Случается, что работник, устроившись в организацию или к предпринимателю, с первого рабочего дня уходит в отпуск. Также не исключено, что первый рабочий день совпадет с началом служебной поездки. Чтобы начислить отпускные или оплатить время командировки, бухгалтеру необходимо рассчитать средний заработок. Но использовать обычный алгоритм нельзя, поскольку фактически начисленная зарплата и фактически отработанный период отсутствуют. В такой ситуации делать вычисления нужно по специальным формулам, о которых рассказано в этой статье.

Вводная часть

Правила расчета среднего заработка приведены в статье Трудового кодекса и в Положении об особенностях порядка исчисления средней зарплаты (утв. постановлением Правительства РФ ; далее — Положение). Согласно этим документам, для расчета среднего заработка необходимо определить средний дневной заработок и умножить его на количество рабочих дней командировки, либо на количество календарных дней отпуска.

В общем случае алгоритм вычисления среднего дневного заработка выглядит следующим образом. Сначала надо взять заработную плату, фактически начисленную сотруднику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска или командировки. Затем, если речь идет об отпускных, заработную плату за 12 предшествующих месяцев необходимо разделить на 29,3 (п. 10 Положения). Если речь идет о командировке, то заработную плату за предшествующие 12 месяцев надо разделить на количество дней, фактически отработанных в течение этих 12-ти месяцев (п. 9 Положения).

Но в ситуации, когда начало командировки или отпуска совпало с началом работы в данной организации, фактически начисленная зарплата отсутствует. Тогда средний заработок нужно определять по-другому, а именно — исходя из тарифной ставки или оклада работника. Так сказано в пункте 8 Положения. Рассмотрим, как применять эту норму при различных системах оплаты труда.

Окладная система

Это самый простой из всех возможных вариантов. Чтобы найти средний дневной заработок для оплаты командировки, бухгалтер должен разделить оклад на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, в котором сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять оклад и разделить его на 29,3.

Пример 1

В сентябре 2016 года в организацию приняли двух новых работников: Иванова и Петрова. Оклад каждого из «новичков» составил 40 000 руб. в месяц.

Иванову с первого дня работы был оформлен отпуск на 7 календарных дней.

Бухгалтер определил, что средний дневной заработок Иванова составил 1 365,19 руб.(40 000 руб.: 29,3). Размер отпускных равен 9 556,33 руб.(1 365,19 руб. х 7 дн.).

Петров в первый день работы отбыл в служебную командировку на 5 рабочих дней.

При расчете среднего дневного заработка Петрова бухгалтер учел, что в сентябре 2016 года 22 рабочих дня. Таким образом, средний дневной заработок составил 1 818,18 руб.(40 000 руб.: 22 дн.). За период командировки Петров получил 9 090,9 руб. (1 818,18 руб. х 5 дн.).

Тарифная система

При тарифной системе оплаты труда работодатель чаще всего устанавливает для сотрудника часовой или дневной тариф, то есть ставку за отработанный час или день. На основании этих показателей бухгалтер должен определить расчетную месячную ставку, которую можно условно назвать аналогом оклада.

Если установлен часовой тариф, то расчетная месячная ставка равна часовому тарифу, умноженному на количество рабочих часов в году и деленному на 12 месяцев.

Если установлен дневной тариф, то расчетная месячная ставка равна дневному тарифу, деленному на 8 часов, умноженному на количество рабочих часов в году и деленому на 12 месяцев.

Далее необходимо определить средний дневной заработок. Для этого в случае командировки нужно разделить расчетную месячную ставку на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, когда сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять расчетную месячную ставку и разделить ее на 29,3.

Пример 2

В сентябре 2016 года в компанию приняли нового работника и установили ему тарифную ставку 375 руб. в час. С первого дня работы сотруднику оформлен отпуск на 10 календарных дней.

Таким образом, расчетная месячная ставка равна 61 687,5 руб. (375 руб. х 1974 часа: 12 мес.). Средний дневной заработок равен 2 105,38 руб. (61 687,5 руб.: 29,3). Размер отпускных составляет 21 053,8 руб. (2 105,38 руб. х 10 дн.).

Пример 3

В сентябре 2016 года в компанию приняли нового работника и установили ему тарифную ставку 2 000 руб. в день. С первого дня работы сотрудник отбыл в служебную командировку на 10 рабочих дней.

Таким образом, расчетная месячная ставка равна 41 125 руб.(2 000 руб.: 8 часов х 1974 часа: 12 мес.). Средний дневной заработок равен 1 869,3 руб. (41 125 руб.: 22 дня). За период командировки работник получил 18 693 руб. (1 869,3 руб. х 10 дн.).

Сдельная система

При сдельной оплате труда работник получает вознаграждение не за отработанное время, а за выполненный объем работ. Соответственно, ни оклад, ни тарифная ставка для него не установлены. В такой ситуации средний дневной заработок следует определять исходя из норм труда. Это нам подтвердил заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Иван Шкловец (см. ).

Алгоритм расчет будет таким. Прежде всего, нужно взять сдельную расценку, то есть плату за единицу изделия, и умножить на часовую норму выработки. Полученную величину примем за часовую ставку работника.

После этого часовую ставку надо умножить на количество рабочих часов в году и разделить на 12 месяцев. В итоге получится расчетная месячная ставка (условно ее можно назвать аналогом оклада).

Затем следует вычислить средний дневной заработок. Для этого в случае командировки нужно разделить расчетную месячную ставку на количество рабочих дней в месяце (подразумевается тот месяц, когда сотрудник устроился и уехал в командировку). В случае отпуска нужно взять расчетную месячную ставку и разделить ее на 29,3.

Пример 4

В сентябре 2016 года в производственное подразделение компании устроился новый рабочий. Согласно нормам выработки, установленным в данной организации, рабочий должен производить 2 детали в час. Оплата его труда составляет 100 руб. за одну деталь. В первый рабочий день новому сотруднику предоставили отпуск на 14 календарных дней.

При расчете отпускных бухгалтер учел, что в 2016 году количество рабочих часов (при сорокачасовой рабочей неделе) составляет 1974 часа.

Таким образом, часовая ставка рабочего составляет 200 руб. (100 руб. х 2 шт.). Расчетная месячная ставка равна 32 900 руб. (200 руб. х 1974 часа: 12 мес,). Средний дневной заработок равняется 1 122,87 руб.(32 900 руб.: 29,3). Сумма отпускных — 15 720,1 руб.(1 122,87 руб. х 14 дн.).

Пример 5

В сентябре 2016 года в производственное подразделение компании устроился новый рабочий. Согласно нормам выработки, установленным в данной организации, рабочий должен собирать 5 изделий в час. Оплата его труда составляет 40 руб. за сборку одного изделия. В первый рабочий день новый сотрудник отбыл в служебную командировку на 4 рабочих дня.

При оплате командировки бухгалтер учел, что в 2016 году количество рабочих часов (при сорокачасовой рабочей неделе) составляет 1974 часа, а в сентябре 2016 года 22 рабочих дня.

Таким образом, часовая ставка рабочего составляет 200 руб. (40 руб. х 5 изделий). Расчетная месячная ставка равна 32 900 руб.(200 руб. х 1974 часа: 12 мес,). Средний дневной заработок равняется 1 495 руб.(32 900 руб.: 22 дн.). За период командировки рабочий получил 5 981,82 руб. (1 495 руб. х 4 дн.).

Как рассчитать командировочные в 2020 году

Всем командированным работникам гарантируется возмещение расходов на основании гл. 24 Трудового кодекса Рф. Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей законодательство устанавливает только общие рекомендации, а для учреждений бюджетной сферы действуют строгие нормативы (Постановление Правительства № 916 от 12.10.2013 и № 749 от 13.10.2008).

Командировочные расходы включают:

• траты за проезд к месту командирования и обратно;
• затраты на проживание;
• дополнительные траты на проживание (суточные);
• средний заработок;
• иные траты, разрешенные работодателем.

Как работает калькулятор командировочных онлайн

Шаг 1. В первой графе калькулятора укажите суммарный заработок работника за расчетный период. Вы можете считать сумму больше, чем за месяц, в этом случае не забудьте просуммировать зарплату и прочие выплаты работнику.

Шаг 2. Укажите в днях, сколько дней отработал сотрудник за расчетный период и сколько был в командировке.

Шаг 3. Введите размер суточных, которые установлены в организации. Эта сумма должна быть установлена локальным актом.

Шаг 5. Результат отобразится в таблице ниже. Кроме суммы командировочных калькулятор рассчитает средний дневной заработок и сумму суточных.

Как рассчитываются командировочные

Транспортные расходы сотрудника работодатель обязан оплатить в полном объеме при условии предоставления подтверждающих документов. Это могут быть билеты, чеки, квитанции на пользование любыми видами транспорта (речной, морской, воздушный, наземный), кроме такси для бюджетных учреждений. Билеты на пользование услугами такси в каестве командировочных расходов могут быть приняты только в случае, если другие виды транспорта недоступны. Вопрос актуален для мелких населенных пунктов.

Для федеральных бюджетников установлен перечень ограничений, он представлен в пункте 2 Постановления № 916.

С тратами на проживание (наем жилого помещения) аналогичная ситуация. Оплата производится за фактически произведенные и подтвержденные расходы. В целях экономии в учреждении может быть установлен предельный лимит стоимости проживания за 1 сутки. Как, например, установлено для федеральных госслужащих — не более 550 рублей. Законодательством допускается оплата превышающих затрат за счет экономии средств по данной статье расхода, но требуется распоряжение руководителя.

При расчете суточных при командировках в 2020 году максимального и минимального предела не установлено, то есть плата за один день в служебной поездке может быть и 5 рублей, и 10 000 рублей. В статье 217 НК РФ установлены предельные значения выплат, которые не подлежат налогообложению: по России — 700 рублей в сутки и 2 500 рублей при поездках за границу. Если суточные в организации превышают утвержденные нормы, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать налог на доходы физических лиц.

Для государственных служащих федерального уровня установлен лимит суточных — 100 рублей в день.

Определяйте средний заработок для расчета командировочных по правилам:

1. Для подсчета средней заплаты учитывайте данные о начислениях за предшествующие 12 календарных месяцев. Если сотрудник еще не отработал один год, то производите расчеты за фактически отработанный период (ст. 139 ТК РФ).
2. Исключите из общего количества дней периоды пребывания на больничном, в отпуске по беременности и родам или уходу за ребенком. Подробно о том, какие периоды исключать, сказано в п. 5 Постановления № 922.
3. Из общего заработка исключите начисления по больничным листам и пособиям, отпускам по уходу за ребенком. Начисления за предыдущую командировку следует включить в расчет.

Полученную сумму общего заработка делим на фактически отработанные дни, получаем среднедневную заработную плату. Теперь умножаем полученный показатель на число дней пребывания в служебной поездке.

При расчете отпускных обязательно учитывайте выплату среднего заработка за командировку, так как сотрудник работал (выполнял служебное задание). Если исключить командировочные выплаты из расчета, то отпускные получатся меньше, чем если бы сотрудник никуда не ездил. За командированным сотрудником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок на период пребывания в поездке, так гласит статья 167 ТК РФ.

Расчет командировочных в 2020 году с примерами

Рассмотрим спорные ситуации в подсчетах затрат при направлении сотрудников в служебные поездки.

Пример 1. Оплата суточных.

Специалист отправился в командировку на своем автомобиле. Период поездки: 30 сентября - 5 октября 2020 г. Фактический день возвращения — 08.10.2018 (из-за поломки). Как оплатить суточные?

Оплату суточных следует производить за все дни поездки (праздничные, выходные, дни прибытия и отбытия, простой, задержка). Следовательно, оплачивайте все дни с 30 сентября по 8 октября.

Пример 2. Оплата среднего заработка.

Работник направлен в командировку на 14 календарных дней с 09.10.2018.

За период с 09.10.2016 по 08.10.2018:

Рассчитываем среднедневной заработок: 415 200,00 / 174 = 2386,21 рублей.

Определяем размер командировочных к выплате за период поездки: 2386,21 × 14 = 33 406,94 рублей.

Как оплатить время командировки работника: из среднего заработка или просто выплатить зарплату? Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому за время нахождения работника в командировке ему следует выплатить средний заработок . Выплачивая работнику зарплату за время нахождения его в командировке, работодатель нарушает действующее законодательство.

Расчет среднего заработка для командировки

Порядок расчета среднего заработка регламентирован 139 статьей ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. При любом режиме работы расчет средней зарплаты производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).

Посмотрим, какие действия следует выполнить, чтобы исчислить средний заработок за дни нахождения работника в командировке.

1. Определите количество дней, за которые следует выплатить средний заработок при командировке

Из среднего заработка оплачиваются только те дни работы по графику, установленному в организации, которые работник не смог отработать в связи с отъездом в командировку. Для этого у бухгалтера должен быть табель учета рабочего времени.

2. Определите сумму выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

При исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления № 922). То есть в расчет включаются выплаты:

• предусмотренные системой оплаты труда, например, Положением об оплате труда;
• начисленные за работу.

Выплаты, произведенные в расчетном периоде другими работодателями, учитываться не должны. А премии включаются в расчет среднего заработка по правилам пункта 15 Постановления № 922.

3. Определите количество дней, которые следует включить в расчет

Средний заработок, независимо от режима работы сотрудника, рассчитывается исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Постановления № 922). То есть, если работник направлен в командировку в августе 2014 года, то расчетным периодом будет период с 1 августа 2013 г. по 31 июля 2014 г.

Организация может предусмотреть локальными нормативными актами другой период, если это не будет ухудшать положение работников.

Согласно нормам пункта 5 Постановления № 922, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

4. Исчислите средний дневной заработок

Для этого сумму выплат, произведенных работодателем в расчетном периоде, разделите на количество рабочих дней, отработанных работником в расчетном периоде.

5. Исчислите средний заработок за дни нахождения работника в командировке

Для этого сумму среднего дневного заработка следует умножить на количество дней, определенных в пункте 1.

Пример расчета среднего заработка

А. А. Кочкина принята на работу в ООО «Вектор» 01.02.2005 года. Оклад — 40 000 рублей. 25 февраля 2006 года она направлена в служебную командировку на 4 дня. В расчетном периоде — 249 рабочих дней. Сотрудница полностью их не отработала из-за болезни (8 рабочих дней в августе расчетного периода) и ежегодного оплачиваемого отпуска (14 рабочих дней в сентябре расчетного периода).

В августе А. А. Кочкиной начислена заработная плата в размере 26 086, 96 руб., а в сентябре — 12 000 рублей.

Определим средний заработок за дни нахождения Кочкиной в командировке.

1. Количество дней, за которые следует выплатить средний заработок, — 4.

2. Определяем суммы выплат:

(40 000 рублей х 10 месяцев) + 26 086, 96 руб. + 12 000 рублей

= 438 086, 96 руб.

3. Определяем количество фактически отработанных дней:

249 — 8 — 14 = 227 дней.

4. Определяем средний дневной заработок:

438 086, 96 / 227 = 1 929,90 руб.

5. Определяем средний заработок за дни нахождения в командировке:

1 929,90 руб. х 4 = 7 719,59 руб.

Начисление среднего заработка при командировке – операция, которую бухгалтеру любой компании приходится делать достаточно часто. Рассчитывают его, опираясь на ст. 139 ТК РФ и Положение, утв. постановлением Правительства № 922 от 24.07.2007. Разберемся в особенностях начисления средней зарплаты за время служебной командировки.

Оплата по среднему заработку: командировка

Сохранение среднего заработка командированному сотруднику гарантирует п. 9 положения № 749 от 13.10.2008. Расчет осуществляется из 12 предшествующих месяцев (или реально отработанного времени) и зарплаты, выплаченной в этот период. Важно помнить, что в исчислении учитываются исключительно рабочие дни, а не календарные.

В расчет включаются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, действующей в компании. Не входят дни и суммы, относящиеся к оплате больничных, отпусков (в т.ч. без содержания), простоя не по вине сотрудника, командировки и т.п.

Пример расчета среднего заработка при командировке:

Сотрудник направлен в командировку на 5 рабочих дней с 1-го по 7-е марта 2018. Период расчета – с марта 2017 по февраль 2018 составляет 248 дн. (212 дн. в 2017г. + 36 дн. за январь и февраль 2018). Сумма заработка составила 500 000 руб. Отвлечений из рабочего процесса не происходило.

СЗ = 500 000 / 248 х 5 = 10 080,65 руб.

Переходящая командировка: расчет среднего заработка

У бухгалтера часто возникает вопрос, как рассчитывать средний заработок по командировке, переходящей из одного месяца в другой? Законодатель не дает конкретных разъяснений, однако, по логике действующих правил бухучета, можно сделать такие выводы:

• Средний заработок – та же зарплата, которую выплачивают за определенный месяц в установленные сроки;
• Каждому отчетному месяцу соответствует расчетный период из 12 предыдущих месяцев, что предполагает разные периоды расчета для разных месяцев.

Пример расчета среднего заработка для переходящей командировки:

Сотрудник направлен в командировку с 26 февраля по 7 марта 2018. На февраль выпадает 3 дня, на март 5. Расчетные периоды для дней командировки:

• в феврале – с февраля 2017 по январь 2018 – 247 дней (доход 486 000 руб.);
• в марте – с марта 2017 по февраль 2018 – 248 дней (доход 500 000 руб.).

Рассчитаем сумму средней зарплаты на время командировки:

в феврале 486 000 / 247 х 3 = 1967,61 х 3 = 5902,83 руб.

в марте 500 000 / 248 х 5 = 2016,13 х 5 = 10 080,65 руб.

Общая сумма составляет 15 983,48 руб., но выплачивать ее следует в установленные дни зарплат, а не сразу общей суммой, поскольку колебания величины ФОТ зачастую вызывают вопросы в контролирующих и статистических органах. К тому же средний заработок – отнюдь не суточные, которые должны быть выданы общей суммой перед тем, как сотрудник должен отбыть в командировку.

Доплата к среднему заработку при командировке

Случается, что средний заработок, рассчитанный по представленному алгоритму, ниже фактической заработной платы, которую бы получил сотрудник, если бы не был направлен в командировку. ТК РФ не дает права работодателям ухудшать положение сотрудника (ст. 8 и 9 ТК РФ).

В таком случае сотруднику следует компенсировать разницу между средним заработком, полагающимся в период командировки, и реальной оплатой труда за отработанное время. Важно предусмотреть этот пункт в трудовом (коллективном) договоре или другом локальном акте, например, в Положении об оплате труда сотрудников компании.

Бухгалтеру, после расчета среднего заработка по командировке, предстоит сравнить полученный результат с величиной зарплаты, исчисленной за фактически отработанное время.

Пример расчета доплаты среднего заработка по командировке до размера зарплаты:

Сотрудник направлен в командировку с 15 по 28 февраля 2018 года на 10 рабочих дней. Положение об оплате труда фирмы предусматривает оплату командировок на базе расчета среднего заработка, но не ниже величины фактической зарплаты, исчисленной за этот период.

Бухгалтер сделал расчет обоих показателей:

• Расчет среднего заработка:

Расчетный период – с февраля 2017 по январь 2018 составил 247 дней. Его оклад составляет 30 000 руб. При этом с 1 по 28 августа (20 раб. дн.) он находился в отпуске (этот период в расчет не принимают), отработал в августе 3 дня, заработав 3913,04 руб. (30 000 / 23 дн. х 3 дн.).

В декабре им получена премия по итогам работы за год в размере 12 000 руб. Она учитывается при расчете среднего заработка в пропорции на принимаемые в расчет месяцы.

СЗ = ((30 000 х 6 мес. + 36 000 х 5 мес. + 3913,04 + 12 000 / 12 мес. х 11 мес.) / (247 дн. – 20 дн.)) х 10 дн. = 16 516 руб.

• Расчет фактической зарплаты

В феврале 2018 года 19 раб. дн.

Сумма зарплаты за время командировки:

36 000 / 19 дн. х 10 дн. = 18 947,37 руб.

• Разница между фактической зарплатой и средним заработком составила:

2431,37 руб. (18 947,37 – 16 516)

Ее доплатит работодатель, поскольку такая норма закреплена локальным актом. В общей сложности сотрудник получит 36 000 руб. за минусом НДФЛ.

Отметим, что в этом примере повышение оклада в сентябре коснулось одного работника, поэтому средний заработок рассчитывался без применения коэффициента повышения. Подобный коэффициент применяется, если произошла индексация зарплаты в целом по компании (п. 16 Положения № 922).

Продолжим пример. Допустим, что увеличение зарплаты сотрудника стало следствием индексации зарплаты по предприятию. В этом случае расчет несколько изменится – бухгалтер внесет коррективы:

• коэффициент повышения составил 1,2 (36 000 / 30 000).
• средний заработок рассчитают с учетом повышающего коэффициента:

(30 000 х 1,2 х 6 + 3913,04 х 1,2 + 36 000 х 5 + 12 000 / 12 х 11) х 10 = 18 136,4 руб.

В этом случае разница, которую доплатит бухгалтер к среднему заработку по командировке, составит 810,97 руб. (18 947,37 – 18 136,40).

Направив сотрудника в другую местность на определенный срок для выполнения производственного задания, работодатель вступает в особые отношения с командированным работником.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Российское законодательство детально описывает возникновение, становление и развитие всех этапов командировки, включающие в себя условия, требования и нормативы.

Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ:

Показатели	Командировка	Разъездной характер работ
Место выполнения	Вне расположения постоянного места работы	Служебные обязанности постоянно выполняются в пути
Периодичность	Разовое поручение	Постоянно в течение длительного времени
Длительность	До 40 дней	Срок неограничен
Приказ по предприятию	Оформляется на каждое задание	Утверждается один раз в начале трудовой деятельности
Документальное оформление	В течение 3 дней после поездки оформляется	Не требуется

Нормативная база

Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.

Скачать некоторые документы вы можете здесь:

Что включается в состав выплат?

Организация, направляя работника на конкретный срок для выполнения производственного задания, обязана компенсировать расходы, связанные с выполнением данного поручения:

• суточные;
• затраты для найма жилого помещения;
• расходы, необходимые для проезда к месту командировки (в оба конца);
• прочие расходы, необходимые для выполнения задания и согласованные с администрацией предприятия.

По среднему заработку или по окладу?

Как оплатить расходы? За командированным сотрудником на постоянном месте работы сохраняется .

Алгоритм начисления оплаты работнику, находящемуся в отъезде, прописан нормативными документами и находит отражение во внутренних положениях организации.

Исключением из правил служит , которое рассчитывается в повышенном размере от оклада.

Когда возможна доплата к командировочным?

Хотя трудовое законодательство гарантирует сохранение оплаты труда на постоянном месте работы, многие работодатели выплачивают дополнительные надбавки откомандированным работникам.

Размеры дополнительных начислений находят отражение в , утвержденном на предприятии. В большинстве своем это касается случаев, когда средний заработок значительно ниже размера оплаты «по окладу».

К установленным законодательно нормам выплаты суточных, организации вправе начислять дополнительные суммы.

Все выплаты, осуществляемые сверх нормы, должны быть прописаны в местных локальных актах.

В Положении о командировках находят отражение следующие вопросы:

• регламент и величина компенсации положенных выплат ( , аренда жилья, проездные расходы);
• алгоритм взаимодействия сотрудника и работодателя в различных ситуациях;
• перечень необходимых документов, предоставляемых после командировки;
• описание индивидуальных правил поведения командированных работников;
• прочие дополнительные нормативы, применение которых не ухудшает положение персонала в сравнении с принятыми законодательно.

Все дополнительные условия находят отражение:

• в конкретного сотрудника.

Оплата командировки в 2020 году

Общая схема

Ответ на вопрос «Как оплачивается командировка?» предоставляется в алгоритме действий, утвержденных законодательно.

Возникающая производственная необходимость командировки отображается в письменном решении работодателя по одной из форм:

• (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а);
• распоряжение.

Бланки форм можно скачать тут:

С 2020 года отменено требование по заполнению командировочных удостоверений, и журнал учета командировок.

Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2020 году подтверждают документы:

• по оплате проезда до места назначения и обратно;
• счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
• договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.

Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:

• служебным транспортом;
• личным транспортным средством;
• транспортом, используемым по доверенности.

По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).

Размер суточных ограничивается количеством дней нахождения в командировке.

Авансовый отчет проходит проверку в экономической службе организации и утверждается руководителем.

Затем производится перерасчет ранее выданных авансовых средств и выводится конечный итог по отчету:

• сотруднику выдается сумма, истраченная сверх полученной раннее;
• работник возвращает в кассу предприятия остаток денежных средств.

За дни нахождения в пункте откомандирования сотруднику производится начисление оплаты труда по среднему заработку.

Основания для выплат

На основании приказа на командировку, в котором указываются следующие данные:

• уставные реквизиты организации;
• номер регистрации и дата документа;
• индивидуальные данные сотрудника, направляемого в командировку;
• цель производственного задания;
• пункт командирования;
• дата прибытия на место;
• общий срок на выполнение поставленной задачи;
• способ передвижения;
• источник финансирования командировки.

Бухгалтерский отдел предприятия производит начисление авансовой суммы на предстоящую командировку. Работник получает причитающуюся ему сумму по расходному кассовому ордеру.

По возвращению сотрудник сдает все полученные чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.

Основанием для дополнительных выплат будет служить перерасчет раннее полученных авансовых сумм с учетом представленных документов.

Оплата дней

Количество времени, необходимое для расчета суточных, определяется по приложенным к авансовому отчету документам.

Даты приезда и отъезда отражены в транспортных билетах, период проживания – в счете гостиницы.

Суточные оплачиваются за каждый день нахождения в командировке, т.е. за календарное количество дней.

Оплата по средней заработной плате производится на основании графика рабочего времени, заполненного принимающей стороной.

Расчет среднего заработка

Труд работника, направляемого в командировку, оплачивается на основании расчета среднего заработка.

Последовательность действий определяется нормативными актами:

• Расчетным путем находится итоговая величина заработной платы, начисленной работнику за 12 месяцев, предшествовавшие периоду командировки.
• Исключаются начисления, которые не могут входить в основную заработную плату (например, или ).
• Определяется количество дней, фактически отработанных сотрудником, за последний год, исключая периоды болезни, командировок и прочих неявок на постоянное место работы.
• Делением величины итогового заработка за последние 12 месяцев на количество дней, отработанных в тот же период, находят размер средней заработной платы.

Учет рабочего времени

Сотрудник, прибывший на место командирования, подчиняется распорядку рабочего времени принимающей стороны.

По возвращению на постоянное место работы в экономические службы фирмы сдается , заполненный по месту командировки.

Следует учесть тот факт, что оплата на основании представленного табеля производится с учетом индивидуального графика сотрудника на основном месте работы.

Суточные

Командированный сотрудник за каждые сутки гарантировано получает фиксированные суммы, подпадающие под понятие «суточных».

В итог количества дней для расчета включаются:

• все дни в пути для прибытия на место назначения и обратно;
• каждый день нахождения по месту назначения, включая выходные и праздничные даты.

Размер суточных за один день законодательно установлен в размере 700 рублей на территории Российской Федерации и 2500 руб. - при заграничных командировках.

Предприятия имеют право выплачивать суточные сверх установленных норм, закрепив свои размеры доплат в локальных актах.
Командированный работник не должен отчитываться по использованным суточным.

Возмещение расходов

Расходы, совершенные в разумных пределах, согласно законодательству, и подтвержденные документально, подлежат денежной компенсации.

Однако зачастую субъективная потребность или производственная необходимость вынуждают командированного работника производить дополнительные расходы.

Совершенные по согласованию с руководством и закрепленные в Положении о командировках, данные затраты также принимаются администрацией посылающей организации к возмещению.

За время в пути

Согласно приложенным к авансовому отчету первичным документам (авиа-, ж/д- или авто-билеты) сотруднику оплачивается стоимость проезда.

При использовании служебного или личного транспорта путевые расходы возмещаются на основании предъявленного путевого листа и кассовых чеков АЗС.

Арбитражная практика свидетельствует, что экономически обоснованные затраты на услуги такси, правомочно включать в оплату проезда.

Питание

В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».

Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.

В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.

В этом случае, стоимость завтрака:

• исключается из расчета налога на прибыль;
• учитывается для налогообложения НДФЛ и страховых взносов.

Проживание

Законодательно нет установленного лимита для оплаты компенсации найма жилого помещения, важным условием при этом служит экономическая выгода произведенных расходов.

В Положении о командировках имеет смысл отметить разрешенную «классность» гостиничных услуг, в зависимости от штатной должности командированного сотрудника.

Оплачиваются ли багаж и страховка?

Хотя страховой сбор, включенный в стоимость проездного билета, не относится к расходам на проезд, но, в то же время включается в налогообложение прибыли, а, значит, может быть принят к оплате.

Возмещение стоимости багажа носит чисто индивидуальный характер. Каждый конкретный случай необходимо рассматривать с точки зрения экономической выгоды и производственной необходимости.

Включение оплаты стоимости страхового сбор и багажа в перечень принимаемых расходов, утвержденных локальными актами, избавит от возможных проблем.

Нюансы

Командировка – понятие очень емкое и масштабное. И, как бы хорошо не разбирались в данном вопросе, всегда может возникнуть много сомнений.

Если среднего заработка нет (отработан неполный год)

Для расчета средней заработной платы за не полностью отработанный год за основу принимается другой расчетный период, равный фактическому времени работы на данном предприятии. Количество рабочих дней также рассчитывается за этот же временной отрезок.

Если дни выпали на выходные или праздники

Выполнение служебных обязанностей в выходные или праздничные дни оплачивается не менее, чем в 1,5-2 раза от оклада по штатному расписанию.

Следует иметь в виду, что оплата осуществляется только в том случае, если сотрудник действительно работал в эти дни.

Время в пути рабочим не считается и оплата за этот период не производится.

По нормативам, закрепленным в Положении о командировках, время в пути, выпавшее на выходной или праздничный день, может быть компенсировано предоставлением отгула с оплатой в 1-нарном размере.

Пример:

Инженер Петров В.П. (ООО «Вымпел» г.Москва) был направлен с 8 июня в командировку в филиал фирмы (г.Пермь) для монтажа технологического оборудования сроком на 10 дней. Установка и монтаж производились в срочном порядке, поэтому Петров В.П. работал в выходные и праздничные дни 11,12 и 13 июня. По возвращении в головной офис фирмы инженер написал о предоставлении .

Отгулы сотруднику были предоставлены. Оплата за работу в выходные и праздничные дни с 11 по 13 июня была произведена в одинарном размере.

Если командировка за счет принимающей стороны

Организации заключают соглашение в письменном виде, в котором фиксируется факт возмещения командировочных расходов принимающей стороной.

Выплаты при сменном графике

Оплата труда по среднему заработку происходит за фактические смены явки, опираясь на график работы сотрудника по основному месту работы.

Рабочие смены, которые совпадают с основным графиком, оплачиваются по среднему заработку.

Дни работы в командировочный период, совпадающие по времени с выходными на постоянном месте работы рассчитываются по ставке выходного дня.

Пример:

Технолог Иващенко Р.И. (ООО «Рост» г. Пенза) был направлен в командировку с 6 июня для проверки работы филиала в г.Ноябрьск сроком на 9 дней. На основном месте работы технолог работал по сменному графику 2/2. 6 и 14 июня – время в пути. 12 июня Иващенко Р.И. не работал, так как у работников филиала был выходной день.

График работы по основному месту работы на время командировки	Даты
Рабочие смены	6; 7; 10; 11; 14 июня
Выходные дни	8; 9; 12; 13 июня

За время работы 7, 10,11 июня Иващенко Р.И. было начислена заработная плата по среднему заработку.

Период выполнения трудовых обязанностей 8, 9 и 13 июня было оплачено в двойном размере, согласно Положению о командировках и письменного заявления работника.

Оплата по совместительству

Отправляясь в командировочную поездку, совместитель на другом месте работы оформляет административный .

Выплаты сдельщикам

При расчете оплаты командированным сотрудникам, числящимся на сдельной оплате труда, для определения суммы выплаты учитывается среднечасовой заработок.

Если нет подтверждающих документов

Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся на основное место работы. При составлении авансового отчета обнаружилось, что многие подтверждающие документы пропали.

Что делать? Нужно попробовать восстановить.

В случае невозможности документального подтверждения необходимой информации руководитель предприятия принимает решение принять расходы к учету.

Сумма неподтвержденных выплат компенсируется сотруднику. Но при расчете налога на прибыль уже не учитывается.

Кроме того, происходит начисление НДФЛ и страховых сборов.

Как оплатить без посадочного талона?