Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

Виды приказов по движению кадров

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

• О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
• О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
• О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
• Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
• О направлении в длительную зарубежную командировку.
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
• О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• о краткосрочных командировках;
• о дисциплинарных взысканиях;
• о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа , поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

• прошнурованный;
• пронумерованный;
• опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

Кто должен вести этот журнал?

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству , с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Требования к оформлению

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

• это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
• К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

• Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа по личному составу.
• Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
• ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
• Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С , то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов по личному составу - это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен и .

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет .

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет

• о перемещении;
• о совмещении;
• , повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрении, награждении;
• , премировании, различных выплатах;
• все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
• о дежурстве по профилю основной деятельности;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

• о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
• о командировании работников;
• журналы отпусков;
• о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

• грамотное построение делопроизводства;
• ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
• надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
• Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

• порядковый номер,
• дата приказа,
• номер распоряжения,
• основное содержание приказа,
• сотрудник,
• табельный номер,
• основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

1. кто подписал приказ,
2. кто исполняет приказ,
3. куда передали приказ,
4. расписка о получении, дата,
5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

• о приеме на работу;
• о совмещении профессий;
• о повышении квалификации;
• о смене фамилии сотрудника;
• о длительных командировках.
• о поощрении персонала;
• об отпусках
• о дежурстве;
• о переводе;

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

1. о дежурствах,
2. об учебных и очередных отпусках,
3. о непродолжительных командировках,
4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в 2017 году, которая ведется при помощи журнала учета приказов. Образец такого документа включает в себя несколько вариантов, в том числе журналы регистрации приказов и журналы по приказам по кадрам.

Из этой статьи вы узнаете:

• что собой представляет журнал учета приказов, образец которого следует применять для организации документооборота;
• как используются журналы регистрации приказов;
• как оформляются журналы по приказам по кадрам.

Журнал учета приказов: образец

Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота. В случае, если речь идет о крупном предприятии с разветвленной структурной системой, соответствующие функции могут быть возложены на профильный отдел, имеющий те же задачи. В обеих ситуациях для того, чтобы обеспечить упорядоченность документов, издаваемых в компании, обыкновенно осуществляется процедура регистрации приказов .

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Для этого достаточно удобно использовать специальную форму, которая в сложившейся практике получила название журнала регистрации приказов. При этом, однако, действующее законодательство не содержит строгих указаний относительно того, какой именно вид должен иметь такой документ. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно установить форму журнала учета приказов. Образец этого журнала, который используется наиболее часто, как правило, включает в себя следующие графы:

• номер приказа;
• дата издания документа;
• отдел, ответственный за исполнение указаний в документе, внесенном в журнал учета изданных приказов;
• основное содержание приказа;
• лицо, подписавшее документ;
• количество листов приказа;
• количество листов приложений к документу.

Журналы регистрации приказов

В течение длительного времени процедура регистрации приказов осуществлялась преимущественно в бумажном виде при помощи журнала регистрации приказов , оформленного в виде брошюры. Однако развитие новых технологий документооборота вносит свои коррективы и в эту сферу деятельности. Сегодня многие компании уже осознали удобство ведения документации в электронном виде, поэтому зачастую журнал регистрации приказов в организациях ведется в электронном виде.

В нормативно-правовой базе, регулирующей вопросы осуществления документооборота в коммерческих компаниях, не содержится каких-либо инструкций относительно требуемой формы учета документации предприятия. Поэтому руководство организаций имеет право определить, какой вид учета издаваемых документов - электронный или бумажный - является наиболее удобным в конкретном случае.

Опытные специалисты рекомендуют дублировать эти данные в бумажном и в электронном виде. При одновременном оформлении приказа в обеих системах объем дополнительной работы оказывается не слишком большим, однако при этом сохраняются все преимущества обоих подходов к ведению документооборота. Так, бумажный бланк журнала регистрации приказов сохранит зафиксированные данные в случае проблем с электронным носителем, а электронная форма журнала обеспечит удобство поиска и хранения данных.

Нумерация приказов

В сложившейся практике порядок нумерации изданных в организации приказов регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в свою очередь, утвержденной приказом Федерального архивного агентства № 68 от 27.11.2000 г. В этом нормативно-правовом документе содержится указание на то, что в пределах одного календарного года в организации следует вести сквозную нумерацию выпускаемых документов.

Обратите внимание: эти действия обеспечит возможность отслеживания хронологического порядка их издания. Поэтому ведение документооборота требует от ответственных сотрудников дисциплинированности и аккуратности в оформлении приказов и прочих бумаг.

Кроме того, им необходимо иметь в виду, что та же типовая инструкция содержит рекомендации относительно разделения всего объема документации на группы, соответствующие предмету конкретного приказа. Так, в частности, речь идет о разделении документов на следующие категории:

• документы по основной деятельности предприятия, которые подлежат внесению в журнал регистрации изданных приказов по административно-хозяйственной деятельности;
• документы, касающиеся различных аспектов осуществления трудовых отношений с работниками предприятия, которые фиксируются в журнале по приказам по кадрам организации.

Общие правила оформления документов приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Тем не менее, они не являются строго обязательными к соблюдению. При этом они могут быть использованы в качестве основы для составления собственных форм, которые будут применяться в организации.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения приказов

Так, общий перечень видов деятельности, которые относятся к указанной тематике, зафиксирован в разделе 10 приложения к приказу № 558. Он включает в себя следующие вопросы:

• обеспечение соблюдения действующих правил распорядка работы, принятых в компании;
• вопросы, связанные с реализацией деятельности по эксплуатации зданий и сооружений, находящихся в собственности организации или занимаемых ею на условиях аренды, субаренды или прочих условиях;
• осуществление транспортного обслуживания и обеспечения внутренних коммуникаций в компании, подлежащих регистрации в журнале приказов. Актуальный образец такого документа включает вопросы телефонизации, сигнализации, радиофикации и всех внутренних телекоммуникационных систем предприятия;
• вопросы обеспечения требуемого уровня безопасности организации.

Общие правила оформления приказов по административной-хозяйственной деятельности, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, не предполагают особых требований к данному виду документов. Вместе с тем, поскольку положения приказа № 558 устанавливают отдельный порядок хранения этих бумаг, целесообразно применять в их отношении специальный порядок осуществления нумерации. Опытныеделопроизводители рекомендуют в этом случае дополнять стандартный номер приказа буквенным кодом, указывающим на его тематическую принадлежность. Например, это может быть обозначение «А», «Х», «АХ» или другое по усмотрению организации.

Обратите внимание! Некоторые из приказов этой категории имеют постоянный срок хранения или подлежат замене только в случае издания новых документов. Однако большую часть таких приказов необходимо хранить не дольше пяти лет. Конкретные сроки хранения документов каждого вида приведены в разделе 10 приложения к приказу № 558.

Журналы по приказам по кадрам

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений с личным составом организации, следует фиксировать в книге регистрации приказов по кадрам. Образец этого документа, как правило, включает в себя те же основные графы, что и прочие вид журналов регистрации приказов. Однако в данном случае специалисту, обеспечивающему контроль за ведением документооборота на предприятии, необходимо следить за тем, чтобы в этом журнале был отражен весь спектр документов, касающихся вопросов движения личного состава.

Для удобства дифференциации к номеру приказа можно добавлять соответствующий буквенный код, например, «К» или «Л».

Конкретный перечень вариантов содержания приказов, которые относятся к этому разделу, приведен в разделе 8 приложения к приказу № 558. Он включает в себя:

• приказы, фиксирующие прием сотрудников на работу, их перемещение внутри организации, в том числе посредством перевода, и увольнение;
• приказы, описывающие действующие процедуры определения квалификации сотрудников;
• приказы о направлении работников на обучение или иные мероприятия, имеющие целью повышение их квалификации;
• приказы о награждении или поощрении сотрудников за выдающиеся результаты в трудовой деятельности.

Обратите внимание! Некоторых из приказов, относящихся к перечисленным категориям, имеют более короткий срок хранения, чем максимальная 75-летняя продолжительность, установленная для наиболее важных видов приказов по личному составу. Для того, чтобы определить норматив срока хранения конкретного документа, целесообразно проконсультироваться с положениями раздела 8 приложения к приказу № 558.

Таким образом, регистрация приказов, издаваемых организацией, - это достаточно трудоемкий процесс, требующий соблюдения большого количества нюансов и требований. Вместе с тем, обеспечение безукоризненного порядка в документообороте - это залог эффективной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами. Поэтому к вопросу регистрации документов ответственным специалистам необходимо подходить с особенной тщательностью и аккуратностью.

В статье расскажем, как составить и вести журнал регистрации приказов по личному составу. Поделимся образцами и важными нюансами, которые важно учитывать ответственному за ведение документа.

Скачайте образец

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу

Приказы по личному составу - это документы, которыми оформляют трудовые отношения: прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки. Учет кадровой документации, к которой относятся приказы по личному составу, регулирует ст. 358 Постановления Росархива от 6 сентября 2000 года. В частности, в этом Постановлении есть пункт, который предписывает вести учет кадровой документации отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть специальный журнал регистрации приказов по личному составу. Унифицированной формы приказа нет. Это значит, что вы можете сами разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант документа.

Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения документа строго регламентируются. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться - от 5 до 75 лет.

В данном случае целесообразно вести несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В первом журнале фиксируйте приказы, которые нужно харнить 75 лет. Это приказы о:

• приеме на работу;
• перемещении;
• совмещении;
• переводе;
• увольнении;
• аттестации, повышении квалификации;
• изменении фамилии;
• поощрении, награждении;
• оплате труда, премировании, различных выплатах;
• всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• отпусках по уходу за ребенком;
• отпусках без сохранения содержания;
• дежурстве по профилю основной деятельности;
• длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Во втором журнале фиксироваться приказы со сроком хранения 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодном оплачиваемом отпуске, учебных отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках.

Если в компании большой объем документооборота, лучше завести несколько журналов учета приказов, каждый из которых соответствует определенному сроку хранения.

Как правильно оформить и вести книгу приказов

Свободная форма ведения журнала регистрации приказов по личному составу не отменят необходимость строго соблюдать базовые правила оформления документации подобного рода. В частности, обложка документа должна содержать даты, когда его начали и окончили. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, данная информация должна быть на обложке журнала.

Обложка журнала учета приказов по личному составу: образец

Скачать образец

Есть три общепринятых способа указывать информацию о работнике, который отвечает за ведение и хранение книги учета. Первый вариант - разместить данные о нем на титульном листе журнала или на его обороте. Второй вариант - указать данные об ответственном лице в самом конце журнала, на последней странице. Третий вариант - расположить данные внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то внести эту информацию можно в нижний колонтитул страницы

Образец данных об ответственном за ведение журнала

Скачать образец журнала

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. Поэтому существуют особые правила оформления, которые предотвращают возможность извлечь, переместить или вставить новые страницы.

1. Документы регистрируют в тот же день, когда они подписаны, утверждены (п. 3.2.1.2 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33, п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе.
3. Записи, которые внесли неправильно, запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Неверный текст можно аккуратно перечеркнуть. Корректные данные внести в ту же графу. В графе «Примечания» сразу же отметить, что в текст внесли исправления
4. Нужно полностью указывать фамилии, имена и отчества всех лиц, которые упоминаются в содержательной части документа. Штатное расписание компании - стандарт, согласно которому нужно указывать должность, специальность или профессию сотрудников, упоминаемых в журнале.

Электронный журнал учета приказов по личному составу: образец

Как использовать, чтобы вносить сведения задним числом

Журнал учета приказов по личному составу относится к документации внутреннего пользования. Это значит, что доступ к нему есть только у работников отдела кадров или сотрудников, ответственных за ведение этого журнала. Передавать книгу работникам других отделов внутри предприятия можно только после специального распоряжения руководителя отдела кадров. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, которое отвечает за ведение документа.

Лицо, ответственное за ведение журнала, отвечает и за его хранение. На лицевой стороне титульного листа его запись, которая удостоверяет, что его закрыли.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Выше мы уже отмечали, что единого стандартного порядка вносить записи в журнал нет. Но на практике есть типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены, что оформляете книгу правильно.

Шаг 1. Внесите в журнал номер приказа. Как правило, его присваивают документу в момент регистрации. Номер состоит из цифр и букв. Порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Когда объем кадровый документов велик, сразу разработайте систему индексации приказов по личному составу и добавьте к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров - прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность, - к индексу добавляйте букву «к» (кадровый) или «лс» (личный состав). Если приказ связан с отпусками, то добавляйте отметку «о», с командировками - «км», поощрениями -«п», взысканиями - «в».

Шаг 2. Проставьте дату. Дата издания документа - это число, когда он его подписал генеральный директор фирмы.

Шаг 3. Укажите вид документа. Вид приказа определяется вопросом, по которому его издали - прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность.

Шаг 4. Занесите данные сотрудника, которого касается приказ: укажите его ФИО, должность, в каком подразделении он работает.

Шаг 5. Дайте краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Например, «О приеме на работу 18.05.2018»

Шаг 6. Укажите основание документа. Основание приказа - инициативный документ, который послужил причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Образец журнала регистрации по личному составу