Activitățile companiei afectează adesea multe contrapărți, care pot fi situate într-o zonă diferită de locația companiei. Pentru a interacționa cu ei, o organizație își poate trimite angajații în călătorii de afaceri pentru a-și atinge obiectivele de producție. Este necesar să se înregistreze corect o călătorie de afaceri, astfel încât compania să nu aibă probleme în viitor.

Până în 2015 era în vigoare vechiul Decret privind reglementarea călătoriilor de afaceri, care a fost abrogat la intrarea în vigoare a noilor norme legale.

Inovațiile introduse vizează în mare măsură reducerea volumului documentelor necesare la trimiterea în călătorii de afaceri.

Acum, entitatea comercială decide independent ce documente va întocmi în timpul unei călătorii de afaceri. El trebuie să-și consolideze decizia privind fluxul de documente în alții.

Documente necesare:

• Legea cere ca atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, trebuie emis un ordin de călătorie de afaceri.

Documente opționale care se întocmesc la discreția organizației:

• Atribuirea serviciului.
• Raport de călătorie de afaceri
• Pe lângă păstrarea unui jurnal al angajaților care au plecat și au sosit în călătorii de afaceri rămâne la latitudinea administrației.

În acest sens, o altă modificare a fost procedura de stabilire a diurnelor pentru călătoriile de afaceri. În cazul în care organizația nu folosește un certificat de călătorie, atunci trebuie să stabilească ora de plecare și de sosire a angajatului, precum și durata călătoriei de afaceri în zile, pe baza documentelor de călătorie care i-au fost prezentate, a chitanțelor pentru plata locuinței. , verificari pentru achizitionarea combustibilului etc.

Atenţie! Un angajat poate depune, de asemenea, un memoriu sau un raport adresat conducerii, în care declară momentul și perioada călătoriei de afaceri în lipsa documentelor relevante, iar dacă managerul acceptă și aprobă, atunci acest document poate servi și ca confirmare. în acest caz.

Cine nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri

De regulă, o călătorie de afaceri este considerată a fi îndeplinirea sarcinilor unui angajat. Prin urmare în conditii normale nu o poate refuza. Cu toate acestea, legislația prevede cazuri în care o călătorie de afaceri nu poate fi emisă anumitor categorii de persoane.

Următorii angajați nu pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri:

• Lucrători care urmează să devină mame în curând;
• Angajații cu care s-a încheiat un contract de studenți;
• Cei care lucrează la întreprindere care nu au împlinit încă vârsta majoratului. Totuși, dacă acești angajați sunt angajați profesii creative(actori, jurnaliști, cântăreți, scriitori etc.), precum și sportivi, atunci această interdicție nu se aplică acestora.

Acestor angajați le este interzis să fie trimiși într-o călătorie de afaceri, chiar dacă se obține acordul scris de la ei.

Atenţie!În plus, există categorii de angajați ai companiei care pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri, dar consimțământul acestora pentru aceasta trebuie să fie prezent în scris.

Acestea includ:

• Angajații care au copii sub trei ani. Aceasta include și lucrătorii dacă copiii lor nu au o mamă la această vârstă.
• Angajații cu copii sub cinci ani dacă sunt părinți singuri.
• Angajații care nu au copii cu dizabilități.
• Lucrătorii care supraveghează şi îngrijire medicală pentru rudele apropiate bolnave.
• Angajații care au un grup de dizabilități stabilit dacă călătoria de afaceri încalcă programul lor de recuperare.

Atunci când specialiștii în HR organizează o călătorie de afaceri pentru aceste categorii de angajați, consimțământul scris primit de la aceștia pentru călătorie trebuie să conțină în mod necesar informații că li s-a comunicat dreptul de a o refuza.

O întrebare apare adesea în rândul specialiștilor atunci când organizează o călătorie de afaceri. muncitor intern cu fracțiune de normă. Ele pot fi trimise într-o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, apare o problemă la înregistrarea timpului de călătorie la un al doilea loc de muncă.

Atenţie! Legea interzice acordarea concediului anual plătit în această perioadă. Se recomandă acordarea locului doi în această perioadă concediu suplimentar cu plata pe cheltuiala firmei.

Durata călătoriilor de afaceri

Perioada călătoriei de afaceri este determinată de șeful companiei în mod independent, în funcție de nevoia de producție care apare. Trebuie să se reflecte în ordinul de călătorie emis, iar dacă se întocmește o misiune de muncă, atunci și în acest document.

Totodată, din cauza împrejurărilor apărute, durata călătoriei poate fi fie redusă, fie prelungită pentru un anumit timp. Acest lucru necesită, de asemenea, emiterea unui ordin scris din partea conducerii companiei.

Anterior, normele legale actuale determinau perioada maximă a unei călătorii de afaceri la 40 de zile, fără a lua în calcul timpul petrecut în călătorie. Se mai prevedea că călătoria de afaceri trebuia să fie mai mare de o zi.

Dar noile Decrete de Guvern care au intrat în vigoare, în conformitate cu care în prezent sunt reglementate călătoriile de afaceri, au anulat valabilitatea acestor reglementări și nu au introdus noi termene. Prin urmare, astăzi durata minimă și maximă a unei călătorii de afaceri nu este fixată nicăieri la nivel legislativ.

Atenţie! Cu toate acestea, la stabilirea duratei călătoriei, este necesar să se pornească de la conceptul în sine - o călătorie de afaceri nu înseamnă îndeplinirea de către un angajat a sarcinilor sale, a cărui activitate a fost stabilită ca fiind de călătorie, precum și transferul de un angajat în altă locație.

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat în 2017

Pasul 1. Emiteți o comandă pentru a pleca într-o călătorie de afaceri

La întocmirea unei comenzi, puteți utiliza formularele standard T-9, T-9a sau folosiți un antet al companiei în care textul comenzii este prezentat în formă liberă.

Până în 2015, la baza emiterii ordinului a fost o misiune oficială întocmită preliminar, ale cărei detalii trebuiau introduse în rândul corespunzător al documentului. Acum, ca bază, puteți utiliza comanda managerului, nota etc., sau chiar puteți lăsa acest câmp necompletat.

Salariatul pentru care se emite ordinul trebuie să îl citească și să îl semneze.

În cazul în care un angajat folosește vehicule proprii sau ale companiei pentru călătorie, acest lucru trebuie menționat și prin includerea rândului corespunzător în comanda existentă sau emiterea unuia nou în formă gratuită.

Pasul 2. Emite fonduri

Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, atunci trebuie să primească un avans de numerar de la casierie pentru a plăti călătoria, cazarea la destinație și alte cheltuieli neplanificate, precum și o diurnă pentru fiecare zi a călătoriei.

Pentru a procesa problema Bani Se aplică un ordin de numerar pentru cheltuieli de la casa de marcat. Valoarea finanțării tuturor acestor cheltuieli trebuie stabilită în actul local al companiei.

Baza pentru emiterea de fonduri este o comandă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri. În plus, angajatul însuși poate întocmi un memoriu în care să calculeze costurile așteptate; acesta trebuie să fie aprobat de șeful companiei.

Atunci când emiteți bani, trebuie să luați în considerare următoarele:

• Dacă călătoria are loc în interiorul țării, atunci toate fondurile datorate pot fi emise fie în numerar din casa de marcat, fie prin transfer pe un card sau cont bancar.
• Dacă rezervați o călătorie de afaceri în străinătate, atunci indemnizația zilnică pentru zilele petrecute în Rusia trebuie să fie emisă în ruble, iar pentru zilele petrecute în altă țară - în moneda țării respective sau în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale.

Pasul 3. Completați și eliberați un certificat de călătorie (dacă este necesar)

Dacă acest lucru este consacrat în reglementările locale ale companiei, atunci înregistrarea unei călătorii de afaceri include pregătirea unui certificat de călătorie. În funcție de formularul utilizat, acesta poate indica o misiune de călătorie de afaceri, raportul angajatului despre muncă și calculul indemnizațiilor zilnice.

Formularul are, de asemenea, spațiu pentru ștampilarea sosirii și plecării dumneavoastră la destinația dumneavoastră de călătorie. Cu toate acestea, aplicarea lor nu mai este o obligație, iar dacă nu sunt aplicate, aceasta nu va fi o încălcare.

Necesitatea de a păstra jurnalele angajaților care merg în călătorii este acum eliminată. Cu toate acestea, organizațiile pot face acest lucru pe bază de voluntariat. Pentru a face acest lucru, trebuie să stabilească forma jurnalului, ordinea menținerii acestuia în actele locale.

De obicei, jurnalul conține următoarele coloane:

• NUMELE COMPLET. angajat;
• Numele organizației de destinație;
• Localitatea de destinație;
• Datele de plecare și de sosire;
• Marcați la depunerea raportului.

Atenţie! Certificatul de călătorie nu este în prezent document obligatoriu, astfel încât organizația să-l poată proiecta la propria discreție.

Pasul 4. Faceți o notă pe foaia de pontaj

După ce un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri, este necesar să se noteze ora absenței sale. Pentru a face acest lucru, utilizați codul „06” sau litera „K”.

Pasul 5. Completați și trimiteți un raport în avans

În termen de trei zile de la data întoarcerii din călătorie, salariatul este obligat să întocmească și să depună un raport prealabil la departamentul de contabilitate. Acest lucru se face folosind formularul standard AO-1.

Dacă acest lucru este consacrat în reglementările locale, atunci împreună cu raportul în avans, angajatul trebuie să furnizeze și un raport cu privire la munca depusă în timpul călătoriei. Acest lucru se poate face sub orice formă, pe un formular elaborat de companie, sau puteți folosi coloana 12 a formularului dacă acesta a fost inclus în înregistrarea călătoriei de afaceri.

Documentele care confirmă cheltuielile efectuate trebuie anexate la raportul de avans. Acestea includ:

• Documente care confirmă închirierea spațiilor pentru cazare - o chitanță sau o factură de hotel, care indică toate detaliile necesare, numărul de zile de ședere, costul unei zile sau un acord privind închirierea spațiilor rezidențiale (casă privată sau apartament) ;
• Documente care confirmă cheltuielile de călătorie (bilete, cărți de îmbarcare, inclusiv chitanțe pentru servicii de documentare, obținerea unui pat în tren etc.);
• Documente pentru plata unui taxi - cecuri, chitante, formulare;
• Un memoriu pentru rambursarea cheltuielilor în cazul în care angajatul a călătorit cu propriul vehicul sau cu mașina de serviciu. Este însoțit de scrisoare de parcurs, cecuri și chitanțe de la benzinării etc.;
• O notă de serviciu dacă nu există documente pentru călătorie, pentru cazare sau ambele.
• Documente care confirmă alte cheltuieli convenite (de exemplu, o chitanță pentru servicii de comunicare).

Atenţie! La primirea raportului de avans în mână, contabilul notează acest lucru în partea detașabilă și îl returnează angajatului.

Pasul 6. Returnați fondurile neutilizate la casierie (dacă au mai rămas)

Dacă în timpul călătoriei angajatul nu a cheltuit întreaga sumă, atunci acesta trebuie să plătească restul casieriei în termen de 3 zile din momentul în care a depus raportul. Operațiunea se formalizează printr-un ordin de primire în numerar.

Legea dă dreptul angajatorului de a reține din salariu suma nereturnată, dar acest lucru se poate face doar în termen de o lună de la expirarea perioadei de returnare voluntară. După o lună, puteți reține bani doar prin instanță prin depunerea unei cereri de despăgubire.

Atenţie! Dacă angajatul a acceptat în mod voluntar să deducă datoria din salariu, trebuie să scrie o declarație în acest sens. Pe baza acestuia trebuie emis un ordin de deducere, al cărui cuantum nu poate depăși 20% din salariul acumulat.

Pasul 7. Compensație pentru cheltuieli excesive (dacă este necesar)

Dacă un angajat a cheltuit mai mulți bani într-o călătorie decât i-au fost eliberați, în primul rând, trebuie să-i verificați raportul în avans, iar dacă cheltuielile în exces au fost forțate, plătiți supracheltuielile din casa de marcat emitând un ordin de numerar pentru cheltuieli.

Pentru a determina dacă o cheltuială excesivă este justificată, trebuie să se determine următoarele:

• Dacă cheltuielile au fost făcute pentru nevoi urgente;
• Există documente care confirmă aceste cheltuieli și sunt executate corect?
• Raportul de avans este completat corect?

Important! Organizația este obligată să emită fonduri în exces în termen de 3 zile de la data raportului (asta este indicat în reglementările privind călătoriile de afaceri).

ÎN in caz contrar angajatul are dreptul de a merge în instanță nu numai pentru a încasa datoria, ci și pentru a primi dobânzi. Dacă compania nu are posibilitatea de a plăti întreaga sumă dintr-o dată, atunci este mai bine să întocmească un acord între părți care să indice momentul rambursării datoriei.

Este posibil să prelungiți sau să reprogramați o călătorie de afaceri?

Legislația nu stabilește interdicția de a prelungi durata unei călătorii de afaceri existente sau de a amâna una viitoare pentru care toate Documente necesare. Dar, în același timp, nu există nicăieri instrucțiuni clare despre cum exact acest lucru ar trebui făcut.

Dacă este necesar să se efectueze, cel mai corect mod de a face acest lucru este emiterea unui astfel de ordin. Se intocmeste sub orice forma (nu exista un formular tip elaborat pentru un astfel de caz), si trebuie sa contina motivul prelungirii si noua data de finalizare.

De asemenea, se fac corecții la toate documentele de călătorie de afaceri - data incorectă este tăiată cu un rând, iar deasupra este scrisă una nouă.

Și în sfârșit, angajatorul este obligat să calculeze indemnizația zilnică pentru zilele de prelungire, precum și cheltuielile de trai, și să transfere această sumă salariatului. Legea interzice obligarea unui angajat să utilizeze fondurile personale disponibile în aceste scopuri, chiar dacă acestea sunt ulterior rambursate.

Reprogramarea unei călătorii de afaceri trebuie să fie emisă și printr-o comandă suplimentară sub orice formă. Include motivul amânării, precum și noile date de început și de sfârșit ale călătoriei. Acestea trebuie incluse în toate documentele de călătorie eliberate prin tăierea vechii valori și indicarea celei noi.

Atenţie! Nu este nevoie să se recalculeze diurnele și alte plăți dacă se schimbă doar datele de plecare și de sosire, și nu durata călătoriei în sine.

Este posibil să combinați o vacanță cu o călătorie de afaceri?

Prin lege, aceasta este perioada pentru care salariatul este complet scutit de la îndeplinirea oricăror sarcini de serviciu. Prin urmare, dacă este nevoie să aranjați o călătorie de afaceri în timpul vacanței, trebuie mai întâi să vă amintiți din vacanță.

Trebuie amintit că Codul Muncii stabilește cazuri în care este imposibil să se producă. De asemenea, este necesar să obțineți acordul scris al angajatului.

Acest lucru se face pas cu pas după cum urmează:

• Crea ;
• prin introducerea expresiei „Nu am nicio obiecție” pe ordin;
• Creați o comandă pentru trimitere într-o călătorie de afaceri;
• Emite numerar (indemnizație zilnică pentru acoperirea cheltuielilor viitoare).

Ar trebui să se țină seama de faptul că o astfel de procedură ca o revizuire necesită modificări obligatorii ale . Prin urmare, este necesar să discutați imediat cu angajatul când își va lua zilele de odihnă rămase. Dacă dorește să se odihnească în continuare după îndeplinirea atribuțiilor sale, va trebui să solicite din nou concediu.

Atenţie! Rechemarea din concediu necesită, de asemenea, recalcularea plății plătite pentru concediu. Acest lucru poate să nu se facă dacă angajatul dorește să continue imediat să se odihnească, iar această perioadă este în aceeași lună cu prima parte. În caz contrar, fondurile plătite în plus vor trebui returnate la casierie sau compensate cu avansul sau indemnizațiile de călătorie.

" № 5/2015

Ce fel de călătorie a angajaților este considerată o călătorie de afaceri? Ce documente trebuie prezentate pentru o călătorie de afaceri? În ce cazuri și cum să notifice un angajat cu privire la dreptul de a refuza o călătorie de afaceri? Trebuie să eliberez o misiune de muncă și un certificat de călătorie?

În zilele noastre, aproape nicio companie nu se poate descurca fără călătorii de afaceri - fie este necesar să se încheie un acord cu furnizorii, fie să rezolve problemele cu clienții (de exemplu, să se instaleze echipamentele furnizate), etc. Astăzi ne vom uita pas cu pas la procedura de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri și subliniază greșeli tipice angajatorii in acelasi timp.

Potrivit art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este recunoscută ca o călătorie de către un angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. Călătoriile de afaceri ale persoanelor a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.

Specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri este stabilit de Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.

1. Alegerea cui se recomandă. Primul pas este să vă amintiți restricțiile care sunt stabilite de legile muncii. Astfel, unor angajați le este complet interzis să fie trimiși în călătorii de afaceri, în timp ce alții pot fi trimiși, dar numai cu acordul lor scris.

În virtutea art. 259 din Codul Muncii al Federației Ruse interzice trimiterea femeilor însărcinate în călătorii de afaceri. Este interzisă trimiterea minorilor în călătorii de afaceri (cu excepția lucrătorilor creativi). mass media, organizații de cinematografie, echipe de filmare de televiziune și video, teatre, organizații de teatru și concert, circuri și alte persoane implicate în crearea și (sau) reprezentarea (expoziția) de lucrări, în conformitate cu listele de lucrări, profesii, posturi ale acestor lucrători , aprobat prin HG RF din 28 aprilie 2007 nr. 252).

Notă!

În perioada de valabilitate a contractului de ucenicie, angajații nu pot fi trimiși în călătorii de afaceri care nu au legătură cu ucenicia (Articolul 203 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În plus, acordați atenție programului de reabilitare pentru o persoană cu dizabilități dacă intenționați să o trimiteți într-o călătorie de afaceri. Dacă acest document conține o interdicție a călătoriilor de afaceri, trimiterea unei persoane cu dizabilități într-o călătorie de afaceri va fi ilegală și poate atrage răspunderea administrativă pentru angajator. Aceasta rezultă din art. 23 Lege federala din 24 noiembrie 1995 Nr 181-FZ „On protectie sociala persoane cu handicap în Federația Rusă»: persoanele cu handicap angajate în organizații, indiferent de formele organizatorice și juridice și formele de proprietate, sunt create conditiile necesare munca in conformitate cu program individual reabilitarea unei persoane cu handicap.

Trimiterea femeilor cu copii sub trei ani în călătorii de afaceri este permisă numai cu acordul lor scris și cu condiția ca acest lucru să nu le fie interzis în conformitate cu un certificat medical. Dorim să vă reamintim că procedura de emitere organizatii medicale astfel de concluzii au fost aprobate prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 2 mai 2012 nr. 441n.

Aici este important să înțelegeți că raportul medical este cel care contează pentru angajator - un certificat nu este de folos. Concluziile se emit cetățenilor pe baza rezultatelor examinărilor medicale, examinărilor medicale, examinărilor clinice, deciziilor luate de o comisie medicală, precum și în alte cazuri. Dar certificatele sunt eliberate de medici (în unele cazuri, paramedici și moașe) pe baza înregistrărilor în documentatie medicala cetăţean sau pe baza rezultatelor unui examen medical.

Vă rugăm să rețineți că este necesar să obțineți consimțământul scris pentru o călătorie de afaceri și să verificați dacă aveți contraindicații medicale dacă intenționați să plecați într-o călătorie de afaceri (articolele 259, 264 din Codul Muncii al Federației Ruse):

• un tată care crește copii fără mamă;
• tutore (curator) al minorilor;
• mamă (tată) care crește copii sub cinci ani fără soț;
• un angajat cu un copil cu handicap;
• un angajat care îngrijește un membru de familie bolnav în conformitate cu un raport medical.

2. Obținem consimțământul și informăm despre posibilitatea refuzului. Pe lângă faptul că este necesară obținerea consimțământului scris pentru o călătorie de afaceri de la angajații din aceste categorii, aceștia trebuie să fie informați în scris cu privire la dreptul de a refuza călătoria. Acesta este de obicei formatat după cum urmează. Angajatorul intocmeste un aviz in care salariatul este invitat sa plece intr-o calatorie de afaceri si i se anunta ca are dreptul sa o refuze. Anunțul este întocmit în două exemplare și poate arăta astfel.

Societate cu răspundere limitată „aprilie”

(aprilie LLC)

Ref. Nu. 12/4 Manager PR

din 15.04.2015 A. I. Ponomareva

Dragă Anna Ivanovna!

Vă rugăm să vă dați acordul pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri din 20.04.2015 până în 25.04.2015 la Târgul Nijni Novgorod, situat în oraș. Nijni Novgorod, pentru a participa la expoziția „GardenExpo 2015”.

În plus, vă informăm că, în baza art. 259 din Codul Muncii al Federației Ruse, aveți dreptul de a refuza să fiți trimis într-o călătorie de afaceri deoarece aveți un copil sub vârsta de trei ani.

Director Ivanov V. P. Ivanov

Sunt de acord cu călătoria de afaceri. Sunt familiarizat cu dreptul de a refuza o călătorie de afaceri.

Director Relații Publice, Ponomareva, 15.04.2015

Desigur, un angajat își poate exprima consimțământul sau dezacordul față de o călătorie de afaceri sub forma unui document separat, de exemplu, o cerere pe care o depune la departamentul de personal. În acest caz, este recomandabil să indicați în anunț în ce interval de timp angajatul trebuie să ia o decizie, de exemplu: „La decizia luată puteți raporta într-o declarație separată, care trebuie depusă la departamentul de resurse umane până la... (atare dată).”

3. Emitem o comandă.Înainte de a vorbi despre comandă, să reamintim că anterior, pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri, angajatul trebuia să elibereze o misiune de muncă și un certificat de călătorie. Cu toate acestea, din cauza modificărilor aduse Regulamentului prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, înregistrarea acestor documente a fost anulată. Acestea au fost folosite pentru a confirma prezența unui angajat la o anumită oră într-o anumită locație pentru rambursarea cheltuielilor în legătură cu o călătorie de afaceri. Dar diferite departamente au scris că, în unele cazuri, semnele de pe certificatul de călătorie nu pot fi aplicate fizic (de exemplu, atunci când se negociază cu indivizii), deci faptul de a fi la locul călătoriei de afaceri în potriveste ora poate fi confirmat prin alte documente - o comandă (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, documente de călătorie, o factură de hotel (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 16 august 2011 nr. 03-03-06 /3/7, Ministerul Muncii al Federației Ruse din 14 februarie 2013 Nr. 14-2 -291).

Pentru informația dumneavoastră

Întrucât necesitatea întocmirii unei misiuni de muncă și a unui certificat de călătorie a dispărut, pentru a trimite într-o călătorie de afaceri trebuie precizată misiunea oficială cât mai detaliat posibil, adică scopul călătoriei. , precum și termenele limită pentru finalizarea acestei sarcini.

Înainte de 01.08.2015, o sarcină de serviciu era de obicei indicată ca bază pentru emiterea unei comenzi, deoarece conform versiunii anterioare a Regulamentelor, scopul călătoriei de afaceri a unui angajat a fost determinat de șeful organizației de trimitere și a fost indicat. în sarcina de serviciu, care a fost aprobată de angajator.

După data menționată, ca bază pentru emiterea unei comenzi, puteți indica detaliile documentelor (dacă există), în conformitate cu care angajatul trebuia să fie trimis într-o călătorie de afaceri (acord cu o contraparte, un ordin de efectuează o inspecție, o invitație la o expoziție etc.).

Întrucât organizația are dreptul de a continua să emită misiuni oficiale pentru călătorii de afaceri și să solicite angajaților să raporteze despre implementarea lor (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările locale), o atribuire oficială poate fi, de asemenea, indicată ca bază pentru comandă.

Pentru informația dumneavoastră

Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, puteți emite o comandă folosind formularul unificat T-9 (T-9a pentru trimiterea unui grup de angajați) sau folosind un formular elaborat și aprobat de organizația însăși.

Ordinul este semnat de șeful organizației (sau altă persoană împuternicită) iar angajatul este prezentat în acest document împotriva semnăturii.

Să vorbim separat despre termenul de valabilitate. Conform Listei documentelor standard de arhivă administrativă generate în procesul activităților organelor, organelor de stat administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558, comenzile pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri trebuie să fie stocate (clauza 19):

• timp de 75 de ani - dacă comenzile sunt emise pentru călătorii de afaceri interne sau străine de lungă durată, precum și pentru călătorii de afaceri ale lucrătorilor cu condiții de muncă dificile, dăunătoare și periculoase;
• în termen de cinci ani - dacă comenzile sunt pentru călătorii de afaceri interne și străine pe termen scurt.

Desigur, pot apărea dificultăți în ceea ce privește perioadele de depozitare, deoarece nici Codul Muncii și nici lista documentelor standard de arhivă de management sus-menționată nu oferă criterii de clasificare a călătoriilor de afaceri ca pe termen scurt sau pe termen lung. Prin urmare, recomandăm păstrarea comenzilor pentru călătorii de afaceri mai lungi de trei zile timp de 75 de ani.

Societate cu raspundere limitata "Vesna"

(Vesna LLC)

Ordinul nr. 31

despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri

Trimiteți-l pe Ivan Ivanovici Ivanov, principalul specialist al departamentului, într-o călătorie de afaceri tehnologia Informatiei, la Leto LLC, cu sediul în Arzamas, regiunea Nijni Novgorod, pe o perioadă de 3 (trei) zile în perioada 21 aprilie - 23 aprilie 2015 în scopul furnizării de servicii de instalare software, concepute pentru a controla mișcările pieselor mobile ale mașinilor furnizate.

Motive: contract de furnizare nr. 24 din data de 13 ianuarie 2015, încheiat între SRL Vesna și SRL Leto, nota de la șeful departamentului de tehnologie a informației P. P. Petrov privind necesitatea instalării softului din 13 aprilie 2015.

Director Sidorov S. S. Sidorov

Am citit comanda. Ivanov, 14.04.2015

4. Emitem un avans. Potrivit clauzei 10 din Regulament, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, i se acordă un avans în numerar pentru a plăti cheltuielile de călătorie și de închiriere de cazare și cheltuielile suplimentare asociate cu locuirea în afara locului său de reședință permanentă (alocație zilnică). Vă rugăm să rețineți că atunci când se deplasează în interes de serviciu într-o zonă din care angajatul, pe baza condițiilor de transport și a naturii muncii prestate în călătoria de afaceri, are posibilitatea de a se întoarce zilnic la locul său de reședință permanentă, diurnele nu sunt plătite.

Pentru a emite numerar unui angajat în contul cheltuielilor asociate activităților unei persoane juridice sau ale unui antreprenor individual, formularul 0310002 este întocmit în conformitate cu o cerere scrisă a persoanei responsabile, întocmit sub orice formă și care conține o evidență a sumei numerar și perioada pentru care este emis, managerul semnăturii și data (clauza 6.3 din Directiva Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2014 „Cu privire la procedura de menținere tranzactii cu numerar entitati legaleși procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar antreprenori individualiși întreprinderile mici").

Pe baza ordinului de trimitere într-o călătorie de afaceri, contabilul calculează suma preliminară a cheltuielilor asociate călătoriei și o coordonează cu șeful unității de călătorie de afaceri și cu contabilul-șef.

Suma care trebuie plătită angajatului este determinată în funcție de durata călătoriei de afaceri specificată în ordinul de atribuire, costul călătoriei, costul aproximativ al locuinței, valoarea diurnei stabilite de organizație pentru călătoriile de afaceri. în Rusia și în străinătate. Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse, plata și rambursarea cheltuielilor în valută străină (inclusiv plata unui avans sau rambursarea unui avans necheltuit în valută) se efectuează ținând cont de Legea federală din 10 decembrie. , 2003 Nr. 173-FZ „Cu privire la reglementarea valutară și controlul valutar” ( clauza 16 din Regulamente).

5. Înregistrăm plecarea unui angajat.În baza clauzei 8 din Regulament, angajatorul este obligat să țină evidența angajaților care pleacă în călătorii de afaceri din organizația de trimitere și sosesc la organizația la care sunt trimiși. Acest lucru se face în jurnalele corespunzătoare. Conform Ordinului Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 11 septembrie 2009 nr. 739n, angajatorul sau o persoană autorizată de acesta prin ordin (instrucțiune) trebuie să numească un angajat al organizației responsabil cu menținerea jurnalului de plecare. și jurnalul de sosire.

Forma jurnalului de bord pentru angajații care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere este redată în Anexa 2 la prezentul ordin. Sunt reflectate informații despre numele de familie, prenumele și patronimul lucrătorului detașat, numele organizației la care este trimis și destinația.

Vă rugăm să rețineți că formularul conține coloana „Data și numărul certificatului de călătorie”. Deci: din momentul modificărilor la Regulamente, adică din 01.08.2015, această coloană va rămâne necompletată.

Notă!

Angajatorul (sau persoana autorizata de acesta) este obligat sa asigure pastrarea jurnalului de plecare si a jurnalului de sosire timp de cinci ani de la data inregistrarii acestora.

6. Punem note pe foaia de lucru.Întrucât, în temeiul art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat; timpul petrecut într-o călătorie de afaceri trebuie să fie înregistrat în foaia de lucru. Vă reamintim că timpul de lucru este înregistrat în foaia de pontaj, iar angajatorul are dreptul de a utiliza formularul T-13 din Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2014 nr. 1 „La aprobare forme unificate primar documentatia contabila pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”, precum și un formular de pontaj dezvoltat independent.

În baza clauzei 8 din Regulament, perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri este determinată de documentele de călătorie prezentate de angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Dacă călătorește la locul călătoriei de afaceri și (sau) se întoarce la locul de muncă cu transport personal ( autoturism, motocicletă) durata efectivă a șederii la locul călătoriei de afaceri este indicată în memoriul, care este prezentat de angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri la angajator împreună cu documentele justificative care confirmă utilizarea transportului specificat pentru deplasarea către locul călătoriei de afaceri și retur (bilete de transport, facturi, chitanțe, încasări în numerar si etc.).

Zilele de absență a unui angajat de la locul de muncă din cauza unei călătorii de afaceri sunt indicate prin codul „K” (sau „06” - „”), în timp ce numărul de ore lucrate nu este introdus.

7. Acceptăm raportul. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, salariatul este obligat să depună angajatorului, în termen de trei zile lucrătoare, un raport în avans privind sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri și să efectueze o plată finală pentru avansul de numerar care i-a fost eliberat înainte de plecare.

Angajatul trebuie să raporteze cheltuielile de călătorie, cazare și alte cheltuieli efectuate cu cunoștințele angajatorului. Dar nu trebuie să se raporteze pentru indemnizațiile zilnice - baza plății acestora va fi numărul de zile de călătorie de afaceri înregistrate în ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri.

La raportul de avans sunt atașate documente privind închirierea locuinței, cheltuielile efective de călătorie (inclusiv plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea așternutului în trenuri) și alte cheltuieli asociate călătoriei de afaceri.

Să reamintim că organizațiile folosesc formularul de raport anticipat AO-1, ​​​​aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 1 august 2001 nr. 55.

Pentru informația dumneavoastră

Pentru organizațiile din sectorul public, a fost stabilită o formă diferită de raport prealabil, precum și o fișă de pontaj. În prezent, Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n „Cu privire la aprobarea formularelor de documente și registre contabile primare” este în curs de înregistrare la Ministerul Justiției. contabilitate aplicate de autoritatile publice ( agentii guvernamentale), organele administrației publice locale, organele de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat, instituțiile de stat (municipale) și Instrucțiuni asupra folosirii lor”. Din momentul intrării în vigoare a prezentului ordin, aceste instituții vor fi obligate să utilizeze formularele aprobate de acesta.

Încălcări tipice

Atunci când trimit angajați în călătorii de afaceri, angajatorii comit o gamă destul de largă de greșeli, de la înregistrarea incorectă până la rambursarea incorectă a cheltuielilor.

Unii angajatori:

• trimiteți angajați în călătorii oficiale cărora li se interzice trimiterea acolo;
• nu informează angajatul cu privire la dreptul de a refuza o călătorie de afaceri atunci când, în temeiul Codului Muncii al Federației Ruse, erau obligați să facă acest lucru;
• cere unui angajat să îndeplinească sarcini neprevăzute în timpul unei călătorii de afaceri contract de muncă;
• nu reflectă călătoria de afaceri pe foaia de pontaj;
• nu emit un ordin de a vă trimite într-o călătorie de afaceri.

De exemplu, Tribunalul Regional Voronezh a examinat un caz bazat pe plângerea CJSC Beta Link împotriva deciziei inspectorului de stat de muncă, care l-a găsit pe directorul CJSC vinovat de încălcarea părții 1 a art. 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse și a impus o amendă administrativă în valoare de 3.000 de ruble. Printre încălcările constatate în timpul activităților de inspecție s-a numărat înregistrarea incorectă a călătoriilor de afaceri; în special, călătoriile de afaceri nu au fost documentate prin ordin, așa cum prevede legislația muncii. Directorul firmei nu a putut infirma faptele consemnate de inspector în protocol. În acest sens, decizia inspectorului GIT a fost recunoscută ca legală și justificată (Decizia Tribunalului Regional Voronezh din 02.03.2009 în dosarul nr. 77-9AP).

Rezuma

După ce s-au adus modificări Regulamentului, înregistrarea unei călătorii de afaceri a fost simplificată - nu a mai fost necesară întocmirea unei misiuni de muncă și a unui certificat de călătorie. Documentul principal care confirmă că un angajat se află într-o călătorie de afaceri este ordinul de a-l trimite într-o călătorie de afaceri. Dar nu uitați, în anumite cazuri, de pregătirea altor documente - consimțământul angajatului pentru o călătorie de afaceri, notificarea de refuz a unei călătorii de afaceri etc. - și, de asemenea, stocați documentele în modul prescris.

În conformitate cu articolul 166 din Codul muncii, o călătorie de afaceri este considerată orice plecare a unui angajat din afara organizației în scopul îndeplinirii funcțiilor sale de muncă.

Schimbări drastice legislatia muncii legate de pregătirea documentelor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților au avut loc încă din 2015. Înregistrarea unei călătorii de afaceri în 2019 are loc fără documentele obișnuite: un certificat de călătorie și o misiune oficială.

Ce documente nu sunt necesare pentru o călătorie de afaceri?

Notă! Guvernul Rusiei, prin rezoluția sa din 29 decembrie 2014 nr. 1595, a eliminat necesitatea unei misiuni oficiale și a unui certificat de călătorie. Această regulă este în vigoare din 8 ianuarie 2015.

În același timp, articolele 8 și 22 din Codul Muncii conferă angajatorului dreptul de a prescrie anumite caracteristici ale călătoriilor de afaceri în reglementările locale. În cazul în care angajatorul consideră necesar, acesta poate stabili în actul intern al societății că este necesară întocmirea certificatului de călătorie și a misiunii de muncă. În acest caz, angajații vor întocmi documente în modul stabilit de angajator.

Din august 2015, angajatorul poate să nu completeze, de asemenea, jurnalul de bord pentru angajații care pleacă în călătorii de afaceri. Acest drept i-a fost acordat prin Hotărârea Guvernului nr. 771, adoptată la 29 iulie 2015.

Documente pentru călătorii de afaceri în 2019

Astăzi, documentele necesare pentru o călătorie de afaceri sunt:

1. Decizia scrisă a angajatorului de a-l trimite într-o călătorie de afaceri, care poate fi sub forma unui ordin sau instrucțiuni;
2. Raportul prealabil al angajatului privind cheltuielile.

Pentru categorii individuale lucrătorii trebuie, de asemenea, să obțină acordul lor scris. Acesta, ca și documentele de mai sus, este un document obligatoriu pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri. Astfel de angajați sunt enumerați la articolul 264 din Codul muncii:

1. Femei care cresc copii sub 14 ani sau copii cu handicap;
2. Angajații care îngrijesc rudele grav bolnave;
3. Femei sau bărbați care sunt părinți singuri.

Decizie scrisă

Procedura de emitere a ordinului sau a instrucțiunii este reglementată de art. 166 din Codul muncii și clauza 3 din Regulamentele care explică specificul călătoriilor de afaceri (aprobat prin HG nr. 749 din 13 octombrie 2008).

O decizie scrisă poate fi întocmită folosind formularul unificat T-9 sau un alt formular pe care angajatorul l-a elaborat și aprobat într-un act de reglementare local. În orice caz, comanda (instrucțiunea) trebuie să conțină următoarele informații:

1. Detalii de bază ale documentului: tip, număr, data publicării;
2. Denumirea organizației patronale;
3. Funcția sau specialitatea angajatului trimis în călătorie de afaceri, numele său de familie, parafa;
4. Destinaţie;
5. Data de începere și de sfârșit a călătoriei;
6. Scopul călătoriei;
7. Călătorie într-o călătorie de afaceri cu transportul personal, oficial sau public;
8. Pe cheltuiala cui sunt plătite costurile călătoriei de afaceri (uneori aceasta este pe cheltuiala părții care primește).

Raport în avans

Pregatirea documentelor pentru o calatorie de afaceri in 2019 se incheie cu intocmirea unui raport prealabil. Este un raport al angajatului privind cheltuielile efectuate în timpul unei călătorii de afaceri: călătorie, cazare etc.

Procesul-verbal se întocmește de către angajat în termen de 3 zile de la întoarcerea din călătorie. La acesta se anexează documente care confirmă cheltuielile:

• bilete de călătorie,
• contracte de închiriere de locuințe,
• o notă oficială despre utilizarea mașinii proprii care indică costurile suportate pentru călătorie (chitanțele corespunzătoare sunt anexate la aceasta);
• fotocopii ale paginilor de pașapoarte cu semne de trecere a frontierei (pentru călătorii de afaceri în afara Rusiei), etc.

În organizațiile guvernamentale, raportul se întocmește în forma aprobată prin ordinul Ministerului Finanțelor nr.52n din 30 martie 2015. Organizaţiile private utilizează formularul AO-1, ​​stabilit prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 55 din 08/01/2001.

Achiziționarea biletelor de călătorie și închirierea locuințelor poate fi efectuată chiar de angajator. În acest caz, documentele relevante sunt predate angajatului înainte de călătorie. După sosire, angajatul, împreună cu raportul de avans, le predă departamentului de contabilitate.

Cum să oficializezi trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri - vezi videoclipul de mai jos:

Urmărirea timpului

Pe baza buletinului de contabilitate, angajatului i se plătesc salarii pentru zile de călătorie de afaceri:

1. Pentru o deplasare într-o zi lucrătoare, salariatul primește salariul zilnic normal;
2. Când faceți o călătorie de afaceri într-un weekend, dublați salariul mediu zilnic.

Un specialist vă va răspunde la întrebări în comentariile articolului

Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse califică o călătorie de afaceri. ca absenţa unui salariat de la locul său de muncă permanent în numele angajatorului. Un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri pentru o anumită perioadă de timp. Dacă un angajat este trimis la o altă sucursală a companiei în care lucrează, care este situată în alt oraș, aceasta se va califica și ca o călătorie de afaceri. Se pare că totul este simplu și fără nori. De fapt, există și capcane aici. Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat în 2017? Ne vom da seama.

Cine poate fi trimis într-o călătorie de afaceri

S-ar părea că angajatorul are dreptul de a trimite pe oricare dintre angajații săi oficial angajați într-o călătorie de afaceri. În realitate, el poate trimite doar acei lucrători care se află în mod regulat în același loc, birou, oraș și așa mai departe. Dacă vorbim de curier sau șofer, angajatorul nu are dreptul să trimită astfel de angajați în afaceri.

Conform articolului 310 din Codul Muncii al Federației Ruse, un angajator poate trimite un freelancer într-o călătorie de afaceri, adică o persoană care lucrează oficial în afara biroului, acasă. Freelancer este trimis la conditii generale si motive.

Cât poate dura o călătorie de afaceri?

Întrebarea este interesantă, mai ales că nici un singur act legislativ nu menționează termene specifice. Adică, de fapt, o călătorie de afaceri poate dura de la o zi la câteva luni sau chiar ani. Rămâne la latitudinea conducerii să decidă. Cu toate acestea, o călătorie de afaceri nu poate dura mai puțin de o zi, așa cum este recunoscut de Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse. Aici vorbim de neimpozitarea plăților în schimbul deșeurilor în călătoriile de afaceri de o zi.

În orice caz, la Moscova, Sankt Petersburg și alte orașe ale țării, angajatorii își trimit angajații pentru o zi, plătind tot ce este necesar.

Începutul și sfârșitul unei călătorii de afaceri

Totul este relativ la locul de muncă. Acesta este. Când transportul pleacă din orașul în care se află locul de muncă cu un angajat, începe numărătoarea inversă a timpului călătoriei de afaceri. Imediat ce transportul ajunge înapoi în orașul în care se află lucrarea, vacanța este considerată oficial închisă.

Dacă transportul a sosit sau a plecat cu un angajat al companiei înainte de miezul nopții (00.00), ora de sosire sau de plecare este considerată ziua curentă, dacă după miezul nopții - următoarea.

Ce documente sunt necesare pentru o călătorie de afaceri?

Inițial, angajatorul este obligat să întocmească un ordin corespunzător pentru a-și trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. Acesta este documentul principal.

Comanda la trimiterea unui eșantion de călătorie de afaceri 2017.

Astăzi, nu există nicio cerință de a elibera un certificat de călătorie sau de a indica misiunea oficială în care este trimis angajatul. Nici timpul de călătorie nu trebuie specificat, deoarece este determinat de biletele de transport. Dacă un angajat merge pe drumul său, de exemplu, în propria mașină, va trebui să întocmească un memoriu și să indice toate datele necesare.

Misiunea de servicii pentru o călătorie de afaceri în 2017.

Dacă ești șeful unei companii și destul de des angajații tăi merg în călătorii de afaceri, îți recomandăm să întocmești un regulament cu toate detaliile despre cuantumul diurnei, cheltuieli etc. Dacă se întâmplă ceva, acest document va oferi asistență semnificativă în procedurile cu autoritățile fiscale, mai ales dacă este vorba nu numai de audituri, ci și de proceduri judiciare.

Completarea unei foi de pontaj

În acest document, angajatorul se obligă să indice zilele lucrătoare lucrate de salariat în timpul călătoriei de afaceri. Astfel de zile trebuie să fie indicate în foaia de pontaj, fie cu codul „K”, fie cu „06”.

Se întâmplă ca un angajat să fie obligat să lucreze în weekend sau în sărbători. În acest caz, documentul trebuie să fie marcat cu codul „РВ” sau „03”, dacă toate acestea au fost convenite cu autoritățile. Dacă nu, atunci conducerea are dreptul să nu noteze nimic pe foaia de pontaj și să nu plătească orele lucrate de angajat într-o zi liberă.

Mulți oameni nu se gândesc cum timp de lucru, timpul pe care un angajat îl petrece pe drum, de exemplu, conducând într-o zi liberă. Din păcate, antreprenorii chiar nu trebuie să țină cont de acest timp. Dar, în mod corect, desigur, este mai bine să marcați un astfel de timp ca „RV” sau „03”.

Contabilitatea salariilor în timpul unei călătorii de afaceri

Conform articolului 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, plata pentru perioada călătoriei de afaceri se calculează pe baza salariului mediu și nu ca în condiții normale. De fapt, în acest caz nu se ține cont de adevăratul mod de funcționare. Valoarea medie se calculează de la cele douăsprezece luni lucrate până la luna în care angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri.

Se întâmplă că este mai convenabil ca șeful unei companii să plătească indemnizații de călătorie în funcție de salariul efectiv. Cu toate acestea, în orice caz castigurile medii va trebui mai întâi calculat. Ideea este că dacă salariul efectiv se dovedește a fi mai mică decât suma medie, drepturile angajatului vor fi încălcate. Dacă câștigurile dvs. reale sunt egale sau mai mari, atunci totul este în regulă.

Orice companie poate, mai devreme sau mai târziu, să fie nevoită să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri*.

*In conformitate cu art. 166 din Codul muncii, călătorie de afaceri este deplasarea unui salariat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent.

Deplasări de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie, călătorii de afaceri nu sunt recunoscute.

Specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri este stabilit de Regulamentul „Cu privire la specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008. nr. 749.

În același timp, contribuabilii trebuie să rețină că garanțiile și compensațiile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, inclusiv cele legate de călătoriile de afaceri, se aplică numai angajaților care au încheiat un contract de muncă cu organizația.

Pentru angajații care lucrează în baza unui acord GPC, legislația muncii și alte acte care conțin standarde dreptul muncii, nu se aplica in conformitate cu prevederile art. 11 din Codul muncii.

O regulă similară este cuprinsă în paragraful 2 al Rezoluției nr. 749:

Angajații care au o relație de muncă cu angajatorul sunt trimiși în călătorii de afaceri.

În consecință, dacă un angajat lucrează pentru o companie în baza unui acord GPC, atunci trimițându-l într-o călătorie în scopuri oficiale nu este o călătorie de afaceri. Aceasta înseamnă că organizația nu are obligația de a compensa un astfel de angajat pentru cheltuielile de călătorie.

Prin urmare, pentru a nu crește prețul contractului GPC (suma remunerației) cu suma cheltuielilor asociate călătoriei de afaceri, precum și pentru a nu plăti taxe „în plus”, posibilitatea de a plăti despăgubiri revine executorului atribuirea trebuie să fie prevăzută în acordul GPC.

Atât în ​​domeniul fiscal, cât și în contabilitate, atunci când reflectă tranzacțiile de afaceri legate de călătoriile de afaceri, apar o serie întreagă de sarcini și probleme pe care contabilitatea trebuie să le rezolve.

Trimiterea angajaților în călătorii de afaceri face parte din relația de muncă dintre angajați și organizație.

Capitolul 24 din Codul Muncii este consacrat acestei probleme.

În conformitate cu acest capitol, este necesar să se aplice o procedură specială de calcul pentru salariile cu angajații care călătoresc. La urma urmei, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, este garantat să păstreze:

• locuri de muncă (posturi),
• castigurile medii,

precum și rambursarea cheltuielilor asociate cu o călătorie de afaceri în conformitate cu prevederile articolului 167 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În articol se vor discuta normele legislației actuale care reglementează procedura de înregistrare și contabilizare a tranzacțiilor comerciale legate de trimiterea angajaților în călătorii de afaceri.

CERINȚE ALE LEGISLAȚIEI ACTUALE PENTRU PROCEDURA DE execuție a călătoriilor oficiale de afaceri

În conformitate cu cerințele articolului 168 din Codul muncii, în cazul în care este trimis într-o călătorie de afaceri, angajatorul este obligat să despăgubească salariatul pentru:

• cheltuieli de călătorie către și de la destinație;
• cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit;
• diurnă - cheltuieli suplimentare asociate locuirii în afara locului de reședință permanentă;
• alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Pe lângă cele de mai sus, să cheltuieli de calatorie raporta:

• cheltuieli pentru deplasarea la aeroport sau gară în locurile de plecare, destinație sau transferuri,
• costurile bagajelor,
• cheltuieli pentru serviciile de comunicații,
• cheltuieli pentru obținerea și înregistrarea unui funcționar pașaport străin, vize, alte documente de călătorie,
• taxe pentru dreptul de intrare sau de tranzit al transportului auto,
• costuri pentru obținerea asigurării obligatorii de sănătate,
• cheltuielile asociate cu schimbul de numerar sau un cec bancar cu numerar în valută străină,
• taxe de servicii aeroportuare, comisioane,
• alte plăți și taxe obligatorii.

Procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor aferente călătoriilor de afaceri sunt stabilite printr-un contract colectiv sau reglementări locale.

Prin urmare, Codul Muncii nu sunt stabilite standarde pentru plățile compensatorii pentru rambursarea indemnizațiilor de călătorie.

Angajatorii au dreptul de a stabili în mod independent într-un contract colectiv sau o reglementare locală (de exemplu, reglementări privind călătoriile de afaceri), procedura și valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri, inclusiv valoarea diurnei plătite.

Angajații sunt trimiși în călătorii de afaceri din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a le îndeplini misiunea oficialăîn afara locului de muncă permanent (clauza 3 din Rezoluţia nr. 749).

În conformitate cu paragraful 6 din Rezoluția nr. 749, scopul călătoriei de afaceri a angajatului este determinat de șeful organizației de trimitere și este indicat în misiunea oficială care este aprobat de angajator.

În baza deciziei angajatorului, salariatul este eliberat certificat de călătorie, confirmând durata șederii sale într-o călătorie de afaceri:

• data sosirii la punctul (punctele) de destinație,
• data plecării de la acesta (dintre ei),

cu exceptia urmatoarelor cazuri:

Un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse din ordinul angajatorului fără înregistrare certificat de călătorie, cu excepția cazurilor de călătorii de afaceri în statele membre ale CSI cu care s-au încheiat acorduri interguvernamentale, în baza cărora autoritățile de frontieră nu fac notificări privind trecerea frontierei de stat în documentele de intrare și ieșire (clauza 15 din Rezoluția nr. 749). ).

Certificatul de călătorie se eliberează într-un singur exemplar și se semnează de către angajator, se înmânează salariatului și se păstrează de acesta pe toată durata călătoriei de afaceri.

Perioada efectivă de ședere la locul de repartizare este determinată de notele de la data sosirii la locul de repartizare și de data plecării de la acesta, care sunt înscrise pe certificatul de călătorie și certificate prin semnătura unui funcționar autorizat și sigiliul organizației la care este detașat salariatul.

În cazul în care un angajat este trimis la organizații situate în localități diferite, pe certificatul de călătorie se fac notări cu privire la data sosirii și data plecării. în fiecare de la organizaţiile la care este detaşat.

Momentan pentru documentație pentru tranzacțiile de afaceri legate de călătoriile de afaceri, se folosesc formulare unificate, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004. Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară a muncii și plata acesteia”:

1. Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”,

2. Nr. T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea lucrătorilor într-o călătorie de afaceri”,

se emite la trimiterea unui angajat (angajați) într-o călătorie de afaceri. Completat pe baza unei atribuiri de post (formular T-10a).

Perioada de păstrare a acestor documente este 5 10 ani).

3. Nr. T-10 „Certificat de călătorie”,

servește la confirmarea timpului petrecut într-o călătorie de afaceri. Certificatul indică ora sosirii salariatului la destinație, precum și ora plecării. Acest document se intocmeste pe baza unei comenzi de expediere in calatorie de afaceri (formular T-9) si certificata de partea destinatara.

Perioada de păstrare a certificatelor este 5 ani (în călătorii de afaceri în nordul îndepărtat și zone echivalente - 75 ani).

4. Nr. T-10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”,

conține informații despre scopul călătoriei angajatului și rezultatele sale finale. Este baza pentru emiterea unei comenzi în formularul T-9 și servește la confirmarea justificării economice a cheltuielilor de călătorie de afaceri.

Perioada de stocare pentru sarcinile de serviciu și rapoartele este 5 ani (pentru călătorii de afaceri pe termen lung în străinătate - 10 ani).

DURATA CĂLĂTORII DE AFACERI

În conformitate cu paragraful 4 din Rezoluția nr. 749, durata călătoriei de afaceri este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale.

În acest caz, ziua plecării într-o călătorie de afaceri este considerată a fi data plecării:

• trenuri,
• avion,
• autobuz,
• o alta vehicul

de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar în ziua sosirii din călătoria de afaceri - data sosirii vehiculului specificat la locul de muncă permanent.

Când un vehicul este trimis înainte de 24 de ore inclusiv, ziua de plecare pentru o călătorie de afaceri este considerată a fi ziua curentă, iar de la ora 00 și mai târziu - a doua zi.

Dacă stația, debarcaderul sau aeroportul se află în afara decontare, se ține cont de timpul necesar deplasării la gară, debarcader sau aeroport.

În mod similar se stabilește ziua în care salariatul ajunge la locul său de muncă permanent.

Problema prezenței unui angajat la locul de muncă în ziua plecării într-o călătorie de afaceri și în ziua sosirii dintr-o călătorie de afaceri se rezolvă de comun acord cu angajatorul.

Când un angajat călătorește de pe teritoriul Federației Ruse, data trecerii frontierei de stat a Federației Ruse este inclusă în zilele pentru care diurnele sunt plătite în valută străină, iar atunci când călătorește pe teritoriul Federației Ruse, data trecerii frontierei de stat a Federației Ruse este inclusă în zilele pentru care diurnele sunt plătite în ruble.

Datele de trecere a frontierei de stat a Federației Ruse sunt determinate de semnele autorităților de frontieră din pașaport.

PLATA CHELTUIELILOR ASOCIATE CĂLĂTORII LA BIROUL UNUI ANGAJAT

În conformitate cu paragraful 10 din Rezoluția nr. 749, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, i se acordă un avans în numerar pentru plata cheltuielilor:

• pe drum,
• inchirierea unui spatiu de locuit,
• indemnizație zilnică.

Totodată, salariatului i se rambursează diurnele pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv (clauza 11 din Hotărârea nr. 749):

• weekenduri și zile nelucrătoare sărbători,
• zile pe drum (inclusiv în timpul unei escale forțate).

Plata diurnei, precum și rambursarea cheltuielilor de călătorie, pot fi efectuate de către organizație atât în ​​numerar, cât și în alte forme.

În cazul emiterii de numerar din casa de marcat a unei întreprinderi, un salariat care pleacă într-o călătorie de afaceri, în calitate de persoană responsabilă, este obligat să întocmească declaratie scrisa sub orice formă pentru emiterea de sume contabile.

Această aplicație trebuie să conțină o notă scrisă de mână de la șeful companiei despre suma numerarului și perioada pentru care este emisă.

Cererea trebuie, de asemenea, datată și semnată de șeful companiei.

În prezent, companiile folosesc din ce în ce mai mult mijloace fără numerar pentru decontările cu persoane responsabile. Și atunci când angajații sunt într-o călătorie de afaceri, plățile fără numerar devin deosebit de relevante.

Cu toate acestea, atunci când transferați sume responsabile pe cardurile de plastic „salariu” ale angajaților, pot apărea anumite riscuri fiscale.

Ele sunt asociate cu recalificarea fondurilor transferate ca răspunzătoare la salarii.

Atunci când efectuează un audit, autoritățile fiscale pot percepe sume suplimentare pentru aceste sume. prime de asigurare, impozitul pe venitul persoanelor fizice, penalități și amenzi.

Pentru a evita conflictele cu autoritățile fiscale și pentru a minimiza riscurile fiscale, organizațiile se pot proteja în următoarele moduri:

1. Să reflecte în politicile contabile în scopurile contabilității și contabilității fiscale ale organizațiilor posibilitatea de a transfera fonduri fără numerar pentru emiterea de sume contabile folosind orice detalii ale angajaților.
2. Indicați în mod clar scopul plății ca „transfer de fonduri responsabile” și insistați asupra poziției dvs. dacă banca de servicii încearcă să schimbe scopul plății.
3. Păstrați evidența rapoartelor anticipate și a documentelor justificative atașate acestora în timp util și complet.

Atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pe teritoriul a 2 sau mai multe state străine, diurnele pentru ziua trecerii frontierei dintre state se plătesc în valută conform standardelor stabilite pentru statul în care este trimis angajatul ( clauza 18 din Rezoluția nr. 749).

Dacă un angajat se îmbolnăvește în timpul șederii sale într-o călătorie de afaceri, atunci el:

• cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit sunt rambursate (cu excepția cazurilor în care angajatul detașat este supus unui tratament internat),
• diurnele se plătesc pe toată perioada până când acesta nu poate, din motive de sănătate, să înceapă îndeplinirea misiunii oficiale care i-a fost atribuită sau să se întoarcă la locul de reședință permanentă.

În timpul perioadei de invaliditate temporară, angajatul primește beneficii de invaliditate temporară în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În acest caz, invaliditatea temporară trebuie documentată în modul prescris (clauza 25 din Rezoluția nr. 749).

DOVADA DOCUMENTARĂ A CHELTUIELILOR DE CĂLĂTORIE

În conformitate cu paragraful 24 din Rezoluția nr. 749, rambursarea altor cheltuieli aferente călătoriilor de afaceri în cazurile, procedurile și sumele stabilite prin contract colectiv sau reglementări locale se efectuează la prezentare. documente care confirmă aceste cheltuieli.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să se depună angajatorului în termen 3 zile lucratoare(clauza 26 din Rezoluția nr. 749):

un raport în avans asupra sumelor cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri, precum și să efectueze o plată finală a avansului în numerar pentru cheltuieli de călătorie eliberat acestuia înainte de plecarea în călătoria de afaceri.

Raportul prealabil va fi însoțit de executat corespunzător următoarele documente:

• certificat de calatorie,
• despre închirierea spațiilor rezidențiale,
• confirmarea cheltuielilor de călătorie (inclusiv prima de asigurare pentru asigurarea personală obligatorie a pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea așternutului în trenuri),
• despre alte cheltuieli legate de călătoria de afaceri;
• raport asupra muncii efectuate într-o călătorie de afaceri, convenit cu managerul unitate structurală angajator, în scris.

În conformitate cu articolul 252 din Codul fiscal, cheltuielile organizației trebuie să fie justificate și documentate. Această cerință se aplică și cheltuielilor de călătorie suportate de organizație.

Mai jos vom analiza câteva Scrisori de la Ministerul Finanțelor privind documentele care confirmă cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri.

1. Documente care confirmă costurile de plată a documentelor de călătorie (bilete) și a serviciilor hoteliere.

În scrisoarea sa din 10 noiembrie 2011. Nr.03-03-07/51, Ministerul Finanțelor a indicat o listă de documente necesare pentru confirmarea costurilor achitării documentelor de călătorie de către angajații detașați.

„Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, documentele care confirmă cheltuielile sale pentru plata biletelor și (sau) serviciilor hoteliere sunt:

- verificarea echipamentelor de marcat;

- alunecări, verificări ale terminalelor electronice la efectuarea operațiunilor de utilizare card bancar, al cărui titular este salariatul;

- confirmarea instituției de credit în care angajatul are un cont bancar, care prevede tranzacții cu card bancar, precum și tranzacția de plată efectuată;

- sau alt document care confirmă plata efectuată, întocmit pe un formular de raportare strict aprobat.”

Notă:Angajații detașați nu trebuie să uite de documente, confirmarea platii cheltuielile efectuate (chitanțe și borderouri de casă).

2. Cum să confirmați cheltuielile dacă sunt emise documente de călătorie electronice.

Procedura de confirmare a cheltuielilor la emiterea biletelor electronice este dezvăluită în Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 27 februarie 2012. Nr. 03−03−07/6: „În cazul eliberării documentelor de călătorie cu bilete electronice de pasageri, este necesar să se țină seama de faptul că, potrivit clauzei 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 8 noiembrie 2006 nr. 134 „Cu privire la stabilirea formei unui bilet electronic de pasager și bon de bagaj în aviatie Civila» traseul/primirea unui bilet electronic de pasager și a bonului de bagaj (extras din sistemul informatic automatizat pentru înregistrarea transportului aerian) este un document de strictă responsabilitate și este utilizat pentru organizații și antreprenori individuali pentru a efectua plăți și (sau) plăți în numerar utilizarea cardurilor de plată fără utilizarea echipamentului de casă de marcat .

Astfel, dacă un bilet de avion a fost achiziționat în formă nedocumentată (bilet electronic), atunci documentele justificative care confirmă costurile achiziției biletului de avion în scopuri fiscale sunt cele generate automat. Sistem informaticînregistrarea rutei/primirii de transport aerian document electronic(bilet de avion) ​​pe hârtie, care indică costul zborului, o carte de îmbarcare care confirmă zborul persoanei responsabile pe ruta specificată în biletul electronic.”

3. Ce documente sunt necesare pentru a confirma cheltuielile sub formă de indemnizații zilnice eliberate unui angajat detașat.

Cheltuielile sub formă de diurnă pot fi confirmate printr-un certificat de călătorie. Tocmai acesta este punctul de vedere la care adera Ministerul Finanțelor în Scrisoarea sa din 11 noiembrie 2011. Nr 03-03-06/1/741.

„Hotărârea Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749 a aprobat Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (denumite în continuare Regulamente).

În conformitate cu paragraful 11 ​​din Regulament, cheltuielile suplimentare asociate locuirii în afara locului de reședință (diurne) sunt rambursate angajatului pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători nelucrătoare, precum și pentru zile de drum, inclusiv în timpul unei opriri forțate.pe parcurs, ținând cont de prevederile prevăzute la alin.18 din Regulament.

Potrivit paragrafului 7 din Regulament, în baza deciziei angajatorului, salariatului i se eliberează un certificat de călătorie care confirmă perioada șederii sale într-o călătorie de afaceri (data sosirii la punctul (punctele) de destinație și data plecării din acesta (de la acestea)), cu excepția cazurilor specificate la paragraful 15 din Regulament.

Ținând cont de faptul că diurna este rambursată salariatului pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri și, în același timp, durata șederii în călătoria de afaceri este confirmată printr-un certificat de călătorie, considerăm că cheltuielile în forma a diurnei poate fi confirmată printr-un certificat de călătorie. În același timp, nu este necesară furnizarea de cecuri și chitanțe care confirmă cheltuirea salariatului cu diurna.”