Гарсан захидал харилцааг боловсруулахад тусгай шаардлага тавьдаг. Энэ нь мэдээллийн болон лавлагааны шинж чанартай байдагтай холбоотой юм. Үйлчилгээний захидал бичихдээ та ГОСТ R 7.0.97-2016 стандартын шаардлагыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Энэ нь баримт бичгийн тодорхой бүтцийг хадгалах, шаардлагатай хэв маягийг хадгалах боломжийг олгоно. бизнесийн харилцаа холбоо, мөн түүнчлэн бизнесийн захидлын дэлгэрэнгүй мэдээллийг зөв зохион байгуулах.

ГОСТ R 7.0.97-2016 нь зөвлөгөө өгөх бөгөөд байгууллагууд өөрсдөө бизнесийн захидал харилцааны хэвлэмэл хуудас боловсруулах боломжтой гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Заасан ГОСТ-ыг дагаж мөрдөх нь зөвхөн заавал байх ёстой холбооны байгууллагуудгүйцэтгэх эрх мэдэл.

Баримт бичгийн толгой хэсгийг уртааш болон өнцгийн байрлалд байрлуулж болно (захидлын маягтын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, байгууллагын утасны дугаар, хаягийг ихэвчлэн энд байрлуулдаг). Мэдээллийн булангийн зохион байгуулалттай захидлын загвар нь орчин үеийн оффисын ажилд хамгийн түгээмэл сонголт юм.

Булангийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий захидлын маягтын загвар

Баримт бичгийн дээд хэсэгт дараахь зүйлийг зааж өгсөн болно.

• огноо;
• тоо;
• баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, огнооны лавлагаа (хэрэв захидал харилцаа нь хариулт бол);
• текстийн гарчиг, нэг хэллэгээр илэрхийлэгдсэн.

Үйлчилгээний захидлын толгой нь регистрийн дугаарын доор байрлана. Энэ нь хүлээн авагчид хандсан уриалгыг агуулдаг. БҮТЭН НЭР. мөн хаяг хүлээн авагчийн байрлал нь баримт бичгийн баруун дээд буланд байх ёстой. Хүлээн авагч руу мессеж төвд бичигдсэн байдаг.

Хэнээс, хэнд

Илгээгчийн компанийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр ихэвчлэн зааж өгдөг. Мөн захидал хүлээн авагчийг, өөрөөр хэлбэл хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг зөв зааж өгөх шаардлагатай.

• Компанийн нэр;
• Нэр бүтцийн нэгжгадагш захидал илгээсэн газар;
• хүлээн авагчийн байр суурь;
• хүлээн авагчийн овог нэр, эхний үсэг;
• байгууллагын шуудангийн хаяг.

Компанийн хэвлэмэл хуудсан дээрх захидлын жишээ

Хэрэв ижил агуулгатай захидлыг хэд хэдэн хүлээн авагчид илгээх шаардлагатай бол юуны түрүүнд үндсэн хүлээн авагчийн хаягийг зааж өгөх шаардлагатай бөгөөд зөвхөн дараа нь бусад хүмүүс рүү илгээх шаардлагатай гэдгийг анхаарах нь чухал юм.

Жишээлбэл:

"Элки-Палки" ХХК

Хуулийн хэлтэс

Москва, Зеленая гудамж, 5

ХУУЛАХ

гүйцэтгэх захирал руу

"Ногоон салбар" ХХК

Симаков В.А.

Санкт-Петербург,

Фрунзе гудамж, 3

Огноо, дугаар

Гарсан баримт бичигт гарын үсэг зурсны дараа үүн дээр огноо дарагдсан байна. Огноо нь 2019.05.17 эсвэл 2019 оны 5-р сарын 17-ны форматтай байж болно. Баримт бичигт огноог хэд хэдэн удаа заасан тохиолдолд ижил бичих хэв маягийг хадгалахыг зөвлөж байна.

Бүртгэлийн дугаарыг тухайн байгууллагаас баталсан гаралтын баримт бичгийг бүртгэх системийн дагуу зөвхөн баримт бичигт гарын үсэг зурсны дараа олгоно. Бүртгэлийн дугаар нь тухайн баримт бичгийн серийн дугаараас бүрдэх бөгөөд үүнийг хэргийн индекс эсвэл үсгээр нэмж болно.

Илгээж буй баримт бичгийг бүртгэх нь танд болон таны хүлээн авагчийн аль алинд нь захидал боловсруулахад хялбар болгодог гэдгийг анхаарах нь чухал юм.

Хүлээн авсан албан захидалд хариу өгөхдөө "регистрийн дугаар, хүсэлтийн огнооны холбоос" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бөглөх шаардлагатай. Энэ тохиолдолд хариу захидал нь хүлээн авсан мессежийн огноо, дугаарыг заана. Энэ нь хүлээн авагч компанид захидал харилцааг хурдан боловсруулах боломжийг олгоно.

Хэн гарын үсэг зурдаг

Албан захидалд голчлон менежерүүд гарын үсэг зурдаг бөгөөд түүнийг ажлын байран дээр байхгүй тохиолдолд түүний орлогч эсвэл эзгүй үед менежерийн үүргийг гүйцэтгэдэг бусад албан тушаалтнууд гарын үсэг зурдаг.

Орчин үеийн бизнесийн захидал харилцааг зөвхөн шуудангаар төдийгүй телеграф, факс, цахим шуудангаар илгээдэг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Би зураачийг зааж өгөх шаардлагатай юу?

Бизнесийн мессеж бүрт компанийн дарга эсвэл түүний эрх бүхий албан тушаалтнууд гарын үсэг зурсан байдаг ч захидал харилцааг өөрөө жирийн нэг ажилтан, өөрөөр хэлбэл гүйцэтгэх ажилтан гүйцэтгэдэг. Энэ хэсэгт бид түүний нэр, холбоо барих мэдээллийг зааж өгсөн болно.

Зураачийн тухай мэдээлэл үргэлж хамгийн доод хэсэгт, сүүлчийн мөрөнд байрладаг. Ажилтны бүтэн нэр, овог нэр, овог нэр, түүний холбоо барих утасны дугаарыг шинэ мөрөнд, үүнээс ч доогуур - түүний имэйл хаягийг бичнэ. Бид фонтыг адилхан үлдээдэг.

тамга байна уу?

Захидал нь ихэвчлэн тамга дардаггүй, гэхдээ гарч буй захидал нь албан ёсны шинж чанартай, байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн бөгөөд хэн нэгэн эсвэл өөр байгууллагатай эрх зүйн харилцаанд орох, захидалд тусгагдсан бүх албан тушаалыг хариуцах зорилготой бол удирдлага нэмж оруулахыг хүсч болно. тамга хэлбэрээр нэмэлт дэлгэрэнгүй мэдээлэл.

Зарчмын хувьд, яаж, ямар аргаар үүсгэж, илгээх вэ гэсэн асуулт гарч ирэх ёсгүй. Гэсэн хэдий ч хүн бүр албан бичгийн тухайд, ялангуяа захидлын эзэн хариу ирэхийг хүлээж байгаа үед энэ ажлыг шууд эхлүүлэхэд бэлэн байдаггүй. Би чамд нээж өгье бяцхан нууцбизнесийн захидал харилцаа, захидлын шинж чанар, хэв маяг нь хатуу байх тусам хүлээн авагчаас хариу өгөх магадлал өндөр байдаг. Энэ зааварт би зарим жишээг өгөх болно имэйлүүд, энэ нь хэрэглэгчдэд өөрсдийн хэв маягийг шийдэж, дараа нь хамгийн чадварлаг байдлаар мессеж бичихэд туслах ёстой.

Нэгдүгээрт, бидний үүсгэж буй үсэг ямар шинж чанартай болохыг шийдэх хэрэгтэй. Би бүх илгээсэн имэйлийг гурван үндсэн төрөлд хуваадаг:

• Бизнесийн санал
• Бизнесийн лавлагаа
• Найрсаг хаяг

Үүний дагуу, бүх гурван төрлийн хувьд надад энгийн текст файлууд болон тодорхой имэйлийн програмуудад тохирсон загварууд байдаг. Тэд тус бүрийг дарааллаар нь авч үзье.

Бизнесийн санал

Сайн байна уу (Өдрийн мэнд), [ярилцаж буй хүний ​​нэр]!

Хувийн хаяг нь хүнийг найрсаг байдалд оруулдаг тул харилцахдаа ямар ч үсгээр нэрийг нь зааж өгөхийг зөвлөж байна. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та нэрийг нь олж чадаагүй хэвээр байвал мэндчилгээний загвар бичихэд хангалттай.

Таны анхааралд толилуулъя шинэ үйлчилгээ (Шинэ бүтээгдэхүүн) манай компаниас [компанийн нэр].

[үйл ажиллагааны чиглэлийн нэр] чиглэлээр хамтран ажиллах санал болгоё.

Дараа нь таны саналын давуу талыг үнэ эсвэл чанарын зарим шинж чанарын хувьд товч тайлбарлана уу. Хамгийн гол нь үүнийг хэтрүүлж болохгүй. Мегабайт текст, тэр ч байтугай тод, утгагүй зургуудаар баяжуулсан нь зөвхөн хүмүүсийг айлгадаг. Хэрэв захидал хүлээн авагч таны саналыг эхний мөрүүдээс сонирхож байвал тэр тантай холбогдож нэмэлт мэдээлэл авах болно.

Хэрэв та анх удаа холбоо барихдаа зөв хүмүүс тантай холбогдохыг нухацтай сонирхож байгаа бол зөвхөн бусдын хүртээмжийн талаар бодох нь зүйтэй юм. цахим шуудан. зэрэг үйлчилгээнүүдэд данс үүсгэх нь зүйтэй болов уу ICQ баSkype. Заримдаа хүн тантай энгийн утсаар холбоо барих нь илүү хялбар байдаг, хэрэв та мэдээжийн хэрэг, хэрэв та ухаалаг гар утсан дээрээ дугаараа үлдээсэн бол.

Та яагаад өөрийн цахим шуудангийн хаягийг гарын үсэг зурахдаа хуулбарлах хэрэгтэй байна вэ, энэ нь шуудангийн серверээр автоматаар дамжуулагдсан эсэхийг асууна. Энд байгаа дүрэм бол шаардлагагүй мэдээлэл юм бизнесийн захидал харилцаахэзээ ч шаардлагагүй. Таны захидлыг саналыг сонирхдоггүй эсвэл түүнд зөв хариу өгөх чадваргүй хүн хүлээж авсан нөхцөл байдлыг төсөөлөөд үз дээ. Энэ нь хүлээн авсан мессежийг өөр хэрэглэгч рүү дамжуулдаг боловч зарим шалтгааны улмаас автоматаар нэмсэн өгөгдлөөс жинхэнэ илгээгчийн талаарх мэдээлэл алдагдаж, тантай холбоо барихад хэцүү болгодог. Гэсэн хэдий ч захидлын зохиогч болон түүний шаардлагатай холбоо барих хүмүүсийг тодорхойлохын тулд гарын үсгийг харах нь үргэлж хангалттай байх болно.

Бизнесийн лавлагаа

Сайн байна уу (Өдрийн мэнд)!

Эсвэл хаяг хүлээн авагчийн нэр мэдэгдэж байгаа бол (Эрхэм хүндэт, [Нэр, овог нэр])!

Бүтээгдэхүүний (үйлчилгээний) талаарх мэдээллийг [бүтээгдэхүүн/үйлчилгээний нэр] бүрэн шинж чанар, өрсөлдөх чадварын тодорхойлолттой хамт оруулна уу.

Үндэслэсэн Холбооны хууль RF [баримт бичгийн дугаар, огноо], мэдээлэл өгнө үү [авахад шаардлагатай өгөгдлийг тайлбарлана уу].

Мөн таны эрх зөрчигдсөн тохиолдолд интернет дэх тодорхой үйлчилгээний удирдлагатай холбоо барьж болно.

Хэрэглэгчийн гэрээний заалтыг [хэрэглэгчийн гэрээний дугаар] зөрчсөнтэй холбогдуулан, тухайлбал: “[ишлэл бүрэн текстнэрлэсэн цэг]” гэж бичээд, хяналт шалгалт хийж, гэм буруутай [хариуцлагатай (үйлчилгээний ажилтны тухай ярьж байгаа бол)] этгээдэд [сайтын (сайтын нэр)] зохих шийтгэл ногдуулахыг танаас хүсч байна. Хяналт шалгалтын дүн болон авсан шийтгэлийн талаар надад мэдэгдэнэ үү. өөрийн хаягИмэйл].

Найрсаг хаяг

Сайн байна уу (Өдрийн мэнд) (Сайн уу), [хүний ​​нэр]!

Та эхлээд бидэнтэй найрсаг байдлаар холбоо барихад таны мессеж бүрэн дүүрэн байх нь сайн үзүүлэлт байх болно. Зөв бичигдсэн, их хэмжээний текст нь зөв хүнтэй холбоо тогтоохыг хүсч байгаагаа илэрхийлж, хариу өгөх хүслийг төрүүлнэ. Эхний хэдэн асуултаар яриагаа нээхээ бүү мартаарай.

Жишээ имэйл

Нөхцөл байдалд орчин үеийн ертөнц бизнесийн холбоо барихихэвчлэн бизнесийн захидал харилцаанаас эхэлдэг - албан тушаалтны нэрийн өмнөөс болон албан тушаалын дагуу илгээсэн аливаа төрлийн захидал (захидал, мессеж гэх мэт) -ийг багтаасан бизнесийн харилцааны бичмэл хэлбэр.

Нэг чухал зүйл бол дагаж мөрдөх явдал юм тодорхой стандартуудёс зүй. IN өөрөөр, тогтоосон холболтууд эвдэрсэн байж болох ба үйлчлүүлэгч эсвэл Бизнес түншалдагдах болно. Сайн зохион бүтээсэн бизнесийн захидал харилцаа нь танд эсвэл компанид хамгийн таатай сэтгэгдэл төрүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг.

Үсгийн ид шидийг эзэмших нь хүн бүрийн хувьд чухал юм. Хайж байхдаа хэлье шинэ ажил: анкет, тестийн даалгавар, хамгаалах захидал, өөрийнхөө тухай нэмэлт мэдээлэл, уулзалтын цагийг тохиролцох, бүрдүүлэх, илгээх.

Сонирхолтой нь, одоо байгаа бизнесийн захидлын дүрмийг 150 орчим жилийн өмнө Англид боловсруулжээ.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Захидал хэрхэн бичихээ шийдэхийн тулд түүний төрлүүдийн ялгааг мэдэх хэрэгтэй. Энэ нь мессежийн сэдэв, түүний зөв дизайныг шийдэхэд тусална. Энэ нь чухал өрсөлдөгчийнхөө нүдэнд тэнэг харагдахаас зайлсхийхэд тусална.

Дизайн бүтцийн дагуу:

• Харилцааны захидал

Үүнд татгалзсан тухай захидал, нэхэмжлэл, шалтаг, гэм буруугаа хүлээх зэрэг орно. Ажилтан мэргэжлийн үйл ажиллагааныхаа явцад ашигладаг бүх зүйл.

• Гэрээний захидал

Бичлэгийн чухал төрөл. Түүний ачаар хурлын үр дүнг нэгтгэж, гэрээ хэлэлцээр байгуулж, даалгавраа биелүүлэх цагийг тодорхойлж, хоёр тал гэрээний талаар зөв ойлголттой болсон гэдэгт итгэлтэй байна.

Бизнес захидлын дүрэм

Блогчид өөрсдийгөө илэрхийлэх арга зам нь таны сонголт биш юм. Алдаа, үсгийн алдааг зөвтгөх аргагүй. Та бага наснаасаа хэл сурахад бэрхшээлтэй тул өөрийгөө тайвшруулж чадахгүй. Та өөртөө аль болох өндөр шаардлага тавих хэрэгтэй. Үгүй бол таны зан чанар, боловсролын талаар таагүй дүр зургийг зурдаг.

Бизнесийн захидал харилцааны онцлог нь үг үсгийн алдаатай байдаг мэргэжлийн хүрээтухайн хүний ​​сонгосон салбарт чадваргүйн үзүүлэлт гэж үздэг.

Үндсэн дүрмүүд:

1. Тодорхойлолтыг нь мэдэхгүй үгсийг ашиглахаас зайлсхий. Хамгийн сүүлчийн арга бол толь бичгүүдээс тэдгээрийн утгыг шалгана уу.
2. Тодорхой нэр томъёо хэрэглэхээс зайлсхий. Зарим үгс нь ярилцагчийн хувьд танил бус байж магадгүй бөгөөд түүнийг буруугаар тайлбарлаж болно. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ийм тохиолдолд нэр томъёо, товчлолын тайлбарыг агуулдаг.
3. Богино өгүүлбэрээр бичнэ үү. Барилга байгууламжийн урт, уян хатан байдал нь роман бичихэд тохиромжтой, бизнесийн хэлэлцээр хийх үед биш юм.
4. Эхлээд мессежийг захидлын үндсэн хэсэгт биш, харин компьютер эсвэл онлайн засварлагч дээрх баримт бичигт бичнэ үү. Эерэг талавтомат үсэг, цэг таслал шалгагч юм. Энэ нь мөн захидал хүлээн авагч руу санамсаргүйгээр хугацаанаас нь өмнө илгээгдэх, хөтөч хаагдсан эсвэл интернет алдагдсанаас болж алга болохоос сэргийлдэг. Ажиллаж байна Microsoft word, тодорхой интервалаар материалыг автоматаар хадгалах аргыг ашиглах.
5. Та утас, таблет дээрээ мессеж бичихээс зайлсхийх хэрэгтэй. Зохисгүй автомат залруулга хийх эрсдэлтэй.
6. Илгээхийн өмнө алдаа болон текстийн нийцтэй байдлыг шалгана уу. Бичсэн текстээ нэг цагийн дараа дахин шалгаж, өөр зүйл рүү түр шилжиж, бичихээ мартахыг зөвлөж байна. Энэ нь текстийг өөр өнцгөөс харж, бүх алдааг олж харахад тусална.

Бизнесийн захидал форматлах

Шаардлагатай Онцгой анхааралзахидал харилцааг бэлтгэх, хадгалах явцад дэлгэрэнгүй мэдээлэл. Энэ нь мөн өрсөлдөгчөө хүндэтгэж, материалыг дахин хийхэд зарцуулж болох цагийг хэмнэх боломжийг олгодог.

Дараахь талуудыг үл тоомсорлож болохгүй.

• Захидлын сэдвийг зөв бөглөх

Хэрэв энэ нь анхны мессеж бол гарчиг нь тод байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч, хэрэв өрсөлдөгчтэй харилцах харилцаа аль хэдийн байгаа бол захидлын сэдвийг товч бөгөөд товч дурдах хэрэгтэй. Эдгээр нь харилцааны үндэс суурь юм. Тэд хэсэг хугацааны дараа мессежийг олоход тусалдаг тул дахин унших нь илгээгч болон хүлээн авагчийн аль алинд нь хялбар байх болно.

• Ишлэл

Таны илгээсэн мессеж таны хариулах ёстой асуултуудыг агуулж болно. Тэд тус бүрийг тусад нь иш татан хариулах нь утга учиртай юм. Хэд хэдэн дамжуулалт бүхий захидал илгээхдээ дугаарлаж, текстийг догол мөр болгон хуваах нь зүйтэй. Ингэснээр та ямар асуултанд хариулж байгаа нь ярилцагчдаа тодорхой болно.

Хэт их ишлэлийн сүлжээ нь харилцаа холбоонд эмх замбараагүй байдлын мэдрэмжийг бий болгодог. Гэсэн хэдий ч, хэрэв өмнө нь илгээсэн мессежүүд рүү буцаж очих эсвэл ярилцагчдаа ямар нэг зүйлийг сануулах шаардлагатай бол үүнийг хийх нь зүйтэй. Ялангуяа төсөв, үйлчилгээний багц, цаг хугацааны хувьд.

• Хүлээн авсан бүх мэдээллийг анхаарч үзээрэй

Захидал бичихдээ та өөрийн болон ярилцагчийн хавсаргасан бүх баримт бичигт товч тайлбар өгөх ёстой. Ингэснээр хүлээн авагчид ямар файлууд түүнийг хүлээж байгаа нь шууд тодорхой болно.

• Таны өөрийн гарын үсэг бол нэрийн хуудасны зүйрлэл юм

Бизнесийн захидал харилцаанд гарын үсэг шаардлагатай. Үүнийг автоматаар хийх боломжтой, дараа нь энэ нь илгээсэн захидал бүрт байх болно. Мэдээллийн гарын үсгийг хэрхэн бий болгох вэ? Өөрийн овог нэр, одоогийн албан тушаал, ажлын холбоо барих хаяг, компанийн логог ашиглана уу.

Жишээ нь: "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов, таны төслийн менежер, утасны дугаар эсвэл бусад элч." Эсвэл "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов ...".

Гарын үсэг нь анхаарал татахуйц, бүтээлч байж болох бөгөөд энэ нь компани эсвэл шалтгаантай онцгой холболтыг илтгэнэ. Жишээлбэл, номын үйлдвэрлэлийн сүлжээний ажилтнууд одоогийн шинэ бүтээгдэхүүний нэрийг оруулахдаа "Би одоо уншиж байна ..." гэсэн хэллэгийг ашиглаж болно. Гэхдээ ийм зүйлийг дарга нартайгаа зохицуулсан нь дээр.

• Шуудангийн хаяг

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь харуулах явдал юм шуудангийн хаяг. Тэр цэвэр ажилчин байсан нь дээр байх. Тэнд компанийн нэр, албан тушаал, нэр эсвэл овог харагдах боловч төрсөн он, хоч / үгсийг харуулахгүй. Хэрэв та үйл ажиллагаа, албан тушаалаа өөрчилсөн ч гэсэн хаягаа орхихоор төлөвлөж байгаа бол олон жилийн турш зөв нэрийг бодох нь дээр.

• Фонт ба зай

Баримт бичигт хамгийн их хэрэглэгддэг үсгийн фонт нь Times New Roman, хүснэгтэд 12, текстийн хувьд 14 хэмжээтэй байна. 1.5-2 интервал. Эдгээр нь яриагүй үндэслэлүүд юм.

Бизнесийн харилцааны хэв маяг

Бизнесийн захидал харилцаа нь тэнцвэржүүлэх нарийн үйлдлийг агуулдаг. Энд найрсаг харилцаа холбоо тохиромжгүй, гэхдээ хатуу ширүүн харилцаа холбоо нь тохиромжгүй.

Харилцааны онцлог:

• Загварын ноцтой байдал

Багасгасан үг, хар хэллэг нь тохиромжгүй болно.

• Эмотикон ашиглах

Эмотиконыг болгоомжтой ашиглах эсвэл түүнээс зайлсхий. Эхний холбоо нь зарчмын хувьд тэдний оршихуйг зөвшөөрдөггүй. Ирээдүйд хаалтууд байж болох ч зөвхөн эерэг, дунд зэргийн хэмжээтэй байна. Ийм харилцааны хэв маягт эелдэг байдал, хошигнол нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Хэрэв та ярилцагчдаа захирагддаг бол энэ маягтыг хүлээн зөвшөөрөхгүй.

• Нэр, овог нэрээр нь мэндчилье

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь ярилцагчийг хүндэтгэх, түүний хувийн анхаарал, сонирхлыг илэрхийлдэг. Энэ нь таны өрсөлдөгчийн таныг сонирхох сонирхолыг нэмэгдүүлж, түүний өршөөл үзүүлэх боломжийг нэмэгдүүлнэ. Таны хандаж буй хүний ​​нэр, түүнчлэн түүний хаягийг сонгохыг урьдчилан мэдэхийг зөвлөж байна.

• Хоёр хоногийн дотор хариу өгнө үү

Ажлын хэдхэн өдрийн дотор мессежийн хариуг илгээх нь зөв. Тэгэхгүй бол үл хүндэтгэсэн гэж үзнэ. Хэрэв захидал амралтын өдрүүд эсвэл амралтаас өмнө илгээсэн бол яаралтай биш бол хариу өгөх шаардлагагүй. Үгүй бол та өөрийн хариултыг түр хугацаанд ирүүлээгүй талаар ярилцагчдаа анхааруулах эсвэл захидлын агуулгын талаар богино хугацаанд бүртгэлээ цуцлах хэрэгтэй.

• Интрузив байдлын дутагдал

Ямар нэг зүйлийн талаар байнга асууж, баталгаажуулахыг хүсэх нь танд хамгийн сайн талаас нь харуулахгүй. Хэрэв ярилцагчаас баталгаажуулах шаардлагатай бол түүнд гурван өдрийн дотор хариу өгөх шаардлагатайг сануулж болно. Хэрэв асуудал яаралтай байгаа бол эхний зурвастаа энэ тухай дурдсан нь дээр.

• Толин тусгалын дүрэм

Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ихэвчлэн өрсөлдөгчдөө түүний хийдэг байдлаар хандах боломжийг олгодог. Энэ нь нэг түвшинд харилцан ойлголцох, харилцах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Ярилцагчдаа ямар нэр томьёо, харилцааны хэв маяг, хаягийг ашиглаж байгааг ажиглаарай.

• Баярын мэнд

Хэрэв харилцаа холбоо албан ёсны амралтын үеэр эсвэл эргэн тойронд явагддаг бол ярилцагчдаа баяр хүргэх нь зүйтэй. Эдгээр нь бизнесийн захидал харилцааны дүрэм юм. Өрсөлдөгчийнхөө төрсөн өдөр хэзээ болохыг мэдэх нь бас ашигтай.

• Талархал

Анхны эелдэг байдал нь баяр хүргэх, урилга эсвэл тайлбар өгөхөд талархлын үгс байх болно.

Дээрх бүх шинж чанаруудыг харгалзан ярилцагчтайгаа холбоо тогтоож, өөрийнхөө тухай эерэг санаа бодлыг бий болгоход хэцүү биш байх болно.

Бизнес бичих дүрмийн ач холбогдол

Үнэндээ илгээсэн аливаа захидал - нэрийн хуудас, бидний сонгосон бизнесийн байр суурийг харуулж байна. Ингэснээр тэр сайхан харагдаж, хүндэтгэл, итгэлийг төрүүлж, хэлэлцээр нь асуудлыг шийдвэрлэхэд тайтгарал, үр дүнтэй байх, сайн зан үйлийн дүрмийн мэдлэг, тэдгээрийг байнга дагаж мөрдөх нь амжилтанд хүрэх бат бөх баталгаа юм.

Интернет эсвэл захидал харилцааны хувьд утсаар харилцах эсвэл хувийн хэлэлцээр хийхтэй адил хатуу стандартыг мөрддөг. Харилцааны үндсэн зарчмууд:

• нөгөө хүний ​​зан чанар, бизнесийн байр суурийг эсэргүүцэгчдийн харилцан хүндэтгэл;
• өрсөлдөгчийн бизнесийн ашиг сонирхолд анхаарал хандуулах;
• нууцлалыг хадгалах;
• чухал ажлыг цаг тухайд нь шийдвэрлэх.

Бизнесийн захидал харилцаа шаардлагатай, учир нь:

• захидал илгээхдээ далд байсан ч хариу байхгүй;
• шаардлагагүй мэдээллийн урсгалд захидал төөрч, ажилчид хоорондоо байнга утасдаж, шуудангаа шалгахыг хүсдэг;
• имэйлийг уншсаны дараа танаас юу шаардагдах нь тодорхойгүй байна;
• Мессеж дэх дэлгэрэнгүй мэдээлэл, эмх замбараагүй байдлын улмаас бодол санаа эргэлзэж, төвөгтэй асуудал хэзээ ч шийдэгддэггүй.

Хэрэв та хэрэгжүүлбэл маш их чөлөөт цагаа хэмнэж чадна ерөнхий дүрэмбизнесийн захидал харилцааг явуулах. Энэ нь дээр дурдсан асуудлуудаас зайлсхийхэд тусална.

Бизнес бичих нь аливаа бизнесийн харилцааны гол хэрэгслүүдийн нэг юм. Сайн бичсэн бизнесийн захидал нь компанийн талаар эерэг сэтгэгдэл төрүүлэхэд тусална. Мөн бичиг үсэг тайлагдаагүй нэг захидал таны нэр хүндийг бүхэлд нь сүйтгэж чадна. Бизнесийн захидал харилцааны дүрмийн талаар бид аль хэдийн бичсэн байсан, одоо харцгаая тодорхой жишээнүүд бизнесийн захидал.

Бизнес захидлын жишээ

Бизнесийн олон төрлийн захидал байдаг - бизнесийн санал, нэхэмжлэлийн захидал, талархлын захидал, татгалзсан захидал, хамгаалах захидал, баталгааны бичиг, мэдээлэл гэх мэт. Тэдний эмхэтгэлийн зарчим нь бие биенээсээ бараг ялгаатай биш юм. Алдаа гаргахгүйн тулд дахин хараарай.

Баярлалаа захидлын жишээ

Батлан ​​даалтын захидлын жишээ

Хариултын захидлын жишээ

Энэ бол татгалзсан хариуг агуулсан эелдэг захидал ямар байдгийн тод жишээ юм.

Мэдээллийн товхимолын жишээ

Гомдлын захидлын жишээ

Бизнесийн захидал харилцааны англи хэл дээрх захидлын жишээ

Өндөр түвшинХарамсалтай нь хүн бүр англи хэлний мэдлэгтэй байдаггүй. Бизнесийн захидал бичих шаардлагатай үед менежерүүд ихэвчлэн төөрөлддөг Англи хэл. Орост ч гэсэн хүмүүс захидал харилцааны хувьд бие биенээ үргэлж ойлгодоггүй бол бид юу хэлэх вэ Гадаад хэл? Энэ нөхцөл байдлаас гарах хамгийн сайн арга бол захидалдаа ижил төстэй үсгүүдийг хайж, тэдгээрээс тохирох хэллэгийг ашиглах явдал юм. Англи хэл дээрх бизнесийн захидлын гурван жишээг энд оруулав: үйлчлүүлэгчид талархал илэрхийлсэн захидал, гүйлгээний нөхцөлийг тодруулсан захидал, худалдан авах саналд хариу өгөх захидал. Файл бүр нь англи хэл дээрх захидлын хувилбар болон орос хэл дээрх орчуулгыг агуулна.
Үйлчлүүлэгчид талархлын захидлыг англи хэл дээр татаж авах.
Хэлэлцээрийн нөхцөл бүхий захидлыг англи хэл дээр татаж авна уу.
Худалдан авах саналд хариу өгөх захидлыг англи хэл дээр татаж авна уу.

Бизнесийн захидлын бүтэц

Тодорхой бүтэц нь бизнесийн захидлын чухал шинж чанар юм. Энэ нь хүлээн авагчид бичсэн зүйлийн утгыг хурдан ойлгоход тусалж, унших цагийг багасгах болно. Бизнесийн захидал дараахь үндсэн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

1. Гарчиг (захидлын сэдэв).Захидлын гарчиг нь түүний товч зорилго, мөн чанарыг агуулсан байх ёстой. Та энд хийсвэр хэллэг ашиглах боломжгүй. Зөвхөн гарчиг дээр үндэслэн захидал нь юуны тухай болохыг хүлээн авагчид ойлгомжтой байх ёстой. Тухайлбал, "Бүтээгдэхүүн нийлүүлэх үнийн өөрчлөлтийн тухай" эсвэл "ХХХ компанитай худалдааны хамтын ажиллагааны бизнесийн санал" гэх мэт.

2. Мэндчилгээ."Эрхэм хүндэт + нэр, овог нэр!" Мэндчилгээг бизнесийн захидалд уламжлалт гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч энэ нэрийг ашиглах шаардлагагүй. Та мөн "Эрхэм ноён захирал аа!" Гэсэн хэдий ч нэрээр нь дуудах нь сэтгэл зүйн зайг бага зэрэг багасгаж, сайн тогтсон бизнесийн харилцааг онцолж байгааг санаарай. Хэрэв захидал нь хэсэг бүлэг хүмүүст зориулагдсан бол "Эрхэм ноёд хатагтай нар аа!", "Эрхэм түншүүд ээ!" гэх мэт. Ноён, Хатагтай, эсвэл овог нэрийн товчлолыг ашиглах нь үл хүндэтгэсэн гэж ойлгогддог тул үүнээс зайлсхийхийг хичээ.

3. Захидал бичих зорилго, түүний мөн чанар, гол санааг илэрхийлэх.Энэ бол захидлын гол хэсэг юм. Энд та захидал бичих болсон шалтгаанаа шууд бичнэ.

4. Энэ асуудлыг шийдвэрлэх санал, зөвлөмж, хүсэлт, гомдол.Бизнесийн захидал бараг үргэлж хүлээн авагчаас тодорхой хариу үйлдэл шаарддаг (цэвэр мэдээллийн захидлуудаас бусад). Тиймээс зөвхөн асуудлыг өөрөө тайлбарлахаас гадна түүнийг шийдвэрлэх өөрийн сонголтыг санал болгох нь чухал юм. Хэрэв та гомдол бичвэл, хэрэв та хамтран ажиллах санал гаргавал зохих арга хэмжээ авахыг хүснэ үү боломжит сонголтууд. Товчхондоо, таны захидлыг хүлээн авагч нь зөвхөн түүнээс "юу" хүсч байгаагаа ойлгохоос гадна "хэрхэн" хэрэгжүүлэхийг санал болгож байгааг ойлгох ёстой. Тэгвэл жинхэнэ ажил хэргийн захидал болно.

5. Товч хураангуй, дүгнэлт.Эцсийн эцэст бид дээр дурдсан бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэж болно. Гэсэн хэдий ч үүнийг маш товчоор хийх нь үргэлж боломжгүй байдаг. Энэ тохиолдолд эхний хоёр догол мөрөнд дурдсан зүйлийг хэд хэдэн өгүүлбэрээр бичих нь үнэ цэнэтэй зүйл биш юм. Бизнесийн захидлын хамгийн сайн найз бол товч байх гэдгийг санаарай. Тиймээс ихэнх тохиолдолд "Би амжилттай хамтран ажиллана гэж найдаж байна", "Би энэ асуудлаар таны хариултыг хүлээж байна" гэх мэт хэллэгээр өөрийгөө хязгаарлахад хангалттай.

6. Гарын үсэг.Ажил хэргийн захидалд илгээгчийн албан тушаал, овог нэр, "Хүндэтгэсэн" гэсэн уламжлалт хэллэгээр гарын үсэг зурдаг. Бусад сонголтууд бас боломжтой: “Хамт Сайн сайхныг хүсье", "Хүндэтгэсэн" гэх мэт нь хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамаарна. "Хүндэтгэсэн" гэсэн хэллэг нь хамгийн түгээмэл хэллэг тул хэрэв та бүртгүүлэх нь илүү тохиромжтой гэдэгт эргэлзэж байвал энэ хэллэгийг ашигла, та алдахгүй нь гарцаагүй.

Таны гарын үсэг дээр тантай холбогдох сонголтыг нэмэх нь зүйтэй: бусад имэйл хаяг, ажлын утасны дугаар, Skype. Үүний давуу тал нь хэрэв хүсвэл хүлээн авагч тантай өөрт тохирсон байдлаар хурдан холбоо барих боломжтой төдийгүй, ингэснээр та хүлээн авагчтай харилцахдаа нээлттэй, бэлэн гэдгээ харуулах болно.

Албан бичиг бол юуны түрүүнд баримт бичиг гэдгийг мартаж болохгүй. Тиймээс, үүнийг боловсруулах дүрмийг үл тоомсорлосноор та компанийхаа нэр хүндийг болон өөрийн мэргэжилтний нэр хүндийг эргэлт буцалтгүй сүйтгэж байна.

Захидал хэрхэн форматлагдсан бэ?

Бид гар бичмэлээс хамаагүй бага цаасан захидал хүлээн авах нь маш ховор болсон. Найз нөхөдтэйгээ харилцах нь нийгмийн сүлжээг ашиглах, ажил олгогч, янз бүрийн эрх бүхий байгууллага, комисстой цахим захидал харилцаанд орох явдал улам бүр нэмэгдсээр байна. Гэхдээ гараар бичсэн захидал нь зөвхөн мэдээлэл дамжуулах арга биш юм. Тэд хүний ​​зан чанарын ул мөр, аяллын үнэрийг агуулдаг.

Гадаад төрх

Захидал уншихаас өмнө түүний загвар нь хүлээн авагчид тодорхой сэтгэгдэл төрүүлэх болно. Мэдээжийн хэрэг, хүн бүр эерэг байхыг хүсдэг. Тиймээс та захидал хэрхэн зөв форматлах талаар хэд хэдэн дүрмийг сурах хэрэгтэй.

1. Захидал дээр ямар ч толбо байх ёсгүй;
2. Бичиж байхдаа цаг гарга, таны гар бичмэл эмх цэгцтэй байх болно.
3. Талбайд анхаарлаа хандуулаарай. Нарийн болон хэт өргөн аль аль нь таны бичвэрийг эмх замбараагүй харагдуулдаг. Дашрамд хэлэхэд, форматлах нь имэйлд бас чухал юм.
4. Шаардлагагүй хоосон зайг арилгаж, текстийг өргөнөөр зэрэгцүүлж, үсгийг логик догол мөр болгон хуваа. Тиймээс энэ нь огт өөр харагдах болно.

Албан бичгийн бүтэц

Аливаа захидал дөрвөн хэсгээс бүрдэнэ.

Нөхөрсөг захидлын бүтэц

Найз нөхөрлөл, хайр дурлал эсвэл гэр бүлтэй бол бүх зүйл арай хялбар болно. Энд тодорхой дүрэм байхгүй тул дассан хүнтэйгээ холбоо бариарай Өдөр тутмын амьдрал. Ийм захидал нь ямар ч хэлбэрээр бичигдсэн байдаг, өөрөөр хэлбэл та давж заалдах өргөдөл, огноо, гарын үсгийг хаана бичихээ сонгоно.

Өнгөлөг захидлын загвар

Бичлэгээ гоё болгох олон арга бий.

Хэрэв та ямар нэг шалтгааны улмаас гараар бичихийг хүсэхгүй байгаа бол хэвлэсэн текстийн дизайнд бүх зөвлөмжийг ашиглаж болно.

Одоо та үсгийг цэвэр, уншигдахуйц, гоо зүйн хувьд тааламжтай болгохын тулд хэрхэн форматлахаа мэддэг болсон. Хэрэв та хүнтэй уулзаж чадахгүй эсвэл түүнд мессеж үлдээхийг хүсч байвал захидал бичээрэй. Энэ нь харилцахаас илүү их цаг хугацаа шаарддаг нийгмийн сүлжээнд, гэхдээ бас илүү их сэтгэл хөдлөлийг төрүүлдэг.