ÎN În ultima vreme Din ce în ce mai multe organizații și întreprinderi mari trec la managementul documentelor digitale. Desigur, acest lucru este foarte convenabil și economisește o cantitate semnificativă de timp. Dar acest lucru ridică o întrebare serioasă: care este forța juridică?

De la gestionarea documentelor pe hârtie la documente electronice

A intrat în vigoare în 2001 legea federală reglementarea utilizării electronice semnatura digitala. Din acel moment, multe organizații au schimbat formatul de management al documentelor: de la hârtie la digital sau mixt. Totuși, această lege are un accent restrâns: se concentrează pe forța juridică a semnăturii electronice în documente și o echivalează cu cea scrisă de mână. În același timp, nu există un act legislativ general care să reglementeze ED în țara noastră.

Există atât de multe tipuri de documente utilizate în managementul documentelor încât este foarte problematic să le descrieți în lege. Prin urmare, astăzi fluxul de documente digitale este reglementat indirect, prin mai multe acte legislative diferite. Unul dintre acestea este Codul civil al Federației Ruse, în special, articolul 160. Acesta prevede posibilitatea de a semna documente nu numai cu o semnătură de mână, ci și cu orice altă semnătură prevăzută de legislația rusă, inclusiv pe cele electronice digitale.

Forța juridică a documentelor pe hârtie și electronică este astăzi recunoscută ca fiind egală numai în cazurile în care sunt îndeplinite toate detaliile necesare.

Detalii care determină forța juridică

Reglementarea legală a activităților cu documente electronice este asigurată de următoarele detalii.

• denumirea tipului de document (cu excepția literelor);
• număr de serie;
• Numele companiei,
• data înregistrării;
• locul de desfasurare si semnare;
• semnătură digitală electronică (pe hârtie – aceasta este o semnătură obișnuită).

De asemenea, dau forță juridică unui document pe hârtie.

Puteți obține o semnătură digitală electronică numai la un centru de certificare care este înregistrat la Districtul Federal Ural. O astfel de semnătură este echivalentă cu una olografă și are aceeași forță juridică.

Protecția corespondenței

Raportul, cererea sau comanda în sine în format electronic nu are forță juridică, deoarece nu există nicio garanție că documentul nu va fi modificat în timpul procesării. În plus, confidențialitatea informațiilor transmise nu poate fi asigurată în mod corespunzător. Prin urmare, dacă documentele electronice au forță juridică, poate fi determinat prin mai multe puncte:

• Disponibilitate semnatura digitala, care a fost obținut în stabilit prin lege Bine;
• utilizarea semnăturilor digitale electronice numai prin mijloace de telecomunicații certificate;
• existența unui acord între părți privind utilizarea unei semnături digitale electronice sau a unui regulament care precizează procedura de păstrare a documentelor electronice și de utilizare a semnăturii digitale electronice.

Numai dacă aceste condiții sunt îndeplinite poate fi garantată valabilitatea legală a gestiunii electronice a documentelor.

Cazuri speciale

Nu este un secret pentru nimeni că o parte semnificativă a corespondenței dintre colegi sau clienți se realizează prin schimbul de mesaje prin e-mail. Acest lucru poate fi suficient pentru a rezolva probleme importante sau pentru a clarifica informații. Cu toate acestea, în unele cazuri, trebuie nu numai să trimiteți un e-mail, ci și să îl faceți oficial. Se pune întrebarea dacă e-mailul este un document oficial în acest caz.

Majoritatea întreprinderilor și organizațiilor rusești mari vor interpreta cu siguranță scrisoarea ca fiind oficială. Cu toate acestea, pentru ca o astfel de scrisoare să aibă cu adevărat statut oficial, trebuie să conțină detaliile de mai sus. Desigur, prezența unei semnături digitale electronice va da unui astfel de mesaj forța juridică necesară.

În absența unuia, pot apărea unele îndoieli cu privire la autenticitate. De exemplu, Codul de procedură civilă face o rezervă conform căreia probele digitale pot fi luate și ca probe în procese, dar autenticitatea acestora trebuie verificată. Și aici poate apărea o problemă cu identificarea expeditorului. Prin urmare, un acord bilateral cu organizația cu care se realizează corespondența electronică ar fi o măsură foarte de dorit în acest caz.

Pentru a evita litigiile, se recomandă păstrarea unui jurnal de corespondență, faxuri și e-mailuri. Acest lucru nu este necesar, dar va servi ca o garanție suplimentară a transmiterii unui anumit mesaj. În plus, unele organizații folosesc o formă mixtă de flux de documente, în care lucrările semnate sunt stocate în arhivă, iar versiunea lor digitalizată este utilizată în muncă. Această abordare vă va proteja în mod fiabil organizația de diverse incidente legale.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că legislația prevede o limitare: o semnătură digitală electronică este recunoscută ca similară cu una scrisă de mână numai dacă legislația nu prevede prezența unui anumit document în în formă de hârtie. Adică atunci când o semnătură digitală electronică nu poate fi înlocuită cu una scrisă de mână.

Ce urmeaza?

Perspectivele dezvoltării managementului documentelor digitale sunt clare. Prezența unui act legislativ care să reglementeze în mod clar ar facilita relațiile juridice și, prin urmare, în următorii ani, dezvoltarea activă a legislației internaționale și ruse relevante va continua.

Progresul tehnologic ridică noi provocări care necesită schimbarea formelor tradiționale de muncă. Majoritatea întreprinderilor vor trece în curând la gestionarea electronică a documentelor. sfera socială, inclusiv educația și sănătatea. Prin urmare, răspunsul la această provocare va fi standardele stabilite legal pentru verificarea documentelor digitale.

La înregistrarea dreptului la o semnătură electronică, unei persoane i se eliberează un certificat pentru o astfel de semnătură de către un centru special de certificare. O persoană primește două chei: publică și privată. Folosind o cheie privată, puteți genera rapid o semnătură electronică și puteți semna un document. Cheie publică denumită altfel cheia de verificare. Funcția sa este de a confirma autenticitatea semnăturii.

Legislația distinge trei tipuri semnatura electronica:

• simplu;
• întărit necalificat;
• calificat îmbunătățit.

Forța juridică a semnăturii electronice

Legea „Cu privire la semnătura electronică” stabilește că un document în formular electronic, dacă este semnat cu o semnătură electronică simplă sau consolidată necalificată, echivalează cu un document întocmit pe hârtie pe care autorul a pus o semnătură olografă.

În acest caz, trebuie să existe un acord adecvat între participanții la interacțiune.

O semnătură calificată consolidată, care certifică un document electronic, va fi analogă nu numai cu o semnătură de mână, ci și cu un sigiliu de pe document. Organele care exercită funcții de control pot recunoaște forța juridică numai acelor documente la întocmirea cărora a fost utilizată o semnătură electronică calificată.

Unde poate fi folosită semnătura electronică?

Principalul domeniu de aplicare a unei astfel de semnături este gestionarea documentelor electronice. Scopul unui astfel de flux de documente poate fi foarte diferit: de la schimbul intern de informații la personal sau comercial și industrial.

Semnăturile electronice și-au găsit aplicație largă în raportare pentru organismele care îndeplinesc funcții de control. În acest caz, metoda de trimitere a rapoartelor nu contează. O semnătură electronică conferă rapoartelor semnificația juridică necesară.

Pentru obtinerea servicii publice De asemenea, cetățenii folosesc din ce în ce mai mult acest tip de identificare.

În prezent, aproape nimeni nu se poate lipsi de o semnătură electronică. tranzacționare electronică. O astfel de semnătură este extrem de necesară pentru furnizorii de bunuri și servicii, atât comerciali, cât și guvernamentali. platforme de tranzacționare. O semnătură electronică asigură părților la tranzacții că au de-a face cu propuneri de afaceri autentice.

Mai des acest tip o semnătură de autentificare este utilizată în interacțiunile dintre indivizi. Exemplu: semnarea diferitelor documente de afaceri (certificat de acceptare a serviciului, contract de împrumut).

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre semnătura digitală electronică.

Astăzi vei învăța:

1. Ce este semnătura digitală și în ce domenii poate fi folosită?
2. Despre forța juridică a unei semnături în acest format;
3. Despre avantajele pe care le oferă prezența acestuia.

De ceva timp, semnătura digitală este un instrument care simplifică deplasarea documentației. Mai mult, acest lucru se întâmplă nu numai în cadrul companiei, ci și în afara acesteia. Să vedem cum să devină proprietarul ei astăzi.

EDS - ce este în cuvinte simple

Toată lumea știe că orice document este semnat de o persoană care are o astfel de autoritate. Acest lucru se face pentru a da documentului forță juridică. Mulțumită tehnologii moderne, tot fluxul de documente devine electronic. Mai mult, s-a dovedit a fi extrem de convenabil!

Ce este semnătura digitală în termeni simpli?

EDS – Aceasta este o analogie cu o semnătură obișnuită, care este folosită pentru a da forță legală documentației aflate pe suporturi electronice.

De obicei, este stocat pe o unitate flash.

Avantaje:

1. Simplificarea si accelerarea procesului de schimb de date (la colaborarea cu companii straine);
2. Reducerea costurilor asociate fluxului de documente;
3. Nivel de securitate crescut pentru informațiile de natură comercială.

Condiții legate de semnătura digitală

Strâns legate de acest concept sunt alte două: cheieȘi certificat de semnătură electronică.Certificatul confirmă că semnătura digitală aparține unei anumite persoane. Poate fi îmbunătățită sau normală. Un certificat îmbunătățit este emis fie de o autoritate de certificare, fie de FSB.

Cheia sunt personajele din secvență. Ele sunt de obicei folosite în perechi. Prima este semnătura în sine, cealaltă confirmă că este autentică. Pentru a semna fiecare document nou creat, este generată o nouă cheie.

Informațiile care sunt primite la CA nu sunt o semnătură digitală electronică, ci un mijloc de a o crea.

Puțină istorie

Primele dispozitive electronice au început să fie utilizate în Rusia în 1994. Iar legea care reglementează utilizarea lor a fost adoptată în 2002. A fost extrem de vagă și interpretată în mod ambiguu terminologia. De asemenea, problema obținerii unei semnături nu a fost practic acoperită.

Din 2011, am trecut la gestionarea electronică a documentelor agentii guvernamentale. Și toți oficialii au primit o semnătură electronică.

În 2012, acest proces a căpătat o amploare globală și datorită acestui fapt, putem deveni acum proprietarii semnăturilor moderne universale.

Cum să obțineți o semnătură digitală electronică

Să luăm în considerare o situație în care o persoană a evaluat toate avantajele acestui instrument și a decis să obțină o semnătură electronică. Deci, a apărut întrebarea: ce trebuie făcut pentru asta? Să vorbim despre asta mai detaliat.

Pentru a obține o semnătură digitală electronică, trebuie să parcurgeți câțiva pași importanți:

• Decideți tipul semnăturii;
• Selectați o autoritate de certificare;
• Completați o cerere;
• Plata factura;
• Colectarea pachetul necesar documentație;
• Primiți o semnătură electronică.

Acum vom discuta fiecare pas în detaliu.

Pasul 1. Alege tipul de semnătură care ți se potrivește cel mai bine.

În ultima perioadă de timp, numărul celor care doresc să primească o semnătură electronică îmbunătățită a crescut, acest lucru se explică prin faptul că aceasta poate nu doar să confirme identitatea celui care a trimis documentul, ci este și protejată față de maxim. Potrivit unui număr de experți, semnăturile digitale simple vor înceta să mai existe în curând.

Să prezentăm sub forma unui tabel în ce zone sunt utilizate tipuri diferite semnături.

Nu.	Unde este folosit?	Vedere simplă	Necalificat	Calificat
1	Mentinerea fluxului de documente intern	V firme mici se intalneste	da	da
2	Mentinerea fluxului de documente externe	mai rar	da	da
3	În Curtea de Arbitraj	da	da	da
4	Când accesați site-ul web al Serviciilor de Stat	da	Nu	da
5	În autoritățile de reglementare	Nu	Nu	da
6	Când desfășurați tranzacții electronice	Nu	Nu	da

Pasul 2. Selectați un centru de certificare.

Dacă trebuie să obțineți o semnătură electronică pentru a depune rapoarte, alegeți una calificată, dar dacă trebuie doar să gestionați documentele, atunci alegeți una simplă.

Să lămurim că AC este o entitate juridică al cărei scop este generarea și emiterea unei semnături electronice.

În plus, CA desfășoară următoarele activități:

• Confirmă că semnătura este autentică;
• Dacă este necesar, blochează semnătura digitală;
• Servește ca mediator dacă apare brusc o situație de conflict;
• Oferă suport tehnic;
• Oferă software-ul necesar clienților.

Există aproximativ 100 de CA în Federația Rusă. Este mai bine să-l alegeți pe cel care se potrivește locației și capacităților dvs. Puteți verifica mai întâi dacă există în orașul dvs. Acest lucru este ușor de făcut: trebuie doar să vă uitați la informațiile de pe site-ul oficial.

Pasul 3. Completați cererea.

Pentru a face acest lucru, fie vizităm biroul centrului, fie completăm online. Metoda de la distanță vă permite să evitați o vizită personală la CA, adică să economisiți ceva timp.

Imediat ce depunerea cererii este finalizată, un specialist CA contactează clientul pentru a clarifica datele specificate în aceasta. Puteți să-i puneți întrebări și să primiți sfaturi.

Pasul 4. Plătiți.

Va trebui să plătiți pentru serviciul în avans. Imediat ce cererea este acceptată, toate detaliile sunt convenite, clientului i se emite o factură. Costul poate varia, deoarece depinde de regiunea în care locuiește clientul, de compania însăși și de ce fel de semnătură digitală doriți să primiți.

În plus, gama de prețuri este destul de mare - de la 1.500 la 8.000 de ruble.

Documente pentru semnătură digitală

La colectarea documentelor nuanță importantă este după cum urmează: EDS este necesar pentru individual, EDS pentru entitate legală sau pentru antreprenori individuali. Prin urmare, vom caracteriza documentația separat.

Pentru a obține o semnătură, persoanele trebuie să colecteze următorul set de documente:

• Formular de cerere completat;
• Pașaport cu fotocopie;
• SNILS;
• O chitanță care confirmă plata facturii.

Dacă destinatarul are un reprezentant autorizat, acesta se poate ocupa de depunerea documentelor. Singurul lucru este că aveți nevoie de o procură pentru a efectua astfel de acțiuni.

Persoanele juridice trebuie să pregătească:

• Aplicație completată;
• certificat OGRN;
• certificat TIN;
• (nu a expirat);
• Pașaport cu o copie a persoanei care va folosi semnătura digitală;
• chitanta de plata;
• SNILS al persoanei care va folosi semnătura digitală;
• Dacă directorul va folosi semnătura, trebuie să furnizați un ordin în baza căruia ocupă această funcție;
• Alți angajați au nevoie de împuterniciri pentru a putea folosi semnăturile digitale.

IP-urile sunt furnizate de:

• Aplicație completată;
• certificat OGRNIP;
• certificat TIN;
• Un extras din registrul antreprenorilor, care nu are mai mult de 6 luni (o copie este posibilă);
• O chitanță care confirmă plata.

Dacă cererea a fost depusă de la distanță, documente necesare trimis la CA prin poștă, dacă este în persoană, apoi împreună cu cererea.

Semnătură electronică pentru persoane fizice

Pentru persoane fizice există 2 tipuri de semnături: calificate și necalificate. Procedura de obținere, în comparație cu persoanele juridice, este mult mai simplă.

Persoanele fizice folosesc de obicei semnăturile electronice pentru a semna anumite documente.

În prezent, sisteme precum:

• Portalul unificat al serviciilor publice;
• Rețeaua ESIA pentru obținerea diverselor informații.

Pentru sistemul unificat de identificare și autentificare este suficient un tip simplu de semnătură electronică, dar pentru portalul serviciilor guvernamentale se folosește una calificată.

Pentru a obține o semnătură electronică, un cetățean se adresează și la CA cu toate documentele și o cerere. De asemenea, trebuie să aveți o unitate flash cu dvs. pe care va fi scrisă partea privată a cheii, cunoscută doar de proprietar.

Procedura arată astfel:

• Contactați CA pentru un certificat și pentru a primi o cheie EDS;
• Găsiți o parolă;
• Completarea formularelor pentru obținerea cheilor;
• Depunerea tuturor documentelor;
• Obținerea unui certificat pentru chei.

Semnătură electronică pentru persoane juridice

Algoritmul de obținere nu este practic diferit de obținerea unei semnături de către o persoană. În același mod, se selectează un CA, se colectează toate documentele necesare și se achită factura. Singurul lucru pe care nu trebuie să-l uitați este că extrasul din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice trebuie să fie primit la timp, deoarece procesul de pregătire a acestuia durează aproximativ 5 zile.

Funcția hash: de ce este necesară?

Funcția hash este un număr unic care se obține dintr-un document transformându-l folosind un algoritm.

Are o sensibilitate crescută la diferite tipuri de distorsiuni ale documentului; dacă se modifică cel puțin un caracter din documentul original, acesta devine distorsionat majoritatea caractere ale valorii hash.

Funcția hash este concepută în așa fel încât este imposibil să restabiliți documentul original folosind valoarea sa și, de asemenea, este imposibil să găsiți 2 documente electronice diferite care au aceeași valoare hash.

Pentru a genera o semnătură digitală electronică, expeditorul calculează funcția hash a documentului și o criptează folosind o cheie secretă.

Vorbitor în cuvinte simple, este conceput pentru a simplifica schimbul de date între utilizatori. Acesta este un instrument cheie de protecție a datelor.

Fișierul semnat trece printr-o procedură de hashing. Iar destinatarul va putea verifica autenticitatea documentului.

Forța juridică a semnăturii digitale

O semnătură digitală electronică are forță juridică egală cu o semnătură obișnuită pe o versiune pe hârtie a unui document, dacă a fost aplicată fără încălcări. Dacă sunt identificate abateri, documentul nu este valabil. Statul reglementează procesul de utilizare a semnăturilor digitale prin legislația federală.

Perioada de valabilitate a semnăturii digitale

Semnătura digitală este valabilă 12 luni din ziua în care a fost primită. Imediat ce această perioadă se încheie, se prelungește sau se primește alta.

Să rezumam. Utilizarea semnăturii digitale aduce cele mai mari beneficii companii mari si intreprinderi. Datorită acesteia, fluxul de documente devine mai ieftin și se deschid orizonturi largi pentru afaceri.

De asemenea, este benefic pentru cetățenii de rând să o aibă. Nu este nevoie să stați la coadă, starea comenzii. serviciile sunt disponibile fără a părăsi acasă. EDS este un instrument modern, convenabil și profitabil.

Documentele electronice devin treptat un element activitate economică companiile rusești. Sunt convenabile, vă permit să evitați să vă aglomerați biroul cu o grămadă de hârtie, iar companiile pot schimba astfel de documente în câteva secunde. Dar ce este necesar pentru ca un document electronic să aibă forță juridică? Și cum se dovedește valabilitatea legală document electronicîntr-un tribunal?

Forța juridică a unui document electronic

Legislația actuală a Rusiei recunoaște posibilitatea de a efectua o tranzacție folosind un document electronic, cu condiția ca astfel de documente să fie semnate cu o semnătură electronică. Normele relevante sunt consacrate în art. 434 Cod Civil RF și în Partea 4 a art. 11 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informare, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor” (denumită în continuare Legea nr. 149-FZ).

Nu numai contractele, ci și documentele contabile primare și sumare pot fi întocmite în formă electronică, cu condiția ca acestea să fie certificate printr-o semnătură electronică (articolul 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”) . Articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse permite în mod direct întocmirea și emiterea de facturi în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă acestea au compatibil mijloace tehnice pentru acceptare și cu condiția ca factura electronică să fie semnată cu o semnătură electronică calificată a conducătorului societății sau a persoanei autorizate a acestuia1.

Astfel, elementul cheie al oricărui document electronic, care indică forța sa juridică și confirmă faptul transmiterii de către partea corespunzătoare, este semnătura electronică. Prezența lui nu este ultimul fapt în timpul procesului și, prin urmare reglementare legală semnătura electronică trebuie spusă mai detaliat.

Semnatura electronica

La paragraful 1 al art. 6 din Legea federală din 04/06/2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice” (denumită în continuare Legea nr. 63-FZ) se stabilește că potrivit regula generala informațiile în formă electronică semnate cu semnătură electronică calificată sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu semnătură de mână. O normă similară este stabilită în paragraful 3 al art. 11 din Legea nr.149-FZ. Această cerință este formulată ca o normă obligatorie, dar instanțele au dreptul de a recunoaște o simplă semnătură ca certificare corespunzătoare a informațiilor, ceea ce fac adesea în practică.

Aici ajungem la problema tipurilor de semnături electronice legalizate în legislația rusă modernă. Articolul 5 din Legea nr. 63-FZ solicită următoarele tipuri semnatura electronica:

1. Semnătură electronică simplă.

La utilizarea acestuia, faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană este confirmat prin utilizarea de coduri, parole sau alte mijloace.

2. Semnătură electronică îmbunătățită.

Ea trebuie:

1) format ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;

2) vă permit să identificați persoana care a semnat documentul electronic;

3) să permită detectarea faptului de a aduce modificări unui document electronic după semnarea acestuia;

4) creat folosind instrumente de semnătură electronică.

3. Semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Semnăturile electronice îmbunătățite sunt împărțite în calificate și necalificate. Cheia de verificare pentru o semnătură electronică calificată îmbunătățită trebuie să fie indicată în certificatul calificat.

Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică simplă sau o semnătură electronică necalificată sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână. Dacă, în conformitate cu legea sau obiceiurile comerciale, un document trebuie să fie certificat printr-un sigiliu, atunci un document electronic semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână și certificat printr-un sigiliu. Această regulă este stabilită de părțile 2 și 3 ale art. 6 din Legea nr.63-FZ. Cu alte cuvinte, o semnătură electronică simplă și necalificată corespunde unui autograf, iar o semnătură îmbunătățită corespunde autentificării unui document cu semnătură și sigiliu. Astfel, o semnătură necalificată îmbunătățită poate fi recunoscută atât ca analog al unei semnături, cât și ca analog al unei semnături cu sigiliu.

Document electronic în instanță

Documente trimise prin E-mail, în conformitate cu clasificarea de mai sus, poate fi numit semnat cu o simplă semnătură electronică. Cu toate acestea, instanța poate recunoaște schimbul de astfel de documente ca o încheiere corespunzătoare a unui contract dacă circumstanțele cazului indică realitatea tranzacției: de exemplu, livrarea mărfurilor este efectuată, ceea ce este confirmat de facturi, bonuri de livrare. si ordine de plata. În special, această poziție juridică este confirmată de hotărârea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17 octombrie 2008 nr. 13675/08.

Documentul electronic se depune instanței în formă tipărită cu identificarea conducătorului sau angajatului autorizat al organizației care îl depune la instanță. acest document. Acest certificat trebuie să indice că copia tipărită pe hârtie corespunde originalului electronic. Dacă un document este semnat cu o simplă semnătură electronică, atunci cel puțin data și ora generării unui astfel de document electronic și partea care trimite acest document trebuie să fie clare din tipărirea transmisă. Dacă un document electronic este semnat cu o semnătură îmbunătățită, atunci imprimarea trebuie să conțină o marcă specială care să indice aplicarea unei semnături electronice.

Instanța poate recunoaște un acord încheiat prin e-mail dacă fiecare parte a furnizat tipări identice ale unui astfel de acord. Mai mult, astfel de copii chiar identice pe hârtie ele însele, neconfirmate prin alte probe, nu pot servi drept fapt de confirmare a încheierii contractului. Dar ce trebuie făcut dacă probele nu au fost strânse, iar copiile contractelor depuse de părți conțin conditii diferite? Pentru a preveni astfel de situații în timpul procedurilor judiciare, este necesar să se certifice cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită chiar și la încheierea unui acord.

O astfel de semnătură vă va permite să certificați două puncte fundamentale: în primul rând, că acordul a fost semnat de partea corespunzătoare (deoarece certificatul este personal și este eliberat indicând poziția semnatarului) și, în al doilea rând, că documentul semnat cu un semnătura electronică calificată a rămas neschimbată după semnare.

În partea 1 a art. 4 din Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, care este încă în vigoare, stabilește următoarele criterii, dacă sunt respectate concomitent, o semnătură digitală electronică este considerată echivalentă cu una scrisă de mână:

1. Certificatul cheie de semnătură este valabil la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic.

2. Se confirmă autenticitatea semnăturii electronice din documentul electronic.

Forța juridică a unui document electronic este asigurată pe baza utilizării electronicului digital Semnături EDS- un mecanism care vă permite să dovediți că autorul documentului electronic trimis este de fapt exact cine pretinde că este și că documentul nu a fost modificat în timpul procesului de livrare. EDS este utilizat ca analog al unei semnături scrise de mână sau al unui sigiliu obișnuit în cazul unei persoane juridice. Semnătura digitală este adăugată blocului de date și permite destinatarului blocului să verifice sursa și integritatea datelorși astfel protejați-vă de contrafacere.

Majoritatea întreprinderilor recunosc avantajele managementului documentelor electronice (fără hârtie), care are următoarele avantaje:

• ușurința de a face modificări la document;
• capacitatea de a plasa nu numai text, ci și date multimedia într-un document;
• capacitatea de a utiliza formulare pregătite în prealabil;
• Mai mult de mare viteză transmiterea de informații la un număr mare de adrese;
• economisirea hârtiei;
• compactitate mai mare a arhivelor;
• control mai ușor al fluxurilor de informații;
• viteză mare de căutare și regăsire a informațiilor;
• capacitatea de a proteja documentele împotriva accesului neautorizat și de a diferenția drepturile de acces ale angajaților la informații.

Introducere vă permite să reduceți numărul de servicii, ocupat cu munca cu acte (curiari, angajați de birou etc.).

Figura 4 arată cât de mult se reduce timpul etapelor individuale de lucru cu documente la înlocuirea procesului de hârtie cu unul digital.

In conditii managementul documentelor electronice Sunt necesare costuri mult mai puține pentru restructurarea fluxului de documente atunci când condițiile externe se modifică, de exemplu, cerințele pentru modificarea formularului de raportare.

managementul documentelor electronice este universal recunoscut, o tranziție completă la tehnologiile fără hârtie necesită soluții pentru o serie de probleme legale, precum și investiții. Așadar, astăzi în Rusia puteți găsi toate tipurile de flux de documente prezentate în Figura 4.

In conditii managementul documentelor electronice Sunt necesare costuri mult mai puține pentru restructurarea fluxului de documente atunci când condițiile externe se modifică, de exemplu, cerințele pentru modificarea formularului de raportare.

Deși eficacitatea managementul documentelor electronice este universal recunoscut, o tranziție completă la tehnologiile fără hârtie necesită rezolvarea unui număr de probleme juridice, precum și investirea de fonduri. Așadar, astăzi în Rusia puteți găsi toate tipurile de flux de documente enumerate în Figura 4.

Există încă întreprinderi și instituții care încă operează într-un mediu bazat pe hârtie; majoritatea folosesc computere și rețele locale pentru a organiza fluxul de documente și doar un mic procent folosește complet sisteme automatizate management documente electronice. Care este motivul acestei situații?

Figura 6 - Avantajele managementului electronic al documentelor

În mod ideal, o consecință a dezvoltării managementul documentelor electronice tehnologiile ar trebui să devină complet lipsite de hârtie. Cu toate acestea, astăzi documentele pe hârtie sunt încă necesare pentru a respecta multe reglementări - legislatia fiscala, legislatia contabila etc. Unul dintre scopurile principale ale unui document este capacitatea de a certifica anumite fapte. Până de curând, un document pe hârtie cu detaliile și gradele de protecție necesare a fost principala modalitate de a dovedi un fapt anume, de exemplu. forță juridică reprezentată. Hârtia ca suport material are un dezavantaj în sensul că nu permite ștergerea și scrierea fără a lăsa urme. informație nouă, acest dezavantaj se dovedește însă a fi un avantaj din punctul de vedere al eliminării falsului de documente. Nu e de mirare că proverbul rus spune: ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul.

Cu alte cuvinte, atunci când primim un document care are o semnătură pe fiecare pagină și nu există niciun semn de deteriorare a suprafeței hârtiei (adică, este clar că textul nu a fost șters sau rescris), putem fi siguri ca acest document a fost trimis de persoana semnata si ca nu a fost modificat in timpul procesului de livrare.

În principiu, instrumentele moderne de criptare pot oferi aceleași mijloace de autentificare a unui document ca și o semnătură pe hârtie.

Adoptată în ianuarie 2002, Legea federală „Cu privire la semnătura digitală electronică” oferă organizațiilor posibilitatea de a crea sisteme pentru schimbul exclusiv de documente electronice, în care un document electronic poate acționa ca un original care nu trebuie să fie duplicat cu o copie pe hârtie. Cu toate acestea, astăzi legalitatea EDS este absolută numai pentru fluxul de documente intern, unde este utilizat în mod activ, deoarece fluxul de documente intern este reglementat de directorul general.

Astfel, principalul motiv pentru prezența fluxului mixt de documente este faptul că problema aplicării EDS nu a fost încă rezolvată la nivel de stat.

Cu toate acestea, schimbul de documente în formă electronică nu poate fi utilizat în toate, ci doar în unele domenii ale activităților organizației.