэд хэрэглэгддэг үсэг гэж хуваагддаг. Гадаад захидал харилцааг ирж буй (орж буй) болон илгээсэн (гарч буй) захидал гэж хуваадаг.

Мэдээллийг бүртгэх аргын дагууЗахидал нь гараар, бичгийн машин, хэвлэх, хуулбарлах машин дээр бэлтгэсэн, цахим хэлбэрээр байж болно.

Хугацаагаарзахидлыг яаралтай болон яаралтай бус гэж ангилдаг. Яаралтай баримт бичиг нь хууль, холбогдох эрх зүйн акт, түүнчлэн байгууллагын даргын тогтоолоор тогтоосон хугацаатай баримт бичиг юм.

Хэцүү байдлын зэргээрҮсгийг энгийн, төвөгтэй гэж ангилдаг. Энгийн баримтууд нь нэг асуудлыг тусгасан баримт бичиг байдаг бол нарийн төвөгтэй нь хэд хэдэн асуудлыг тусгасан байдаг.

Сурталчилгааны хэмжээгээрНээлттэй (ангилагдаагүй) үсэг болон хязгаарлагдмал хандалттай үсгүүдийн хооронд ялгаа бий. Сүүлийнх нь янз бүрийн түвшний нууцлал (маш нууц, нууц гэх мэт), албан хэрэгцээнд зориулагдсан баримт бичиг (DSP), нууц баримт бичиг юм.

Үүргийн хэмжээгээрЗахидал нь байгууллагын үйлдвэрлэл, бусад үйл ажиллагааны талаархи мэдээлэл, баримтыг агуулсан мэдээллийн шинж чанартай байж болох бөгөөд зааварчилгаа нь заавал байх ёстой.

Хадгалах хугацаанаас хамааран захидал нь байнгын хадгалалтын захидал, түр хадгалалтын захидал (10 хүртэл жил ба 10 жилээс дээш хадгалалтын хугацаа) гэж хуваагддаг.

Бизнесийн хэв маягийн ур чадвар нь хэлний томъёо, ярианы хэв маягийг ашиглах мэдлэг, чадвар юм. Бизнесийн захидал бичдэг хүмүүст тавигдах гол шаардлага бол удирдлагын тодорхой нөхцөл байдлыг дотооддоо ухаалаг, бодитойгоор үнэлэх чадвар юм.

Захидал нь янз бүрийн аж ахуйн нэгж (байгууллага, институци) хооронд хийгддэг албан ёсны болон бизнесийн захидал харилцааны гол "хэрэгсэл" юм. Тодорхойлолтуудын аль нэгийн дагуу бизнесийн (албан тушаалтан) захидал нь албан тушаалтанд (түүний төлөөлж буй аж ахуйн нэгж, байгууллага, байгууллага) захидал харилцааны дүрмийн дагуу бэлтгэсэн бичгээр гаргасан өргөдөл юм. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Албан тасалгааны ажил (Баримт бичгийн дэмжлэг ба менежментийн зохион байгуулалт, технологи): Их дээд сургуулиудад зориулсан сурах бичиг - М.: UNITI-DANA, 2000. - 359 х.

Аж ахуйн нэгжүүдийн ихэнх захидал харилцаа нь захидал байдаг нь анхаарал татаж байна. Энэ нөхцөл байдал нь захидал яагаад энэхүү гарын авлагын "гол дүр" болохыг хэсэгчлэн тайлбарлаж байна.

Бизнесийн захидал бэлтгэх ерөнхий асуудлыг судалж эхлэхдээ юуны түрүүнд захидлын агуулгаас шалтгаалан тэдгээрийн төрлүүдийн олон янз байдлыг дурдах нь зүйтэй. Энэ нь зохиогчоос бизнесийн захидлуудыг агуулгаас нь хамааруулан ангилахыг оролдоход хүргэдэг. Ангиллын шалгуурт үндэслэн 30 хүртэлх төрлийн бизнесийн захидлыг тодорхойлох боломжтой байсан бөгөөд үүнд:

1) хүсэлтийн захидал;

2) мессежийн захидал;

3) хүсэлтийн захидал;

4) өргөдлийн захидал;

5) баталгаажуулах захидал;

6) захиалгын захидал;

7) саналын захидал (санал);

11) баталгааны захидал;

12) танилцуулга;

14) богино бичмэл мессеж (мэдэгдэл, сануулга гэх мэт);

15) хамгаалах захидал.

16) баяр хүргэсэн захидал;

17) урилга захидал;

18) уучлалт гуйсан захидал;

19) харамсах, эмгэнэл илэрхийлэх захидал;

20) танилцуулгад зориулсан захидал (захидал харилцааны тохиолдолд);

21) явах тухай захидал;

22) харилцаа холбоо, харилцааг хадгалах захидал (зургийн захидал);

25) мини үсэг (загвар үсэг, дүүжин үсэг гэх мэт);

26) захидал-ил захидал;

27) сөрөг агуулгатай захидал (татгалзсан захидал, ажлаас халах эсвэл сул орон тоо олгохоос татгалзсан тухай бичгээр мэдэгдэл, хэн нэгний үйлдлийг зөвшөөрөхгүй, үгүйсгэсэн захидал гэх мэт);

28) аливаа саналаас татгалзсан тухай захидал;

29) янз бүрийн эрх бүхий байгууллагад хувийн давж заалдах захидал;

30) анкетийн захидал.

Дээр дурдсан үсгийн төрлүүдийг товч тайлбарлахыг хичээцгээе.

Хүсэлтийн захидал нь бизнесийн захидлын хамгийн түгээмэл бүлэг байж магадгүй юм. Яагаад гэдгийг ойлгоход хялбар байдаг - эцэст нь хэн нэгэнтэй биечлэн эсвэл жишээлбэл утсаар хүсэлт гаргах шаардлагатай үед бид тийм ч таатай байдаггүй.

Бичсэн хүсэлт нь энэ журмыг ихээхэн хялбаршуулдаг. Үнэхээр цаас юуг ч тэсвэрлэдэг. Гэсэн хэдий ч хүсэлтийн захидалд хандахдаа хоёр үндсэн дүрмийг дагаж мөрдөх шаардлагатайг бүү мартаарай (үлдсэнийг нь доор хэлэлцэх болно).

Нэгдүгээрт, хэзээ ч "Гуйя" гэсэн үгээр захидал бүү эхлээрэй - хүсэлтийнхээ шалтгааныг эхлээд тайлбарлах нь илүү ухаалаг бөгөөд болгоомжтой байх болно (хэрэв та өмнө нь хүлээн авагчтай бүх нарийн ширийн зүйлийг ярилцсан ч гэсэн). Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Оффисын менежментийн курс: Сурах бичиг. тэтгэмж. М.; Новосибирск, 2005. Хоёрдугаарт, хүлээн авагчид урьдчилан талархах гэж яарах хэрэггүй, учир нь үүнд зориулсан тусгай төрлийн захидал байдаг - баярлалаа захидал. Урьдчилан талархал илэрхийлснээр та өөрийгөө болон хүлээн авагчийг хоёуланг нь эвгүй байдалд оруулдаг. Захидал хүлээн авагч нь ямар нэг шалтгааны улмаас өөрөөсөө шалтгаалахгүйгээр танд туслах боломжгүй байна гэж төсөөлөөд үз дээ. Тиймээс, энэ тохиолдолд бид "дэвшилтэт" талархалыг эргэн санах (буцааж илгээх) ёстой юу? Тиймээс таны хүсэлтийг хүлээн авсныг мэдээд тэр хүнд талархахдаа яараарай.

Мессежийн захидал нь бизнес бичих нэлээд түгээмэл хэлбэр юм. Ийм захидлын гол зорилго нь зохиогчийн (илгээгч байгууллага) санаачилгаар хийгдсэн маш тодорхой мэдээллийг зорилтот хэлбэрээр дамжуулах явдал юм. Энэ шалтгааны улмаас ихэнх тохиолдолд урт хугацааны захидал харилцааг үүсгэдэг мессежийн захидал юм. Дүрмээр бол тэдгээр нь үндсэн шинж чанартай боловч дээр дурдсан нь энэ төрлийн мессежийг таны өмнө хүлээн авсан бизнесийн захидалд хариу өгөхөд ашиглах боломжгүй гэсэн үг биш юм.

Мессежийн захидлыг шууд "Би мэдээлнэ" гэсэн үг эсвэл түүний ижил утгатай ("Би илгээж байна", "Би илгээж байна" эсвэл "Би танилцуулж байна") гэсэн үгээр эхлүүлэхийг зөвшөөрнө. Холбогдох мэдээллээс гадна шаардлагатай бол тэр тантай холбогдож нэмэлт мэдээлэл авах боломжтой гэдгийг хүлээн авагчид мэдэгдэхээ мартуузай (ихэвчлэн текстийн төгсгөлд энэ тухай тэмдэглэл хийдэг).

Хүсэлтийн захидал нь ихэнх тохиолдолд албан ёсны болон бизнесийн захидал харилцааны түншүүдийн хооронд янз бүрийн гэрээ хэлэлцээр байгуулах дараагийн бүх ажлаас өмнө байдаг. Тэдгээр нь нэрнээс нь харахад холбогдох мэдээллийг авах зорилгоор бүтээгдсэн. Хүсэлтийн захидалд хүсэлт гаргагчаас үндэслэлийн талаар бичгээр хариу өгөх хэлбэрээр, хүсэлтийг зохиогч эсвэл зохицуулалтын баримт бичгээр шууд тогтоосон хугацаанд заавал хариу өгөхийг бид онцлон тэмдэглэж байна.

Ийм захидлуудыг "Надад мэдэгдэнэ үү..." гэсэн үгээр эхлэх нь зүйтэй боловч эхлээд таны хүсэлтийг юунаас үүдэлтэй болохыг тайлбарлах нь илүүц байх болно. Текстийн төгсгөлд байгаа хүсэлтээс ялгаатай нь та сонирхож буй мэдээллээ өгөх хугацаатай холбоотой хүсэлтээ хүлээн авагчид эелдэг байдлаар илэрхийлж болно.

Энэ тохиолдолд хариу захидал нь бүтэц, сэдвээс (хүсэлттэй холбоотой) хамааралтай текстийн үүрэг гүйцэтгэдэг гэдгийг бид онцолж байна. Хүсэлтийн хариу нь эхний үсэг болон түүний сэдвийн холбоосыг агуулсан байх ёстой. Түүнчлэн хоёр үсэг нь ойролцоогоор ижил хэмжээний мэдээлэл, танилцуулгын дараалал, нэр томъёо, лавлах системтэй байх ёстой.

Өргөдлийн захидлыг энгийн мэдэгдэлтэй андуурч болохгүй, тиймээс дотоод захидал харилцаанд өргөн тархсан 1 . Өргөдлийн захидал нь энэ болон бусад асуудлаар бизнесийн захидлын зохиогчийн (илгээгч байгууллагын) байр суурийг (түүний мөн чанар, түүнийг шийдвэрлэх журамд хандах хандлагыг илэрхийлэх) албан ёсоор, шуурхай мэдээлэх зорилготой. Жишээлбэл, өмнө нь тохиролцсон хамтын ажиллагааны төлөвлөгөөг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой хүсэл эрмэлзэлээ баталгаажуул.

Өргөдлийн захидал нь хэд хэдэн хувилбартай байж болох бөгөөд нөхцөл байдлаас хамааран хүсэл зоригийн мэдэгдэл, баталгаажуулалт, түр мэдэгдэл (жишээ нь, тодорхой тохиолдлын талаархи мэдэгдэл - жишээлбэл, бизнесийн түншийг дэмжих гэх мэт) илэрхийлнэ. Ийм захидлын стандарт эхлэл нь: "Энэ мессежээр бид ... тухай зарлаж байна." Дүгнэлтэнд "Энэ мэдэгдлийг харгалзан үзэхийг бид танаас хүсч байна ..." гэх мэт стандарт үг хэллэгүүдийн нэгийг багтаасан болно.

Зарим баримтыг батлахын тулд баталгаажуулах захидлыг зохих хаяг руу илгээдэг - жишээлбэл, хүлээн авагчийн өмнө нь илгээсэн захидлыг хүлээн авсан. Ийм захидлуудыг ихэвчлэн захидлын зохиогч (илгээгч байгууллага)-д хандсан хүсэлтийн хариуд (“Баталгаажуулна уу...”) бэлтгэдэг. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Оффисын менежментийн курс: Сурах бичиг. тэтгэмж. М.; Новосибирск, 2005 он.

Бараг үргэлж баталгаажуулах захидлууд нь "Бид баталж байна (баталгааж байна, баталгаажуулна)..." гэсэн үгээр эхэлдэг. Энэ төрлийн бизнесийн захидлын өөр нэг онцлог шинж чанар нь бичих тодорхой шалтгааны улмаас товч бөгөөд товчхон байдаг. Баталгаажуулах захидалд ямар нэг зүйлийг "баталгаажуулах" сөрөг хүсэлтээс татгалздаг заншилтай.

9-р захиалгын захидал нь ихэнх тохиолдолд саналын захидлын хариуг илэрхийлдэг. Ийм захидлын функциональ зорилго нь бичгээр захиалгыг бөглөж, баримтжуулах явдал юм (хэдийгээр захиалга өөрөө шууд шуудангийн адил тусгай маягт дээр гаргаж болно). Сүүлчийн тохиолдолд захиалгын захидал нэгэн зэрэг хамгаалах захидал болно.

Захидлын зохиогч нь хүлээн авагчаас (бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ гэх мэт) ямар нэгэн зүйл захиалах хүсэлтэй байгаагаа илэрхийлсэн үгийнхээ өмнө түүний үйлдлийн сэдлийг тайлбарлахыг зөвлөж байна. Үүний тулд мэдээллийн эх сурвалжийг (захидал харилцааны материал, мэдээллийн захидал эсвэл шууд шуудан, зар сурталчилгааны мэдээлэл гэх мэт) лавлахад хангалттай байж болно. Нэмж дурдахад, хүсэлтийн захидлын нэгэн адил захиалгын хугацаатай холбоотой хүсэлтээ хүлээн авагчид мэдэгдэхийг зөвшөөрнө. Энэ нь яг л хүсэл шиг харагдах ёстой (хэрэв бид зохиогчийн захиалга хүлээн авах гэсэн хоёр дахь, бүр гурав, дөрөв дэх оролдлогын талаар ярихгүй бол энэ нь бас удаан хугацааны өмнө төлсөн).

Саналын захидал (санал) нь тодорхой бүтээгдэхүүнийг нийлүүлэх (нэмэлт хүргэх) талаар хүлээн авагчид албан ёсны санал гаргах зорилготой юм. Саналын нэг онцлог шинж чанар нь санал болгож буй арилжааны гүйлгээний нөхцөлийг (нөхцөл, бүтээгдэхүүний нэр төрөл, тоо хэмжээ, төлбөрийн журам гэх мэт) тодорхойлох онцгой өвөрмөц байдал, үнэн зөв байдал юм.

Саналын хамгийн амжилттай хэлбэрийг сонгох нь бас чухал юм. Практикт хамгийн үр дүнтэй сонголт бол "Би санал болгож байна (санал болгож байна)" гэсэн үгээр эхэлсэн бичгээр хүсэлт гаргах явдал гэдгийг анхаарна уу. Хүлээн авагчид бага зэрэг магтаал өгөх нь илүү зөв гэж үздэг - түүний өөгүй нэр хүндийг дурдах нь зүйтэй. Эцсийн эцэст өөр бизнесийн баримт бичгийг бичихийн тулд биш, харин өөр үйлчлүүлэгч авахын тулд санал тавьдаг.

Нэмэлт захидал нь мессеж илгээсний дараа шуудангийн бичвэрт хандах боломжгүй гэж үзсэн бүх тохиолдолд бидэнд тусалдаг бөгөөд үүний үр дүнд зарим чухал мэдээлэл нь хүлээн авагчийн хувьд боломжгүй болсон. Нэгэнт илгээсэн захидлыг "тал нь" буцааж өгөх боломжгүй тул зохиогч нь тэдний хэлснээр дараа нь дараагийн захидал илгээж болно.

Ийм захидлын онцлог шинж чанар нь өмнөх мессежийн үргэлжлэл гэдгийг шууд илтгэдэг (энэ тохиолдолд захидлын онцлог шинж чанарууд - огноо, дугаар гэх мэтийг дурдах нь зүйтэй юм шиг санагддаг). Эндээс мессеж эхлэх ёстой, жишээлбэл: "Энэ захидал бол нэмэлт юм ...".

Нэмж дурдахад, нэмэлт захидлын текстэд түүнийг илгээх шаардлага юунаас үүссэнийг тайлбарлах ёстой, тухайлбал: "Бүтээгдэхүүний бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн өртөг мэдэгдэхүйц (санаагдашгүй) өөрчлөгдсөний улмаас... энэ нь танай компанийг шууд сонирхож байна. ...”

Гомдлын захидал (нэхэмжлэлийн захидал) нь албан ёсны захидал харилцаанд харьцангуй ховор тохиолддог. Ийм мессеж нь хүлээн авагч бизнесийн үүргээ хангалтгүй биелүүлсэнтэй холбогдуулан бичгээр нэхэмжлэл гаргах зорилготой юм.

Ухамсартай түншүүд санал зөрөлдөөнөө гомдол гаргахгүйгээр шийдвэрлэхийг хичээдэг гэдгийг анхаарна уу. Гэсэн хэдий ч бизнес бол бизнес бөгөөд тодорхой нөхцөлд ийм мессеж нь одоогийн нөхцөл байдлаас гарах цорын ганц харилцан хүлээн зөвшөөрөх арга зам юм.

Гомдлын захидлын текст нь бүх тохиолдолд хүлээн авагчийн шударга бус байдлын (санаатай эсвэл хайхрамжгүй) холбогдох баримт бичигт үндэслэсэн байх ёстой. Ихэнх тохиолдолд ийм нотлох баримт нь албан тушаалтнуудын гарын үсэг, илгээгч байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажсан акт юм. Ийм актыг (түүний хоёр дахь хуулбар эсвэл хуулбар) нэхэмжлэлийн захидалд хавсаргах нь зүйтэй (сүүлийн тохиолдолд энэ нь нэгэн зэрэг хамгаалах захидал болно).

Үүний зэрэгцээ нэхэмжлэлийн бичгийг акт хэлбэрээр гаргах нь зохисгүй юм - энэ нь хүлээн авагчтай харилцах харилцааг ихээхэн хүндрүүлж болзошгүй юм. Эсрэгээр нь, захидал хүлээн авсан байгууллагад та үүнийг харамсаж байгаагаа ойлгуулж (ингэж бичээрэй), хангалттай хариу үйлдэл үзүүлнэ гэдэгт найдаж байгаагаа илэрхийлээрэй. Гомдлын захидал нь хүлээн авагчаас ямар арга хэмжээ авахыг хүсч байгаа, мөн эдгээр үйлдлийг хийх цаг хугацааны талаар тодорхой зааврыг агуулсан байх ёстой. Мэдээллийн товхимолыг харилцаа холбоо, сурталчилгааны захидал гэж үзэж болохгүй. Мэдэгдэж байгаагаар мессеж нь товч бөгөөд үндсэндээ хүлээн авагчтай холбоо тогтоох (шинэчлэх) зорилготой юм.

Мэдээллийн захидал нь захидал харилцааны логик хөгжлийн үр дүн юм. Ийм захидал хүлээн авагчтай холбоо тогтоогдсон бөгөөд түүнийг цаашид боловсруулахыг эсэргүүцээгүй тохиолдолд түүнд илгээдэг. Ийм захидал нь бодитой, тодорхой хэмжээгээр (мэдээлэлтэй харьцуулахад) мессежийн зохиогчийн албан ёсны, бизнесийн болон хувийн харилцаа холбоог хөгжүүлэх хүсэл эрмэлзэл, тэдгээрийн хэрэгжилтийн тодорхой талуудын талаар мэдээлэл өгөх зорилготой юм.

Мэдээллийн захидал нь тойм шинж чанартай тодорхой хэмжээний нэмэлт мэдээлэл (жишээлбэл, мэдээллийн захидал илгээж буй байгууллагын үйл ажиллагааны талаар) өгдөг хүлээн авагчтай анхны холбоо тогтооход онцгой ач холбогдолтой юм. Өгөгдсөн мэдээлэлд үндэслэн хүлээн авагч нь шаардлагатай тодруулга авах хүсэлт гаргаж болно. "Бид таны асуултанд хариулахдаа баяртай байх болно..." гэх мэт стандарт үг хэллэгийг ашиглан хүлээн авагчийг үүнийг хийхийг дэмжих нь зөв байх болно.

Баталгаажуулалтын захидал нь зохиогчийн (илгээгч байгууллагын) хүсэл эрмэлзэл, үйл ажиллагааны талаар бичгээр баталгааг хүлээн авагчийн эрх ашгийг хөндөхөд зориулагдсан болно. Ихэнх тохиолдолд төлбөрийг баталгаажуулахын тулд баталгааны захидал гаргадаг.

Баталгааны захидал нь тодорхой, үнэн зөв, хоёрдмол утгагүй үг хэллэгээр ялгагдана - учир нь бид хаяг хүлээн авагчид байгууллага, албан тушаалтны нэрийн өмнөөс баталгаа гаргах тухай ярьж байна.

Ийм захидал нь хүлээн авагчид өгсөн баталгааны мөн чанарыг илэрхийлсэн мэдэгдлээс эхэлж болно, жишээлбэл: "Энэ захидлаар би баталгаа өгч байна ...". Бусад тохиолдолд, баталгааны захидалд зохиогчийн хүсэлтийг хүлээн авагчид тодорхой баталгаа өгөхөд бэлэн байгаагаа илэрхийлэх гэсэн үндэслэлийн мэдэгдлийг багтааж болно.

Энэ тохиолдолд холбогдох мэдэгдлийг эцсийн өгүүлбэрт тусгасан болно, жишээлбэл: "Би төлбөрийг цаг тухайд нь, бүрэн төлж баталгаажуулна." Энэ төрлийн захидлын нэг онцлог нь зохиогчийн (жишээлбэл, байгууллагын захирал) гарын үсэгтэй хамт санхүүгийн болон бусад асуудлыг шууд хариуцдаг албан тушаалтны гарын үсэгтэй байх явдал юм.

Илтгэлийн (сурталчилгааны, арилжааны) захидал нь аливаа бүтээгдэхүүн, байгууллага, хүнийг (өөрийгөө сурталчлах хэлбэрээр), тухайлбал, улс төрийн зүтгэлтэн, нийгмийн ач холбогдолтой үйл явдлыг танилцуулах зорилготой (шууд утгаараа - таатай байдлаар танилцуулах). жишээ нь, хотын амралт. Танилцуулгын захидал нь нээлттэй (нийтийн) шинж чанартай, өөрөөр хэлбэл олон нийтэд, олон нийтэд зориулагдсан тул хүлээн авагчид хувийн хүсэлт гаргах гэсэн үг биш юм. Үүнтэй ижил шалтгаанаар илтгэлийн захидалд хариу мессежээр хариулах нь заншилгүй байдаг.

Аливаа бүтээгдэхүүнийг танилцуулах захидлын стандарт эхлэл нь "Бид энэ боломжийг ашиглан таны анхаарлыг татахыг хүсч байна ..." гэсэн үг юм. Холбогдох мэдээллийг танилцуулахдаа хүлээн авагчийн анхаарлыг зурваст дурдсан хамгийн чухал давуу талуудад хандуулах хэрэгтэй. Эцэст нь хэлэхэд, хүлээн авагчийг арга хэмжээ авахыг дэмжих шаардлагатай - жишээлбэл, нэмэлт мэдээлэл авах эсвэл ямар нэгэн зүйлд шууд оролцох. Дүрмээр бол танилцуулгын захидал нь үндсэн мэдээллийн материал, гэрэл зураг, чимэглэл гэх мэт хавсралттай байдаг.

Шууд шуудангийн захидал (шууд шуудан) нь танилцуулга (сурталчилгааны) захидлуудаас ялгаатай нь хүлээн авагчийг худалдан авалт хийхэд түлхэц өгөх зорилготой юм. Ийм захидал нь зөвхөн бүтээгдэхүүний тодорхойлолт төдийгүй түүнийг хүлээн авах захиалгын маягт (дахин шуудангаар эсвэл шуудангаар), зарим тохиолдолд үнэ төлбөргүй (туршилтын) ашиглах бүтээгдэхүүний дээжийг агуулдаг.

Шууд шуудангийн захидлын онцлог нь олон зуун, мянга, зарим тохиолдолд олон зуун мянган боломжит худалдан авагчдад ханддаг. Иймээс эдгээр захидал нь хүлээн авагчийн хувийн хаягийг илэрхийлдэггүй. Нэмж дурдахад, энэ захидал нь хүлээн авагч болон түүний зохиогчийн хоорондох санал хүсэлтийн хэрэгсэл юм - үүнд захиалгын маягтаас гадна купон, ваучер, урилга гэх мэтийг ашигладаг.

Зохиогч (илгээгч байгууллага) тодорхой шалтгааны улмаас хүлээн авагчид яаралтай мэдэгдэх шаардлагатай тохиолдолд товч бичмэл мессежийг ашигладаг. Ийм мессежийг хүлээн авагчид мэдэгдэл, сануулга эсвэл анхааруулга хэлбэрээр илгээдэг.

Анхны мэдэгдлийн хувьд хүлээн авагч руу мэдэгдэл илгээдэг. Энэ нь зохиогчийн (илгээгч байгууллага) зорилгын талаархи тайлбарыг агуулсан бөгөөд сүүлчийнх нь хүлээн авагчид тавьсан саналыг (хүсэл, шаардлага) тодорхой бөгөөд тодорхой хэлбэрээр тусгасан болно. Жишээлбэл, банк нь мэдэгдлийн тусламжтайгаар үйлчлүүлэгчдээ өөрт нь олгосон зээлийг төлөх шаардлагатай байгаа талаар мэдэгдэх эрхтэй бөгөөд магистрат нь нэхэмжлэлийн шаардлагыг хариуцагч, хариуцагч нарт мэдэгдэх эрхтэй. уулзалт.

Хэрэв мэдэгдэл нь хүлээн авагчид хүлээгдэж буй нөлөө үзүүлээгүй бол (жишээлбэл, сүүлийнх нь тодорхой хугацаанаас өмнө түүнд бичгээр хариу өгөхийг хүссэн зохиогчийн хүсэлтэд хариу өгөөгүй бол) түүний нэр дээр сануулга илгээнэ. Сануулагчийн онцлог шинж чанарууд нь: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Оффисын менежментийн курс: Сурах бичиг. тэтгэмж. М.; Новосибирск, 2005 он.

б) зохиогчийн санал (хүсэл, шаардлага) -ийн мөн чанарыг илэрхийлэх илүү товч хэлбэр; в) хаяг хүлээн авагч нь сануулгад зохих ёсоор хариу өгөхгүй бол түүнд хэрэглэж болох шийтгэлийн талаар мэдээлэх.

Хэрэв хүлээн авагч үнэхээр сануулгад зохих ёсоор хариу өгөхгүй бол түүнд анхааруулга илгээнэ. Энэ нь өмнөх мессежүүдийн лавлагаа, тэдгээрийн мөн чанарын талаархи товч мэдээллээс гадна зохиогч (илгээгч байгууллага) хүлээн авагчийн эсрэг зохих шийтгэл ногдуулах (жишээлбэл, түүний оролцоогүйгээр хэргийг хэлэлцэх) гэсэн санааг агуулсан болно. эсхүл зээлийн эргэн төлөлтийн асуудлыг шүүхэд шилжүүлэх).

Хамгаалалтын захидал гэдэг нь бичиг баримт, мэдээллийн материал гэх мэтийг хаяг хүлээн авагчид илгээх тухай мэдээллийг агуулсан захидал бөгөөд c. Агуулгын онцлог шинж чанараас шалтгаалан илтгэлийн хэмжээ, хэлбэрийг захидал хэлбэрээр гаргах боломжгүй. Хавтасны захидалд холбогдох баримт бичиг (материал) илгээх тухай мессеж, түүнчлэн тэдгээрийн жагсаалтыг багтаасан болно. .

Дүрмээр бол хамгаалах захидал нь "Би илгээж байна (илгээж байна) ..." гэсэн үгсээр эхэлдэг. Хавсаргасан захидалд хавсаргасан баримт бичгийн жагсаалт (материал) нь тэдгээрийн нэр, тоо хэмжээ, эзлэхүүн (хуудасны тоо, хуудас), шаардлагатай бол төрөл, тодорхой хаягийн талаархи мэдээллийг (жишээлбэл, хэд хэдэн хуулбарыг илгээх үед, хамгаалах захидал) агуулсан болно. хүлээн авагчдын аль нь энэ эсвэл өөр хуулбар дугаарт зориулагдсан болохыг заана).

Бидэнд хэн нэгэнд биечлэн эсвэл утсаар баяр хүргэх боломж үргэлж байдаггүй тул албан болон бизнесийн захидал харилцаанд баяр хүргэх захидал маш түгээмэл хэвээр байна. Баяр хүргэх текстийг "Баяр хүргэе..." ("Баяр хүргэе...") гэсэн үгээр эхлүүлэхийг зөвлөж байна. Баяр хүргэх нь ихэвчлэн хүлээн авагчдад бүх төрлийн адислал хүсэх хүслээр дүүрэн байдаг.

Баяр хүргэх захидлын хэрэглээний хүрээ маш өргөн. Зохиогч ба хүлээн авагч хоёрын харилцааны шинж чанараас хамааран дараахь тохиолдолд баяр хүргэх нь зүйтэй гэж үздэг.

а) хүлээн авагчийн төрсөн өдөр (хүлээн авагч байгууллага байгуулагдсан огноог оруулаад);

б) бүх нийтийн амралтын өдрүүд;

в) мэргэжлийн баяр;

г) илүү нэр хүндтэй албан тушаалд томилох;

д) хүндэт буюу тусгай цол олгох (хүлээн авагч байгууллагад орно);

е) шагнал гардуулах (хүлээн авагч байгууллагыг оролцуулан);

ж) мэргэжлийн салбарт гарсан онцлох (онцлох) амжилт (эдийн засгийн хөгжлийн үзүүлэлтээс давсан, тендерт шалгарсан, тэмцээн, уралдаанд түрүүлсэн гэх мэт);

з) харилцан ашигтай түншлэлийн гэрээ байгуулах;

i) хамтын ажиллагааны жилийн ой (ихэвчлэн эхний буюу "дугуй").

Урилгын захидал нь хаяг хүлээн авагчийг тодорхой бизнесийн (албан ёсны) эсвэл ёслолын (дурсагдахуйц) арга хэмжээнд оролцохыг урих зорилготой юм. Урилгын захидлыг ихэвчлэн өчүүхэн шалтгаанаар илгээдэггүй гэдгийг санах нь зүйтэй. Үл хамаарах зүйл бол ямар нэг шалтгааны улмаас хүлээн авагчид өөрөөр мэдэгдэх боломжгүй (жишээлбэл, сүүлийнх нь түр байхгүй бол) тохиолдол юм.

Ихэвчлэн урилгын текст нь "Бид урьж байна (би урьж байна) ..." гэсэн үгээр эхэлдэг. Урилгыг захидал хэлбэрээр эсвэл тусгай маягтаар (захидалд хавсаргасан урилга карт) гаргаж болно. *

Урилга нь үргэлж хувийн шинж чанартай байдаг. Урилгын агуулгаас хүлээн авагч нь түүнийг хэзээ, хаана, ямар зорилгоор урьж байгаа, зарим тохиолдолд арга хэмжээг зохион байгуулагчид түүнээс ямар оролцоо хүлээж байгааг (жишээлбэл, тодорхой сэдвээр үг хэлэх) ойлгох ёстой. ).

Үл ойлголцол гарахгүйн тулд урилгыг урьдчилан илгээх хэрэгтэй. Шаардлагатай бол зохиогч тухайн арга хэмжээнд оролцохоо баталгаажуулах шаардлагатайг хүлээн авагчид мэдэгдэж болно.

Албан ёсны албан захидалд уучлалт гуйсан захидал харьцангуй ховор байдаг. Гэсэн хэдий ч ихэнх тохиолдолд тэдгээр нь хүлээн авагчаас албан ёсоор уучлалт гуйх (албан бус уучлалт гуйх нь шууд (амаар) хаягтай хэвээр байна) болон харилцааг хэвийн болгоход зайлшгүй шаардлагатай байдаг, ялангуяа өөр аргаар уучлалт гуйх боломжгүй бол.

Уучлал гуйх захидлын эхэнд зориулсан стандарт үг нь: "... (for)-тай холбогдуулан миний уучлалт гуйлтыг хүлээн авахыг танаас хүсч байна."

Үүний зэрэгцээ та захидлын үеэр хоёр удаа уучлалт гуйх ёсгүй (энэ нь заншил биш юм). Харин хүлээн авагчтай харилцах харилцаа түр зуур тасарсантай холбогдуулан харамсаж буйгаа аль болох чин сэтгэлээсээ, үнэмшилтэйгээр илэрхийлэх хэрэгтэй. Уучлал гуйх захидлын ерөнхий өнгө аяс нь эвлэрүүлэх шинж чанартай байх ёстой, гэхдээ тааламжгүй байх ёстой.

Харамсах, өрөвдөж, эмгэнэл илэрхийлэх захидлыг өдөр тутмын ажил хэргийн захидал харилцаанд ч баяр баясгалангүй үйл явдалтай холбогдуулан ашигладаг. Хүлээн авагчийн ойр дотны хүмүүс (хамаатан садан, найз нөхөд, хамтран ажиллагсад) нас барсантай холбогдуулан эмгэнэл илэрхийлэх нь ихэвчлэн заншилтай байдаг.

Бичгээр өрөвдөх сэтгэлийн илэрхийлэл нь эмгэнэлт явдал багатай, тухайлбал, хүлээн авагчийг эмнэлэгт хэвтүүлсэн осол, түүний сайн сайхан байдалд нөлөөлсөн байгалийн гамшиг, дампуурал болон бусад томоохон асуудалтай холбогдуулан нөхөрсөг дэмжлэг үзүүлэх зорилготой юм. хүлээн авагчийн төлөөлсөн байгууллага гэх мэт. .

Харамсаж байгаагаа илэрхийлэхийн тулд зохиогч ба хүлээн авагчийн хоорондын харилцаанд үл ойлголцол гарсан тохиолдолд - бизнесийн харилцааны ердийн дэг журмыг зөрчсөн санал зөрөлдөөн гарсан тохиолдолд бичгээр харилцах энэ хэлбэрийг ашиглахыг зөвшөөрнө. Ач холбогдол багатай шалтгаанаар харамсаж байгаагаа илэрхийлэх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц гэж үздэг. Ямар ч тохиолдолд энэ нь хүлээн авагчтай харилцах харилцааг улам дордуулж чадахгүй - эсрэгээр ийм мессежийг таны хамтрагч ойлгох болно.

Ийм захидал эмгэнэл илэрхийлсэн (өрөв, харамсах) үгсээр эхлэх ёстой, жишээлбэл, "Эмгэнэл илэрхийлье..." эсвэл "Би чамд чин сэтгэлээсээ эмгэнэл илэрхийлж байна ..." гэх мэт. Энэ тохиолдолд бичгээр гаргасан хүсэлтийн шалтгааныг тайлбарлах нь ар талдаа бүдгэрч байгаа боловч заавал байх ёстой. Ийм захидлын ерөнхий өнгө аяс дулаахан байх ёстой бөгөөд итгэл найдвар, (тохиромжтой бол) өөдрөг үзлийг илэрхийлэх зай үлдээхийг хүсч байна.

Хүлээн авагчтай гаднаас уулзахдаа танилцуулгад зориулсан захидал зайлшгүй шаардлагатай. Үндсэндээ энэ нь захидлын зохиогч хамгийн бага мэдээлэлтэй хүнтэй хувийн харилцаа тогтоох үр дүнтэй хэрэгсэл бөгөөд энэ нь түүнийг хүлээн авагчтай биечлэн танилцахад түлхэц болдог.

Ийм захидлууд нь мессеж бэлтгэхэд түлхэц болсон нөхцөл байдлын товч мэдэгдлээс эхлэх ёстой. Та зохиогч болон хүлээн авагчийн нийтлэг сонирхол, эсвэл тэдний оролцсон боловч харилцах боломжгүй байсан саяхны үйл явдлын талаар дурдаж болно.

Мессеж нь ихэвчлэн хүлээн авагчаас хариу өгөх хүсэлтээр төгсдөг. Танилцуулга захидалд үргэлж хавсралт болгон илгээгчийн нэрийн хуудас байдаг.

Явах тухай захидал нь үлдсэн (хүлээн авах) талдаа явах гэж буй хүн онцгой анхаарал хандуулж байгаагийн шинж тэмдэг юм. Ийм захидал нь ихэвчлэн хоёр үүргийг гүйцэтгэдэг - түүний тусламжтайгаар зохиогч хүлээн авагчид хүлээн авсанд талархаж байгаагаа илэрхийлж, хоёрдугаарт, харилцаа холбоог (хамтын ажиллагаа) үргэлжлүүлэхийг урьдаг. Эелдэг байдлын оргил нь хоёр талын ашиг сонирхол, төлөвлөгөөнд нийцсэн тохиолдолд хариу айлчлал хийх урилга юм.

Явах ёслолын захидлын эхлэл нь хэлний хэрэгслийг сонгохдоо арай илүү эрх чөлөөгөөр ялгагдана. Энэ нь дараах байдлаар эхэлж болно: "Зочломтгой хотоосоо гарч, би гүн талархлаа илэрхийлмээр байна..." Илүү богино хувилбар бас боломжтой: "Тавтай морилсонд баярлалаа. Зочлох урилгыг хүлээн авна уу...” гэсэн захидалд зохиогчийн нэрийн хуудас хавсаргасан байж болно. Харилцаа холбоо, харилцаа холбоог хадгалах захидал эсвэл брэндийн захидал нь зохиогч болон хүлээн авагчийн хоорондох бизнесийн болон хувийн харилцаа холбоог бэхжүүлэхэд үйлчилдэг. Заримдаа тэд эдгээр захидал нь захидал харилцааны албадан зогсолтыг нөхөхөд л үйлчилдэг бөгөөд үнэн хэрэгтээ "юу ч байхгүй захидал" гэж хэлдэг. Гэсэн хэдий ч үнэн хэрэгтээ зургийн захидлын ач холбогдлыг үнэлэхэд хэцүү байдаг - эцсийн эцэст тэдний тусламжтайгаар та албан ёсны шалтгаангүйгээр (ажил хэргийн болон ёслолын шинж чанартай) хаяг хүлээн авагчид анхаарлаа хандуулах боломжтой.

Мэдээжийн хэрэг, зургийн захидал эхлэхдээ үүнийг илгээх нь зохиогчийн хувьд ердийн зүйл гэдгийг хүлээн авагчид ойлгуулж болохгүй. Үүний эсрэгээр, мессежийн эхлэл нь албан ёсны болон бизнесийн захидал харилцааны оролцогчдод мэдэгдэж байгаа эерэг үйл явдлуудтай нягт холбоотой байх ёстой. Энд бид хүлээн авагчийн хүчин чармайлт эсвэл зарим албан бус арга хэмжээнд зохиогч болон хүлээн авагчийн хамтарсан оролцооны үр дүнд амжилттай хийгдсэн гүйлгээг дурдахыг зөвлөж байна. Зургийн захидлыг харилцаа холбоог үргэлжлүүлэх, бэхжүүлэх, харилцан ашигтай түншлэлийг хөгжүүлэх гэх мэт итгэл найдвар илэрхийлсэн байх ёстой.

Талархлын захидлыг хүлээн авагчийн зохион байгуулалт болон бусад хүчин чармайлтад талархал илэрхийлэх зорилгоор бичсэн бөгөөд үүний үр дүнд зохиогч (илгээгч байгууллага) бодит ашиг тус (давуу тал, ашиг тус гэх мэт) хүлээн авсантай холбоотой юм. .). Албан ёсны талархлын өөр нэг тохиолдол бол зохиогчийн өмнө нь хүлээн авсан баяр хүргэх, эмгэнэл илэрхийлэх гэх мэт илэрхийлэл юм.

Талархлын захидал нь хүлээн авагчид (хүлээн авагч байгууллага) талархлын илэрхийллээр эхлэх ёстой, жишээлбэл: "Би чин сэтгэлээсээ талархаж байна ..." эсвэл "Би чамд чин сэтгэлээсээ талархаж байна ...". Талархлын үгсийн дараа "... холбогдуулан...", "... тохиолдлоор..." гэх мэт сэдлийг илэрхийлнэ. Талархлын захидалд "талархал" гэсэн үгийг "талархал" эсвэл "сэтгэл ханамж" гэж солих нь адилгүй гэдгийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй.

Зөвлөмжийн захидал гэдэг нь захидал харилцаанд оролцоогүй гуравдагч этгээдийн төлөө зохиогчоос хаяг хүлээн авагчид хандсан өргөдлийн хэлбэр юм. Ийм өргөдлийг богино болон өргөтгөсөн хэлбэрээр гаргаж болно.

Эхнийх нь захидал хүлээн авагчийн сайн мэддэг хүний ​​тухай байвал хүлээн зөвшөөрнө. Хоёрдугаарт, хэрэв зохиогч нь сайн мэдэхгүй эсвэл огт танихгүй хүнийг хүлээн авагчид санал болгохоор төлөвлөж байгаа бол.

Нарийвчилсан зөвлөмжийн захидлын эхэнд зориулсан ердийн үг хэллэг нь жишээлбэл: "Энэ захидлаар би танд ноён (хатагтай) ... санал болгох нэр төрийн хэрэг байна." Үүний дараа зохиогч давж заалдсан шалтгааны талаар хүлээн авагчийн анхаарлыг хандуулж, санал болгож буй зүйлийн талаар өөрийн санаа бодлыг илэрхийлдэг. Нарийвчилсан зөвлөмж нь "ерөнхий" байж болохгүй гэдгийг анхаарна уу - энэ нь хүлээн авагчийн талаар бодит сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд санал болгож буй хүний ​​​​тодорхой давуу талуудын (эсвэл сул талуудын) тайлбарыг агуулсан байх ёстой.

Мили үсэг - загвар үсэг, дүүжин үсэг гэх мэт. -- жижиг эпистоляр хэлбэрүүд. Мини захидлын нэг онцлог шинж чанар нь тэдгээрийн агуулгыг ихээхэн давтах (стандартжуулах) нь юуны түрүүнд мессежийн зохиогчийн дизайн хийхэд цаг хэмнэх хүсэл эрмэлзэлтэй холбоотой юм. Өөр нэг чухал шинж чанар бол хаяг хүлээн авагчаас хурдан хариу өгөхөд зориулагдсан хоосон блокийн ихэнх үсгүүдийн бүтцэд байгаа явдал юм.

Бяцхан захидлын текстийг ихэвчлэн асуудлын мөн чанарыг товч илэрхийлдэг бөгөөд энэ утгаараа бизнесийн захидал бичих зарим албан ёсны дүрмийг дагаж мөрдөхөөс ангид байдаг. Ийм "телеграф" хэв маягаар бичих нь жижиг захидлын зохиогчтой ойр дотно ажил хэргийн болон хувийн харилцааг бий болгож, "зөвхөн харцаар" ойлгохыг шаарддаг хүлээн авагчдад тохиромжтой гэж үздэг.

Ил захидлын захидал бол өөр нэг жижиг захидлын хэлбэр юм. Энэ нь оролцогчдын албан ёсны болон бизнесийн харилцааны асуудалд шууд нөлөөлдөггүй захидал харилцааны хувьд хамгийн тохиромжтой.

Ил захидлын захидлыг хувийн богино мессежүүдэд ашиглахыг зөвлөж байна, ялангуяа бизнесийн захидал харилцаанд оролцогчдын хооронд хувийн харилцаа холбоо тогтооход ямар нэг шалтгааны улмаас хүндрэлтэй байдаг. Ийм захидлыг ил захидал (шуудангийн тэмдгээр тоноглогдсон зурагтай ил захидал) дээр үргэлж бэлтгэх ёстой. Нэмж дурдахад, ийм картууд нь ихэвчлэн дугтуйгүй шуудангаар илгээгддэг тул агуулгыг танилцуулахдаа нууцын зэрэгтэй холбоотой асуудлыг дурдахаас аль болох зайлсхийх хэрэгтэй.

Сөрөг захидал гэдэг нь татгалзсан захидал, ажлаас халах, татаас өгөхөөс татгалзсан тухай бичгээр мэдэгдэл, түүнчлэн хэн нэгний үйлдлийг үл зөвшөөрөх, буруутгасан захидал гэх мэт. (эдгээр захидалд аливаа саналаас албан ёсоор татгалзсан захидал ороогүй болно). Хэчнээн гунигтай ч гэсэн үе үе ийм мессеж бэлдэж, илгээдэг.

Ихэнх тохиолдолд тэдгээр нь харилцан хамааралтай байдаг гэдгийг анхаарна уу (хүлээн авагчийн үйлдлийг үл зөвшөөрөх, зэмлэхээс бусад тохиолдолд). Мэдээжийн хэрэг, ийм захидлын гол үүрэг нь тодорхой үйлдэлд сөрөг (сөрөг) хандлагыг илэрхийлэх явдал юм. Гэсэн хэдий ч үүнийг янз бүрийн аргаар хийж болно гэдгийг мартаж болохгүй.

Мессежийн агуулгыг илэрхийлэх үг хэллэг, дарааллыг сонгохдоо онцгой болгоомжтой байхыг зөвлөж байна. Өөрөөр хэлбэл, энэ нь зөвхөн мэдээллийн агуулгын хувьд сөрөг байх ёстой, гэхдээ тэр үед хүлээн авагчийн хувийн шинж чанартай холбоотой туйлын төвийг сахисан байх ёстой. Ийм захидлуудыг татгалзсандаа харамсаж буй илэрхийллээр эхлүүлэхийг зөвлөж байна, жишээлбэл: "Бид танд мэдэгдэж байгаадаа харамсаж байна ..." Та хүлээн авагчид татгалзах шийдвэр нь ямар ч хүндрэлгүйгээр гаргаагүй гэдгийг ойлгуулах хэрэгтэй. зөвхөн бизнесийн үүднээс авч үзсэн. Захидлын төгсгөлд та хүлээн авагчийг урамшуулах хэрэгтэй - жишээлбэл, түүнийг өөр банкны байгууллага эсвэл өөр ажил олгогчид татаас авах хүсэлт гаргахыг зөвлөж байна (сул орон тоо олгохоос татгалзсан тохиолдолд).

Ажлаас халах тухай мэдэгдэл нь тухайн ажилд талархал илэрхийлсэн байх ёстой (хэрэв хаяг хүлээн авагч нь алдартай хакер байгаагүй бол). Илүү төвөгтэй сонголт бол хүлээн авагчийн хийсэн аливаа үйлдэл эсвэл түүний хүсэл эрмэлзэлд сөрөг хандлагыг (зөвшөөрөхгүй) илэрхийлэх захидал юм (сүүлийн тохиолдолд бид эдгээр зорилгыг хэрэгжүүлэхээс нь сэрэмжлүүлэх талаар ярих нь дээр).

Ийм мессежийн гол давуу тал нь зохиогчийн чин сэтгэлийн талаар ямар ч эргэлзээ төрүүлэхгүй байх ёстой бөгөөд энэ нь яагаад ийм нөхцөл байдалд өөрөөр хандаж чадахгүй байсан тул түүнд зохих захидлаар хандсаныг тайлбарласан байх ёстой.

Нэмж дурдахад, бичгээр гаргасан хүсэлт нь түүнийг хангалттай бодлогогүй үйлдэл хийхээс хамгаалах зорилготой гэдгийг хүлээн авагчид ойлгуулах хэрэгтэй. Энэ санааг бүхэлд нь "улаан утас" хэлбэрээр дамжуулж, мессежийн төгсгөлд дахин онцлон тэмдэглэх хэрэгтэй.

Дээр дурдсанчлан аливаа саналыг зөвшөөрсөн эсвэл татгалзсан захидал нь бие даасан хувийн захидлын хэлбэрийг бүрдүүлдэг. Тэднийг бэлтгэх шалтгаан нь хүлээн авагчийн мессежэнд агуулагдах аливаа саналыг албан ёсоор зөвшөөрсөн эсвэл албан ёсоор татгалзах явдал юм - жишээлбэл, урилгаас татгалзах.

Зөвшөөрөгдсөн эсвэл татгалзсан захидал нь зөвхөн хүлээн авагч өөрөө хариулт хүссэн тохиолдолд л бичигдсэн байдаг, эсвэл ядаж энэ нь мессежийн агуулгаас тодорхой харагдаж байна. Жишээлбэл, удаан хугацааны хамтрагчаас арга хэмжээнд оролцох урилга хүлээн авсны дараа та түүнтэй цаашдын холбоо тогтооход болзошгүй хүндрэлээс зайлсхийхийн тулд саналд эерэг эсвэл сөрөг хариу өгөх хэрэгтэй.

Бичгээр зөвшөөрөл илгээхдээ та мессежийн албан ёсны шинж чанарыг үл харгалзан түүний талаархи эерэг ойлголтыг онцлон тэмдэглэх хэрэгтэй, жишээлбэл: "Би оролцохыг зөвшөөрч буйгаа мэдэгдэхэд таатай байна...". Хэрэв бид бичгээр татгалзсан тухай ярьж байгаа бол энэ талаар харамсаж буйгаа хүлээн авагчид мэдүүлэхээ мартуузай, жишээлбэл: "Бид маш их харамсаж байна, гэхдээ түр зуурын нөхцөл байдлын улмаас бид таны эелдэг саналаас татгалзахаас өөр аргагүй боллоо. .”. Мессежийн төгсгөлд та ямар ч тохиолдолд танд анхаарал хандуулсан хүлээн авагчид талархах ёстой.

Зохиогчийн үр ашиггүй байдал нь хүлээн авагчид, ялангуяа арга хэмжээ зохион байгуулахтай холбоотой нэмэлт бэрхшээл учруулж болзошгүйг санах нь зүйтэй. Тиймээс хэрэв танд ийм мессеж ирсэн бол хариу өгөхөө бүү хойшлуул.

Хувийн шалтгаанаар янз бүрийн эрх бүхий байгууллагад хандсан захидал нь хүлээн авагчийн (хүлээн авагч байгууллага) үйлдэл, эс үйлдэхүйтэй холбогдуулан зохиогчийн тодорхой хүсэлт, шаардлагыг агуулдаг. Нөхцөл байдлаас хамааран ийм эрх мэдэл нь шүүх, нийтийн аж ахуй, боловсролын байгууллага, тээврийн байгууллага, хэрэглээний үйлчилгээ, үйлчилгээ, худалдаа гэх мэт байж болно. Ийм захидлын агуулга нь хүлээн авагчид ямар нэг зүйлийн талаар мэдээлэх, түүнийг тодорхой арга хэмжээ авахад урамшуулах гэсэн хоёр зорилготой байдаг. Захидал нь хэргийн нөхцөл байдлын товч мэдэгдлээр эхэлж, хүсэлт, шаардлагын илэрхийллээр (хэрэв өмнө нь илэрхийлсэн хүсэлт нь хариу өгөөгүй эсвэл хангагдсан бол) үргэлжилнэ. Мэдээллийн төгсгөлд зохиогчийн хүсэлт (шаардлага) хууль ёсны болохыг баталгаажуулсан зохицуулалтын эрх зүйн актуудын тодорхой заалтуудыг дурдах нь зүйтэй.

Анкетийн захидлыг сул орон тоо хайх үед гаргасан намтартай (SU эсвэл сургалтын намтар - Латин хэлнээс орчуулсан товч намтар) зааж өгөх ёсгүй. Тодорхой утгаараа анкет захидал нь танилцуулгын захидалтай төстэй бөгөөд цорын ганц ялгаа нь түүний агуулгын дийлэнх хэсэг нь бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний ач холбогдлын тайлбар биш, харин зохиогчийн мэргэжлийн чанарыг өөрийгөө сурталчлах явдал юм. өөрөө.

Анкет бичгийг ердийн захидлын адилаар, тухайлбал догол мөрөнд ангилахгүйгээр, баримт бичгийн гарчгийн загвар (ангуужуулалтын заншилтай адил) хэлбэрээр танилцуулагддаг. Үүний зэрэгцээ, түүний агуулгыг эхний мөрүүдээс хүлээн авагч нь мессежэнд агуулагдах саналын ашиг тусыг үнэлж байхаар боловсруулж, боловсруулсан байх ёстой. Өөрөөр хэлбэл, хэрэв танд өөрийнхөө тухай хэлэх зүйл байгаа бол үүнийг товч, тодорхой, хэв маягийн хувьд тохиромжтой хэлбэрээр хий. Хүсэлтийн шалтгаанаа хэлээд эхлээд холбоо барих мэдээллээр дуусгана уу: утасны дугаар, имэйл эсвэл факсын хаяг.

Бизнес захидлуудыг янз бүрийн шалгуурын дагуу хэд хэдэн төрөлд хувааж болно.

Хамгийн түгээмэл хуваагдлын нэг нь сэдэвчилсэн байна. Энэ нь хоёр бүлэгтэй:

• 1. Арилжааны - арилжааны хэлцэл хийхэд бэлтгэх, түүнчлэн гэрээний нөхцлийг биелүүлэхэд ашигладаг.
• 2. Арилжааны бус (үнэндээ бизнесийн захидал) - янз бүрийн зохион байгуулалт, хууль эрх зүйн асуудал, эдийн засгийн харилцааг шийдвэрлэхэд ашигладаг.

Бизнесийн салбарт дараахь төрлийн бизнесийн захидлуудыг ашигладаг.

• · Ажилд орохыг хүссэн анкет, өргөдлийн бичиг.
• · Огцруулах бичиг.
• · Зөвлөмжийн захидал.
• · Захиаг дугтуйлах
• · Татгалзсан захидал.
• · Хэргийн явцын талаарх хүсэлт (гэрээ, хэлцэл гэх мэт)
• · Сануулах захидал.
• · Мэдэгдлийн захидал.
• · Талархлын захидал гэх мэт.

Эдгээр төрлийн үсэг бүр өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг. Тэдгээрийг доороос илүү дэлгэрэнгүй авч үзье.

Илтгэлийн захидалАж ахуйн нэгж нь тухайн аж ахуйн нэгжийн талаархи хамгийн их шаардлагатай мэдээлэл, түүний нэр томъёо, түүх гэх мэт мэдээллийг агуулсан байх ёстой, түүнчлэн тухайн аж ахуйн нэгж нь хаяг хүлээн авагчаас юу хүсч байгааг тодорхой илэрхийлсэн санааг агуулсан байх ёстой: экспорт, импортын бизнесийн харилцаа тогтоох, төлөөлөгч солилцох. , үзэсгэлэн зохион байгуулах, түүнд оролцох гэх мэт. Ийм захидал танилцуулгыг баримт бичгийн хамт (аж ахуйн нэгжийн товхимол, санал болгож буй бүтээгдэхүүний жагсаалт, техникийн үзүүлэлтүүд гэх мэт) хавсаргах нь зүйтэй.

Саналын захидал(бүтээгдэхүүний санал). Борлуулалтын гэрээ байгуулах талаар цаашдын хэлэлцээр хийхэд хууль эрх зүйн ач холбогдолтой байхын тулд шаардлагатай өгөгдлийг (саналын нөхцөл) агуулсан байх ёстой. Эдгээр нөхцөлүүд нь удахгүй болох гэрээний зайлшгүй нөхцөл юм. Эдгээр нөхцөлүүд нь: санал болгож буй бүтээгдэхүүний нэр, бүтээгдэхүүний тоо хэмжээ, бүтээгдэхүүний чанар (техникийн тодорхойлолт эсвэл захидлын хавсралтад тусгаж болно), үнэ, хүргэх газрын үндсэн нөхцөл, төлбөрийн нөхцөл, хүргэлт. хугацаа, сав, баглаа боодлын шинж чанар, саналын хүчинтэй байх хугацаа. Санал нь хатуу эсвэл үнэ төлбөргүй байж болно гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Хэрэв саналын захидал хатуу байвал "бид хатуу санал болгож байна", үнэ төлбөргүй бол "бид үүрэг хариуцлага хүлээхгүй" гэсэн үгсээр илэрхийлнэ.

Захиаг дугтуйлах. Баримт бичиг, материаллаг хөрөнгийг хүлээн авагч руу илгээхдээ дагалдах бичиг үйлддэг. Энэ төрлийн захидал нь хавсаргасан баримт бичигт нэмэлт тайлбар агуулсан тохиолдолд өөрийгөө зөвтгөдөг.

Лавлагаа. Саналын захидалтай бараг ижил өгөгдлийг агуулна. Нэмж хэлэхэд, та яагаад энэ компанид ийм хүсэлт гаргаж байгаагаа дурдах нь зүйтэй. Энэ бүтээгдэхүүнтэй ажиллахыг та яаж мэдэх вэ? Хүсэлтийн бичигт үнийг заагаагүй болно. Хүргэлтийн газрын үндэслэлийг харуулсан саналд үүнийг зааж өгөхийг хүсч болно.

Компанийн талаар мэдээлэл авахыг хүссэн захидал.Ийм захидалд таны сонирхож буй аливаа материалыг илгээх хүсэлтээс гадна байгууллагынхаа талаар шаардлагатай хамгийн бага мэдээлэл, материалыг хүссэн шалтгаанаа зааж өгөх ёстой. компани таныг хэр зэрэг сонирхож болох вэ.

Захидал. Энэ төрлийн бизнесийн захидалд захидал илгээсэн талын хариу, баталгаажуулалт шаардлагагүй аливаа мэдээллийг өгдөг.

Баталгаажуулах захидал. Аливаа ачааг хүлээн авсан эсвэл өмнө нь боловсруулсан баримт бичиг хүчинтэй хэвээр байгаа тухай мессежийг агуулна. Та мөн баримт эсвэл үйлдлийг баталгаажуулж болно.

Сануулах захидал. Утсаар ярих эсвэл хувийн уулзалтаар хариу авах боломжгүй тохиолдолд илгээсэн. Энэ нь хоёр элементээс бүрдэнэ: үйлдэл хийх сануулга; өмнө нь байгуулсан гэрээ, хэлцэл биелэгдээгүй тохиолдолд авах арга хэмжээ. Илгээгч нь өмнө нь илгээсэн захидлыг хүлээн аваагүй байж болзошгүйг хүлээн зөвшөөрсөн тохиолдолд "Хоёрдогч" тэмдгийг илгээдэг.

Хэлэлцээрт урьсан захидал.Ийм захидлыг хүлээн авагчид урьдчилан илгээх ёстой. Захидал нь таны эсрэг талд хамгийн тохиромжтой өөр огноог оруулахыг зөвлөж байна. Удахгүй болох хэлэлцээний сэдэв, айлчлалын хугацаа, үргэлжлэх хугацаа, виз олгох, шаардлагатай бол Москвагаас танай аж ахуйн нэгж рүү тээвэрлэх тээвэрлэлт, хоёр талын тийз худалдаж авах, зочид буудалд байрлах газар, цаг хугацаа. хурлын (Москвад, танай хотод гэх мэт).

Батлан ​​даалтын бичиг. Тодорхой үүрэг хариуцлагыг баталгаажуулах зорилгоор эмхэтгэж, байгууллага, хувь хүнд хандсан.

-д санал болгох захидалирээдүйн гэрээ эсвэл урьдчилсан гэрээний тодорхой нөхцөлийг харуулсан боломжит худалдан авагчаас хүлээн авсан хүсэлтийн хариу.

Гомдлын захидал. Бүртгэгдсэн шуудангаар шаардлагатай бүх нотлох баримтыг хавсаргасан (жишээлбэл, шалгалтын тайлан, нэхэмжлэлийн тайлан, дагалдах хуудас, техникийн нөхцөл, чанарын гэрчилгээ). Эдгээр баримт бичигт гэрээ, тээврийн баримт бичгийн дугаарыг лавлах ёстой. Ийм захидал илгээсэн газрын шуудангийн огноог гомдлыг танилцуулсан өдөр гэж үзнэ. Захидал дээр нэрийн хуудсаа хавсаргах, магадгүй гар бичмэлийн богино бичээстэй байхыг зөвлөж байна. Дээр дурдсан бүх зүйл нь телеграф-телекс захидал харилцааны хувьд түүний товч бөгөөд телеграф бичих хэв маягийн онцлогийг харгалзан үзэхэд адил хамаарна. Хэрэв захидалд эмэгтэй хүн гарын үсэг зурсан бол түүний нэр, овог нэрийг зааж өгөх ёстой. Хэрэв захидалд эрэгтэй хүн гарын үсэг зурсан бол тэр зөвхөн нэг овог нэр өгөх ёстой.

Мэндчилгээний хуудас эсвэл аливаа бизнесийн захидлыг дугтуйнд хийх дүрэм: захидал гурван удаа нугалж, өөрөөр хэлбэл. баян хуур Захидлын эхлэл нь хаягийг бичсэн дугтуйны нүүрэн талд байх ёстой. Картыг хаягийг бичсэн дугтуйны хананд урд, баярын талтай хамт хийнэ. Дугтуйг хажуу талдаа хайчаар эсвэл цаасан хутгаар нээж, дээд талыг нь нээнэ. Захидал нь дугтуйг нээж буй хүн рүү үргэлж чиглэсэн байх ёстой.

Шаардлагатай зүйлс- бизнесийн захидал эсвэл баримт бичгийн заавал байх ёстой бүрэлдэхүүн хэсгүүд.

Өргөдөл гэдэг нь тухайн байгууллага, албан тушаалтанд ажилд орох хүсэлт гаргасан бичиг баримт юм.

Намтар."Намтар" гарчгийн дараа дараахь өгөгдлийг уялдаа холбоотой текст хэлбэрээр бичнэ: овог нэр овог нэр (би Иванов Иван Иванович); Он сар өдөр, төрсөн газар; эцэг эх (тэдний бүтэн нэр, овог нэр, юу хийдэг); боловсрол; ажил эхлэх (ажлын газар, албан тушаал, дараагийн хөдөлгөөн); урамшуулал, шагналыг (хэрэв байгаа бол) зааж өгөх; огноо (зүүн) ба гарын үсэг (баруун талд).

Дүгнэлт- энэ нь ажилд орох өргөдөл гаргахдаа танилцуулсан намтарт тавигдах шаардлагыг агуулсан баримт бичиг юм. Анкетийн онцлог нь урвуу дарааллаар боловсрол, ажлын үйл ажиллагааны талаархи мэдээллийг өгөх явдал юм.

Оффисын тэмдэглэл- эдгээр нь бүтцийн хэлтэс эсвэл албан тушаалтнуудын хоорондын бизнесийн дотоод захидал харилцааны баримт бичиг юм.

Санамж бичиг- энэ нь аливаа асуудал, саналын талаархи мэдэгдэл агуулсан аж ахуйн нэгж, бүтцийн нэгжийн даргад хаягласан баримт бичиг юм.

Дотоод санамж бичгийн стандарт хэлбэр нь дараах байдалтай байна: баримт бичгийн зохиогчийн бүтцийн нэгжийн нэр; баримт бичгийн төрлийн нэр; хаяг; огноо; текстийн гарчиг; текст; өргөдөл байгаа эсэх тухай тэмдэг (хэрэв байгаа бол); гарын үсэг.

Санамж нь дотоод болон гадаад байж болно. Тэдгээрийг хөрвүүлэгч гарын үсэг зурдаг.

Үйлдэл- хэд хэдэн этгээдийн боловсруулсан баримт, үйл явдлыг баталгаажуулсан баримт бичиг юм. Шалтгаан, үр дагаврын мөн чанарыг тогтоохын тулд үйл явдал, баримтыг бодитойгоор бүртгэх зорилгоор хамтдаа эмхэтгэсэн.

Лавлагаа- аливаа баримт, үйл явдлыг баталгаажуулсан баримт бичиг.

Хоёр төрлийн тусламж байдаг:

• 1. Аливаа үйл явдлыг дүрсэлсэн, баталгаажуулсан гэрчилгээ;
• 2. Хууль ёсны үйл баримтыг гэрчлэх гэрчилгээ: ажиллаж, суралцаж, эрхэлж байсан газар, оршин суугаа газар...

Тэд байгууллагын нэр, баримт бичгийн төрөл, огноо, дугаар, бэлтгэсэн газар, гарчиг, бичвэр, хүлээн авагч, өргөдөл байгаа эсэх тухай тэмдэг, гарын үсэг, тамгатай байна.

Та мөн бизнесийн захидлыг бусад шалгуурын дагуу хувааж болно. Жишээлбэл:

Хүлээн авагчаас хамааран бизнесийн захидлыг дараахь байдлаар хуваана.

• 1. Тойрог захидал - хэд хэдэн хүлээн авагчид нэгэн зэрэг хаягласан захидал.
• 2. Тогтмол захидал - тодорхой нэг хүлээн авагчид хаягласан захидал.

Тэдний найрлагын дагуу бизнесийн захидал нь:

• 1. Нэг талт - нэг асуудлыг авч үзэх.
• 2. Олон хэмжээст - хэд хэдэн асуудлыг нэгэн зэрэг хөнддөг.

Бизнес захидлын бүтэц нь дараах байдалтай байна.

• 1. Зохицуулалттай - тодорхой тогтсон загварын дагуу эмхэтгэсэн.
• 2. Зохицуулалтгүй - зохиогчийн бичвэрийг агуулсан, чөлөөт хэлбэрээр эмхэтгэсэн, тогтсон загваргүй.

Илгээх хэлбэрийн дагуу бизнесийн захидал дараахь байж болно.

• 1. Дугтуй - шуудангаар дугтуйнд илгээсэн.
• 2. Цахим - цахим шуудангаар цахим хэлбэрээр илгээнэ.
• 3. Факс - факсаар илгээсэн.

164-р сар

Сайн уу? Энэ нийтлэлд бид бизнесийн захидлын талаар ярих болно.

Өнөөдөр та сурах болно:

1. Бизнесийн захидал харилцаа яагаад ач холбогдлоо алдаагүй байна вэ?
2. Ямар төрлийн бизнесийн захидал байдаг, тэдгээрийг хэрхэн хэлбэржүүлдэг вэ?
3. Бизнесийн захидлыг хэрхэн зөв бичих вэ.

Одоо манай цонхны гадна өндөр технологи, интернетийн цаг үе ирж байна. Гэхдээ бизнесийн захидал харилцаа нь ач холбогдол, ач холбогдлоо алдаагүй, зүгээр л бусад хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд шилжсэн. Өнөөдөр бизнесийн захидал бичих, хэлбэржүүлэх чадвартай байх нь яагаад чухал болохыг ярилцъя.

Та яагаад бизнесийн захидал харилцаа хэрэгтэй байна вэ?

Юуны өмнө энэ нь ажилчид эсвэл бизнесийн түншүүдтэйгээ санал, санал, бодлоо солилцох боломж юм. Захидлын тусламжтайгаар тэд гомдол, хүсэлтийг хэлж, компаниудын хоорондын үл ойлголцлыг тодруулдаг.

Бизнесийн захидал харилцаа нь албан ёсны захидлын нэг төрөл юм.

Бизнесийн захидал болон бусад хүмүүсийн ялгаа

Гол ялгаа нь дараах байдалтай байна.

• Илтгэлийн хэв маяг;
• Сэтгэл хөдлөлийг тодорхой илэрхийлэхийг зөвшөөрдөггүй үгсийн сан;
• Компанийн албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр хийсэн;
• Үсгийн фонт нь хэтэрхий жижиг биш, гэхдээ бас том биш бөгөөд текстийн туршид ижил байна;
• 1-ээс дээш хуудас эзлэх нь ховор;
• Албан тушаалын хатуу хэлхээтэй байх.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Бүх бизнесийн захидлыг хэд хэдэн бүлэгт хувааж болно. Бид тус бүрийг илүү нарийвчлан авч үзэж, товч тайлбар өгөх болно.

Хариулах шаардлагагүй захидал.

• Баталгааны захидал;
• Дагалдах;
• Мэдээллийн;
• Анхааруулах бичиг;
• Сануулах захидал.

Хариулт шаардсан захидал.

• Давж заалдах;
• Санал;
• Хүсэлт;
• Шаардлага;
• Өргөдөл.

Арилжааны бус захидал.

• Урилга бичиг;
• Эмгэнэл илэрхийлсэн захидал;
• Талархал илэрхийлсэн захидал;
• Аливаа зүйлийн талаар мэдээлэх захидал;
• Зөвлөмж агуулсан захидал;
• Батлан ​​даалтын захидал;
• Бараа хүлээн авсан, үйлчилгээ үзүүлсэн гэх мэтийг баталгаажуулсан захидал;
• Төрөл бүрийн тохиолдлуудад баяр хүргэсэн захидал;
• Хүсэлтийн захидал;
• Зааварчилгааны захидал;
• Хавтасны захидал.

Арилжааны захидал.

Тэдгээрийг ихэвчлэн гэрээ байгуулахаас өмнө, мөн гэрээний хүчинтэй байх хугацаанд ашигладаг.

Үүнд:

• Асуултанд хариулсан захидал;
• Шууд хүсэлт;
• – хэлцэл хийх, гэрээ байгуулахыг санал болгосон захидал;
• Нэхэмжлэл;
• Сануулга;
• Гэрээ цуцлах, үүргээ биелүүлэх шаардлагатай гэх мэт сануулга агуулсан захидал.

Хэрэв бид бүтцээр нь ангилах талаар ярих юм бол 2 төрлийн бизнесийн захидал байдаг.

• Зохиогчийн текстийг агуулсан, чөлөөт хэлбэрээр бичсэн;
• Хатуу хэв маягийн дагуу эмхэтгэсэн.

Хүлээн авагчаар.

• Тойрог - хэд хэдэн хаяг хүлээн авагчид илгээсэн захидал;
• Тогтмол - нэг хүний ​​өмнөөс нэг хүлээн авагч руу илгээсэн;
• Хамтын - нэг хүлээн авагч руу илгээсэн боловч хэд хэдэн хүнээс.

Захидал нь илгээсэн хэлбэрээрээ хуваагдана.

• Факс мессеж хэлбэрээр илгээсэн;
• Имэйлээр илгээсэн;
• Тэдгээрийг ердийн дугтуйнд илгээдэг.

Ёс суртахууны үүднээс шивэх биш гараар бичсэн байх ёстой захидлын төрлүүд байдаг. Энэ нь эмгэнэл илэрхийлэх, баяр хүргэхэд хамаатай.

Зөв дизайны нууцууд

Захидлын текстийг танилцуулга, үндсэн болон эцсийн хэсэгт хуваана. Тэд хоорондоо логик холбоотой байдаг. Удиртгал хэсэгт захидлыг бий болгоход хүргэсэн нөхцөл байдлыг багтаасан бөгөөд гол хэсэг нь агуулгыг өөрөө илэрхийлдэг. Эцсийн хэсэгт хүсэлт, татгалзах гэх мэт үр дүнг нэгтгэн харуулав.

Ерөнхийдөө бүх хариуцлагатай бизнесийн захидал харилцааг урлаг гэж нэрлэж болно, учир нь үүнийг хэрхэн зөв, бүх шаардлагыг дагаж мөрдөхийг сурах шаардлагатай байдаг. Эцсийн эцэст бид ихэнхдээ зөвхөн тодорхой танилцуулсан мэдээллийн талаар боддог бөгөөд захидлыг компанийн нүүр царай гэж үзэж болохыг мартдаг.

Стилистик.

Захидал бүрийг албан ёсны баримт бичгийн онцлог шинж чанартай ярианы хэрэгслийг ашиглан бизнесийн хатуу хэв маягаар хадгалдаг.

Мэдээллийг танилцуулахад тавигдах шаардлага.

Захидал дахь бүх мэдээллийг дараах байдлаар харуулав.

• Хаягласан, тодорхой хүнд зориулагдсан;
• Бүх мэдээлэл бичигдсэн огнооны хувьд одоогийн байх ёстой;
• Найдвартай;
• Шударга бус;
• үндэслэлтэй;
• Аль болох бүрэн, түүн дээр үндэслэн шийдвэр гаргах боломжтой.

Маягт.

Юуны өмнө захидлыг компанийн өмчлөлийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан болно.

• Бизнесийн захидал бичихийн тулд А4 хэмжээтэй хуудсыг ашигладаг;
• Маягтын зүүн талын зай дор хаяж 3 см байх ёстой, учир нь хэсэг хугацааны дараа тэдгээрийг файл руу илгээх болно;
• Компанийн нэр, түүний хууль ёсны болон бодит хаяг, имэйл хаягийг зааж өгсөн болно;
• Стандарт Times New Roman үсгийн фонтыг ашиглах нь дээр, хэмжээ 12. Энэ нь хамгийн оновчтой бөгөөд уншихад хялбар;
• Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас ашиглахгүйгээр бизнесийн захидал бичихийг зөвшөөрдөг боловч дараа нь маягтаас мэдээлэл өгөх шаардлагатай хэвээр байна.

Хэрэв захидал нь санхүүтэй холбоотой томоохон гүйлгээ эсвэл өөр шинж чанартай нууц мэдээлэлтэй холбоотой бол ийм захидлыг факс эсвэл цахим хэлбэрээр илгээхийг зөвлөдөггүй. Хуучин хэв маягаар, ердийн цаасан дугтуйнд хийсэн нь дээр.

Дугаарлах.

Хэрэв захидал хэд хэдэн хуудаснаас бүрдсэн бол тэдгээрийг хоёр дахь хуудаснаас эхлэн дугаарлана. Тоонууд нь дээд талд, дунд хэсэгт араб тоогоор тэмдэглэгдсэн байна. Тооны хажууд ямар ч цэг байхгүй.

Хэсэг болгон хуваах.

Энэ нь захидлыг догол мөрөнд хуваана гэсэн үг юм. Текст тасралтгүй урсгалаар урсах ёсгүй, эс тэгвээс энэ нь зүгээр л мэдрэгдэхгүй. Догол мөрүүдэд хуваасны ачаар нэг бодол хаана дуусч, нөгөө нь хаанаас эхэлж байгааг харж болно.

Засвар хийх боломжтой.

Залруулга, үсгийн алдаа, устгахыг зөвшөөрөхийг зөвлөдөггүй. Захиа нь зөв бичигдсэн байх ёстой бөгөөд текстийг 1.5 - 2 интервалтайгаар хэвлэсэн байх ёстой.

Ашигласан дэлгэрэнгүй мэдээлэл.

Бид зөвхөн гол зүйлийг л дурдах болно, учир нь бид тэдгээрийн талаар бага зэрэг эрт ярьсан.

• Хэрэв аж ахуйн нэгж нь төрийн өмчийнх бол ОХУ-ын Төрийн сүлдийг ашигладаг. Энэ нь албан ёсны маягтын дунд байрладаг;
• Компанийн бүтэн нэр;
• Факс, утасны дугаар;
• Банкны дансны дугаар;
• Хаяг хүлээн авагч - хүлээн авагчийн нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд ашигласан бөгөөд хүлээн авагчийн албан тушаал, овог нэр, огноог ашиглана;
• Хүлээн авагч нь эрдмийн зэрэг, цолтой бол тухайн хүний ​​овог нэрийн өмнө бичнэ;
• Аливаа дэлгэрэнгүй мэдээллийг шинэ мөрөнд том үсгээр бичнэ.

Уулзалтын дараа бизнесийн захидал

Та ажил хэргийн уулзалт хийсэн, ямар нэгэн хэтийн төлөвтэй байсан. Үүнийг захидалдаа хэрхэн тусгах талаар бид цаашид ярилцах болно.

1. Юуны өмнө, захидлын эхэнд, уулзалтаас хойш хоёр хоног өнгөрсөн ч боломжит хамтрагчтайгаа харилцах огноо, цагийг заана уу.
2. Алдаа эсвэл хэт төвөгтэй хэллэгээс зайлсхий: захидлыг богино бөгөөд ойлгомжтой, гэхдээ хүлээн авагч уншихыг хүссэн байдлаар бич.
3. Ярилцлага юуны тухай байсныг дурдъя. Жишээ нь: " Бид Венеци маягийн ваар ямар үнэтэй болохыг ярилцсан."
4. Захидал хүлээн авагч уулзалтын сэдвийн талаар санал бодлоо илэрхийлж байгаа эсэхийг шалгаарай.
5. Та утсаар холбогдох эсвэл биечлэн уулзаж болох цагийг заана уу.
6. Хүлээн авагчид түүнтэй ажиллахыг тэсэн ядан хүлээж байгаагаа мэдэгдээрэй: " Би тантай ирээдүйн бизнесийн харилцааг тэсэн ядан хүлээж байна«.
7. Захиагаа дараах эсвэл ижил төстэй хэллэгээр төгсгө: " Танд хамгийн сайн сайхныг хүсье...».

Цахим бизнесийн захидал

Тэдний загварт тавигдах шаардлагыг үл тоомсорлож болохгүй, учир нь одоо илүү олон захидал цаасан хэлбэрээр бус цахим хэлбэрээр гарч байна. Эцсийн эцэст энэ бол 21-р зуун.

Цахим бизнесийн захидал бэлтгэх нь тийм ч хэцүү биш юм. Цорын ганц зүйл бол ийм захидал үргэлж гарчигтай (эсвэл гарчигтай) байх ёстой бөгөөд энэ нь баримт бичгийн урсгалд төөрөхгүй байх явдал юм.

Нэмж хэлэхэд, ийм захидалд хариу өгөхдөө захидлын сэдвийг өөрчлөхгүй байх нь илүү дээр байдаг тул та маш олон имэйл хүлээн авбал юу ярьж байгааг хурдан ойлгох болно.

Түүнчлэн, ийм захидалд хавсралт хийхдээ хамгийн сүүлийн үеийн програм хангамжийг ашиглах ёсгүй; Хэрэв тэнд байхгүй бол захидал зүгээр л нээгдэхгүй.

Цахим хэлбэрээр бизнесийн захидал бичихдээ эмотикон бүү ашигла. Технологи маш сайн, гэхдээ бичихдээ үүнийг ажил хэрэгч байдлаар байлга.

Захидалд хариу өгөх эцсийн хугацаа хэд вэ?

Хэрэв захидал нь хариу өгөх шаардлагатай гэж ангилагдсан бол хэзээ хариу өгөх нь захидалд агуулагдах мэдээллээс хамаарна.

• Хэрэв танд хүсэлт ирсэн бол түүнийг хүлээн авснаас хойш гурав хоногийн дотор хүлээн авсан гэдгээ баталгаажуулна уу. Мөн эцсийн хариултыг нэг сарын дотор өгөх боломжтой;
• Хэрэв бид эмгэнэлийн тухай ярьж байгаа бол гунигтай үйл явдал болсны дараа арав хоногийн дотор илгээж болно;
• Онцгой огнооны талаар мэдсэнээс хойш 8 хоногийн дотор баяр хүргэхийг зөвшөөрнө;
• Хэрэв бид сайн зан үйлийн ерөнхий дүрмийн талаар ярих юм бол долоо хоногийн дотор захидалд хариу өгөх нь дээр.

Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ: нарийн төвөгтэй зүйлийн талаар энгийн хэлээр

Бизнесийн захидал болон хувийн захидал харилцааг ялгах. Эдгээр ялгаанууд юу болох талаар бид өнөөдөр нэгээс олон удаа ярьсан, бид тэдний талаар мартаж болохгүй. Одоо алхам алхмаар захидал бичихийг харцгаая.

1-р шат.

Бид хүлээн авагчийг зааж өгдөг.

Маягтын баруун дээд буланд бид захидал илгээж буй хүний ​​овог, овог нэр, албан тушаалыг бичнэ. Хэрэв хүлээн авагч нь байгууллага бол түүний хууль ёсны хаягийг заана уу.

2-р шат. Давж заалдах.

Бид үүнийг маягтын дунд байрлуулна. Энэ нь товчлол, баллуургүйгээр хүндэтгэлтэй явагддаг.: ЖишээЭрхэм хүндэт (нэр, овог нэр)!

Мөн хаяг хүлээн авагчид түүний байр суурийг зааж өгч болно. Харин тухайн хүнд нэрээр нь хандах нь сэтгэл зүйн дарамтыг багасгаж, ажил хэргийн харилцаа тогтвортой, тогтсон байгааг илтгэнэ.

Захидлын зорилго, мөн чанар, гол санааг тайлбарлана уу. Энэ хэсэг нь гол хэсэг юм. Юу хэлэхийг хүсч байгаагаа бичээрэй, ямар шалтгаанаар давж заалдсан бэ. Гэхдээ албан ёсны болон төвийг сахисан хэв маягийн талаар бүү мартаарай.

4-р шат. Санал, зөвлөмж гаргах.

Бараг ямар ч бизнесийн захидал хүлээн авагч түүнд хариу өгөх болно гэсэн үг юм. Энэ нь ерөнхийдөө зөвхөн мэдээллийн шинж чанартай захидлуудад шаардагдахгүй. Тиймээс зөвхөн асуудлыг тайлбарлахаас гадна түүнийг хэрхэн шийдвэрлэх талаар санал болго.

Хэрэв та гомдол гаргасан бол хамтран ажиллах санал ирвэл тодорхой арга хэмжээ авахыг хүснэ үү.

Энгийнээр хэлэхэд захидал хүлээн авсан хүн түүнээс ямар нэг зүйл хүсч байгаагаа харахаас гадна үүнийг хэрхэн биелүүлж болохыг ойлгох ёстой.

Бизнес захидлыг хэрхэн дуусгах вэ

Бизнесийн захидал төгс бичигдсэн байх ёстой. Хэрэв бичих дүрмийг дагаж мөрдөөгүй бол энэ нь компанийн нийт нэр хүндэд сөргөөр нөлөөлнө. Тиймээс бид одоо бизнесийн захидлын эцсийн хэсгийн дизайны талаар илүү дэлгэрэнгүй ярихыг санал болгож байна.

Захидлын төгсгөлд өмнө нь хэлэлцсэн бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэ. Гэхдээ та дүгнэлтээ 10 өгүүлбэрт багтааж болохгүй, товч бөгөөд товчлол нь бизнесийн захидалд үнэлэгддэг. Энгийн хэллэгээр өөрийгөө хязгаарлах нь дээр.

Бид төгсгөлийг 2 үзүүлэлт дээр үндэслэх болно: энэ нь аль болох эелдэг, зөв ​​байх ёстой. Үүнийг хэрхэн бүтээх талаар янз бүрийн сонголтууд байдаг.

Энд зарим жишээ байна:

• Анхаарал тавьсанд эсвэл тусалсанд баярлалаа: Баярлалаа! (Баярлалаа...);
• Ирээдүйд найдаж байгаагаа илэрхийл: Бид харилцан ашигтай хамтран ажиллана гэж найдаж байна (Бид ойрын ирээдүйд хариулт авна гэж найдаж байна ...);
• Та ямар нэгэн зүйлийг хүлээн авагчийг баталгаажуулахын тулд хэллэг үүсгэж болно: Бид тантай хамтран ажиллахдаа баяртай байх болно;
• Хүсэлт гаргах: Бид танаас үр дүнг мэдээлэхийг хүсч байна;
• Ямар нэгэн төвөг учруулсандаа хүлцэл өчье: Материалын төлбөрийг гэнэт хойшлуулсанд хүлцэл өчье.

Хүлээн авагчтай хэрхэн баяртай гэж хэлэх вэ.

Захидал албан ёсных хэдий ч та янз бүрийн аргаар баяртай гэж хэлж болно.

Энд хэдэн сонголт байна:

• Таныг хүндэтгэж...;
• Амжилт хүсэн ерөөе...;
• Сайн сайхныг хүсье…

Бид зөв гарын үсэг зурна.

Захидалд гарын үсэг зурахдаа албан тушаал, овог нэрээ зааж өгнө үү. Хэрэв та дараах хэллэг тохиромжтой гэдэгт эргэлзэж байвал: " Хүндэтгэсэн" -зүгээр л битгий ашигла.

Та өөрийн холбоо барих хаяг, нэмэлт утасны дугаар эсвэл имэйл хаягаа гарын үсэг дээрээ зааж өгч болох тул хүлээн авагчтай харилцах, хамтран ажиллахад бэлэн гэдгээ харуулах болно.

Манай нийтлэлийн дараагийн хэсэгт би англи хэл дээрх бизнесийн захидлын талаар ярихыг хүсч байна.

Англи хэл дээрх бизнесийн захидал

Ийм захидал бичих зохицуулалттай хэлбэр байдаггүй. Захидлын зорилго, түүнийг хүлээн авагч нь хэн байхаас бүх зүйл шалтгаална. Төсөл боловсруулах зарим товч зөвлөмжийг энд оруулав.

Бичсэн огноо.

Хэрэв бид АНУ-д бичиж байгаа бол огноог зааж өгөхдөө эхлээд сар, дараа нь өдөр, дараа нь жилийг тавьдаг. Хэрэв Их Британид очсон бол огноог ОХУ-ын нэгэн адил оруулна. Энэ тохиолдолд төөрөгдөлд орохгүйн тулд сарыг үсгээр бичээрэй.

Хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл.

• Хэрэв та эрэгтэй хүнд захидал бичвэл дараах байдлаар холбогдоорой. Ноён (овог нэрийг оруулна уу);
• Хэрэв гэрлэсэн эмэгтэй: Хатагтай (овог нэрийг оруулна уу);
• Гэрлээгүй эмэгтэйд: Мисс (овог нэрийг зааж өгнө);
• Хэрэв та эмэгтэйн статусыг мэдэхгүй бол: Хатагтай (овог оруулна уу).

Хаяг зааж байна.

Захиалга нь ОХУ-д хүлээн зөвшөөрөгдсөнөөс эсрэг байна: оффис, байшингийн дугаар, гудамжны нэр, зип код, муж улсын нэр (АНУ-д бичсэн бол), мужийн нэр, улсын нэр (Хэрэв Их Британид бичсэн бол).

Хүлээн авагчтай хэрхэн холбогдох вэ.

Стандарт дуудлага:

• Хүндэт Хатагтай;
• Эрхэм ноёнтон;
• Эрхэм ноён эсвэл Хадагтай;
• Хүндэт хатагтай;
• Эрхэм ээ.

Хаягийн дараа бид таслал (Хэрэв Их Британи руу бичсэн бол) эсвэл хоёр цэг (АНУ руу бичсэн бол) тавина. Анхаарлын тэмдэг тавих нь заншил биш юм.

Сэдэв.

ОХУ-ын нэгэн адил захидлын сэдвийг зааж өгөхөө мартуузай.

Үндсэн текст.

Үүнийг догол мөрөнд хуваа. Эсвэл өгүүлбэр бүрийг шинэ мөрөнд бичээрэй.

Хэрхэн баяртай гэж хэлэх вэ.

Жишээ нь: " Тусламж үзүүлсэнд баярлалаа, бид чинийх хэвээр байна"– Баярлалаа, үнэнч хүн минь...

Гарын үсгийн бүртгэл.

Бид салах ёс гүйцэтгэх хэсгийн доор гарын үсэг зурж, овог нэр, компанийн нэр, албан тушаалыг зааж өгнө.

Хэрэглээний дизайн.

Хэрэв та ямар нэгэн бичиг баримт хавсаргаж байгаа бол захидлын төгсгөлд үүнийг заана уу: " Enc."болон програмуудыг жагсаана.

Том үсгээр юу бичих вэ.

• Овог, овог нэр;
• Компанийн нэрс;
• Хот, муж гэх мэт нэрс;
• Тухайн албан тушаалыг илтгэх аливаа үг;
• салах ёс гүйцэтгэх эхний үгс;
• Нээлтийн хаягууд.

Бид яриагаа дуусгахын өмнө орос, англи хэл дээрх бизнесийн захидлын зарим жишээг энд оруулав.

Орос, англи хэл дээрх бизнесийн захидлын жишээ

Дүгнэлт

Дүгнэж хэлэхэд бизнесийн захидал бол аливаа үйл ажиллагааны чиглэлээр харилцах хэрэгсэл юм гэж хэлмээр байна. Зөв бичигдсэн бол танай компанийг эерэг талаас нь харуулах нь дамжиггүй.

Нөгөөтэйгүүр, хайхрамжгүй, алдаатай бичсэн захидал нь хамгийн ирээдүйтэй бизнесийг бүрмөсөн устгаж чадна. Үсгийг зөв бичээрэй, бид үүнийг хэрхэн хийхийг танд хэлэхийг хичээсэн.

Эрт дээр үеэс бичих нь мэдээлэл солилцох хамгийн түгээмэл аргуудын нэг байсаар ирсэн. Олон жилийн туршид үсгийн төрлүүд ихээхэн өөрчлөгдсөн. Хэрэв 30 жилийн өмнө манай улсын иргэд цахим хэлбэрээр мэдээлэл дамжуулах талаар нарийн төсөөлж ч чадахгүй байсан бол одоо бараг бүх аж ахуйн нэгжүүд ийм баримт бичиг дээр тулгуурлан ажилладаг. Хэдийгээр дамжуулах үйл явц ихээхэн өөрчлөгдсөн ч үсгийн төрөл, мөн чанар нь хэвээрээ байна.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Аливаа аж ахуйн нэгжийг ажиллуулах явцад бизнесийн захидлыг олон төрлийн асуудлыг шийдвэрлэхэд ашигладаг. Тиймээс бичгийн баримт бичгийн нэлээд олон төрөл байдаг.

Бизнес захидлын төрлүүд нь нутаг дэвсгэрийн хувьд:

• улс доторх захидал харилцаа;
• олон улсын ач холбогдолтой захидал харилцаа.

Захиаг хүлээн авагчид хүргэх аргаас хамааран дараахь зүйлүүд байдаг.

• шуудангаар илгээсэн захидал;
• факсаар илгээсэн захидал;
• имэйл хэлбэртэй мессежүүд.

Захидал харилцааны оролцогчдын статус дээр үндэслэн:

• хуулийн этгээдийн захидал харилцаа (компани, байгууллагын нэрийн өмнөөс);
• хувь хүмүүсийн хоорондын захидал харилцааг дамжуулах.

Бизнес захидлуудыг хүлээн авагчдын тоогоор ялгадаг.

• 1 хүлээн авагчид хаягласан захидал;
• хэд хэдэн хүлээн авагчид нэгэн зэрэг хаягласан захидал.

Бизнес захидлын төрлүүд нь хэрэглээний чиглэлээс хамааран дараахь байдлаар хуваагддаг.

• байгууллагын удирдлагын захидал;
• арилжааны зорилгоор захидал харилцаа;
• шүүхтэй холбоотой захидал;
• хувийн захидал харилцаа.

Англи үсгийн төрлүүдийг чиглэлээр нь ялгадаг.

• идэвхтэй захидал харилцаа.
• захидал харилцаанд хариулах.

Захидал бичих төрлөөр:

• зохицуулалттай (тогтоосон маягтын үндсэн дээр бичсэн захидал);
• зохицуулалтгүй (дүрэм журмаар зохицуулагдаагүй үсэг).

Үсгийн төрлүүдийг шаталсан байдлаар:

• захиргааны дээд албан тушаал эрхэлдэг байгууллагын захидал;
• харьяа байгууллагуудын захидал харилцаа;
• гэрээнд заагаагүй гуравдагч байгууллагаас ирүүлсэн захидал.

Зурвасын сэдэв дээр үндэслэн бид дараахь зүйлийг онцолж болно.

• санхүүгийн захидал харилцаа;
• хууль эрх зүйн захидал харилцаа;
• байгууллагын материал техникийн баазтай холбоотой захидал.

Илгээгчийн тавьсан зорилгоос хамааран захидлыг дараахь байдлаар хувааж болно.

• ажлын асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд хүлээн авагч руу илгээсэн захидал;
• хүлээн авагчийн сэтгэл хөдлөлд нөлөөлөхийн тулд илгээсэн ёс зүйн шинж чанартай захидал.

Мэдээллийн захидлын төрлүүд

Функциональ зорилгынхоо дагуу дараах төрлийн үсгүүдийг ялгадаг.

1. Мэдээллийн захидал нь гол зорилго нь хүлээн авагчийг мэдээллээр хангах явдал юм. Энэ төрлийн захидал харилцааг дараахь төрлөөр илэрхийлж болно.

• Мэдээллийн мессеж нь ихэвчлэн албан ёсны мэдээллийг агуулсан мессеж юм. Ихэнхдээ энэ нь зохицуулалт, хууль тогтоомжийн мөн чанарыг тайлбарладаг. Мэдээллийн шинж чанартай захидлуудыг өргөн хүрээний хүлээн авагчдад илгээж болно.
• Мессежийн захидал гэдэг нь илгээгч нь хоёр талдаа сонирхолтой, хамааралтай мэдээллийг дамжуулдаг мессеж юм. Энэ төрлийн захидал нь идэвхтэй эсвэл өмнө нь илгээсэн хүсэлт, хүсэлт бүхий мессежийн хариу байж болно.
• Хамгаалах захидал нь илгээж буй баримт бичгийн багцыг тайлбарлаж, нөхөх мессеж юм. Жишээлбэл, хэрэв та ажилд орохоор өргөдөл гаргавал богино жагсаалт, агуулгыг өөрийн намтар, ажлын байрны тодорхойлолт, намтар болон бусад шаардлагатай бичиг баримтын хамт илгээх шаардлагатай.

• Сануулах мессеж нь хүлээн авагчаас тохиролцсоны дагуу үүрэг, үйлдлийг гүйцэтгэхийг хүссэн захидал юм.
• Мэдэгдэл гэдэг нь удахгүй болох олон нийтийн арга хэмжээний (семинар, бага хурал гэх мэт) талаар мэдээлэх захидал юм. Ихэвчлэн энэ мессежийг хүлээн авагчдын өргөн хүрээний хүрээлэлд, бусад байгууллагын төлөөлөгчдөд урьж, оролцохыг уриалан илгээдэг.

Мэдэгдэл нь удахгүй болох арга хэмжээний огноо, цагийг мэдээлээд зогсохгүй түүнийг зохион байгуулах сэдэв, зорилго, нөхцөлийг тусгасан болно.

• Мэдэгдлийн мессеж нь олон нийтийн арга хэмжээ, уулзалтын талаарх албан ёсны мэдээллийг дамжуулахад зориулагдсан захидал юм. Мэдэгдэл нь дүрмээр бол өргөн хүрээний сонирхогчдод мэдэгддэг тул хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр нийтлэх боломжтой.
• Зар сурталчилгааны захидал бол бараа, үйлчилгээний боломжит худалдан авагчдад эерэгээр нөлөөлж, тодорхой зүйлийг худалдан авах, үйлчилгээг ашиглах хүслийг нэмэгдүүлдэг мессеж юм.

Хүсэлтийн захидал, саналын захидал

Хүсэлтийн захидал эсвэл санал гаргах захидал нь хүлээн авагчийг захидал илгээгчийн сонирхлыг татсан тодорхой үйлдлийг гүйцэтгэхэд түлхэц өгдөг мэдэгдлийн нэг төрөл юм.

Хүсэлт, саналын үндсэн төрлүүд байдаг.

• Хүсэлтийн захидал нь захидал бичигчийг арга хэмжээ авах эсвэл чухал мэдээлэл олж авахад чиглэсэн мессеж юм. Ямар ч тохиолдолд хүсэлт бүхий ийм мессеж нь хариу өгөхийг шаарддаг.
• Хүсэлт агуулсан захидал нь албан ёсны баталгаа, чухал мэдээлэл эсвэл тодорхой баримт бичгийг олж авах үндсэн зорилго бүхий мессеж юм. Хүсэлтийн захидалтай адил хүсэлт нь хариу өгөхийг шаарддаг.
• Саналын захидал бол боломжит үйлчлүүлэгч, түнш байгууллага эсвэл ирээдүйн ажилтанд санал тавихад чиглэсэн мессеж юм. Санал бүхий ийм мессеж нь идэвхтэй эсвэл өмнө нь хүлээн авсан хүсэлт, хүсэлтийн хариу байж болно.

• Өргөдлийн захидал гэдэг нь тухайн байгууллага тодорхой арга хэмжээ, хурал, үзэсгэлэнд оролцох хүсэлтэй байгаагаа илэрхийлж, үйлчилгээ үзүүлэх, бараа нийлүүлэхийг зөвшөөрч байгаагаа илэрхийлсэн мессеж юм. Энэ төрлийн захидал нь хүлээн авагчаас хариу өгөх шаардлагагүй. Хамгийн гол нь тэрээр өргөдлийн захидалд хариу өгөх бөгөөд жишээлбэл, тухайн байгууллагыг арга хэмжээний төлөвлөгөөнд оруулах эсвэл шаардлагатай бараа бүтээгдэхүүнийг нийлүүлэх, үйлчилгээ үзүүлэх явдал юм.
• Захиалгын захидал нь тодорхой нөхцөл бүхий гэрээнд гарын үсэг зурах худалдан авагчийн санаачилгын саналыг агуулсан мессеж юм. Ихэнхдээ захиалга нь бизнесийн саналын хариу юм.
• Урилгын захидал гэдэг нь тодорхой байгууллагын тодорхой арга хэмжээнд оролцох саналыг агуулсан мессеж юм. Байгууллага тусгай албан бичгийн хэвлэмэл хуудастай, арга хэмжээ нь ёслол төгөлдөр, албан ёсны шинж чанартай бол тэдгээрт ийм бичиг өгдөг.

Гомдол, шаардах бичиг

• Талуудын аль нэг нь өөрт оногдсон үүрэг, үүргээ биелүүлээгүй, зүй бусаар гүйцэтгэсэн тохиолдолд байгууллага, иргэнд илгээсэн мессежийг шаардлага, шаардлага агуулсан захидал гэнэ.
• Шаардлагыг агуулсан захидал гэдэг нь одоо байгаа гэрээг зөрчсөн эсвэл аль хэдийн гарсан тохиолдолд хүлээн авагчийг хүлээсэн үүргээ биелүүлэхэд нь урамшуулах зорилготой мессеж юм.
• Нэхэмжлэлийн захидал гэдэг нь байгуулсан гэрээний үндсэн заалтуудыг дагаж мөрдөөгүй, хохирлыг нөхөн төлүүлэх тухай хүсэлтийг агуулсан мессеж юм.

Саналаас татгалзсан эсвэл хүлээн зөвшөөрсөн хариу захидал

Хариу захидал гэдэг нь хүсэлт, урилга, хүсэлт, саналын зохиогчид илгээсэн мессеж юм.

Албан ёсны хариу захидлын төрлүүд нь дараах байдалтай байна.

• Хэлэлцээрийн захидал гэдэг нь лавлагаа, санал, хүсэлтийн эерэг хариуг агуулсан мессеж юм.
• Татгалзсан захидал нь хүсэлт, хүсэлт, саналын захидалд сөрөг хариу өгсөн мессеж юм.

Амлалт, баталгаа, баталгаа агуулсан захидал

Баталгаа, үүрэг, баталгаа агуулсан албан бичгийн төрөл нь:

• Батлан ​​даалтын захидал гэдэг нь үүрэг хариуцлагыг агуулсан мессеж юм. Батлан ​​даалтын захидлыг хуулийн этгээд болон хувь хүмүүст хандаж болно.

• Баталгаажуулах захидал нь хүлээн авагч нь өмнө нь илгээсэн бичиг баримт, материаллаг хөрөнгийг хүлээн авсан тухай санаачилгын захидал илгээгчид мэдэгддэг мессеж юм. Энэ төрлийн захидал нь аливаа арга хэмжээнд оролцох, эсвэл өмнө нь гарын үсэг зурсан гэрээний зарим заалтыг хэрэгжүүлэх зөвшөөрөл өгөхөд үйлчилдэг.
• Зөвлөмжийн захидал гэдэг нь дүрмээр бол байгууллага нь тухайн хүнд ажилд орох, сургалтанд хамрагдах гэх мэт лавлагаа өгдөг мессеж юм.

Ёс зүйн захидал

Ёс зүйн захидал гэдэг нь эмгэнэл илэрхийлэх, анхаарал хандуулах, баяр хүргэх эсвэл оролцоход чиглэсэн мессеж юм.

Дараахь төрлийн ёс зүйн захидлууд байдаг.

• Баяр хүргэх захидал бол онцгой үйл явдалд баяр хүргэх зорилгоор илгээсэн албан ёсны мессеж юм.
• Талархлын захидал гэдэг нь үзүүлсэн үйлчилгээ, авсан арга хэмжээ, арга хэмжээнд талархал илэрхийлэх зорилгоор хувь хүн, хуулийн этгээдэд илгээсэн мессеж юм.
• Эмгэнэл илэрхийлсэн захидал бол зайлшгүй оролцох, эмгэнэл илэрхийлэх шаардлагатай үед гаргадаг бичвэрийн нэг төрөл юм. Энэхүү захидлыг үхэл, байгалийн гамшиг, ослын үед илгээдэг.
• Өршөөлийн захидал гэдэг нь илгээгч нь үйлчилгээ, үйлдлийн буруу гүйцэтгэлд уучлалт гуйх мессеж юм.

Ямар төрлийн шуудангийн бараа байдаг вэ?

Янз бүрийн төрлийн үсэг байдаг. Шуудангийн салбар нь дараахь төрлийн барааг ялгадаг.

• Энгийн захидал бол илгээх үйл явц нь хамгийн хялбар зурвас юм. Та цаасан дээр бичсэн бичиг баримт эсвэл мессежийг авч, дугтуйнд хийж, хүлээн авагч болон илгээгчийн хаягийг индексээр бичиж, тамга дарж, дугтуйг шуудангийн хайрцагт хийх хэрэгтэй. Энэ төрлийн захидлын нэг сул тал нь илгээгч өөрийн мессежийг хэзээ илгээснийг хянах боломжгүй байдаг. Хэдийгээр ихэнх захидал хүлээн авагчид амжилттай хүрдэг болохыг статистик харуулж байна. Гэсэн хэдий ч чухал бичиг баримтыг энгийн захидлаар илгээхгүй байх нь дээр. Энэ төрлийн шуудангийн сул тал нь таны илгээсний дараа захидлыг жинлэх болно. Хэрэв энэ нь ердийн тамга тэмдэгтэй нормоос том хэмжээтэй (ойролцоогоор 2 хуудас цаас) байвал шуудангийн аль нэгэнд буцааж өгнө. Дахин илгээхийн тулд та дараалалд зогсож, илүү мөнгө төлөх шаардлагатай болно.

• Захиалсан захидал. Ийм мессежийг шуудангийн аль нэгэнд бүртгүүлэх шаардлагатай. Захиа хүлээн авагчид хэзээ хүрэхийг төлбөрийн баримтыг хараад мэдэж болно.
• Хүргэлтийн хамт бүртгүүлсэн захидал. Ердийн бүртгэлтэй захидлын нэг онцлог шинж чанар нь түүнд тусгай таслах тасалбар хавсаргасан байдаг бөгөөд үүнд: илгээгчийн хаяг, хүлээн авагчийн нэр, хаяг, дугтуйнд байгаа зүйлийн товч тайлбарыг зааж өгсөн болно. Хэдэн өдрийн дараа энэ купоныг хүлээн авагчийн гарын үсэг бүхий илгээгчид хүргүүлэх ёстой бөгөөд энэ нь захидлыг биечлэн хүлээлгэн өгсөн баталгаа юм.
• Хавсралтын жагсаалт бүхий бүртгэлтэй захидал. Ийм мессежийг бүртгэгдсэн мессеж эсвэл мэдэгдлийн хамт илгээж болно. Хамгийн гол нь аль ч шуудангийн газарт байдаг хавсралтын тооллого бүхий шуудангийн маягтыг бөглөх явдал юм. Үүнийг хоёр хувь бөглөсөн бөгөөд нэгийг нь битүүмжлэлгүй захидал бүхий шуудангийн ажилтанд өгөх ёстой, хоёр дахь нь танд үлдэх болно.

Захидал нь ярианы үйл ажиллагааны нэг төрөл юм

Ярианы үйл ажиллагааны зөвхөн 4 төрөл байдаг: сонсох, ярих, унших, бичих. Ярих, сонсох нь мэдээж бичих, уншихаас эрт үүссэн гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Саяхныг хүртэл ярианы үйл ажиллагааны эхний төрлүүд гол зүйл хэвээр байна. Бичих, унших нь тэгширч зогсохгүй улам бүр түгээмэл болж, давамгайлах болсон. Энэ бүхэн нь мэдээллийн технологийн технологи хурдацтай нэвтэрч, интернет дэлхий даяар түгээмэл болж, мэдээлэл дамжуулах техникийн хэрэгслээс хараат байдал үүссэнтэй холбоотой юм.

Орчин үеийн хүмүүс ажил дээрээ илүү их цаг зарцуулж, мессеж дамжуулах нийгмийн сүлжээн дэх харилцаа холбоо нь нүүр тулан харилцах харилцааг улам бүр орлож байгаа тул ярианы үйл ажиллагааны нэг төрөл болох бичих нь тэргүүлэх байр суурийг эзэлдэг. Орчин үеийн нөхцөлд ажил нь имэйлээс хамаардаггүй байгууллагыг төсөөлөхөд хэцүү байдаг.

Үйл ажиллагаа болгон бичих нь харилцааны маш үр дүнтэй арга боловч бүх давуу талыг үл харгалзан түүний сул талууд бас олон байдаг.

• Захиа бичих үед хүлээн авагч байхгүй тул завсрын санал хүсэлт байхгүй.
• Зохиогч нь захидлыг аялгуутай болгох боломж байхгүй тул хүлээн авагч нь хоёрдмол утгатай ойлгогдож болно. Илгээгч нь бодлыг зөв тайлбарлахын тулд хэллэгийг илүү урт, анхааралтай сонгох хэрэгтэй.
• Илгээгчид биеийн хэлэмж, нүүрний хувирлыг ашиглах боломж байдаггүй.

Санта Клаус руу илгээсэн захидал

Санта Клаус руу илгээсэн янз бүрийн захидал байдаг. Ийм мессеж нь хүүхэд бүрийн амьдралд маш чухал байдаг тул хүүхдүүд түүний зохиолыг маш нухацтай авч үздэг. Эцэг эхчүүд хүүхдүүддээ бүх зүйлийг сайхан зохион байгуулахад нь туслахын тулд түүний бичсэн бүх нарийн ширийн зүйлийг сайтар бодож үзэх хэрэгтэй.

Энэ төрлийн захидлын ач холбогдлыг дутуу үнэлж болохгүй, учир нь эцэг эхчүүд түүний агуулгаас хүүхэд нь юу хүсч байгааг олж мэдэх боломжтой. Мөн хүүхдүүд өөрсдийн төсөөллийг харуулж, тоглоом хэлбэрээр мессеж бичих анхны ур чадварыг эзэмшдэг. Хамгийн гол нь тэд үүнийг маш их таашаалтайгаар хийдэг.

Санта Клаусын хувьд 5 төрлийн үсэг, тэдгээрийн дизайны жишээ байдаг.

• Санта Клаус руу илгээх мессежийн загвар. Энэ төрөл нь бүх төрлийн хамгийн энгийн нь юм. Та зүгээр л ил захидал бүхий захидалдаа дуртай дизайны сонголтыг олж, дэлгэрэнгүй мэдээлэл, хүслээ нэмж хэвлэх хэрэгтэй.
• Санта Клаусын гараар хийсэн ил захидал. Хүүхэд ийм картыг насанд хүрэгчдийн тусламжтайгаар эсвэл бие даан бэлтгэж болно. Үүнийг хийхийн тулд та зүгээр л олон өнгийн картон цаас авч, дээр нь чимэглэл хийх хэрэгтэй (зул сарын гацуур мод, цасан ширхгүүд, цасан хүн, хэрэм, ирэх жилийн бэлгэдэл, Санта Клаус, Цасан охин гэх мэт) бороо эсвэл борооноос. хөвөн ноосон. Үзэсгэлэнт гоёл чимэглэлийн хувьд та олон өнгийн даавуу, бөмбөлгүүдийг, өнгөт эсвэл цагаан цаас, могой, шалгана, элс, самар зэргийг ашиглаж болно.
• Гэр бүлийн захидал. Та гэр бүлийнхээ бэлгэдэл бүхий анхны захидал бичиж болно. Үүнийг хийхийн тулд та гэр бүлийн гишүүдийн зохиомол нэрийг гаргаж авах эсвэл хүн бүрийг үлгэр эсвэл хүүхэлдэйн киноны баатрууд гэж нэрлэх хэрэгтэй. Ийм захидлын хувьд илгэн цаас аваад сайхан гараар захидал бичиж, төгсгөлд нь гэр бүлийнхээ бэлгэдэл: туг, сүлд, тамга зэргийг нэмж бичсэн нь дээр.
• Шинэ жилийн хэв маягийн коллаж. Та цагаан картон эсвэл цаас авч, хүүхдүүд, амьтад, Санта Клаус, Цасан охин болон бусад дуртай баатруудын урьдчилан зүссэн дүрсийг нааж болно.
• Марк, дугтуй. Ийм үйл явдалд зориулж тод, баярын дугтуйг сонгох нь дээр. Та үүнийг дэлгүүрээс худалдаж авах эсвэл тамга дарж өөрөө хийж болно. Мөн та дугтуйг шинэ жилийн хэв маягаар ер бусын байдлаар чимэглэж, өөрийн тамгаа хийж болно.