Fișa postului șefului compartimentului arhivă a administrației. Fișa postului directorului (șefului) arhivei tehnice
31,2 KB
descărcare
119-r din 27.04.2017
ADMINISTRARE
districtul municipal„Cartierul Meshchovsky”
Regiunea Kaluga
COMANDA
La aprobarea fișei postului
„Cartierul Meshchovsky”
- Aprobați fișa postului șefului compartimentului arhivă
administrarea districtului municipal „sectorul Meshchovsky” (anexat).
- Ordinul administrației nr. 785 din 10 decembrie 2013, „Cu privire la fișa postului șefului departamentului de arhive al administrației raionului Meshchovsky MR”, va fi declarat invalid.
- Controlul asupra punerii în aplicare a prezentului ordin este încredințat managerului de administrație, S.V. Lovakov.
Şef Administraţie V.G. Poliakov
Aplicație
la dispoziția administrației
districtul municipal
„Cartierul Meshchovsky”
DESCRIEREA POSTULUI
şeful departamentului de arhivă
administrația districtuală municipală
„Districtul Meshchovsky” din regiunea Kaluga
1.1. Poziția de șef al departamentului de arhivă al administrației districtului municipal „Districtul Meshchovsky” este o funcție de serviciu municipal.
1.2. Funcția de șef al compartimentului arhivă aparține grupului de funcții de conducere (clauza 1.3., subsecțiunea grupului de funcții de conducere, secțiunea de posturi din categoria „specialiști” din Registrul funcțiilor municipale, funcții municipale ale serviciului municipal din regiunea Kaluga (Legea Regiunii Kaluga din 26 aprilie 2012 Nr. 272- OZ).
1.3. Domeniul de activitate profesională oficială (denumită în continuare domeniul de activitate), în conformitate cu care un angajat municipal îndeplinește atribuții oficiale: management în domeniul afacerilor de arhivă municipalitate.
1.4. Tipul de activitate profesională oficială (denumită în continuare tipul de activitate), conform căruia un angajat municipal îndeplinește atribuții oficiale: formarea și întreținerea fondurilor de arhivă ale municipalității (clauza 16, partea 1, articolul 15). Legea federală Nr 131-FZ din 26 aprilie 2012; Clauza 3, Clauza 4, Articolul 4, Clauza 1, Art. 13 din Legea federală nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004).
1.5. Scopul executării responsabilități de serviciu angajat municipal care ocupă funcția de șef al compartimentului arhivă: organizarea și întreținerea compartimentului arhivistic; asigurarea păstrării, achiziționării, evidenței și utilizării documentelor de arhivă constituite și în curs de formare în activitățile organizațiilor clasificate drept proprietate municipală, precum și a fondurilor de arhivă și a documentelor de arhivă ale persoanelor juridice și persoanelor fizice transferate către legalîn proprietatea municipală.
1.6. Principalele sarcini pe care se concentrează îndeplinirea atribuțiilor oficiale ale șefului compartimentului arhivă: asigurarea securității și evidenței documentelor de arhivă supuse păstrării permanente; furnizarea de acreditări în modul prescris către Departamentul de Arhive al Regiunii Kaluga; desfășurarea de activități pentru a crea conditii optime depozitarea documentelor și asigurarea siguranței lor fizice; pregătirea, furnizarea către Administrație și implementarea propunerilor de asigurare a siguranței documentelor stocate în Compartiment; organizatoric-
managementul metodologic al activităților arhivelor departamentale; suport informațional pentru autorități administrația locală; organizarea utilizării documentelor de arhivă; satisfacerea drepturilor cetățenilor la informații de arhivă.
1.7. Șeful departamentului de arhivă este numit și demis de șeful administrației districtului municipal „Districtul Meshchovsky”, în acord cu Departamentul de arhive al regiunii Kaluga.
1.8. Șeful departamentului de arhivă este direct subordonat managerului administrației districtului municipal „districtul Meshchovsky”.
- Cerințe de calificare
- Pentru ocuparea postului de șef al compartimentului arhivă se stabilesc următoarele: cerințe de calificare, inclusiv cerințele de calificare de bază și funcționale.
2.1. Cerințe de bază de calificare:
2.1.1. Un angajat municipal care ocupă postul de șef al departamentului de arhivă trebuie să aibă un superior învăţământul profesional-diplomă de licență
2.1.2. Pentru a ocupa postul de șef al departamentului de arhivă, a fost stabilită o cerință pentru cel puțin doi ani de experiență în serviciul municipal sau cel puțin patru ani de experiență de muncă în specialitatea sau zona de pregătire.
2.1.3. Șeful departamentului arhivă trebuie să aibă următoarele cunoștințe de bază:
1) cunoașterea limbii de stat Federația Rusă(limba rusă);
2) cunoștințe juridice despre elementele de bază:
a) Constituția Federației Ruse;
b) Legea federală din 6 octombrie 2003 nr. 131-FZ „Cu privire la principii generale organizații de autoguvernare locală din Federația Rusă”;
c) Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”;
d) legislaţia anticorupţie.
2.1.4. Șeful departamentului arhivă trebuie să aibă următoarele abilități de bază:
Management eficient al personalului;
Planificarea lucrărilor și monitorizarea implementării acesteia;
Adoptarea și implementarea promptă a deciziilor de management și a altor decizii; prezicerea consecințelor deciziilor luate;
Desfășurarea negocierilor de afaceri cu reprezentanții agentii guvernamentale, administrații locale, organizații;
Pregătirea și conducerea corespondenței de afaceri;
Respectarea eticii comunicare de afaceri atunci când interacționează cu cetățenii;
Cunoștințe în calculatoare și alte echipamente de birou, software-ul necesar
dispoziţie;
Lucru pe internet și sisteme informatice și juridice.
2.2. Un angajat municipal care ocupă funcția de șef al departamentului de arhivă trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de calificare funcțională.
2.2.1. Șeful departamentului arhivă trebuie să aibă:
a) studii superioare profesionale în specialitatea, direcția de pregătire „Documentare și studii arhivistice”, „Studii istorice și arhivistice”.
2.2.2. Șeful departamentului de arhivă trebuie să aibă următoarele cunoștințe în domeniul legislației Federației Ruse, cunoștințe ale actelor juridice municipale și alte cunoștințe necesare pentru îndeplinirea sarcinilor oficiale în domeniul de activitate relevant și tipul de activitate:
Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”;
Ordinul Ministerului Federației Ruse din 31 iulie 2007 nr. 1182 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor standard de arhivă generate în domeniul științific, tehnic și activitati de productie organizații care indică perioadele de păstrare”;
Ordinul Ministerului Federației Ruse din 06.03.2011 nr. 635 „Cu privire la aprobarea Procedurii de utilizare a documentelor de arhivă în stat și arhivele municipale»;
Ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 18 ianuarie 2007 nr. 19 „Cu privire la aprobarea Regulilor de organizare a stocării, achiziționării, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor arhive. documente din arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe”;
Carta districtului municipal „districtul Meshchovsky” din regiunea Kaluga a fost aprobată prin decizia Adunării districtuale a districtului municipal „districtul Meshchovsky” din 26 mai 2011 nr. 131;
Reglementări privind administrarea districtului municipal „sectorul Meshchovsky”;
Reglementări privind departamentul de arhive al administrației districtului municipal „sectorul Meshchovsky”;
Metode de desfășurare a negocierilor de afaceri, metode de gestionare a aparatului unui organism guvernamental local, un organism municipal;
Reguli de etichetă în afaceri;
Reguli și reglementări de protecție a muncii, siguranță și apărare împotriva incendiilor, regulamente interne de muncă ale unui organism administrativ local, organ municipal, procedură de lucru cu informații oficiale;
Conceptul, esența, scopurile arhivării;
Organizarea muncii instituţiilor arhivistice;
Procedura de primire, înregistrare, sistematizare, păstrare și utilizare a documentelor de arhivă;
Procedura de constituire și întreținere a arhivei municipale.
2.2.3. Șeful compartimentului arhivă trebuie să aibă următoarele
aptitudinile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale în domeniul de activitate și tipul de activitate relevant:
Efectuează o examinare a valorii documentelor, efectuează măsuri organizatorice și metodologice pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente în arhivele statului;
Întocmește rapoarte stabilite pe probleme de arhivă.
- Responsabilitățile postului
Pe baza sarcinilor și funcțiilor definite de Regulamentul cu privire la departamentul de arhive al administrației districtului municipal „sectorul Meshchovsky”, șefului departamentului îi sunt atribuite următoarele responsabilități:
3.1. Respectați restricțiile, nu încălcați interdicțiile stabilite de Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă” și alte legi federale.
3.2. Îndepliniți principalele responsabilități prevăzute de Legea federală nr. 25-FZ din 2 martie 2007 „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”.
3.3. Efectuați instrucțiunile de la managerul dumneavoastră cu acuratețe și la timp.
3.4. Respectați regulile muncii de birou, inclusiv înregistrarea și păstrarea în mod corespunzător a documentelor și materialelor primite pentru execuție, predarea acestora în timp util persoanei responsabile cu munca de birou, inclusiv la plecarea în vacanță, plecarea într-o călătorie de afaceri, în cazul boală sau părăsirea unui post.
3.5. Respectați reglementările oficiale stabilite, Codul model de etică și conduită oficială a funcționarilor publici din Federația Rusă și angajaților municipali, regulile de întreținere a birourilor și regulile de siguranță la incendiu.
3.6. Aveți grijă și utilizați în mod rațional bunurile puse la dispoziție pentru îndeplinirea îndatoririlor oficiale și, de asemenea, nu utilizați această proprietate în scopul generării de venituri sau alte câștiguri personale.
3.7. Informați reprezentantul angajatorului (angajatorului) despre interesele personale în îndeplinirea atribuțiilor oficiale, care pot duce la un conflict de interese și luați măsuri pentru a preveni un astfel de conflict.
3.8. Anunțați reprezentantul angajatorului (angajatorului), al parchetului sau al altor organe guvernamentale despre toate cazurile de orice persoane care îl contactează pentru a-l determina să comită infracțiuni de corupție.
3.9. În conformitate cu funcțiile și sarcinile atribuite departamentului, șeful departamentului arhivă îndeplinește atribuțiile de:
Managementul general al activitatilor departamentului;
Asigurarea creșterii nivelului de dezvoltare a științei arhivistice în raza municipiului;
Planificarea lucrărilor, întocmirea rapoartelor privind activitatea departamentului;
Dezvoltare și supunere spre aprobare Șefului Administrației
districtul municipal „cartierul Meshchovsky” Regulamente privind departamentul;
Asigurarea conformitatii cu reglementarile interne de munca si fisele postului din departament;
Elaborarea unui nomenclator al dosarelor de departament, asigurarea depozitării dosarelor și documentelor de departament, pregătirea și trimiterea dosarelor de depozitare permanentă la arhivă;
Pregătirea referințelor, informațiilor, analitice, materiale didactice pe probleme de competența departamentului;
Elaborarea și transmiterea spre examinare în modul prescris a proiectelor de acte normative de reglementare ale administrației municipiului de competența departamentului;
Asigurarea implementarii actelor juridice de reglementare in limita atributiilor acestora;
Elaborarea și clarificarea sistematică a listelor întreprinderilor, organizațiilor, instituțiilor și altor entități economice ale căror documente sunt supuse transferului în arhiva municipală;
Asigurarea securitatii si securitatii la incendiu in arhiva;
Organizarea selectării și recepționării documentelor de la întreprinderi, organizații, instituții, alte entități economice - surse de achiziție ale arhivei municipale;
Verificarea disponibilitatii documentelor pe fonduri;
Efectuarea unei examinări a valorii documentelor:
Organizarea controlului asupra executării documentelor primite;
Luarea în considerare a contestațiilor formulate de cetățeni și persoane juridice în modul prescris.
- Drepturi
Alături de drepturile de bază care sunt definite de articolul 11 din Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”, șeful departamentului de arhivă are dreptul:
4.1. Solicitare din partea oficialilor organisme federale puterea de stat si ei organelor teritoriale, organisme guvernamentale ale unei entități constitutive a Federației Ruse, alte organisme guvernamentale, organisme guvernamentale locale, organizații și primesc, în modul prescris, documentele și informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale.
4.2. Implicați, în modul prescris, pentru pregătirea proiectelor de documente, elaborarea și implementarea activităților desfășurate de departamentul de arhivă, angajați ai diviziilor structurale ale administrației districtului municipal „sectorul Meshchovsky”.
4.3. Participați la evenimente (întâlniri, conferințe, seminarii) în conformitate cu procedura stabilită, al căror conținut corespunde domeniului de activitate și tipului de activitate.
4.4. Primește, în modul prescris, informații și materiale necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale, precum și face propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului.
4.5. Îmbunătățiți-vă abilitățile utilizând fonduri de la bugetul local.
- Responsabilitate
Șeful departamentului de arhivă este responsabil stabilit prin lege responsabilitate:
5.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse și de legislația privind serviciul municipal.
5.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
5.3. Pentru a provoca daune materialeîn limitele determinate de legislația muncii și civilă a Federației Ruse.
- Lista problemelor asupra cărora un angajat municipal are dreptul sau obligația de a lua în mod independent decizii de management și alte decizii
6.1. Șeful departamentului de arhivă, în conformitate cu competența sa, are dreptul sau obligația de a lua în mod independent decizii sub forma unor documente precum:
planul de lucru al departamentului;
Raport asupra activității departamentului;
Indicatori ai principalelor direcții și rezultate ale activităților departamentului;
Notă oficială (oficială).
6.2. Lista problemelor asupra cărora șeful departamentului de arhivă are dreptul sau obligația de a lua în mod independent decizii de management sau alte decizii:
Verificarea documentelor depuse pentru conformitatea cu cerințele legale, corectitudinea acestora și caracterul complet al informațiilor specificate în documente;
Eliberarea de copii ale documentelor de arhivă, furnizarea de informații a utilizatorilor cu documente de arhivă în conformitate cu solicitările acestora;
Alegerea unei metode de finalizare a sarcinilor atribuite.
- Lista problemelor asupra cărora un angajat municipal are dreptul sau obligația de a participa la pregătirea proiectelor de acte normative de reglementare și (sau) a proiectelor de management și a altor decizii
Șeful compartimentului arhivă, în limitele atribuțiilor postului stabilite prin prezenta fișă a postului, și în caz de necesitate oficială, participă la pregătirea:
7.1. Acte normative de reglementare și (sau) proiecte de acte normative de reglementare, management și alte decizii privind problemele de activitate din domeniul afacerilor arhivistice a municipiului.
- Perioadele de timp și procedurile de pregătire și revizuire a proiectelor de management și a altor decizii, procedura de aprobare și adoptare a acestor decizii
Condițiile de pregătire, examinare, procedura de execuție, aprobarea proiectelor de documente, adoptarea proiectelor de management și a altor decizii, executarea documentelor și instrucțiunilor sunt stabilite în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse, actele juridice de reglementare ale Regiunii Kaluga, și administrarea districtului municipal „Districtul Meshchovsky”.
- Procedura de interacțiune oficială a unui angajat municipal în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale cu angajații municipali, funcționarii publici, cetățenii, precum și organizațiile
Șeful compartimentului arhivă, în vederea îndeplinirii atribuțiilor sale de serviciu și exercitării drepturilor acordate în modul stabilit prin actele normative de reglementare în vigoare și alte acte organizatorice și administrative, interacționează cu:
9.1. Angajații, unitățile structurale și funcționarii organelor guvernamentale.
9.2. Angajații, unitățile structurale și funcționarii organelor administrației publice locale;
9.3. Organizații și cetățeni.
- Lista serviciilor municipale oferite cetățenilor și organizațiilor
În conformitate cu funcția șefului compartimentului arhive și în limitele responsabilităților postului stabilite prin prezenta fișă a postului, șeful compartimentului arhive prestează servicii municipale cetățenilor și organizațiilor:
10.1. Eliberarea de copii după documentele de arhivă care confirmă dreptul de proprietate asupra terenului într-o localitate.
10.2. Suport informațional utilizatorii documentelor de arhivă în conformitate cu solicitările acestora.
- Indicatori de eficiență și eficacitate
activitati de servicii profesionale
Eficacitatea și eficiența activităților profesionale de muncă ale șefului departamentului arhivă este determinată în funcție de nivelul de realizare a următorilor indicatori:
11.1. Calitatea activității (conformitatea documentelor pregătite cu cerințele, completitudine și consecvență în prezentarea materialului, acuratețe etc.).
11.2. Executarea la timp a sarcinilor atribuite.
11.3. Organizarea muncii (productivitate, eficacitate, disciplina)
11.4. Motivație (interes pentru munca depusă, folosirea cea mai mare abordări raționale la rezolvarea problemelor atribuite).
11.5.Profesionalism (respectarea cerințelor pentru post, utilizarea unei abordări sistematice a muncii, cunoașterea tehnologii moderne, latitudine cunoștințe profesionale).
Manager al administrației municipale
districtul „cartierul Meshchovsky”
Şeful Departamentului Muncii Organizatorice şi Control
________________ _______________ ______________________
Data Semnătura personală Descrierea semnăturii
Șef Departament Juridic
________________ _______________ ______________________
Data Semnătura personală Descrierea semnăturii
Din oficial
Am citit instrucțiunile ________________ _____________________
(semnătură) (decriptare semnătură)
Director arhivă, centru de depozitare a documentației
─────────────────────────────────
(numele organizației)
AM APROBAT
DESCRIEREA POSTULUI
──────────────────────────────
(denumirea funcției)
00.00.0000 N 000
───────── ───────────────────
(semnătură) (inițiale, prenume)
Director arhivă, centru 00.00.0000
stocarea documentatiei
1. Dispoziții generale
1.1. Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației face parte din categoria managerilor.
1.2. O persoană cu studii profesionale superioare în domeniul pregătirii (specialitatea) „Studii istorice și arhivistice”, „Gestionarea documentelor și suport documentar pentru management”, „Managementul documentelor și știința arhivistică”, „Istorie” și experiență de lucru în funcții de conducere este acceptat in functia de director al arhivei, centru depozitare documente in directie activitati profesionale cu calificări (grade) „master” și „specialist” - minim 5 ani, cu calificări (grade) „licență” - minim 6 ani, cu diplomă academică - minim 3 ani sau studii profesionale superioare, studii profesionale suplimentare în direcție de formare (specialitatea) „Științe istorice și arhivistice”, „Gestiunea documentelor și suport documentar de management”, „Știința documentelor și arhivistică”, „Istorie” și experiență de lucru în funcții de conducere din domeniul activității profesionale cu calificare (grade). ) "master" și "specialist" - minim 6 ani, cu calificare (grad) "licență" - minim 7 ani.
1.3. Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației trebuie să cunoască:
Legile și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse care reglementează relațiile în domeniul afacerilor de arhivă;
Documente normative și metodologice referitoare la activitățile arhivei;
Compoziția și conținutul unui set de documente stocate în arhivă;
Sisteme de stocare și clasificare a documentelor de arhivă;
Standarde pentru condițiile și modurile de stocare a documentelor;
Tipuri de instrumente de referință și căutare în arhivă;
Fundamentele managementului economic și financiar;
Procedura de încheiere și executare a acordurilor și a contractelor guvernamentale;
Sisteme de remunerare și forme de stimulente materiale;
Fundamentele organizării și managementului muncii;
Procedura de întocmire a documentației de planificare și raportare;
Perspective de dezvoltare a industriei arhivistice;
Internă și experiență străinăîn domeniul afacerilor arhivistice;
Fundamentele suportului de documentare pentru management;
tehnologii informaționale moderne;
Bazele legislatia muncii;
Reglementările interne de muncă ale organizației;
Reguli de protectie a muncii si securitate la incendiu;
- ______________________________________________________________________.
1.4. Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației în activitățile sale este îndrumat de:
Carta (Regulamente) ________________________________________________;
(numele organizației)
Această fișă a postului;
- ____________________________________________________________________.
(alte acte și documente legate direct de muncă
funcția de director de arhivă, centru de stocare a documentației)
1.5. Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației raportează la
direct ________________________________________________________________.
(numele postului de manager)
1.6. În absența directorului arhivei, a centrului de stocare a documentelor (vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de un adjunct (un angajat desemnat în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde -îndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite în legătură cu înlocuirea ).
1.7. ___________________________________________________________________.
2. Funcții
2.1. Managementul activitatilor arhivei, centru de stocare documentatie.
2.2. Asigurarea functionarii tehnice a cladirilor si spatiilor arhivei.
3. Responsabilitățile postului
Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației îndeplinește următoarele atribuții:
3.1. Gestionează activitățile arhivei, centrul de stocare a documentației (denumit în continuare arhivă).
3.2. Organizează și coordonează activitatea diviziilor structurale și a grupurilor de producție ale arhivei pentru a crea cele mai favorabile condiții de păstrare, înregistrare și utilizare a documentelor.
3.3. Gestionează dezvoltarea programelor de dezvoltare și a planurilor de lucru pentru arhivă, organizează și controlează implementarea acestora, organizează pregătirea și prezentarea documentației de planificare și raportare.
3.4. Dispune resurse financiare arhivare, asigurând economii la cheltuirea fondurilor, utilizarea eficientă și țintită a acestora.
3.5. Reprezintă interesele arhivei în relațiile cu juridicul rus și străin și indivizii, încheie acorduri și contracte guvernamentale.
3.6. Organizează implementarea tehnologiilor de arhivă automatizate în activitatea arhivei.
3.7. Desfășoară activități pe utilizare eficientă sistemele instalate remunerație, utilizarea rațională a fondurilor salariile si decontari la timp cu angajatii arhivei.
3.8. Ia măsuri pentru a asigura arhiva personal calificat, utilizare raționalăși dezvoltarea cunoștințelor și experienței lor profesionale, îmbunătățirea sistematică a competențelor lucrătorilor, crearea unor condiții favorabile de muncă, respectarea cerințelor legislației muncii, producției și disciplina muncii.
3.9. Organizează certificarea angajaților în conformitate cu procedura stabilită, efectuează numiri și plasări de personal.
3.10. Gestionează munca pentru a îmbunătăți structura arhivei și organizarea muncii lucrătorilor.
3.11. Ia măsuri pentru a introduce în practică forme și metode raționale de lucru și pentru a dezvolta baza materială și tehnică a arhivei.
3.12. Asigură corespunzătoare operare tehnică cladiri si incinte de arhiva, respectarea regimului de securitate a arhivei, normelor de protectie a muncii si de securitate la incendiu.
3.13. Organizează mobilizarea pregătirii arhivei, elaborarea și implementarea măsurilor de adăpostire și evacuare a documentelor în perioade speciale, precum și salvarea documentelor în situații de urgență.
3.14. Participă la lucrările comisiei de experți (expert-verificare, expert-metodologic), conduce consiliul științific (științific și tehnic), direcția și alte organe colegiale ale arhivei.
3.15. ________________________________________________________________.
(alte sarcini)
Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației are dreptul:
4.1. Acționează în numele arhivei, centrul de stocare a documentației.
4.2. Semnează și aprobă _________________________________________.
(tipuri de documente)
4.3. Reprezintă interesele arhivei, centrului de depozitare a documentației în relațiile cu cetățenii, persoane juridice, guvern și organe de conducere.
4.4. Gestionează proprietățile și fondurile arhivei, centrului de depozitare a documentației cu respectarea cerințelor stabilite prin actele juridice de reglementare și documentele constitutive ale organizației.
4.5. Initiaza si conduce intalniri pe probleme organizatorice.
4.6. Efectuați verificări de calitate și executarea la timp a comenzilor.
4.7. Cere încetarea (suspendarea) muncii (în caz de încălcări, nerespectarea cerințelor stabilite etc.), respectarea standardelor stabilite; da instrucțiuni pentru a corecta deficiențele și a elimina încălcările.
4.8. Eliberează împuterniciri pentru a efectua tranzacții civile, reprezentare etc., își delegă puterile în modul prescris contract de munca, adjunctului său (adjuncții săi).
4.9. Dați instrucțiuni și instrucțiuni care sunt obligatorii pentru toți angajații.
4.10. ________________________________________________________________.
(alte drepturi)
5. Responsabilitate
5.1. Directorul arhivei, centru de depozitare a documentației este tras la răspundere:
Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse;
Pentru încălcarea Cartei (Regulamentelor) organizației;
Pentru infracțiuni și infracțiuni comise în cursul activităților lor - în modul stabilit de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse;
Pentru cauzarea prejudiciului organizației - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
5.2. ___________________________________________________________________.
6. Dispoziții finale
6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza
Caracteristicile de calificare ale postului „Director de arhivă, centru de depozitare
documentație” (Unified directorul de calificare posturi de conducere,
specialişti şi angajaţi. capitolul " Caracteristici de calificare pozitii
angajații arhivelor statului, centrelor de depozitare a documentației, arhivelor
municipalități, departamente, organizații, laboratoare de aprovizionare
siguranța documentelor de arhivă”, aprobată prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale
Rusia din 11 aprilie 2012 N 338n), _________________________________________________.
(detalii despre alte acte și documente)
6.2. Familiarizarea angajatului cu această fișă a postului
efectuate la angajare (inainte de semnarea unui contract de munca).
Faptul că angajatul a citit această fișă a postului
confirmat de ____________________________________________________________
(semnat pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din
parte a acestei instrucțiuni (în jurnalul de familiarizare cu oficial
___________________________________________________________________________
instrucţiuni); într-o copie a fișei postului stocată
__________________________________________________________________________.
la angajator; într-un alt fel)
6.3. ___________________________________________________________________.
I. Dispoziţii generale
1. Seful arhivei apartine categoriei de manageri.
2. În funcția de director de arhivă este numită o persoană cu studii medii profesionale și cel puțin 2 ani de experiență în management de birou.
3. Numirea în funcția de director de arhivă și demiterea din aceasta
4. Managerul arhivei trebuie să știe:
4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitatea arhivei.
4.2. Unit sistem de stat munca de birou.
4.3. Procedura de prelucrare a documentelor care intră în arhivă și sistemul actual de clasificare a acestora.
4.4. Structura întreprinderii.
4.5. Reguli pentru stocarea formularelor stricte de raportare.
7. Managerul arhivei supraveghează lucrătorii arhivei.
8. În absența șefului arhivei (vacanță, călătorie de afaceri, boală etc.), îndatoririle și drepturile sale sunt transferate adjunctului său, iar în lipsa acestuia - persoanei desemnate prin ordin al directorului organizației. .
II. Responsabilitățile postului
Manager arhivă:
1. Conduce lucrările de organizare și întreținere a afacerilor de arhivă la întreprindere.
2. Asigură primirea, înregistrarea, sistematizarea, păstrarea și utilizarea documentelor în conformitate cu procedura stabilită.
3. Gestionează lucrările de întocmire a unui aparat științific de referință care facilitează contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă și anume: inventare, fișe, cataloage, indexuri, ghiduri, recenzii, informații istorice etc., precum și documente contabile relevante (chitanță). și dezvăluire cărți afaceri, liste de fonduri, foi de fonduri, afaceri de fonduri).
4. Oferă asistență metodologică în găsirea documentelor necesare.
5. Instruiește angajații diviziilor structurale ale organizației cu privire la procedura de creare, pregătire și depunere a documentelor la arhivă.
6. Controlează oportunitatea primirii în arhivă a documentelor completate prin munca de birou.
7. Asigură lucrări de examinare a valorii documentelor de arhivă, formarea documentelor pentru păstrare permanentă și temporară.
8. Gestionează lucrările de întocmire a inventarelor de caz pentru transferarea documentelor în arhivele statului, întocmind acte de distrugere a documentelor ale căror perioade de păstrare au expirat.
9. Monitorizează starea documentelor, promptitudinea restaurării acestora și respectarea în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței documentelor.
10. Organizează lucrările de evidență a fluxului documentar și a numărului de cazuri, eliberând certificate de arhivă pe baza datelor disponibile în documentele de arhivă.
11. Întocmește rapoartele prescrise.
12. Participă la elaborarea reglementărilor și instrucțiunilor pentru păstrarea evidenței și organizarea afacerilor de arhivă.
13. Desfășoară activități de protejare a informațiilor care constituie secrete de stat, comerciale și oficiale.
14. Asigură disponibilitatea în arhivă echipamentul necesar, formularele necesare, papetărie, literatură instrucțională și metodologică privind termenii de referință.
15. Verifică corectitudinea evidenței contabile și stocarea formularelor stricte de raportare.
16. Monitorizează funcționarea și funcționarea corectă spațiile de producție, disponibilitatea și funcționalitatea echipamentelor de stingere a incendiilor.
III. Drepturi
Managerul arhivei are dreptul de a:
1. Trimite propuneri de îmbunătățire a activităților arhivei spre luare în considerare de către conducătorul întreprinderii și șefii diviziilor structurale.
2. Solicitați personal sau în numele directorului întreprinderii de la șefii diviziilor structurale și specialiști documentele necesareși informații.
3. Instalați atributii oficiale pentru angajaţii subordonaţi acestuia.
4. Semnează și avizează documente care țin de competența ta.
5. Faceți propuneri spre examinare de către directorul întreprinderii:
5.1. Despre impunerea de material și sancțiuni disciplinare asupra salariaților din subordinea acestuia care nu respectă sau își îndeplinesc necorespunzător îndatoririle oficiale.
5.2. Cu privire la utilizarea stimulentelor pentru o performanță exemplară responsabilități de muncă, munca de lunga durata si impecabila a angajatilor din subordinea acestuia.
6. Solicitați directorului întreprinderii (alți manageri) să acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor și drepturilor prevăzute în prezenta fișă a postului.
7. Interacționează cu toate diviziile structurale privind activitatea arhivei.
IV. Responsabilitate
Managerul arhivei este responsabil pentru:
1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru cauzarea de prejudicii materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.
Director unificat de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (USC), 2019
Caracteristicile de calificare a posturilor de angajați ai arhivelor de stat, centrelor de depozitare a documentației, arhivelor municipalităților, departamentelor, organizațiilor, laboratoarelor pentru asigurarea securității documentelor de arhivă
Aprobat prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 aprilie 2012 N 338n
Șef de departament (șef de departament) al arhivei
Responsabilitățile postului. Gestionează activitățile de producție, administrative și economice ale departamentului. Raspunde de implementarea corecta a sarcinilor si functiilor definite prin reglementarile departamentului. Analizează starea de lucru și întocmește propuneri pentru proiectele de programe de dezvoltare și planuri de lucru pentru arhiva din zona de activități ale departamentului. Elaborează și participă la implementarea planurilor de lucru actuale și pe termen lung pentru departament. Stabilește sarcinile planificate pentru angajați și monitorizează implementarea acestora. Organizează pregătirea și transmiterea la timp a rapoartelor privind activitatea departamentului. Pregătește proiecte documente de reglementare care reglementează activitățile departamentului și care intră în competența acestuia. Gestionează și organizează elaborarea temelor de cercetare și a documentelor metodologice din aria de activitate a departamentului, asigură implementarea acestora. Asigură securitatea documentelor de arhivă și contabilitate, a cărților de referință arhivistice stocate în departament sau în curs de lucru. Organizează implementarea tehnologiilor de arhivă automatizate, utilizarea tehnologiilor științifice și evoluții metodologice, realizările experienței interne și externe în domeniul afacerilor arhivistice în aria de activitate a departamentului, introducerea formelor progresive de organizare a muncii. Consiliază în probleme legate de activitățile departamentului. Organizează interacțiunea departamentului cu alte divizii ale arhivei. Efectuează selecția și plasarea personalului departamentului, întocmește propuneri pentru numirea, mutarea, concedierea angajaților departamentului, încurajarea și impunerea de penalități asupra acestora. Organizează munca pentru îmbunătățirea calificărilor angajaților departamentului. Participă la organizarea mobilizării, pregătirea arhivei, elaborarea și implementarea măsurilor de adăpostire și evacuare a documentelor în perioade speciale, precum și salvarea documentelor în situații de urgență. Participă la lucrările comisiei de experți, metodologic (expert-verificare, expert-metodologic), direcției, consiliului științific (științific și tehnic) și ale altor organe colegiale ale arhivei. Monitorizează respectarea de către angajații departamentului cu regulile de lucru cu documentele, producția și disciplina muncii, normele de protecție a muncii și securitatea la incendiu și regimul de securitate a arhivei.
Trebuie sa stii: legile și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse care reglementează relațiile în domeniul afacerilor de arhivă; documente normative și metodologice referitoare la activitățile arhivei; compoziția și conținutul unui set de documente stocate în arhivă; sisteme de stocare și clasificare a documentelor de arhivă; standarde pentru condițiile și modurile de stocare a documentelor; tipuri de instrumente de referință și căutare în arhivă; bazele legislației muncii; bazele organizării și managementului muncii; procedura de întocmire a documentației de planificare și raportare; experiență internă și străină în domeniul afacerilor arhivistice; elementele de bază ale suportului de documentare pentru management; bazele de aplicare echipamente informatice; regulamentul intern al muncii; normele de protectie a muncii si de securitate la incendiu.
Cerințe de calificare.Învățământ profesional superior în domeniul pregătirii (specialitatea) „Științe istorice și arhivistice”, „Gestiunea documentelor și suport documentar pentru management”, „Știința documentului și arhivistică”, „Istorie” și experiență de lucru în domeniul activității profesionale cu calificare (diplome) „master” și „specialist” „- minim 3 ani, cu calificare (grad) „Licență” - minim 4 ani, cu diplomă academică - minim 3 ani sau studii profesionale superioare, studii profesionale suplimentare în domeniul de formare (specialitatea) „Studii istorice și arhivistice”, „Gestiunea documentelor și suport documentar pentru management”, „Managementul documentelor și știința arhivistică”, „Istorie” și experiența de lucru în domeniul activității profesionale pentru calificarea (gradul) „master” și „specialist” - minim 4 ani, pentru calificarea (gradul) „licență” - minim 5 ani.
ECSD 2018. Revizie din 9 aprilie 2018 (inclusiv cele cu modificări care au intrat în vigoare la 1 iulie 2018)
Pentru a căuta standarde profesionale aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse, utilizați directorul standardelor profesionale
Șeful arhivei (șeful departamentului arhivă) al unui municipiu, departament, organizație
Responsabilitățile postului. Gestionează activitatea arhivei (departamentul de arhivă) a unui municipiu, departament, organizație (denumită în continuare arhivă). Elaborează programe de dezvoltare și planuri de lucru pentru arhivă. Gestionează întocmirea proiectelor de documente normative care reglementează activitățile arhivei. Organizează elaborarea documentelor metodologice în vederea îmbunătățirii activității arhivei, monitorizează implementarea lor în practică. Menține înregistrările de bază ale arhivei. Organizează și coordonează activitatea specialiștilor pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă și amplasarea rațională a acestora. Monitorizează respectarea condițiilor de reglementare și a regimurilor de stocare a documentelor. Efectuează lucrări de verificare a disponibilității și stării fizice a documentelor, le selectează pentru restaurare, dezinfecție, dezinfecție, copiere de asigurare și lucrări de legare și controlează calitatea implementării acestora. Efectuează înregistrarea și căutarea fișierelor de arhivă nedetectate, identificarea și înregistrarea documentelor deosebit de valoroase. Compilează liste cu persoane juridice și persoane fizice care sunt surse de achiziție a arhivei. Conduce negocieri cu organizații non-guvernamentale și persoane fizice - potențiale surse de recrutare. Oferă asistență metodologică și practică în munca de birou unităților structurale ale administrației municipale, departamentului, organizației sau organizațiilor - surse de achiziție de arhivă. Primește documente pentru depozitare permanentă, temporară și depozitară. Organizează activitatea comisiei de experți. Organizează selecția și transferul documentelor pentru depozitare permanentă. Menține evidența documentelor stocate temporar în organizații care sunt surse de achiziție de arhive. Exercită controlul asupra documentelor stocate în diviziuni structurale administrarea unui municipiu, departament, organizație. Participă la încheierea și implementarea acordurilor cu organizațiile privind organizarea documentelor și furnizarea altor documente servicii cu plată. Participă la pregătirea acordurilor de cooperare și coordonare a activităților administrației municipale și ale organului executiv autorizat al entității constitutive a Federației Ruse în domeniul afacerilor de arhivă. Asigură încheierea de acorduri de cooperare între administrația municipală și organizațiile de proprietate federală, proprietatea unei entități constitutive a Federației Ruse și proprietate privată în problemele de competența arhivei. Organizează și desfășoară lucrări privind descrierea științifică a documentelor de arhivă, îmbunătățirea și prelucrarea inventarelor, realizarea și întreținerea cataloagelor și bazelor de date. Realizează dezvoltarea tematică a documentelor din colecțiile de arhivă. Organizează și realizează pregătirea publicațiilor de referință și de informare privind compoziția și conținutul documentelor de arhivă. Promovează introducerea tehnologiilor de arhivă automatizate în activitatea arhivei. Analizează, înregistrează starea și eficiența utilizării instrumentelor de referință la arhivă și de căutare. Oferă acces la consumatorii de informații despre documente la instrumentele de referință și căutare ale arhivei. Asigură utilizarea documentelor de arhivă, inclusiv îndeplinirea solicitărilor primite de arhivă de natură variată. Organizează expoziții de documente. Pregătește materiale pentru compilarea colecțiilor de documente și utilizarea lor în periodice si mijloace mass-media. Organizează activitatea sălii de lectură de arhivă. Interacționează cu muzeele raionului municipal (cartierul urban) în desfășurarea de evenimente de informare cu caracter de istorie locală. Participă la pregătirea mobilizării arhiva, implementarea masurilor de adapostire si evacuare a documentelor in perioade speciale, salvare a documentelor in situatii de urgenta. Promovează introducerea în practică a dezvoltărilor științifice și metodologice moderne.
Trebuie sa stii: legile și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse care reglementează relațiile în domeniul afacerilor de arhivă, documentele normative și metodologice referitoare la activitățile arhivei, compoziția și conținutul unui set de documente stocate în arhivă, standardele pentru condițiile și moduri de stocare a documentelor, tipuri de instrumente de referință și căutare în arhivă, fundamentele legislației muncii, bazele organizării și managementului muncii, procedura de întocmire a documentației de planificare și raportare, experiență națională și străină în domeniul arhivistic și al managementului documentelor, elementele de bază ale suportului de documentare pentru management, elementele de bază ale utilizării echipamentelor informatice, reglementările interne ale muncii, protecția muncii și normele de securitate la incendiu.
Cerințe de calificare.Învățământ profesional superior în domeniul pregătirii (specialitatea) „Științe istorice și arhivistice”, „Gestiunea documentelor și suport documentar pentru management”, „Știința documentului și arhivistică”, „Istorie” și experiență de lucru în domeniul activității profesionale cu calificare (grade) „master” și „specialist” „- minim 2 ani, cu calificare (grad) „licență” - minim 3 ani sau studii profesionale superioare, studii profesionale suplimentare în domeniul formării (specialitatea) „Istoric și arhivistic studii”, „Managementul documentelor și suport documentar al managementului”, „Managementul documentelor” și știința arhivistică”, „Istorie” și experiență de muncă în domeniul activității profesionale pentru calificări (grade) „master” și „specialist” - minim 3 ani, pentru calificări (grade) „licență” - minim 4 ani.
Locuri vacante pentru funcția de manager de arhivă (șef al departamentului de arhivă) al unui municipiu, departament, organizație conform bazei de date a posturilor vacante din toată Rusia