Odată cu dezvoltarea serviciilor poștale pe Internet și a serviciilor accesibile operatori de telefonie mobilă, cardurile de hârtie și scrisorile în plicuri nu sunt trimise la fel de des ca acum 10-15 ani. Dar, în unele cazuri, este imposibil să faci fără a-l trimite într-un plic poștal obișnuit. Cum să trimiți o scrisoare prin poșta rusă, astfel încât corespondența să fie garantată să ajungă la destinatar?

Ce poți trimite într-un plic poștal?

Pentru început, merită să determinați ce anume poate fi trimis într-un plic pentru scrisori și pentru ce va trebui să utilizați, de exemplu, un pachet. Ce poți trimite prin scrisoare prin poșta rusă?

Pe lângă cărți poștale și scrisori, puteți pune aproape orice corespondență de hârtie sau carton în plic: documente personale (pașaport, diplomă, cartea de munca, certificate etc.), meșteșuguri și produse din hârtie (carton), fotografii etc. Principalul lucru este că greutatea unei litere nu depășește norma stabilită - 100 g (pentru scrisori către altă țară - nu mai mult de două kilograme ). Excepția de la această regulă sunt banii și carduri bancare- lucrătorii poștali înșiși nu recomandă să le pună în plicuri.

Adesea apare întrebarea: este posibil să includeți obiecte mici într-o scrisoare de hârtie? De exemplu, bijuterii, brelocuri, magneți plati, insigne? Angajații poștale răspund la această întrebare în mod negativ. Motivul este simplu - atunci când ștampilați un plic sau când trimiteți/scoateți Cutie poștală Plicul se poate rupe din cauza obiectului voluminos din interior.

Totuși, expeditorii care au avut un oarecare succes trimițând articole mici prin scrisori susțin că astfel de atașamente pot fi transportate atâta timp cât articolele nu pot fi simțite clar în plic. Acest lucru se realizează prin simpla ambalare a articolului în carton, mai multe straturi de bandă sau hârtie groasă.

Cum să trimiți o scrisoare simplă

În funcție de tipul de expediere, scrisorile pot fi înregistrate, simple, exprese, scrisori cu valoare declarată sau cu notificare. Procedura pas cu pas dispecerele lor sunt aproximativ aceleași, cu excepția unor caracteristici. Folosind exemplul unui articol poștal simplu, să vedem cum să trimiteți o scrisoare prin Russian Post:

• Orice scrisoare este trimisă de la cel mai apropiat oficiu poștal rusesc, a cărui adresă poate fi găsită pe site-ul oficial al acestei organizații. O scrisoare simplă, în plus, poate fi aruncată într-o cutie poștală de stradă.
• Pentru a trimite, trebuie să achiziționați un plic în conformitate cu dimensiunea atașamentului. Cel mai mic este 114 x 162 mm sau 110 x 220 mm (euro), cel mai mare este 229 x 324 mm.

• Plicul trebuie completat cu scris de mână lizibil, în orice culoare de cerneală, cu excepția roșu, galben și verde. Nu sunt permise diferite baraje, pete sau corecții pe plic.
• În colțul din stânga sus, într-un câmp special, completați informații despre expeditor:
  - în rândul „De la” se indică numele complet sau denumirea organizației expeditoare;
  - în rândurile „De la”, introduceți datele despre adresa expeditorului în următoarea ordine:

• Stradă;
• Numărul casei;
• numărul clădirii (dacă există);
• numărul apartamentului (numărul biroului sau biroului);
• așezare (denumire geografică completă);
• raion (dacă este prezent în adresă);
• numele regiunii Federația Rusă(regiune, regiune etc.);
• numele tarii de plecare (numai pentru trimitere in strainatate);

  În fereastra de jos, completați 6 cifre corespunzătoare indexului oficiului poștal al expeditorului.

• În aceeași ordine, informațiile despre destinatarul scrisorii sunt introduse în rândurile câmpului situat în colțul din dreapta jos al plicului.
• În câmpul pentru indexul digital (colțul din stânga jos), de-a lungul conturului se introduce indexul oficiului poștal al destinatarului.
• După completarea tuturor câmpurilor obligatorii, în interiorul plicului este plasat un atașament (scrisoare, carte poștală etc.), iar plicul este sigilat.

O scrisoare simplă, a cărei greutate nu depășește 20 g, este trimisă într-un plic poștal fără plată suplimentară sau ștampile suplimentare. Cu toate acestea, dacă greutatea articolului este mai mare sau se așteaptă ca scrisoarea să fie livrată în afara țării, atunci înainte de a trimite scrisoarea prin Russian Post, trebuie să contactați operatorul, care va cântări scrisoarea și va aplica ștampile în conformitate cu prețul. a articolului.

Cum se trimite o scrisoare recomandată

Cum diferă un astfel de mesaj de o scrisoare simplă? Cum să trimită scrisoare comandată prin Russian Post? Serviciul de trimitere a scrisorilor recomandate este destinat trimiterii de documente importante, corespondență oficială (cereri, reclamații, sesizări, reclamații etc.). Scrisorile recomandate au o serie de avantaje în comparație cu trimiterea unui mesaj simplu:

• Când este trimisă, unei scrisori recomandate i se atribuie un număr de track individual (indicat în partea de sus a cecului emis expeditorului). Folosind-o, este posibil să urmăriți livrarea mesajului prin serviciul de internet „Urmărirea articolelor” de pe site-ul PR.
• Acest tip de transport este livrat personal destinatarului contra semnăturii după prezentarea pașaportului. Aceasta este o dovadă incontestabilă că expeditorul a trimis scrisoarea în timp util, iar destinatarul este familiarizat cu conținutul mesajului.

Trimiterea corespondenței recomandate este o modalitate mai fiabilă, dar și mai costisitoare de a livra corespondența. Cum să trimiteți o scrisoare prin poșta rusă dacă trebuie să utilizați serviciul „Scrisoare recomandată”? După parcurgerea pașilor descriși mai sus, expeditorul trebuie să contacteze operatorul poștal, să spună că trebuie să trimită o scrisoare recomandată și să plătească costul acestui serviciu. Angajatul poștal va cântări plicul, va înregistra scrisoarea cu un număr de urmărire și va atașa un cod de bare și ștampile în conformitate cu costul articolului.

Observație: pentru ce este și cum să o completezi corect

Scrisorile recomandate cu notificare sunt un serviciu care permite expeditorului să afle data exactă de livrare a scrisorii către destinatar. Acesta este un document oficial, care în unele cazuri poate servi și ca dovadă a faptului că corespondența a fost trimisă la timp. Pentru a utiliza acest serviciu, trebuie să completați un formular și să informați operatorul că este trimisă o scrisoare recomandată cu notificare.

Se completează pe un formular poștal special F-119. Toate informațiile sunt pe ambele părți într-un câmp care indică: „Cele încercuite cu o linie aldine sunt completate de expeditor”. Procedura de umplere este următoarea:

1. În câmpul care indică „Notificarea trebuie returnată la adresă”, datele expeditorului scrisorii se introduc în aceeași ordine ca și pe plic. Semnele sunt plasate în casetele „Scrisoare” și „Înregistrat”.
2. Informațiile destinatarului sunt introduse în câmpul de pe spatele formularului în aceeași ordine ca și pe plic. Semnele sunt plasate în casetele „Scrisoare” și „Înregistrat”.
3. Notificarea se lipește de către operator direct pe plic, iar după livrarea scrisorii recomandate către destinatar, formularul este scos de poștaș și trimis expeditorului.

Scrisoare cu o descriere a atașamentului

Se recomandă comandarea unei scrisori de valoare (cunoscută și ca scrisoare de valoare declarată) pentru a trimite atașamente deosebit de valoroase: originale ale documentelor personale, titluri de valoare, documentație imobiliară etc. Acest fel trimitere poștală completată de o descriere a atașării cu indicarea sumei la care expeditorul estimează conținutul plicului.

Acest tip de redirecționare este considerat unul dintre cele mai de încredere, deoarece unei scrisori valoroase i se atribuie în mod necesar un număr de înregistrare, ceea ce înseamnă că poate fi urmărită în drum spre destinatar. În plus, dacă scrisoarea se pierde brusc, expeditorul primește de la oficiul poștal despăgubiri în cuantumul valorii declarate.

Cum se trimite o scrisoare recomandată prin Poșta Rusă dacă trebuie completată cu un inventar al atașamentului cu o valoare declarată? Pe lângă achiziționarea și completarea plicului (nu este nevoie să sigilați scrisoarea), expeditorul va trebui să contacteze operatorul oficiului poștal pentru a face un inventar:

• Se completează de către expeditor în dublu exemplar pe formularele speciale f-107. Inventarul trebuie să conțină o listă detaliată a tuturor lucrărilor trimise în scrisoare, indicând valoarea lor estimată.
• Operatorul de e-mail verifică conținutul atașamentului cu lista compilată.
• Fiecare exemplar este semnat de operatorul care a acceptat-o ​​și de expeditor.
• Un exemplar este predat expeditorului, al doilea este pus într-un plic împreună cu actele care sunt trimise.

Cât costă să trimiți o scrisoare prin Russian Post dacă este o scrisoare cu valoare declarată? Pe lângă costul trimiterii unei scrisori recomandate, expeditorul va trebui să plătească taxe de asigurare în valoare de 4% din valoarea sa declarată. Este de remarcat faptul că, în cazul pierderii acestuia, taxa de asigurare plătită nu va fi rambursată expeditorului.

Costul unei scrisori

Poșta este cea mai ieftină metodă de livrare poștală. Astăzi, clientul are posibilitatea de a afla din timp cât costă trimiterea unei scrisori prin Russian Post. Acest lucru se poate face prin intermediul site-ului web oficial al Russian Post, folosind serviciul Calculator poștal.

De exemplu, pentru a afla cât costă trimiterea unei scrisori recomandate prin Poșta Rusă, trebuie să introduceți informații despre decontările expeditorului și al destinatarului în câmpurile interactive ale calculatorului, să indicați greutatea scrisorii, metoda de livrare și de asemenea, bifați caseta de lângă „Înregistrat” în secțiunea „Servicii suplimentare”. După aceasta, serviciul va calcula automat costul trimiterii.

Proceselor de pregătire și înregistrare a documentelor li se acordă în mod tradițional multă atenție, dar livrarea lor către destinatar, în special prin serviciile poștale, practic nu este luată în considerare. Între timp, există o mulțime de dificultăți aici. Cu cât o companie trimite mai multe scrisori, cu atât este mai presantă întrebarea cum să simplificați procedura de trimitere și să o faceți cât mai eficientă la un cost minim.

În acest articol vom analiza tipurile de corespondență, procedura de înregistrare și căutare a acestora, precum și modalitățile de automatizare a procesului de trimitere a corespondenței prin poștă.

Cine ar trebui să se ocupe de corespondență?

Dacă volumul de corespondență într-o organizație este suficient de mare, procesul de trimitere a corespondenței trebuie să fie centralizat. De obicei, aceste sarcini sunt atribuite unei secretare sau unui curier. Este sarcina lor să organizeze acest proces în așa fel încât să-și petreacă cât mai puțin timp posibil.

Într-adevăr, această abordare a trimiterii de scrisori, atunci când artiștii înșiși merg la oficiul poștal, este irațională și este potrivită doar pentru acele organizații în care volumul de corespondență este numărat în unități. Dezavantajele acestei abordări sunt evidente:

• este dificil de urmărit dacă interpretul a mers efectiv la oficiul poștal;
• cu cât interpretul scrie mai des scrisori, cu atât mai des este forțat să viziteze oficiul poștal, cheltuindu-și pe a lui timp de lucru, și deci banii angajatorului pentru călătorii;
• cu un volum mare de muncă, executanții sunt nevoiți să meargă la oficiul poștal după programul de lucru, care în consecință crește în mod corespunzător.

Lucrăm cu Russian Post

Majoritatea organizațiilor lucrează astăzi cu Russian Post în principal pentru că oferă cel mai mult tarife favorabile pentru expediere, livrează articole oriunde în țară și poate documenta primirea corespondenței de către destinatar, ceea ce este foarte important în cazul unui litigiu.

Pentru comparație: serviciile poștale expres neguvernamentale funcționează numai cu acelea aşezări unde au ramuri; uneori vă pot anunța despre livrare doar prin mesaj SMS și serviciile lor sunt mai scumpe.

Activitatea Russian Post este strict reglementată. Este recomandabil ca angajatul responsabil cu trimiterea corespondenței să se familiarizeze cu următoarele documente de reglementare:

• Legea federală din 17 iulie 1999 nr. 176-FZ „Cu privire la serviciile poștale” (modificată la 6 decembrie 2011);
• Reguli pentru furnizarea de servicii poștale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 221;
• Procedura de primire și livrare a corespondenței recomandate naționale, aprobată prin ordin al Întreprinderii Unitare Federale de Stat „Poșta Rusă” din 17 mai 2012 nr. 114-p;
• Procedura de primire, livrare și predare a coletelor interne, aprobată prin ordin al Întreprinderii Unitare de Stat Federal „Poșta Rusă” din 24 ianuarie 2007 nr. 28-p;
• Instrucțiuni pentru acceptarea corespondenței internaționale (așa cum a fost modificată la 17.10.2013 la momentul scrierii acestui articol).

Dacă volumul scrisorilor nu vă permite să le predați în mod general, stând la coadă, este posibil să încheiați un contract cu oficiul poștal contract de servicii corporative. În acest caz, în zile stabilite Un angajat al oficiului poștal va veni la organizație și va ridica scrisorile pregătite de secretară sau curier. La următoarea dumneavoastră vizită, poștalul vă va aduce documentele de expediere completate. Informații detaliate despre acest serviciu sunt disponibile pe site-ul poștal www.russianpost.ru, și este, de asemenea, disponibil cu ușurință de la operatorii liniilor de asistență telefonică.

Ce tipuri de litere există?

Toate trimiterile poștale sunt împărțite în două categorii: înregistratȘi neînregistrat. Diferența dintre ele este fundamentală: la solicitarea expeditorului, oficiul poștal este obligat să găsească articolul înregistrat sau să furnizeze informații despre localizarea acestuia. Urma unui articol neînregistrat se pierde în momentul în care expeditorul îl introduce în cutia poștală. La rândul său, o scrisoare înregistrată la oficiul poștal va fi înmânată destinatarului împotriva semnăturii, o scrisoare neînregistrată va fi aruncată într-o cutie sau pur și simplu predată secretarului, iar nimeni nu va dovedi că scrisoarea a fost primită.

Prin urmare, este mai bine să trimiteți documente prin scrisoare neînregistrată sau simplă, a căror pierdere nu va implica nicio consecință juridică sau financiară, de exemplu Carduri de felicitări pentru sarbatori. Și tot ceea ce, cel puțin teoretic, ar putea deveni subiectul unei dispute este insistent recomandat să fie înregistrat prin poștă.

Principalul tip de corespondență înregistrată este scrisori recomandateȘi colete. Spre deosebire de scrisorile simple, destinatarul va fi anunțat de primirea uneia recomandate cu chitanță specială și va primi un plic din mâinile unui lucrător poștal, după cum sa menționat deja, împotriva semnăturii.

Puteți completa o expediere înregistrată inventarul atasamentului. Acesta este un document care descrie caracteristicile cantitative și de cost ale unui trimitere poștală. O copie a inventarului este plasată într-un plic deasupra atașării poștale, cealaltă este eliberată expeditorului împreună cu chitanța. După ce a primit o scrisoare cu inventar, destinatarul nu va putea pretinde că nu i s-a trimis niciun document.

Notă!

Nu este nevoie să sigilați plicul cu un inventar al conținutului înainte de trimitere: operatorul oficiului poștal este obligat să se asigure că toate documentele indicate în inventar sunt efectiv în plic.

In cele din urma, Atentie speciala ar trebui dat notificări simple despre primirea scrisorilor recomandate. Anunțul este un card care este lipit de plic. La primirea scrisorii, destinatarul semnează cardul, după care acesta este trimis expeditorului. Notificarea returnată este un document care confirmă oficial primirea scrisorii. Perioada de stocare a notificărilor este de 5 ani.

După ce notificarea este returnată, informațiile despre disponibilitatea acesteia pot fi înregistrate în Jurnalul de înregistrare poștală (vezi mai jos). Este puțin probabil să aveți nevoie să copiați cu scrupulozitate de pe card cine a primit scrisoarea și la ce dată. Dacă interpretul are nevoie de aceste informații, el poate contacta oricând secretara. Cel mai adesea, informațiile că scrisoarea a fost primită sunt suficiente. Scanarea notificărilor are sens numai dacă compania a implementat un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). EDMS are capacitatea de a „conecta” fișierul de notificare la informații despre documentul trimis. Acest lucru este foarte convenabil: antreprenorul poate verifica în orice moment dacă scrisoarea a fost livrată destinatarului.

Așezați-l pe rafturi

Interpreții care aduc scrisori pentru a fi trimise la secretariat, pe lângă indicarea adresei complete cu un cod poștal, trebuie să noteze pe scrisoare despre tipul articolului. Opțional, puteți amplasa tăvi în birou cu următoarele inscripții: „ Litere simple”, „Scrisori recomandate”, „Scrisori recomandate cu notificare”, „Scrisori recomandate cu notificare și inventar”, etc. Apoi, artiștii vor putea lăsa scrisori pentru a le trimite în orice moment, fără a distrage atenția angajaților de birou.

Sfatul nostru

În regulamentul de trimitere a corespondenței, se recomandă să se indice că corespondența formatată incorect, precum și scrisorile fără adresă sau cod poștal vor fi returnate contractantului, în ciuda urgenței acestora.

Pregătesc e-mail pentru trimitere

Dacă există posibilitatea de a automatiza orice proces, nu o neglijați. Deci, dacă secretarul încă scrie plicuri de poștă de mână, ar trebui să acorde atenție gamei de funcții ale unui editor de text. Microsoft Word pe etichetarea plicurilor, oferindu-le o identitate corporativă, precum și tipărirea plicurilor pentru lista de corespondență. Cu alte cuvinte, în loc să etichetați manual fiecare plic, puteți specifica o dată în program:

• adresa de retur a expeditorului;
• stilul formei plic.

După ce lista adreselor destinatarilor (lista de distribuție) a fost introdusă în program, tot ce rămâne este să introduceți un teanc de plicuri în imprimantă și să setați comanda „Print”. Funcțiile descrise pot fi găsite pe fila Trimiteri (Creați ® Plicuri,Autocolante).

Apropo

Pe lângă adresă, puteți imprima și indexul destinatarului pe plic și îl puteți formata conform regulilor de scriere a indicilor. Pentru a face acest lucru, trebuie să instalați un font special pe computer. Este ușor de găsit pe Internet - trebuie doar să introduceți motor de căutare solicitați „Font pentru index”. Fișierul cu fonturi are extensia .ttf. După descărcare, trebuie să mergeți în folderul „Computerul meu”, apoi în folderul „Panou de control” găsiți folderul „Fonturi” și plasați fișierul cu fonturi în el.

În fig. 1 puteți vedea cum arată un plic gata de imprimat creat în MS Word.

Orez. 1

Când setul de scrisori de trimis este gata, trebuie să completați primele două coloane Formularul 103 „Lista pentru trimiterea coletelor poștale”. Această cerință de corespondență se aplică tuturor organizațiilor dacă trimit 5 sau mai multe scrisori. Dispeceratul trebuie să listeze toate e-mailurile înregistrate care sunt trimise. Coloanele rămase sunt completate de către operatorul oficiului poștal. Lista se tipărește în două exemplare, semnate de persoana responsabilă cu expedierea, după care semnătura acestuia este certificată printr-un sigiliu. Un exemplar al registrului completat va rămâne la oficiul poștal, al doilea va fi returnat organizației. Acesta va conține codul de identificare a expedierii pentru urmărire.

Acest formular este disponibil pe site-ul Russian Post. Singurul dezavantaj: fișierul poate fi descărcat doar în format .jpg, adică. sub forma unei imagini, astfel încât formularul va trebui reprodus manual și salvat ca șablon.

Urmărirea e-mailurilor

Articolele poștale înregistrate pot fi urmărite pe site-ul Russian Post. În stânga paginii principale există un link „Urmărirea trimiterilor poștale” (Fig. 2). Îl parcurgem făcând clic pe „Detalii” și ne găsim pe pagina dorită.

Orez. 2

Acum trebuie să introduceți un cod unic (identificator de e-mail), care este atribuit fiecărei expedieri de către operator. Puteți găsi acest cod fie pe chitanță, fie în lista de pe Formularul 103 (coloana 3). Codul este format din 14 cifre. Sa o introducem in camp " ID de e-mail", apoi introduceți codul de securitate din cinci cifre în câmpul de mai jos și faceți clic pe „Găsiți” (Fig. 3).

Se va deschide un tabel care vă permite să urmăriți calea scrisorii noastre (Exemplu 1).

Exemplul 1

Informații despre mișcarea literelor

Operațiune	Data	Locația operațiunii		Chirurgie de atribute	Greutate, kg)	Anunţ valoare (frec.)	Acoperire plata (frec.)	Adresat către
		Index	Numele OPS					Index	Abordare
				Unitate
Tratament				Stânga centru de sortare
Tratament				A venit la locul de livrare
Prezentare				Livrare către destinatar

Apropo

Problema forței juridice a informațiilor despre mișcarea unei scrisori este destul de controversată. Pare a fi cuprinzător pentru o organizație care își monitorizează scrisorile, dar este posibil să nu fie acceptată ca probă în instanță.
Garantat forță juridică va avea corespondență cu Poșta Rusă. Trebuie să trimiteți o scrisoare oficială de cerere la oficiul poștal, atașând o copie a chitanței sau a formularului 103. Ca răspuns, veți primi o scrisoare pe antetul Russian Post cu informatie necesara, care ca probă în instanță nu va ridica nicio întrebare.

Contabilitatea scrisorilor trimise

Orice ieșire de documente din organizație trebuie înregistrată, indiferent de ce fel de documente sunt și care este calea de ieșire a acestora. Scrisorile nu fac excepție. Recomandăm ca angajatul responsabil cu trimiterea corespondenței să țină cont de fiecare scrisoare revistă specială(Exemplu 2). Întrucât obligația de a ține un astfel de jurnal nu este consacrată în documente de reglementareși aceasta este doar o chestiune de confort și control, fiecare companie poate dezvolta independent forma revistei.

Sfatul nostru

Pentru a nu introduce același text în jurnal de fiecare dată, puteți folosi abrevieri, de exemplu: "Oficiu poștal" - ETC , Poștă rapidă - EP , scrisoare simpla - P , personalizat - Z , notificare - U , inventar - DESPRE etc.
De asemenea, puteți scurta numele departamentelor.

Exemplul 2

Jurnal de corespondență poștală

	Serviciu poștal	Tipul scrisorii	Destinaţie	Index	Abordare	Inventarul continutului	Executor testamentar	data plecării	Număr de urmărire	Notificare	Notă
			Ivanov K.I.		Sf. Pushkina, 56 de ani, ap. 43, Moscova	Invitație la expoziție
			Plantația de ceai, LLC		Sf. Korablestroiteley, 454, birou. 34, Volgograd	Ref. Nr 3324-3 din 14 iunie 2014	Departament de productie
			Zerkalo, LLC		Sf. 7 Sadovaya, 33, Togliatti, regiunea Samara.	Ref. Nr 3354-2 din 15 iunie 2014	Departamentul Tehnic
			Promregiongaz, OJSC		Sf. Shkolnaya, 3, din. 353-B, Irkutsk	Ref. Nr 3465-6 din 17.06.2014	Serviciu legal				Retur - destinatarul nu s-a prezentat la scrisoare

Completarea coloanelor din tabel

1. Număr de serie. Coloana este importantă pentru generarea unui raport despre activitatea biroului: puteți vedea imediat câte scrisori au fost trimise prin canale poștale.
2. Serviciu poștal. Relevant dacă organizația utilizează nu numai serviciile Russian Post, ci și poșta rapidă.
3. Tipul scrisorii. Rubrica este utilă în cazuri controversate sau când este necesar să se dovedească că destinatarul a primit scrisoarea.
4. Destinaţie. Coloana indică numele de familie și inițialele individual sau numele organizației destinatare. Pentru ușurința de filtrare, vă recomandăm să completați coloana începând cu numele de familie sau numele organizației, de exemplu Ivanov K.A. sau Ceainărie plantation, LLC.
5. Index. Plasat într-o coloană separată pentru a facilita copierea și lipirea acestuia în locul potrivit atunci când creați un plic (vezi mai devreme). Dacă secretara preferă să scrie plicurile de mână, puteți scrie indexul împreună cu adresa.
6. Abordare. Indicat adresa poștală destinatar.
7. Descrierea continutului. Această coloană conține informații care sunt necesare în special în cazurile în care există corespondență activă cu contrapartea. Vă permite să nu vă confundați în expedieri și să știți exact ce document a fost trimis într-o anumită zi. Nu este nevoie să completați coloana prea detaliat - sunt suficiente doar datele de înregistrare ale documentului, de exemplu Ref. Nr 4543 din data de 23.05.2014.
8. Executor testamentar. Se indică numele departamentului al cărui angajat a adus scrisoarea de trimis sau numele de familie al acestui angajat. Vă recomandăm să specificați departamentul, deoarece... este o unitate mai permanentă în organizaţie decât angajatul.
9. Data plecării. Se indică ziua în care scrisoarea a fost predată operatorului poștal sau a fost aruncată în cutia poștală.
10. Număr de urmărire. O coloană pentru indicarea codului prin care puteți urmări soarta scrisorii pe site-ul Russian Post.
11. Notificare. O căsuță pentru a indica faptul că a fost returnată o notificare de primire a scrisorii.
12. Notă. Coloană tradițională pentru indicare Informații suplimentare(de exemplu, despre returnarea unei scrisori, ca în Exemplul 2).

Căutați după revistă

Deoarece nu sunt necesare semnături de mână în jurnal, acesta este păstrat în în format electronic(de exemplu, în MS Excel). Scopul creării acestei reviste este de a putea găsi rapid orice scrisoare trimisă de companie. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

• fixați linia de sus cu numele coloanei, astfel încât să o puteți vedea întotdeauna;
• echipați-l cu un filtru.

Toate acestea vor accelera semnificativ căutarea literelor în tabel.

Pentru a vă asigura că rândul de sus al tabelului este întotdeauna vizibil atunci când derulați jurnalul, trebuie să mergeți la fila Vedere. Aici, în bara de instrumente Fereastră selectați o echipă Pentru a fixa zone, iar în meniul derulant - Înghețați rândul de sus(Fig. 4). Acum, chiar dacă în registru sunt multe poziții, numele coloanelor vor fi fixate în partea de sus a tabelului.

Orez. 4

Tot ce rămâne este să activați opțiunea de filtrare a conținutului coloanei. Pentru a face acest lucru, în bara de instrumente Editare faceți clic pe pictogramă Sortare și filtrare, apoi în fereastra pop-up - Filtru(Fig. 5).

Orez. 5

Un buton cu o săgeată va apărea în colțul din dreapta jos al numelui coloanei - acesta este filtrul. Făcând clic pe săgeata unei anumite coloane, puteți sorta oricare dintre valorile acesteia. De exemplu, trebuie să vedem toate scrisorile trimise către OJSC Promregiongaz. Faceți clic pe săgeată - și vedem întreaga listă a destinatarilor incluși în registru. Debifăm valoarea „Select all” și o punem în caseta de selectare de lângă Promregiongaz OJSC. Faceți clic pe butonul Bineși vedem toate scrisorile trimise acestei organizații (Fig. 6).

Orez. 6

Dacă scrisoarea a fost trimisă cuiva o singură dată, va fi mai ușor să apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl + F pentru a afișa linia de căutare, introduceți informații în ea (nume, titlu, oraș etc.) și apăsați Găsește următorul(Fig. 7). Programul va găsi și evidenția celula dorită.

Orez. 7

Reglementarea trimiterii documentelor prin poștă

Regulile pentru trimiterea documentelor prin poștă pot fi fie parte a instrucțiunilor pentru munca de birou, fie un document independent. La discreția sa, organizația le poate completa cu procedura de trimitere a documentelor prin poștă rapidă. Iată un fragment din instrucțiunile de documentare, care conturează procedura de trimitere a scrisorilor prin poștă (Exemplul 3).

Exemplul 3

Fragment de instrucțiuni pentru munca de birou

„Reguli pentru trimiterea documentelor prin poștă rapidă”

7. TRIMITEREA DOCUMENTELOR PRIN SERVICIUL POșTAL

7.1. Trimiterea documentelor prin poștă (inclusiv poștă rapidă) este efectuată de Oficiu.

7.2. Scrisorile sunt acceptate pentru trimitere în fiecare zi, cu excepția weekendurilor și sărbători, de la 9:00 la 13:00 și de la 14:00 la 18:00 (în zilele scurte și pre-vacanțe - până la 17:00).

7.3. Înainte de transmiterea documentelor, executorul este obligat să verifice prezența tuturor paginilor documentului și corectitudinea amplasării, designului și adresei acestora, prezența semnăturilor, vizelor, cererilor, datelor de înregistrare, trimiterea la numărul și data cererii. (dacă se dă un răspuns la cerere). La document se atașează adresa de expediere, inclusiv codul poștal, și se face o notă despre tipul trimiterii poștale: scrisoare simplă, scrisoare recomandată, scrisoare recomandată cu notificare simplă, scrisoare recomandată cu descrierea atașării, poștă rapidă , etc. Dacă informațiile specificate lipsesc, corespondența este returnată contractantului. Corespondența formatată incorect și corespondența de natură neoficială nu vor fi acceptate pentru expediere și vor fi returnate contractantului.

7.4. Documentele se trimit prin poștă de două ori pe săptămână: luni și joi la ora 15:00. Antreprenorul poate trimite corespondență urgentă în mod independent. Corespondența primită la Birou după ora 15:00 luni și joi este trimisă în ziua următoare de expediere.

7.5. Documentele sunt trimise prin poștă rapidă în ziua în care articolul este primit de către Oficiu sau în următoarea zi lucrătoare dacă articolul a fost primit după ora 15:00 (după ora 14:00 în zilele lucrătoare scurtate).

7.6. La primirea documentelor pentru trimitere, specialistul Oficiului verifică prezența semnăturilor, numerelor de referință, precum și a anexelor specificate în documentul principal sau însoțitor.

7.7. Corespondența acceptată pentru expediere este introdusă în Jurnalul de expediere poștală (Anexa 5) și apoi convertită.

7.8. Corespondența convertită este inclusă în Lista pentru trimiterea coletelor (Anexa 6). Lista este tipărită în dublu exemplar și semnată de angajatul Oficiului responsabil cu trimiterea corespondenței. Semnătura este certificată de sigiliul „Pentru documente”. Coloanele sunt completate de operatorul de mail. O copie a listei este returnată Oficiului și plasată în dosar.

7.9. După primirea notificării de livrare a corespondenței, un angajat al Oficiului pune un semn în coloana 11 din Jurnalul de înregistrare poștală și depune notificarea la dosar.

Am analizat principalele componente ale procesului de trimitere a documentelor prin poștă. Sperăm că aceste informații vă vor ajuta să vă organizați mai optim munca.

O scrisoare este o bucată de e-mail care conține text (mesaj text) sau alt atașament. Literele se diferențiază următoarele tipuri:

• simplu;
• cu valoarea declarată;
• personalizat.

Să aruncăm o privire mai atentă la ce este o scrisoare recomandată. Doar textele scrise (mesajele) sunt trimise prin scrisoare recomandată, iar aceasta este predată destinatarului personal contra semnăturii poștașului.

Poștașul predă scrisoarea acasă, dar dacă destinatarul nu a fost acasă, atunci lucrătorul poștal pune un aviz de primire a scrisorii recomandate în cutia poștală. Cu această notificare, destinatarul trebuie să vină personal la oficiul poștal, să-și prezinte pașaportul și să primească scrisoarea. Toate scrisorile recomandate sunt înregistrate în sistem unificatși pot fi urmărite pe site-uri web speciale de pe Internet.

Costul trimiterii unei scrisori recomandate cu o greutate de până la 20 g, fără TVA, este de 46,00 ruble. Pentru corespondența recomandată supraponderală, trebuie să plătiți suplimentar 2,50 ruble. fără TVA pentru fiecare 20 de grame.

Cum se calculează costul unei scrisori recomandate

• De exemplu, doriți să trimiteți o scrisoare recomandată cu o greutate de 60 g de la Sankt Petersburg la Moscova;
• Pentru a face acest lucru, adunăm costul trimiterii unei scrisori recomandate și suprataxa pentru un exces de 40 g;

In realitate va arata asa: 46,00 RUR + 2,50 RUR + 2,50 RUR = 51,00 RUR, fara TVA;

Ca urmare, obținem suma de 51,00 ruble, care reprezintă costul total al trimiterii unei scrisori recomandate din exemplu, fără TVA, costul plicului și aplicarea ștampilelor.

Există și litere de primă clasă și sunt, de asemenea, simple, valoare declarată și înregistrate.

Scrisorile de primă clasă sunt scrisori accelerate; astfel de scrisori sunt livrate pe cele mai scurte rute. Din acest motiv, timpul de livrare pentru astfel de scrisori este semnificativ mai scurt decât perioada de livrare pentru scrisorile standard. Următorii parametri pentru literele de clasa I sunt acceptabili: cea mai mică dimensiune este 114x162mm, cea mai mare este 250x353mm, greutatea maximă nu este mai mare de 0,5 kg.

Prețurile pentru trimiterea scrisorilor de clasa 1 depind de locul de plecare și de greutatea distanței de livrare nu afectează în niciun fel costul. În consecință, costul unei scrisori recomandate de clasa I va depinde doar de greutatea acesteia și de locul de plecare.

În oficiile poștale există cutii poștale separate pentru primirea scrisorilor de clasa I scrisorile sunt retrase din ele mult mai des decât din cutiile poștale obișnuite. Pentru cea mai rapidă sortare, scrisorile 1st Class sunt întotdeauna trimise în plicuri cu margini galbene cu sigla 1st Class.

Dacă trebuie să trimiteți ceva foarte valoros, atunci există așa ceva serviciu suplimentar, ca inventar al anexelor scrisorilor. Acest inventar este completat în două exemplare conform formularului 107 al Poștei Ruse. O copie rămâne la tine, a doua, împreună cu scrisoarea, este trimisă destinatarului. Astfel de scrisori sunt acceptate de angajații poștale în text clar. Dacă vrei să știi costul unei scrisori recomandate cu o listă de atașamente, atunci, din păcate, un astfel de serviciu nu este asigurat pentru scrisorile recomandate. Serviciul de inventariere a atașamentelor este furnizat de Poșta Rusă numai atunci când trimiteți scrisori valoroase.

Dacă doriți să aflați costul și să trimiteți o scrisoare recomandată prin Russian Post, tot ce trebuie să faceți este să vizitați oricare dintre oficiile poștale rusești, unde angajații acesteia vă vor sfătui, calcula costul și vă vor trimite scrisoarea.

Trimiterea unei scrisori prin poștă a fost cândva lucrul cel mai obișnuit: studenții plecați la studii corespondau cu rudele lor, prietenele băieților care intraseră în armată le trimiteau scrisorile așteptate, documentele și copiile lor erau trimise prin poștă, pentru că nu exista așa ceva. metoda de comunicare ca posta electronica. Dar astăzi mulți se întreabă cum să trimită o scrisoare prin poștă în Rusia. Și vom încerca să vă lămurim în acest sens.

Din fericire, postarea rusă modernă nu seamănă cu acestea oficii poștale, unde trebuia să ajungi cu calea ferată, iar scrisorile erau livrate după săptămâni și luni.

Regulile e-mailului de astăzi sunt simple

1. Este necesar să aflați adresa exactă a destinatarului (indicând indexul).

2. Cumpărați un plic la oficiul poștal, iar dacă greutatea în final nu este mai mare de douăzeci de grame, atunci nu aveți nevoie de ștampile dacă este mai mult, iar livrarea nu este aproape, trebuie să cumpărați mai multe și să lipiți; pe timbre. Lucrătorii poștali vă vor spune despre detalii mai detaliat.

3. Dacă sunteți interesat să trimiteți o scrisoare recomandată sau de valoare, ar trebui să cumpărați un plic special, să cântăriți articolul, să lipiți numărul necesar de ștampile, poate să completați un inventar și o astfel de scrisoare va ajunge puțin mai târziu decât de obicei. Această scrisoare poate fi folosită pentru a trimite documente și lucruri care vă sunt deosebit de dragi. Greutatea transportului nu trebuie să depășească o sută de grame. Plata pentru acest serviciu depinde de greutatea și distanța destinatarului.

4. Dacă scrisoarea nu este „valoroasă” și nu este „înregistrată”, trebuie pur și simplu să o puneți într-o cutie poștală albastră cu inscripția albă „Russian Post”, iar după câteva zile ar trebui să întrebați dacă a sosit sau nu. Il poti trimite cu confirmare de primire.

În acele vremuri în care serviciul poștal sovietic a înflorit, numeroși colecționari și-au completat cu succes colecțiile cu ștampile frumoase, au dezlipit cu grijă plicurile folosind abur și chiar au colectat amprente și plicuri poștale!

Ce trebuie inclus pe plic?

Astăzi există mai puține scrisori și, prin urmare, mai puține oportunități pentru colecționari. Completarea adreselor a devenit mai simplă odată cu apariția codurilor poștale. Când completați un plic, de obicei indicați

• prenume, prenume al destinatarului
• numele străzilor, numerele casei și apartamentelor
• numele regiunii
• oraș
• numele tarii (daca vorbim de corespondenta internationala)
• index

Expediere înregistrată

Ei completează documente pentru aceasta și primesc un număr de urmărire. Un astfel de transport poate fi primit doar cu pașaport. Opțiuni suplimentare sunt atașate expedițiilor înregistrate.

• O chitanță de retur este o confirmare obligatorie din punct de vedere legal că ați primit scrisoarea. Este iubit de tot felul de organizații guvernamentale și companii private. Unele birouri militare de înregistrare și înrolare sau tribunal vă vor trimite o scrisoare cu notificare de livrare.
• O descriere a atașamentului este dovada că scrisoarea conține exact
  ceea ce este cuprins. De exemplu, trimiteți o reclamație privind un contract. Faci un inventar, iar angajatul poștal îl ștampilează - asta înseamnă că a devenit martor. Acum, destinatarul nu va minți că a primit felicitări cu ocazia aniversării sale.

• Valoarea declarată este în esență asigurare. Dacă oficiul poștal pierde sau deteriorează coletul, vi se va rambursa valoarea declarată. De asemenea, o parte din cost va fi rambursată pentru încălcarea termenelor de livrare. Cu cât valoarea declarată este mai mare, cu atât transportul este mai scump.
• Ramburs la livrare este suma pe care o va plăti destinatarul coletului. Acesta va fi returnat expeditorului prin transfer de bani. Magazinele online mai vechi funcționează adesea cu ramburs (cele normale acceptă carduri pe site sau le trimit prin curier). Ramburs la livrare nu poate depăși valoarea declarată.

Colet

Un pachet este ceva între o scrisoare și un pachet, dar numai pentru materiale tipărite. Cărțile, ziarele, revistele și pachetele de documente sunt trimise în colete.
Costă mai puțin și nu necesită completarea formularelor. Doar puneți cartea în geantă, scrieți adresa și dați-o operatorului. Principalul lucru este că coletul tău nu cântărește mai mult de două kilograme (altfel este doar un pachet).

plecari clasa I

Acestea sunt scrisorile recomandate, pachetele și pachetele care costă mai mult, dar ajung de două ori mai repede. Pentru expedierile de clasa I, de asemenea, nu trebuie să completați formulare - doar scrieți adresa pe plic sau pachet.

1. Cumpărați plicuri, ștampile și trimiteți singur documente, fără poștă.

2. Trimiteți cărți și reviste prin colet poștal.

3. Trimiteți coletele clasa I dacă doriți mai repede și aveți posibilitatea să plătiți câteva sute în plus.

4. Utilizați noul site web Mail și aplicația mobilă.

Trimiterea de scrisori este încă relevantă în zilele noastre. Contactând orice sucursală a Poștei Ruse, aveți posibilitatea de a trimite o scrisoare la orice adresă - atât în ​​Rusia, cât și în străinătate.

Scrisorile sunt trimise direct la oficiile poștale ruse. Dacă nu știți unde se află exact sucursala sau care este cea mai apropiată de locația dvs., utilizați serviciul de căutare a filialelor și a sucursalelor de pe pagina oficială a organizației. Vă puteți localiza filiala folosind o hartă sau o adresă exactă. Scrisoarea poate fi simpla, recomandata sau cu valoare declarata, si este destinata doar transmiterii unui mesaj scris. Limită de greutate litere - 100 g Pentru expediere, va trebui să achiziționați un plic de dimensiunea corespunzătoare. Detaliile expeditorului și destinatarului sunt indicate pe exteriorul plicului. Viteza de livrare depinde direct de corectitudinea umplerii. Pentru trimiterea corespondenței interne scrise, detaliile sunt indicate în rusă, iar pentru corespondența internațională - în engleză sau în limba de stat a destinatarului.

Detaliile sunt indicate în această ordine:

• nume de familie, prenume și patronimic;
• numele străzii, numărul casei și apartamentului;
• denumirea zonei;
• denumirea republicii, teritoriului, regiunii;
• numele țării numai pentru expedieri internaționale;
• index.

Informațiile expeditorului sunt scrise în colțul din stânga sus al plicului cu scris de mână lizibil, destinatarul - în dreapta jos. Cod poștal - cerinta obligatorie la completarea informațiilor despre adresă, pe care le puteți afla la oficiul poștal sau le puteți căuta în secțiunea site-ului. Unele tipuri de plicuri au o ștampilă de cod a destinatarului, unde indexul este scris cu numere stilizate.

După ce ați introdus scrisoarea în plic, trebuie să contactați angajatul departamentului care se ocupă de corespondența scrisă. Acesta va cântări mesajul dvs. și va aplica o ștampilă, în funcție de greutate și adresa de destinație. Puteți găsi tarife pentru transportul intern și internațional în tabelele următoare.

Dacă trebuie să trimiteți un document sau valori mobiliare, folosiți serviciul de trimitere a unei scrisori cu o valoare declarată. Pentru a face acest lucru, evaluați investiția la propria discreție, dar pentru fiecare rublă de evaluare trebuie să plătiți 4 copeici. În formularul de inventar, indicați numele anexelor scrise. Astfel de litere sunt supuse numerotării, ceea ce face posibilă urmărirea independentă a etapei de livrare.

Puteți descărca formularul de aici: .

Puteți vizualiza un exemplu de formular completat aici: .

Dacă este foarte important pentru dvs. să știți când va primi scrisoarea destinatarul, trimiteți poștă certificată cu confirmare de primire. La oficiul poștal trebuie să completați un formular și să aveți grijă să selectați tipul de scrisoare. Mai mult, o astfel de scrisoare va fi aproape de două ori mai scumpă decât una obișnuită.