În această lecție, veți învăța elementele de bază ale lucrului cu text în Powerpoint 2010. De exemplu, cum să scrieți, să ștergeți și să mutați text, cum să lucrați cu legendele, cum să formatați textul și așa mai departe.

Dacă abia ați început să utilizați PowerPoint, va trebui să cunoașteți elementele de bază ale lucrului cu text, astfel încât să puteți adăuga și edita text în diapozitive. Va trebui să învățați cum să inserați, să ștergeți, să mutați și să formatați textul, precum și cum să utilizați subtitrările.

Pentru a scrie text:

Unii substituenți vă convertesc automat textul într-o listă cu marcatori. Acest lucru se datorează faptului că astfel de liste sunt folosite foarte des în PowerPoint. Pentru a elimina o astfel de listă, deselectați comanda Marcatori din grupul Paragraf din fila Acasă.

Pentru a elimina textul:

1. Lângă textul pe care doriți să-l ștergeți, plasați un punct de inserare
2. Pentru a șterge textul din stânga punctului de inserare, apăsați tasta Backspace de pe tastatură.
3. Pentru a șterge textul din dreapta punctului de inserare, apăsați tasta Ștergere de pe tastatură.

Pentru a evidenția textul:

1. Plasați punctul de inserare lângă textul pe care doriți să îl evidențiați.
2. Faceți clic stânga și, fără a elibera butonul mouse-ului, trageți cursorul peste textul pe care doriți să îl evidențiați.
3. Eliberați butonul mouse-ului. O casetă evidențiată va apărea deasupra testului. Aceasta înseamnă că ați selectat textul.

După ce selectați o imagine sau un text în PowerPoint, mini panou cu cele mai frecvent utilizate opțiuni de formatare. Acest panou se numește mini bară de instrumente. Acest lucru vă poate economisi timp deoarece... Comenzile de formatare sunt ușor de accesat. Dacă bara de instrumente nu apare, încercați să îndreptați cursorul mouse-ului spre selecție

Pentru a copia și lipi text:

Pentru a tăia și a lipi text:

Pentru a încheia textul:

Dacă textul nu apare unde doriți, apăsați tasta Enter pentru a muta textul pe o nouă linie.

Găsiți și înlocuiți

Găsiți și înlocuiți este o altă opțiune care poate fi folosită pentru a edita text. Vă permite să găsiți un anumit cuvânt sau o expresie (de exemplu, „britanic”) în toate diapozitivele și să îl înlocuiți cu altul (de exemplu, „engleză”). Pentru a afla mai multe, citiți despre ce poate face această caracteristică în Ghidul Word 2010.

Lucrați cu text

Când creați o prezentare, puteți adăuga legende pentru a vă organiza diapozitivele. De asemenea, trebuie să știți cum să formatați textul pentru a obține aspectul dorit.

Pentru a adăuga o legendă:

Puteți introduce text în substituenți sau casete de text. Un substituent este un tip special de legendă, deoarece face parte din aspectul diapozitivului și conține adesea o formatare specială (cum ar fi un font mai mare pentru titlul diapozitivului). Introducerea textului în subtitrări opționale vă permite să adăugați cantitatea dorită de text la un diapozitiv, indiferent de aspectul acestuia.

Pentru a muta un substituent sau o casetă de text:

Pentru a roti textul, faceți clic și trageți cercul verde situat deasupra acestuia.

Pentru a modifica dimensiunea unui substituent sau a unei casete de text:

Puteți face textul de pe un diapozitiv special modificându-i formatarea, adică dimensiunea, culoarea, stilul și multe altele.

Font

Faceți clic pe meniul derulant pentru a schimba fontul textului selectat.

Marimea fontului

Selectați dimensiunea fontului textului selectat din meniul derulant.

Scădeți sau măriți dimensiunea fontului

Utilizați aceste comenzi pentru a micșora sau a mări dimensiunea fontului cu o dimensiune standard.

Eliminați toate formatările

Faceți clic pe comanda Eliminare toate formatarea, astfel încât să rămână doar textul în fragmentul selectat.

Stiluri de font

Utilizați comenzi de stil de font pentru a crea text îndrăzneţ, cursive, subliniat, cu o umbră sau tăiat.

Spațierea dintre caractere

Reglați spațierea dintre caractere folosind meniul derulant.

Inregistreaza-te

Schimbă rapid majusculele textului selectat.

Culoarea fontului

Deschideți meniul drop-down pentru a schimba culoarea fontului.

Afișează caseta de dialog Font

Faceți clic pe săgeata din colțul din dreapta jos al grupului Font pentru a accesa mai multe opțiuni de formatare.

Microsoft Word atrage un număr atât de mare de utilizatori deoarece poate oferi o varietate de metode de automatizare atunci când lucrați cu text. Una dintre acestea este separarea automată în silabe.

Pentru a configura separarea automată cu silabe, trebuie să mergeți la „ Aspect„În capitolul” Setările paginii» selectați articolul « Similizare" și în lista care se deschide, faceți clic pe " Auto».

În acest caz, cratimele vor fi plasate în toate locurile necesare și posibile. Pentru a face acest lucru, trebuie instalat dicționarul limbii pentru care vor fi incluse cratime. Cu toate acestea, toate distribuțiile oficiale Microsoft Word le conțin pentru orice limbă acceptată.

O caracteristică importantă a silabei automate este că dacă măriți brusc dimensiunea, schimbați fontul sau adăugați orice elemente decorative textului, separarea în silabe se va ajusta de la sine.

Când selectați opțiunea de rupere „Lățime”, pagina va avea în general aspectul unui aspect de înaltă calitate a unei cărți.

De asemenea, nu este recomandat să setați în mod independent cratimele în document folosind „-” și întreruperi de linie. Pentru a face acest lucru, Word folosește caracteristica Soft Wrap. Selectați cuvântul dorit, plasați cursorul și apăsați „CTRL” + „-”. Acum, dacă este necesar, cuvântul va fi transferat conform regulilor pe care le-ați specificat. Cratimele moi nu sunt vizibile în document, așa că pentru a le afișa, accesați fila „ Acasă„În capitolul” Paragraf" Presa " Arată toate semnele».

Revenind la punctul " Similizare" și făcând clic pe " Manual", programul va căuta toate cuvintele pentru care poate fi efectuată separarea prin silabe și vă va arăta opțiuni despre cum să faceți acest lucru. Plasați cursorul în locația dorită și faceți clic pe „ da».

Ultimul element este setările minime. " Siguranțe în cuvinte..." este responsabil pentru includerea cratimelor separat în acele cuvinte care sunt scrise cu majuscule. Fără o casetă de selectare, se va face o excepție pentru ei.

IN " Lățimea zonei cratime pentru cuvânt» setează distanța de la marginea depozitului de cuvinte transferate la cadrul paginii.

« Max. număr…» va limita numărul de cazuri repetate de împachetare a cuvintelor pentru un fragment selectat sau pentru întregul document.

Pentru a elimina cratimele, este necesar în paragraful „ Similizare" selectați opțiunea " Nu».

Sau, cu modul de afișare pentru toate simbolurile activat, eliminați-le pe cele introduse manual. Dacă au fost prea multe, puteți utiliza funcția „Înlocuire”, care este apelată de butonul F5.

În fila Înlocuire, faceți clic pe „ Mai multe>>" -> « Special", Selectați " Transfer moale" și înlocuiți-l cu un șir gol, fără spațiu.

Separarea automată este disponibilă și pentru Word 2003. Este instalat la adresa " Serviciu» -> « Limba» -> « Similizare».

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în primul rând în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Aceste aplicații necesită cunoștințe minime, dar în multe situații tehnici suplimentare pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva modalități de a crește eficiența muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați rapid textul în sus și în jos

Acesta este cel mai mult cale rapidă mutarea textului fără a folosi mouse-ul. Mutați textul folosind săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu este nevoie să selectați textul înainte de a-l muta - acest lucru se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții în sus sau în jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Aceasta metoda eficient nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminarea legăturilor dintr-un document

Dacă documentul pe care l-ați creat conține link-uri și trebuie să le faceți inactive, atunci puteți selecta fiecare link și selecta comanda Insert => Hyperlinkși faceți clic pe butonul Eliminați linkul. Acesta este un proces foarte lung și care necesită forță de muncă. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document folosind comanda Edit => Select All și faceți clic pe combinația de taste Ctrl+Shift+F9 legăturile vor fi șterse și toate celelalte opțiuni de formatare a documentului vor fi păstrate.

Despre text, etichete și forme automate

Când trebuie să faceți o inscripție, mulți oameni creează mai întâi un bloc de inscripție și apoi imprimă text în el. Puteți obține același rezultat prin evidențierea textului pe care l-ați introdus deja și apoi făcând clic pe bara de instrumente Desen butonul pentru a crea o inscripție textul se va muta în interiorul inscripției.

De asemenea, puteți introduce text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniilor etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru a crea o inscripție și introduceți text. Există, de asemenea Opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați Adaugă textși introduceți text.

Poate că pe măsură ce lucrezi, te vei răzgândi și vei decide că textul ar trebui scos din inscripție sau din autoshape. Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să-l tăiați în clipboard și apoi să-l lipiți. Puteți selecta o inscripție (sau autoshape) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce apăsați tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare autoshape

Implicit în panou Desen butonul lipsă Iluminat; Nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual numit când faceți clic dreapta pe o formă automată.

Cu toate acestea, este posibil să schimbați iluminarea autoshape-ului. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Desen buton Iluminat prin apelarea comenzii Instrumente=>Setări=>Comenzi prin selectarea din listă Categorii paragraf Desenși trăgând butonul corespunzător din fereastră Echipe(Fig. 1). Utilizarea butonului este ușoară - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminatși reglați iluminarea după cum este necesar (Fig. 2).

Orez. 1. Adăugarea unui buton Iluminare la bara de instrumente Desen

Orez. 2. Configurarea iluminării autoshape

Similizare

Pentru a evita liniile prea rare în document, este recomandat să activați separarea automată a cuvintelor. Pentru a face acest lucru în meniu Serviciu alege echipa Limbă => Silabeși verificați opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Doar țineți cont de faptul că Word tinde întotdeauna să întrețină cuvintele cu silabe în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, primul număr, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de o cratimă obișnuită, utilizați o cratimă care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl+Shift+Clastima.

Orez. 3. Configurarea silaberii automate

În același timp, este foarte posibil ca în părți ale documentului, în special în titluri, cratimele să nu fie necesare. Pentru a interzice separarea în silabe într-un număr de paragrafe, selectați-le și utilizați comanda Format=>Paragraf=>Poziția paginiiși verificați opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie să recunoaștem că Word nu poate liniști corect unele cuvinte. În aceste cuvinte, în pozițiile în care puteți liniști, ar trebui să introduceți un simbol de cratimă moale apăsând tastele Ctrl+Cratima. Această cratimă va avea prioritate față de cratimele care sunt introduse automat.

Text cu indexuri

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici, tastate direct în text și în formule create folosind editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit acestea vor arăta diferit (diferite dimensiuni ale variabilelor și indicilor și diferite niveluri ale locației lor pe linie), care strică semnificativ aspectul documentului (Fig. 5).

Orez. 5. Text cu index (prima versiune a fost tastata in Word, a doua - in MS Equation)

Puteți obține un aspect aproape complet identic al variabilelor cu indici prin modificarea unui număr de caracteristici ale variabilelor introduse manual. Pentru a face acest lucru, imprimați tot textul cu font Times New Roman, dimensiunea 12, și, în plus, imprimați variabilele cu caractere cursive. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli și indicii cu 3 pixeli în jos cu comanda Format => Font => Spațiere prin selectarea în câmp Părtinire opțiune Josşi indicând mărimea deplasării (Fig. 6).

Orez. 6. Setarea offset

De asemenea, asigurați-vă că dimensiunea este selectată în editorul de formule obișnuit ( echipă Dimensiune => Regular) și astfel încât să corespundă la 12 pixeli (comandă Dimensiune => Definire smochin. 7).

Orez. 7. Ajustarea dimensiunilor obișnuite ale fonturilor

Pauza de masa

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să se rupă nu la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (acest lucru depinde de lățimea tabelului specific). rândul unde are loc ruptura). Rândurile următoare ale tabelului sunt mutate la pagina următoare, deși s-ar putea încadra cu ușurință pe cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea la completarea celulelor tabelului prin copiere obișnuită, când împreună cu datele sunt copiate și formatele acestora.

Orez. 8. Un exemplu de tabel în care rupturile de rând nu ajung la capătul foii

Motivul pentru acest fenomen este că textul din celulele tabelului avea setările de paragraf rupte. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți-l în meniu Format echipă Paragraf => Poziție pe paginăși eliminați casetele de selectare Nu rupe paragraful, Rămâi concentrat pe următorulȘi De pe o pagină nouă(Fig. 9) tabelul își va lua din nou forma obișnuită.

Orez. 9. Modificarea Opțiunilor de Paragraf

Data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să includă data la care au fost create; Nu este neobișnuit să se creeze sau să actualizeze documente de același tip în fiecare zi. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați o combinație de taste Alt+Shift+D, iar data curentă, actualizată de fiecare dată când documentul este deschis, este inserată la poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional zz.mm.gggg. Dacă acest format nu vă convine, atunci utilizați comanda Inserați => Câmp, în lista de câmpuri, selectați un câmp Datași indicați formatul necesar date (Fig. 10).

Orez. 10. Selectați formatul de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vi se potrivește, de exemplu, aveți nevoie ca data să apară în primul rând al documentului, iar ziua săptămânii în al doilea (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și editați-l. În acest exemplu, nu există dificultăți cu data tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece acest format se află în lista de formate, iar problema este să inserați ziua săptămânii - acest format de câmp Data nu exista. Pentru a edita formatul, deschideți în meniu Introduce echipă Camp, în lista de câmpuri, specificați câmpul Datași selectați formatul original de dată, care include ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe butonul Codurile de câmpși editați formatul datei în câmp Codurile de câmp, eliminând partea inutilă a formatului (Fig. 13). Finalizați operațiunea făcând clic pe butonul Bine, După aceasta, de fiecare dată când deschideți un document, se va imprima ziua curentă a săptămânii.

Orez. 11. Document cu câmpul de dată modificat

Orez. 12. Selectarea formatului original de dată pentru editare

Orez. 13. Formatul datei după editare

Căutați documente

Puteți căuta documentele necesare nu numai în modul obișnuit, adică folosind comanda Start=>Găsiți=>Fișiere și foldere, dar și direct în Word la deschiderea documentelor, iar la căutarea în Word vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (titlul documentului, autor, subiect, cuvinte cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după cuvânt în text, selectați comanda Fișier => Deschideși faceți clic pe butonul Service=>Găsiți=>Normal. Introduceți cuvântul de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe butonul Găsi(Fig. 16).

Orez. 14. Determinarea zonei de căutat

Orez. 15. Determinarea tipului de fișier

Orez. 16. Rezultatul căutării documentelor care conțin cuvântul „Internet” în text sau titlu

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier => Deschideși faceți clic pe butonul Instrumente => Găsiți => Avansat. Să presupunem că computerul tău conține nu numai documentele tale personale, ci și fișiere ale altor autori cu care lucrezi la un proiect comun. În acest caz, pe teren Proprietate indica opțiunea Autor, în câmp Condiție opțiune Conține(acesta este mai de încredere, deoarece într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în altul numele și prenumele etc.), în câmpul Sens introduceți numele autorului și faceți clic pe butonul Găsi(Fig. 17).

Orez. 17. Căutați toate documentele unui anumit autor

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt indicate de toți autorii documentelor - opțiunea implicită de completare, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document folosind comanda Fișier=>Proprietăți=>Document(Fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca vreunul dintre autori să uite să facă acest lucru în orice document, așa că este mai bine să activați completarea obligatorie a câmpurilor de proprietate cheie a documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Instrumente => Opțiuni => Salvareși bifați caseta Solicitați completarea proprietăților documentului(Fig. 19).

Orez. 18. Completarea proprietăților documentului

Orez. 19. Setarea salvării obligatorii a proprietăților documentului cheie

Puteți căuta documente după data creării lor și puteți specifica nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, ceea ce se face atunci când se utilizează lexeme. ȘI sau SAU. Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru anul 2003, în teren Proprietate indica opțiunea Data creării, în câmp Condiție opțiune Nu mai devreme, în câmp Sens introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe butonul Adăuga. Apoi intră din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție opțiune Nu mai târziu, în câmp Sens introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe butonul Adăuga, apoi pe butonul Găsi se vor găsi toate documentele pentru anul 2003 (Fig. 20).

Orez. 20. Configurarea unei căutări de documente create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuirea de culori etichetelor foilor

Etichetele de foi pot fi multicolore; acest lucru este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu numele, va fi responsabilă pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare foilor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, selectați Culoarea eticheteiși selectați culoarea dorită.

Inserați rapid coloane și rânduri

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este deloc necesar; selectați coloana sau rândul înainte de care doriți să o introduceți, accesați meniul contextual și selectați comanda Adăugați celule. Puteți apăsa o combinație de taste Ctrl+Shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Coloane mutante

În mod implicit, coloanele din Excel sunt desemnate prin litere ale alfabetului latin, iar rândurile prin cifre. Dacă, după ce ați deschis din nou tabelul, descoperiți că coloanele sunt numerotate în același mod ca și rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - acesta nu este efectul unui virus. Utilizați comanda Instrumente=>Opțiuni=>Generalși debifați caseta Stilul link R1C1(Fig. 22) totul va cădea la loc.

Orez. 21. Tabel cu coloane numerotate

Orez. 22. Reveniți la denumirile standard ale coloanei

Accelerează imprimarea

Dacă trebuie să imprimați un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul abandonând culoarea (imprimare în modul alb-negru). Imprimantele alb-negru afișează culorile ca nuanțe de gri și este nevoie de timp pentru a potrivi nuanța cu o anumită culoare. Când imprimați în alb-negru, textul color și cadrele apar mai degrabă în negru decât în ​​tonuri de gri, economisind timp. Pentru a configura imprimarea alb-negru, accesați meniul Fişier echipă Opțiuni pagină => Foaie iar în grup Sigiliu bifeaza casuta alb-negru(Fig. 23).

Orez. 23. Setarea tipăririi în modul alb-negru

De asemenea, puteți imprima fără linii de grilă, ceea ce va imprima coli mai mari mai rapid. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier=>Configurare pagină=>Foaieși debifați net ( orez. 24).

Orez. 24. Eșecul la imprimarea grilei

Introducerea numerelor fracționale

În mod implicit, Excel introduce numere fracționale în funcție de modul în care este setat în setările Windows: Panoul de control=>Limba și standarde=>Numere. Cu alte cuvinte, dacă în Windows se folosește o virgulă pentru a introduce numere fracționale, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgulă. Cu toate acestea, în practică, se poate dovedi diferit. De exemplu, pe computere care au un număr mare de utilizatori, în special în institutii de invatamant, unde setările programului se schimbă în cel mai imprevizibil mod. Dacă, atunci când introduceți un număr fracționar separat prin virgulă, vedeți un număr separat de un punct pe ecran și ați verificat deja că setările Windows permit introducerea separată prin virgulă, utilizați comanda Service\Opțiuni\Internaționalși evidențiați caseta de selectare Utilizați delimitatori de sistem(Fig. 25).

Orez. 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și îl pregătiți pentru imprimare, de multe ori trebuie să schimbați în mod repetat caracteristicile de formatare și imprimare. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate și caracteristicile de afișare a acestora pe ecran și atunci când sunt imprimate sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vederi de foi care vă permit să vizualizați datele în moduri diferiteși nu necesită crearea de foi separate.

Inainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie personalizata in totalitate: trebuie sa i se ofere aspectul dorit si trebuie setate pentru aceasta toate optiunile necesare de printare. Când opțiunile de imprimare sunt introduse în vizualizare, aceasta va include automat anumite zone de imprimare pentru fiecare coală sau întreaga coală dacă nu are o zonă de imprimare definită.

Pentru a crea o vizualizare de meniu Vedere alege echipa Reprezentare, apasa butonul Adăuga iar în câmp Nume introduceți numele vederii (Fig. 26). În acest caz, este mai bine să includeți numele foii active în numele vederii pentru a facilita găsirea vizualizării dorite în viitor.

Orez. 26. Crearea unei vizualizări

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare => Vizualizări iar în câmp feluri selectați vizualizarea de imprimare (Fig. 27), apoi faceți clic pe butonul aplicași faceți clic pe butonul Sigiliu Foaia va fi tipărită alb-negru.

Orez. 27. Selectarea vizualizării dorite

Subtotaluri

Destul de des trebuie să aveți de-a face cu liste mari care includ mai multe valori de celule care trebuie să fie subtotalizate. Excel poate calcula automat atât subtotaluri, cât și totaluri generale pentru orice listă. De obicei, acest lucru se face prin prima sortare cu comanda Date => Sortare(pentru a grupa rândurile după care trebuie să rezumați), apoi calculați totalurile totale, apoi introduceți rânduri pentru subtotaluri și calculați-le (Fig. 28).

Orez. 28. Calculul subtotalurilor

Cu o dimensiune semnificativă a tabelului și un număr mare de zone pentru care trebuie calculate subtotaluri, acest proces va dura mult timp. Pentru a vă accelera munca, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile căreia trebuie să determinați un subtotal și abia apoi să calculați totalurile în sine. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul dorit și utilizați comanda Date=>Filter=>Filtru avansat. Setați comutatorul de grup Tratament pentru a poziționa , specificați intervalul de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Doar intrări unice(Fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtre, toate obiectele unice din lista inițială vor apărea în zona specificată a tabelului.

Orez. 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Orez. 30. Rezultatul creării unei liste unice

După aceasta, utilizați funcția SUMIF(interval, criteriu, sum_interval), care însumează celulele care îndeplinesc un anumit criteriu. Interval este intervalul de celule care trebuie verificate pentru a vedea dacă îndeplinesc criteriul; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care definește celulele care se însumează; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Orez. 31. Calcularea subtotalurilor pentru fiecare dintre valorile dintr-o listă unică

Eliminarea rândurilor duplicate

Imaginați-vă că aveți un tabel de agendă telefonică (dicționar etc.), format din două coloane și un număr mare de rânduri. În prima coloană, de exemplu, sunt introduse numele de familie ale clienților, iar în a doua - numerele de telefon ale acestora, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Scopul este de a elimina toate liniile duplicate. Prima soluție care vă vine în minte este să sortați tabelul după prima coloană cu comanda Date => Sortareși eliminați manual liniile duplicate.

Orez. 32. Tabel sursă

Dacă tabelul este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi, selectați o listă unică de telefoane folosind comanda Date=>Filter=>Filtru avansat prin setarea comutatorului de grup Tratament a pozitiona Copiați rezultatul într-o altă locație, specificând intervalul de celule în care doriți să plasați rezultatul și activând opțiunea Doar intrări unice(Fig. 33).

Orez. 33. Rezultatul creării unei liste de telefon unice

Acum trebuie să utilizați funcția CĂUTARE V(valoare_căutare, tabel, număr_coloană, valoare adevărată sau falsă), unde valoarea de căutare este valoarea care trebuie găsită în prima coloană a tabelului; tabel tabel cu informații în care se caută datele; numărul coloanei numărul coloanei din tabelul de informații în care trebuie găsită valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă doar în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET"Și "Telefon", iar apoi în coloana D introduceți formula cu funcția CĂUTARE V (Fig. 34). Folosind această formulă, programul va prelua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B, situată în rândul găsit. După aceasta, tot ce rămâne este să faci o copie a coloanei D folosind paste special, astfel încât celulele să nu conțină formule, ci valori (comandă Paste=>Paste Special=>Valori smochin. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care au devenit inutile.

Orez. 34. Rezultatul calculelor folosind funcția CĂUTARE V

Orez. 35. Aspect tabelele după folosirea Paste Special

MS PowerPoint

Slide-uri din fișiere

Când vă pregătiți prezentarea, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, dacă vorbim de creare noua prezentare, deschideți un document Word și utilizați comanda Fișier=>Trimiteți=>Microsoft PowerPoint Ca urmare, va fi creată o nouă prezentare cu textul din fișier. Dacă trebuie să inserați text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura(Fig. 36). Specificați pictograma diapozitivului în spatele căruia doriți să apară diapozitiv nou cu text. În meniu Introduce alege echipa Diapozitive din structurăși indicați documentul solicitat. Vă rugăm să rețineți că textul care este inserat în prezentare se bazează pe stilul titlurilor documentului și puteți utiliza doar text din fișiere în formatele *.doc, *.rtf sau *.txt.

Orez. 36. Fila Structură

Dacă doriți să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare într-o prezentare deschisă, atunci din meniul Inserare, selectați comanda Slide-uri din fișiere, specificați prezentarea și slide-ul de inserat (Fig. 37) și faceți clic pe butonul Introduce. Dacă doriți să inserați toate diapozitivele, faceți clic pe butonul Lipiți toate.

Orez. 37. Selectarea diapozitivului de inserat

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin introducerea numărului paginii în subsol cu ​​comanda Vizualizare => Antet și Subsol, care deschide fereastra Antet și Subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol(Fig. 38) și faceți clic pe butonul Aplica la toate. Vă rugăm să rețineți că diapozitivele ascunse continuă să fie luate în considerare pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți plasa toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Orez. 38. Inserarea unui subsol

Desigur, paginile diapozitivelor sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să începeți din nou numerotarea paginilor în locuri diferite ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în curs de dezvoltare și constă din mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu veți putea face acest lucru în o singură prezentare. Pentru a rezolva problema, pentru fiecare serie de diapozitive va trebui să creați diverse prezentăriși leagă-le împreună cu hyperlink-uri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările au loc frecvent, este recomandabil să petreceți timp pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astazi nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, un antet pentru scrisori de afaceri. Șablonul conține sigla organizației etc. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele de prezentare create. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunile și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alți parametri de design ai elementelor de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări prin intermediul echipei Fișier => Creați. Apoi selectați un șablon de design pentru diapozitiv din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vedere alege echipa Sample => Slide most. Pe diapozitivele principale, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare prezentare nouă pe care o creați. În primul rând, modificați designul și configurați fonturile (Fig. 39), în etapa următoare introduceți sigla (Fig. 40) și după ce toate modificările sunt finalizate în bara de instrumente Probă faceți clic pe butonul Închideți vizualizarea expertului.

Orez. 39. Rezultatul personalizării principalelor elemente ale șablonului de prezentare

Orez. 40. Aspectul slide-ului după inserarea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu comanda Fișier => Salvare ca, specificați opțiunea ca tip de fișier Șablon de prezentareși introduceți numele șablonului (Fig. 41).

Orez. 41. Salvarea unui șablon de prezentare

Pentru a utiliza șablonul atunci când creați o prezentare, faceți clic pe butonul Producător de diapozitive, apasa pe link Revizuireîn colțul din dreapta jos al slide-ului și specificați șablonul de prezentare pe care l-ați creat.

Șablonul creat poate fi adăugat la lista de șabloane din Auto Content Wizard. Pentru a face acest lucru în meniu Fişier alege echipa Crea. În zonă Crea apasa pe link Din Auto Content Wizard, apasa butonul Mai departe. Apoi selectați categoria în care doriți să plasați șablonul, faceți clic pe butonul Adăugași specificați șablonul de prezentare care trebuie adăugat (Fig. 42).

Orez. 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista Auto Content Wizard

Opțiuni multiple de design într-o singură prezentare

La înregistrare diapozitive individuale Puteți utiliza mai multe șabloane în prezentarea dvs. Pentru a face acest lucru, selectați anumite diapozitive, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate. Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Instrumente => Opțiuni => Editare si in regiune Dezactivarea noilor funcții debifați caseta Mai multe mostre(Fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat, mai degrabă decât cele implicite, pentru a vă proiecta diapozitivele de prezentare, atunci un șablon nou pentru un anumit diapozitiv va fi instalat automat când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați șablonul de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care: desigur, ați interzis utilizarea diferitelor opțiuni de design

Orez. 44. Configurarea verificării ortografice automate

Utilizarea unui fișier de date pentru a exporta contacte

Toate mesajele create, programările, sarcinile și intrările din jurnal sunt salvate într-un fișier de date pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de foldere personale și are o extensie PST. Când reinstalați sistemul, este ușor să salvați acest fișier într-un folder separat de pe hard disk sau pe CD și apoi să îl conectați din nou.

În plus, un fișier PST vă permite să accesați informații precum contacte de pe alt computer sau să le partajați altora. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul Import și Export. Deschide în meniu Fişier echipă Import si export, selectați opțiunea ca acțiune Exportați în fișier, iar în fereastra următoare indicați că trebuie să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi, selectați un folder Contacteși determinați caracteristicile de salvare a fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe butonul Gata, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care poate fi conectat cu ușurință pe alt computer folosind același expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu este diferită de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a evita uitarea locației fișierului, este mai bine să îl adăugați imediat la lista de fișiere de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier => Procesare fișier de date, faceți clic pe butonul Adăugași indicați spre fișierul PST generat. Ca urmare, în lista fișierelor de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul pe care l-ați creat cu contactele (Fig. 47).

Orez. 45. Determinarea tipului de fișier care urmează să fie creat

Orez. 46. ​​​​Definirea condițiilor pentru un fișier salvat

Orez. 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Outlook ajută la organizarea listei de sarcini într-o oarecare măsură, dar doar vă reamintește că este timpul să începeți să finalizați o anumită sarcină și că aceasta este deja întârziată; În plus, Outlook poate reatribui o sarcină unui alt angajat și vă permite să monitorizați finalizarea acesteia. Și acest lucru, în mare, epuizează capacitățile Outlook în ceea ce privește sarcinile de procesare.

Cu toate acestea, este foarte important nu numai să schițați o serie de sarcini, ci și să le planificați astfel încât totul să se poată face la timp și astfel încât planificarea să fie cât mai automatizată. Trebuie să știți când veți termina o anumită sarcină, dacă este posibil, în principiu, să o finalizați Termen limităși când este cel mai bun moment pentru a începe finalizarea unei sarcini pentru a avea timp să o rezolvi.

Este bine să puteți evalua în avans cât de realist este planul dvs. (în funcție de caracteristicile dvs. saptamana de lucru, prezența unei pauze de masă, întâlniri programate etc.). În plus, sarcinile ar trebui să intre automat în calendar, iar starea calendarului ar trebui să se actualizeze automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Pluginul pentru Microsoft Outlook 2002/XP Taskline poate face toate acestea ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, care este un manager de activități convenabil și ușor de utilizat, care vă va permite să vă creați programul în mod optim.

Înainte de a începe să utilizați pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu particularitățile zilei dvs. de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Taskline, accesați fila Săptămâna de lucruși indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (pranz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Orez. 48. Crearea unui program de lucru

Apoi, descrieți sarcinile dvs. viitoare în zilele următoare. Vă rugăm să rețineți că o filă suplimentară va apărea în fereastra de creare a activității după instalarea pluginului Taskline, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci cantitatea de timp petrecută pe aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Orez. 49. Creați o sarcină

Orez. 50. Lista sarcinilor planificate pentru săptămâna viitoare

După aceasta, puteți începe să testați pluginul. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Taskline, accesați fila Sarcini, specificați ora de pornire (Fig. 51) și apăsați butonul Bine. Rezultatul pluginului va fi un scurt raport privind numărul de sarcini planificate, timpul total pentru finalizarea acestora și datele de finalizare (Fig. 52). În același timp, programul va plasa în mod optim sarcinile pe calendar - aceasta va ține cont atât de toate pauzele de lucru, cât și de întâlnirile, întâlnirile etc. din program (Fig. 53).

Orez. 51. Determinarea orei de începere a analizei și a distribuției sarcinilor

Orez. 52. Concluzia taskline cu privire la lista sarcinilor planificate (în acest caz, tot ceea ce este planificat va fi finalizat la timp)

Orez. 53. Rezultatul distribuirii sarcinilor în calendar

• Eroare 1. Fundalul diapozitivului nu se potrivește cu tema prezentării. Și vedem, de exemplu, o prezentare despre revoluțiile din Rusia pe un fundal cu mesteacăni și ciuperci.
• Eroare 2. S-a folosit fundalul inclus în programul PowerPoint. De-a lungul multor ani de existență a programului PowerPoint, mii de oameni au folosit șabloane standard, și-au publicat prezentările online și le-au arătat la discursuri. Ascultătorii s-au săturat de aceste șabloane.

Soluție: este mai bine să abandonați șabloanele standard. Puteți găsi un număr mare de șabloane și fundaluri interesante noi pe Internet (de exemplu, aproape o mie de fundaluri sunt pe site-ul nostru -).

Imaginea de fundal nu trebuie să conțină elemente care sunt incompatibile cu conținutul prezentării. Pentru fundal este mai bine să folosiți culori pastelate sau reci (violet, albastru, cyan, albastru-verde, verde), ar trebui să evitați culorile roșu și alb.

• Eroare 3. Fundalul prezentării este prea luminos și activ. Un astfel de fundal, în primul rând, interferează cu percepția informațiilor din diapozitiv și, în al doilea rând, obosește ascultătorii.

Soluție: Dacă ar trebui să existe o imagine luminoasă ca fundal, atunci este mai bine să-i reduceți luminozitatea. Pentru a face acest lucru, selectați o formă dreptunghi ( Introduce — Cifre — Dreptunghi), acoperiți întregul diapozitiv cu el și selectați o umplutură albă pentru acesta cu o transparență de 50% (este posibil un alt procent) și eliminați chenarele ( Format — Completati cifre — Alte culorile umple — culoare albaȘi transparenţă 50% — Bine, Circuit cifre- Fără contur).

Imaginea de fundal va deveni mai puțin activă.

Sau, atunci când inserați o imagine pe un diapozitiv, setați imediat transparența.

• Eroare 4. Folosind culori inconsistente și neavând un stil de design consecvent al diapozitivelor.

În acest exemplu, într-o prezentare, un diapozitiv folosește font mare și aliniere la stânga, în timp ce celălalt diapozitiv folosește font mic și aliniere justificată.

Soluție: atunci când proiectați o secțiune sau întreaga prezentare, trebuie să rămâneți la un singur stil. Schema de culori nu trebuie să conțină mai mult de trei culori primare (desigur, sunt posibile excepții): fundal — titlu — de bază text. Puteți schimba culorile temei astfel: Proiecta — Culori— puteți alege o schemă din setul propus sau vă puteți seta propriile culori: Crea nou culorile sistem.

• http://colorscheme.ru/ - selecția culorilor folosind roata de culori și generarea de scheme de culori.

• http://color.romanuke.com/ - un set de palete de culori bazate pe fotografii (puteti alege nuante: calde, reci, pastelate si contrastante).

Erori legate de conținutul textului

• Eroare 5. Text în exces pe un diapozitiv, plasarea textului nestructurat pe un diapozitiv, text preluat din sursă ca atare, fără procesarea autorului.

Soluție: Textul de pe diapozitiv trebuie să fie scurt și succint, nu trebuie să dubleze prezentarea vorbitorului. Rezumatul trebuie plasat pe diapozitiv.

Dacă prezentarea este destinată utilizării de către alte persoane, puteți specifica informatie necesaraîn notele de diapozitive - aceste note vor ajuta utilizatorii prezentării să lucreze cu ea.

• Eroare 6.În încercarea de a plasa o cantitate mare de informații pe un diapozitiv, este folosit mai mult de 90% din spațiul de diapozitiv.

Soluție: lăsați umplutura de la marginile diapozitivului la conținut (text și imagini). Încercați să respectați regula conform căreia 20% din diapozitiv ar trebui să fie goală.

Pentru a da diapozitivului un aspect finit, puteți utiliza un cadru de fundal ca fundal.

Aici textul se extinde dincolo de marginile cadrului - a fost necesar să se reducă zona de introducere a textului prin deplasarea marcatorului de redimensionare la dreapta.

Textul este foarte mare, aproape trece peste cadru. Trebuie redus.

• Eroare 7. Tot textul este scris cu majuscule. Acest text este greu de citit.

Soluție: folosește opțiunile tradiționale de scriere a textului, ca în limba ta maternă: prima literă a propoziției este majusculă, restul sunt litere mici. La sfârșitul propoziției există un punct.

• Eroare 8. Folosind fonturi greu de citit, în special ca fonturi pentru textul corpului. Există un astfel de concept în aspect - lizibilitatea fonturilor. Fontul trebuie să fie astfel încât cititorul să poată citi textul rapid, fără dificultate sau disconfort. Acestea sunt fonturile care sunt folosite în cărți, ziare, reviste - suntem obișnuiți cu ele și le citim ușor. Cu toate acestea, există mii de fonturi cu lizibilitate scăzută - sunt interesante, frumoase, dar destinate titlurilor și, cel mai probabil, pentru utilizare în publicitate, în design.

Soluție: Dacă scopul prezentării care este creată nu este de a produce un efect „wow”, ci de a oferi informații, atunci utilizați doar fonturi tradiționale care ne sunt familiare tuturor. Pentru text, este mai bine să folosiți fonturi sans-serif (Arial, Tahoma, Verdana etc.) Vă rugăm să rețineți că fonturile serif (familia Times și altele) sunt greu de citit de la distanță lungă.

Font sans serif și font serif. Fontul Serif este greu de citit în prezentări, dar funcționează bine pentru documente

Este recomandabil să utilizați caracterele cursive pentru un mic fragment de text care trebuie evidențiat, dar este mai bine să evidențiați cuvintele și frazele individuale cu caractere aldine. Este mai bine să nu folosiți sublinierea, deoarece textul subliniat din prezentări este perceput de utilizator ca , adică face dificilă gestionarea prezentării.

Puteți utiliza fonturi decorative pentru titluri, atâta timp cât textul este lizibil.

Fontul textului din corp trebuie să fie mai mic decât dimensiunea fontului din titlu.

• Eroare 9. Puncte în plus și lipsă, spații, paranteze etc. erori de scriere a textului.

• Nu există punct la sfârșitul titlului.
• La sfârșitul propoziției există un punct, apoi un spațiu, apoi următoarea propoziție.
• Ghilimelele din textul prezentării trebuie să fie aceleași - dacă ați ales ghilimele pentru pomul de Crăciun, atunci utilizați-le numai în prezentare (Tipuri de ghilimele: “ ”, “ ”, “ “, „ “.
• Nu există spațiu după paranteza de deschidere sau ghilimele, textul trece imediat. Nu există spațiu înainte de ghilimele sau parantezele de închidere; un ghilimele sau o paranteză sunt plasate imediat după text. După ghilimele de închidere sau paranteză, există un punct (dacă sfârșitul unei propoziții), o virgulă sau un spațiu și apoi textul.

• Trebuie să existe un spațiu între toate cuvintele.
• După toate semnele de punctuație, trebuie să existe un spațiu înainte de începutul următorului text.

• Pe tot parcursul prezentării, cuvintele cu e ar trebui să fie e sau e.
• Marcatori de listă diferiți pe pagini diferite.

În primul caz, marcajele sunt căpușe, în al doilea caz, sunt pătrate.

• Pe tot parcursul prezentării, listele trebuie să aibă aceleași semne de punctuație după fiecare marcator sau să nu aibă deloc semne de punctuație. De exemplu, puneți un punct și virgulă după fiecare element din listă și un punct la sfârșitul listei.

În primul caz, există un punct după fiecare element din listă, în al doilea caz nu există.

• Există o linie roșie pe unele diapozitive, dar nu pe altele. Este mai bine să nu folosiți deloc linia roșie în prezentare.

Aceeași prezentare: dimensiune diferită a fontului.
Un slide îl are, celălalt nu.

Erori legate de utilizarea imaginilor într-o prezentare

• Eroare 10. Nu există nicio aliniere a formelor, textului la marginile diapozitivului sau unul față de celălalt. Design neglijent.

Obiectele de pe diapozitiv trebuie aliniate. Există o eroare la următorul diapozitiv: dreptunghiuri identice au distanțe diferite de la marginile diapozitivului și unul de celălalt.

Soluție: Pentru a remedia această eroare, trebuie să utilizați funcția de aliniere. Selectați dreptunghiurile dorite (ține apăsat butonul CTRL ) Format — Alinia — Aliniați pentru alunecare(în acest caz formele vor fi aliniate la marginile și centrul slide-ului) sau Aliniați obiectele selectate(în acest caz obiectele vor fi aliniate între ele). După selectarea tipului de aliniere, trebuie să setați parametrii acestuia (stânga, dreapta, sus sau jos, centru, distribuire orizontal sau vertical).

• Eroare 11. Aceleași elemente de pe diapozitiv sunt mutate de la diapozitiv la diapozitiv.

Următorul exemplu arată două diapozitive care au aceleași elemente: un buton pentru a finaliza lucrul cu prezentarea, un text „Răspuns” și un titlu de diapozitiv. Este posibil să observați că elemente identice sunt decalate și situate la distanțe diferite de marginile diapozitivului. Acest lucru nu ar trebui să se întâmple.

Soluție: Pentru a evita această eroare, trebuie să creați primul diapozitiv și să plasați elementele necesare pe el. După aceasta puteți:

• copiați diapozitivul (dacă ambele diapozitive poartă aceeași sarcină, ca în exemplul luat în considerare), apoi schimbați fiecare diapozitiv nou, lăsând aceleași elemente la locul lor;
• sau creați un al doilea diapozitiv, apoi selectați obiectul dorit de pe primul diapozitiv, copiați-l și apoi lipiți-l pe al doilea diapozitiv. Obiectul va fi introdus la aceeași distanță de marginile slide-ului, adică. nu va exista nicio deplasare. Trebuie să faceți același lucru cu alte obiecte.
• Eroare 12. Distorsiunea proporțiilor imaginii. Utilizarea imaginilor de diferite stiluri pe un singur slide (fotografii și desene, imagini cu și fără rame, cu și fără fundal).

Imaginea este „aplatizată”.

Imagini de diferite înălțimi. Imaginea din dreapta are rama albă neeliminată (ai fi putut alege alb ca fundal de prezentare, atunci rama albă de pe imagine nu ar fi fost vizibilă).

Soluție: Trebuie să redimensionați imaginea trăgând marcajele situate în colțurile imaginii; Nu puteți redimensiona folosind marcatorii de pe părțile laterale ale imaginii.

• Eroare 13. Ramele de imagine nu se potrivesc cu tema sau stilul prezentării.

Soluție: Un cadru mic în jurul imaginii creează un efect îngrijit; imaginea cu un cadru are un aspect finit. Dar nu ar trebui să utilizați cadre de „doliu”, ca în prima imagine din exemplul următor de diapozitiv. De asemenea, nu trebuie să utilizați efecte de reflexie a imaginii, care interferează cu percepția informațiilor de pe diapozitiv.

• Eroare 14. Imaginea este „împinsă într-un colț”.

Soluție: Evitați plasarea imaginii pe marginea diapozitivului sau în colț. Indentați de la marginile diapozitivului la imagine (cum ați proceda atunci când plasați text). Dacă trebuie să inserați o imagine în colțul diapozitivului, atunci este mai bine să vă retrageți la aceleași distanțe față de marginile verticale și orizontale. De asemenea, încercați să nu plasați imaginea în centrul diapozitivului dacă există text pe diapozitiv.

Dacă imaginea este portretul unei persoane, atunci este mai bine să o poziționați astfel încât ochiul să fie îndreptat spre text, dar nu spre marginea diapozitivului. Acest lucru va da diapozitivului un aspect finit.

• Eroare 15. Plasarea mai multor imagini pe un diapozitiv în așa fel încât să fie greu de văzut. Plasarea a două sau chiar 10 imagini pe un diapozitiv este acceptabilă dacă nu contravine logicii prezentării: de exemplu, dacă imaginile se măresc la apăsare, sau dacă sunt imagini cu butoane. Totuși, dacă imaginea este conținutul principal al diapozitivului, este imaginea cu care se lucrează și imaginea este cea care poartă încărcătura de informații, ar trebui să fie mare.

Soluție: Dacă o imagine este conținutul principal al diapozitivului, inserați o imagine pe diapozitiv. Dacă trebuie să utilizați mai multe imagini, creați mai multe diapozitive. Sau inserați mai multe imagini într-un singur diapozitiv, dar în așa fel încât atunci când faceți clic pe imagine, imaginea se deschide în ecran complet.

Alte erori în prezentări

• Eroare 16. Butoanele și butoanele hyperlink nu funcționează. Uneori poate apărea o situație când, în modul de vizualizare a prezentării, nu puteți utiliza butonul hyperlink - acesta este inactiv. Acest lucru se poate întâmpla pur și simplu din cauza neatenției autorului prezentării - au uitat să configureze linkul. Dar este, de asemenea, posibil ca un buton cu o legătură (stratul de jos) să fie suprapus de stratul superior - o altă imagine sau text și, prin urmare, să nu funcționeze. Acest lucru poate fi văzut atunci când cursorul mouse-ului nu devine o mână cu un deget (ca un hyperlink) în centrul butonului, ci se schimbă de-a lungul marginilor butonului.

Soluție: În primul caz, pur și simplu verificați toate linkurile și toate butoanele din prezentare. În cazuri deosebit de critice, testați prezentarea pe alte computere.

Pentru a rezolva problema cu butonul care este blocat de alte obiecte, doar mutați obiectul care interferează în fundal. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe imagine și selectați din meniul contextual Mișcare înapoi. Acum butonul va funcționa.

• Eroare 17. Sursele imaginilor și textelor nu sunt indicate. Folosirea lucrării altcuiva și neindicarea autorului este o formă proastă.

Soluție: ne-am pregătit pe tema. Peste 80% dintre autorii materialelor de pe site indică incorect sursele de informații și nu le cunosc.

• Eroare 18. Animație excesivă, atunci când animația interferează cu lucrul cu prezentarea. Când adăugați animație la prezentarea dvs., trebuie să respectați principiul minimalismului. Animația nu trebuie să interfereze cu citirea textului sau să fie plină de culoare.

Soluție: Evitați animația pâlpâitoare și rotația rapidă. Toate acestea sunt obositoare, iritante și pun multă presiune asupra vederii și a sistemului nervos. Nu este nevoie de animație inutilă. Este mai bine să nu însoțiți schimbarea diapozitivelor cu efecte sonore și animație activă. Trebuie să vă gândiți ce efecte vor apărea automat și care vor apărea la clic. Dacă toată animația are loc la clic, se va petrece mult timp pe ea, o astfel de prezentare va fi enervantă.

• Eroare 19. Tranziția prin diapozitiv nu este configurată corect, tranziția prin clic de mouse sau tastatură nu este dezactivată. De exemplu, într-un joc de prezentare, utilizatorul a ratat butonul pentru a afișa răspunsul corect și a ajuns pe urmatoarea intrebare, ocolind meniul jocului. Utilizatorului nu este clar unde să meargă în continuare și, uneori, pur și simplu nu înțelege ce sa întâmplat.

Soluție: atunci când creați o prezentare interactivă care conține , trebuie să dezactivați tranzițiile de clic și de la tastatură între diapozitive. Mulți pur și simplu aleg Tranziții - Modificări de diapozitiveși debifați caseta La clic. Această metodă vă permite să evitați schimbarea diapozitivelor făcând clic, dar aveți în continuare posibilitatea de a derula diapozitive folosind săgețile, bara de spațiu de pe tastatură și rotița mouse-ului.

Există o modalitate mai fiabilă - Prezentare automată. . Dar atunci când îl utilizați, trebuie să vă amintiți că fiecare diapozitiv trebuie să aibă un buton de hyperlink pentru a merge la un alt diapozitiv. ÎN in caz contrar Vizualizarea diapozitivelor poate fi dezactivată numai prin încheierea prezentării.

Am încercat să descriem principalele greșeli în crearea prezentărilor și sperăm că acest lucru ne va ajuta pe toți să le evităm pe viitor.

Ce greșeli știi? Ne poți spune în comentariile articolului.

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în primul rând în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Aceste aplicații necesită cunoștințe minime, dar în multe situații tehnici suplimentare pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva modalități de a crește eficiența muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați rapid textul în sus și în jos

Acesta este cel mai rapid mod de a muta text fără a utiliza mouse-ul. Mutați textul folosind săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu este nevoie să selectați textul înainte de a-l muta - acest lucru se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții în sus sau în jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Această metodă este eficientă nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminarea legăturilor dintr-un document

Dacă documentul pe care l-ați creat conține link-uri și trebuie să le faceți inactive, atunci puteți selecta fiecare link și selecta comanda Insert => Hyperlinkși faceți clic pe butonul Eliminați linkul. Acesta este un proces foarte lung și care necesită forță de muncă. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document folosind comanda Edit => Select All și faceți clic pe combinația de taste Ctrl+Shift+F9 legăturile vor fi șterse și toate celelalte opțiuni de formatare a documentului vor fi păstrate.

Despre text, etichete și forme automate

Când trebuie să faceți o inscripție, mulți oameni creează mai întâi un bloc de inscripție și apoi imprimă text în el. Puteți obține același rezultat prin evidențierea textului pe care l-ați introdus deja și apoi făcând clic pe bara de instrumente Desen butonul pentru a crea o inscripție textul se va muta în interiorul inscripției.

De asemenea, puteți introduce text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniilor etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru a crea o inscripție și introduceți text. Există o opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați Adaugă textși introduceți text.

Poate că pe măsură ce lucrezi, te vei răzgândi și vei decide că textul ar trebui scos din inscripție sau din autoshape. Pentru a face acest lucru, nu este deloc necesar să-l tăiați în clipboard și apoi să-l lipiți. Puteți selecta o inscripție (sau autoshape) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce apăsați tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare autoshape

Implicit în panou Desen butonul lipsă Iluminat; Nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual numit când faceți clic dreapta pe o formă automată.

Cu toate acestea, este posibil să schimbați iluminarea autoshape-ului. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Desen buton Iluminat prin apelarea comenzii Instrumente=>Setări=>Comenzi prin selectarea din listă Categorii paragraf Desenși trăgând butonul corespunzător din fereastră Echipe(Fig. 1). Utilizarea butonului este ușoară - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminatși reglați iluminarea după cum este necesar (Fig. 2).

Orez. 1. Adăugarea unui buton Iluminare la bara de instrumente Desen

Orez. 2. Configurarea iluminării autoshape

Similizare

Pentru a evita liniile prea rare în document, este recomandat să activați separarea automată a cuvintelor. Pentru a face acest lucru în meniu Serviciu alege echipa Limbă => Silabeși verificați opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Doar țineți cont de faptul că Word tinde întotdeauna să întrețină cuvintele cu silabe în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, primul număr, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de o cratimă obișnuită, utilizați o cratimă care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl+Shift+Clastima.

Orez. 3. Configurarea silaberii automate

În același timp, este foarte posibil ca în părți ale documentului, în special în titluri, cratimele să nu fie necesare. Pentru a interzice separarea în silabe într-un număr de paragrafe, selectați-le și utilizați comanda Format=>Paragraf=>Poziția paginiiși verificați opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie să recunoaștem că Word nu poate liniști corect unele cuvinte. În aceste cuvinte, în pozițiile în care puteți liniști, ar trebui să introduceți un simbol de cratimă moale apăsând tastele Ctrl+Cratima. Această cratimă va avea prioritate față de cratimele care sunt introduse automat.

Text cu indexuri

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici, tastate direct în text și în formule create folosind editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit acestea vor arăta diferit (diferite dimensiuni ale variabilelor și indicilor și diferite niveluri ale locației lor pe linie), care strică semnificativ aspectul documentului (Fig. 5).

Orez. 5. Text cu index (prima versiune a fost tastata in Word, a doua - in MS Equation)

Puteți obține un aspect aproape complet identic al variabilelor cu indici prin modificarea unui număr de caracteristici ale variabilelor introduse manual. Pentru a face acest lucru, imprimați tot textul cu font Times New Roman, dimensiunea 12, și, în plus, imprimați variabilele cu caractere cursive. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli și indicii cu 3 pixeli în jos cu comanda Format => Font => Spațiere prin selectarea în câmp Părtinire opțiune Josşi indicând mărimea deplasării (Fig. 6).

Orez. 6. Setarea offset

De asemenea, asigurați-vă că dimensiunea este selectată în editorul de formule obișnuit ( echipă Dimensiune => Regular) și astfel încât să corespundă la 12 pixeli (comandă Dimensiune => Definire smochin. 7).

Orez. 7. Ajustarea dimensiunilor obișnuite ale fonturilor

Pauza de masa

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să se rupă nu la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (acest lucru depinde de lățimea tabelului specific). rândul unde are loc ruptura). Rândurile următoare ale tabelului sunt mutate la pagina următoare, deși s-ar putea încadra cu ușurință pe cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea la completarea celulelor tabelului prin copiere obișnuită, când împreună cu datele sunt copiate și formatele acestora.

Orez. 8. Un exemplu de tabel în care rupturile de rând nu ajung la capătul foii

Motivul pentru acest fenomen este că textul din celulele tabelului avea setările de paragraf rupte. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți-l în meniu Format echipă Paragraf => Poziție pe paginăși eliminați casetele de selectare Nu rupe paragraful, Rămâi concentrat pe următorulȘi De pe o pagină nouă(Fig. 9) tabelul își va lua din nou forma obișnuită.

Orez. 9. Modificarea Opțiunilor de Paragraf

Data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să includă data la care au fost create; Nu este neobișnuit să se creeze sau să actualizeze documente de același tip în fiecare zi. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați o combinație de taste Alt+Shift+D, iar data curentă, actualizată de fiecare dată când documentul este deschis, este inserată la poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional zz.mm.gggg. Dacă acest format nu vă convine, atunci utilizați comanda Inserați => Câmp, în lista de câmpuri, selectați un câmp Datași specificați formatul de dată dorit (Fig. 10).

Orez. 10. Selectați formatul de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vi se potrivește, de exemplu, aveți nevoie ca data să apară în primul rând al documentului, iar ziua săptămânii în al doilea (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și editați-l. În acest exemplu, nu există dificultăți cu data tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece acest format se află în lista de formate, iar problema este să inserați ziua săptămânii - acest format de câmp Data nu exista. Pentru a edita formatul, deschideți în meniu Introduce echipă Camp, în lista de câmpuri, specificați câmpul Datași selectați formatul original de dată, care include ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe butonul Codurile de câmpși editați formatul datei în câmp Codurile de câmp, eliminând partea inutilă a formatului (Fig. 13). Finalizați operațiunea făcând clic pe butonul Bine, După aceasta, de fiecare dată când deschideți un document, se va imprima ziua curentă a săptămânii.

Orez. 11. Document cu câmpul de dată modificat

Orez. 12. Selectarea formatului original de dată pentru editare

Orez. 13. Formatul datei după editare

Căutați documente

Puteți căuta documentele necesare nu numai în modul obișnuit, adică folosind comanda Start=>Găsiți=>Fișiere și foldere, dar și direct în Word la deschiderea documentelor, iar la căutarea în Word vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (titlul documentului, autor, subiect, cuvinte cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după cuvânt în text, selectați comanda Fișier => Deschideși faceți clic pe butonul Service=>Găsiți=>Normal. Introduceți cuvântul de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe butonul Găsi(Fig. 16).

Orez. 14. Determinarea zonei de căutat

Orez. 15. Determinarea tipului de fișier

Orez. 16. Rezultatul căutării documentelor care conțin cuvântul „Internet” în text sau titlu

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier => Deschideși faceți clic pe butonul Instrumente => Găsiți => Avansat. Să presupunem că computerul tău conține nu numai documentele tale personale, ci și fișiere ale altor autori cu care lucrezi la un proiect comun. În acest caz, pe teren Proprietate indica opțiunea Autor, în câmp Condiție opțiune Conține(acesta este mai de încredere, deoarece într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în altul numele și prenumele etc.), în câmpul Sens introduceți numele autorului și faceți clic pe butonul Găsi(Fig. 17).

Orez. 17. Căutați toate documentele unui anumit autor

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt indicate de toți autorii documentelor - opțiunea implicită de completare, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document folosind comanda Fișier=>Proprietăți=>Document(Fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca vreunul dintre autori să uite să facă acest lucru în orice document, așa că este mai bine să activați completarea obligatorie a câmpurilor de proprietate cheie a documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Instrumente => Opțiuni => Salvareși bifați caseta Solicitați completarea proprietăților documentului(Fig. 19).

Orez. 18. Completarea proprietăților documentului

Orez. 19. Setarea salvării obligatorii a proprietăților documentului cheie

Puteți căuta documente după data creării lor și puteți specifica nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, ceea ce se face atunci când se utilizează lexeme. ȘI sau SAU. Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru anul 2003, în teren Proprietate indica opțiunea Data creării, în câmp Condiție opțiune Nu mai devreme, în câmp Sens introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe butonul Adăuga. Apoi intră din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție opțiune Nu mai târziu, în câmp Sens introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe butonul Adăuga, apoi pe butonul Găsi se vor găsi toate documentele pentru anul 2003 (Fig. 20).

Orez. 20. Configurarea unei căutări de documente create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuirea de culori etichetelor foilor

Etichetele de foi pot fi multicolore; acest lucru este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu numele, va fi responsabilă pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare foilor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, selectați Culoarea eticheteiși selectați culoarea dorită.

Inserați rapid coloane și rânduri

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este deloc necesar; selectați coloana sau rândul înainte de care doriți să o introduceți, accesați meniul contextual și selectați comanda Adăugați celule. Puteți apăsa o combinație de taste Ctrl+Shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Coloane mutante

În mod implicit, coloanele din Excel sunt desemnate prin litere ale alfabetului latin, iar rândurile prin cifre. Dacă, după ce ați deschis din nou tabelul, descoperiți că coloanele sunt numerotate în același mod ca și rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - acesta nu este efectul unui virus. Utilizați comanda Instrumente=>Opțiuni=>Generalși debifați caseta Stilul link R1C1(Fig. 22) totul va cădea la loc.

Orez. 21. Tabel cu coloane numerotate

Orez. 22. Reveniți la denumirile standard ale coloanei

Accelerează imprimarea

Dacă trebuie să imprimați un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul abandonând culoarea (imprimare în modul alb-negru). Imprimantele alb-negru afișează culorile ca nuanțe de gri și este nevoie de timp pentru a potrivi nuanța cu o anumită culoare. Când imprimați în alb-negru, textul color și cadrele apar mai degrabă în negru decât în ​​tonuri de gri, economisind timp. Pentru a configura imprimarea alb-negru, accesați meniul Fişier echipă Opțiuni pagină => Foaie iar în grup Sigiliu bifeaza casuta alb-negru(Fig. 23).

Orez. 23. Setarea tipăririi în modul alb-negru

De asemenea, puteți imprima fără linii de grilă, ceea ce va imprima coli mai mari mai rapid. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier=>Configurare pagină=>Foaieși debifați net ( orez. 24).

Orez. 24. Eșecul la imprimarea grilei

Introducerea numerelor fracționale

În mod implicit, Excel introduce numere fracționale în funcție de modul în care este setat în setările Windows: Panoul de control=>Limba și standarde=>Numere. Cu alte cuvinte, dacă în Windows se folosește o virgulă pentru a introduce numere fracționale, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgulă. Cu toate acestea, în practică, se poate dovedi diferit. De exemplu, pe computere cu un număr mare de utilizatori, în special în instituțiile de învățământ, unde setările programelor se schimbă în cele mai imprevizibile moduri. Dacă, atunci când introduceți un număr fracționar separat prin virgulă, vedeți un număr separat de un punct pe ecran și ați verificat deja că setările Windows permit introducerea separată prin virgulă, utilizați comanda Service\Opțiuni\Internaționalși evidențiați caseta de selectare Utilizați delimitatori de sistem(Fig. 25).

Orez. 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și îl pregătiți pentru imprimare, de multe ori trebuie să schimbați în mod repetat caracteristicile de formatare și imprimare. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate și caracteristicile de afișare a acestora pe ecran și atunci când sunt imprimate sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vederi de foi care vă permit să vizualizați datele în moduri diferite și nu necesită crearea de foi separate.

Inainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie personalizata in totalitate: trebuie sa i se ofere aspectul dorit si trebuie setate pentru aceasta toate optiunile necesare de printare. Când opțiunile de imprimare sunt introduse în vizualizare, aceasta va include automat anumite zone de imprimare pentru fiecare coală sau întreaga coală dacă nu are o zonă de imprimare definită.

Pentru a crea o vizualizare de meniu Vedere alege echipa Reprezentare, apasa butonul Adăuga iar în câmp Nume introduceți numele vederii (Fig. 26). În acest caz, este mai bine să includeți numele foii active în numele vederii pentru a facilita găsirea vizualizării dorite în viitor.

Orez. 26. Crearea unei vizualizări

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare => Vizualizări iar în câmp feluri selectați vizualizarea de imprimare (Fig. 27), apoi faceți clic pe butonul aplicași faceți clic pe butonul Sigiliu Foaia va fi tipărită alb-negru.

Orez. 27. Selectarea vizualizării dorite

Subtotaluri

Destul de des trebuie să aveți de-a face cu liste mari care includ mai multe valori de celule care trebuie să fie subtotalizate. Excel poate calcula automat atât subtotaluri, cât și totaluri generale pentru orice listă. De obicei, acest lucru se face prin prima sortare cu comanda Date => Sortare(pentru a grupa rândurile după care trebuie să rezumați), apoi calculați totalurile totale, apoi introduceți rânduri pentru subtotaluri și calculați-le (Fig. 28).

Orez. 28. Calculul subtotalurilor

Cu o dimensiune semnificativă a tabelului și un număr mare de zone pentru care trebuie calculate subtotaluri, acest proces va dura mult timp. Pentru a vă accelera munca, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile căreia trebuie să determinați un subtotal și abia apoi să calculați totalurile în sine. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul dorit și utilizați comanda Date=>Filter=>Filtru avansat. Setați comutatorul de grup Tratament pentru a poziționa , specificați intervalul de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Doar intrări unice(Fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtre, toate obiectele unice din lista inițială vor apărea în zona specificată a tabelului.

Orez. 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Orez. 30. Rezultatul creării unei liste unice

După aceasta, utilizați funcția SUMIF(interval, criteriu, sum_interval), care însumează celulele care îndeplinesc un anumit criteriu. Interval este intervalul de celule care trebuie verificate pentru a vedea dacă îndeplinesc criteriul; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care definește celulele care se însumează; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Orez. 31. Calcularea subtotalurilor pentru fiecare dintre valorile dintr-o listă unică

Eliminarea rândurilor duplicate

Imaginați-vă că aveți un tabel de agendă telefonică (dicționar etc.), format din două coloane și un număr mare de rânduri. În prima coloană, de exemplu, sunt introduse numele de familie ale clienților, iar în a doua - numerele de telefon ale acestora, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Scopul este de a elimina toate liniile duplicate. Prima soluție care vă vine în minte este să sortați tabelul după prima coloană cu comanda Date => Sortareși eliminați manual liniile duplicate.

Orez. 32. Tabel sursă

Dacă tabelul este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi, selectați o listă unică de telefoane folosind comanda Date=>Filter=>Filtru avansat prin setarea comutatorului de grup Tratament a pozitiona Copiați rezultatul într-o altă locație, specificând intervalul de celule în care doriți să plasați rezultatul și activând opțiunea Doar intrări unice(Fig. 33).

Orez. 33. Rezultatul creării unei liste de telefon unice

Acum trebuie să utilizați funcția CĂUTARE V(valoare_căutare, tabel, număr_coloană, valoare adevărată sau falsă), unde valoarea de căutare este valoarea care trebuie găsită în prima coloană a tabelului; tabel tabel cu informații în care se caută datele; numărul coloanei numărul coloanei din tabelul de informații în care trebuie găsită valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă doar în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET"Și "Telefon", iar apoi în coloana D introduceți formula cu funcția CĂUTARE V (Fig. 34). Folosind această formulă, programul va prelua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B, situată în rândul găsit. După aceasta, tot ce rămâne este să faci o copie a coloanei D folosind paste special, astfel încât celulele să nu conțină formule, ci valori (comandă Paste=>Paste Special=>Valori smochin. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care au devenit inutile.

Orez. 34. Rezultatul calculelor folosind funcția CĂUTARE V

Orez. 35. Aspectul tabelului după aplicarea Paste Special

MS PowerPoint

Slide-uri din fișiere

Când vă pregătiți prezentarea, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, dacă vorbim despre crearea unei noi prezentări, deschideți un document Word și folosiți comanda Fișier=>Trimiteți=>Microsoft PowerPoint Ca urmare, va fi creată o nouă prezentare cu textul din fișier. Dacă trebuie să inserați text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura(Fig. 36). Specificați pictograma diapozitivului în spatele căreia doriți să apară un nou diapozitiv cu text. În meniu Introduce alege echipa Diapozitive din structurăși indicați documentul solicitat. Vă rugăm să rețineți că textul care este inserat în prezentare se bazează pe stilul titlurilor documentului și puteți utiliza doar text din fișiere în formatele *.doc, *.rtf sau *.txt.

Orez. 36. Fila Structură

Dacă doriți să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare într-o prezentare deschisă, atunci din meniul Inserare, selectați comanda Slide-uri din fișiere, specificați prezentarea și slide-ul de inserat (Fig. 37) și faceți clic pe butonul Introduce. Dacă doriți să inserați toate diapozitivele, faceți clic pe butonul Lipiți toate.

Orez. 37. Selectarea diapozitivului de inserat

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin introducerea numărului paginii în subsol cu ​​comanda Vizualizare => Antet și Subsol, care deschide fereastra Antet și Subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol(Fig. 38) și faceți clic pe butonul Aplica la toate. Vă rugăm să rețineți că diapozitivele ascunse continuă să fie luate în considerare pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți plasa toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Orez. 38. Inserarea unui subsol

Desigur, paginile diapozitivelor sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să începeți din nou numerotarea paginilor în locuri diferite ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în curs de dezvoltare și constă din mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu veți putea face acest lucru în o singură prezentare. Pentru a rezolva problema, va trebui să creați prezentări diferite pentru fiecare serie de diapozitive și să le legați împreună cu hyperlinkuri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările au loc frecvent, este recomandabil să petreceți timp pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astăzi acesta nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, un antet pentru scrisorile de afaceri. Șablonul conține sigla organizației etc. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele de prezentare create. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunile și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alți parametri de design ai elementelor de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări prin intermediul echipei Fișier => Creați. Apoi selectați un șablon de design pentru diapozitiv din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vedere alege echipa Sample => Slide most. Pe diapozitivele principale, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare prezentare nouă pe care o creați. În primul rând, modificați designul și configurați fonturile (Fig. 39), în etapa următoare introduceți sigla (Fig. 40) și după ce toate modificările sunt finalizate în bara de instrumente Probă faceți clic pe butonul Închideți vizualizarea expertului.

Orez. 39. Rezultatul personalizării principalelor elemente ale șablonului de prezentare

Orez. 40. Aspectul slide-ului după inserarea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu comanda Fișier => Salvare ca, specificați opțiunea ca tip de fișier Șablon de prezentareși introduceți numele șablonului (Fig. 41).

Orez. 41. Salvarea unui șablon de prezentare

Pentru a utiliza șablonul atunci când creați o prezentare, faceți clic pe butonul Producător de diapozitive, apasa pe link Revizuireîn colțul din dreapta jos al slide-ului și specificați șablonul de prezentare pe care l-ați creat.

Șablonul creat poate fi adăugat la lista de șabloane din Auto Content Wizard. Pentru a face acest lucru în meniu Fişier alege echipa Crea. În zonă Crea apasa pe link Din Auto Content Wizard, apasa butonul Mai departe. Apoi selectați categoria în care doriți să plasați șablonul, faceți clic pe butonul Adăugași specificați șablonul de prezentare care trebuie adăugat (Fig. 42).

Orez. 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista Auto Content Wizard

Opțiuni multiple de design într-o singură prezentare

Când proiectați diapozitive individuale într-o prezentare, puteți utiliza mai multe șabloane. Pentru a face acest lucru, selectați anumite diapozitive, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate. Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Instrumente => Opțiuni => Editare si in regiune Dezactivarea noilor funcții debifați caseta Mai multe mostre(Fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat, mai degrabă decât cele implicite, pentru a vă proiecta diapozitivele de prezentare, atunci un șablon nou pentru un anumit diapozitiv va fi instalat automat când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați șablonul de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care: desigur, ați interzis utilizarea diferitelor opțiuni de design

Orez. 44. Configurarea verificării ortografice automate

Utilizarea unui fișier de date pentru a exporta contacte

Toate mesajele create, programările, sarcinile și intrările din jurnal sunt salvate într-un fișier de date pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de foldere personale și are o extensie PST. Când reinstalați sistemul, este ușor să salvați acest fișier într-un folder separat de pe hard disk sau pe CD și apoi să îl conectați din nou.

În plus, un fișier PST vă permite să accesați informații precum contacte de pe alt computer sau să le partajați altora. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul Import și Export. Deschide în meniu Fişier echipă Import si export, selectați opțiunea ca acțiune Exportați în fișier, iar în fereastra următoare indicați că trebuie să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi, selectați un folder Contacteși determinați caracteristicile de salvare a fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe butonul Gata, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care poate fi conectat cu ușurință pe alt computer folosind același expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu este diferită de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a evita uitarea locației fișierului, este mai bine să îl adăugați imediat la lista de fișiere de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier => Procesare fișier de date, faceți clic pe butonul Adăugași indicați spre fișierul PST generat. Ca urmare, în lista fișierelor de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul pe care l-ați creat cu contactele (Fig. 47).

Orez. 45. Determinarea tipului de fișier care urmează să fie creat

Orez. 46. ​​​​Definirea condițiilor pentru un fișier salvat

Orez. 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Outlook ajută la organizarea listei de sarcini într-o oarecare măsură, dar doar vă reamintește că este timpul să începeți să finalizați o anumită sarcină și că aceasta este deja întârziată; În plus, Outlook poate reatribui o sarcină unui alt angajat și vă permite să monitorizați finalizarea acesteia. Și acest lucru, în mare, epuizează capacitățile Outlook în ceea ce privește sarcinile de procesare.

Cu toate acestea, este foarte important nu numai să schițați o serie de sarcini, ci și să le planificați astfel încât totul să se poată face la timp și astfel încât planificarea să fie cât mai automatizată. Trebuie să știți când veți termina o anumită sarcină, dacă în principiu este posibil să o finalizați până la termenul limită și când este cel mai bun moment pentru a începe finalizarea sarcinii pentru a o finaliza la timp.

Este o idee bună să poți evalua în avans cât de realist este planul tău (în funcție de natura săptămânii de lucru, pauzele de masă, întâlnirile programate etc.). În plus, sarcinile ar trebui să intre automat în calendar, iar starea calendarului ar trebui să se actualizeze automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Pluginul pentru Microsoft Outlook 2002/XP Taskline poate face toate acestea ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, care este un manager de activități convenabil și ușor de utilizat, care vă va permite să vă creați programul în mod optim.

Înainte de a începe să utilizați pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu particularitățile zilei dvs. de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Taskline, accesați fila Săptămâna de lucruși indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (pranz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Orez. 48. Crearea unui program de lucru

Apoi, descrieți sarcinile dvs. viitoare în zilele următoare. Vă rugăm să rețineți că o filă suplimentară va apărea în fereastra de creare a activității după instalarea pluginului Taskline, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci cantitatea de timp petrecută pe aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Orez. 49. Creați o sarcină

Orez. 50. Lista sarcinilor planificate pentru săptămâna viitoare

După aceasta, puteți începe să testați pluginul. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Taskline, accesați fila Sarcini, specificați ora de pornire (Fig. 51) și apăsați butonul Bine. Rezultatul pluginului va fi un scurt raport privind numărul de sarcini planificate, timpul total pentru finalizarea acestora și datele de finalizare (Fig. 52). În același timp, programul va plasa în mod optim sarcinile pe calendar - aceasta va ține cont atât de toate pauzele de lucru, cât și de întâlnirile, întâlnirile etc. din program (Fig. 53).

Orez. 51. Determinarea orei de începere a analizei și a distribuției sarcinilor

Orez. 52. Concluzia taskline cu privire la lista sarcinilor planificate (în acest caz, tot ceea ce este planificat va fi finalizat la timp)

Orez. 53. Rezultatul distribuirii sarcinilor în calendar