Cum să finalizezi o scrisoare de afaceri: exemple în rusă și engleză. Reguli pentru scrierea unui e-mail sau etichetă prin e-mail Sper că mă voi putea întâlni în persoană în curând...

Amintiți-vă de celebrul lui Pușkin „Îți scriu...” Ce ar putea fi mai plăcut decât să primești scrisori și să le primești de la o persoană dragă este de două ori plăcut. O scrisoare de dragoste... Acum sună puțin demodat, dar cât de romantic! Sunt sigură că aproape orice femeie visează să i se scrie măcar o dată în viață o astfel de scrisoare. Și nu trebuie să așteptați până pe 8 martie sau să vină Ziua Îndrăgostiților, dacă iubiți, puteți face o surpriză plăcută chiar așa, fără niciun motiv. Deși, ce spun, pentru că Iubirea este deja motivul, cel mai mare și cel mai important.

O scrisoare este un monolog; vorbești fără să fii întrerupt. Acesta este unul dintre cele mai bune moduri de a vorbi despre sentimentele tale. Și pentru asta nu trebuie să fii Pușkin sau Blok. Principalul lucru este să exprimi sinceritatea și profunzimea sentimentelor tale. Scrierea unei scrisori necesită întotdeauna o dispoziție specială, o stare de spirit specială. La urma urmei, este foarte greu de exprimat în cuvinte Iubire și Tandrețe, Tristețe sau Singurătate. Scrie tot ce te gândești. Nu-ți ascunde sentimentele. Nu-ți fie teamă să-ți deschizi sufletul, spune-i persoanei dragi cât de mult înseamnă pentru tine. Dacă nu găsești cuvintele potrivite, poți folosi câteva versuri poetice despre dragoste.

Cineva va spune că acesta este secolul 21 - secolul tehnologiei și al lenei umane - este mult mai ușor să suni sau să scrii un SMS. Bineînțeles că este mai ușor, dar nu poți scrie mult într-un SMS, dar la telefon „îți poți spune sufletului?” Și, apoi, un cuvânt este un sunet (dacă zboară, nu îl poți prinde), iar un cuvânt scris pe hârtie este deja ceva material. Îl poți vedea, îl mângâi, chiar are propriul miros. Acesta este deja ceva care îți aparține numai ție. Acesta este „I Love” la care te poți uita în fiecare zi, poți chiar să-l săruți și să-l pui sub pernă noaptea. Acest „Iubesc” este diferit pentru toată lumea: pentru unii este neted și grațios, pentru alții este dansant și dezordonat, pentru alții este ilizibil și ondulat. Dar se adresează doar ție, motiv pentru care este atât de scump. Aceasta este o bucată de suflet închisă într-un plic, o bucată de hârtie plină de sens pentru doar două persoane.

Se știe de mult că doar cu ajutorul literelor vă puteți forma o părere despre o persoană, vă puteți trezi respectul de sine și chiar vă puteți îndrăgosti. Amintiți-vă de uimitoarea relație a lui P.I. Ceaikovski cu Nadezhda von Meck, surprinși în corespondența lor, care a durat treisprezece ani. Nu s-au întâlnit niciodată, dar ce dragoste și tandrețe unul pentru celălalt strălucește în scrisorile lor.

De-a lungul secolelor, bărbații și femeile au căutat moduri diferite de a-și exprima sentimentele și de a le transmite celor dragi. Scrierea unei scrisori frumoase era considerată dificilă. Atât de greu încât mulți oameni bogați au angajat chiar și slujitori-secretari speciali pentru asta. Ritmul nostru viața modernă ne lasă din ce în ce mai puțin timp pentru dragoste. Genul epistolar nu este la modă acum; cei mai mulți dintre noi am uitat deja cum să ne exprimăm gândurile și sentimentele pe hârtie. Dar dacă iubești, nu-ți fie rușine să scrii despre asta. Așează-te chiar acum și scrie o scrisoare celor dragi. Și nu contează dacă îl scrieți pe hârtie sau îl trimiteți pe e-mail, principalul lucru este că este sincer.

Dacă crezi că genul epistolar s-a scufundat în uitare, te înșeli profund. În viața de zi cu zi, nu te poți certa, a devenit obișnuit să faci apeluri telefonice sau să schimbi mesaje ICQ instant - simplu și rapid. Cu toate acestea, în relațiile de afaceri, scrisorile joacă încă un rol important: o convorbire telefonică, corespondența pe ICQ nu pot fi folosite pentru a trata problema: aici sunt necesare documente mai serioase.

Trebuie să fii meticulos și responsabil atunci când scrii scrisori de afaceri. Pentru orice scrisoare de afaceri, inclusiv cele trimise prin e-mail, se recomandă utilizarea antet, unde sunt indicate detaliile organizației. Acest lucru subliniază faptul că în spatele scrisorii se află o companie de renume și puteți face afaceri cu ea. Asigurați-vă că indicați data la care a fost scrisă scrisoarea. Este recomandabil să scrieți luna cu litere; abrevieri precum 01/20/02 sunt acceptate numai în Rusia și nu sunt folosite în practica internațională.

O scrisoare de afaceri trebuie să conțină titlu, dezvăluind conținutul textului. Acest lucru face mult mai ușor pentru destinatar să proceseze și să sorteze scrisorile. În primul rând, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. este separată din masa celor similare și trimisă angajatului potrivit. Subiectul scrisorii este subliniat sau scris cu majuscule.

Adresa destinatarului scris de două ori: pe plic în partea dreaptă jos și în colțul din stânga sus al scrisorii. Dacă scrisoarea este plasată într-un plic cu o fereastră transparentă, atunci adresa este scrisă o dată - în scrisoare și este pliată astfel încât adresa destinatarului să fie în fereastră. Adresa se scrie in urmatoarea ordine: numarul locuintei, strada, numele orasului, regiune, republica (stat, judet, canton etc.), cod postal, tara.

După adresă - inițialele și prenumele destinatarului. Inițialele sunt precedate de abrevierile „Mr”, „Ms” sau „G-dam”. Dacă destinatarul are un rang sau un titlu, este mai bine să îl indicați în loc de „Dl.” În toate țările Europei de Vest și în Statele Unite, omiterea titlurilor este considerată nepoliticoasă. Cu toate acestea, scrierea și rostirea „Domn + titlu + prenume” este acceptată numai în Germania. În Franța și Anglia, titlul nobiliar al destinatarului este întotdeauna indicat în adresă, dar nu se obișnuiește să se menționeze în corpul scrisorii.

Cuvintele „Domn.” și „Doamna.” nu sunt de obicei folosite fără un nume de familie și sunt întotdeauna prescurtate la „Domn.” sau „Doamna”, în timp ce este recomandabil să scrieți titlurile în întregime. În Anglia, adresa politicoasă „Esquire” (Esquire - Esq.) este adesea scrisă după numele destinatarului și nu este niciodată folosită împreună cu cuvântul „Mr”. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare personal, atunci după nume indicați: „Personal” (Privat - pentru Anglia, Personal - pentru SUA).

Dacă scrisoarea este adresată unei companii și trebuie citită de o anumită persoană, se folosește expresia „Atenția...”. Puteți trimite o scrisoare la adresa unei companii unei persoane a cărei adresă este necunoscută, iar compania în care lucrează menține o relație de afaceri cu aceasta, indicând „Care of” (C/O).

Adresa de deschidereîn mod tradițional constă din cuvintele „Stimate domnule (doamnă) + nume de familie” sau „Stimate domnule (doamnă) + nume de familie”. În scrisorile oficiale, nu este obișnuit să te adresezi „tu”, chiar dacă ești scund în viața reală. În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., adresa poate începe cu cuvintele „Dragă + prenume” sau „Dragă + prenume”.

Nu trebuie să scrieți pe adresa dvs.: „Uv. Domnule director! În acest caz, abrevierile sunt nepotrivite. Cuvintele „dragă”, „domnule”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” și altele asemenea ar trebui scrise în întregime. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu îl respecți prea mult.

O impresie bună o fac scrisorile de afaceri care conțin ceva după salut. introducere-compliment. De obicei, ei spun că sunt bucuroși să primească o companie atât de cunoscută, că va fi o mare onoare pentru dvs. să oferiți servicii unui partener atât de reputat etc. Se poate exprima speranța pe termen lung și cooperare reciproc avantajoasă.

Scrisori de afaceri care conțin gunoi verbal („Suntem, desigur, încrezători că cooperarea cu noi vă va fi cu siguranță benefică", politețe excesivă (" Vă rugăm să citiți această scrisoare"), adjective fără sens ( extraordinar, uimitor, minunat), pronume suplimentare („ Cu toții suntem bucuroși să cooperăm cu tine și compania ta »).

Când scrieți scrisori de afaceri, nu trebuie să utilizați directive. fraze de instrucție (« ar trebui sa ne contactati telefonic..."). Cu o astfel de frază îi întorci psihologic pe oameni împotriva ta. Nu ar trebui să le spui cu aroganță partenerilor tăi cum ar trebui să se comporte. E mai bine să scrii: " Pentru a discuta detaliile ofertei noastre, ne puteti contacta telefonic..." Sensul este același, dar tonul scrisorii încurajează o atitudine mai prietenoasă față de tine.

Când descrieți activitățile companiei dvs., pentru a crea impresia unor realizări specifice, acordați atenție alegerea verbelor. Verbele perfective vorbesc despre rezultate reale: completat, dezvoltat, crescut, creat, realizat etc.. Verbele imperfective creează altele mai nedefinite în raport cu rezultatul unei activități: producem, muncim, performam, participam. Ele oferă o idee despre funcțiile îndeplinite mai degrabă decât rezultate atinse. Utilizarea verbelor perfecte va crea impresia de succes concret și, prin urmare, va crea impresia de soliditate și respectabilitate a companiei dumneavoastră.

ÎN scrisoare de cerere Dacă este posibil, indicați pe scurt motivul, formulați în mod clar cererea însăși, vă mulțumesc anticipat pentru îndeplinirea ei. Ca semn de recunoștință pentru răspuns, ca expresie a pregătirii pentru cooperare sau ca mesaj de informare, scriem scrisori de notificare. Sub o astfel de scrisoare este suficient să se pună semnătura referentului.

Scrisoare de reamintire trimise în cazurile în care convorbirile telefonice sau contactul personal nu reușesc să obțină rezultatul dorit. Scopul unei astfel de scrisori este de a vă aminti cu tact de necesitatea de a vă îndeplini obligațiile.

Scrisoare de confirmare este o garanție a promisiunilor făcute anterior sau a condițiilor deja convenite. O astfel de scrisoare este o expresie a politeței și a respectului față de partener. ÎN Scrisoare de plângere Revendicarea în sine, baza prezentării sale și cerințele specifice trebuie să fie conținute.

Ca răspuns la o plângere ei scriu scrisori de refuz. Este mai bine să începeți și să încheiați o astfel de scrisoare cu informații pozitive: de exemplu, enumerați cu ce sunteți de acord, apoi explicați motivul refuzului. Scrisoarea va ajuta, în ciuda refuzului, la menținerea unei relații normale cu un client sau partener.

Scrisoare de scuze de obicei conține o expunere a motivelor pentru care acordul preliminar este încălcat brusc. În unele cazuri, o astfel de scrisoare este trimisă după notificarea telefonică. Scrisoare de garantie trimisă ca obligație de plată pentru ceva, indicând tipul operațiunii de efectuat. Scrisoarea se termină cu expresia „Garantăm plata” și indicând datele dvs. bancare și are două semnături - managerul și contabilul șef.

Felicitări, recunoștință, condoleanțe Este mai bine să scrieți de mână pentru a sublinia o atitudine sinceră și individuală față de partener.

O scrisoare de afaceri trebuie să includă formula finală de politețe: „Cu respect”, „Cu respect”. Într-o scrisoare oficială în străinătate, de regulă, este folosit foarte cu adevărat al tău („Cu sinceritate al tău”). Mai mult, in scrisoarea de raspuns este indicat sa folosesti aceeasi formula de politete ca si in cea primita.

După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, deși există convenții mai mult decât suficiente. A scrie scrisori!

Luați în considerare cât de formală ar trebui să fie scrisoarea. Acest lucru este determinat de relația cu destinatarul scrisorii. De exemplu:

Dacă îi scrieți unui funcționar, unui viitor angajator, unui supervizor științific sau altcuiva cu care aveți o relație pur profesională și de afaceri, atunci scrisoarea ar trebui să fie formală.
Dacă îi scrieți actualului angajator, coleg, rudă sau cuiva pe care nu o cunoașteți foarte bine, este acceptabil un stil de scriere semi-formal.

Gândiți-vă cum veți trimite scrisoarea, prin e-mail sau pe hârtie. Acest lucru afectează și gradul de formalitate al scrisorii.

Majoritatea scrisorilor formale trebuie tastate pe computer, tipărite și trimise prin poștă, cu excepția cazului în care, desigur, problema este urgentă sau destinatarul preferă e-mailul.
Pentru scrisorile informale, e-mailul sau scrisorile scrise de mână sunt, de asemenea, potrivite.
În cazul scrisorilor semi-formale, trebuie efectuat un apel telefonic. Dacă în timpul conversației decideți că corespondența trebuie efectuată prin e-mail, ei bine, așa să fie. Dacă nu sunteți sigur de acest lucru, scrieți scrisori obișnuite.

Folosiți antet tipărit sau scrieți adresa în partea de sus a paginii (pentru scrisorile formale). Daca scrii scrisoare de afaceri iar compania are propriile formulare tipărite - folosiți-le. Dacă nu există formulare, dar doriți ca scrisoarea să arate cumva mai respectabilă, creați singur astfel de forme într-un procesor de text. ÎN in caz contrar, puteți scrie pur și simplu adresa de domiciliu completă în partea de sus a paginii, aliniată la stânga. Ordinea scrierii adresei în tari diferite variază, așa că fiți sensibil din punct de vedere cultural față de destinatar.

Setați data. Dacă ați scris deja adresa, apoi indentați două rânduri și notați data. Dacă adresa nu a fost încă scrisă, scrieți mai întâi data, aliniind-o la stânga.

Scrieți data completă. Amintiți-vă că, de exemplu, „1 ianuarie 2012” pare mult mai formal decât 1/1/2012.
Dacă trimiteți o scrisoare non-formală prin e-mail, atunci data nu este necesară, aceasta va fi indicată în datele e-mailului propriu-zis.

Scrieți numele, titlul și adresa persoanei căreia îi scrieți scrisoarea (pentru scrisorile formale). Indentați două rânduri după dată și notați numele complet și poziția destinatarului scrisorii. Pe al doilea rând, notați numele organizației (dacă se cunoaște). Pe a treia linie scrieți strada, pe a patra linie - orașul, regiunea și codul poștal.

Cu toate acestea, în cazul e-mailurilor, acest lucru este inutil.
De asemenea, în cazul tuturor scrisorilor scrise de mână non- și semi-formale. Numele și adresa destinatarului de pe plic sunt suficiente.
Dacă scrisoarea dvs. este o cerere, dar nu o trimiteți unei anumite persoane, ci pur și simplu la adresa unei organizații, atunci scrieți pur și simplu numele organizației și adresa acesteia.

Începeți cu un salut. Tipul de salut, din nou, este determinat de relația dumneavoastră cu destinatarul scrisorii, precum și, de fapt, de formalitatea scrisorii. Iată câteva opțiuni posibile:

Dacă scrieți o scrisoare oficială unui destinatar necunoscut, puteți începe cu cuvintele „Pentru informarea tuturor părțile interesate”, cu două puncte după „persoane”.
Dacă destinatarul este încă necunoscut, dar sunteți sigur că este el (sau ea), atunci există mai multe opțiuni. „Stimați domni”, „Stimați doamne”, „Doamnelor și domnilor”. Totuși, fii atent cu astfel de salutări - nu vrei să jignești pe nimeni, nu?
Dacă scrieți o scrisoare oficială și știți cui o scrieți, puteți începe cu „Dragă #”. Cu toate acestea, dacă credeți că acest lucru este într-un fel prea puțin comercial, atunci puteți folosi cuvântul „Dragă #”.
Dacă scrieți o scrisoare semi-formală, atunci opțiuni precum „Bună ziua” sau „Dragă” vor funcționa.
Dacă scrisoarea nu este deloc formală, atunci există mult mai multe opțiuni. Aici este „bună ziua”, aici este „super”, aici este „bună ziua” și așa mai departe.

Includeți numele destinatarului după salut.

Într-o scrisoare formală, folosiți așa-numitul. titlul de curtoazie (domnul, doamna) sau funcția/titlul, urmat de numele de familie al destinatarului.
Dacă scrisoarea este semi-formală, atunci va trebui să decideți dacă vă adresați numelui destinatarului sau nu. Cel mai sigur lucru de făcut dacă nu ești sigur este să folosești un titlu de curtoazie.
O scrisoare informală, pe de altă parte, presupune că vă puteți adresa destinatarului pe nume. Cu excepția, desigur, a scrisorilor către rude care sunt mai în vârstă decât tine. Apoi ar trebui să scrieți ceva de genul, de exemplu, „Bună, bunico #” sau „Bună, unchi #”.

Începeți scrisoarea în sine. Indentați două rânduri din salut sau pur și simplu începeți textul pe o nouă linie dacă scrieți de mână.

Daca scrii o scrisoare personala vei incepe cu o intrebare despre afaceri, sanatate si toate astea.Exista multe variante, de la formale la nu foarte formale, asa ca alege dupa gustul tau.
Dacă scrieți o scrisoare de afaceri, atunci treceți direct la subiect. Timpul înseamnă bani și nu vrei să pierzi timpul destinatarului, nu?

Gândește-te la ce trebuie să scrii. Scopul principal al scrisului este comunicarea, comunicarea, schimbul de informații. Prin urmare, întreabă-te ce informații ar trebui să învețe destinatarul din scrisoare, despre ce trebuie să-i spui. Despre noi prețuri pentru mărfuri? Despre ce îți lipsește la el? Despre să fii recunoscător pentru un cadou de ziua de naștere? Indiferent de subiect, amintiți-vă scopul scrisului: împărtășirea informațiilor.

Amintiți-vă că puteți scrie Nu despre tot. O scrisoare scrisă, de exemplu, cu furie nu este o scrisoare care merită trimisă. Dacă scrisoarea a fost deja scrisă, dar ezitați dacă o trimiteți sau nu, atunci este mai bine să o lăsați deoparte pentru câteva zile. S-ar putea să mai ai timp să te răzgândești și să privești situația într-un mod nou.

Verifică-ți scrisoarea.Înainte de a trimite o scrisoare, citiți-o de câteva ori și asigurați-vă că nu există erori. Dacă doriți, cereți pe altcineva să vă verifice e-mailul sau să utilizați verificatori gramaticali în editorii de text. Și, desigur, corectați toate greșelile.

Completează corect scrisoarea.În acest fel, poți să-ți iei la revedere respectabil destinatarului scrisorii. Indentați două rânduri din ultimul paragraf și scrieți o expresie politicoasă adecvată cu care să încheiați literele.

Pentru scrisorile formale, opțiuni precum „Cu stima” sau „Cu Cele mai bune gânduri”.
Pentru scrisorile semi-formale, sunt potrivite versiuni mai scurte ale formulelor formale de politețe.
Pentru scrisorile informale, formulele de politețe precum „Cu dragoste”, „A ta” și așa mai departe.
Dacă doriți, puteți folosi formule de politețe de modă veche în scrisori formale (sau dacă scrieți o scrisoare unui prieten apropiat care o poate aprecia). Pentru a face acest lucru, introduceți formula în ultima propoziție. Apoi, indentați două rânduri, scrieți ceva de genul „Cu stimă al tău/al tău/al tău”. Aici puteți deveni puțin creativ și puteți crea un final cu adevărat unic pentru scrisoarea dvs.

18 167 370 0

Un angajat din orice domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală este cum să încep și cum să termin? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, acordând puțină atenție părții finale a documentelor.

Scrisoarea trebuie să fie perfectă din toate punctele de vedere. Chiar și cea mai mică nerespectare a regulilor vă poate afecta autoritatea sau prestigiul companiei.

Într-o formă scurtă, vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să vă opriți mai în detaliu asupra părții finale a unei scrisori oficiale.

Vei avea nevoie:

Principalele reguli ale scrisorilor de afaceri

Când scrieți o scrisoare, amintiți-vă că nu vă exprimați propria părere, ci vorbiți în numele entitate legală(instituții, organizații sau întreprinderi).
Este responsabilitatea ta să fii clar cu privire la rezultatele pe care vrei să le obții cu această scrisoare și să folosești eficient toate caracteristicile textului.
Definiți clar planul de prezentare, evidențiind informațiile din introducere, partea principală sau final.
În introducere, după adresă, pregătim destinatarul pentru percepție. Acesta poate fi un rezumat al evenimentelor care au dus la apariția documentului. Partea principală conține o declarație a esenței problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule digitale, link-uri către acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de înțeles, în care, în primul rând, este enunțată propunerea, cererea sau cererea, apoi argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

O parte a finalului - aplicații

Anumite documente au anexe care completează, clarifică sau detaliază probleme specifice. Ele trebuie notate la sfârșitul scrisorii, depărtând de câteva rânduri de ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicației:

1) Cererile menționate în text, apoi o notă despre aceasta se întocmește după cum urmează:

Anexă: 5 pagini, 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt enumerate în text trebuie listate, asigurându-vă că ați indicat titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.

Anexă: „Certificat de evaluare a costului construcției neterminate”, 2 pagini, 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt enumerate după nume și numerotate. Dacă există un număr mare de aplicații, o listă a acestora este compilată separat, iar în scrisoarea de după text se notează următoarele:

Anexă: conform listei de pe ... pag.

Atașați copiile documentelor la scrisoare, în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este de obicei semnată de manageri diviziuni structurale. În cazurile în care cererile sunt legate, nu este nevoie să indicați numărul de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diferite opțiuni pentru construirea finalului. Depinde de ce s-a spus în scrisoare.

Cele mai frecvent utilizate exemple de completare:

1) Repetați recunoștința oferită la început sau pur și simplu vă mulțumesc pentru ajutor:

Iti multumesc din nou...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...

Dorim să ne exprimăm încă o dată sincera mulțumire...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimați speranțe:

Sperăm că acordul va fi reciproc avantajos...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă...

Sper că în curând vă voi putea întâlni personal...

Sper sa primesc raspunsul tau in curand...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe deplin pe sprijinul nostru...

Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs...

Aș fi bucuros să colaborez cu dumneavoastră și aștept cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție materialele și să răspundeți...

Vă rugăm să informați urgent...

Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a îmbunătăți situația...

Va rog sa ma sunati la orice ora convenabil pentru dvs...

5) Repetând scuzele deja exprimate pentru inconvenient:

Îmi cer scuze încă o dată pentru neplăcerile cauzate...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere forțată a plății...

Despărţire

1) În corespondența oficială vă puteți lua rămas bun în diferite moduri:

Cu sinceritate…

Cu respect si cele mai bune urari...

Cu respect sincer pentru tine...

Vă dorim succes.

2) Dacă cunoști bine destinatarul sau cooperezi cu succes cu el, atunci poți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu sunt familiare):

Cu stimă…

Cele mai bune gânduri…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți finaliza documentul fără a utiliza aceste structuri!

Caracteristicile engleze ale literelor de sfârșit

De obicei, se încheie o scrisoare oficială astfel: Sincerely Yours (Sincerely yours) sau pur și simplu A ta(A dumneavoastră) și o semnătură, indicând numele și funcția dvs. sub ea.
Pentru a evita să-ți pui partenerul într-o poziție dificilă sau să-l forțezi să facă presupuneri despre sexul tău, fă-ți osteneala să-ți scrieți numele în întregime, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente care sunt de competența lor.

Atributul „semnătură” este format din titlul postului, parafa și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Director al fabricii Mramor (semnătură) A.B. Koval

Documentele încheiate în instituțiile care funcționează pe principiul unității de comandă sunt semnate de un singur funcționar (director, adjunct sau angajat încredințat).

Actele organelor colegiale (protocoale, hotărâri) se aplică cu două semnături (șeful și secretarul). Ordinul este semnat de manager.

Două sau mai multe semnături sunt plasate pe documente de conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

Documentele monetare și financiare se semnează de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate una sub alta într-o succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T.Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care ocupă aceeași funcție, semnăturile acestora trebuie plasate la același nivel.

Director al fabricii Luch Director al fabricii Svet

(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înaintea numelui de familie), urmate de numele de familie. Nu este nevoie să puneți decriptarea semnăturii între paranteze!

Sigiliu

Pentru a-și asigura forța legală, unele documente sunt ștampilate cu un sigiliu: contracte, decrete, încheieri etc. Ștampila trebuie să includă o parte din titlul postului și semnătura personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

O scrisoare oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de șeful instituției.

Există o ordine de întâlnire general acceptată:

Elementele date sunt scrise pe o singură linie folosind trei perechi de cifre arabe în ordinea zilei, lunii, anului;
dacă numărul de serie al zilei sau lunii este numărul primelor zece (de la 1 la 9), atunci este plasat un zero în fața acestuia: 03.01.15 .
Cuvânt an, reducere G. nu o pun.

Când ați terminat, verificați scrisoarea pentru erori gramaticale și asigurați-vă că nu este nimic de prisos.
Dă scrisoarea unui coleg sau, dacă este posibil, unui manager să o citească. O perspectivă exterioară va ajuta la identificarea deficiențelor care altfel ar putea fi trecute cu vederea.
Nu uitați să includeți telefonul/adresa E-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema specificată în scrisoare.
Pe lângă cerințele generale universale și regulile de proiectare, trebuie luat în considerare faptul că fiecare tip de document are propriile caracteristici de proiectare.

Amintiți-vă că nu toate documentele au lista plina dintre detaliile enumerate mai sus, ci doar un anumit set dintre cele care furnizează forță juridicăși caracterul complet al acestui tip particular de document.

Succes cu tranzacțiile și răspunsurile dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce e frumos să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

Nu utilizați cuvinte și expresii în etapa finală care pot fi considerate manipulare („sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă”, „vă mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vă vom aștepta scrisoarea de răspuns”, etc.).

Ar trebui să scrieți „cele mai bune urări” sau „cu respect” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie respectat stilul de afaceri comunicare.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

Nimic de genul acesta nu este scris într-o scrisoare de afaceri.

Ce să scrieți în semnătură e-mail: „cu respect” sau „cu cele mai bune urări”?

"Cu sinceritate".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu tot respectul”.

Cum să închei o scrisoare de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel poți scrie „Aș dori să notific”?

„Aș dori să informez”, „să sesizez”, „anunț”, „anunț”, „aduc la cunoștință”.

Este corectă expresia: „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”?

Corespondența electronică a fost și rămâne întotdeauna principala metodă de comunicare în lumea afacerilor. O scrisoare corect compusă este deja jumătate din succes. Dar nu toată lumea poate scrie astfel de scrisori. Uneori, când citiți o scrisoare cu o propunere de afaceri, nu devine complet clar ce anume vor să vă ofere, ce beneficii veți obține din aceasta și de ce v-ați petrecut chiar și timp citind și înțelegând această scrisoare.

Capacitatea de a scrie scrisori corecte și persuasive vine cu practică. Și este bine când experiența acumulată este împărtășită, permițând astfel altor oameni să nu calce pe aceeași greblă. Jeffrey James, autorul cărții Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, oferă sistemul său simplu în 6 pași pentru a scrie scrisori persuasive.

Drepturi de autor Shutterstock

1. Ai întotdeauna o idee clară despre ce vei scrie.

Scopul principal al scrisorii este de a determina destinatarul să ia o anumită decizie. Prin urmare, înainte de a începe să compui o scrisoare, întreabă-te din nou ce vrei mai exact de la destinatar? Ce decizie ar trebui să ia după ce a citit scrisoarea dumneavoastră?

În acest caz, incertitudinea este inamicul tău. Cu cât scopul tău este mai clar, cu atât scrisoarea ta va fi mai convingătoare.

2. Începeți scrisoarea cu concluzia dvs.

Concluzia ta este o declarație a deciziei pe care destinatarul ar trebui să o ia pe baza conținutului scrisorii tale.

La școală am fost învățați să începem întotdeauna cu o introducere. În cazul scrierii unor scrisori persuasive, această afirmație este incorectă. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupată pentru a-ți aprecia abilitățile literare. Prin urmare, trebuie să ajungeți direct la obiect.

De exemplu, doriți să obțineți permisiunea șefului dvs. pentru a instala o sală de sport într-unul dintre sediile companiei dvs.

Gresit:

„Jim,
După cum știți, absenteismul angajaților este o problemă majoră în acest moment, care are un impact financiar destul de semnificativ atât asupra companiei noastre, cât și asupra altor companii din industria noastră... bla, bla, bla... Așa că ar trebui să luăm în considerare alocarea de bani pentru aranjarea unui sala de sport la sediul principal al companiei noastre.”

Dreapta:

„Jim,
Vreau să aprobi instalarea unei săli de sport în biroul nostru.”

3. Împărțiți-vă argumentele în mai multe paragrafe ușor de digerat.

Pentru ca argumentele care susțin ideea dvs. să fie ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în mai multe paragrafe.

Gresit

„Conform unui raport guvernamental recent, grupurile de activitate fizică sunt extrem de importante, chiar dacă puține companii demonstrează angajamentul de a recompensa angajații în acest fel. Multe firme identifică astfel de grupuri ca active subevaluate, dar nu au un plan de a introduce astfel de grupuri în această industrie, chiar dacă fitness-ul este strâns legat de corporații și succese personale. Cred că, dacă nu vom introduce astfel de grupuri fizice în compania noastră, vom rămâne cu mult în urma concurenților noștri.”

Dreapta

„Sala de sport din birou vă va permite să:
- reducerea absenteismului
- cresterea productivitatii generale"

4. Susține fiecare argument cu dovezi.

Dacă scrieți o scrisoare constând din argumente solide, aceasta poate fi percepută ca o părere personală solidă și nimic mai mult. Fiecare argument are nevoie de dovezi. Altfel, cum poți înțelege că funcționează cu adevărat?

Gresit

„A avea o sală de sport la birou va fi soluția potrivită, deoarece oamenii vor prefera să meargă la serviciu decât să stea acasă. De asemenea, va ajuta la reducerea bolilor generale la birou.”

Dreapta

„Reducerea absenteismului. Potrivit unui sondaj realizat de Institutul Național de Sănătate a 1.000 de companii care au săli de sport la fața locului, absenteismul angajaților în aceste companii este cu 20% mai mic decât în acele companii care nu au astfel de echipamente.

5. Repetați concluzia ca un îndemn la acțiune.

La sfârșitul scrisorii, repetă din nou concluzia enunțată chiar la început. Abia acum ca un apel la o acțiune specifică. În acest fel, îl conduci pe destinatar la o concluzie specifică pe care ar trebui să o tragă după ce a citit scrisoarea ta. Acest apel ar trebui să fie simplu și specific.

Gresit

„Vom fi foarte recunoscători dacă susțineți acest proiect.”

Dreapta

„Dacă răspundeți da la această scrisoare, voi iniția procesul imediat.”

6. Indicați beneficiul în linia de subiect al e-mailului

Linia de subiect dintr-un e-mail este aproape cea mai importantă parte. Deoarece ar trebui să anticipeze subiectul principal al scrisorii și să pună destinatarul în starea de care aveți nevoie. Și de aceea ar trebui să o completezi ultimul, după ce ai scris toate argumentele și dovezile care susțin concluzia ta principală.

În mod ideal, subiectul scrisorii ar trebui să îndeplinească două sarcini importante: să-l intereseze atât de mult pe destinatar încât acesta să deschidă și să citească scrisoarea; și ar trebui să transmită mesajul pe care doriți să-l transmiteți destinatarului.

În cele mai multe cazuri, cel mai bun mod de a îndeplini ambele sarcini simultan este să scrieți despre beneficiile care vor veni din luarea deciziei pe care o doriți.

Gresit

„Impactul programului de echipamente asupra sănătății angajaților săli de sportîn birouri"

Dreapta

„Cum putem reduce absenteismul angajaților?”

Ma intereseaza parerea ta. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli urmați atunci când compuneți astfel de scrisori?