O întâlnire de planificare este un derivat al planului englez, o scurtă întâlnire de lucru dedicată progresului planului planificat. După tipologia lor, toate întâlnirile de planificare pot fi împărțite în categorii după trei criterii - specific, temporar și cantitativ.

Conform criteriului specific, toate întâlnirile de planificare sunt împărțite în raportare (întâlniri scurte la care managerii raportează despre progresul sarcinilor relevante), discuții (informații pe tema posibilelor schimbări în calea aleasă pentru atingerea unui anumit scop) și motivaționale. (întâlniri la care sarcinile sunt distribuite și rolurile sunt definite în procesul de lucru la o întrebare sau o sarcină).

După criteriul timpului, o întâlnire de planificare poate fi un proces zilnic, săptămânal, lunar.

Conform criteriului cantitativ, întâlnirea de planificare poate fi fie în masă (pentru toți angajații) fie închisă (pentru un grup de inițiativă separat, manageri, consiliu de administrație al companiei).

De ce să organizăm o întâlnire de planificare?

Dacă organizați acest proces ca o bună tradiție înainte de începerea zilei de lucru, va ajuta la disciplinarea echipei (reducerea numărului de întârzieri matinale), conturați mai clar scopurile și obiectivele pentru angajați (la urma urmei, după cum știți, un planul rațional pentru ziua este mult mai eficient decât un plan pentru șase luni) , va face posibil să vedeți rezultate reale lucrați mai clar (în cazul în care raportarea echipei către manager și managerul către echipă devine elemente obligatoriiîntâlniri de planificare). În plus față de avantajele menționate mai sus, o întâlnire de dimineață bine organizată poate înviora angajații, crește productivitatea și stimula munca eficientaîn timpul zilei. Acest aspect psihologic joacă cu siguranță un rol important în stabilirea unei relații pozitive între angajat și angajator și, de asemenea, contribuie la unitatea echipei.

De ce mulți oameni consideră planificarea întâlnirilor o relicvă a trecutului?

În primul rând, majoritatea oamenilor atribuie însăși apariția acestui proces acelor vremuri în care nu auziseră niciodată de un telefon și nu aveau idee ce sunt internetul și tehnologiile multimedia. Se pare că singura modalitate de a vă întâlni personal și de a discuta probleme importante de lucru au fost tocmai acele întâlniri de planificare. Din cauza lipsei mijloacelor operaționale de comunicare, s-au acumulat o mulțime de întrebări, iar o astfel de acțiune a durat mult timp (în medie trei până la patru ore). Cu această ocazie, un celebru economist american a remarcat odată: „Dacă există întâlniri de planificare în compania ta, atunci ești pe drumul cel bun. Tot ce rămâne este să-i concediezi pe toți cei care merg acolo și să-i părăsești pe toți cei care lucrează în acest moment.”

În al doilea rând, majoritatea muncitori la birou Ei au o atitudine negativă față de planificarea întâlnirilor tocmai pentru că aproximativ 20% din timp este dedicat acestui lucru și, după cum notează mulți dintre ei, discursul șefului durează în medie jumătate din timpul alocat acestui proces.

În al treilea rând, dacă întâlnirile de planificare într-o companie au loc în fiecare zi, atunci în curând acest lucru se va transforma cu siguranță într-un fel de formalitate. La urma urmei, majoritatea sarcinilor propuse om de afaceri de succes, sunt pe termen lung, iar raportul zilnic în două propoziții va suna astfel: „Totul este în regulă, lucrăm la asta”. Necesitatea unei întâlniri zilnice de planificare apare de obicei în momentul în care o întreprindere începe să implementeze o nouă sarcină strategică într-un interval de timp extrem de scurt sau în timpul unei crize. În astfel de momente, este cu adevărat necesar să monitorizați în mod constant situația și să urmăriți cele mai mici schimbări.

Reguli

Orice întâlnire, chiar și cea mai scurtă, ar trebui să aibă propriul regulament. Într-un fel sau altul, ajută la rezolvarea problemelor presante mult mai productiv, făcând procesul mai dinamic și mai eficient. Este o bună practică să distribuiți reglementările angajaților în dupa-amiaza astfel încât să se poată gândi la toate problemele ridicate și să vină cu o propunere constructivă, semnificativă. Printre altele, merită luat în considerare că până la ora ședinței de dimineață, fiecare angajat trebuie să aibă în mână o copie a regulamentului. Este important să atribuiți responsabilitatea unei anumite persoane care ar ține evidența timpului (dacă vorbitorul depășește limita de timp descrisă în regulament, acest lucru întârzie procesul întâlnirii și, ca urmare, afectează negativ starea de spirit a echipei) .

A conduce sau a nu conduce? Aceasta este întrebarea

Întâlnirea de planificare este cu siguranță proces important, cel puțin în contextul stabilirii oportune a obiectivelor și al motivației angajaților, totuși, a sosit momentul să depășim înțelegerea obișnuită a acestui termen. Poate că nu este atât de important să aduni întreaga echipă într-un birou înfundat în fiecare zi, ci să stăpânești tehnologia conferinței pe Skype. De asemenea, este important să țineți cont de aspectul că o întâlnire de planificare constructivă nu trebuie să dureze mai mult de 15-20 de minute. Raportarea asupra activităților fiecărui departament poate fi acceptată și discutată cu managerii în timpul zilei, iar ora dimineții poate fi dedicată exclusiv alinierii forțelor, stabilirii sarcinilor și priorităților.

În orice caz, fiecare antreprenor își alege propriul concept de management, totuși, pentru a înțelege puțin mai atent dacă sunt necesare întâlniri scurte pentru personalul dvs. de lucru, merită să cântăriți argumentele pro și contra:

Disciplinează echipa;

Posibilitatea de motivare matinală a angajaților;

Stabilirea clară a scopurilor și obiectivelor;

Oportunitatea de a fi creativ și de a conduce întâlniri de planificare într-un stil neconvențional;

Întâlnirile de planificare îndelungate obosesc și reduc productivitatea angajaților;

Întâlnirile nereglementate sunt de obicei ineficiente.

În Rusia, nu se obișnuiește să se adune într-o echipă despre sarcinile de lucru. Acest lucru se datorează faptului că toată lumea se grăbește să facă lucrurile la locul de muncă, mai degrabă decât să stea la întâlniri și să cânte pe subiecte evidente.

Dar dacă astfel de întâlniri ar fi utile tuturor, s-au desfășurat eficient și rapid?

Atunci ar fi o prostie să le refuzi. Prin urmare, introducem un astfel de eveniment ca o „întâlnire de planificare” în compania dumneavoastră, de la elementele de bază la șabloane gata făcute.

Poate nu ar trebui?

Ați încercat vreodată să țineți întâlniri de planificare cu angajații? Dacă da, atunci sunt sigur că ați întâlnit afirmații precum „Nu am mai vorbit despre nimic” la sfârșitul evenimentului.

Aceasta este o situație clasică și este asociată cu ignorarea modului de desfășurare a întâlnirilor de planificare și nu cu faptul că este în general proastă și ineficientă.

Și pentru a pune imediat toate punctele la locul lor, să reparăm însuși conceptul a ceea ce este o întâlnire de planificare.

Și vă rog să rețineți, nu o iau din cap, ci din orice dicționar de tip: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov sau Kuznetsov. Toți dau, dau sau iau, aceeași descriere.

Întâlnire de planificare- o scurtă întâlnire pentru evaluarea și determinarea progresului sarcinilor atribuite.

Cuvântul cheie este o scurtă întâlnire. Acesta este ceea ce diferențiază o întâlnire de planificare de o întâlnire.

Și din moment ce totul în lume este relativ, vom stabili limita maximă pentru cât durează o astfel de întâlnire - 60 de minute. Orice altceva nu este o întâlnire de planificare, ci, așa cum am spus deja, o întâlnire.

Tipuri de întâlniri de planificare

Întâlnirea de planificare este diferită. La prima vedere, toate sunt la fel, dar în realitate structurile și scopurile lor diferă unele de altele. Prin urmare, trebuie să le cunoști tipurile și să le folosești exact pe cele de care echipa ta are nevoie.

Cheltuirea timpului

Putem împărți toate întâlnirile de planificare în trei ori: zilnic, săptămânal și lunar.

De obicei, o companie are doar una dintre aceste opțiuni, toate celelalte sunt considerate inutile. Deși toate au sarcini diferite și sunt realizate conform planurilor diferite.

1. Agenda zilnica. Necesar în caz de muncă activă sau motivare a angajaților. Durata sa nu depășește 15 minute, totul este scurt și la obiect.
2. Planificator săptămânal.Îl folosim pentru a rezuma săptămâna trecută și a face planuri pentru viitor. Durata unei astfel de întâlniri este de până la 30 de minute.
3. Planificator lunar. Un eveniment obligatoriu pentru evaluarea rezultatelor obținute pe parcursul unei luni de muncă, care este suma tuturor zilelor și săptămânilor. Durata pana la 1 ora.

Adesea, întâlnirea lunară de planificare este extinsă la 2-3 ore. În acest caz, conform regulilor limbii ruse, aceasta este deja o întâlnire.

Dar din moment ce ceea ce este mai important pentru noi nu este numele real, ci scopul real, putem permite o astfel de întâlnire până la ora 3. Principalul lucru este că toate acestea sunt la obiect.

De asemenea, ar trebui să țineți cont de faptul că există întâlniri non-sistemice pentru a rezolva probleme urgente sau stringente.

Astfel de întâlniri de planificare sunt numite neprogramate. Sunt colectate, executate și terminate destul de repede. Dar ele există și nu poți scăpa de ele.

Situație ciudată...

Ar fi grozav dacă toate, sau cel puțin multe, companiile ar funcționa ca în gluma de mai sus.

Dar, din păcate, o astfel de schemă nu apare aproape niciodată. Prin urmare, trecem la subiectele de planificare a întâlnirilor.

Tema întâlnirii

Pe lângă faptul că întâlnirile de planificare sunt împărțite în intervale de timp, acestea sunt împărțite și pe subiecte.

Deși pentru majoritatea, ședința de planificare este despre sarcinile finalizate pentru săptămână și rezumarea rezultatelor realizării planului de vânzări. Acest format există și el, dar totul este gradual.

1. Repartizarea sarcinilor. Scopul și rezultatul unei astfel de întâlniri este ca angajații să fie supraîncărcați cu sarcini pentru viitorul apropiat.
2. O întrebare. Cel mai adesea acestea sunt întâlniri neprogramate, al căror subiect este chestiuni separate de pe ordinea de zi.
3. . Practicăm adesea întâlniri scurte cu o mică parte a echipei pentru a genera idei pe o anumită temă.
4. Informațional. Aceeași întâlnire de planificare cu care suntem cu toții atât de obișnuiți, exprimând situația reală la un moment dat.
5. Motivational. Oamenii trebuie să fie energizați, mai ales dacă au un loc de muncă foarte stresant. Prin astfel de întâlniri vei avea ocazia să faci asta, pentru că este excelent.
6. Educational. Puține cunoștințe într-o perioadă scurtă de timp. Nu va deveni plictisitor și va fi util, mai ales dacă o faci des.

În realitate, întâlnirile noastre de planificare sunt ca un bulgăre de zăpadă cu diferite subiecte. Nu este rău. Principalul lucru este că puteți acorda suficientă atenție tuturor.

Strategia de „Hopping prin Europa” nu va duce la nimic bun, deoarece nu va funcționa să mănânci peștele sau să speli tigaia. Este un mit.

Componentele unei întâlniri de planificare de succes

Înainte de a trece la șabloane specifice pentru o întâlnire de planificare, să definim punctele principale ale organizării unei astfel de întâlniri.

Pentru că este important nu doar CE, ci și CUM să o faci. Totul este treptat, colegi, luați-vă timp.

• Motivul întâlnirii. Am rezolvat asta; fiecare întâlnire ar trebui să aibă un motiv. Și toată lumea ar trebui să știe despre asta;
• Oameni. Trebuie să știți dinainte cine va participa la întâlnirea de planificare și să informați participanții despre acest lucru;
• Locație. Sală de conferințe, birou sau coridor - decideți singuri. Sunt sigur că nu este dificil;
• Cheltuirea timpului. Este nevoie de un anumit timp, de preferință întotdeauna în același timp, pentru ca un obicei să se dezvolte;
• Reglementări de întâlnire. Dumneavoastră și personalul ar trebui să fiți conștienți de subsubiectele și momentul acestei întâlniri;
• Materiale suplimentare. Flipchart-ul, hârtia, pixurile și alte accesorii ar trebui să fie gata înainte de întâlnire;
• Curator. De obicei, liderul întâlnirii de planificare este șeful sau unul dintre manageri, dar poate fi un angajat;
• Secretar. O persoană care va înregistra toate rezultatele întâlnirii de planificare, așa-numitul protocol, pentru distribuire ulterioară.

Dacă țineți cont de aceste componente, eficiența ședinței de planificare va fi mult mai mare, deoarece vă veți putea pregăti corespunzător pentru aceasta și veți ști exact ce să spuneți la ședința de planificare.

Unele dintre liste sunt lucruri evidente. Dar gândiți-vă la modul în care fiecare dintre puncte poate fi îmbunătățit în raport cu situația de acum.

De exemplu, ce alte persoane în afară de managerii de vânzări pot fi invitate la o întâlnire. Sau poate face parte din întâlnirile de planificare care sunt conduse de angajații înșiși.

Și un alt plus foarte semnificativ pentru cei care încă se îndoiesc, vezi videoclipul de mai jos.

https://youtu.be/15wqXrlhWLw

Planificarea planului de întâlnire pentru implementare

Nu prea îmi plac șabloanele și mostrele pentru că nu țin cont caracteristici individuale fiecare companie.

Dar fiecare afacere este specifică (aud asta tot timpul de la manageri).

Dar dacă nu sunteți o persoană timidă, atunci puteți transforma cu ușurință acest eșantion într-un plan pentru organizarea unei întâlniri de planificare pentru compania dvs.

Întâlnire săptămânală de planificare
Ora: in fiecare luni la ora 09.00
Durata: până la 30 de minute

1. Rezumatul saptamanii;
   1.1 Vânzările companiei;
   1.2 Vânzări în departamente/în ture;
   1.3 Vânzările fiecărui manager;
   1.3.1Implementarea KPI;
   1.3.2 Valoarea vânzărilor și tranzacțiile potențiale;
   1.3.3 Indicatori cheie (conversie etc.);
   1.3.4 Salariul la un moment dat;
   1.4 Apropierea săptămânalului;
   1.5 Abordarea planului lunar de vânzări;
   1.6 Rezultate (interimare);
2. Probleme pentru săptămână;
   2.1 De ce nu au vândut (vânzările au scăzut);
   2.2 Modalități de rezolvare a acestor probleme;
3. Planuri pentru saptamana;
   3.1 Ideile angajaților;
   3.2 ;
   3.3 Obiective și scopuri;
4. Mini-antrenament.

Acesta este un plan pentru modul de desfășurare a unei întâlniri de planificare în departamentul de vânzări o dată pe săptămână; versiunea lunară va părea mai ambițioasă, iar planul de întâlnire de planificare zilnică va arăta mai modest.

Și, desigur, rezultatele vor fi însumate fie pentru o lună, fie pentru o zi. Însă pe baza acestui lucru, îți poți formula planul, indiferent de ceea ce ai - retail, en-gros sau servicii.

Pentru fanii chipsurilor sau a nuanțelor importante

Orice acțiune poate fi făcută mai bine. Prin urmare, atunci când ni se cere să evaluăm eficacitatea întâlnirilor de planificare, putem închide ochii și putem spune că există zone de îmbunătățire.

Sunt multe sau puține și, cel mai important, sunt impresionante sau nu, aceasta este o altă întrebare. Dar cu siguranță le poți găsi. Și iată o listă cu cele mai populare îmbunătățiri din practica noastră.

întâlnire Skype. Dacă angajații nu se pot întâlni în viața reală, acesta nu este un motiv pentru a anula întâlnirea. Efectuați-l pe Skype. De asemenea, vă puteți conecta prin Skype pe cei care nu au putut să vină și să țină o întâlnire de planificare simultan offline și online.

Numai pozitiv. La astfel de întâlniri, încercați să vorbiți despre totul din perspectiva „Cum să-l îmbunătățiți” și „Ce s-a făcut bine”, apoi întâlnirile voastre vor fi mai motivaționale și mai pozitive.

Bonusuri pentru prezenta.În mod implicit, puteți amenda pe cineva pentru că a lipsit sau a întârziat la o întâlnire de planificare sau puteți oferi un bonus celor care nu au ratat nici măcar una.

Întârziații stau. Cei care întârzie nu numai că primesc o mustrare și o mulțime de priviri disprețuitoare, ci și petrec întreaga întâlnire de planificare stând în picioare. Amuzant? Cu siguranță pentru tine, dar nu atât pentru cel întârziat.

Păstrarea timpului. Stabiliți o anumită perioadă de timp pentru fiecare bloc și, dacă depășiți-o, atunci pur și simplu încheiați conversația. Va fi rău la început, apoi vei învăța să fii mai eficient.

Gustare înainte de întâlnire. Puteți să vă turnați cafea și să mâncați prăjituri doar înainte de întâlnire. După începere, se aplică regimul - „Cine nu a avut timp întârzie”.

Cadou celor activi. Cei mai activi pot și trebuie încurajați. La fiecare întâlnire de planificare îi poți evidenția pe cei care participă mult și îi poți oferi un mini-cadou pentru asta. E un lucru mic, dar frumos.

Rezultatul întâlnirii de planificare. Când „secretarul de ședință” rezumă rezultatele, acesta trebuie distribuit tuturor sau, și mai bine, plasat în cel mai vizibil loc pentru o mai bună asimilare.

Pe scurt despre principalul lucru

În întreaga mea echipă, 90% dintre oameni sunt jucători de echipă, așa că ne place fanatic să ținem întâlniri mici.

Deoarece echipa noastră este relativ tânără (până la 35 de ani), ne este foarte greu să organizăm întâlniri de planificare, deoarece toată lumea se străduiește să râdă și să vorbească „pe viață”. Am putea ține o întâlnire de planificare timp de 3-4 ore. Dar așa era înainte.

Acum suntem o echipă care înțelege cu adevărat puterea, procesul de planificare a întâlnirilor și pentru ce sunt necesare.

Avem regulile interne(fără telefoane, vorbim limba deciziilor, fără negativitate, etc.), avem reglementări gata făcute, sunt persoane responsabile (noi de fiecare dată) și multe altele. Toate acestea ne ajută să fim mai eficienți.

Când venim la companii, întâlnirea de planificare este unul dintre primele instrumente pe care le implementăm.

Și de fiecare dată vedem cum „căruciorul abia se mișcă”. Dar totul trece. Și regula principală în acest sens nu este doar calitatea întâlnirii de planificare, ci și regularitatea acesteia.

Prin urmare, aici puteți folosi o expresie bine-cunoscută ușor modificată - „După ce am încercat-o de CÂTATE ori, o mănânc acum”. Implementare fericită. Dacă aveți întrebări, scrieți în comentarii.

Acum să enumerăm pașii necesari pentru a conduce o întâlnire de planificare a calității.
Înainte de întâlnirea de planificare, liderul numește o persoană (secretar) care să înregistreze planurile participanților. Și îl aduce la curent, îi dă acest articol de citit pentru ca secretarul să înțeleagă toate nuanțele desfășurării ședințelor de planificare. Restul participanților la întâlnirea de planificare NU trebuie să citească acest articol. Secretarul alcătuiește o masă în care îi înscrie pe toți participanții la ședința de planificare:
Nr., Fotografie, Nume Prenume, Tel., E-mail, poziția, Sarcina pentru săptămâna viitoare și termene limită, Sarcina pentru săptămâna trecută, Note: Note despre participarea la întâlnirea de planificare, finalizarea sarcinilor de săptămâna trecută etc.

Secretarul ar trebui să înregistreze audio ședința de planificare și să transcrie conversația de după ședință pentru a surprinde tot ceea ce a fost planificat de oameni, pentru a transmite apoi aceste informații celor care ar trebui să desfășoare această activitate.

Apoi, la ședința de planificare, liderul anunță începutul ședinței de planificare, îi salută pe cei adunați, îi prezintă pe participanți unul altuia (dacă există noi participanți la ședința de planificare) și vorbește despre obiectivele companiei pe termen lung, Pe termen scurt, pentru perioada până la următoarea întâlnire de planificare:

Să începem întâlnirea noastră de planificare. Bun venit tuturor! Obiectivele noastre globale: să devenim numărul 1 în industria noastră, pentru aceasta avem nevoie ca statisticile noastre de dezvoltare să fie mai mari decât cele ale concurenților noștri. Scopul nostru până la sfârșitul anului este să deschidem alte 200 de restaurante. Scopul nostru pentru săptămâna este să vindem 30 de francize. Acum o voi prezenta pe secretara noastră: Aceasta este Anna Ivanova. Aceasta este foarte persoană utilă pentru noi toți, ea va înregistra lucrurile pe care intenționăm să le facem la întâlnirea de planificare, astfel încât să nu uităm de ele și ni le va trimite e-mail transcrierea ședinței de planificare. Anna, acesta este Vladimir Petrov, șeful departamentului de achiziții. Aceasta este Iulia Sidorova, șefa serviciului HR. Aceasta este Maria Ivanovna, Contabil șef. etc.

Apoi liderul avertizează că în timpul discursului este necesar să se spună Nume, Prenume și funcție, pentru stenogramă, pentru ca alții, când citesc, să înțeleagă cine a vorbit.
- În timpul ședinței de planificare, pentru ca apoi să citim în mod convenabil stenograma pe care Anna ne-o va trimite, înainte de a lua cuvântul, vă rog să spuneți numele și prenumele și să ne exprimați poziția.

Și apoi monitorizați respectarea acestei reguli. De exemplu cineva spune:
- Nu cred că putem face asta.
Liderul o întrerupe și spune cu amabilitate:
- Vă rugăm să vă prezentați și să vă spuneți funcția.
- Șef departament achiziții Vladimir Petrov. Ei bine, cred că nu vom putea achiziționa asta săptămâna aceasta, pentru că trebuie să anunțăm o licitație, iar aceasta va dura 2 săptămâni.

În acest moment, secretarul ar trebui să se gândească la timpul prezent, ar trebui să fie capabil să concentreze atenția asupra a ceea ce se întâmplă, să-și amintească și să noteze cine spune cutare sau cutare frază, de exemplu, dacă managerul a uitat să ceară să se prezinte. Și apoi reconstruiește datele folosind audio, face o transcriere și le trimite participanților. Delimitează ceea ce ar trebui să facă toată lumea și trimite sarcini personale. Apoi sună oamenii și le reamintește că a trimis sarcini de finalizat prin e-mail și se asigură că scrisoarea ei a fost primită.

Apoi liderul dă cuvântul fiecărui participant la ședința de planificare pe rând, astfel încât fiecare să exprime CE s-a făcut EXACT de la ultima ședință de planificare, ce rezultate specifice au fost obținute și nu ce a făcut el sau de ce nu s-a făcut ceva. antrenează-te pentru el. Liderul monitorizează cu atenție ca participanții să nu confunde rezultatele specifice ale activităților lor. De exemplu, Vladimir Petrov spune:
- Am pregătit documentația pentru licitație săptămâna aceasta.
supraveghetor:
- ce s-a facut mai exact?
- Am pregătit cerințe în 25 de puncte pentru participantul la licitație, de acord cu departament financiar suma la care ne va fi profitabil să achiziționăm acest echipament. etc…

Liderul îl întreabă apoi pe vorbitor ce intenționează să facă în general și ce intenționează să facă înainte de următoarea întâlnire. El întreabă despre calendarul fiecărei sarcini și de ce are nevoie pentru a finaliza sarcina cu succes. Și, de asemenea, liderul întâlnirii de planificare se asigură că planurile participanților corespund scopului comun. Înainte de discurs, puteți pregăti un tabel cu opt coloane, în care liderul pune semne sub formă de semne „+” și „-”: Nume Prenume, prezență la ședința de planificare, plan pe termen lung, termen , plan săptămânal, data scadentă, conformitatea cu obiectivul general, note (pentru a nota de ce are nevoie subordonatul pentru a finaliza sarcina și alte note)
supraveghetor:
- Vladimir, spune-ne despre sarcinile și planurile tale curente.
- Urmeaza sa fac o licitatie pentru a achizitiona echipamentul necesar cu 10-20% mai ieftin.
- Cât timp vă va dura să desfășurați această licitație?
- Îmi va lua 2 săptămâni pentru a conduce licitația.
- Bine, ce ai de gând să faci săptămâna asta înainte de următoarea întâlnire de planificare?
- Trebuie să trimit cerinţele de participare la licitaţie companiilor furnizoare de echipamente.
- La câte companii intenționați să trimiteți aceste cerințe?
- Ei bine, cred că sunt 10 companii.
- Bine. Mai ai ceva de adăugat, plănuiești să faci altceva săptămâna aceasta? (sau limitează-te la cuvintele: „Asta e tot?”, „Ai terminat?”, „Ai altceva de adăugat?”)

Apoi liderul îi mulțumește participantului anterior și îi dă cuvântul următorului. Și acționează după aceeași schemă, cu unicul scop de a extrage SPECIFICITATE din oameni.
Ce au făcut săptămâna trecută?
Ce anume plănuiesc să facă în săptămâna viitoare?
Avem nevoie de NUMERE și DATE LIMITĂ specifice, astfel încât la următoarea întâlnire de planificare să putem vedea clar dacă persoana a îndeplinit sarcina pe care și-a propus-o.
Și în caz de nerespectare, în niciun caz nu ascultați scuze, trebuie doar să întrebați:
- Anna, ce plănuia să facă departamentul de achiziții săptămâna aceasta?
- Trimite zece companii cerințe pentru participarea la licitație.
- Făcut?
- Nu.
- Cât timp îți va lua să termini asta?
- Încă o săptămână.
- Bine.

Și dacă o persoană aruncă o „Umbră pe gard”, se sustrage, nu spune în detaliu ce a făcut săptămâna trecută, nu îi dăm posibilitatea să-și exprime planurile pentru săptămâna următoare, pentru că nu a realizat încă ceea ce și-a propus pentru sine în această săptămână, liderul spune pur și simplu:
- Este clar. Sarcinile planificate de departamentul de achiziții nu au fost finalizate. Să nu pierdem timpul și să trecem la serviciul HR. Dau cuvântul Iuliei Sidorova.
- Iulia Sidorova, șef departament HR. Săptămâna aceasta am intervievat 150 de candidați pentru funcția de directori de vânzări, dintre care 15 ajunși probațiune, …

Acesta este modul în care se desfășoară întâlnirea de planificare și se monitorizează implementarea sarcinilor.

La ce duce lipsa de consecvență în desfășurarea ședințelor de planificare?
Oamenii se descurajează, înțeleg că nu pot face nimic și pot „vorbi din dinți” și nimeni nu le va descoperi inacțiunea.

Prin urmare, sarcina noastră este ca toți participanții la întâlnirea de planificare să vadă clar pe cei care acționează și să vadă clar pe cei care sunt inactivi. Și angajații inactivi devin foarte incomozi și fie se corectează și se implică în muncă, fie ei înșiși părăsesc echipa, pentru că oamenii nu pot fi într-un loc în care nu sunt confortabili și pot fi confortabili doar dacă fie dau rezultate. sau pot ascunde ineficacitatea acestora. Prin urmare, este necesar să scoateți în mod constant rezultatele sau lipsa acestora la lumină.
Recompensați angajații pentru rezultate, pentru statistici bune, dar nu pentru cuvinte. Încurajați oamenii în mod public - faceți angajații dedicați, LIOALI mai puternici, dezvoltați-i, instruiți-i și acordați-le mai multă autoritate. Găsiți oameni mai productivi și faceți-vă oamenii mai productivi. Păstrați fundalul emoțional din echipă la un nivel pozitiv, iar productivitatea crește semnificativ.

Întâlnirea de planificare este o parte importantă a procesului de lucru. Cu toate acestea, poate deveni fie un stimulent pentru un angajat, un punct forte și o rampă de lansare, fie descuraja complet orice dorință de a munci. Cum să conduci întâlniri pentru a „aprinde” subalternii? Cum se pot comporta angajații la întâlniri pentru a se asigura că timpul lor este petrecut productiv?

Pentru ce sunt planificatorii?

Aproximativ un an am lucrat în redacția unei reviste despre construcții și case. Editorului, care este și proprietarul, îi plăcea foarte mult planificarea întâlnirilor. Ne adunam în biroul ei în fiecare dimineață timp de o oră și jumătate până la două ore și am urmărit o reprezentație a unui actor. Scopul declarat al acestei întâlniri este de a ne spune în ce stadiu se află relația cu agenții de publicitate în prezent. Ascuns - explicați ce ratați sunt adunați la această masă. Trebuie să fim prezenți și eu (editorul) și designerul. Doar contabila a primit „scutirea”: a trebuit să monitorizeze constant contul pentru primirea banilor, care nu au ajuns deloc. Pentru că în loc să lucrăm, am stat la ședința de planificare.

Ne-am fi bucurat să auzim ce credea angajatorul nostru despre noi și să vedem cum ar putea vinde prin telefon, dar munca a fost blocată. Cert este că banii vor apărea în redacție dacă managerii vând publicitate. Pentru a face o întâlnire cu un potențial agent de publicitate, trebuie să contactați el. Și cel mai realist timp pentru a prinde pe cineva la fața locului a fost de la 9 la 10, după care oamenii s-au dispersat la întâlnirile de planificare, producții și întâlniri. În general, a fost necesar să sunăm exact la ora când stăteam în biroul directorului.

Nu a fost posibil să rupă acest cerc vicios. Nu, am spus că managerii trebuie să meargă la telefon, iar editorul și designerul ar dori să revină la paginile revistei. Am cerut de multe ori să reprogramam întâlnirea pentru altă dată. Dar dacă vă adunați de dragul de a aduna, uitând de beneficiile pentru companie, Vremuri bune nu va veni curând.

1. Faceți un plan:

care este scopul principal al întâlnirii: să vorbim despre inovații, să asculți opinii, să rezolvi o problemă, să colectezi rapoarte etc.,

Ce probleme trebuie discutate mai întâi?

ce poate fi sărit și rezolvat la locul de muncă dacă nu mai rămâne timp etc.

2. Definiți-vă scopul

Formulați cererea în format rezultat. Nu „discutați problema”, ci „dezvoltați o soluție la problemă”.

3. Fixați acorduri și atribuiți responsabilități cu termene limită

Dacă apare o propunere de soluție, rezultatul întâlnirii va fi un acord cu privire la care vor fi pașii, cine își va asuma responsabilitatea și în ce interval de timp.

4. Setați o oră „convenabilă”.

Pentru a preveni angajații să tragă rapoarte, pentru a fi mai concentrați și pentru a gândi mai repede, programați o întâlnire cu o oră înainte pauza de masa sau sfârșitul zilei de lucru. Dacă durează prea mult, vor sări peste prânz sau vor pleca acasă mai târziu. Și, desigur, nimeni nu își dorește asta.

5. Fii mai aproape de oameni

Dacă vrei să obții deschidere de la subordonați, să asculți ce cred ei cu adevărat despre această problemă, stai printre ei. Când ești în fruntea mesei, ești șeful și părerea ta este pe primul loc. Când stai lângă un angajat, ești un coleg, gata să discute și să găsească împreună o soluție.

Director general al Skladovka LLC, o rețea de depozite pentru depozitarea individuală a lucrurilor (Self storage), skladovka.ru

Întâlnirea ar trebui să fie întotdeauna pregătită de lider în ceea ce privește problemele pe care doriți să le discutați. Înainte de a începe, este mai bine să trimiteți o agendă pe care doriți să primiți un răspuns sau să organizați o discuție. Întâlnirea ar trebui să se încheie cu înregistrarea procesului-verbal deciziile luate, termenul limită și persoanele responsabile.

Fiecare întâlnire se desfășoară după principiul continuității, astfel încât oamenii să înțeleagă logica dezvoltării proiectelor și să aibă ocazia să ofere feedback și să raporteze problemele apărute în procesul de implementare a deciziilor.

Întâlnirile la fața locului, mai degrabă decât în ​​biroul managerului, sunt foarte utile. Pe site, puteți vedea imediat ce se întâmplă cu adevărat pe site, ce trebuie făcut pentru ca acesta să își atingă obiectivele propuse.

Întâlnirile de lucru între șeful organizației și reprezentanții departamentelor fac în cele din urmă posibilă monitorizarea dacă fiecare departament și întreprinderea în ansamblu se îndreaptă spre obiectivul vizat sau se abate de la acesta.

Director de dezvoltare al companiei „CentrAgro”

În compania noastră, ședințele sunt clasificate: consilii, comitete, ședințe, care la rândul lor au o limită de timp și ordine de zi clare. Numai ședințele situaționale de forță majoră nu au o ordine de zi prestabilită. În rest, documentele sunt pregătite în prealabil și trimise prin poștă celor interesați.

Regulile pentru întâlniri sunt:

nu vă întrerupeți unul pe altul;

nu iesi afara;

opri telefoanele;

să fii la timp.

Eficacitatea întâlnirilor este sporită prin pregătirea și distribuirea preliminară a documentelor, un program clar de întâlnire pentru planificarea programului de lucru al angajaților.

Planificatori la distanta

În fiecare an sunt tot mai multe companii care abandonează birourile și trec la . Cum să conduci întâlniri de planificare atunci când toți angajații locuiesc nu numai în orașe diferite, ci și în părți diferite Sveta?

Natalia Odegova

Fondatorul centrului de formare online 1day1step.ru

Am lucrat pentru o mare corporație. Acum toți angajații mei sunt din diferite orașe și chiar țări și comunicăm mult online. Experiența anterioară ne-a permis să luăm ce e mai bun și să schimbăm ceea ce era în mod clar ineficient.

Oamenii lucrează online pentru a avea mai mult timp, așa că toate întâlnirile de planificare sunt mult mai scurte și mult mai eficiente. Nu reunim oameni care nu pot influența rezolvarea problemei și, prin urmare, nu își pierd timpul. Întâlnirea de planificare este concisă și doar la obiect. Adesea, acesta este un apel Skype timp de 5-10 minute pentru a discuta o problemă specifică.

Există indicatori pe care îi monitorizăm în mod regulat, dar nu comunicăm deloc despre ei, ci publicăm date noi în chatul general și luăm decizii, discutăm noi pași pentru îmbunătățire.

În ceea ce privește termenele limită: din moment ce în general avem multă libertate, eu nu împing niciodată cât mai repede posibilîn proiecte de „dezvoltare”, dar întreb: „În ce interval de timp crezi? Pentru cât timp poți răspunde?” Această abordare permite angajatului să-și asume în mod conștient responsabilitatea și să lucreze la sarcină cu multă dorință și plăcere.

Iar punctele de control intermediare sunt foarte utile când mă uit la proces și văd dacă lucrurile se mișcă în direcția corectă.

Lăsați telefonul, tableta și alte gadget-uri la birou. Nu ar trebui să vă duceți jucăria preferată la o întâlnire cu conducerea.

Amintiți-vă că aceleași principii se aplică la o întâlnire ca și la școală. Cei care ascultă cu atenție, dau din cap și pun întrebări clarificatoare se descurcă bine. De ce trebuie să fim grozavi la serviciu? Așa este - pentru ca ei să-și amintească despre noi când distribuie bonusul.

O altă regulă școlară este „ochi în ochi”. Când sunteți lăudați, trimiteți o privire deschisă managerului. Începe să curgă blestemele, începe să cauți cea mai interesantă linie de pe masă sau fii atent la stiloul tău.

Scrie totul Toate . Apoi îți vei da seama ce este util și ce poate fi aruncat. În primul rând, șefilor le place foarte mult când iau notițe. În al doilea rând, înregistrările sunt un aerodrom alternativ dacă trebuie să scapi. Apropo, vă puteți înregistra gândurile între perle liderului.

Exprimați-vă în mod activ opinia dacă acest lucru este prevăzut în formatul întâlnirii de planificare. Chiar dacă împărtășești o banalitate, vei arăta tot mai respectabil pe fundalul colegilor tăi muți care se uită la pantofii lor. Principalul lucru acum este să arăți cine este cel mai activ participant aici.

Nici măcar nu vorbim despre somn, căscat și o privire goală. Tu însuți înțelegi că acest lucru este nepotrivit.

Dacă ești complet depășit de plictiseală, încearcă să lucrezi în capul tău. Faceți o listă de lucruri de făcut, gândiți-vă la proiectul dvs. la nivel global. Sau doar visează.

să conducă întruniri în mod eficient pentru a aprinde subalternii? Cum ar trebui să se comporte angajații la întâlniri pentru a-și petrece timpul profitabil?”/>

Șeful departamentului este foarte om ocupat. Indicatori, reglementări, soluții la probleme complexe, organizarea tuturor și totul pentru a se îndrepta spre obiectiv - totul este pe umerii lui. Cu cât setul de instrumente de management este selectat mai corect, cu atât mai mult manager mai eficient. Merită să petreceți timp pe un astfel de instrument precum o întâlnire de planificare într-o unitate liniară?

Chiar și în companiile în care întâlnirile de planificare sunt obligatorii și reglementate, managerii le abordează adesea în mod oficial - doar trage pentru spectacol și continuă cu munca ta. Ei consideră planificarea întâlnirilor o pierdere de timp, care a fost inventată de teoreticieni. Motto-ul lor este: „Practicianții trebuie să muncească, nu să delibereze”. Totodată, în companiile în care întâlnirile de planificare sunt opționale și sunt o inițiativă personală, există manageri care, fără mementouri suplimentare, adună angajații la o anumită oră și vorbesc cu aceștia.

De ce acești manageri „ciudați” își pierd timpul prețios atât de „ineficient” dacă nimeni nu îi obligă să facă acest lucru? A trebuit să înțeleg profund această problemă în În ultima vreme. Criza a impus managerilor de top să se aprofundeze în afaceri. Regulile jocului de pe piață s-au schimbat și pentru ca o companie nu numai să rămână pe linia de plutire, ci și să folosească criza pentru a-și consolida poziția pe piață, trebuie să devină mai aproape de clienți - externi și interni.

Pentru a răspunde rapid schimbărilor și a crește nivelul de control asupra situației, eu, printre altele, am început să mă alătur în mod regulat la întâlnirile de planificare din departamente și am comparat diferite stiluri de conducere. Cifrele au fost orientative: s-a dovedit că dintre cele 12 departamente monoprofil în care se desfășoară atât vânzări, cât și executarea contractelor, cei mai înalți și stabili indicatori sunt cei în care se țin săptămânal întâlniri de planificare. Și asta nu este o coincidență.

Scopul întâlnirii de planificare

Dacă managerul, întrebat despre scopul întâlnirii de planificare, răspunde: „Pentru că ar trebui”, este mai bine să nu o țină deloc. Orice evenimente formale „pentru spectacol” funcționează doar în dezavantaj; ele te învață să lucrezi nu pentru rezultate, ci pentru „apariția de a te îndrepta către obiectiv”. Denumirea „întâlnire de planificare” sugerează că scopul său este actualizarea mișcării conform planului planificat către obiectivele stabilite.

Dacă luăm în considerare acest eveniment din punctul de vedere al ciclului Deming (Planifica – Do – Verifica – Akt), atunci întâlnirea de planificare este monitorizare regulată(Verifică) activități pentru a trage concluzii și, dacă este necesar, a corecta mișcarea (Akt). Dar există statistici pentru asta! Merită să aduni oameni suplimentari? Cu siguranță merită, iar funcțiile principale ale întâlnirii de planificare ne ajută să ne asigurăm de acest lucru.

Principalele funcții ale întâlnirii de planificare

1) Informațional. Angajații au câteva modalități de a obține informații despre situația din companie și de pe piață:

• informații oficiale publicate care uneori sunt omise sau nu sunt pe deplin înțelese;
• bârfele, deseori foarte departe de adevăr, dar discutate cu mare plăcere în sălile de mese și sălile de fumat;
• informații de primă mână, cu explicații și accent pe Puncte importante, pe care managerul îl oferă la ședința de planificare, acordând atenția cuvenită rezolvării obiecțiilor și reducând eficiența cuvântului în gură.

Și este obligatoriu să informați angajații cu privire la progresul departamentului pe calea prevăzută.

2) Control. Pe lângă numerele seci și categorice, este posibil să se monitorizeze atmosfera din echipă și să se clarifice motivele succesului sau scăderii performanței. Pe baza rezultatelor întâlnirii de planificare, deseori sunt identificate eșecuri în lanțul de interacțiune în cadrul departamentului și al companiei, iar managerul începe imediat să ia măsuri pentru a le elimina.

3) Motivațional. Angajații au nevoie de atenție. Să ne amintim celebrul efect Hawthorne în management - productivitatea muncii crește datorită faptului că se acordă atenție activităților angajaților. O întâlnire de planificare este una dintre cele mai bune modalități de a reaminti în mod regulat angajaților că sunt importanți și că munca lor primește suficientă atenție.

Unul dintre angajații din departament a avut o descoperire, o decolare - un motiv bun pentru a recunoaște realizările și, dacă este necesar, a susține spiritul competitiv din departament. Și pe lângă cifre, trebuie să vezi și ochii angajaților tăi. Managerul ar trebui să se uite și să-și asculte cu atenție angajații. Comportamentul angajatului s-a schimbat, pasiunea a dispărut - un motiv pentru care managerul să includă o conversație individuală în planul săptămânal.

4) Educațional. În această funcție, întâlnirea de planificare este un instrument indispensabil pentru simplificarea muncii manageriale dificile a unui manager. În timpul săptămânii, s-a întâmplat un caz de lucru care indica toată lumea - managerul îl notează și îl face cunoscut în ședința de planificare. Astfel, nevoia enervantă de a repeta de multe ori același lucru unor oameni diferiți este de domeniul trecutului și ne „ascuțim” în mod regulat și conștient instrumentele de lucru.

5) organizatoric. O bună practică este de a invita reprezentanți ai departamentelor conexe la întâlniri de planificare, în special în perioadele de inovare. O oportunitate de a stabili sau ajusta interacțiunea, de a rezolva conflicte și de a face schimb de experiență.

6) Disciplinare. U motivare, ca instrument de management, există un dezavantaj foarte semnificativ: efectul său este de scurtă durată. Puțini oameni sunt capabili de auto-motivare și cei cu această abilitate devin cel mai adesea lideri.

Disciplina, ritualurile și regulile regulate, inclusiv întâlnirile de planificare, sunt concepute pentru a ajuta la motivarea angajaților. O întâlnire de planificare este un eveniment. Angajații se obișnuiesc cu faptul că vor avea nevoie nu doar de raportări în cifre, ci și de dorința de a-și justifica indicatorii. Întrebările sunt pregătite pentru ședința de planificare, angajații colectează și trimit managerului cazurile despre care cred că ar trebui arătate întregului departament. Ca o cină în familie de vineri, întâlnirea de planificare devine o acțiune disciplinară obișnuită conform regulilor, când fiecare trebuie să-și lase treburile deoparte, să fie sigur că este prezent la locul de muncă și, în cele din urmă, să se întoarcă unul către celălalt. Acest lucru este deosebit de important.

Cât de des să ținem întâlniri de planificare

Consider că întâlnirile zilnice ale unității sunt potrivite doar pentru noii angajați care au nevoie de un stil de mentorat de management și de sprijin la fiecare pas. Pentru o echipă stabilită, întâlnirile de planificare ar trebui să fie săptămânale. Principalul lucru este că acestea se desfășoară în aceeași zi, la aceeași oră și coincid aproximativ ca durată și ordinea acțiunilor, ceea ce va păstra funcția disciplinară.

Exemplu scenariu posibil intalniri de planificare:

• Managerul face un mesaj informativ; pe baza rezultatelor, angajații pot pune întrebări clarificatoare.
• Managerul anunță indicatorii planificați și pune întrebări angajaților despre aceștia. Dacă este necesar, programează întâlniri individuale.
• Managerul vorbește despre cazul ilustrativ al săptămânii sau îl prezintă pe angajatul invitat.
• Managerul clarifică dacă există probleme urgente de lucru care sunt importante pentru întregul departament și necesită discuții la ședința de planificare. Evaluează probleme, ia decizii - ce să discute imediat, ce va necesita o decizie întârziată.
• Managerul vorbește despre planurile pentru săptămâna curentă - evenimente semnificative, întâlniri și încheie ședința de planificare.

Timpul costă

Ne luăm mult timp și pierdem timp - acesta este principalul motiv pentru care managerii refuză să organizeze întâlniri de planificare. Conduce la o abandonare completă a acestui instrument, sau totul se reduce la un scurt monolog al liderului fără părere din subordonati. Sunt păstrate doar funcțiile informaționale și ușor disciplinare.

Aceasta este de fapt o problemă: gestionarea „personal” este mai ușor decât lucrul cu un grup. Gestionarea dinamicii grupului este o artă bun lider. Scopul său este să conducă o întâlnire de planificare scurtă și clară și, în același timp, să primească feedback de la angajați, care va ajuta la corectarea mișcării dacă este necesar. Durata optimă este de până la 20-45 de minute. Acesta este timpul care s-a înrădăcinat în noi încă din copilărie ca perioadă de concentrare.

Puterea unui lider este că el stabilește regulile. Pentru a vă asigura că întâlnirea de planificare nu durează, trebuie să încheiați un „contract de întâlnire de planificare” cu angajații dvs. De exemplu:

• Discutam doar probleme generale, cele private sunt scoase la o decizie individuala.
• Să fim scurt și la obiect.
• Nu ne lasăm distrași de problemele de serviciu; trecem telefoanele noastre în modul vibrație.
• Afirmând o problemă, oferim o soluție.
• Discutăm probleme non-muncă în timpul orelor de lucru.

Setul de reguli poate varia în funcție de situație. Principalul lucru este că managerul gestionează reglementările și nu se afundă el însuși în probleme. Scopul întâlnirii de planificare este de a identifica, iar decizia poate fi luată ulterior, cântărind și studiind cu atenție toate detaliile în timp ce departamentul funcționează. Principalul lucru este să le arătați angajaților că problemele raportate sunt rezolvate. Uneori apar situații în care întâlnirea de planificare depășește timpul alocat, iar tensiunea în echipă este clar vizibilă. Apoi, trebuie să aranjați o întâlnire suplimentară, adesea după orele de program. Aceasta este priceperea unui manager - de a preveni escaladarea situației, de a identifica markeri care arată aspecte negative în echipă.

Desigur, va dura timp pentru a implementa instrumentul întâlnirii de planificare în departament. Uneori trebuie să efectuați mai multe evenimente înainte ca instrumentul să devină cu adevărat eficient. Când un manager devine deschis la feedback, va fi surprins să audă multe lucruri nerostite pe care angajații și-au dorit de mult să le spună, dar nu au avut niciodată ocazia. Și atunci am întrebat! Va trebui să vă gândiți la rolurile subordonaților dvs. și la utilizarea lor în dinamica de grup, să lucrați cu obiecții, să argumentați pentru nivel superior. Mulți manageri nu trec prin această cale specială de formare și intră în managementul individual, care necesită mult mai mult forță de muncă și mai puțin eficient, atunci când mai sunt doar doi pași până la succes.

Managerii care cunosc fluent acest instrument îl folosesc în departamentele lor cu mare succes, deoarece au putut să-i evalueze eficiența. Întâlnirea de planificare nu este o relicvă a trecutului și nu o formalitate, ci unul dintre cele mai moderne și eficiente instrumente care ajută la rezolvarea celei mai dificile sarcini în management - atingerea obiectivelor unității. Dar aceste obiective sunt cele care compun succesul întregii companii.