Top 10: sisteme BPM

Platformă pentru gestionarea cazurilor și proceselor de afaceri. Soluții gata făcute pentru automatizarea sarcinilor de afaceri ale întreprinderii. Instrumente utilizator pentru setarea și configurarea sistemului. Tehnologii inteligente care permit utilizatorilor să facă munca pentru ei.

Sistem de management al proceselor de afaceri. Vă permite să treceți de la instrucțiuni la execuția automată și controlul proceselor și ajută la gestionarea eficienței companiei.

Sistem de management al documentelor și sarcinilor. Vă permite să organizați munca cu sarcini (controlul disciplinei performanței), documente (optimizarea lucrului cu documente) și birou (biromatică). Include un portal corporativ. Există o versiune mobilă.

Un sistem pentru gestionarea documentelor, sarcinilor și proceselor de afaceri ale unei organizații. Automatizari pentru birou. Managementul proceselor și sarcinilor de afaceri. Căutarea și analiza informațiilor. Securitatea informațiilor. Fonduri ale organizației YUZEDO. Instrumente pentru crearea și dezvoltarea soluțiilor. Munca mobilă. Integrare și scalare

Un sistem cuprinzător de management al proceselor de afaceri Low-code include un set complet de instrumente pentru modelarea proceselor de afaceri în notație BPMN 2.0, automatizarea proceselor de afaceri și managementul cazurilor.

Un sistem complet pentru organizarea managementului documentelor electronice și automatizarea proceselor de afaceri pe platforma Microsoft SharePoint.

Un sistem pentru automatizarea proceselor de afaceri și optimizarea fluxului de documente pentru companii de toate tipurile și dimensiunile. Sistemul rezolvă în mod eficient problemele atât în ​​cadrul unei structuri mici, cum ar fi un birou, divizie, departament sau organizație locală în ansamblu, cât și într-o organizație distribuită geografic cu un model complex de flux de informații.

Platformă software pentru crearea de sisteme de management al documentelor (flux electronic de documente) în guvern și organizatii comerciale orice scară. Oferă automatizare complexă procesele de procesare a documentelor și vă permite să treceți la tehnologia fără hârtie pentru a lucra cu documente electronice.

Sistem intuitiv de management al proceselor de afaceri pentru o organizație colaborareîn companiile care utilizează Microsoft Office 365. Editor simplu de procese grafice.

ESCOM.BPM oferă automatizarea completă a proceselor de afaceri ale documentelor, vă permite să gestionați fluxul de documente electronice și automatizează controlul asupra executării comenzilor în companii de orice dimensiune. ESCOM.BPM asigură execuția de rutină a proceselor de afaceri prin rutare automată, gestionarea dinamică a drepturilor de acces, trimiterea de notificări și memento-uri instantanee și proceduri automate de control al termenelor limită.

Syntellect Tessa este o platformă universală și flexibilă cu o interfață modernă pentru crearea de soluții de înaltă performanță pentru automatizarea fluxului de documente și a proceselor de afaceri ale companiilor din diverse domenii de activitate.

Sistem cloud pentru automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderilor mici și mijlocii. Stabilește comunicații, previne pierderea datelor și oferă instrumentele de control necesare. Vă permite să vă creați propriile soluții pentru afaceri, precum și să descărcați cele gata făcute din catalogul Store365.

Un sistem care asigură automatizarea tuturor proceselor și departamentelor companiilor. Acesta este un produs complet gata de utilizare care, pe lângă modulele standard, include un designer de configurație. Folosind proiectantul de configurare, puteți configura rapid după cum este necesar și fără programare caracteristici suplimentareși procese.

Sistemul bb workspace aparține clasei de sisteme ECM (Enterprise Content Management) și acceptă complet ciclu de viață gestionarea documentelor de la crearea și înregistrarea până la stocarea arhivă în baze de date separate pentru fiecare an calendaristic. ÎN sistem integrat bb workspace a implementat tehnologia STP pentru procesarea end-to-end a informațiilor și funcția unui sistem BPM (Business Performance Management - managementul performanței afacerii).

O soluție cuprinzătoare pentru gestionarea fluxului de documente contractuale al companiei, implementată pe baza platformei open source Alfresco ECM. Există o versiune gratuită

Gestionarea sarcinilor, lucrul la proiecte, managementul documentelor electronice, optimizarea proceselor de afaceri - Lement Pro ajută la stabilirea unei comunicări eficiente

Primul Form este un sistem de management al clasei de lucru conceput pentru a automatiza procesele de afaceri, a organiza un spațiu informațional unificat pentru comunicații eficiente, pentru a asigura stocarea și utilizarea în siguranță a datelor corporative.

bazat pe Comindware Business Application Platform

Un sistem cuprinzător de management al proceselor de afaceri (BPMS) cu cod redus: modelare în notație BPMN 2.0, automatizare a proceselor, managementul cazurilor - o bază de încredere pentru transformarea digitală a unei întreprinderi.

Mai mult decât modelare și execuție

Comindware Business Application Platform oferă un set complet de instrumente pentru modelarea, executarea, optimizarea proceselor de afaceri ale unei organizații tipice sistemelor BPM tradiționale și depășește. În plus, compania primește o serie de avantaje caracteristice sistemelor de clasă iBPMS (Intelligent BPM Suite) și platformelor Low-code:

• Instrumente online convenabile pentru gestionarea proceselor de afaceri. Modelare, execuție, analiza procesului, managementul sarcinilor, proiectarea arhitecturii de procese de întreprindere, integrarea BPMS cu sisteme terțe.
• Suport pentru sarcini creative. Soluțiile BPM bazate pe platforma de la Comindware nu sunt axate pe procese de afaceri precum BPMS tradiționale, lăsând loc muncii creative (cazuri/instrucțiuni).
• Managementul proceselor în mâinile oamenilor de afaceri (Low-code). Centrul de greutate al eforturilor de dezvoltare și ajustare în continuare a aplicațiilor de afaceri se mută de la programatori la analişti.

Specificul implementării tuturor instrumentelor principale de management al proceselor în platforma Low-code de la Comindware și o serie de avantaje unice pentru afaceri distinge Comindware Business Application Platform de BPMS tradițional.

Setul de instrumente BPM pentru management și
optimizarea proceselor de afaceri

Digitalizarea în profunzime și răspândirea ei în întreaga afacere - conditie necesara succesul afacerilor moderne. O tehnică de management numită BPM ajută companiile să se dezvolte în această direcție ( Procesul de afaceri Management) și inclusiv metodologia și software. O afacere care practică tehnici de management al proceselor este construită ca un set de procese de afaceri end-to-end, care ajută la eliminarea barierelor funcționale din companie și crește radical eficiența tuturor departamentelor. Suportul tehnologic pentru metodologia BPM îl reprezintă sistemele de management al proceselor de afaceri (BPMS).

Comindware Business Application Platform include un set complet de instrumente de management al proceselor de afaceri incluse în software-ul de clasă BPMS. Fiecare instrument inclus în platforma Low-code de la Comindware este implementat ținând cont de solicitările curente ale afacerii pentru flexibilitate atât în ​​procesele de afaceri principale, cât și în cele auxiliare ale întreprinderii.

Modelarea proceselor de afaceri

Un model grafic al unui proces de afaceri este componenta principală a managementului procesului de afaceri și demonstrează interconectarea tuturor elementelor de proces din cadrul unei organizații sau exploatații. Această vizualizare vă ajută să vă concentrați asupra informațiilor direcționate și semnificative pentru a rezolva problemele de optimizare a proceselor de afaceri.

Platforma Comindware oferă instrumente flexibile și convenabile pentru modelarea proceselor de afaceri chiar și pentru profesioniștii non-BPM. Mai mult, dezvoltarea formularelor, adaptarea interfețelor și configurarea integrărilor de bază se face tot de un analist într-un browser web și nu necesită abilități de programare. Analistul de afaceri creează o diagramă de proces, identifică participanții și descrie setul și ordinea acțiunilor acestora. Modelele grafice construite respectă BPMN 2.0, standardul mondial modern pentru BPM.

Modelarea arhitecturii de proces

Succesul managementului de proces al unei companii depinde în mare măsură de capacitatea organizației de a prioritiza corect optimizarea proceselor, concentrându-se în primul rând pe capacitățile cheie ale afacerii. O capacitate de afaceri este un set de procese, oameni și tehnologii care creează valoare care sunt în concordanță cu obiectivele strategice ale unei companii. Cu alte cuvinte, capacitatea de afaceri se referă la elementul care descrie „ce” este capabilă să facă o companie, iar procesele de afaceri, la rândul lor, descriu „cum” o companie își realizează capacitățile. Modelul de capabilități de afaceri vizualizează întreaga gamă de capabilități ale unei anumite afaceri, iar arhitectura de proces ajută la vizualizarea interconectarii proceselor.

Comindware Business Application Platform oferă capacitatea de a construi rapid un model de capabilități de afaceri și arhitectură de proces, de a vizualiza relația dintre procese și de a le lega de obiective specifice. Diagrama capacității afacerii este actualizată în timpul optimizării, ceea ce ajută la analiza situației de sus în jos și la planificarea eficientă a schimbărilor viitoare.

Automatizarea unui proces de afaceri implică parcurgerea automată a pașilor acestuia și notificarea utilizatorilor sistemului despre sarcinile și acțiunile cerute acestora la etapa curentă a procesului. În funcție de setările selectate, procesul de afaceri poate fi lansat manual sau automat conform unui program, unei cereri primite sau când este îndeplinită o condiție. Cu drepturi de acces adecvate, utilizatorul poate primi informații despre etapele anterioare și următoare ale procesului și poate evalua vizual stadiul finalizării acestuia.

Funcționalitatea BPMS a platformei Comindware se bazează pe un „motor” de proces care:

• Cereri de trasee
• Automatizează atribuirea de sarcini către utilizatori
• Apelează sisteme și servicii externe
• Primește solicitări de la sisteme externe
• Colectează datele necesare și le prelucrează
• Oferă acces la date în contextul procesului de rulare

Sistemul Comindware BPM asigură executarea unui proces de complexitatea și nivelul necesar de descompunere într-un singur sistem.

Monitorizarea proceselor de afaceri

Monitorizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii este unul dintre instrumentele BPM care ajută persoana responsabilă să identifice blocajele în execuția proceselor de afaceri și să răspundă situațiilor critice prin ajustarea diagramei de proces sau a acțiunilor angajaților. Pentru a rezolva cu succes problemele de monitorizare, este esențial să aveți acces efectiv la statisticile procesului și capacitatea de a afișa datele într-un format convenabil.

În timpul execuției proceselor de afaceri, Comindware Business Application Platform colectează statistici detaliate despre metricile și indicatorii acestora. O reprezentare vizuală a acestor date simplifică monitorizarea execuției proceselor, identificarea punctelor de optimizare și accelerare. Datele statistice sunt, de asemenea, o sursă de informații pentru reinginiere și optimizare a proceselor complexe de afaceri ale companiei, adoptare decizii de managementși ajustări ale arhitecturii procesului.

Optimizarea proceselor de afaceri

Optimizarea proceselor de afaceri implică o gamă largă de lucrări care vizează creșterea eficienței activităților de operare ale companiei și îmbunătățirea calității implementării capacităților și serviciilor de afaceri ale întreprinderii. Optimizarea proceselor de afaceri, spre deosebire de reinginerie, se realizează în mod continuu și, de regulă, acoperă o zonă destul de îngustă la nivelul capabilităților sau funcțiilor de afaceri ale organizației.

Comindware Business Application Platform ajută la identificarea potențialelor oportunități de optimizare și face posibilă testarea ipotezelor asupra proceselor reale de afaceri. O imagine informativă a oportunităților de optimizare este oferită de arhitectura de proces a unei întreprinderi, împreună cu datele statistice din monitorizarea proceselor de afaceri. Puteți optimiza procese specifice și puteți lega interacțiunile acestora între ele. Pentru a optimiza un proces de afaceri, este suficient să faceți modificări modelului său grafic din browser fără a întrerupe execuția celor care rulează deja în Procesul BPMS ov.

Managementul sarcinilor

O condiție importantă pentru implementarea nedureroasă și cu succes a unei abordări prin proces a managementului întreprinderii este furnizarea de instrumente simple și convenabile de gestionare a sarcinilor pentru angajații obișnuiți ai companiei, iar platforma Low-code de la Comindware le oferă.

Oricât de complexă ar fi combinația de procese de afaceri, proiecte și cazuri din companie, angajatul își vede sarcinile într-o singură interfață accesibilă din browser, sau direct în MS Outlook, cu configurația corespunzătoare de out-of-the- integrarea cutiei. Acest lucru vă ajută să planificați timpul, să stabiliți priorități și să gestionați sarcinile mai eficient. Managerul vede sarcinile unui anumit angajat și, de asemenea, poate obține un rezumat al tuturor proceselor, proiectelor, cazurilor în care este implicată o anumită persoană, chiar dacă alte departamente sau divizii sunt responsabile pentru acestea.

Integrare cu sisteme terțe

Comutarea angajaților între mai multe sisteme încetinește semnificativ munca și deseori face imposibilă automatizarea proceselor de afaceri. Sarcina unui sistem BPM este de a crea un nivel dedicat de management al proceselor, care este situat deasupra altor tehnologii, integrat cu sistemele de informații vechi (ERP, CRM etc.) și vă permite să implementați procese de afaceri end-to-end și să eliminați necesitatea comutării între mai multe sisteme.

Comindware Business Application Platform oferă o integrare extinsă cu alte sisteme. Integrarea prin protocolul OData este configurată cu mouse-ul; pentru alte protocoale a fost creat un API deschis, bazat pe standardul Web Services. O altă posibilitate de integrare este prin roboții RPA.

Suport pentru sarcini creative

ÎN lumea modernă Din ce în ce mai mult, executanții care lucrează conform reglementărilor aprobate sunt înlocuiți de lucrători în cunoștințe pentru care procesele fixe tradiționale nu sunt potrivite. În plus, adesea apar excepții în activitatea companiilor/instituțiilor care nu se încadrează în cadrul proceselor de afaceri descrise. În aceste cazuri, sunt necesare forme de lucru mai flexibile și mai dinamice, care sunt oferite de managementul adaptiv de caz (Adaptive Case Management). Un caz este un proces care „se desfășoară în timp”: este planificat doar primul pas, iar pe baza rezultatelor sale se ia o decizie cu privire la altele, spre deosebire de procesele de afaceri în care toți pașii sunt determinați în prealabil.

Comindware Business Application Platform include suport pentru cazuri și oferă un spațiu unic atât pentru lucru bazat pe șabloane, cât și pentru munca creativă planificată din mers.

Managementul cazurilor (ACM)

ACM este o abordare destul de nouă în gestionarea problemelor creative, procesul de rezolvare care este greu de formalizat sau nu necesită reglementare. Comindware Business Application Platform a fost concepută și creată în acest moment dezvoltare activă Abordarea ACM și suportul pentru managementul cazurilor au fost inițial incluse în funcționalitatea de bază a platformei. Prin încorporarea suportului atât pentru cazuri, cât și pentru procesele de afaceri în funcționalitatea platformei, aceste controale se combină perfect între ele. Nu există nicio barieră de nepătruns între fluxurile de lucru și cazurile tradiționale – atât procesele de afaceri, cât și cazurile generează sarcini care sunt gestionate în același mod. Singura diferență este modul în care apar sarcinile: în cazul unui proces de afaceri, acestea sunt create automat conform diagramei de proces; în cazul unui caz, un angajat autorizat decide ce să facă în fiecare etapă și cui să delege subsarcinile. .

Migrarea de la cazuri la procesele de afaceri

„Cele mai bune practici” de management al proceselor de afaceri funcționează cel mai bine atunci când sunt filtrate prin prisma experienței – istoria companiei în sine. Comindware Business Application Platform minimizează ciclul de la idee la procesul de afaceri de lucru.

Platforma low-code vă permite să testați rapid, în format de caz, în practică reală diverse abordări de organizare a procesului de procesare a cererilor sau sarcinilor non-standard. Statisticile colectate în timpul procesării vă vor ajuta să alegeți cea mai bună opțiune. În timpul gestionării repetate a excepțiilor, statisticile sunt colectate și cele mai bune practici procesarea anumitor scenarii. Această experiență poate fi ușor transformată într-un proces organizat și executabil prin migrarea de la cazuri la procese. În plus, cazurile și procesele de afaceri sunt strâns legate în cadrul platformei. Astfel, un caz poate apela un proces și invers, iar toate sarcinile generate de acestea sunt reflectate în lista end-to-end de sarcini, precum și în modelul integrat de capabilități de afaceri.

Low-code: managementul proceselor de afaceri în mâinile oamenilor de afaceri

Principalul avantaj al automatizării afacerii este reducerea costurilor de operare. Transformarea digitală reduce timpul de reacție a afacerii la schimbare nevoi reale clienților, ceea ce adesea nu implică aprofundarea automatizării, ci formarea de noi modele de afaceri. Întreprinderile sunt din ce în ce mai interesate să ofere utilizatorilor de afaceri capacitatea de a participarea activăîn îmbunătățirea proceselor de afaceri și crearea de aplicații de afaceri în mod independent.

Comindware Business Application Platform acceptă pe deplin conceptul Low-code cu un minim de codare și un maxim de dezvoltare vizuală. Platforma Comindware rezolvă problema principală a digitalizării - accelerarea ciclului de la nevoia afacerii la procesul de afaceri funcțional.

Dezvoltare din browser

Pentru a asigura ritmul necesar de inovare, multe companii revin la practica de a dezvolta soluții IT interne, dar, bineînțeles, la un nou nivel. Acum sunt solicitate instrumente vizuale de dezvoltare rapidă pentru crearea și executarea aplicațiilor de afaceri într-un singur mediu, accesibil de oriunde de pe Pământ, iar platforma Low-code oferă astfel de instrumente de dezvoltare în întregime.

Pentru a începe, trebuie doar să obțineți un cont cu drepturi de utilizator, analist și/sau dezvoltator în sistemul BPM - nu este nevoie să instalați software pe computer. Setarea drepturilor de acces la date, documente și funcționalitatea sistemului BPM, inclusiv crearea și exportul de rapoarte și editarea formularelor, se realizează și în browser folosind un editor online.

Actualizați fără întrerupere

În timpul funcționării sistemului, obiectele de afaceri și procesele de afaceri se dezvoltă, devin mai complexe și dobândesc noi atribute. În BPMS-urile tradiționale care utilizează baze de date relaționale (DB-uri), efectuarea de modificări la procesele de afaceri necesită reconfigurarea bazei de date de către specialiștii IT, blocarea accesului utilizatorilor la sistem în timp ce modificările sunt transferate în mediul de producție. Această abordare necesită o mulțime de resurse și timp și nu asigură viteza necesară a schimbărilor. Comindware Business Application Platform folosește o bază de date grafică și oferă o abordare diferită, dinamică, pentru a face modificări proceselor de afaceri și logicii aplicațiilor de afaceri.

În platforma Comindware Low-code, orice modificări pot fi făcute frecvent și fără durere, fără implicarea programatorilor sau blocarea accesului utilizatorilor la program. Acest lucru asigură capacitatea de a răspunde rapid la cerințele în continuă schimbare pentru aplicațiile de afaceri implementate în BPMS.

Implementarea unui sistem BPM

Sistemele BPM sunt create pentru a automatiza managementul întreprinderii și pentru a crește eficiența funcționării acesteia. Structura BPMS include un set de instrumente pentru modelarea și executarea proceselor, monitorizarea, analizarea și optimizarea proceselor de afaceri. Unele sisteme prezentate pe piața BPM din Rusia includ în plus module pentru dezvoltarea formularelor, interacțiune socialăși alte sarcini.

Există multe abordări ale implementării și fiecare organizație o alege pe cea potrivită pe baza stadiului actual de dezvoltare a întreprinderii, a strategiei de dezvoltare ulterioară, precum și a clasei de software selectat. Abordări de bază pentru implementarea unui sistem BPM bazat pe o platformă Low-code:

• Evolutiv. Compania achiziționează licențe pentru platformă, creează o soluție BPM pentru sarcinile sale, automatizează procesele de afaceri și dezvoltă sistemul folosind angajații companiei. În etapa de implementare, ei comandă adesea un demo de la furnizor cu un prototip al unui sistem BPM pentru o adaptare evolutivă independentă la nevoile afacerii.
• Revoluţionar. Pentru a simplifica proiectul de implementare a unui sistem BPM, o organizație angajează adesea un expert BPM. Efectuează o analiză preliminară a proceselor companiei, formează angajații și supraveghează organizarea muncii privind implementarea unui sistem BPM și automatizare.
• Integrare. Adesea, sistemele BPMS sunt implementate în sistemul IT existent al unei întreprinderi. în care nivel inalt integrarea tuturor soluțiilor IT utilizate este un factor decisiv pentru succes. În acest caz, este logic să folosiți serviciile unei companii integratoare din rândul partenerilor Comindware. Experții vă vor ajuta să profitați la maximum de fiecare instrument din structura IT a companiei dumneavoastră.

Indiferent de abordarea de implementare aleasă, munca ulterioară cu sistemul de management al proceselor de afaceri bazat pe Platforma de aplicații de afaceri Comindware se bazează pe o schemă simplă de acțiuni:

• Un analist de afaceri, un expert BPM sau un utilizator avansat de afaceri creează un prototip de soluție. Programatorii sunt angajați doar pentru a crea o parte specifică a logicii de afaceri, procesarea datelor și integrarea cu alte sisteme.

ÎN conditii moderne afacerile aplică în mod activ o abordare procesuală în organizarea muncii. Dar există încă o problemă de a înțelege ce este managementul proceselor de afaceri și cum să utilizați corect BPM.

Definiția EABPM (Asociația Europeană BPM) a acestui termen este următoarea:

Managementul proceselor de afaceri (BPM) este o abordare de sistem pentru captarea, proiectarea, executarea, documentarea, măsurarea, monitorizarea și controlul atât a proceselor automate, cât și a celor manuale pentru a atinge obiectivele companiei și strategiile de afaceri. BPM îmbrățișează definirea, îmbunătățirea, inovarea și întreținerea conștientă, cuprinzătoare și din ce în ce mai tehnologică a proceselor end-to-end. Datorită acestui management sistematic și conștient al procesului, companiile obțin rezultate mai bune mai rapid și mai flexibil.

Cred că această definiție creează mai multă confuzie decât o înțelegere adevărată a BPM, mai ales pentru persoanele care nu au studiat subiectul în profunzime.

În munca mea, folosesc constant notații grafice pentru managementul proceselor de afaceri și BPMN. Mi se pare foarte convenabil acest instrument; mă ajută nu numai în dezvoltarea soluțiilor de afaceri, ci și în justificarea acestora. La urma urmei, așa cum am spus de multe ori, o imagine valorează cât o mie de cuvinte. O persoană gândește în imagini și îi este mult mai ușor să-și imagineze un tip de activitate folosind o imagine (diagramă).

Permiteți-mi să vă reamintesc, de asemenea, că nu este prima dată când ridic acest subiect. Am vorbit mult despre procesele de afaceri în articole precum „Ce este un proces de afaceri și o descriere a unui proces de afaceri” sau „ Scurta descriere BPMN cu exemplu."

Dar rămân întrebări; ele îmi sunt adesea adresate atât de cititorii de articole, cât și de clienții mei. În plus, articolele de marketing și termenii asociați acestui domeniu de activitate aduc multă confuzie în înțelegerea esenței. Ca dezvoltatori sisteme software, iar consultanții de afaceri care folosesc constant aceste instrumente în munca lor au reușit să contribuie foarte mult exclusiv în domeniul managementului proceselor de afaceri concepte de marketing. Pe de o parte, acest proces este inevitabil în orice domeniu comercial. Pe de altă parte, BPM nu este deja cea mai ușoară metodologie pentru un nespecialist. Și marketingul adaugă și mai multă confuzie.

Prin urmare, am decis să dau definiția mea detaliată a ceea ce este managementul proceselor de afaceri. Și sper să vă pot ajuta să înțelegeți principalele probleme legate de utilizarea BPM.

Cum a apărut BPM?

Orice afacere noua poate fi comparat cu un copil. Fiecare companie creată de la zero trece printr-o perioadă de formare și învățare. Este necesar să se organizeze interacțiunea dintre angajați și departamente, să se creeze mecanisme de transfer de cunoștințe etc. Și nu contează cât de mare este această companie - într-o afacere mică toate aceste probleme sunt la fel de importante ca într-o organizație mare cu un număr mare de sucursale.

În același timp, umanitatea nu stă pe loc. Și atât în ​​domeniul educației copiilor, cât și în organizarea afacerilor, apar noi instrumente mai flexibile, mai comode și mai intuitive, ceea ce este deosebit de important pentru oamenii care fac primii pași în orice domeniu.

Dacă ne întoarcem la înregistrări vechi și încercăm să studiem particularitățile organizării muncii atât în ​​întreprinderile sovietice, cât și în companiile occidentale, de exemplu, Ford, vom vedea în mare parte instrucțiuni text uscate, greu de citit legate în primul rând de abordarea funcțională:

1. Descrierea locului de munca
2. Descrierea postului angajatului
3. Cerințe de siguranță etc.

Toate acestea, după cum mulți își amintesc, sunt extrem de greu de perceput, iar o parte semnificativă a acestor instrucțiuni a adunat praf pe rafturi, adesea necitite de nimeni, cu excepția creatorului. Și experiența și cerințele au fost transferate de la un angajat cu experiență la un nou venit.

Ce trebuie să faceți dacă trebuie să vă schimbați rapid locul de muncă intreaga organizatie? Dacă se introduce și automatizarea? Apariția BPM a fost un răspuns la aceste solicitări.

Am scris deja despre ce este un proces de afaceri („Ce este un proces de afaceri și o descriere a unui proces de afaceri”) și, prin urmare, nu voi repeta principalele prevederi și definiția procesului de afaceri în sine. Să aruncăm o privire mai atentă asupra conceptului de management al proceselor de afaceri.

Despre managementul proceselor de afaceri în cuvinte simple

Managementul proceselor de afaceri înseamnă că reglementați, descrieți și modificați procesele de afaceri. Îl schimbi, nu îl îmbunătățești, pentru că poți fie îmbunătăți, fie înrăutăți procesul de afaceri. Spre deosebire de o mașină-uneltă sau de o mașină, este imposibil să o controlezi direct folosind directive sau apăsând un buton de către o echipă. Dar putem stabili o secvență de acțiuni pe care echipa le va efectua atunci când rezolvă o anumită problemă. Acesta este ceea ce se numește BPM.

Definitie de la mine:

Managementul proceselor de afaceri (BPM) este managementul activităților (automatizate și neautomatizate) într-o echipă prin procese de afaceri.

Pentru a gestiona orice proces de afaceri trebuie să:

1. Descrieți procesele de afaceri în sine.
2. Implementați procesul de afaceri descris în activitatea echipei
3. Numiți oameni responsabili pentru procesele de afaceri, așa-numiții deținători de stive sau proprietari de procese de afaceri.

Este important să înțelegeți că un proces de afaceri poate fi realizat fie de o persoană, fie parțial automatizat. În mod similar, atât o persoană, cât și un program pot fi un suport de stivă (execuție automată a operațiunilor și control automat).

În același timp, este necesară gestionarea unui mediu extrem de eterogen. Procesele de afaceri diferite necesită abordări și acțiuni diferite ale angajaților și instrumente de automatizare diferite. Și toate acestea trebuie să poată fi descrise separat și apoi combinate într-un sistem comun.

Este necesar să pornim de la înțelegere: abordarea procesuală este gestionarea întregului prin gestionarea părților.

Și pentru a evita orice confuzie în terminologie, permiteți-mi să vă explic:

• BPM este o metodologie. acestea. un set de principii de bază și abordări ale construcției notațiilor și organizării în sine a muncii folosind procese de afaceri.
• BPMN este o notație (limbaj) în care sunt construite notațiile, inclusiv cele executabile
• BPMS – sistem de execuție IT, construit după anumite reguli specificate în metodologie

Dacă facem o analogie cu știința, atunci BPM este, în primul rând, o abordare, un fel de viziune asupra lumii. BPMN reprezintă metode și algoritmi pentru rezolvarea unor probleme specifice. De exemplu, dovezi pentru teoreme sau un set de metode pentru crearea unui proiect pentru furnizarea de energie electrică unui obiect (industrie, clădire de apartamente). Și, la rândul lor, BPMS sunt soluții de aplicație gata făcute care pot fi „pornite” și vor funcționa deja. Pentru matematică aceasta este - soluții gata făcute sarcini de importanță practică. Pentru fizică - implementarea directă a aceluiași cablaj electric și conexiunea obiectelor. Pentru sectorul IT - cod de program gata făcut.

Procese de afaceri executabile și neexecutabile

Am scris deja în articolele anterioare că notațiile proceselor de afaceri pot fi executabile sau neexecutabile. Primele sunt destinate automatizării, cele doua sunt pentru studierea muncii companiei și creșterea eficienței interacțiunii în cadrul echipei.

Acestea. folosim principiile și tehnicile BPM pentru a crea notații. În acest caz, folosim regulile de scriere a BPMS. Pentru a crea o notație neexecutabilă, în principiu, puteți folosi chiar și o bucată de hârtie Whatman și un creion. Principalul lucru este să respectați cu strictețe toate regulile.

Notația executabilă necesită un mediu IT specific - BPMS. În același timp, recomand să rulați chiar și cele neexecutabile în BPMN, deoarece aici mediul însuși ajută la identificarea posibile greșeli, contradicții, ceea ce crește alfabetizarea și acuratețea descrierii procesului de afaceri.

Diferențele dintre proces și abordări funcționale

Un alt fapt important care vă va ajuta să înțelegeți ce este cu adevărat „managementul proceselor de afaceri”. Am aflat deja că managementul este crearea unei anumite secvențe de acțiuni ale angajaților. Acestea. ca urmare, fiecare sistem automatizat funcționează într-un mod specific. Și o persoană este obligată, conform instrucțiunilor, să efectueze și acțiunile specificate conform instrucțiunilor.

De asemenea, trebuie să știți:

Pentru planificare strategicași evaluând performanța companiei „în ansamblu”, este mai bine să folosiți modelarea funcțională și notațiile (de exemplu, IDF0). Am scris despre asta în detaliu în articolul „Introducere în notația IDEF0 și un exemplu de utilizare”. Aici puteți începe de la rezultatul dorit și puteți construi o secvență de funcții cutie neagră necesare pentru a-l atinge.

Pentru a gestiona succesiunea de acțiuni și a o optimiza. ceea ce se întâmplă în fiecare etapă de lucru, precum și îmbunătățirea interacțiunii dintre diferitele „cutii negre”, este necesară o abordare a procesului BPM. Aici studiați acțiunile în sine, urmăriți viteza și intensitatea muncii de a obține rezultate, le optimizați și le standardizați.

Dacă faceți modificări într-un proces de afaceri, atunci începeți întotdeauna nu de la întreg, ci de la o parte. Acestea. modificați algoritmul programului și/sau ajustați fișa postului pentru un angajat care îndeplinește anumite funcții. Ca urmare, unul dintre elementele procesului de afaceri se modifică și, ca urmare, procesul de afaceri în ansamblu.

Trebuie să înțelegeți:

Crearea unei descrieri a unui proces de afaceri începe „ca un întreg”, după care fiecare proces este împărțit în subprocese și detaliat într-o anumită măsură.

Schimbarea unui proces de afaceri, dimpotrivă, începe de la nivelurile „inferioare” – detaliu maxim. Și de la detalii până la ansamblu, se fac toate corecțiile necesare.

Într-o abordare funcțională, obiectele de intrare și de ieșire sunt foarte importante. În funcția cutie neagră în sine, are loc o anumită prelucrare a obiectelor pentru a obține rezultatul dorit. Și aici accentul principal este pe „ce anume vrem să obținem”, adică. abordarea managementului afacerii este mai degrabă strategică.

La abordare procesuala primim un răspuns la întrebarea „cum să facem cel mai bine acest lucru”, adică ne concentrăm pe tactic, Managementul operational. Prin urmare, aici, când elementele individuale se schimbă între „intrare și „ieșire”, întregul proces se schimbă.

De asemenea, atunci când detaliezi, este important să se determine nivelul optim: nu prea „în general”, dar nici nu se detaliază un proces amplu până la acțiunile fiecărui angajat. Am văzut odată o descriere a proceselor de afaceri postată pe o hârtie Whatman de doi metri. Dar cu cât procesul este mai complex și mai detaliat, cu atât mai dificil va fi perceput „ca un întreg” și, ca urmare, va fi mai dificil de înțeles și îmbunătățit.

Din aceste motive, atunci când se lucrează cu procese de afaceri, se utilizează descompunerea pe mai multe niveluri, adică detalierea fiecărei „cutii negre” este separată într-un proces separat. Și din același motiv, abordarea procesului nu este folosită pentru planificarea strategică; pentru aceasta, repet, se folosește modelarea funcțională.

Descrierea lucrului cu BPM

Pentru a înțelege mai bine ce este BPM (managementul proceselor de afaceri), voi da un exemplu de succesiune de acțiuni ale unui analist de afaceri în cadrul acestei metodologii:

Sondajul persoanelor (angajații companiei). Înțelegerea modului în care se lucrează în fiecare caz specific.

Documentarea procesului de afaceri pe baza datelor primite. În această etapă, analistul primește o descriere „ca atare” a procesului de afaceri.

Studierea procesului de afaceri rezultat din punct de vedere al punctelor slabe și al posibilităților de optimizare:

Documentele sunt create pe baza schemei optimizate gata făcute (după cum este necesar): descrierea postului, manuale de utilizare și, dacă este necesar, soluții automate sunt implementate.

După implementare, pe baza notării, se monitorizează procesul de afaceri, se identifică eventualele inconsecvențe și se studiază cauzele acestora.

Dacă este necesar, se fac modificări ale schemei pe baza deficiențelor identificate sau a modificărilor în activitatea companiei legate de factori externi.

Ciclul de viață al procesului în BPM

După cum se poate observa din secvența descrisă mai sus, fiecare proces de afaceri trece printr-un anumit ciclu de la creare până la implementare. Apoi pentru o anumită perioadă de timp funcționează „ca atare”. După care practica arată anumite neajunsuri și neajunsuri, analistul studiază raportarea și, la rândul său, găsește câteva „puncte slabe”. Procesul este în curs de modernizare.

Acest ciclu poate fi repetat de un număr infinit de ori. Orice afacere, orice organizație nu este un monolit înghețat, ci un organism în curs de dezvoltare într-un mediu în continuă schimbare. Specificul legislației se schimbă, concurenții vin și pleacă de pe piață, apar noi instrumente de automatizare etc.

Regula principală a unui analist de afaceri: atunci când optimizați un proces, trebuie să vă puteți opri la timp. Și aici este necesar să se analizeze clar complexitatea (costul) modificărilor și eficiența sporită (beneficii) ca urmare.

Avantaje și dezavantaje ale BPM

Beneficiile utilizării BPM includ:

• Capacitatea de a detalia cât mai mult posibil acțiunile oamenilor și sistemelor necesare obținerii rezultatelor.
• Notațiile grafice sunt vizuale, ceea ce vă permite să înțelegeți caracteristicile proceselor din companie și să vedeți punctele slabe ale acestora.
• Notațiile sunt perfecte ca instrucțiuni pentru interpret, care va primi o secvență clară și fără ambiguitate de acțiuni. În același timp, va fi proiectat grafic - în cel mai convenabil mod pentru percepția umană.
• Atunci când se utilizează o abordare prin proces, rezultatul procesului va fi standardizat și în concordanță cu ceea ce este așteptat. Acest lucru va reduce influența factorului uman asupra nivelului de serviciu sau a performanței oricăror alte tipuri de muncă.
• Metodologia BPM este bine dezvoltată și standardizată datorită BPMN. În același timp, instrumentele (notații BPMN) sunt intuitive chiar și pentru persoanele care nu au studiat deloc managementul proceselor de afaceri. Pe de altă parte, prezența standardelor și regulilor vă permite să evitați erorile în timpul dezvoltării și să creați notații executabile (elemente gata de automatizare a afacerii) în sistemul BPMS.

Dezavantajele BPM, așa cum se întâmplă adesea, sunt în același loc cu avantajele:

• Un grad ridicat de detaliu în procese interferează cu percepția asupra performanței afacerii pentru planificarea strategică.
• Oamenii care dezvoltă modelul de proces au o responsabilitate foarte mare. Orice greșeală poate duce la rezultate dezastruoase. De exemplu, atunci când se dezvoltă un model funcțional, există date la intrare, un rezultat la ieșire, instrumente pe care compania le oferă executantului și interpretului însuși. În timp ce executantul produce rezultatul așteptat la ieșire, în cadrul funcției el poate acționa la propria discreție, alegând metoda optimă de realizare a scopului. Cu o abordare prin proces, executantul este privat de „libertatea de manevră”. El are o secvență clar definită de acțiuni, ținând cont de toate conditii posibile. Și nu are dreptul să acționeze diferit, chiar dacă rezultatul se dovedește a fi diferit de ceea ce era așteptat.
• Procesul de afaceri este static și practic nu este supus ajustărilor din interior. Interpretul primește o secvență clară de acțiuni și nu mai poate lua inițiativa. Ca rezultat, executanții vor repeta orice greșeală din nou și din nou până când aceasta este corectată în procesul de afaceri în sine.

Pentru ce companii sunt potrivite BPM?

Abordarea procesului este ideală pentru companiile de stat. Aici este importantă îmbunătățirea nivelului de servicii și a calității muncii, în timp ce standardizarea serviciului este de asemenea importantă. ÎN companie de stat clienții nu se așteaptă la niciun bonus sau inițiative speciale. Dar serviciul trebuie efectuat în interior și în exterior la nivelul corespunzător.

În companiile comerciale, abordarea procesului este bună pentru standardizarea muncii; vă va permite să „trageți” nivelul de serviciu la anumite standarde. Pe de o parte, acesta este un mare plus. Pe de altă parte, este și un minus, deoarece angajații proactivi și talentați, oricât și-ar dori, nu vor putea să se dovedească și să aducă mai multe beneficii și profit. Abordarea procesului este tocmai stabilitatea și o anumită natură statică. Prin urmare, atunci când îl utilizați, trebuie să înțelegeți clar unde vi se potrivește acest tip de muncă și unde este mai bine să le oferi oamenilor mai multă libertate.

Pentru ca procesul de afaceri să fie benefic și să nu fie dăunător, se recomandă colectarea comentariilor și erorilor de la participanții la procesul de afaceri. Nu este nevoie să presupunem că BPM este adevărul suprem.

Am vorbit deja mai detaliat despre cum să gestionezi o afacere folosind procese de afaceri în articolele anterioare și voi vorbi de mai multe ori. Aici am încercat să explic cât mai simplu posibil diferențele dintre termenii BPM, BPMS, BPMN și să descriu însuși conceptul de „managementul proceselor de afaceri”. Fără acestea cunostinte de baza Este imposibil de înțeles abordarea procesului.

Intrebari si raspunsuri

Care este diferența dintre modelarea funcțională și modelarea proceselor?

În abordarea funcțională, ne uităm la acțiunile oamenilor și sisteme automatizate ca o „cutie neagră”. Și abordăm modelarea din punctul de vedere al etapelor de realizare a scopului, precum și al resurselor necesare pentru aceasta. În modelarea proceselor, studiem succesiunea de acțiuni ale angajaților și sistemelor în fiecare etapă pentru a le optimiza și a crește eficiența.

Ce concepte sunt incluse în BPMN?

În primul rând, acesta este sistemul BPMN în sine, precum și o descriere a notațiilor BPMS. Am scris despre ele în acest articol și în detaliu în articolele anterioare (vezi link-uri recomandate la sfârșitul publicației). În plus, nu cu mult timp în urmă au apărut concepte noi - DMN și CMMN. Nu mă voi opri asupra lor în detaliu acum. Voi încerca să descriu concepte noi și caracteristicile lor în publicațiile viitoare.

De ce avem nevoie de atâtea complexități și abordări diferite în construirea notațiilor?

Managementul proceselor de afaceri și metodologia BPM în sine sunt necesare, printre altele, pentru managementul direct al echipelor mari. Acesta este motivul pentru care sunt necesare notații, descrieri ale proceselor de afaceri și o gamă largă de instrumente.

De unde să începi să lucrezi cu BPM?

Învață limbajul de notație BPMN și încearcă să-l folosești în munca ta. Principalul lucru este să nu vă fie frică să începeți. Veți înțelege că notațiile simple sunt mult mai ușor de construit în practică decât par. Și puteți învăța metodologia pas cu pas, bazându-vă pe instrumente grafice BPM simple și ușor de înțeles.

BPM poate fi folosit pentru sisteme manuale?

Poate sa. Această abordare este destinată, în primul rând, nu automatizării (sectorul IT are propriile instrumente), ci organizării muncii unei companii sau a oricărei echipe. Aici pot fi luate în considerare zonele de lucru care utilizează sisteme automate. Sau putem lua în considerare doar procesele dintr-o echipă, oricare dintre ele - de la echipe de construcții sau producție până la echipe de creație dintr-o societate de teatru sau filarmonică. Principalul lucru este să descrieți în mod clar cum are loc procesul de care sunteți interesat, precum și cum doriți să-l schimbați.

BPMS - Business Process Management Suite - este o clasă de software concepută pentru a gestiona procesele de afaceri în fața schimbărilor frecvente. Ideea principală a BPMS: un proces este modelat într-un mediu grafic și reprezintă un set de elemente grafice într-o anumită notație, este specificat un set de atribute de proces, după care procesul este lansat pentru execuție (utilizatorii încep să primească sarcini ). Orice modificare a procesului după aceasta își schimbă comportamentul în mediul de rulare. Acest tip de muncă este efectuată de obicei de tehnologii de afaceri. Se pare că un utilizator de afaceri poate crea de fapt o aplicație fără participarea unui specialist IT. Dar doar cei care habar n-au în ce constă spațiul informațional pot gândi astfel. organizare modernă, chiar și cel mai mic.

Sistemele BPMS ocupă propria lor nișă, nu înlocuind, ci completând capacitățile sistemului existent (DBMS, server de aplicații) și software-ul de aplicație (ERP, CRM, producție, tranzacționare, contabilitate și alte sisteme). Un specialist IT care are acest instrument în arsenalul său va găsi în jurul său destul de multe sarcini care, fără BPM, au fost rezolvate fie ineficient, fie deloc.

Care sunt avantajele utilizării BPMS:

1. BPM nu propune atât idei noi, cât le dezvoltă și le combină pe cele deja cunoscute. În știință, progresele apar adesea la intersecția disciplinelor sau domeniilor. În cazul BPM, există trei astfel de domenii: managementul proceselor și reinginerirea proceselor de afaceri, managementul fluxului de documente și al fluxului de lucru (Workflow), integrarea aplicațiilor enterprise (EAI).
   Fără a preciza modul în care BPM a dezvoltat aceste domenii (pentru cei interesați, vă rugăm să consultați articolul „Originile BPMS” de pe site-ul bpms.ru), observăm că BPM le combină cu succes. De exemplu, combinația dintre managementul proceselor și integrarea aplicațiilor a condus la integrarea bazată pe procese de afaceri, iar combinația dintre tehnologiile fluxului de lucru și metodologia de reinginerire a produs ciclu complet managementul proceselor de afaceri (modelare-execuție-analiza) bazat pe un singur model.
2. BPMS este o clasă de software de sistem a cărei apariție urmează aceeași logică ca și apariția DBMS-ului cu douăzeci de ani mai devreme. Să ne amintim: la un moment dat ideea că ar fi indicat să se separe datele de algoritmi și să folosești software de sistem specializat sub forma unui SGBD pentru a le gestiona nu era deloc evidentă. Scepticii au spus că programele lor se descurcă deja cu stocarea datelor și nici un DBMS nu o poate face mai rapid sau mai bine și, în general, un DBMS este o risipă de bani.
   Astăzi se întâmplă același lucru cu procesele: se înțelege că aceste obiecte informaționale au o specificitate care le distinge atât de algoritmi, cât și de date. Ca urmare, a apărut ideea unui software de sistem specializat, care (ca un DBMS în cazul datelor) va prelua complet managementul proceselor: modelare, stocare, execuție, analiză etc. - adica BPMS.
3. Sistemele BPMS sunt combinate organic cu o infrastructură IT existentă: SGBD-urile relaționale obișnuite sunt utilizate pentru stocarea datelor de proces, serverele de aplicații pe platforma JEE sau .NET sunt folosite pentru a executa procese, iar adaptoarele existente (ODBC, JDBC, JCA) și serviciile web sunt utilizate. utilizat pentru integrare, pentru autorizare și autentificare - servicii de director (LDAP, Active Directory).
   BPM și SOA, spre deosebire de generația anterioară de instrumente Workflow și EAI, urmează standarde deschise în modelarea proceselor (BPMN, BPEL, XPDL) și în integrarea cu aplicațiile enterprise (SOA și servicii web).
4. BPM implică îmbunătățirea continuă și un ciclu scurt de dezvoltare. Setul de instrumente BPMS vă permite să dezvoltați rapid vizual o diagramă inițială a procesului de afaceri și să o puneți în funcțiune de probă. În viitor, BPM (în combinație cu SOA) vă permite costuri minime rafinați procesul de afaceri și legați-l cu diverse sisteme corporative.
   Acest lucru este complet consistent tendinte moderneîn dezvoltarea sistemelor informaţionale. Ciclurile scurte de dezvoltare sunt preferabile ciclurilor lungi tradiționale. Succesul însoțește acele proiecte în care utilizatorul primește cât mai repede prima versiune a programului și are posibilitatea, pe de o parte, să înceapă să beneficieze de ea (ceea ce contribuie la o rentabilitate rapidă a investiției), iar pe de altă parte , pentru a face rapid ajustări la dezvoltarea ulterioară, asigurând astfel programatorii de greșeli costisitoare. Și tocmai conform acestei scheme sunt implementate proiectele BPM.

Astăzi câștigă popularitate în afacerile interne noul fel software pentru managementul proceselor de afaceri, și anume sisteme BPMS. Și, firește, aspectul lor a ridicat multe întrebări. Pentru ce sunt necesare? Cum funcționează? Care este diferența lor fundamentală față de alte opțiuni de automatizare a afacerii?

Când am întâlnit prima dată BPMS, am avut și toate întrebările enumerate mai sus. Mi-a luat ceva timp să înțeleg de ce era nevoie de un nou instrument, de ce era imposibil să implementez toate cele necesare munca de succes procesele de afaceri din sistemele de contabilitate existente sau CRM și care este diferența fundamentală dintre BPMS și alte opțiuni pentru automatizarea proceselor de afaceri.

În acest articol vreau să vorbesc despre ce sunt sistemele BPMS, de ce sunt necesare și despre modul în care abordarea procesului diferă de metodele tradiționale de lucru. Nu voi vorbi despre aspectele tehnice ale BPMS (despre modelarea și dezvoltarea proceselor de afaceri), acesta va fi subiectul următorului articol. Acum voi încerca să dezvălui esența și semnificația BPMS ca simple și într-un limbaj clar:

Ce este BPMS?

BPMS este o altă abreviere din categoria ERP, CRM, care nu are o definiție clară. Deși există destul de multe definiții: atât străine, cât și rusești. În plus, companiile care își produc propriile sisteme BPM își oferă și propriile definiții specifice, ceea ce adaugă și mai multă confuzie. În plus, BPMS este adesea combinat cu alte sisteme (de exemplu, BPMS+CRM, BPMS+ERP) și apoi dezvoltatorii definesc un sistem BPM pe baza acestui context.

Dar pentru a înțelege ce sunt de fapt BPMS și care sunt caracteristicile lor, trebuie mai întâi să înțelegeți ce este BPM.

BPM (în engleză: Business Process Management, managementul proceselor de afaceri) este un concept de management al proceselor al unei organizații care consideră procesele de afaceri drept resurse speciale ale întreprinderii, care sunt adaptate continuu la schimbările constante și se bazează pe principii precum claritatea și vizibilitatea proceselor de afaceri. în organizația din spate prin modelarea proceselor de afaceri folosind notații formale, utilizarea software-ului pentru modelarea, simularea, monitorizarea și analiza proceselor de afaceri, capacitatea de a reconstrui dinamic modele de procese de afaceri de către participanți și utilizarea sistemelor software.

Wikipedia.

BPMS (Business Process Management System) este în primul rând software pentru a sprijini conceptul BPM într-o companie. Sistemele BPMS sunt necesare pentru a implementa conceptul BPM într-un mediu software.

BPMS vede operațiunile unei companii mai degrabă ca un set de procese decât ca un set de funcții. Obiectul sistemului BPM nu este munca departamentului de vânzări sau de achiziții, ci procesul de vânzare, procesul de asistență clienți, procesul de management al aprovizionării etc. Și pe baza acestei înțelegeri, se construiește munca de reinginiere a proceselor de afaceri în BPMS.
Sistemul BPM are ca scop in primul rand imbunatatirea operatiunilor companiei si sa faca intreprinderea mai profitabila prin optimizarea si controlul proceselor de afaceri.

Experiența utilizatorului în BPMS și alte sisteme

Pentru a înțelege mai bine esența BPMS, trebuie să înțelegeți modul în care sistemele obișnuite (sisteme ERP, CRM) abordează funcționarea utilizatorului. De exemplu, un utilizator trebuie să creeze o comandă de vânzare. Care sunt acțiunile lui?

Utilizatorul poate completa documentul în mod arbitrar dacă secvența lucrărilor sale nu este programată:

• Mai întâi poate deschide formularul de comandă, poate selecta produsele, indica prețurile și apoi poate identifica clientul.
• Mai întâi poate crea un client, apoi poate crea comanda acestuia.

Într-un cuvânt, există variabilitate în acțiunile utilizatorului, adică. Angajatul, în funcție de situație, își poate alege propriile opțiuni de acțiune.

Sistemul BPM consideră utilizatorul ca o altă cărămidă din sistem. O persoană trebuie să știe clar în ce proces lucrează și ce trebuie să facă.

Angajații dintr-un sistem BPM sunt considerați nu din punctul de vedere al rezultatului procesului, ci din punctul de vedere al executării acțiunii. Variabilitatea acțiunilor utilizatorului este exclusă aici. Angajatul face doar ceea ce este programat în sistem, nici mai mult, nici mai puțin.

Modalități de implementare a proceselor de afaceri

BPMS este una dintre modalitățile de implementare a unui proces de afaceri. Să luăm în considerare ce metode sunt prezentate în realitate afaceri rusești pentru a înțelege de ce este nevoie de un sistem BPM.

Vom evidenția trei abordări:

1. Abordarea „hârtie”;
2. Abordare automată (folosind alte sisteme);
3. Abordarea procesului în sistemul BPMS.

De exemplu, să luăm procesul de afaceri de aprobare a unei facturi pentru plată, deoarece este destul de simplu și clar.
In practica mea a existat un astfel de caz: un client mi-a platit intreaga factura, desi la acel moment ar fi trebuit sa plateasca doar o parte din plata in valoare de 50%. De ce s-a întâmplat asta?

Pentru că firma lor nu avea o procedură de aprobare a facturii. Directorul companiei și cu mine am aflat despre asta complet întâmplător. Am aflat că în firma lor apar eșecuri periodice la etapa aprobării facturii, iar directorul a fost surprins să descopere că a plătit nu 50% din factură, conform planului, ci 100% dintr-o dată.

De ce sa întâmplat așa? E simplu. Așa-numitul „telefon deteriorat” a funcționat. Specialistul a adus o factură de la departamentul de contabilitate cu sintagma „Trebuie să plătim 50% din sumă”. Contabilul l-a întrebat pe manager dacă să plătească sau nu această factură. Managerul, fiind sigur că vorbim de 50% din sumă, a confirmat plata. Iar contabilul, la rândul său, a uitat că se spunea cu voce tare cam jumătate din sumă și a înțeles că managerul înseamnă că toată factura trebuie plătită. Ceea ce s-a făcut.

Folosind exemplul acestei companii și al acestui proces de afaceri, vom lua în considerare toate cele trei abordări.

Abordare „hârtie” (nu automatizată).

Cum a funcționat aprobarea facturii în această companie?

• Angajatul primește factura și o transferă departamentului de contabilitate;
• Departamentul de contabilitate introduce factura în statul de plată și o coordonează cu managerul;
• Dacă managerul aprobă și semnează cererea, departamentul de contabilitate plătește factura.

Ce este în neregulă cu această abordare? Aici granițele tranziției zonelor de responsabilitate între etape sunt estompate. În caz de neînțelegere și întârziere sau neplată a facturilor, angajații transferă vina unul asupra celuilalt, iar în final este imposibil să-i găsești pe responsabili.

Abordare automată

De regulă, companiile încearcă să controleze unul sau altul proces de afaceri în sistemul contabil în care lucrează deja. Dar și acest lucru este greșit. Să ne uităm la dezavantajele acestei opțiuni.

Întrucât nu au fost alocate fonduri suplimentare pentru implementarea proceselor de afaceri în companie, dau ca exemplu, am folosit instrumentele pe care compania le avea deja, sau mai bine zis, sistemul contabil.
Sarcina era ca, dacă un angajat trebuia să plătească o factură, suma plății să treacă prin anumite etape de aprobare.

Cum arăta:

• Sistemul desemnează persoane responsabile pentru aprobarea cheltuielilor;
• Pe baza oricărui document (o comandă către un furnizor, recepție de mărfuri sau alt document), se creează documentul Cerere de cheltuieli. Baniîn starea Neaprobat;
• Dacă responsabilul a aprobat cererea și a schimbat statutul în De acord, atunci factura a fost trimisă la departamentul de contabilitate;
• Dacă starea a fost setată la Respins, înseamnă că cererea a revenit la persoana care a inițiat procesul.

În această companie, CEO-ul este responsabil pentru aprobarea cheltuielilor și iată ce trebuie făcut pentru a-și putea îndeplini funcțiile conform acordului:

• crearea accesului la sistem;
• instruire in lucrul cu documentele necesare;
• personalizați interfața pentru ușurință în utilizare;
• configurați drepturile de acces.

Totodată, a fost necesar să se completeze o mulțime de informații inutile în sistemul contabil pentru crearea și aprobarea cererii: contul curent al destinatarului și propria companie, contraparte, element de cheltuială, element de flux de numerar, bază etc. . De fapt, toate aceste informații nu sunt necesare către CEO pentru a lua o decizie, dar, cu toate acestea, aceasta trebuie completată de către angajatul care trimite cererea.

Pentru a lua o decizie în acest caz, doar 3 puncte sunt interesante:

1. bani (cât avem de plătit);
2. destinatar (pe cine ar trebui să plătim);
3. scop (pentru ce plătim).

Aceasta înseamnă că prin completarea informațiilor inutile, angajatul pierde timp, iar procesul de aprobare este întârziat.

În plus, o astfel de implementare a reconcilierii în sistemul contabil este destul de primitivă și nu implică variabilitate (de exemplu, împărțirea domeniilor de responsabilitate în funcție de valoarea documentului sau a elementului de cheltuială).

Într-un sistem BPM, totuși, procesul de aprobare în sine este important, și nu reflectarea informațiilor pentru raportarea viitoare etc. Sunt pur și simplu oameni aici care au nevoie, pe baza contextului informațiilor, să efectueze rapid procesul.

Deci, principalele diferențe dintre rularea proceselor de afaceri în BPMS și un sistem de contabilitate:

1. Într-un BPMS, ceea ce contează este ceea ce se face. Ceea ce este important aici nu este informația contabilă sau raportarea, ci necesitatea de a lua rapid o decizie pentru ca procesul de afaceri să meargă mai departe. Acest lucru nu va funcționa cu sistemul contabil; aici trebuie să indicăm ce documente sunt create folosind care dintre ele etc. - nu este confortabil. Nu există un context clar aici.
2. Simplitatea logicii și a dezvoltării. Dacă desfășurăm un proces de afaceri într-un sistem de contabilitate, trebuie să luăm în considerare un număr mare de conexiuni logice: cum sunt procesate documentele și tranzacțiile, ce afectează aceasta, ce licențe suplimentare trebuie achiziționate etc. - deși s-ar părea că persoana responsabilă cu aprobarea nu are nevoie de acest lucru. Dar în sistemul contabil trebuie neapărat să ne legăm de obiectele de configurare sau să le modificăm, ceea ce nu este foarte corect.

Tocmai de aceea au fost create sisteme BPM, în care toată logica vizează nu calcule, nu stocarea datelor, ci execuția rapidă a procesului și controlul acestuia.

Acum să trecem la a treia abordare și să ne gândim cum ar trebui rezolvat acest proces de afaceri în sistemul BPMS.

Abordarea procesului în BPMS

În primul rând, definim logica muncii și împărțim procesul de afaceri în etape succesive.

În exemplul nostru vor fi trei dintre ele:

1. Crearea unei cereri de aprobare a facturii;
2. Verificarea aplicației;
3. Rezultatul aplicației:
   • dacă este aprobat - imprimarea cererii,
   • daca nu este aprobat, anunta furnizorul

În continuare, proiectăm condițiile în care apar evenimente sau atribute anumite acțiuni (de exemplu, putem reflecta dependența persoanei responsabile de suma facturii, dacă sunt convenite sume diferite de diferiți angajați ai întreprinderii; sau trimiterea de alerte la unul sau o altă etapă de lucru).

În sistem, fiecare utilizator lucrează cu propriul nume de utilizator și parolă și își vede doar formularul și locul său în procesul de afaceri. În exemplul nostru, angajatul este responsabil pentru crearea aplicației, iar managerul este responsabil pentru verificarea și aprobarea, iar fiecare dintre ei își vede doar propriile formulare, sarcinile și își poate efectua doar propriile acțiuni.

În consecință, dacă angajatul care a creat aplicația apasă trecerea la următoarea etapă, atunci responsabilitatea îi este înlăturată și trece la manager, care trebuie să verifice aplicația. Făcând acest lucru, obținem divizarea și controlul domeniilor de responsabilitate.

Acest exemplu arată clar că în sistemele BPM totul depinde de context. Toate interacțiunile din formulare au ca scop asigurarea faptului că utilizatorul vede doar ceea ce are nevoie și doar ceea ce are nevoie într-o anumită etapă, în funcție de contextul procesului.

Dacă alte sisteme sunt menite să asigure finalizarea operațiunii, atunci în BPMS suntem concentrați pe acțiuni.

Sistemul BPM poate fi comparat cu tehnica japoneză Yumi de tir cu arcul. Școlile de tir Yumi propovăduiesc următoarea abordare: dacă doriți să loviți, nu trebuie să vă concentrați asupra țintei, trebuie să faceți fiecare acțiune corect acum. Acestea. Principiul folosit aici este cel folosit în tirul cu arcul Yumi japonez pe care l-am menționat deja: concentrați-vă pe fiecare acțiune, în fiecare etapă, efectuați fiecare acțiune eficient. Și atunci cu siguranță îți vei atinge scopul!

.
Și dacă transferați această abordare la o anumită întreprindere, fiecare angajat trebuie să facă ceea ce este necesar. Și concentrați-vă doar pe asta. Un angajat nu trebuie să se gândească la obiectiv, ar trebui să facă doar ceea ce este necesar la un moment dat.

De fapt, într-un sistem BPMS, fiecare angajat lucrează ca pe o linie de asamblare. Fiecare sarcină, fiecare proces de afaceri la care participă un angajat, devine o linie de transport separată. Și, în calitate de participant la acest proces, un angajat, în cadrul unei anumite sarcini, poate efectua numai anumite acțiuni, strict limitate de algoritmul pentru finalizarea sarcinii.

Desigur, această comparație nu este în întregime exactă, deoarece un angajat poate alege ce proces de afaceri va procesa acum și pe care mai târziu. Acestea. până la un anumit punct, este deasupra proceselor și poate alege care dintre ramurile conductei se va uni la un moment dat. Dar, în cadrul unui anumit proces de afaceri, el devine un participant la o bandă transportoare, ale cărei procese impun restricții stricte fiecăruia dintre participanți.

Să revenim la exemplul aprobării facturii și să luăm în considerare ce oportunități există cu abordarea procesului:

• Separarea domeniilor de responsabilitate;
• Concentrarea muncii angajaților pe acțiuni specifice;
• Notificarea utilizatorilor cu privire la modificările în procesele (sau necesitatea de a face modificări) la care participă.

Într-un sistem BPM, descriem un proces de afaceri în notația BPMN 2.0. Această notație conține deja multe puncte care vă spun cum să configurați un anumit proces de afaceri. Mai sunt și altele diverse sisteme automatizarea proceselor de afaceri, dar se bazează pe propria logică, care nu este general acceptată. Pentru a modela un proces de afaceri bazat pe astfel de sisteme, este necesar să înțelegem aceste sisteme, să înțelegem logica lor de funcționare, setările formelor și relațiilor.

BPMN 2.0 este un standard general acceptat pentru descrierea unui proces de afaceri, iar persoanele familiarizate cu această notație vor înțelege imediat un model de proces de afaceri scris în acest format.

Concluzie

Așadar, sper că am reușit să clarific întrebarea despre ce este un sistem BPM și de ce este necesar, comparând abordarea procesului cu alte opțiuni de lucru. În articolul următor voi arăta cum se realizează modelarea și execuția unui proces de afaceri din punct de vedere tehnic folosind exemplul unui sistem specific.

Mai multe articole pe acest subiect.