Există cerințe speciale pentru procesarea corespondenței trimise. Acest lucru se datorează faptului că este de natură informațională și de referință. Atunci când redactați o scrisoare de serviciu, ar trebui să luați în considerare cerințele GOST R 7.0.97-2016. Acest lucru vă va permite să mențineți o structură clară a documentului și să mențineți stilul necesar. comunicare de afaceriși, de asemenea, aranjați corect detaliile unei scrisori de afaceri.

Este important de reținut că GOST R 7.0.97-2016 este consultativ, iar organizațiile pot dezvolta ele însele foi cu antet pentru corespondența de afaceri. Respectarea GOST specificată este obligatorie numai pentru organisme federale putere executiva.

Antetul documentului poate fi poziționat fie longitudinal, fie să aibă o poziție unghiulară (detaliile formularului scrisorii, numerele de telefon și adresele organizațiilor se află de obicei aici). Un exemplu de scrisoare cu un aranjament de colț de detalii este cea mai comună opțiune în munca de birou modernă.

Exemplu de formular de scrisoare cu detalii de colț

În partea de sus a documentului sunt indicate:

• data de;
• număr;
• referire la numărul de înregistrare și data documentului (dacă corespondența este un răspuns);
• titlul textului, exprimat într-o singură frază.

Antetul scrisorii de notificare se află sub numărul de înregistrare. Conține un apel către destinatar. NUMELE COMPLET. iar poziția destinatarului trebuie să fie situată în colțul din dreapta sus al documentului. Un mesaj către destinatar este scris în centru.

De la cine și către cine

Detaliile companiei expeditorului sunt cel mai adesea indicate pe antetul companiei. De asemenea, este necesar să se indice corect destinatarul corespondenței, cu alte cuvinte, detaliile destinatarului:

• Numele companiei;
• Nume unitate structurală unde se trimite corespondența de ieșire;
• pozitia destinatarului;
• numele și inițialele destinatarului;
• adresa poștală a organizației.

Exemplu de scrisoare pe antetul companiei

Este important de reținut că, dacă o scrisoare cu același conținut trebuie trimisă mai multor destinatari, atunci în primul rând este necesar să se indice adresa destinatarului principal și abia apoi a celorlalți.

De exemplu:

SRL „Elki-Palki”

Departamentul legal

Moscova, strada Zelenaya, 5

COPIE

către CEO

SRL „Sucursalele verzi”

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Strada Frunze, 3

Data și numărul

După ce documentul de ieșire a fost semnat, pe acesta este ștampilată o dată. Data poate fi în formatul 17.05.2019 sau 17 mai 2019. În cazurile în care data este indicată de mai multe ori într-un document, se recomandă păstrarea aceluiași stil de scriere.

Numărul de înregistrare este atribuit în conformitate cu sistemul de înregistrare a documentației de ieșire adoptat de organizație și numai după semnarea documentului. Numărul de înregistrare constă din numărul de ordine al documentului, care poate fi completat cu un index de caz sau litere.

Este important să rețineți că înregistrarea unui document de ieșire facilitează procesarea corespondenței atât pentru dvs., cât și pentru destinatar.

Când răspundeți la corespondența oficială primită, este necesar să completați detaliile „link către numărul de înregistrare și data solicitării”. În acest caz, scrisoarea de răspuns indică data și numărul mesajului primit. Acest lucru va asigura o procesare mai rapidă a corespondenței la compania destinatară.

Cine semnează

Corespondența oficială este semnată în principal de manageri, iar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă - de adjuncții săi sau de alți funcționari care îndeplinesc atribuțiile managerului în timpul absenței sale.

Este important de menționat că corespondența de afaceri modernă este trimisă nu numai prin poștă, ci și prin telegraf, fax și e-mail.

Trebuie să indice artistul?

În ciuda faptului că fiecare mesaj de afaceri este semnat de șeful companiei sau de oficialii săi autorizați, corespondența în sine este condusă de un angajat obișnuit, adică de executiv. Numele și informațiile sale de contact sunt pe care le indicăm în această parte.

Informațiile despre artist sunt întotdeauna situate în partea de jos, în ultimele rânduri. Numele complet, patronimul și prenumele angajatului sunt scrise, cu numărul de telefon de contact pe o nouă linie și chiar mai jos - adresa sa de e-mail. Lăsăm fontul același.

Există o ștampilă?

Scrisorile nu sunt de obicei ștampilate, dar dacă corespondența trimisă este de natură oficială, emisă pe antetul organizației și este destinată să intre în relații juridice cu cineva sau cu o altă organizație și să fie responsabilă pentru toate pozițiile exprimate în scrisoare, conducerea poate dori să adauge detalii suplimentare sub forma unui sigiliu.

În principiu, întrebările despre cum și prin ce mijloace pot fi create și trimise nu ar trebui să apară. Cu toate acestea, nu toată lumea este pregătită să înceapă imediat această sarcină atunci când vine vorba de scrisori oficiale, mai ales atunci când autorul scrisorii se așteaptă să primească un răspuns. Îți voi deschide secret mic corespondența de afaceri, cu cât caracterul și stilul scrisorii sunt mai stricte, cu atât sunt mai mari șansele unui răspuns din partea destinatarului. În acest tutorial voi da câteva mostre e-mailuri, care ar trebui să-i ajute pe utilizatori să decidă propriul stil și, ulterior, să compună mesaje în cel mai competent mod.

În primul rând, trebuie să decidem ce natură va fi scrisoarea pe care o creăm. Împărțim toate e-mailurile trimise în trei tipuri principale:

• Oferta de afaceri
• Cerere de afaceri
• Adresă prietenoasă

În consecință, pentru toate cele trei tipuri am șabloane, atât sub formă de fișiere text simple, cât și sub formă de șabloane adaptate pentru anumite programe de e-mail. Să trecem la fiecare dintre ele în ordine.

Oferta de afaceri

Bună ziua (Bună ziua), [numele persoanei căreia i se adresează]!

Este indicat să indicați numele în orice literă atunci când comunicați, deoarece o adresă personală pune o persoană într-o dispoziție prietenoasă. Cu toate acestea, dacă tot nu puteți afla numele, va fi suficient un șablon de salut.

Permiteți-mi să vă prezint atenției serviciu nou (Produs nou) de la compania noastră [numele companiei].

Permiteți-mi să ofer cooperare în domeniul [denumirea domeniului de activitate].

În continuare, descrieți pe scurt avantajele propunerii dumneavoastră în ceea ce privește prețul sau unele caracteristici de calitate. Principalul lucru este să nu exagerați. Megaocteți de text și chiar completați cu imagini strălucitoare, fără sens, nu fac decât să sperie oamenii. Daca destinatarul scrisorii este interesat de oferta ta de la primele randuri, cu siguranta te va contacta pentru informatii suplimentare.

Dacă sunteți serios interesat să aveți persoanele potrivite să vă contacteze prima dată când contactați, atunci este logic să vă gândiți la accesibilitate nu numai prin e-mail. Ar fi o idee bună să creați conturi în servicii precum ICQ șiSkype. Uneori este mult mai ușor pentru o persoană să te contacteze prin telefon obișnuit, dacă, desigur, ai lăsat cu grijă numărul în semnătură.

De ce trebuie să vă duplicați propria adresă de e-mail în semnătură, vă întrebați, dacă este redirecționată automat de serverul de e-mail. Regula aici este că informațiile excesive în corespondența de afaceri nu sunt niciodată inutile. Să ne imaginăm o situație în care scrisoarea dvs. este primită de o persoană care poate nu este interesată de ofertă sau care pur și simplu nu este competentă să îi răspundă corect. Redirecționează mesajul primit către un alt utilizator, dar din anumite motive, informațiile despre expeditorul adevărat se pierd din datele adăugate automat, ceea ce face dificilă contactul cu tine. Cu toate acestea, va fi întotdeauna suficient să te uiți la semnătură pentru a determina autorul scrisorii și contactele sale necesare.

Cerere de afaceri

Salut buna ziua)!

Sau, dacă numele destinatarului este cunoscut, atunci (Dragă, [Nume, Patronimic])!

Vă rugăm să furnizați informații despre produs (serviciu) [denumirea produsului/serviciului] cu o descriere a caracteristicilor complete și a calităților competitive.

Bazat Lege federala RF [numărul documentului și data], vă rugăm să furnizați informații [descrieți datele necesare pentru a le obține].

De asemenea, puteți contacta conducerea unui anumit serviciu de pe Internet dacă drepturile dvs. sunt încălcate.

În legătură cu încălcarea clauzei [numărul clauzei din contractul de utilizare] din contractul de utilizare, și anume: „[citare text complet punct numit]”, vă rog să efectuați o inspecție și să luați sancțiuni corespunzătoare împotriva persoanei [responsabilă (dacă vorbim de angajați ai serviciului)] vinovată [site (numele site-ului)]. Vă rog să mă informați despre rezultatele inspecției și sancțiunile impuse la [ adresa proprie E-mail].

Adresă prietenoasă

Salutări (Bună ziua) (Bună ziua), [numele persoanei]!

Când ne contactați pentru prima dată într-o manieră prietenoasă, un indicator bun va fi caracterul complet al mesajului dvs. text. Un text scris corect, voluminos, va indica interesul dumneavoastră ridicat pentru a contacta persoana potrivită și va trezi dorința de răspuns. Nu uitați să deschideți conversația cu câteva întrebări inițiale.

Exemplu de e-mail

In conditii lumea modernă Contact de afaceri adesea începe cu corespondența de afaceri - o formă scrisă de interacțiune comercială, care include orice tip de corespondență (scrisoare, mesaj etc.) trimisă de orice funcționar în numele său și în virtutea funcției sale.

Un aspect important este conformitatea anumite standarde etichetă. ÎN in caz contrar, conexiunile stabilite pot fi întrerupte, iar clientul sau partener de afaceri va fi pierdut. Corespondența de afaceri bine concepută contribuie la cea mai favorabilă impresie despre dumneavoastră sau despre companie.

Stăpânirea magiei literelor este importantă pentru fiecare persoană. Sa zicem cand cauti nou loc de muncă: compilarea și trimiterea de CV-uri, sarcini de testare, scrisori de intenție, informații suplimentare despre dvs., stabilirea unei ore de întâlnire.

Interesant este că regulile corespondenței de afaceri care există astăzi au fost dezvoltate acum aproximativ 150 de ani în Anglia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Pentru a decide cum să compuneți o scrisoare, trebuie să cunoașteți diferențele dintre tipurile acesteia. Acest lucru vă va ajuta să decideți asupra subiectului mesajului și a designului său corect. Acest lucru te va ajuta să eviți să arăți prost în ochii unui adversar important.

După structura de proiectare există:

• Scrisori de comunicare

Acestea includ scrisori de refuz, pretenții, scuze și mărturisiri. Tot ce folosește un angajat în cadrul activităților sale profesionale.

• Scrisori de acord

Un tip important de scriere. Datorită ei, rezultatele întâlnirii sunt rezumate, se formează acorduri, se stabilește timpul pentru îndeplinirea sarcinilor și ambele părți sunt convinse de înțelegerea corectă a contractului.

Regulile scrisorilor de afaceri

Modul în care bloggerii își permit să se exprime nu este alegerea ta. Nu există nicio scuză pentru greșeli și greșeli de scriere. Nu te poți consola cu dificultățile de a învăța o limbă din copilărie. Trebuie să fii cât mai exigent cu tine însuți. În caz contrar, creează o imagine nefavorabilă asupra personalității și educației tale.

Particularitatea corespondenței de afaceri este că erorile de ortografie ale cuvintelor sfera profesională sunt considerate un indicator al incompetenței unei persoane în domeniul ales.

Reguli de baza:

1. Evitați să folosiți cuvinte a căror definiție exactă nu o cunoașteți. Ca ultimă soluție, verificați semnificațiile lor în dicționare.
2. Evitați utilizarea terminologiei specifice. Unele cuvinte pot fi necunoscute interlocutorului și pot fi interpretate greșit de acesta. Eticheta corespondenței de afaceri presupune în astfel de cazuri furnizarea unei explicații a termenilor și abrevierilor.
3. Scrieți în propoziții scurte. Lungimea și floriditatea construcțiilor sunt adecvate atunci când scrieți un roman și nu în timpul negocierilor de afaceri.
4. Mai întâi tastați mesajul nu în corpul scrisorii, ci într-un document de pe computer sau editor online. Aspect pozitiv este un verificator automat de ortografie și punctuație. Acest lucru previne, de asemenea, ca scrisoarea să fie trimisă accidental către destinatar prematur sau pierdută din cauza închiderii browserului sau a pierderii internetului. A lucra in Microsoft Word, utilizați salvarea automată a materialului la anumite intervale.
5. Ar trebui să evitați să introduceți un mesaj pe telefon sau pe tabletă. Există riscul unei autocorecții inadecvate.
6. Înainte de a trimite, verificați dacă există erori și consistența textului. Se recomandă să verificați din nou textul tastat după o oră, trecând temporar la alte lucruri și uitând să-l scrieți. Acest lucru vă va ajuta să priviți textul dintr-o perspectivă diferită, văzând toate inexactitățile.

Formatarea unei scrisori de afaceri

Necesar Atentie speciala la detalii la pregătirea și menținerea corespondenței. De asemenea, arată respect pentru adversarul tău și îți permite să economisești timp care ar putea fi cheltuit pentru refacerea materialului.

Nu trebuie neglijate următoarele aspecte:

• Completarea corectă a subiectului scrisorii

Dacă acesta este primul mesaj, titlul poate fi luminos. Cu toate acestea, dacă există deja comunicarea cu oponentul, subiectul scrisorii trebuie menționat pe scurt și concis. Acestea sunt bazele comunicării. Ele vă ajută să găsiți mesajul după un timp, astfel încât recitirea va fi ușoară atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

• Citare

Mesajul pe care îl trimiteți poate conține întrebări la care trebuie să răspundeți. Are sens să le răspundem, citându-le pe fiecare separat. Când trimiteți o scrisoare cu mai multe redirecționări, merită să utilizați numerotarea și împărțirea textului în paragrafe. Astfel, interlocutorului îi va fi clar la ce întrebare răspundeți.

Lanțurile excesive de cotații creează un sentiment de haos în comunicații. Cu toate acestea, dacă este nevoie să reveniți la mesajele trimise anterior sau să reamintiți ceva interlocutorului, merită să faceți. În special, când vine vorba de buget, pachet de servicii și timp.

• Luați în considerare toate informațiile primite

Când compuneți o scrisoare, trebuie să comentați pe scurt toate documentele atașate de dumneavoastră sau de interlocutorul dumneavoastră. În acest fel, va fi imediat clar pentru destinatar ce conținut al fișierelor îl așteaptă.

• Semnătura ta este o analogie cu o carte de vizită

Corespondența de afaceri necesită o semnătură. Acesta poate fi automatizat, apoi va fi prezent în fiecare scrisoare trimisă. Cum se creează o semnătură informativă? Folosiți numele și prenumele, poziția actuală, contactele de serviciu și sigla companiei.

De exemplu: „Cu respect, Ivan Ivanov, managerul tău de proiect, numărul de telefon sau orice alți mesageri.” Sau „Cu stima, Ivan Ivanov...”.

Semnătura poate fi, de asemenea, captivantă și creativă, indicând o legătură specială cu compania sau cauza. De exemplu, angajații unei rețele din industria cărții pot folosi expresia „Citesc în prezent...” atunci când introduc numele produselor noi actuale. Dar este mai bine să coordonezi astfel de lucruri cu superiorii tăi.

• Adresa poștală

Regulile corespondenței comerciale impun afișarea unei adrese poștale. Ar fi mai bine dacă ar fi doar un muncitor. Numele companiei, funcția, prenumele sau prenumele pot fi afișate acolo, dar nu anul nașterii sau poreclele/cuvinte jucăușe. Este mai bine să vă gândiți la numele corect al adresei timp de mulți ani dacă intenționați să o părăsiți chiar dacă schimbați activități sau poziții.

• Font și spațiere

În documentație, fontul cel mai des folosit este Times New Roman, dimensiunea 12 pentru tabele sau 14 pentru text. 1,5-2 intervale. Acestea sunt elementele de bază nerostite.

Stilul de comunicare de afaceri

Corespondența de afaceri presupune un act de echilibrare delicat. Comunicarea prietenoasă este nepotrivită aici, dar nici comunicarea dură nu este potrivită.

Caracteristicile comunicarii:

• Severitatea desenelor

Cuvintele diminuate și expresiile argou vor fi nepotrivite.

• Folosind emoticoane

Folosiți emoticoanele cu grijă sau evitați-le. Primul contact nu permite prezența lor în principiu. În viitor, parantezele pot fi prezente, dar numai pozitive, în cantități moderate. Bunătatea și umorul sunt inacceptabile în acest stil de comunicare. Acest formular este inacceptabil dacă sunteți subordonat interlocutorului dvs.

• Salutări pe nume și patronimic

Regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri presupun o atitudine respectuoasă față de interlocutor, atenție și interes față de persoana acestuia. Acest lucru crește interesul adversarului pentru tine și crește șansa de indulgență a acestuia. Este indicat să cunoașteți în prealabil numele persoanei căreia vă adresați, precum și preferințele sale pentru adresă.

• Răspundeți în două zile

Este corect să trimiteți un răspuns la mesaj în câteva zile lucrătoare. Altfel este considerat lipsit de respect. Dacă scrisoarea a fost trimisă înainte de weekend sau vacanță, nu trebuie să răspundeți la ea dacă nu este urgentă. În caz contrar, trebuie să vă avertizați interlocutorul despre absența temporară a răspunsului dvs. sau să vă dezabonați pentru scurt timp despre conținutul scrisorii.

• Lipsa de intruziune

Întrebând în mod constant despre ceva, a cere confirmare vă va arăta într-o lumină proastă. Dacă este necesară confirmarea interlocutorului, îi puteți aminti de necesitatea de a răspunde în trei zile. Dacă problema este urgentă, este mai bine să o menționați inițial în primul mesaj.

• Regula oglinzii

Eticheta corespondenței de afaceri vă permite adesea să vă adresați adversarului așa cum o face el. Acest lucru crește posibilitatea înțelegerii și comunicării reciproce la același nivel. Urmăriți termenii, stilul de comunicare și adresa pe care interlocutorul dvs. folosește.

• Sărbători fericite

Dacă comunicarea are loc în preajma sau în timpul sărbătorilor oficiale, merită felicitați interlocutorul. Acestea sunt regulile corespondenței de afaceri. De asemenea, este util să știi când este ziua de naștere a adversarului tău.

• Recunoștință

Politețea elementară ar fi cuvinte de recunoștință ca răspuns la o felicitare, invitație sau explicație.

Luând în considerare toate caracteristicile de mai sus, nu va fi dificil să stabilești contactul cu interlocutorul tău și să-ți faci o opinie favorabilă despre tine.

Importanța regulilor de scriere în afaceri

De fapt, orice scrisoare trimisă - carte de vizită, afișând poziția de afaceri pe care am selectat-o. Pentru ca ea să arate decent, să inspire respect și încredere, iar negocierile sunt însoțite de confort și eficiență în rezolvarea problemelor, cunoașterea regulilor bunelor maniere și respectarea lor constantă este o garanție de neclintit a succesului.

În ceea ce privește orice corespondență, pe Internet sau prin scrisori, se aplică aceleași standarde stricte ca și în cazul comunicării telefonice sau al negocierilor personale. Principiile pe care se construiește interacțiunea:

• respectul reciproc între adversari pentru personalitatea și poziția de afaceri a celeilalte persoane;
• atenție la interesele comerciale ale adversarului;
• păstrarea confidențialității;
• punctualitate în rezolvarea sarcinilor importante.

Corespondența comercială este necesară deoarece:

• la trimiterea unei scrisori nu există răspuns, chiar dacă a fost subînțeles;
• scrisorile se pierd în fluxul de informații inutile și angajații se sună în mod constant cerând să-și verifice corespondența;
• după citirea e-mailului este complet neclar ce este nevoie de la tine;
• Datorită abundenței de detalii și a haosului de informații din mesaje, gândurile sunt confuze, iar o problemă complexă nu este niciodată rezolvată.

Puteți economisi mult timp liber dacă implementați reguli generale efectuarea corespondenței de afaceri. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor de mai sus.

Scrierea de afaceri este unul dintre principalele instrumente de comunicare în orice afacere. O scrisoare de afaceri bine scrisă va ajuta la crearea unei impresii pozitive asupra companiei. Și o scrisoare scrisă analfabet vă poate distruge întreaga reputație. Am scris deja despre regulile corespondenței de afaceri, acum să ne uităm la exemple concrete scrisori de afaceri.

Exemple de scrisori de afaceri

Există multe tipuri de scrisori de afaceri - propuneri de afaceri, scrisori de revendicare, scrisori de recunoştinţă, scrisori de refuz, scrisori de intentie, scrisori de garanție, informații și așa mai departe. Principiile compilării lor nu sunt practic diferite unele de altele. Aruncă o privire din nou pentru a evita greșelile.

Exemple de scrisori de mulțumire

Exemplu de scrisoare de garanție

Exemplu de scrisoare de răspuns

Acesta este un exemplu clar a ceea ce poate fi o scrisoare politicoasă care conține un refuz:

Exemplu de buletin informativ

Exemplu de scrisoare de reclamație

Exemple de scrisori în engleză în corespondența de afaceri

Nivel inalt Din păcate, nu toată lumea stăpânește limba engleză. Și adesea managerii sunt oarecum pierduți atunci când trebuie să îi scrie o scrisoare de afaceri Limba engleză. Dacă nici măcar în ruși oamenii nu se pot înțelege întotdeauna în corespondență, atunci despre ce putem spune limbă străină? Cea mai bună cale de ieșire în această situație este să cauți litere similare și să folosești expresii potrivite din ele în scrisoarea ta. Iată trei exemple de scrisori de afaceri în limba engleză: o scrisoare de recunoştinţă către client, o scrisoare care clarifică termenii tranzacţiei şi o scrisoare de răspuns la oferta de cumpărare. Fiecare fișier conține o versiune a scrisorii în engleză și traducerea acesteia în rusă.
Descărcați o scrisoare de mulțumire către client în limba engleză.
Descărcați scrisoarea cu termenii acordului în limba engleză.
Descărcați scrisoarea de răspuns la oferta de cumpărare în limba engleză.

Structura unei scrisori de afaceri

O structură clară este o caracteristică esențială a unei scrisori de afaceri. Acesta va ajuta destinatarul să înțeleagă rapid sensul a ceea ce este scris și va reduce timpul necesar pentru a-l citi. O scrisoare de afaceri constă din următoarele părți principale:

1. Titlu (subiectul scrisorii). Titlul scrisorii trebuie să conțină scopul sau esența ei pe scurt. Nu puteți folosi nicio frază abstractă aici. Destinatarului ar trebui să fie clar despre ce este vorba în scrisoare doar pe baza titlului. De exemplu, „Despre modificările prețurilor pentru furnizarea de produse” sau „Propunere de afaceri pentru cooperarea comercială cu compania XXX”.

2. Salutare. Felicitarea „Dragă + Prenume și Patronimic!” este considerată tradițională în scrisorile de afaceri. Cu toate acestea, nu este necesar să folosiți numele. De asemenea, vă puteți adresa destinatarului prin funcția sa: „Stimate domnule director!” Totuși, ține cont de faptul că apelul pe nume reduce oarecum distanța psihologică și pune accent pe relația de afaceri bine stabilită. Dacă scrisoarea este adresată unui grup de persoane, atunci este acceptabil să scrieți „Stimați doamne și domni”, „Stimați parteneri!” și așa mai departe. Folosirea abrevierilor Mr., Ms. sau inițialele este percepută ca lipsită de respect, așa că încercați să o evitați.

3. Declarație despre scopul scrierii scrisorii, esența acesteia și ideea principală. Aceasta este partea principală a scrisorii. Aici scrieți direct despre motivul pentru care scrieți scrisoarea.

4. Propunerile dumneavoastră pentru rezolvarea acestei probleme, recomandări, solicitări, reclamații. Scrisorile de afaceri necesită aproape întotdeauna o anumită reacție din partea destinatarului (cu excepția scrisorilor pur informative). Prin urmare, este important să descrieți nu numai problema în sine, ci și să oferiți propriile opțiuni pentru rezolvarea acesteia. Dacă scrieți o plângere, atunci cereți să fie luate măsurile adecvate; dacă faceți o ofertă de cooperare, atunci descrieți-o opțiuni posibile. Pe scurt, destinatarul scrisorii tale nu trebuie să înțeleagă doar „ce” vrei de la el, ci și „cum” îți propui să o implementezi. Atunci va fi o adevărată scrisoare de afaceri.

5. Scurt rezumat și concluzii. La final, putem rezuma toate cele de mai sus. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil să faceți acest lucru pe scurt. În acest caz, nu merită să scrieți în mai multe propoziții ceea ce ați descris deja în primele două paragrafe. Amintiți-vă că cel mai bun prieten al unei scrisori de afaceri este concizia. Prin urmare, în cele mai multe cazuri este suficient să vă limitați la expresiile „Sper pentru o cooperare de succes”, „Aștept răspunsul dumneavoastră pe această problemă” și așa mai departe.

6. Semnătura. O scrisoare de afaceri este semnată cu funcția, prenumele și prenumele expeditorului cu expresia tradițională „Cu respect”. Sunt posibile și alte opțiuni: „Cu Cele mai bune gânduri„, „Cu stimă” și așa mai departe, în funcție de apropierea contactului tău cu destinatarul. Expresia „Cu respect” este cea mai universală, așa că dacă aveți îndoieli cu privire la modul în care ar fi mai potrivit să vă abonați, atunci folosiți această expresie și cu siguranță nu veți rata.

De asemenea, ar fi o idee bună să adăugați opțiuni pentru a vă contacta în semnătură: alte adrese de e-mail, numere de telefon de la serviciu, Skype. Beneficiul acestui lucru nu este doar că destinatarul, dacă dorește, va putea să vă contacteze rapid într-un mod convenabil pentru el, ci și că astfel vă veți demonstra deschiderea și disponibilitatea de a comunica cu destinatarul.

Și nu uitați că o scrisoare oficială este în primul rând un document. Prin urmare, neglijând regulile de întocmire a acestuia, strici irevocabil reputația companiei tale și a ta însuți ca specialist.

Cum se formatează o scrisoare?

A devenit foarte rar pentru noi să primim scrisori pe hârtie, cu atât mai puțin scrise de mână. Din ce în ce mai mult, comunicarea cu prietenii se reduce la utilizarea rețelelor sociale, iar cu angajatorul, diferite autorități și comisii - la corespondența electronică. Dar scrisorile scrise de mână nu sunt doar o modalitate de a transmite informații. Ele poartă amprenta personalității unei persoane și miros de călătorie.

Aspect

Chiar înainte ca scrisoarea să fie citită, designul acesteia va face o anumită impresie asupra destinatarului. Desigur, toată lumea vrea să fie pozitivă. Prin urmare, trebuie să învățați câteva reguli despre cum să formatați corect o scrisoare.

1. Nu ar trebui să existe pete în scrisoare; încercați să păstrați liniile drepte.
2. Fă-ți timp când scrii, scrisul tău de mână va fi mai îngrijit.
3. Atenție la câmpuri. Atât cele înguste, cât și cele excesiv de largi oferă scrisului tău un aspect neîngrijit. Apropo, formatarea este importantă și pentru e-mailuri.
4. Eliminați spațiile inutile, aliniați textul în lățime și împărțiți scrisoarea în paragrafe logice. Deci va arăta complet diferit.

Structura unei scrisori oficiale

Orice scrisoare constă din patru părți:

Structura unei scrisori prietenoase

Cu prietenie, dragoste sau familie, totul este puțin mai ușor. Nu există reguli clare aici, contactați persoana așa cum sunteți obișnuit să faceți acest lucru Viata de zi cu zi. Astfel de scrisori sunt întocmite sub orice formă, adică tu alegi unde să scrii contestația, data și semnătura.

Design colorat cu litere

Există multe moduri de a-ți face scrisul frumos.

Toate sfaturile pot fi aplicate și la designul textului tipărit, dacă dintr-un motiv oarecare nu doriți să îl scrieți de mână.

Acum știi cum să formatezi o scrisoare astfel încât să arate îngrijit, lizibil și plăcut din punct de vedere estetic. Dacă nu vă puteți întâlni cu o persoană sau doriți să-i lăsați un mesaj, scrieți scrisori. Este nevoie de mai mult timp decât comunicarea în rețelele sociale, dar evocă și mai multe emoții.