Введение. Типовые задачи описания бизнес-процессов

а ранних этапах проектов, целью которых является реорганизация бизнес-процессов и внедрение информационных систем, у руководителей и специалистов наиболее часто возникают следующие вопросы:

1. каких результатов с точки зрения улучшения деятельности организации можно добиться, используя технологии описания и реорганизации бизнес-процессов;
2. какое программное обеспечение использовать в проекте («ARIS лучше BPwin?», «ERwin лучше ARIS?» и т.п.);
3. как моделировать процессы с использованием продукта «Х»;
4. как проводить анализ и выявлять проблемы при помощи продукта «Х»;
5. какую методологию использовать для описания процессов;
6. что делать дальше с полученными моделями бизнес-процессов.

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют так или иначе создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. В то же время существуют системы, ориентированные в первую очередь на создание моделей процессов и неудобные или вообще не предназначенные для создания моделей данных и настройки СУБД. Очевидно, что выбор системы определяется целями проекта и в значительной мере влияет на весь его дальнейший ход. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании и ее специалистами нескольких аспектов:

1. целей проекта;
2. требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
3. возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом требований п. 2;
4. особенностей разрабатываемой/внедряемой информационной системы.

Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, а также основные задачи, которые данный проект должен решить. В нашей статье сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций (систем обозначений, принятых при моделировании), используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации. Предполагается, что этот материал послужит основанием для дискуссии, посвященной проблемам эффективного применения CASE-систем для описания и анализа бизнес-процессов предприятий.

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO 9000 и т.д. Для каждой такой задачи существуют определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1. какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
2. в какой последовательности выполняются эти процедуры;
3. какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
4. роли и ответственности - кто выполняет процедуры процесса;
5. какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
6. какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
7. какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
8. какие документация/условия регламентируют выполнение процедуры;
9. какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом;
10. существует ли последовательность процессов, минимизирующая затраты (в том числе стоимость, время и т.д.);
11. насколько процесс поддерживается/будет поддерживаться информационной системой.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, так как ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

Нотация ARIS Organizational Chart

Нотация Organizational Chart является одной из основных нотаций ARIS и предназначена для построения схем организационной структуры предприятия. Как правило, эта модель строится в начале проекта по моделированию бизнес-процессов. В модели отражаются существующие подразделения предприятия в виде иерархической структуры, как показано на рис. 5 .

Модель строится из объектов «Organizational unit», «Position», «Internal person» и др. Заложенные в нотацию виды связей позволяют отразить различные виды отношений между объектами организационной структуры. В представленном на рис. 5 примере «Предприятие» управляется «Директором», при этом используется тип связи «is Organization Manager for». Иерархия подразделений строится при помощи связей типа «is composed of». Кроме того, могут быть указаны должности - «Position» и фамилии реальных сотрудников, их занимающих: «Internal person», а также тип связи «occupies».

Кроме моделей иерархии подразделений, могут быть построены модели иерархии подчиненности в проектных командах, группах и т.д. Все отраженные в моделях объекты могут быть использованы в дальнейшем при построении моделей бизнес-процессов. При построении сложных иерархических структур может быть использована декомпозиция, например структура подразделения может быть отражена на более детальной схеме.

Нотации, поддерживаемые BPwin 4.0

Описание нотаций IDEF0 и IDEF3

Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. IDEF0 получила чрезвычайно широкое распространение и является, в частности, стандартом в таких международных организациях, как НАТО и МВФ. Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Объекты нотаций IDEF0 и IDEF3 показаны в табл. 2 и .

Семантика построения моделей IDEF0 и IDEF3 предполагает соблюдение четких правил. Полное описание стандартов IDEF можно найти на сайте http://www.idef.com/ .

Пример описания бизнес-процесса в нотации IDEF0 показан на рис. 8 (соответствует процессу, показанному на рис. 3).

Одной из особенностей описания процессов в нотации IDEF0 является четкое выявление достоинств и недостатков бизнес-процессов. Работы на диаграмме IDEF0 располагаются в порядке доминирования - с левого верхнего угла диаграммы в правый нижний. В левом верхнем углу размещается либо самая важная работа, либо работа, выполняемая первой. Стрелки связывают работы, при этом различается пять типов связей. Стрелка, направленная с выхода вышестоящей работы на вход или управление нижестоящей, является прямой связью; стрелка, направленная с выхода нижестоящей работы на вход или управление вышестоящей, является обратной связью. Отсутствие обратных связей, работы без выхода или управления, дублирующиеся работы указывают на несовершенство бизнес-процессов.

В нотации IDEF3, так же как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса. Диаграмма в нотации IDEF3 позволяет представить процесс целиком, причем отслеживается последовательность выполнения операций и логика выполнения процесса.

Описание нотации DFD

Нотация DFD предназначена для описания информационных потоков в обследуемой организации. Объекты нотации DFD показаны в табл. 4 . Наличие объектов «хранилище данных» и двунаправленных стрелок позволяет наиболее эффективно описать документооборот и требования к информационной системе.

Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления - стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих воздействий (например, документов и информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель Workflow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются.

Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPwin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели. Для групповой работы над большими проектами предусмотрено хранение моделей BPwin в репозитарии Model Mart (поставляется отдельно). Model Mart является хранилищем моделей для BPwin и ERwin и использует реляционные СУБД Oracle, Informix, MS SQLServer, Sybase). В нем предусмотрено администрирование, в том числе разграничение прав доступа до уровня объекта модели, сравнение версий, слияние моделей и т.д.

Часто одним из недостатков BPwin сторонники ARIS называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (критерий - обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPwin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPwin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать. Следует подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, то есть требуется детальное описание наиболее сложных, проблемных областей деятельности, а не тотальное описание всех процессов. Как ни странно, в среде директоров компаний распространено убеждение в том, что детальное описание процессов само по себе представляет ценность и может решить многие проблемы. Но это далеко от истины. Именно понимание того, что нужно описывать и какие аспекты функционирования реальной системы при этом отражать, определяет успех проекта по моделированию бизнес-процессов.

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией - так называемыми соглашениями по моделированию. Разработка этих соглашений сама по себе является сложной, дорогостоящей и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPwin отличается простотой в использовании и достаточно строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более «тяжелым» инструментом, по сравнению с BPwin, но в итоге это оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

Выводы. Рекомендации по применению систем в зависимости от типовых задач

азличные ситуации применения инструментальных средств моделирования бизнес-процессов и их экспертная оценка по 5-балльной шкале показаны в табл. 7 .

Позиционирование систем можно провести по отношению к решению задачи моделирования бизнес-процессов (рис. 13).

Таким образом, для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человек в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BPwin. Для крупных и/или длительных проектов (например, таких как внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISO, TQM) больше подходит ARIS. Следует отметить, в что системе ARIS Toolset неудобно создавать информационные модели, а проектирование и настройка баз данных не предусмотрена. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы.

Август-Вильгельм Шеер. Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы. Москва: Просветитель, 1999.

КомпьютерПресс 1"2002

На рис. 2.30 представлена одна из важнейших нотаций ARIS - нотация ARIS VAD. Диаграмма цепочки процесса, добавляющего ценность, использует­ся при описании бизнес-процессов организации на верхнем уровне. Как прави­ло, консультанты, использующие ARIS, рекомендуют выделять шесть-восемь бизнес-процессов верхнего уровня и описывать их в нотации ARIS VAD. За­тем выполняется декомпозиция полученных процессов верхнего уровня в но­тации ARIS VAD или ARIS еЕРС. Рассмотрим объекты нотации ARIS VAD, представленные на рис. 2.30.

Основным объектом нотации ARIS VAD является Value-added chain - процесс или некоторая группа функций организации, которая служит для получения добав­ленной ценности. Объекты соединяются между собой пунктирной стрелкой, кото­рая имеет тип is predecessor of («является предшественником»). Этот тип связи по­казывает, что один процесс - предшественник другого. Очевидно, однако, что на практике все основные процессы цикличны. Кроме того, они имеют обратные свя­зи. Поэтому термин is predecessor of, на наш взгляд, является неудачным.

Между процессами, приведенными на рис. 2.30, могут быть отображены пото­ки материальных ресурсов и информации, для описания которых можно вос­пользоваться объектами типа Cluster и Technical term, соответственно. Для опи­сания инфраструктуры, необходимой для выполнения процесса, в данном приме­ре выбраны типы объектов Product/Service и Information service. Выбор типов объек­тов для отображения реальных потоков является в достаточной степени услов­ным. Очень важно в начале работ по моделированию процессов определиться, какие именно типы объектов будут использованы и какие объекты реального мира они будут отображать. Так, в случае примера, приведенного на рис. 2.30, можно было бы показать все потоки (информационные и материальные) при помощи объектов типа Technical term.

На рис. 2.30 показаны также объекты Organizational unit, отображающие под­разделения, выполняющие соответствующие процессы.

Объекты соединяются между собой при помощи связей определенного типа (см. рис. 2.30). Например, информационный поток, отображаемый объектом Cluster, является входящим для первого процесса и связан с ним при помощи стрелки типа is input for («является входом для»). Другой пример - тип связи executes («исполняет») между объектами Value-added chain и Organizational unit. Тип связи is used by показывает, что Product/Service используется процессом и т.д. Таким образом, в методологии ARIS важнейшим требованием является корректный выбор и дальнейшее использование связей и объектов определенного типа.

На рис. 2.31 представлен пример модели верхнего уровня, выполненный в нотации ARIS VAD. Вы уже знакомы с этим процессов. Выше, на рис. 2.16, этот же процесс представлен в нотации IDEF0.

88____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов________________________________ 89

Принципы построения диаграммы процесса верхнего уровня в нотации ARIS VAD существенно отличаются от нотации IDEF0. Так. в нотации ARIS VAD стрелки могут входить в любую сторону объекта Value-added chain. (Напомним, что в нотации IDEF0 каждая сторона объекта Activity (функция) имеет глубоки и смысл). На рис. 2.32 представлена ситуация, возможная в нотации ARIS VAD. когда на диаграмме процесса приводится множество обратных связей, которые понятны только аналитику, создавшему модель.

Указанный недостаток нотации ARIS VAD можно исключить, заранее ого­ворив возможность специального использования обратных связей, как, напри­мер, на рис. 2.33. Отметим, что у специалистов по ARIS такой подход может вызвать критику, так как противоречит нотации. Но мы придерживаемся той точки зрения, что это вполне допустимо, так как модели верхнего уровня в нотации ARIS VAD реально могут быть использованы лишь в качестве простей­шего способа графического изображения цепочки процесса.

Заканчивая обзор нотации ARIS VAD, еще раз акцентируем внимание на том, что указанная нотация в большей степени носит иллюстративный характер и не предназначена для создания комплексных моделей процессов верхнего уровня организации.

90 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

2.7.2. Нотация ARIS еЕРС - расширение нотации IDEF3

Нотация ARIS еЕРС (extended Event Driven Process Chain) - расширенная цепочка процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалис­тами компании IDS Scheer AG, Германия, в частности, профессором Шеером. В табл. 2.2 приводятся основные объекты, используемые в рамках нотации.

Таблица 2,2 Основные объекты, используемые при построении диаграмм еЕРС

Помимо основных объектов, указанных в табл. 2.2, при построении диаграм­мы еЕРС могут быть использованы многие другие объекты. На практике приме­нение большого числа объектов различных типов нецелесообразно, так как это значительно увеличивает размер модели и затрудняет ее прочтение.

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 91

Для понимания смысла нотации ARJS сЕРС рассмотрим основные используе­мые типы объектов и связей (рис. 2.34-2.38). На рис. 2.34 представлена простей­шая модель ARIS еЕРС, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Из рис. 2.34 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрел­ка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» (activates) или иници­ирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» (creates) Событие 2, за которым следует символ логического оператора «И», «запускающий» выпол­нение Функций 2 и 3.

Внимательный анализ нотации ARIS еЕРС показывает, что она практически не отличается от нотации IDEF3. Важнейшим отличием ARIS еЕРС является наличие объекта «событие» (event). Этот объект служит для отображения в модели возможных результатов выполнения функций, в зависимости от которых выпол­няется та или иная последующая ветвь процесса. Нотация ARIS еЕРС называет­ся, очевидно, расширенной именно вследствие наличия в ней объекта «событие» (в IDEF3 такого объекта нет). На рис. 2.35 приводятся примеры применения символов логики и событий при построении моделей в нотации ARIS еЕРС.

При построении моделей в ARIS еЕРС необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждая функция должна быть инициирована событием и завершаться
событием;

2. В каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускаю­
щей» ее выполнение, и выходить не более одной стрелки, описывающей
завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные требования к формирова­нию моделей в ARIS. Их можно изучить с помощью методического материала «Методы ARIS». который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта, а также в .

На рис. 2.36 показано применение различных объектов нотации ARIS еЕРС при создании модели бизнес-процесса.

92____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Из рис. 2.35 и 2.36 видно, что бизнес-процесс в нотации ARIS еЕРС представ­ляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполне­ния. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в ARIS еЕРС визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено вы-

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов___________________________________ 93

полнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели СИМ-ЮЛЫ логики позволяют отразить ветачение и слияние бизнес-процесса. Для по­лучения информации о реальной длительности процессов и визуального отобра­жения загруженности персонала в процессе можно использовать другие инстру­менты описания, например диаграммы Гантта в системе MS Project.

Рассмотрим примеры применения нотации ARIS еЕРС для описания биз­нес-процессов. На рис. 2.37. представлен бизнес-процесс обработки заказа кли­ента. Этот же процесс изображен в нотации IDEF3 на рис. 2.23.

Процесс начинается с события «Поступил заказ клиента». Это событие ини­циирует функцию «Выполнить учет заказа в системе», которую выполняет менед­жер Отдела сбыта. Для выполнения работы он использует «Систему учета зака­зов». Результат выполнения функции отображается событием «Учет заказа вы­полнен». После этого менеджер Отдела сбыта выполняет функцию «Выполнить анализ на соответствие номенклатуре». Результатом выполнения функции явля­ются два альтернативных события «Заказ соответствует номенклатуре» и «Заказ не соответствует номенклатуре». Процесс ветвится. Для отображения ветвления процесса используется символ логического оператора - исключающее «ИЛИ».

Функция «Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа» может выполняться в двух случаях: 1) заказ не соответствует номенклатуре и 2) произ­водство невозможно. Для отображения на схеме процесса этих вариантов ис­пользуется символ логического оператора «ИЛИ» и т.д.

Как видно из рис. 2.37, схема процесса в ARIS еЕРС отличается от схемы в IDEF3 наличием объектов: событий, документов, прикладных систем и долж­ностей. Схема в ARIS eEPS визуально предстаатяется более информативной и воспринимается лучше, однако размер этой схемы существенно превышает раз­мер схемы в IDEF3.

Рассмотренный выше процесс может быть представлен также в нотации ARIS PCD (Process Chain Diagram) - разновидности ARIS еЕРС. На рис. 2.38 показан бизнес-процесс обработки заявки клиента в нотации ARIS PCD. При описании этого процесса использованы все объекты, которые составляют процесс, по­казанный на рис. 2.37, но расположены они в виде столбцов таблицы. В пер­вом столбце представлены события и некоторые символы логики, во втором - функции, в третьем - входящие и исходящие документы, в четвертом - виды прикладного программного обеспечения, в пятом - должности сотрудников, задействованных в процессе. Такое представление процесса является более «стан­дартным». Оно лучше подходит для целей документирования процессов. Одна­ко представление в нотации ARIS PCD обладает существенным недостатком - его можно эффективно применять для простых (не более пяти-восьми функ­ций), желательно линейных, процессов. Сложные процессы с разветвленной логикой отображать при помощи нотаций ARIS PCD неудобно, что наглядно видно на рис. 2.38.

94_________________________________ ВВ. Репин. В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.37. Пример модели процесса

Нотация ARIS EPC, используемая для моделирования бизнес-процессов в инструментарии ARIS, представляет собой последовательность событий и функций, отражающих логику выполнения взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенного результата.

Модель ARIS EPC предназначена для описания алгоритма выполнения бизнес-процесса в виде последовательности функций, управляемых событиями. В модели ARIS EPC главное внимание уделяется последовательности выполнения функций, а для описания условий в модели бизнес-процесса используются события и правила, которые могут описывать сложные алгоритмы выполнения бизнес-процесса.

Функции в модели ARIS EPC запускаются событиями, например, «Счет поступил на согласование», и событиями оканчиваются, например, «Счет согласован» или «Счет не согласован». Если в результате исполнения функции имеется только один вариант дальнейшего выполнения бизнес-процесса, т.е. в результате формируется только одно событие, после которого идет следующая функция, событие между этими функциями может не рисоваться.

Модель бизнес-процесса нотации ARIS EPC обязательно начинается и заканчивается одним, или несколькими событиями или интерфейсами в другие модели бизнес-процессов. Для отражения интерфейсов используются специальные объекты «Интерфейс процесса» — тип объекта «Функция».

При создании модели ARIS EPC могут возникнуть ситуации, когда один и тот же документ является исходящим для одной функции и входящим для следующей. В этих случаях для улучшения эргономики модели допустимо использования одного представления документа с одной входящей связью (от функции, в которой он создается или корректируется) и одной исходящей связью (к функции, которой он используется).

Модель EPC не может быть несвязной, т.е. расположение на модели, одного объекта, не связанного с остальными, является ошибкой.

Расположение документов относительно функций как правило следующее, слева сверху – входящие, слева снизу – исходящие документы, исполнителей, как правило располагают справа от функции.

На модели ARIS EPC указывается следующая информация:

• выполняемые функции
• информационные ресурсы функций (входящие/исходящие документы)
• события
• интерфейсы процессов
• логические операторы
• исполнители (должности, бизнес-роли)
• информационные системы

Правила именования события в ARIS EPC

Имя события (Event) должно содержать существительное и описание изменения состояния в виде отглагольной формы. Пример: «Сделка исполнена».

Правила именования функции в ARIS EPC

Для наименования функции (Function) необходимо использовать ее реальное название. Имя должно состоять из двух частей – отглагольного существительного, описывающего выполняемую функцию, и существительного, показывающего объект, над которым он выполняется. Наименование функции состоит из краткого наименования объекта, начинающегося с заглавной буквы, например, «Поиск контактов клиента».

Правила именования роли/должности в ARIS EPC

Наименование бизнес-роли (Person Type) должно соответствовать сути возлагаемых на исполнителя обязанностей. Как правило, наименование содержит фразу «Ответственный за …». Наименования должностей (Position) пишутся в соответствии со штатным расписанием.

Правила именования документов

Объект соответствует документу (Information Carrier) (в бумажном и/ или электронном виде). Для наименования документов (независимо от используемого символа) необходимо использовать их реальное название.

Правила именования информационных систем в ARIS EPC

Для наименования информационных систем (Application system type) следует использовать их устоявшиеся названия.

Правила именования интерфейса процесса

Интерфейс (Process interface) показывает ссылку на смежный процесс. Имя интерфейса процесса соответствует названию модели, которая описывает смежную часть бизнес-процесса. Интерфейс может использоваться для ссылок на модели бизнес-процесса, не входящие в описываемый бизнес-процесс.

chavalah 13 июня 2012 в 14:19

Использование нотации eEPC для графического описания бизнес-процессов

• GTD

Всякая вещь есть форма проявления беспредельного разнообразия.
Козьма Прутков

Введение в нотацию eEPC

В настоящее время существует множество различных принципов графического представления бизнес-процессов, именуемых нотациями. Почему их много? Этот вопрос уже десятки лет задает себе каждый, кто сталкивается с необходимостью описать бизнес-процессы. Давайте разберемся с причинами. Их три (на мой взгляд):

• Разные задачи. Не все нотации одинаково удобны для решения различных задач. Например, нотация может быть удобна для бизнес-процесса верхнего уровня и совсем не удобной для описания рабочего процесса.
• Разные разработчики таких нотаций. В разное время разные разработчики пытались придумать новые принципы описания схем. Делали они это из благих побуждений, когда на практике сталкивались с ситуацией, когда используемая ими нотация не может отразить необходимых тонкостей (либо не наглядно). Иногда в процессе эволюции такие нотации стали как бы параллельными, т.е. выглядят по разному, а задачи решают одинаковые.
• Стремление выделиться. Это когда по непонятным причинам вдруг появляется новая нотация, не имеющая в себе ничего выдающегося, но, почему-то продвигающаяся ее создателем как совершеннейшее ноу-хау. Такое происходит до сих пор.

Целью данной статьи является не рассмотрение всевозможных нотаций (я сознательно не называю их названий), а остановиться на подробном описании той нотации, которую выбрал я для своих проектов в процессе длительного поиска наиболее оптимального варианта.
Если кому-то интересно узнать, какие еще бывают нотации и для чего они используются, я планирую сделать это в другой статье, которая будет называться «Поговорим о нотациях», но это пока в планах.
Пора начать наше повествование об очень интересной, простой и практичной нотации eEPC (в переводе: расширенное описание событийной цепочки процессов). В ее дословном переводе раскрывается и основное предназначение: описание цепочки бизнес-процессов. Главная «фишка» нотации в ее принципе «событийности», который мы рассмотрим подробно.
Какие преимущества имеет нотация eEPC:

1. Во-первых, это не совсем нотация в чистом виде. Т.е. если в некоторых нотациях существует жесткий набор элементов и правил их использования (иначе все запутается), то принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы. Как это обеспечивается? Конечно, существует определенный «стержень», вокруг которого все строится, т.е. набор четких правил, по которым строится схема и по которым она потом читается. Кроме этого Вы может добавить свой элемент, включить правила его использования в собственный корпоративный стандарт (чтобы исключить самодеятельность, которая может запутать схему и усложнить ее читаемость) и все! Это очень важный момент. Кроме этого, в своем корпоративном стандарте можно задать и любые другие ограничения и правила
2. eEPC содержит элементы логики. Это позволяет строить схемы с условиями, что необходимо для описания деятельности («если договор согласован, то …., иначе …»)
3. Простота элементов позволяет рисовать диаграммы как в программных продуктах, так и любым другим способом, хоть на бумаге, Вы не запутаетесь.
4. eEPC настолько легка в обучении и восприятии, что может использоваться в реальной деятельности, а не только пылиться в шкафу. На обучение правилам потребуется около 2-х часов (при наличии желания обучаемого).

Конечно, как и все в этом мире, она имеет и недостатки. Но рациональное использование сводит их к минимуму. Главный недостаток, на мой взгляд, это тот факт, что если использовать простые инструменты (т.е. программы для рисования схем, а не для моделирования бизнес-процессов), то мы не имеем единой базы данных объектов. Кроме этого, сложно проконтролировать, входы-выходы (надо их именно контролировать, т.е. придумать способ такого контроля, если требуется). Но, с другой стороны, использование инструментов моделирования сложных бизнес-процессов стоит весьма внушительных сумм, а проект с их использованием измеряется в миллионах. А так мы имеем очень экономичный и понятный инструмент. Если говорить точнее, этот недостаток относится именно к рассматриваемому мной способу описания, т.е. с использованием MS Visio или аналогичного ПО. Если Вы будее использовать специализированные системы описания бизнес-процессов, поддерживающие базы данных объектов, то этого недостатка можно избежать. Ну что, пора начать…

Главный «стержень» нотации eEPC

Как я уже упоминал, в дословном переводе аббревиатуры eEPC кроется понятие событийности. Это очень важный момент, на котором и строится весь принцип построения схемы. Итак, есть два ключевых понятие: «Событие» и «Функция». Когда кто-то первый раз попытаетесь нарисовать свой процесс в виде диаграммы eEPC, то часто возникает вопрос, а чем отличается событие от функции? Это надо четко себе уяснить, иначе получится непредсказуемый результат. Так вот: событие – это факт свершения чего-либо, причем не имеющий продолжительности во времени, либо это время стремиться к нулю (или не имеет значения). Причем событие всегда вызывает необходимость исполнения функции, и исполнение функции всегда заканчивается событием Поясню на примере. Звонит телефон. Менеджер взял трубку для телефонного разговора. В данном случае «Звонит телефон» - это событие. Телефонный разговор – это функция. Разговор завершен (повесил трубку) –снова событие. Таким образом, наблюдается событийная цепочка: Звонок – разговор – завершение звонка. А завершении звонка наверняка потребует выполнение новой функции: запись результата звонка и т.д.
Давайте попробуем это нарисовать. Для начала надо выяснить, как отображаются элементы «Событие» и «Функция».

Вот такие два простых элемента составляют основу правил описания бизнес процессов в нотации eEPC. Думаю, надо сказать пару слов об используемых цветах. Если Вы сталкивались с описание процессов в других нотациях, как правило они были черно-белые. И это правильно, явной зависимости содержания от цвета быть не должно, т.к. схема может быть нарисована карандашом на бумаге, распечатана на черно-белом принтере и пр. В данном случае (в нтации eEPC) так исторически сложилось, что элементы имеют определенные цвета. Не сказать, чтобы это было обязательно, но привычка вырабатывается, да и восприятие в электронном виде лучше – сразу видно что есть что. Эти цвета можно рассматривать как рекомендацию. Почему они такие? Точно не уверен, но мне кажется от того, что компания ARIS, когда сделала в своем продукте поддержку нотации eEPC, дала им такие цвета, они и «прижились». Кстати, иногда эту нотацию еще называют «ARIS», «ARIS EPC», что является не совсем верным, т.к. компания ARIS не изобретала эту нотацию, а сделала ее поддержку в своей программе моделирования бизнес-процессов. В общем, рекомендую использовать цвета. Главное, чтобы сама форма элементов не была одинаковой (т.е. отличаться лишь цветом), т.к. в черно-белом варианте это может вызвать путаницу. Существуют и другие правила, которые позволяют придать «стройность» диаграмме eEPC, мы будем о них говорить.
Итак, есть событие, есть функция. Как они связаны?
Мы видим, что событие1 привело к необходимости выполнять некую функцию, которая завершилась событием2 . Если применительно к примеру с телефонным звонком, то будет так:

Связку событие – функция - событие принято отображать сверху вниз в одну линию либо слева направо. Направление цепочки указывается связывающими линиями со стрелками.

Для того, чтобы схема была более наглядной, нотация предусматривает еще несколько стандартных элементов:

• Должность (исполнитель). Тот, кто выполняет данную функцию
• Информация . Любая информация, используемая для выполнения функции, кроме документальной. Например, телефонный звонок, инструкция по выполнению операции т.п.
• Документ . Элемент «Документ» предназначен для отображения носителей информации (бумажной или электронной). Т.е. представление информации в определенной структуре.
• Программа (приложение). Программное обеспечение, используемое для выполнения функции.

Все остальные элементы являются вспомогательными, и практически не регламентированы требованиями самой eEPC. Однако, нет никаких препятствий для того, чтобы добавить свои собственные элементы. Главное, зафиксировать это во внутреннем стандарте, чтобы было единое понимание, как они выглядят и зачем применяются. Такое расширение не нарушает требований, если не нарушается связка событие-функция-событие, и предназначено лишь для улучшения восприятия информации или адаптации правил описания в какой-либо отраслевой специфике. Я добавил свой набор элементов, о которых расскажу ниже.
Еще требуется выяснить, как рассмотренные элементы должны располагаться. Все эти элементы так или иначе должны быть связаны с функцией. Это общее правило: с событием не связывается ни один элемент, кроме функции. Т.е. все эти элементы должны быть связаны стрелочками с функцией. Что касается стрелок и их направлений: принято считать, что если нет направления передачи информации, то вместо стрелки отображается просто линия. Если информация входит (поступает на вход), то направление стрелки от объекта к функции, если выходит, то наоборот.
Еще пару слов о месте нахождения этих элементов на схеме и можно перерисовать нашу схему, уточнив выполнение функции обработки звонка. Жестких требований по расположению элементов нет, но принято их отображать на всех схемах одинаково (для однообразия и стройности схемы). Для унификации вешнего вида графических схем бизнес-процессов такие правила надо закрепить во внутреннем стандарте и следовать им. Чуть позже и приведу некоторые рекомендации по этому поводу.
Теперь перерисуем нашу схему:

Мы видим, что оператор выполняет обработку входящего звонка, действуя в соответствии с правилами обработки входящих звонков и использует для этого программу «CRM». Ни входящих, ни исходящих документов при этом не используется.
Как я уже упоминал, одной из сильных сторон нотации являются элементы логики. Одновременно это и один из самых сложных для понимания моментов. Поэтому, сначала я приведу пример, а потом мы отдельно будем разбираться с элементами логики.
Пусть в нашем примере будет так: в случае заинтересованности клиента дальнейшую работу с ним проводит менеджер по продажам и выставляет коммерческое предложение, которое отправляет по почте с использованием почтового клиента «MS Outlook». Если заинтересованности нет, то обработка звонка завершена. В реальной жизни хорошо бы использовать и правила завершения звонка, но это я так, к слову, пока это упростим. Вот что получится:

Элементы логики в схемах нотации eEPC

Элементы логики просты, но есть свои особенности и правила, чтобы схема была логичной и однозначно истолкована. Самое важное правило, которому нужно придерживаться на 100%: логические решения могут приниматься только при выполнении функц ии. Т.е. после некоторого события не может быть разветвления. Почему? Потому, что в этом случае это противоречит самому понятию события – оно простое и мгновенное, без времени выполнения. Например, если зазвонил телефон, и человек сидит думает, брать ему трубку или не брать, теоретически это уже будет функцией, где он принимает решение. А практически, в том числе из здравого смысла, он нарушает правила обработки звонков, т.к. ему зарплату платят за то, чтобы он эти звонки обрабатывал, и нечего тут рассуждать (в целом как нарисовано на схеме).
Всего различается 3 элемента логики:

• И . Когда произойдут два или более события одновременно;
• ИЛИ . Когда могут произойти одно ли несколько событий, но как минимум одно должно произойти обязательно;
• ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ . Либо одно, либо другое. Т.е. два варианта одновременно невозможны.

Вот как одни выглядят:

Как видите, существует два варианта графического представления элементов логики. Они ничем не отличаются, совершенно альтернативные. Я привел их оба, т.к. на практике в различных источниках можно увидеть оба варианта. Какой из них использовать, решать Вам. Мне больше нравится первый.
Теперь необходимо разобраться с применением элементов логики. Сначала рассмотрим встречающиеся варианты, затем перейдем к примеру. Разберем каждый элемент в отдельности.
Логический элемент «И».

Когда для выполнения функции требуется одновременное выполнение нескольких событий:

Пример: Если закрыт отчетный период (событие 1) и наступил срок подачи отчета руководителю (событие 2), сотрудник готовит ежемесячный отчет.

Соединение элементов, если при выполнении функции, возникает несколько событий:

Пример: Завершена некоторая работа с заказчиком. Одновременно зафиксировано два события: взаиморасчеты сверены (событие 1), акт подписан (событие 2).

На практике такое применение встречается не часто. Как правило, если в одной функции объединено много действий.

Соединение элементов, если при выполнении нескольких функций, возникает событие:

Пример: Кладовщик собрал заказ (функция 1), оператор выписал документы (функция 2), товар готов к отгрузке (событие).

Соединение элементов, если возникновение одного события приводит к выполнению нескольких функций:

Пример : Поступила партия товара (событие). Одновременно начинается отгрузка ранее заказанного клиентами товара и размещение оставшегося на складе.

Логический элемент «ИЛИ».
Соединение элементов, если одно из событий может вызвать выполнение функции:

Пример : Поступила заявка по телефону (событие 1) или поступление заявки по электронной почте (событие 2) приведет к необходимости ее обрабатывать.
Соединение элементов, если одна функция может вызвать как минимум одно событие:

Пример: Подготовлен и отправлен товар счет для отправки клиенту. Счет мог быть отправлен по почте (событие 1), по факсу (событие 2).

Соединение элементов, когда выполнение нескольких функций вызовет событие:

Пример: Оказана услуга (функция 1) или продан товар (функция 2), возникла задолженность у клиента (событие 1).

Логический элемент «ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ».

Соединение элементов, когда для выполнения функции необходимо одно и только одно из событий:

Пример: Клиент приехал в магазин лично (событие 1) или совершил заказ через интернет (событие 2). Необходимо выполнить отгрузку товара (функция 1).

Соединение элементов, если в результате выполнения функции происходит максимум одно из событий:

Пример: Решение либо принято либо нет.

Соединение элементов, если с обытие произойдет после того, как будет выполнена одна и только одна из функций.

Пример : Доставка товара осуществлена (событие 1) либо собственным транспортом (Функция 1), либо транспортной компанией (функция 2)

Корректное применение элементов логики требует определенной практики. Но это не сложно. Надо отметить, что не все рассмотренные комбинации широко применяются на практике (а вообще это определяется образом мышления аналитика).

Попробуйте применить элементы логики на практике. Если будут трудности, напишите мне, постараюсь помочь.

Расширение нотации собственными элементами

Как я уже говорил, eEPC является не совсем нотацией, а именно правилами описания. И эти правила не запрещают добавлять собственные элементы на схему. Главное, чтобы эти элементы были понятными, и существовал документ, где такие расширения элеметов зафиксированы. Например, я использую следующие дополнительные элементы, которые возникали постепенно в процессе описания реальных процессов для различных задач, от простого описания для постановки задач для автоматизации.

Файл с данными . Используется, если в результате выполнения операции создается файл данных, или файл используется для выполнения операции.
База данных. Используется при описании информационных потоков между автоматизированными системами.
Картотека. Используется для отображения бумажной картотеки или архива.
Материальный поток. Используется для обозначения входящих и исходящих материальных потоков, а также ресурсов, потребляемых при выполнении процесса. Материальный поток отображается слева от сопровождающих его документов.
Кластер информации. Используется для обозначения структурированной информации (представление сущности). На диаграмме может применяться для обозначения документов, сформированных программным образом при использовании пользовательских приложений. В этом случае элемент «Кластер» располагается слева от соответствующего документа. Т.е. говорит о том, что пользователь не просто создал бумажный документ, но и создал его экземпляр в программе.

Соглашения о правилах размещения фигур на схеме

Сама по себе нотация eEPC не предъявляет жестких требованиях в расположении элементов друг относительно друга, хотя принято рисовать схему сверху вниз или слева направо. Есл это не унифицировать в случае работы нескольких специалистов, то может получиться своеобразный «винегрет». Что бы этого избежать, рекомендуется выработать и утвердить свои правила расположения элементов.

• Последовательность событий и функций располагают сверху вниз (лучше) или слева направо (если не хватает места);
• Элементы, обозначающие исполнителей, располагаются справа от функций;
• Входящие документы слева вверху от функций; направление стрелки от документов к функции;
• Исходящие документы слева внизу от функций; направление стрелки от функции к документам;
• Элемент «Информация» располагается внизу справа от функции. Если места недостаточно, допускается произвольное расположение, как можно ближе к функции;
• Элемент «Приложение» располагается вверху справа от функций. (если для этого используется файловые хранилища, не являющиеся отчетами, то отображаются аналогично). Связь без стрелки.
• Элементы «База данных» и «Картотека» располагаются произвольно;
• Элемент «Материальный поток» располагается слева от сопровождающих его документов с привязкой к документу линией без стрелки;
• Элемент «Кластер» в случае использования в сочетании с фигурой «Документ» для обозначения документа в электронном виде располагается слева от соответствующего документа.

Например: Расчетчик заработной платы рассчитывает заработную плату на основании предоставленных ему документов «Бригадный наряд». При этом он руководствуется документом «Положение о заработной плате», расчет производит в программе «1С: ЗиК». Результатом расчета является документ «Ведомость».

Идентификация элементов на диаграмме

Как известно, грамотный подход к описанию бизнес-процессов предусматривает их идентификацию, т.е. когда каждый процесс имеет свое кодовое название. Соответственно, отдельные функции внутри процесса также имеют свои названия и идентификаторы.
Обязательной идентификации на диаграмме подлежат фигуры «Документ» и «Функция».
Документ идентифицируется посредством указания в левом верхнем углу кода отчета или документа в соответствии с реестром. Документы, полученные от поставщиков товаров и услуг (входящие), идентифицируются только по наименованию.
Функция идентифицируется указанием порядкового номера функции для данной группы процессов. Т.е. номер функции начинается всегда с кода группы процессов. Вопросы выявления групп процессов выходят за рамки данной статьи, мы рассмотрим их отдельно. Причем, научиться выявлять процессы следует до того, как Вы начнете их описывать, иначе может возникнуть стремление описать всю деятельность компании на одной диаграмме, как иногда пытаются сделать.
Поэтому, сейчас я лишь покажу на примере, как это может быть представлено на схеме. Вернемся к примеру с обработкой звонка. Предположим, что отделу продаж мы присвоили код «04», процессу обработки входящего контакта код «ВК». Тогда схема примет следующий вид (идентификация выделена красным для наглядности). Код документа при этом указывает на порядковые номер документа в общем реестре документов (мы это тоже будем рассматривать отдельно, когда доберемся до обследования системы документооборота).

Отображение обратной связи

При построении моделей часто возникает необходимость цикличного выполнения процесса по некоторому условию или необходимость отобразить деятельность лиц, принимающих решения. В этом случае речь идет об обратной связи.

Для отображения обратной связи по управлению используется принцип «прямого включения» в процесс дополнительной функции управления с последующим ветвлением (используется логический элемент «Исключающие ИЛИ»). Например:

Текстовое описание процессов

Как бы мы не старались отобразить бизнес-процесс на схеме, добиться полной детализации не получится, иначе можно погрязнуть в бесконечных цепочках элементов и условий. Чтобы этого избежать, а также добавить к описанию процесса информацию, которую нельзя отобразить графически, описание дополняют текстовым сопровождением. Для этого разрабатывают различные текстовые шаблоны, которые заполняют в процессе описания. Формы таких шаблонно могут быть разными, включать в себя отдельные разделы с описанием входов и выходов, потребляемых ресурсов, используемом программном обеспечении и пр.
В простейшем случае шаблон описания бизнес-процесса может выглядеть так:

Бизнес-процесс:	Обработка входящего контакта	04.ВК
Функции процесса:
Наименование	Описание	Номер на схеме
Обработка входящего звонка	При поступлении входящего звонка оператор обрабатывает звонок в соответствии с правилам обработки входящих звонков. Выявляет интерес клиента, предоставляет информацию об услугах	04.ВК.01
Формирование коммерческого предложения	При наличии интереса клиента, оператор передает контакт менеджеру по продажам. Менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и отправляет клиенту по электронной почте	04.ВК.02
Показатели процесса:
Наименование	Способ оценки / измерения
Количество отказов	Статистика по базе данных

За рамками данной статьи остались такие важные темы, как сбор информации, выделение бизнес-процессов, декомпозиция, выделение показателей. Данные вопросы мы обязательно будем изучать в дальнейших выпусках.

Нотация ARIS еЕРС расшифровывается следующим образом - extended Event Driven Process Chain - расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером (см. }