Care sunt responsabilitățile unui arhivar la o întreprindere? Arhivar: responsabilități ale postului

Descrierea postului arhivar (arhivist)

AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Un arhivist (arhivist) aparține categoriei specialiștilor tehnici.
1.2. Un arhivist (arhivist) este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului întreprinderii la recomandarea șefului arhivei.
1.3. Arhivistul (arhivistul) raportează direct șefului arhivei.
1.4. În absența arhivistului (arhistului), drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de arhivist (arhivist) este numită o persoană cu calificare inițială. educatie profesionala fără cerințe pentru experiență de muncă sau secundar (complet) educatie generalaşi pregătire specială pentru programul instalat fără nicio cerință de experiență în muncă.
1.6. Arhivarul (arhivistul) este ghidat în activitățile sale de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Statutul companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
- ordine si instructiuni de la conducere;
- reglementări privind arhiva;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului unui arhivist (arhivist)

Arhivistul (arhivistul) efectuează următoarele responsabilitatile locului de munca:

2.1. Organizeaza stocarea si asigura siguranta documentelor primite in arhiva.
2.2. Primește și înregistrează depozitele primite de la diviziuni structurale documente completate prin munca de birou.
2.3. Participă la elaborarea nomenclatorului cazurilor, verifică corectitudinea formării și executării acestora atunci când sunt transferate în arhivă.
2.4. În conformitate cu legislația în vigoare, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.
2.5. Întocmește inventare sumare ale unităților cu perioade de depozitare permanente și temporare, precum și acte de transfer de documente pentru depozitarea de stat, pentru radierea și distrugerea materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.
2.6. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.
2.7. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.
2.8. Monitorizează starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.
2.9. Monitorizează respectarea normelor de protecție împotriva incendiilor în incinta arhivei.
2.10. Emite copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.
2.11. Participă la lucrările de evaluare a valorii documentelor de arhivă.
2.12. Acceptă masurile necesare privind utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

Arhivistul (arhivistul) are dreptul:

Drepturile arhivistului (arhistului):

3.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
3.2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.
3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați managerul arhivei despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (divizii structurale, angajați individuali) identificate în procesul de îndeplinire a atribuțiilor lor. drepturi oficialeși responsabilități și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.
3.4. Solicitați personal sau în numele directorului de arhivă de la șefii de departamente ai întreprinderii și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

Toate întreprinderile angajează echipe de lucru. Informații despre care sunt stocate pentru un anumit timp în departamentele de personal ale organizației, după care sunt transferate în arhivă. Acolo, toate informațiile despre întreprindere și lucrătorii săi sunt stocate pentru o perioadă lungă de timp, care este prevăzută de reglementări pentru fiecare individ.

Postul de arhivar

Arhivarul este individual, care își desfășoară activitățile de muncă în arhivele unei anumite instituții. Această poziție solicitat în principal în organizațiile mari unde zilnic se realizează o cifră de afaceri mare de diverse documente.

Astfel de organizații includ:

institutii financiare;
bănci;
sediile principale ale filialelor de asigurări;
întreprinderi producătoare și industriale;
instituţiilor forma de stat proprietate.

Activitatea arhivei este următoarea:

asigura pastrarea si siguranta tuturor actelor documentare primite in arhiva;
primirea și procesarea documentelor primite;
participa la crearea unei liste de cazuri primite;
verificarea nivelului de alfabetizare a pregătirii și executării cazurilor atunci când acestea sunt primite;
criptează fișierele stocate în conformitate cu regulile interne intreprinderi;
ține o evidență permanentă a documentelor acceptate;
pregătirea materialelor pentru anulare sau distrugere dacă perioada lor de depozitare a expirat;
oferă căutare rapidă documentul solicitat, pentru care este necesară crearea și menținerea unui director adecvat;
eliberează la cerere oficială copiile sau originalele necesare ale documentelor de arhivă.

Numai șeful de secție are dreptul de a numi și demite un arhivar din funcție.

Care sunt responsabilitățile unui arhivar?

Responsabilitățile postului unui arhivar includ următoarele funcții:

formarea unui index de card, care poate fi compilat pe hârtie sau în formă electronică;
primirea corespondenței primite de organizație, înregistrarea acesteia și adăugarea ei în dulap;
furnizarea copiilor necesare stocate în arhivă. Acestea pot fi furnizate fie în formă originală pentru o anumită perioadă de timp, fie sub forma unei copii în mod continuu;
intocmirea si transmiterea diferitelor rapoarte catre supervizorul imediat;
efectuează corespondență cu alte organizații care au făcut o cerere corespunzătoare;
menține controlul asupra stării de siguranță a locului de muncă;
efectuează sarcini oficiale date de conducerea superioară a unității;
împiedică dispariția documentelor de arhivă și, de asemenea, împiedică terții să acceseze cabinetele de dosare;
monitorizați starea materialelor depozitate, dacă se identifică vreo încălcare, eliminați-o cât mai bine;
ține evidența constantă a materialelor acceptate pentru depozitare și emise pentru utilizare.

Orice angajator are tot dreptul de a ajusta personal responsabilitățile unui astfel de angajat.

Există, de asemenea, cazuri când un lucrător de arhivă deține o altă funcție cu fracțiune de normă. Astfel, numărul responsabilităților funcționale crește.

Cerințe de calificare pentru un arhivar

În funcția de arhivar este numit un angajat care are cunoștințe cel puțin superficiale despre următoarele informații:

Pe lângă cunoștințe, un arhivist trebuie să fie capabil să:

utilizați un computer personal și alte echipamente de birou;
lucrează cu cantități mari de informații;
formulați-vă corect ideile și trebuie să le exprimați corect atât în formă scrisă, cât și orală.

De asemenea, arhivistul trebuie să aibă o idee despre întreprinderea în care lucrează și să cunoască toate profesiile implicate în diferitele facilități ale organizației. Astfel, un număr mare de întrebări inutile vor dispărea la emiterea actului documentar solicitat.

Cerințele pentru caracteristicile personale ale unui arhivar sunt:

memorie buna;
capacitatea de a analiza cantități mari de informații primite;
observați cele mai mici detalii;
caracter calm, nu temperat;
curățenie;
aptitudini organizatorice;
dorinta de a munci.

Această poziție nu necesită ca solicitantul să aibă experiență de lucru specifică. Și permite unui specialist în arhivă conștiincios și competent să urce pe scara carierei. Ceea ce este un mare plus pentru absolvenții instituțiilor de învățământ superior și profesional.

Responsabilitățile și drepturile arhivei de lucru

Un lucrător aflat într-o astfel de poziție are următoarele drepturi:

Responsabilitățile arhivistului includ gestionarea obligatorie a următoarelor acte legislative:

cadrul de reglementare al Federației Ruse;
reglementările interne de muncă ale întreprinderii, care se elaborează în cadrul diviziei pe bază prevedere standard, și aprobat de șeful departamentului. Arhivarul trebuie să fie familiarizat cu un astfel de document local împotriva semnăturii;
ordinele și ordinele angajaților care îi supraveghează munca, adică autoritățile superioare;
cu instrucțiunile dumneavoastră profesionale. Cu care trebuie să fii familiarizat.

De asemenea, angajatul arhivei este obligat să se prezinte la șeful său imediat (șeful biroului sau șeful departamentului de personal) și să mențină subordonarea.

În caz de concediu medical, concediu sau deplasare de afaceri a arhivarului, directorul unității îi atribuie atribuțiile unei alte persoane.

Responsabilitatea angajatului

Specialistul în arhivă este persoana responsabilă. El este responsabil în primul rând pentru:

calitate proastă și îndeplinirea prematură a obligațiilor cuiva în conformitate cu fișa postului și „ Codul Muncii" Federația Rusă;
diverse încălcări comise în perioada sa activitatea munciiîntr-o anumită organizație. încălcările permise pot duce la sancțiuni administrative, civile și chiar penale;
cauzarea daunelor morale sau materiale unei întreprinderi, care este reglementată de legislația legală a Federației Ruse.

Încălcări în timpul activității de muncă a unui angajat departamentul arhive identificate de specialiștii întreprinderii și autoritățile de reglementare. Prin urmare, o persoană care nu își îndeplinește îndatoririle directe poate fi supusă sancțiunilor administrative sub forma unei amenzi. Și, de asemenea, are tot dreptul să-l îndepărteze pe contravenient de la îndeplinirea îndatoririlor sale oficiale

În funcție de prejudiciul material cauzat organizației, arhivistul poate fi tras la răspundere în conformitate cu Codul penal al Federației Ruse. Ceea ce, în consecință, poate duce, în cel mai bun caz, la o amendă și, în cel mai rău caz, la închisoare pentru o anumită perioadă.

In contact cu

Fiecare companie are propria arhivă de documente, care este supusă unui control atent. Cele mai importante materiale sunt stocate în arhivă pentru o perioadă destul de lungă. Pentru ca informațiile valoroase să fie sistematizate și stocate în conformitate cu instrucțiunile și reglementările, societatea angajează o persoană a cărei profesie se numește arhivar.

Responsabilități și sarcini

Un angajat care lucrează într-o arhivă trebuie să aibă un anumit set de calități care îl caracterizează ca profesionist în domeniul său. La prima vedere, munca poate părea simplă, dar de fapt, Un arhivar are o gamă foarte largă de responsabilități. Acestea includ:

sistematizarea și selecția documentației;
acceptarea și prelucrarea documentelor pentru depozitare;
pregătirea certificatelor pentru documente;
transferul documentelor în depozitele agențiilor guvernamentale;
menținerea evidenței organizației;
păstrarea documentelor până la expirarea acestora;
controlul asupra utilizării materialelor de arhivă;
compilarea și completarea unei baze de date de documentație;
contabilizarea tuturor documentelor și a altor documente primite în arhivă;
plasarea cazurilor;
controlul asupra stării documentației;
restaurarea documentelor pierdute.

Sarcinile unui arhivist includ organizarea depozitării documentației și înregistrarea acesteia. Arhivătorul face și un inventar al tuturor documentelor. Responsabilitățile postului includ:

participarea la examene;
respectarea regulilor de securitate la incendiu;
eliberarea de copii ale documentelor la cererile primite.

Prevederi de bază ale instrucțiunilor

Descrierea postului unui arhivar în diferite organizații poate diferi, totul depinde de modul în care șeful companiei vede activitățile acestei persoane. Cu toate acestea, de regulă, următoarele puncte sunt repetate în majoritatea instrucțiunilor.

Arhivarul trebuie să știe:

reglementări și instrucțiuni referitoare la arhivarea în organizație;
structura organizatiei;
procedura de acceptare și transfer de documente pentru depozitare;
reguli de utilizare a documentelor;
sistem de management al biroului;
acte juridice de reglementare în materie de arhivă;
reglementările muncii;
reguli de utilizare a mijloacelor tehnice;
reguli de raportare;
legislatia muncii;
procedura de intocmire a actelor de distrugere a documentatiei;
reguli pentru întocmirea unui inventar;
reguli de securitate la incendiu.

Pe lângă îndatoriri, arhivistul are și drepturi.

Acestea includ:

familiarizarea cu deciziile conducerii organizației care se referă la activitățile acesteia;
solicitarea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale;
solicitarea de informații legate de activitățile sale directe;
raportarea deficiențelor în activitatea organizației identificate în procesul de îndeplinire a activității acesteia;
reprezentarea intereselor companiei;
neexecutarea muncii dacă există o amenințare pentru sănătate sau viață;
semnarea documentației în sfera atribuțiilor lor;
Mentinerea comunicarii cu angajatii organizatiei pe probleme de munca.

Pentru lucru nepotrivit arhivar poartă responsabilitatea conform prevederilor legislației muncii din Federația Rusă. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul muncii, arhivarul poartă răspunderea penală, administrativă sau codurile civile Federația Rusă. Răspunderea pentru cauzarea prejudiciului material este prevăzută de legislația muncii și civilă.

Răspunderea poate apărea pentru:

îndeplinirea slabă a îndatoririlor cuiva;
dezvăluirea de informații care sunt secrete comerciale;
dezvăluirea de informații care sunt secrete de stat;
încălcarea regulamentului intern al organizației;
încălcarea etichetei în afaceri;
dezvăluirea de informații confidențiale;
daune aduse întreprinderii;
încălcarea siguranței la incendiu;
trimiterea de informații false managerului sau managerului arhivei;
încălcări ale regulamentelor și instrucțiunilor întreprinderii.

Criteriile de evaluare a muncii unui arhivar includ:

menținerea disciplinei la întreprindere;
performanța de înaltă calitate a muncii dvs.;
îndeplinirea la timp a sarcinilor.

Munca arhivistului este evaluată de conducerea superioară a departamentului de arhivă.

Cerințe pentru un arhivar. Ce ar trebui să știe?

Arhivarul are o relație cu profesie tehnică. Un lucrător de arhivă poate fi o persoană care are educație de specialitate în specialitatea „afacere de arhivă” sau „muncă de birou”. Un specialist în arhivă trebuie să aibă anumite calități:

fii atent și pedant;
ai perseverență și răbdare;
să fie responsabil și organizat;
ai disciplină și calm;
fii atent și concentrat;
au abilități motorii fine;
au cunoștințe bune de limba rusă;
au capacitatea de a analiza informațiile.

Și, de asemenea, arhivist trebuie să aibă o memorie bună, au o atenție sporită la detalii, să poată percepe o cantitate mare de informații și să fie punctuali. Un angajat al arhivei trebuie să fie dispus să facă o muncă monotonă pentru o lungă perioadă de timp.

Principalele cerințe pentru o persoană care lucrează în arhivă sunt:

capacitatea de a lucra cu tehnologia organizațională;
cunoștințe de bază ale calculatorului;
vorbire alfabetizată scrisă și orală;
cunoasterea si respectarea legislatiei Federația Rusă, regulamente și instrucțiuni în materie de arhivă;
capacitatea de a lucra cu un flux imens de informații;
experienţă;
în unele cazuri există o limită de vârstă.

În plus, arhivistul trebuie urmează o pregătire profesională periodică pentru a vă îmbunătăți nivelul de cunoștințe. Formarea la locul de muncă este de domeniul trecutului. Puteți studia într-un program de master. Vă va permite să obțineți o diplomă de master în știința arhivistică, să vă îmbunătățiți cunoștințele și abilitățile în lucrul cu documente de arhivă. În viitor, acest lucru va face posibilă revendicarea mai multor poziție înaltă, deveni adjunct sau șef al arhivei.

La arhivar nu ar trebui să existe contraindicații medicale pentru lucrul în arhive organizatii. Contraindicațiile includ:

boli ale sistemului musculo-scheletic;
deficiență de vedere;
boli nervoase și mentale;
alergie la praf;
dependența de droguri și alcool;
boli ale aparatului auditiv;
boli legate de vorbire;
pierderea conștienței;
Crize de epilepsie;
boli de piele;
convulsii;
tulburări de coordonare a mișcărilor;
boli infecțioase.

Ce companii au nevoie de un astfel de angajat?

În Federația Rusă există arhive de importanță federală, arhive ale entităților constitutive ale Federației și arhive departamentale. Ei pot lucra în institutii guvernamentale, de exemplu, la oficiul de stat. În acest caz, sarcina lui va fi să înregistreze natalitatea și mortalitatea, să păstreze copii ale documentelor și ale altor documente. De asemenea, angajații pot lucra în arhivele muzeelor, monitorizează și organizează expoziții. Unități de învățământ De asemenea, nu se pot lipsi de un arhivar, deoarece conțin o mulțime de documente de la studenți și angajați. În instituţiile medicale se ocupă arhivistul contabilitate si depozitare documentatie medicala , carduri și istorice medicale.

În biblioteci este nevoie și de lucrători în această profesie. Pe fabrici mari Avem arhive proprii cu documente, așa că un astfel de angajat este prezent și acolo. Băncile au nevoie de specialiști rețele de vânzare cu amănuntul, firme de asigurari. Persoanele fizice pot apela la serviciile arhivistilor, de exemplu, dacă o familie dorește să le păstreze biblioteci de familie, înregistrări istorice.

Documentația întreprinderilor trebuie să fie stocată corect și cu acuratețe, iar asta monitorizează arhivistul. El le umple și le așează pe rafturi și rafturi pentru o recuperare mai rapidă. Specialist creează baze de date electronice date, directoare și completează registrul, simplificând astfel munca pentru dvs. și pentru alți lucrători.

Arhiviștii lucrează cu cantități mari de informații și documente și sunt custozii tuturor hârtii valoroase. Ei petrec puțin timp în aer liber, deoarece munca lor se desfășoară în interior. Uniforma principală de lucru este halatul. A mea vacanță profesională Lucrătorii arhivei sărbătoresc 10 martie.

Videoclipul conține informații interesante despre profesia de Arhivar.

DESCRIEREA POSTULUI

arhivar

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Această fișă a postului definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile arhivistului „____________” (denumită în continuare „Organizația”).

1.2. Arhivarul este numit în funcție și eliberat din funcție așa cum este stabilit de curent legislatia muncii ordin prin ordin al conducătorului Organizaţiei.

1.3. Arhivirul raportează direct Organizației _____________.

1.4. O persoană care are studii profesionale primare fără cerințe de experiență de muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe pentru experiență de muncă este numită în funcția de arhivist.

1.5. Arhivarul trebuie să știe:

Acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind managementul arhivistic la întreprindere;

Procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora;

Unit sistem de stat munca de birou;

Procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor;

Procedura de înregistrare a fișierelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare;

Procedura de menținere a înregistrărilor și raportare;

Structura organizatiei;

Fundamentele organizării muncii;

Reguli de exploatare a mijloacelor tehnice;

Fundamentele legislației muncii;

Reglementări interne ale muncii, reguli și reglementări privind protecția muncii.

1.6. În perioada de absență temporară a arhivistului, atribuțiile acestuia sunt atribuite ____________.

2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE

2.1. Arhivarul îndeplinește următoarele atribuții:

2.1.1. Realizează lucrări de arhivă în cadrul Organizației.

2.1.2. Organizeaza stocarea si asigura siguranta documentelor primite in arhiva.

2.1.3. Acceptă și înregistrează documentele primite pentru depozitare de la diviziile structurale care au fost finalizate prin lucrări de birou.

2.1.4. Participă la elaborarea listelor de cazuri, verifică corectitudinea formării și execuției la transferarea lor în arhivă.

2.1.5. În conformitate cu regulile actuale, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.

2.1.6. Întocmește inventare sumare ale unităților cu perioade de depozitare permanente și temporare, precum și acte de transfer de documente pentru depozitarea de stat, pentru radierea și distrugerea materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.

2.1.7. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.

2.1.8. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.

2.1.9. Monitorizează starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.

2.1.10. Monitorizează respectarea normelor de protecție împotriva incendiilor în incinta arhivei.

2.1.11. Emite copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.

2.1.12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

3. DREPTURI

3.1. Arhivarul are dreptul:

3.1.1. Solicitați și primiți materialele necesareși documente legate de activitățile arhivistului.

3.1.2. Intră în relații cu departamentele instituțiilor și organizațiilor terțe pentru a rezolva problemele operaționale activitati de productie, care este de competența arhivistului.

3.1.3. Reprezintă interesele Organizației în organizații terțe pe probleme legate de activitățile sale profesionale.

4. RESPONSABILITATE

4.1. Arhivarul este responsabil pentru:

4.1.1. Neîndeplinirea îndatoririlor sale funcționale.

4.1.2. Informații inexacte despre starea lucrării.

4.1.3. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor și instrucțiunilor din partea șefului Organizației.

4.1.4. Neluarea măsurilor pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile Organizației și ale angajaților săi.

4.1.5. Neasigurarea respectării disciplinei muncii.

5. CONDIȚII DE MUNCĂ

5.1. Programul de lucru al arhivistului se stabilește în conformitate cu Regulamentul Intern al Muncii stabilit în Organizație.

5.2. Din cauza nevoilor de producție, arhivarul este obligat să se deplaseze la calatorii de afaceri(inclusiv semnificația locală).

6. DREPTUL DE SEMNĂTURA

6.1. Pentru asigurarea activității sale, arhivarului i se acordă dreptul de a semna documente organizatorice și administrative pe probleme cuprinse în responsabilitățile sale funcționale.

Am citit instrucțiunile ___________________/_________________/ (semnătură)

CEO

SA „___________”

_______________ ___________.

___ __________ 20__

Fișa postului arhivar Nr. __

Dispoziții generale

1. Un arhivar aparține categoriei specialiștilor tehnici.

2. În funcția de arhivar este numită o persoană care are studii profesionale primare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe de experiență în muncă.

3. Numirea în funcția de arhivar și eliberarea din aceasta se face prin ordin director generalîntreprinderi la recomandarea șefului departamentului de personal.

4. Arhivistul trebuie să știe:

Acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind gestionarea arhivelor la întreprindere.
Procedura de primire și depunere a documentelor la arhivă, păstrarea și utilizarea acestora.
Un sistem de stat unificat de evidență.
Procedura de întocmire a descrierilor documentelor de depozitare permanentă și temporară și a actelor de distrugere a documentelor.
Procedura de înregistrare a fișierelor și pregătirea acestora pentru stocare și utilizare.
Procedura de ținere a evidențelor și de întocmire a rapoartelor.
Structura întreprinderii.
Bazele organizării muncii.
Reguli de funcționare a echipamentelor tehnice.
Legislația muncii.
Reglementări interne ale muncii.
Reguli si regulamente de protectie a muncii, securitate la incendiu, salubritate industriala.

5. Arhivarul în activitățile sale este ghidat de:

Reglementări privind arhiva.

Această descriere a postului.

6. Arhivistul raportează direct șefului departamentului resurse umane.

7. În lipsa arhivistului (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului general al întreprinderii, care răspunde de buna executare a acestora.

8. Persoanele care au promovat un control medical, instrucțiuni introductive și inițiale privind protecția muncii și siguranța la incendiu și care au Grupa 1 la securitatea electrică au voie să lucreze ca arhivar.

9. Arhivareste obligat să aibă grijă de securitatea și sănătatea personală, precum și securitatea și sănătatea persoanelor din jur în timpul efectuării oricărei lucrări; prudență la deplasarea pe teritoriul portului fluvial, în clădirea administrativă și în camera de arhivă.

10. Arhivarul nu trebuie să atingă părțile sub tensiune, firele, cablurile și echipamentele electrice sub tensiune cu mâinile sau obiectele sale.

11. Lucrările peste 1 metru se efectuează utilizând scări sau scări portabile deservite, testate și instalate în siguranță, folosirea diferitelor obiecte (scaune, butoaie, cutii) în acest scop este interzisă.

12. Scarile trebuie sa aiba pantofi de cauciuc pe snur. Este interzisă efectuarea oricărei lucrări de pe o scară susținută de un alt muncitor.

14. Asigurați stivuirea stabilă a documentelor de arhivă pe rafturile de sus.

15. Formarea unui teanc de documente de arhivă pe nivelurile superioare nu trebuie permisă pentru a evita prăbușirea acestora.

16. Este interzisă tragerea documentelor de arhivă de pe rafturile adiacente în timp ce se află pe o scară sau scară; de asemenea, scoateți documentele de pe rafturile superioare în timp ce sunt în partea de jos pentru a evita prăbușirea lor.

17. Nu blocați pasajele cu diverse documente de arhivă și alte obiecte.

Responsabilitati

Principalele sarcini ale arhivistului sunt:

1. Asigurarea selectării, organizării, achiziționării, utilizării și siguranței documentelor acceptate în arhivă (inclusiv documentele în scopuri practice completate prin documente).

2. Crearea unui aparat de referință pentru ei.

3. Întocmirea și transferul la timp în stocarea de stat a documentelor întreprinderii generate în activitățile organizației.

4. Monitorizarea formării și înregistrării cazurilor în activitatea de birou a diviziilor organizației.

2. Pentru a îndeplini sarcinile de mai sus, arhivistul:

1. Organizează depozitarea și asigură siguranța documentelor primite în arhivă.

2. Acceptă și înregistrează documentele primite spre depozitare de la diviziile structurale, finalizate cu lucrări de birou.

3. Participă la elaborarea nomenclatorului dosarelor, verifică corectitudinea formării și executării acestora la transferarea în arhivă.

4. În conformitate cu legislația în vigoare, criptează unitățile de stocare, sistematizează și plasează fișiere și ține evidența acestora.

5. Întocmește inventare sumare ale unităților de depozitare permanentă și temporară, precum și acte de transfer de documente pentru depozitare de stat, de radiere și distrugere a materialelor ale căror perioade de depozitare au expirat.

6. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.

7. Participă la lucrările de examinare a valorii științifice și practice a documentelor de arhivă.

8. Monitorizează starea documentelor, oportunitatea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței acestora.

9. Monitorizează respectarea regulilor de securitate la incendiu în incinta arhivei.

10. Eliberează copii și documente de arhivă în conformitate cu solicitările primite, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă, întocmește date pentru raportarea activității arhivei.

11. Participă la lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă, participă la inventarierea efectuată în compartiment.

12. Ia măsurile necesare pentru utilizarea mijloacelor tehnice moderne în muncă.

13. Dacă este necesar, pregătește date pentru raportarea activității arhivei.

14. Planifică-ți ziua în mod rațional.

Drepturi

Arhivarul are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.

3. În limitele competenței dumneavoastră, informați șeful departamentului de personal despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (divizii structurale, angajați individuali) identificate în procesul de îndeplinire a drepturilor și responsabilităților lor oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Solicită personal sau în numele șefului departamentului de personal de la șefii de departamente ai întreprinderii și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Să solicite conducerii întreprinderii să acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor și drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului, precum și să creeze condiții adecvate pentru asigurarea funcționării normale.

6. Ajustați-vă activitățile de muncă în funcție de circumstanțe în schimbare.

Responsabilitate

Arhivarul este responsabil pentru:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare.

2. Pentru infractiunile savarsite in cursul desfasurarii activitatii lor - in limitele determinate de legislatia administrativa, penala si civila in vigoare.

3. Pentru a provoca daune materiale- in limitele determinate de legislatia in vigoare.

4. Arhivarpoartă responsabilitatea personală pentru încălcarea cerințelor prevăzute în prezenta instrucțiune în conformitate cu legislația în vigoare, șiresponsabil personal pentru acțiunile acestora în ceea ce privește respectarea cerințelor tehnice și de securitate la incendiu.

5. Pentru asigurarea materială completă pentru siguranța bunurilor de valoare care i-au fost încredințate.

Cerințe de calificare

1. Un arhivist trebuie să aibă studii profesionale primare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe de experiență în muncă.

Cerințe de siguranță în situații de urgență

In caz de Situații de urgență informați imediat supervizorul dvs. imediat, administrația sau conducerea portului și acționați în conformitate cu instrucțiunile acestora.
În cazul unui accident, opriți imediat munca și raportați incidentul supervizorului dvs. imediat.

De acord:

_______________________