Kelimeleri power point'e aktarma. Metni kopyalayıp yapıştırmak için

Bu derste Powerpoint 2010'da metinle çalışmanın temellerini öğreneceksiniz. Örneğin, metnin nasıl yazılacağı, silineceği ve taşınacağı, altyazılarla nasıl çalışılacağı, metnin nasıl biçimlendirileceği vb.

PowerPoint'i kullanmaya yeni başlıyorsanız, slaytlarınıza metin ekleyebilmeniz ve düzenleyebilmeniz için metinle çalışmanın temellerini bilmeniz gerekir. Altyazıların nasıl kullanılacağının yanı sıra metni nasıl ekleyeceğinizi, sileceğinizi, taşıyacağınızı ve biçimlendireceğinizi öğrenmeniz gerekecek.

Metin yazmak için:

Bazı yer tutucular metninizi otomatik olarak madde işaretli listeye dönüştürür. Bunun nedeni bu tür listelerin PowerPoint'te çok sık kullanılmasıdır. Böyle bir listeyi kaldırmak için Giriş sekmesindeki Paragraf grubundaki Madde İşaretleri komutunun seçimini kaldırın.

Metni kaldırmak için:

Silmek istediğiniz metnin yanına bir ekleme noktası yerleştirin
Ekleme noktasının solundaki metni silmek için klavyenizdeki Geri tuşuna basın.
Ekleme noktasının sağındaki metni silmek için klavyenizdeki Sil tuşuna basın.

Metni vurgulamak için:

Ekleme noktasını vurgulamak istediğiniz metnin yanına yerleştirin.
Sol tıklayın ve fare düğmesini bırakmadan imleci vurgulamak istediğiniz metnin üzerine sürükleyin.
Fare düğmesini bırakın. Testin üzerinde vurgulanmış bir kutu görünecektir. Bu, metni seçtiğiniz anlamına gelir.

PowerPoint'te bir resim veya metin seçtikten sonra, mini paneli en sık kullanılan biçimlendirme seçenekleriyle. Bu panele mini araç çubuğu denir. Bu size zaman kazandırabilir çünkü... Biçimlendirme komutlarına erişim kolaydır. Araç çubuğu görünmezse fare imlecinizi seçimin üzerine getirmeyi deneyin.

Metni kopyalayıp yapıştırmak için:

Metni kesip yapıştırmak için:

Metni sarmak için:

Metin istediğiniz yerde görünmüyorsa metni yeni bir satıra taşımak için Enter tuşuna basın.

Bul ve Değiştir

Bul ve Değiştir, metni düzenlemek için kullanılabilecek başka bir seçenektir. Tüm slaytlarda belirli bir kelimeyi veya ifadeyi (örneğin "İngiliz") bulmanızı ve onu bir başkasıyla (örneğin "İngilizce") değiştirmenizi sağlar. Daha fazla bilgi edinmek için Word 2010 Kılavuzu'nda bu özelliğin neler yapabileceğini okuyun.

Metinle çalışma

Bir sunum oluşturduğunuzda slaytlarınızı düzenlemek için başlıklar ekleyebilirsiniz. İstediğiniz görünümü elde etmek için metni nasıl biçimlendireceğinizi de bilmeniz gerekir.

Başlık eklemek için:

Yer tutuculara veya metin kutularına metin girebilirsiniz. Yer tutucu, slayt düzeninin bir parçası olduğundan ve genellikle özel biçimlendirme içerdiğinden (daha büyük bir slayt başlığı yazı tipi gibi) özel bir resim yazısı türüdür. İsteğe bağlı altyazılara metin girmek, düzeninden bağımsız olarak bir slayda istediğiniz miktarda metin eklemenizi sağlar.

Bir yer tutucuyu veya metin kutusunu taşımak için:

Metni döndürmek için üstündeki yeşil daireye tıklayıp sürükleyin.

Yer tutucunun veya metin kutusunun boyutunu değiştirmek için:

Slayttaki metninizi, biçimlendirmesini, yani boyutunu, rengini, stilini ve daha fazlasını değiştirerek özel hale getirebilirsiniz.

Yazı tipi

Seçilen metnin yazı tipini değiştirmek için açılır menüye tıklayın.

Yazı Boyutu

Açılır menüden seçilen metnin yazı tipi boyutunu seçin.

Yazı tipi boyutunu azaltın veya artırın

Yazı tipi boyutunu bir standart boyut kadar azaltmak veya artırmak için bu komutları kullanın.

Tüm biçimlendirmeyi kaldır

Seçilen parçada yalnızca metnin kalması için Tüm biçimlendirmeyi kaldır komutunu tıklayın.

Yazı tipi stilleri

Metin oluşturmak için yazı tipi stili komutlarını kullanma gözü pek, italik, altı çizili, gölgeli veya üzeri çizili.

Karakter aralığı

Açılır menüyü kullanarak karakter aralığını ayarlayın.

Kayıt olmak

Seçilen metnin büyük/küçük harflerini hızlı bir şekilde değiştirir.

Yazı rengi

Yazı tipi rengini değiştirmek için açılır menüyü açın.

Yazı Tipi İletişim Kutusunu Gösterme

Daha fazla biçimlendirme seçeneğine erişmek için Yazı Tipi grubunun sağ alt köşesindeki oku tıklayın.

Microsoft Word, metinle çalışırken çeşitli otomasyon yöntemleri sunabilmesi nedeniyle pek çok kullanıcının ilgisini çekmektedir. Bunlardan biri otomatik tirelemedir.

Otomatik tirelemeyi yapılandırmak için “ Düzen" Bölümde " Sayfa ayarları» öğeyi seç « Tireleme" ve açılan listede " üzerine tıklayın Oto».

Bu durumda, gerekli tüm yerlere kısa çizgiler yerleştirilecektir ve olası yerler. Bunun için kısa çizgilerin ekleneceği dilin sözlüğünün yüklenmesi gerekir. Ancak tüm resmi Microsoft Word dağıtımları, desteklenen tüm diller için bunları içerir.

Otomatik tirelemenin önemli bir özelliği, aniden boyutu artırırsanız, yazı tipini değiştirirseniz veya metne herhangi bir dekoratif öğe eklerseniz tirelemenin kendisini ayarlamasıdır.

“Genişlik” seçeneğini seçtiğinizde sayfa genellikle yüksek kaliteli bir kitap düzeni görünümüne bürünür.

Ayrıca belgede kısa çizgilerin "-" ve satır sonları kullanılarak bağımsız olarak ayarlanması önerilmez. Bunu yapmak için Word, Yumuşak Sarma özelliğini kullanır. Gerekli kelimeyi seçin, imleci yerleştirin ve “CTRL” + “-” tuşlarına basın. Artık gerekirse kelime belirttiğiniz kurallara göre aktarılacaktır. Yumuşak tireler belgede görünmez, bu nedenle bunları görüntülemek için " sekmesine gidin Ev" Bölümde " Paragraf" Basmak " Tüm işaretleri göster».

Konumuza dönüyoruz" Tireleme"ve" üzerine tıklayarak Manuel", program tirelemenin yapılabileceği tüm kelimeleri arayacak ve size bunun nasıl yapılacağına dair seçenekler gösterecektir. İmleci istediğiniz konuma getirin ve " Evet».

Son öğe minimum ayarlardır. " Kelimelerdeki tirelemeler..." büyük harflerle yazılan kelimelere kısa çizgilerin ayrı ayrı eklenmesinden sorumludur. Onay kutusu olmadan onlar için bir istisna yapılacaktır.

İÇİNDE " Kelime tire bölgesinin genişliği» aktarılan kelime deposunun kenarından sayfa çerçevesine olan mesafeyi ayarlar.

« Maks. sayı…» seçilen bir parça veya belgenin tamamı için tekrarlanan sözcük kaydırma durumlarının sayısını sınırlayacaktır.

Kısa çizgileri kaldırmak için “paragrafta gereklidir” Tireleme» seçeneği seçin « HAYIR».

Veya tüm sembollerin görüntüleme modu etkinleştirildiğinde, manuel olarak girilenleri kaldırın. Çok fazla varsa F5 tuşuyla çağrılan "Değiştir" işlevini kullanabilirsiniz.

Değiştir sekmesinde " Daha Fazla>>» -> « Özel", seçme " Yumuşak aktarım" ve onu boşluksuz boş bir dizeyle değiştirin.

Otomatik tireleme Word 2003 için de mevcuttur. "adresine kurulur. Hizmet» -> « Dil» -> « Tireleme».

Ofis görevlerinin çoğu, başta Word, Excel, Outlook ve PowerPoint olmak üzere MS Office ortamındaki bir bilgisayarda çözülür. Bu uygulamalar çok az bilgi gerektirir, ancak çoğu durumda ek teknikler çok fazla zaman ve emek tasarrufu sağlayabilir. Bu makalede yukarıdaki programlarda iş verimliliğini artırmanın bazı yollarını ele alacağız.

Microsoft Word

Metni hızlı bir şekilde yukarı ve aşağı taşıyın

Bu en çok hızlı yol fareyi kullanmadan metni taşıma. Shift ve Alt tuşlarını basılı tutarken yukarı ve aşağı okları kullanarak metni hareket ettirin. Metni taşımadan önce seçmenize gerek yoktur; bu otomatik olarak gerçekleşir ve yukarı veya aşağı oklara her basıldığında metin bir paragraf yukarı veya bir paragraf aşağı taşınır. Bu yöntem yalnızca paragrafları taşırken değil aynı zamanda tablodaki satırları taşırken de etkilidir.

Bir belgedeki bağlantıları kaldırma

Oluşturduğunuz belge bağlantılar içeriyorsa ve bunları devre dışı bırakmanız gerekiyorsa, her bir bağlantıyı seçip komutu seçebilirsiniz. Ekle=>Köprü ve düğmeye tıklayın Bağlantıyı kaldır. Bu çok uzun ve emek yoğun bir süreçtir. Sorunu çözmenin daha hızlı bir yolu var: Düzenle=>Tümünü Seç komutunu kullanarak belgenin tamamını seçin ve tuş kombinasyonuna tıklayın. Ctrl+Üst Karakter+F9 bağlantılar kaldırılacak ve diğer tüm belge biçimlendirme seçenekleri korunacaktır.

Metin, etiketler ve otomatik şekiller hakkında

Bir yazıt yapmanız gerektiğinde, birçok kişi önce bir yazıt bloğu oluşturur ve ardından içine metin yazdırır. Daha önce yazdığınız metni vurgulayıp ardından araç çubuğuna tıklayarak aynı sonucu elde edebilirsiniz. Çizim Bir yazıt oluşturmak için düğmesine basın, metin yazıtın içinde hareket edecektir.

Otomatik şekillere de metin ekleyebilirsiniz (çizgiler, çoklu çizgiler vb. hariç) - kural olarak, bu birkaç aşamada yapılır: bir otomatik şekil oluşturun, seçin, bir yazıt oluşturmak ve metin girmek için düğmeye tıklayın. Ayrıca orada Alternatif seçenek: İstediğiniz otomatik şekli çizin, üzerine sağ tıklayın, seçin Yazı ekle ve metni girin.

Belki çalıştıkça fikrinizi değiştirecek ve metnin yazıttan mı yoksa otomatik şekilden mi çıkarılması gerektiğine karar vereceksiniz. Bunu yapmak için panoya kesip yapıştırmanıza hiç gerek yok. Bir metin kutusu (veya otomatik şekil) seçebilir ve Ctrl tuşuna basarken üzerine sağ tıklayabilirsiniz; metin en yakın metin alanında görünecektir.

Otomatik şekillendirme aydınlatması

Paneldeki varsayılan Çizim eksik düğme Aydınlatma; Bir otomatik şekle sağ tıkladığınızda çağrılan içerik menüsünde buna karşılık gelen bir komut yoktur.

Ancak otomatik şeklin aydınlatmasını değiştirmek mümkündür. Bunu yapmak için panele ekleyin Çizim düğme Aydınlatma komutu çağırarak Araçlar=>Ayarlar=>Komutlar listeden seçerek Kategoriler paragraf Çizim ve ilgili düğmeyi pencereden sürükleyin Takımlar(Şekil 1). Düğmeyi kullanmak kolaydır - otomatik şekli seçin, düğmeye tıklayın Aydınlatma ve aydınlatmayı gerektiği gibi ayarlayın (Şek. 2).

Pirinç. 1. Çizim araç çubuğuna Aydınlatma düğmesi ekleme

Pirinç. 2. Otomatik şekil aydınlatmasını ayarlama

Tireleme

Belgede çok seyrek satırlardan kaçınmak için otomatik sözcük tirelemesinin etkinleştirilmesi önerilir. Bunu menüde yapmak için Hizmet takımı seç Dil=>Tireleme ve ilgili seçeneği işaretleyin (Şek. 3). Word'ün her zaman kısa çizgi yerine sözcükleri tireleme eğiliminde olduğunu unutmayın. Bazı durumlarda böyle bir boşluğun önlenmesi istenebilir (örneğin yüzde 10, 1. sayı, 234-345 vb.). Bunu yapmak için, normal bir kısa çizgi yerine, tuş kombinasyonuna basarak bölünmeyen bir kısa çizgi kullanın. Ctrl+Üst Karakter+Kısa çizgi.

Pirinç. 3. Otomatik tirelemeyi ayarlama

Aynı zamanda belgenin bazı kısımlarında, özellikle başlıklarda kısa çizgilerin gerekli olmaması oldukça olasıdır. Birkaç paragrafta tirelemeyi yasaklamak için bunları seçin ve komutu kullanın. Format=>Paragraf=>Sayfa Konumu ve ilgili seçeneği işaretleyin (Şek. 4).

Word'ün bazı kelimeleri doğru şekilde tireleyemediğini kabul etmek gerekir. Bu kelimelerde tireleme yapabileceğiniz konumlarda tuşlarına basarak yumuşak tire işareti eklemelisiniz. Ctrl+Kısa çizgi. Bu kısa çizgi, otomatik olarak eklenen kısa çizgilerden öncelikli olacaktır.

Dizinli metin

Belgeniz doğrudan metne ve MS Denklem formül düzenleyicisi kullanılarak oluşturulan formüllere yazılan endeksli değişkenler içeriyorsa, varsayılan olarak farklı görüneceklerdir (farklı boyutlarda değişkenler ve endeksler ve satırdaki konumlarının farklı düzeyleri). belgenin görünümünü önemli ölçüde bozar (Şekil 5).

Pirinç. 5. Dizinli metin (ilk sürüm Word'de, ikincisi MS Denkleminde yazılmıştır)

Manuel olarak girilen değişkenlerin bir dizi özelliğini değiştirerek, endekslerle değişkenlerin neredeyse tamamen aynı görünümünü elde edebilirsiniz. Bunu yapmak için, tüm metni Times New Roman yazı tipinde, 12 boyutunda yazdırın ve ayrıca değişkenleri italik olarak yazdırın. Ayrıca komutla değişkenleri 1,5 piksel, indeksleri ise 3 piksel aşağıya taşıyın. Format=>Yazı Tipi=>Boşluk alanda seçim yaparak Ön yargı seçenek Aşağı ve yer değiştirmenin boyutunu gösterir (Şekil 6).

Pirinç. 6. Ofset ayarı

Ayrıca formül düzenleyicide boyutun seçildiğinden emin olun. Sıradan ( takım Boyut=>Normal) ve 12 piksele karşılık gelecek şekilde (komut Boyut=> Tanımla incir. 7).

Pirinç. 7. Normal yazı tipi boyutlarını ayarlama

Masa sonları

Çok sayfalı tablolarla çalışırken, bazen tablo sayfanın sonunda değil, çok daha erken kırılır ve sayfanın yalnızca üçte ikisi, hatta üçte biri dolu kalır (bu, ilgili tablonun genişliğine bağlıdır). kırılmanın meydana geldiği satır). Tablonun sonraki satırları bir sonraki sayfaya taşınır, ancak bunlar bir önceki sayfaya kolaylıkla sığabilir (Şekil 8). Bu genellikle tablo hücrelerini düzenli kopyalamayla doldururken, verilerle birlikte formatları da kopyalandığında meydana gelir.

Pirinç. 8. Satır sonlarının sayfanın sonuna ulaşmadığı bir tablo örneği

Bu durumun nedeni tablo hücrelerindeki metnin bozuk paragraf ayarlarına sahip olmasıdır. Durumu değiştirmek için tabloyu seçin, menüden açın Biçim takım Paragraf=>Sayfadaki konumu ve onay kutularını kaldırın Paragrafı bozmayın, Bir sonrakine odaklanın Ve Yeni bir sayfadan(Şekil 9) tablo yine her zamanki şeklini alacaktır.

Pirinç. 9. Paragraf Seçeneklerini Değiştirme

Belgedeki tarih

Çoğu belge oluşturuldukları tarihi içermelidir; Aynı türdeki belgeleri günlük olarak oluşturmak veya güncellemek alışılmadık bir durum değildir. Bu nedenle, otomatik tarih eklemeyi kullanmak çok uygundur: bir tuş kombinasyonuna basarsınız Alt+Üst Karakter+D ve belge her açıldığında güncellenen geçerli tarih imleç konumuna eklenir. Ancak tarih geleneksel biçimde eklendiğinden bu yöntem her zaman uygun değildir. gg.aa.gggg. Bu format size uymuyorsa komutu kullanın. Ekle=>Alan, alanlar listesinden bir alan seçin Tarih ve belirtmek gerekli format tarihler (Şekil 10).

Pirinç. 10. Tarih formatını seçin

Tarih formatlarından hiçbiri size uymuyorsa, örneğin, tarihin belgenin ilk satırında ve haftanın gününün ikinci satırda (Şekil 11'deki gibi) görünmesine ihtiyacınız varsa, o zaman bir belge bulmanız gerekecektir. az çok benzer tarih formatını seçin ve düzenleyin. İÇİNDE bu örnekte Bu format formatlar listesinde olduğundan ve sorun haftanın gününü - bu alan formatına eklemek olduğundan, tablonun üst satırında tarihin basılmasında herhangi bir zorluk yoktur. Tarih bulunmuyor. Formatı düzenlemek için menüden açın Sokmak takım Alan, alanlar listesinde alanı belirtin Tarih ve haftanın istenilen gününü içeren orijinal tarih formatını seçin (Şek. 12). Düğmeye bas Alan kodları ve alandaki tarih biçimini düzenleyin Alan kodları, formatın gereksiz kısmını kaldırarak (Şek. 13). Butona tıklayarak işlemi tamamlayın TAMAM, Bundan sonra her belge açışınızda haftanın geçerli günü yazdırılacaktır.

Pirinç. 11. Değiştirilen tarih alanına sahip belge

Pirinç. 12. Düzenleme için orijinal tarih formatının seçilmesi

Pirinç. 13. Düzenlemeden sonraki tarih formatı

Belgeleri arayın

Gerekli belgeleri yalnızca olağan şekilde değil, komutu kullanarak da arayabilirsiniz. Başlat=>Bul=>Dosyalar ve klasörler, ancak belgeleri açarken doğrudan Word'de ve Word'de arama yaparken belgelerin belirli özelliklerine (belge başlığı, yazar, konu, anahtar sözcükler, dosya boyutu, son güncelleme tarihi vb.) veya içinde bulunan sözcüklere güvenebilirsiniz. metin.

Belgeleri metindeki kelimeye göre aramak için komutu seçin. Dosya=>Aç ve düğmeye tıklayın Servis=>Bul=>Normal. Arama kelimesini girin, arama alanını tanımlayın (Şek. 14), ilgilendiğiniz dosya türlerini (Şek. 15) ve düğmesine tıklayın Bulmak(Şekil 16).

Pirinç. 14. Aranacak alanın belirlenmesi

Pirinç. 15. Dosya türü tespiti

Pirinç. 16. Metin veya başlıkta “İnternet” kelimesini içeren dokümanların aranması sonucu

Belgeleri özelliklerine göre aramak için komutu seçin Dosya=>Aç ve düğmeye tıklayın Araçlar=>Bul=>Gelişmiş. Bilgisayarınızın yalnızca kişisel belgelerinizi değil aynı zamanda ortak bir proje üzerinde çalıştığınız diğer yazarların dosyalarını da içerdiğini varsayalım. Bu durumda sahada Mülk seçeneği belirt Yazar, sahada Durum seçenek İçerir(bu daha güvenilirdir, çünkü bir durumda yazar yalnızca soyadını, başka bir adı ve soyadını vb. girebilir), alana Anlam yazarın soyadını girin ve düğmeye tıklayın Bulmak(Şekil 17).

Pirinç. 17. Belirli bir yazarın tüm belgelerini arayın

Ancak, belgeleri belirli özelliklerine göre aramanın yalnızca bu özelliklerin belgelerin tüm yazarları tarafından belirtilmesi durumunda anlamlı olduğu unutulmamalıdır - bunları doldurmanın varsayılan seçeneği ne yazık ki istenen sonucu sağlamayacaktır. Komutu kullanarak her belge için özellikleri ayrı ayrı belirleyebilirsiniz. Dosya=>Özellikler=>Belge(Şekil 18). Ancak yazarlardan herhangi birinin herhangi bir belgede bunu yapmayı unutması pek olası değildir, bu nedenle, belge ilk kaydedildiğinde önemli belge özellik alanlarının zorunlu olarak doldurulmasını etkinleştirmek daha iyidir. Bunu yapmak için şu komutu kullanın: Araçlar=>Seçenekler=>Kaydetme ve kutuyu işaretleyin Belge özelliklerini doldurma istemi(Şekil 19).

Pirinç. 18. Belge özelliklerini doldurma

Pirinç. 19. Önemli belge özelliklerinin zorunlu kaydedilmesini ayarlama

Belgeleri oluşturuldukları tarihe göre arayabilir ve yalnızca belirli tarihleri değil, aynı zamanda sözcük birimlerini kullanırken yapılan aralıkları veya bir listeyi de belirtebilirsiniz. VE veya VEYA. Alandaki tüm belgeleri (örneğin 2003 yılına ait) bulmak için Mülk seçeneği belirt Oluşturulma tarihi, sahada Durum seçenek Daha erken değil, sahada Anlam tarihi girin 1 Ocak 2003 ve düğmeye tıklayın Eklemek. Daha sonra tekrar alana girin Mülk seçenek yaratılış tarihi, sahada Durum seçenek Daha sonra değil, sahada Anlam tarihi girin 1 Ocak 2004, düğmeye tıklayın Eklemek, ve ardından düğmede Bulmak 2003 yılına ait tüm belgeler bulunacaktır (Şekil 20).

Pirinç. 20. Belirli bir dönemde oluşturulan belgeler için arama ayarlama

MS Excel

Sayfa etiketlerine renk atama

Sayfa etiketleri çok renkli olabilir; bu, çok sayıda sayfa içeren kitaplarda kullanışlıdır - bu durumda, sayfalardaki bilgilerin türünden adla birlikte renk sorumlu olacaktır. Tek tek sayfalara belirli bir renk atamak için bunları seçin, sağ tıklayın, seçin Etiket rengi ve istediğiniz rengi seçin.

Sütunları ve satırları hızla ekleyin

Bir tabloya bir satır veya sütun eklemek hiç de gerekli değildir: önüne eklemek istediğiniz sütunu veya satırı seçin, içerik menüsüne gidin ve komutu seçin Hücre ekle. Bir tuş kombinasyonuna basabilirsiniz Ctrl+Üst Karakter sayısal tuş takımındaki “+” işaretiyle aynı anda - sonuç aynı olacaktır.

Mutant Sütunlar

Varsayılan olarak, Excel'deki sütunlar Latin alfabesinin harfleriyle, satırlar ise sayılarla gösterilir. Tabloyu tekrar açtığınızda sütunların satırlarla aynı şekilde numaralandırıldığını görürseniz (Şekil 21), paniğe kapılmayın; bu bir virüsün etkisi değildir. Komutu kullanın Araçlar=>Seçenekler=>Genel ve kutunun işaretini kaldırın R1C1 bağlantı stili(Şek. 22) her şey yerine oturacak.

Pirinç. 21. Sütunları numaralandırılmış tablo

Pirinç. 22. Standart sütun tanımlamalarına geri dönün

Yazdırmayı hızlandırın

Çok sayıda tablo yazdırmanız gerekiyorsa ve zamanınız sınırlıysa, siyah beyaz bir yazıcıya yazdırırken, rengi bırakarak (siyah beyaz modda yazdırma) işlemi hızlandırabilirsiniz. Siyah beyaz yazıcılar renkleri grinin tonları olarak görüntüler ve gölgeyi belirli bir renkle eşleştirmek zaman alır. Siyah beyaz yazdırırken, renkli metin ve çerçeveler gri tonlamalı yerine siyah görünür, böylece zaman tasarrufu sağlanır. Siyah beyaz yazdırmayı ayarlamak için menüden açın Dosya takım Sayfa Seçenekleri=>Sayfa ve grupta Fok kutuyu kontrol et Siyah ve beyaz(Şek. 23).

Pirinç. 23. Siyah beyaz modda yazdırmayı ayarlama

Daha büyük sayfaları daha hızlı yazdıracak şekilde ızgara çizgileri olmadan da yazdırabilirsiniz. Bunu yapmak için şu komutu kullanın: Dosya=>Sayfa Yapısı=>Sayfa ve işareti kaldırın Açık ( pirinç. 24).

Pirinç. 24. Izgaranın yazdırılamaması

Kesirli sayıları girme

Varsayılan olarak Excel, kesirli sayıları Windows ayarlarında nasıl ayarlandığına göre girer: Denetim Masası=>Dil ve Standartlar=>Numaralar. Başka bir deyişle, Windows'ta kesirli sayıları girmek için virgül kullanılıyorsa, Excel'de bunlar virgülle ayrılmış olarak girilecektir. Ancak pratikte durum farklı sonuçlanabilir. Örneğin çok sayıda kullanıcısı olan bilgisayarlarda, özellikle Eğitim Kurumları program ayarlarının en öngörülemeyen şekilde değiştiği yer. Virgülle ayrılmış kesirli bir sayı girerken ekranda noktayla ayrılmış bir sayı görüyorsanız ve Windows ayarlarının virgülle ayrılmış girişe izin verdiğini zaten kontrol ettiyseniz, komutu kullanın. Hizmet\Seçenekler\Uluslararası ve onay kutusunu vurgulayın Sistem sınırlayıcılarını kullanma(Şekil 25).

Pirinç. 25. Sistem sınırlayıcılara geri dönün

Temsil

Bir tablonun görünümünü tamamlayıp yazdırmaya hazırlarken, sıklıkla biçimlendirme ve yazdırma özelliklerini tekrar tekrar değiştirmeniz gerekir. Genellikle bu gibi durumlarda sayfalar kopyalanır ve ekrandaki ve yazdırıldığındaki görünüm özellikleri değişir. Ancak verileri görüntülemenize olanak tanıyan farklı sayfa görünümleri oluşturmak daha uygundur. farklı modlar ve ayrı sayfaların oluşturulmasını gerektirmez.

Bir görünüm oluşturmadan önce kitabın tamamen özelleştirilmesi gerekir: İstenilen görünüme kavuşturulmalı ve gerekli tüm yazdırma seçenekleri buna göre ayarlanmalıdır. Görünüme yazdırma seçenekleri girildiğinde, her sayfa için belirli yazdırma alanlarını veya tanımlanmış bir yazdırma alanı yoksa tüm sayfayı otomatik olarak içerecektir.

Menü görünümü oluşturmak için Görüş takımı seç Temsil, düğmesine basın Eklemek ve sahada İsim görünümün adını girin (Şek. 26). Bu durumda, gelecekte istenen görünümü bulmayı kolaylaştırmak için etkin sayfanın adını görünüm adına eklemek daha iyidir.

Pirinç. 26. Görünüm Oluşturma

Örneğin bir sayfa yazdırmanız gerekiyorsa, önceden oluşturulan görünümlerden birine dönmek için bu komutu kullanın. Görünüm=>Görünümler ve sahada çeşitler yazdırma görünümünü seçin (Şek. 27), ardından düğmesine tıklayın Uygula ve düğmeye tıklayın Fok Sayfa siyah beyaz olarak yazdırılacaktır.

Pirinç. 27. İstenilen görünümün seçilmesi

Alt toplamlar

Çoğu zaman, alt toplamlarını bilmeniz gereken birden fazla hücre değeri içeren büyük listelerle uğraşmak zorunda kalırsınız. Excel herhangi bir liste için hem alt toplamları hem de genel toplamları otomatik olarak hesaplayabilir. Genellikle bu, komutla ilk sıralama yapılarak yapılır. Veri=>Sıralama(özetlemeniz gereken satırları gruplandırmak için), ardından genel toplamları hesaplayın ve ardından alt toplamlar için satırlar ekleyin ve bunları hesaplayın (Şekil 28).

Pirinç. 28. Ara toplamların hesaplanması

Önemli bir tablo boyutu ve alt toplamların hesaplanması gereken çok sayıda alan nedeniyle bu işlem çok zaman alacaktır. Çalışmanızı hızlandırmak için, önce bir alt toplam belirlemeniz gereken değerlerin her biri için benzersiz bir liste seçebilir ve ancak daha sonra toplamları kendiniz hesaplayabilirsiniz. Benzersiz bir liste oluşturmak için gerekli sütunu veya satırı seçin ve şu komutu kullanın: Data=>Filtre=>Gelişmiş filtre. Grup anahtarını ayarlayın Tedavi konumlandırmak için sonucu yerleştirmek istediğiniz hücre aralığını belirtin ve seçeneği etkinleştirin Yalnızca benzersiz girişler(Şekil 29, 30). Bu filtrelemenin bir sonucu olarak, ilk listedeki tüm benzersiz nesneler tablonun belirtilen alanında görünecektir.

Pirinç. 29. Gelişmiş Filtre komut penceresi

Pirinç. 30. Benzersiz bir liste oluşturmanın sonucu

Bundan sonra işlevi kullanın ETOPLA(aralık; ölçüt; toplam_aralık), belirli bir kriteri karşılayan hücreleri toplar. Aralık, kriteri karşılayıp karşılamadıklarını görmek için kontrol edilecek hücre aralığıdır; kriter - toplanacak hücreleri tanımlayan sayı, ifade veya metin biçimindeki bir kriter; toplama aralığı - toplanan hücreler (Şekil 31).

Pirinç. 31. Benzersiz bir listedeki değerlerin her biri için alt toplamların hesaplanması

Yinelenen Satırları Kaldırma

İki sütun ve çok sayıda satırdan oluşan bir telefon rehberi tablonuz (sözlük vb.) olduğunu hayal edin. Örneğin ilk sütuna müşterilerin soyadları, ikinci sütuna ise telefon numaraları girilirken satırlar tekrarlanabilir (Şekil 32). Amaç tüm yinelenen satırları kaldırmaktır. İlk akla gelen çözüm şu komutla tabloyu ilk sütuna göre sıralamaktır. Veri=>Sıralama ve yinelenen satırları manuel olarak kaldırın.

Pirinç. 32. Kaynak tablosu

Tablo çok büyükse aynı sonucu daha karmaşık da olsa daha hızlı bir şekilde elde edebilirsiniz. Öncelikle şu komutu kullanarak benzersiz bir telefon listesi seçin: Data=>Filtre=>Gelişmiş filtre grup anahtarını ayarlayarak Tedavi yerleştirmek Sonucu başka bir konuma kopyalayın sonucu yerleştirmek istediğiniz hücre aralığını belirterek ve seçeneği etkinleştirerek Yalnızca benzersiz girişler(Şek. 33).

Pirinç. 33. Benzersiz bir telefon listesi oluşturmanın sonucu

Şimdi işlevi kullanmanız gerekiyor DÜŞEYARA(arama_değeri, tablo, sütun_numarası, Doğru veya Yanlış değeri) burada arama değeri tablonun ilk sütununda bulunması gereken değerdir; verilerin arandığı bilgileri içeren tablo tablosu; sütun numarası bilgi tablosunda karşılık gelen değerin bulunması gereken sütunun numarası. Fonksiyonun, istenilen değeri aramanın yalnızca ilk sütunda mümkün olacağı şekilde çalıştığını düşünürsek, sütunları değiştirmeniz gerekecektir. "AD SOYAD" Ve "Telefon" ve ardından D sütununa DÜŞEYARA işleviyle formülü girin (Şek. 34). Bu formülü kullanarak program, C sütunundan bir sonraki değeri alacak, A sütununda arayacak ve ardından bulunan satırda bulunan B sütunundaki değeri döndürecektir. Bundan sonra geriye kalan tek şey, özel yapıştırmayı kullanarak D sütununun bir kopyasını oluşturmaktır, böylece hücreler formüller değil değerler içerir (komut Yapıştır=>Özel Yapıştır=>Değerler incir. 35) ve gereksiz hale gelen A, B ve D sütunlarını silin.

Pirinç. 34. DÜŞEYARA işlevini kullanan hesaplamaların sonucu

Pirinç. 35. Dış görünüşÖzel Yapıştır'ı kullandıktan sonra tablolar

Microsoft PowerPoint

Dosyalardan slaytlar

Sununuzu hazırlarken önceden oluşturulmuş Word belgelerinden ve diğer sunumlardan slaytlardan yararlanabilirsiniz.

İlk durumda, yaratmaktan bahsediyorsak yeni sunum, bir Word belgesi açın ve komutu kullanın Dosya=>Gönder=>Microsoft PowerPoint Sonuç olarak dosyadaki metinle yeni bir sunum oluşturulacak. Şuradan metin eklemeniz gerekiyorsa: Word belgesi mevcut bir sunuya ekleyin, ardından sunuyu PowerPoint'te açın ve Yapı(Şek. 36). Arkasında görünmesini istediğiniz slayt simgesini belirtin yeni slayt metin ile. Menüde Sokmak takımı seç Yapıdan slaytlar ve gerekli belgeyi belirtin. Sunuya eklenen metnin belge başlıklarının stiline dayalı olduğunu ve yalnızca *.doc, *.rtf veya *.txt biçimindeki dosyalardaki metni kullanabileceğinizi lütfen unutmayın.

Pirinç. 36. Yapı sekmesi

Açık bir sunuma başka bir sunumdan slayt eklemek istiyorsanız Ekle menüsünden komutu seçin. Dosyalardan slaytlar, eklenecek sunumu ve slaydı belirtin (Şek. 37) ve düğmeye tıklayın Sokmak. Tüm slaytları eklemek istiyorsanız düğmeyi tıklayın. Tümünü yapıştır.

Pirinç. 37. Eklenecek slaytı seçme

Karmaşık numaralandırma

Slaytlarda sayfa numaralandırma, sayfa numarasının altbilgiye komutuyla eklenmesiyle yapılır. Görünüm=>Üstbilgi ve Altbilgi onay kutusunu etkinleştirmeniz gereken Üst Bilgi ve Alt Bilgi penceresini açar. alt bilgi(Şek. 38) ve düğmeye tıklayın Hepsine başvur. Lütfen gizli slaytların numaralandırmaya dahil edilmeye devam edeceğini unutmayın. Bunu önlemek için, tüm gizli slaytları sunumun sonuna yerleştirebilirsiniz; böylece gösterilen tüm slaytlar sırayla numaralandırılır.

Pirinç. 38. Altbilgi Ekleme

Doğal olarak slayt sayfaları sırayla numaralandırılmıştır. Aynı sunumun farklı yerlerinde sayfa numaralandırmaya yeniden başlamanız gerekiyorsa (sunumunuz hala geliştirilme aşamasındaysa ve birkaç ayrı slayt dizisinden oluşuyorsa bu gerekli olabilir), o zaman ne yazık ki bunu şu süre içinde yapamayacaksınız: bir sunum. Sorunu çözmek için her slayt dizisi için çeşitli sunumlar ve bunları köprülerle birbirine bağlayın.

Sunum şablonu

Sunumlar sık sık yapılıyorsa, standart dışı bir sunum şablonu hazırlamak için dikkatli bir şekilde zaman harcamanız tavsiye edilir - bugün bu, örneğin antetli kağıttan daha az alakalı değildir. iş mektupları. Şablon kuruluşun logosunu vb. içerir. oluşturulan tüm sunum slaytlarında otomatik olarak oynatılacak öğeler. Ayrıca şablon, nesnelerin formatını, boyutlarını ve göreceli konumunu, kullanılan yazı tiplerini, sunum öğelerinin arka planını ve diğer tasarım parametrelerini belirler.

Şablon geliştirme, ekip aracılığıyla yeni bir sunumun oluşturulmasıyla başlar Dosya=>Oluştur. Ardından varsayılan şablonlar listesinden slayt için bir tasarım şablonu seçin. Tasarım şablonunu amaçlanan plana uygun olarak değiştirmeden önce menüde Görüş takımı seç Örnek=>Slayt örneği. Ana slaytlarda, oluşturduğunuz her yeni sunuya yansımasını istediğiniz değişiklikleri yapın. Her şeyden önce tasarımı değiştirin ve yazı tiplerini yapılandırın (Şek. 39), bir sonraki aşamada logoyu ekleyin (Şek. 40) ve tüm değişiklikler araç çubuğunda tamamlandıktan sonra Örnek düğmeye tıklayın Sihirbaz Görünümünü Kapat.

Pirinç. 39. Sunum şablonunun ana öğelerinin özelleştirilmesinin sonucu

Pirinç. 40. Logo yerleştirildikten sonra slaytın görünümü

Komutu kullanarak sunuyu şablon olarak kaydedin Dosya=>Farklı Kaydet, seçeneği dosya türü olarak belirtin Sunum şablonu ve şablonun adını girin (Şek. 41).

Pirinç. 41. Sunum şablonunu kaydetme

Sunum oluştururken şablonu kullanmak için düğmeye tıklayın Slayt oluşturucu, linki tıkla Gözden geçirmek slaydın sağ alt köşesinde oluşturduğunuz sunum şablonunu belirtin.

Oluşturulan şablon, Otomatik İçerik Sihirbazı'ndaki şablonlar listesine eklenebilir. Bunu menüde yapmak için Dosya takımı seç Yaratmak. Bölgede Yaratmak linki tıkla Otomatik İçerik Sihirbazı'ndan, düğmesine basın Daha öte. Daha sonra şablonu yerleştirmek istediğiniz kategoriyi seçin ve butonuna tıklayın. Eklemek ve eklenecek sunum şablonunu belirtin (Şek. 42).

Pirinç. 42. Otomatik İçerik Sihirbazı listesine şablon eklemenin sonucu

Tek sunumda birden fazla tasarım seçeneği

Kayıt sırasında bireysel slaytlar Sunumunuzda çeşitli şablonlar kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için belirli slaytları seçin, istediğiniz şablona sağ tıklayın ve seçeneği seçin Seçilen slaytlara uygula. Bu komut mevcut değilse şu komutu kullanın: Araçlar=>Seçenekler=>Düzenle ve bölgede Yeni özellikleri devre dışı bırakma kutunun işaretini kaldırın Çeşitli örnekler(Şek. 43).

Sunum slaytlarınızı tasarlamak için varsayılan şablonlar yerine kendi oluşturduğunuz şablonları kullanırsanız, aşağıdaki durumlar dışında, Gözat bağlantısını tıklattığınızda ve daha önce oluşturduğunuz sunum şablonunu seçtiğinizde belirli bir slayt için yeni bir şablon otomatik olarak yüklenecektir. elbette farklı tasarım seçeneklerinin kullanılmasını yasakladınız

Pirinç. 44. Otomatik yazım denetimini ayarlama

Kişileri dışa aktarmak için veri dosyası kullanma

Oluşturulan tüm mesajlar, randevular, görevler ve günlük girişleri yerel bilgisayarınızdaki bir veri dosyasına kaydedilir. Bu veri dosyasına kişisel klasörler dosyası denir ve PST uzantısına sahiptir. Sistemi yeniden yüklerken, bu dosyayı sabit sürücünüzde veya CD'nizde ayrı bir klasöre kaydedip tekrar bağlamak kolaydır.

Ayrıca PST dosyası, başka bir bilgisayardaki kişiler gibi bilgilere erişmenize veya bunları başkalarıyla paylaşmanıza olanak tanır. Bunu yapmak için, İçe ve Dışa Aktarma Sihirbazı'nı kullanarak verileri bir PST dosyasına aktarmanız yeterlidir. Menüde aç Dosya takım İthalat ve ihracat, seçeneği eylem olarak seçin Dosyaya aktar ve bir sonraki pencerede bir PST dosyası oluşturmanız gerektiğini belirtin (Şek. 45). Sonra bir klasör seçin Kişiler ve dosyayı kaydetme özelliklerini belirleyin (Şek. 46). Düğmeye bas Hazır ve ardından kişileriniz, aynı içe ve dışa aktarma sihirbazını kullanarak başka bir bilgisayara kolayca bağlanabilecek, diskte belirttiğiniz klasöre kaydedilecektir. Bir PST dosyasını kişilere bağlamak, normal bir PST dosyasını bağlamaktan farklı değildir. Dosyanın konumunu unutmamak için onu hemen Outlook veri dosyaları listesine eklemek daha iyidir. Bunu yapmak için şu komutu kullanın: Dosya=>Veri Dosyası İşleme, düğmeye tıklayın Eklemek ve oluşturulan PST dosyasının üzerine gelin. Sonuç olarak, veri dosyaları listesinde kişisel klasörlerin yanı sıra kişilerle oluşturduğunuz dosya da görünecektir (Şek. 47).

Pirinç. 45. Oluşturulacak dosya türünün belirlenmesi

Pirinç. 46. Kayıtlı bir dosya için koşulları tanımlama

Pirinç. 47. Outlook Veri Dosyaları

Çalışma zamanı planlaması

Nihai sonuç, işin ne kadar iyi planlandığına bağlıdır. Outlook, görev listesini düzenlemeye bir dereceye kadar yardımcı olur, ancak size yalnızca belirli bir görevi tamamlamaya başlama zamanının geldiğini ve zaten gecikmiş olduğunu hatırlatır; Ayrıca Outlook, bir görevi başka bir çalışana yeniden atayabilir ve bu görevin tamamlandığını izlemenize olanak tanır. Ve bu, genel olarak Outlook'un işleme görevleri açısından yeteneklerini tüketiyor.

Bununla birlikte, yalnızca bir takım görevlerin ana hatlarını çizmek değil, aynı zamanda her şeyin zamanında yapılabilmesi ve planlamanın mümkün olduğunca otomatik hale getirilmesi için bunları planlamak da çok önemlidir. Belirli bir görevi ne zaman bitireceğinizi, prensipte bunu tamamlamanın mümkün olup olmadığını bilmeniz gerekir. son teslim tarihi ve bir görevi çözmek için zamana sahip olmak amacıyla görevi tamamlamaya başlamanın en iyi zamanı ne zamandır?

Planınızın ne kadar gerçekçi olduğunu önceden değerlendirebilmek iyidir (tarafınızın özelliklerine bağlı olarak). çalışma haftası, öğle yemeği molasının varlığı, planlanmış toplantılar vb.). Ayrıca görevler otomatik olarak takvime girmeli ve görevler yeniden planlandıkça takvim durumu da otomatik olarak güncellenmelidir. Microsoft Outlook 2002/XP Taskline eklentisi tüm bunları yapabilir ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limited'den, programınızı en iyi şekilde oluşturmanıza olanak tanıyan kullanışlı ve kullanımı kolay bir görev yöneticisidir.

Eklentiyi kullanmaya başlamadan önce iş gününüzün özelliklerine göre yapılandırmanız gerekir. Bunu yapmak için düğmeye tıklayın Görev Hattı, sekmeye git Çalışma haftası ve haftanın çalışma günlerini, iş gününün başlangıcını ve bitişini ve mevcut tüm molaları (öğle yemeği, teknik mola vb.) belirtin - Şek. 48.

Pirinç. 48. Çalışma programı oluşturmak

Daha sonra önümüzdeki günlerde yapacağınız görevlerin ana hatlarını çizin. Eklentiyi yükledikten sonra görev oluşturma penceresinde ek bir sekme görüneceğini lütfen unutmayın. Görev Hattıİşin beklenen süresini belirtmeniz gereken ve iş zaten başlamışsa, bunun için harcanan süreyi ve tamamlanma yüzdesini belirtmeniz gerekir (Şekil 49, 50).

Pirinç. 49. Bir görev oluşturun

Pirinç. 50. Önümüzdeki hafta için planlanan görevlerin listesi

Bundan sonra eklentiyi test etmeye başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için düğmeye tıklayın Görev Hattı, sekmeye git Görevler, başlangıç saatini belirtin (Şek. 51) ve düğmesine basın TAMAM. Eklentinin sonucu, planlanan görevlerin sayısı, bunların tamamlanma süresi ve tamamlanma tarihleri hakkında kısa bir rapor olacaktır (Şekil 52). Aynı zamanda program, görevleri takvime en iyi şekilde yerleştirecektir - bu, hem işteki tüm molaları hem de programdaki toplantıları, toplantıları vb. dikkate alacaktır (Şekil 53).

Pirinç. 51. Analizin başlangıç zamanının belirlenmesi ve görev dağılımı

Pirinç. 52. Planlanan görevlerin listesine ilişkin görev satırı sonucu (bu durumda planlanan her şey zamanında tamamlanacaktır)

Pirinç. 53. Takvimdeki görevleri dağıtmanın sonucu

Hata 1. Slayt arka planı sunumun temasıyla eşleşmiyor. Ve örneğin, huş ağaçları ve mantarlarla dolu bir arka planda Rusya'daki devrimlerle ilgili bir sunum görüyoruz.
Hata 2. PowerPoint programında yer alan arka plan kullanıldı. PowerPoint programının uzun yıllar boyunca varlığı boyunca binlerce kişi standart şablonlar kullandı, sunumlarını çevrimiçi olarak yayınladı ve bunları konuşmalarda gösterdi. Dinleyiciler bu şablonlardan bıktı.

Çözüm: Standart şablonlardan vazgeçmek daha iyidir. İnternette çok sayıda yeni ilginç şablon ve arka plan bulabilirsiniz (örneğin, web sitemizde neredeyse bin arka plan bulunmaktadır -).

Arka plan görseli sunumun içeriğiyle uyumsuz unsurlar içermemelidir. Arka plan için pastel veya soğuk renkler (mor, mavi, camgöbeği, mavi-yeşil, yeşil) kullanmak daha iyidir; kırmızı ve beyaz renklerden kaçınmalısınız.

Hata 3. Sunumun arka planı çok parlak ve aktif. Böyle bir arka plan öncelikle slayttaki bilgilerin algılanmasını engeller, ikinci olarak dinleyicileri yorar.

Çözüm: Arka planda parlak bir resim olması gerekiyorsa parlaklığını azaltmak daha iyidir. Bunu yapmak için bir dikdörtgen şekli seçin ( Sokmak — Rakamlar — Dikdörtgen), tüm slaytı bununla kaplayın ve bunun için %50 şeffaflığa sahip beyaz bir dolgu seçin (farklı bir yüzde mümkündür) ve kenarlıkları kaldırın ( Biçim — Doldurmak rakamlar — Diğer renkler doldurur — Beyaz renk Ve şeffaflık 50% — TAMAM, Devre rakamlar- Taslak yok).

Arka plan görüntüsü daha az aktif hale gelecektir.

Veya bir slayta resim eklerken hemen şeffaflığı ayarlayın.

Hata 4. Tutarsız renkler kullanmak ve tutarlı bir slayt tasarım stiline sahip olmamak.

Bu örnekte, bir sunumda, bir slaytta büyük yazı tipi ve sola hizalama kullanılırken diğer slaytta küçük yazı tipi ve iki yana yaslanmış hizalama kullanılır.

Çözüm: Sunumun bir bölümünü veya tamamını tasarlarken tek bir stile bağlı kalmanız gerekir. Renk şeması üçten fazla ana renk içermemelidir (elbette istisnalar mümkündür): arka plan — başlık — temel metin. Tema renklerini şu şekilde değiştirebilirsiniz: Tasarım — Renkler— önerilen setten bir şema seçebilir veya kendi renklerinizi ayarlayabilirsiniz: Yaratmak yeni renkler şema.

http://colorscheme.ru/ - renk tekerleğini kullanarak renk seçimi ve renk şemalarının oluşturulması.

http://color.romanuke.com/ - fotoğraflara dayalı bir dizi renk paleti (tonları seçebilirsiniz: sıcak, soğuk, pastel ve kontrast).

Metin içeriğiyle ilgili hatalar

Hata 5. Slayt üzerinde metnin fazla olması, slayt üzerine yapılandırılmamış metnin yerleştirilmesi, metnin yazarın herhangi bir işlemi yapılmadan olduğu gibi kaynaktan alınması.

Çözüm: Slayttaki metin kısa ve öz olmalı, konuşmacının sunumunu tekrarlamamalıdır. Özet slayta yerleştirilmelidir.

Sunumun başkaları tarafından kullanılması amaçlanıyorsa, bunu belirtebilirsiniz. gerekli bilgi slayt notlarında - bu notlar sunum kullanıcılarının sunumla çalışmasına yardımcı olacaktır.

Hata 6. Bir slayta büyük miktarda bilgi yerleştirme girişiminde slayt alanının %90'ından fazlası kullanılır.

Çözüm: Slaydın kenarlarından içeriğe (metin ve resimlere) kadar dolgu bırakın. Slaytın %20'sinin boş olması kuralına uymaya çalışın.

Slayta bitmiş bir görünüm kazandırmak için arka plan çerçevesini arka plan olarak kullanabilirsiniz.

Burada metin çerçevenin sınırlarının ötesine uzanıyor - yeniden boyutlandırma işaretçisini sağa hareket ettirerek metin giriş alanını azaltmak gerekiyordu.

Metin çok büyük, neredeyse çerçevenin üzerinden geçiyor. Azaltılması gerekiyor.

Hata 7. Tüm metin BÜYÜK harflerle yazılmıştır. Bu metni okumak zordur.

Çözüm: Ana dilinizde olduğu gibi geleneksel metin yazma seçeneklerini kullanın: cümlenin ilk harfi büyük, geri kalanı küçük harftir. Cümlenin sonunda nokta bulunur.

Hata 8. Okunması zor yazı tiplerinin, özellikle gövde metni yazı tipleri olarak kullanılması. Düzende böyle bir kavram var - yazı tiplerinin okunabilirliği. Yazı tipi, okuyucunun metni zorluk çekmeden veya rahatsızlık duymadan hızlı bir şekilde okuyabileceği şekilde olmalıdır. Kitaplarda, gazetelerde, dergilerde kullanılan yazı tipleri bunlar; alışkınız ve rahatlıkla okuyoruz. Bununla birlikte, okunabilirliği düşük binlerce yazı tipi vardır - bunlar ilginçtir, güzeldir, ancak başlıklar için ve büyük olasılıkla reklamcılıkta, tasarımda kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

Çözüm: Oluşturulan sunumun amacı “vay be” etkisi yaratmak değil de bilgi vermekse, yalnızca hepimizin aşina olduğu geleneksel yazı tiplerini kullanın. Metin için sans-serif yazı tiplerini (Arial, Tahoma, Verdana vb.) kullanmak daha iyidir. Serif yazı tiplerinin (Times ailesi ve diğerleri) uzun mesafeden okunmasının zor olduğunu lütfen unutmayın.

Sans serif yazı tipi ve serif yazı tipi. Serif yazı tipinin sunumlarda okunması zordur ancak belgelerde işe yarar

Vurgulanması gereken küçük bir metin parçası için italik kullanılması tavsiye edilir, ancak tek tek kelimeleri ve cümleleri kalın harflerle vurgulamak daha iyidir. Sunumlarda altı çizili metin kullanıcı tarafından algılandığı, yani sunumun yönetilmesini zorlaştırdığı için alt çizgi kullanmamak daha iyidir.

Metin okunabilir olduğu sürece başlıklar için dekoratif yazı tipleri kullanabilirsiniz.

Gövde metni yazı tipi, başlık yazı tipi boyutundan daha küçük olmalıdır.

Hata 9. Fazla ve eksik noktalar, boşluklar, parantezler vb. metin yazma hataları.

Başlığın sonunda nokta yoktur.
Cümlenin sonunda bir nokta, sonra bir boşluk, ardından bir sonraki cümle bulunur.
Sunum metnindeki tırnak işaretleri aynı olmalıdır - Noel ağacı tırnak işaretlerini seçtiyseniz, bunları yalnızca sunumda kullanın (Tırnak işareti türleri: “ ”, “ ”, “ “, „ “).
Açılış parantezinden veya tırnak işaretinden sonra boşluk kalmaz, metin hemen gider. Kapanış tırnak işareti veya parantez öncesinde boşluk yoktur; metinden hemen sonra tırnak işareti veya parantez konur. Kapanış tırnak işareti veya parantezden sonra bir nokta (cümlenin sonu ise), virgül veya boşluk ve ardından metin gelir.

Tüm kelimelerin arasında bir boşluk olmalıdır.
Tüm noktalama işaretlerinden sonra bir sonraki metnin başlangıcından önce boşluk bırakılmalıdır.

Sunum boyunca e'li kelimeler e veya e.
Farklı sayfalarda farklı liste işaretçileri.

İlk durumda işaretler tiklerdir, ikinci durumda ise karelerdir.

Sunum boyunca listelerde her madde işaretinden sonra aynı noktalama işaretleri bulunmalı veya hiç noktalama işareti olmamalıdır. Örneğin, her liste öğesinin arkasına noktalı virgül ve listenin sonuna bir nokta koyun.

İlk durumda, her liste öğesinden sonra bir nokta bulunur, ikinci durumda ise yoktur.

Bazı slaytlarda kırmızı çizgi var, bazılarında yok. Sunumda kırmızı çizgiyi hiç kullanmamak daha iyidir.

Aynı sunum: farklı yazı tipi boyutu.
Bir slaytta var, diğerinde yok.

Sunumda görsellerin kullanılmasıyla ilgili hatalar

Hata 10.Şekillerin, metnin slaydın kenarlarına veya birbirine hizalanması yoktur. Dikkatsiz tasarım.

Slayttaki nesnelerin hizalanması gerekir. Bir sonraki slaytta bir hata var: Aynı dikdörtgenlerin slaydın kenarlarından ve birbirlerinden farklı uzaklıkları vardır.

Çözüm: Bu hatayı düzeltmek için hizalama işlevini kullanmanız gerekir. İstediğiniz dikdörtgenleri seçin (tuşuna basın ve basılı tutun) CTRL ) Biçim — Hizala — Slayta hizala(bu durumda şekiller slaydın kenarlarına ve merkezine hizalanacaktır) veya Seçili nesneleri hizala(bu durumda nesneler birbiriyle hizalanacaktır). Hizalama türünü seçtikten sonra parametrelerini (sol, sağ, üst veya alt, orta, yatay veya dikey olarak dağıtma) ayarlamanız gerekir.

Hata 11. Slayttaki aynı öğeler slayttan slayta kaydırılır.

Aşağıdaki örnekte aynı öğelere sahip iki slayt gösterilmektedir: sunuyla çalışmayı bitirmek için bir düğme, bir "Cevap" metni ve bir slayt başlığı. Aynı öğelerin kaydırıldığını ve slaytın kenarlarından farklı uzaklıklarda bulunduğunu fark edebilirsiniz. Bu olmamalı.

Çözüm: Bu hatayı önlemek için ilk slaydı oluşturup üzerine gerekli öğeleri yerleştirmeniz gerekir. Bundan sonra şunları yapabilirsiniz:

slaydı kopyalayın (eğer her iki slayt da ele alınan örnekte olduğu gibi aynı yükü taşıyorsa) ve ardından her yeni slaydı değiştirin, aynı öğeleri yerlerinde bırakın;
veya ikinci bir slayt oluşturun, ardından ilk slaytta istediğiniz nesneyi seçin, kopyalayın ve ardından ikinci slayda yapıştırın. Nesne, slaydın kenarlarından aynı mesafeye eklenecektir; herhangi bir yer değiştirme olmayacaktır. Aynısını diğer nesnelerle de yapmanız gerekir.
Hata 12. Görüntü oranlarının bozulması. Bir slaytta farklı stillerdeki görsellerin kullanılması (fotoğraflar ve çizimler, çerçeveli ve çerçevesiz görseller, arka planlı ve arka plansız görseller).

Resim “düzleştirilmiş”.

Farklı yüksekliklerdeki görüntüler. Sağdaki resimde beyaz çerçeve kaldırılmamış (sunumun arka planı olarak beyazı seçmiş olsaydınız resimdeki beyaz çerçeve görünmezdi).

Çözüm: Resmin köşelerinde bulunan işaretleyicileri çekerek resmi yeniden boyutlandırmanız gerekir; Resmin yanlarındaki işaretleyicileri kullanarak yeniden boyutlandıramazsınız.

Hata 13. Resim çerçeveleri sunumun teması veya stiliyle eşleşmiyor.

Çözüm: Görüntünün etrafındaki küçük bir çerçeve düzgün bir etki yaratır; çerçeveli görüntü bitmiş bir görünüme sahiptir. Ancak bir sonraki slayt örneğindeki ilk görselde olduğu gibi “yas” çerçeveleri kullanmamalısınız. Ayrıca slayttaki bilgilerin algılanmasını engelleyen görüntü yansıma efektlerini de kullanmamalısınız.

Hata 14. Görüntü “bir köşeye itildi.”

Çözüm: Görüntüyü slaytın kenarına veya köşesine yerleştirmekten kaçının. Slaytın kenarlarından görüntüye girinti yapın (metin yerleştirirken yaptığınız gibi). Slaydın köşesine bir görüntü eklemeniz gerekiyorsa, dikey ve yatay kenarlardan aynı mesafeleri geri çekmek daha iyidir. Ayrıca slaytta metin varsa görüntüyü slaydın ortasına yerleştirmemeye çalışın.

Görüntü bir kişinin portresi ise, o zaman onu, göz slaydın kenarına değil metne yönlendirilecek şekilde konumlandırmak daha iyidir. Bu, slayta bitmiş bir görünüm verecektir.

Hata 15. Birden fazla resmin bir slayta görülmesi zor olacak şekilde yerleştirilmesi. Sunumun mantığına aykırı değilse, bir slayta iki hatta 10 görsel yerleştirmek kabul edilebilir: örneğin görseller tıklandığında büyüyorsa veya düğme görselleriyse. Ancak resim slaytın ana içeriği ise, üzerinde çalışılan resim ise ve bilgi yükünü taşıyan resim ise büyük olması gerekmektedir.

Çözüm: Slaytın ana içeriği bir resimse her slayta bir resim ekleyin. Birden fazla resim kullanmanız gerekiyorsa birden fazla slayt oluşturun. Veya bir slayta birkaç resim ekleyin, ancak bu şekilde, resme tıkladığınızda resim tam ekranda açılır.

Sunumlardaki diğer hatalar

Hata 16. Düğmeler ve köprü düğmeleri çalışmıyor. Bazen sunum görüntüleme modunda köprü düğmesini kullanamadığınız bir durum ortaya çıkabilir - bu düğme etkin değildir. Bu, sunum yazarının dikkatsizliğinden kaynaklanabilir; bağlantıyı kurmayı unutmuşlardır. Ancak, bağlantıya sahip bir düğmenin (alt katman) üst katmanla (başka bir resim veya metin) üst üste gelmesi ve bu nedenle çalışmaması da mümkündür. Bu, fare imlecinin düğmenin ortasında parmak bulunan bir el haline gelmediği (köprü gibi) ancak düğmenin kenarları boyunca değiştiği zaman görülebilir.

Çözüm: İlk durumda, sunumdaki tüm bağlantıları ve tüm düğmeleri kontrol etmeniz yeterlidir. Özellikle kritik durumlarda sunumu diğer bilgisayarlarda test edin.

Düğmenin diğer nesneler tarafından engellenmesi sorununu çözmek için müdahale eden nesneyi arka plana taşımanız yeterlidir. Bunu yapmak için görsele sağ tıklayın ve içerik menüsünden seçim yapın Taşınmak geri. Artık düğme çalışacaktır.

Hata 17. Görsellerin ve metinlerin kaynakları belirtilmemiştir. Başka birinin çalışmasını kullanmak ve yazarını belirtmemek kötü bir biçimdir.

Çözüm: Konuyla ilgili hazırlık yaptık. Sitedeki materyallerin yazarlarının %80'inden fazlası bilgi kaynaklarını yanlış gösteriyor ve bunun farkında değil.

Hata 18. Animasyonun sunumla çalışmayı engellediği durumlarda aşırı animasyon. Sunumunuza animasyon eklerken minimalizm ilkesine bağlı kalmanız gerekir. Animasyon metnin okunmasını engellememeli ve renkli olmamalıdır.

Çözüm: Titreyen animasyonu veya hızlı döndürmeyi seçmeyin. Bütün bunlar yorucu, sinir bozucu ve görme ve sinir sistemine çok fazla yük bindiriyor. Gereksiz animasyona gerek yok. Slayt değişimine ses efektleri ve aktif animasyonla eşlik etmemek daha iyidir. Hangi efektlerin otomatik olarak görüneceğini ve hangilerinin tıklandığında görüneceğini düşünmeniz gerekir. Tüm animasyon tıklamayla gerçekleşirse, üzerinde çok zaman harcanacak, böyle bir sunum can sıkıcı olacaktır.

Hata 19. Slayt geçişi doğru şekilde yapılandırılmamış, fare tıklamasıyla veya klavyeyle geçiş devre dışı bırakılmamış. Örneğin, bir sunum oyununda kullanıcı doğru cevabı gösterme düğmesini kaçırdı ve sonunda sonraki soru, oyun menüsünü atlayarak. Kullanıcının bundan sonra nereye gideceği belli değil ve bazen ne olduğunu anlamıyor.

Çözüm: Oluştururken interaktif sunum içeriyorsa, fare tıklamasıyla ve klavyeyi kullanarak slaytlar arasındaki geçişi devre dışı bırakmanız gerekir. Birçoğu basitçe seçiyor Geçişler - Slayt Değişiklikleri ve kutunun işaretini kaldırın Tıklamada. Bu yöntem, tıklatarak slaytları değiştirmekten kaçınmanıza olanak tanır, ancak yine de okları, klavyedeki boşluk çubuğunu ve fare tekerleğini kullanarak slaytlar arasında kaydırma yapma olanağına sahipsiniz.

Daha güvenilir bir yol var - Otomatik sunum sunumu. . Ancak bunu kullanırken her slaytta başka bir slayta gitmek için bir köprü düğmesinin olması gerektiğini hatırlamanız gerekir. İÇİNDE aksi takdirde Slayt görünümü yalnızca sunum sonlandırılarak devre dışı bırakılabilir.

Sunum oluşturmadaki ana hataları açıklamaya çalıştık ve bunun gelecekte hepimizin bu hatalardan kaçınmasına yardımcı olacağını umuyoruz.

Hangi hataları biliyorsun? Makaleye yapılan yorumlarda bize bildirebilirsiniz.

Microsoft Word

Metni hızlı bir şekilde yukarı ve aşağı taşıyın

Bu, fare kullanmadan metni taşımanın en hızlı yoludur. Shift ve Alt tuşlarını basılı tutarken yukarı ve aşağı okları kullanarak metni hareket ettirin. Metni taşımadan önce seçmenize gerek yoktur; bu otomatik olarak gerçekleşir ve yukarı veya aşağı oklara her basıldığında metin bir paragraf yukarı veya bir paragraf aşağı taşınır. Bu yöntem yalnızca paragrafları taşırken değil aynı zamanda tablodaki satırları taşırken de etkilidir.

Bir belgedeki bağlantıları kaldırma

Metin, etiketler ve otomatik şekiller hakkında

Otomatik şekillere de metin ekleyebilirsiniz (çizgiler, çoklu çizgiler vb. hariç) - kural olarak, bu birkaç aşamada yapılır: bir otomatik şekil oluşturun, seçin, bir yazıt oluşturmak ve metin girmek için düğmeye tıklayın. Alternatif bir seçenek daha var: İstenilen otomatik şekli çizin, üzerine sağ tıklayın, seçin Yazı ekle ve metni girin.

Otomatik şekillendirme aydınlatması

Paneldeki varsayılan Çizim eksik düğme Aydınlatma; Bir otomatik şekle sağ tıkladığınızda çağrılan içerik menüsünde buna karşılık gelen bir komut yoktur.

Pirinç. 1. Çizim araç çubuğuna Aydınlatma düğmesi ekleme

Pirinç. 2. Otomatik şekil aydınlatmasını ayarlama

Tireleme

Pirinç. 3. Otomatik tirelemeyi ayarlama

Dizinli metin

Pirinç. 5. Dizinli metin (ilk sürüm Word'de, ikincisi MS Denkleminde yazılmıştır)

Pirinç. 6. Ofset ayarı

Ayrıca formül düzenleyicide boyutun seçildiğinden emin olun. Sıradan ( takım Boyut=>Normal) ve 12 piksele karşılık gelecek şekilde (komut Boyut=> Tanımla incir. 7).

Pirinç. 7. Normal yazı tipi boyutlarını ayarlama

Masa sonları

Pirinç. 8. Satır sonlarının sayfanın sonuna ulaşmadığı bir tablo örneği

Pirinç. 9. Paragraf Seçeneklerini Değiştirme

Belgedeki tarih

Pirinç. 10. Tarih formatını seçin

Tarih formatlarından hiçbiri size uymuyorsa, örneğin, tarihin belgenin ilk satırında ve haftanın gününün ikinci satırda (Şekil 11'deki gibi) görünmesine ihtiyacınız varsa, o zaman bir belge bulmanız gerekecektir. az çok benzer tarih formatını seçin ve düzenleyin. Bu örnekte, tablonun üst satırında tarihin yazdırılmasında herhangi bir zorluk yoktur, çünkü bu format formatlar listesindedir ve sorun haftanın gününü - bu alan formatını - eklemektir. Tarih bulunmuyor. Formatı düzenlemek için menüden açın Sokmak takım Alan, alanlar listesinde alanı belirtin Tarih ve haftanın istenilen gününü içeren orijinal tarih formatını seçin (Şek. 12). Düğmeye bas Alan kodları ve alandaki tarih biçimini düzenleyin Alan kodları, formatın gereksiz kısmını kaldırarak (Şek. 13). Butona tıklayarak işlemi tamamlayın TAMAM, Bundan sonra her belge açışınızda haftanın geçerli günü yazdırılacaktır.

Pirinç. 11. Değiştirilen tarih alanına sahip belge

Pirinç. 12. Düzenleme için orijinal tarih formatının seçilmesi

Pirinç. 13. Düzenlemeden sonraki tarih formatı

Belgeleri arayın

Pirinç. 14. Aranacak alanın belirlenmesi

Pirinç. 15. Dosya türü tespiti

Pirinç. 16. Metin veya başlıkta “İnternet” kelimesini içeren dokümanların aranması sonucu

Pirinç. 17. Belirli bir yazarın tüm belgelerini arayın

Pirinç. 18. Belge özelliklerini doldurma

Pirinç. 19. Önemli belge özelliklerinin zorunlu kaydedilmesini ayarlama

Pirinç. 20. Belirli bir dönemde oluşturulan belgeler için arama ayarlama

MS Excel

Sayfa etiketlerine renk atama

Sütunları ve satırları hızla ekleyin

Mutant Sütunlar

Pirinç. 21. Sütunları numaralandırılmış tablo

Pirinç. 22. Standart sütun tanımlamalarına geri dönün

Yazdırmayı hızlandırın

Pirinç. 23. Siyah beyaz modda yazdırmayı ayarlama

Pirinç. 24. Izgaranın yazdırılamaması

Kesirli sayıları girme

Varsayılan olarak Excel, kesirli sayıları Windows ayarlarında nasıl ayarlandığına göre girer: Denetim Masası=>Dil ve Standartlar=>Numaralar. Başka bir deyişle, Windows'ta kesirli sayıları girmek için virgül kullanılıyorsa, Excel'de bunlar virgülle ayrılmış olarak girilecektir. Ancak pratikte durum farklı sonuçlanabilir. Örneğin, çok sayıda kullanıcısı olan bilgisayarlarda, özellikle program ayarlarının en öngörülemeyen şekillerde değiştiği eğitim kurumlarında. Virgülle ayrılmış kesirli bir sayı girerken ekranda noktayla ayrılmış bir sayı görüyorsanız ve Windows ayarlarının virgülle ayrılmış girişe izin verdiğini zaten kontrol ettiyseniz, komutu kullanın. Hizmet\Seçenekler\Uluslararası ve onay kutusunu vurgulayın Sistem sınırlayıcılarını kullanma(Şekil 25).

Pirinç. 25. Sistem sınırlayıcılara geri dönün

Temsil

Bir tablonun görünümünü tamamlayıp yazdırmaya hazırlarken, sıklıkla biçimlendirme ve yazdırma özelliklerini tekrar tekrar değiştirmeniz gerekir. Genellikle bu gibi durumlarda sayfalar kopyalanır ve ekrandaki ve yazdırıldığındaki görünüm özellikleri değişir. Ancak verileri farklı modlarda görüntülemenize olanak tanıyan ve ayrı sayfalar oluşturmayı gerektirmeyen farklı sayfa görünümleri oluşturmak daha uygundur.

Pirinç. 26. Görünüm Oluşturma

Pirinç. 27. İstenilen görünümün seçilmesi

Alt toplamlar

Pirinç. 28. Ara toplamların hesaplanması

Pirinç. 29. Gelişmiş Filtre komut penceresi

Pirinç. 30. Benzersiz bir liste oluşturmanın sonucu

Pirinç. 31. Benzersiz bir listedeki değerlerin her biri için alt toplamların hesaplanması

Yinelenen Satırları Kaldırma

Pirinç. 32. Kaynak tablosu

Pirinç. 33. Benzersiz bir telefon listesi oluşturmanın sonucu

Pirinç. 34. DÜŞEYARA işlevini kullanan hesaplamaların sonucu

Pirinç. 35. Özel Pasta uygulandıktan sonra tablonun görünümü

Microsoft PowerPoint

Dosyalardan slaytlar

Sununuzu hazırlarken önceden oluşturulmuş Word belgelerinden ve diğer sunumlardan slaytlardan yararlanabilirsiniz.

İlk durumda, yeni bir sunum oluşturmaktan bahsediyorsak, bir Word belgesi açın ve şu komutu kullanın: Dosya=>Gönder=>Microsoft PowerPoint Sonuç olarak dosyadaki metinle yeni bir sunum oluşturulacak. Mevcut bir sunuya bir Word belgesinden metin eklemeniz gerekiyorsa sunuyu PowerPoint'te açın ve sekmeye tıklayın. Yapı(Şek. 36). Arkasında metin içeren yeni bir slaydın görünmesini istediğiniz slayt simgesini belirtin. Menüde Sokmak takımı seç Yapıdan slaytlar ve gerekli belgeyi belirtin. Sunuya eklenen metnin belge başlıklarının stiline dayalı olduğunu ve yalnızca *.doc, *.rtf veya *.txt biçimindeki dosyalardaki metni kullanabileceğinizi lütfen unutmayın.

Pirinç. 36. Yapı sekmesi

Pirinç. 37. Eklenecek slaytı seçme

Karmaşık numaralandırma

Pirinç. 38. Altbilgi Ekleme

Doğal olarak slayt sayfaları sırayla numaralandırılmıştır. Aynı sunumun farklı yerlerinde sayfa numaralandırmaya yeniden başlamanız gerekiyorsa (sunumunuz hala geliştirilme aşamasındaysa ve birkaç ayrı slayt dizisinden oluşuyorsa bu gerekli olabilir), o zaman ne yazık ki bunu şu süre içinde yapamayacaksınız: bir sunum. Sorunu çözmek için her slayt dizisi için farklı sunumlar oluşturmanız ve bunları köprülerle birbirine bağlamanız gerekecektir.

Sunum şablonu

Sunumlar sık sık yapılıyorsa, standart olmayan bir sunum şablonu hazırlamak için dikkatli bir şekilde zaman harcamanız tavsiye edilir - bugün bu, örneğin iş mektupları için antetli kağıttan daha az alakalı değildir. Şablon kuruluşun logosunu vb. içerir. oluşturulan tüm sunum slaytlarında otomatik olarak oynatılacak öğeler. Ayrıca şablon, nesnelerin formatını, boyutlarını ve göreceli konumunu, kullanılan yazı tiplerini, sunum öğelerinin arka planını ve diğer tasarım parametrelerini belirler.

Pirinç. 39. Sunum şablonunun ana öğelerinin özelleştirilmesinin sonucu

Pirinç. 40. Logo yerleştirildikten sonra slaytın görünümü

Komutu kullanarak sunuyu şablon olarak kaydedin Dosya=>Farklı Kaydet, seçeneği dosya türü olarak belirtin Sunum şablonu ve şablonun adını girin (Şek. 41).

Pirinç. 41. Sunum şablonunu kaydetme

Sunum oluştururken şablonu kullanmak için düğmeye tıklayın Slayt oluşturucu, linki tıkla Gözden geçirmek slaydın sağ alt köşesinde oluşturduğunuz sunum şablonunu belirtin.

Pirinç. 42. Otomatik İçerik Sihirbazı listesine şablon eklemenin sonucu

Tek sunumda birden fazla tasarım seçeneği

Bir sunumda ayrı slaytlar tasarlarken birkaç şablon kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için belirli slaytları seçin, istediğiniz şablona sağ tıklayın ve seçeneği seçin Seçilen slaytlara uygula. Bu komut mevcut değilse şu komutu kullanın: Araçlar=>Seçenekler=>Düzenle ve bölgede Yeni özellikleri devre dışı bırakma kutunun işaretini kaldırın Çeşitli örnekler(Şek. 43).

Pirinç. 44. Otomatik yazım denetimini ayarlama

Kişileri dışa aktarmak için veri dosyası kullanma

Pirinç. 45. Oluşturulacak dosya türünün belirlenmesi

Pirinç. 46. Kayıtlı bir dosya için koşulları tanımlama

Pirinç. 47. Outlook Veri Dosyaları

Çalışma zamanı planlaması

Bununla birlikte, yalnızca bir takım görevlerin ana hatlarını çizmek değil, aynı zamanda her şeyin zamanında yapılabilmesi ve planlamanın mümkün olduğunca otomatik hale getirilmesi için bunları planlamak da çok önemlidir. Belirli bir görevi ne zaman bitireceğinizi, prensip olarak son teslim tarihine kadar tamamlamanın mümkün olup olmadığını ve görevi zamanında tamamlamak için tamamlamaya başlamanın en iyi zamanının ne zaman olduğunu bilmeniz gerekir.

Planınızın ne kadar gerçekçi olduğunu önceden değerlendirebilmek iyi bir fikirdir (çalışma haftanızın niteliğine, öğle yemeği molalarına, planlanmış toplantılara vb. bağlı olarak). Ayrıca görevler otomatik olarak takvime girmeli ve görevler yeniden planlandıkça takvim durumu da otomatik olarak güncellenmelidir. Microsoft Outlook 2002/XP Taskline eklentisi tüm bunları yapabilir ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limited'den, programınızı en iyi şekilde oluşturmanıza olanak tanıyan kullanışlı ve kullanımı kolay bir görev yöneticisidir.

Pirinç. 48. Çalışma programı oluşturmak

Pirinç. 49. Bir görev oluşturun

Pirinç. 50. Önümüzdeki hafta için planlanan görevlerin listesi

Pirinç. 51. Analizin başlangıç zamanının belirlenmesi ve görev dağılımı

Pirinç. 52. Planlanan görevlerin listesine ilişkin görev satırı sonucu (bu durumda planlanan her şey zamanında tamamlanacaktır)

Pirinç. 53. Takvimdeki görevleri dağıtmanın sonucu