2016 este o perioadă de testare a puterii companiilor, iar în acest sens, acum mai mult ca niciodată, este necesar să ții zilnic degetul pe pulsul echipei tale de vânzări. Vă prezint atenției câteva elemente de bază, în urma cărora departamentul dumneavoastră de vânzări va deveni mai concentrat și mai eficient.

Într-un sens bun, compania ar trebui să aibă 2 întâlniri între manager și manageri: prima este o adunare generală, la o întâlnire de planificare de dimineață, a doua este o întâlnire individuală, de seară, în timpul căreia managerul analizează cu atenție rezultatele activitățile oamenilor săi, analizează situațiile dificile și conduce motivația individuală. Dar astăzi vom vorbi în mod special despre întâlnirea generală de planificare de dimineață, care este un instrument indispensabil pentru gestionarea departamentului de vânzări și menținerea angajaților în formă.

Obiectivele întâlnirii de dimineață:

1. Rezumând ieri

2. Planificarea zilei de lucru

3. Monitorizarea realității realizării planurilor lunare și elaborarea planului „B”

4. Instruirea managerilor privind exemple concrete folosind un joc de afaceri

5. Verificarea nivelului energetic al managerilor și a taxei suplimentare a acestora, motivație

Adică, pentru șeful departamentului de vânzări, întâlnirea de planificare este un test de turnesol pentru calitatea muncii sale, care îl va ajuta să reacționeze în timp util la situații care duc de obicei la neîndeplinirea planurilor, greșeli în comunicarea cu clienții. , sau demiterea managerilor.

Deci, 10 reguli pentru o întâlnire eficientă de planificare a POR de dimineață:

1. Periodicitate.

Întâlnirile de planificare de dimineață ar trebui să aibă loc nu din când în când, nu atunci când ești într-o dispoziție bună sau proastă, ci în fiecare zi, în același timp. O bună întâlnire de planificare va fi un ritual pentru începerea muncii, începerea activității pentru manageri. În practica mea, am întâlnit multe exemple în care o întâlnire de planificare prost condusă sau deloc condusă a distrus întreaga structură a zilei unui manager, a stricat starea de spirit și a ucis dorința de a lucra.

În timpul întâlnirii de planificare de dimineață, managerii trebuie să se trezească în sfârșit și să prindă ideea principală: Să începem!

2. Disciplina

O întâlnire eficientă are o structură clară, obiective și calendar (adică timpul alocat întâlnirii). Orice abatere de la structură îi demotivează pe manageri, dar respectarea reguli generale– disciplinează și structurează gândurile.

Întâlnirea de planificare ar trebui să înceapă și să se termine întotdeauna la timp. Cu 15 minute înainte de începerea întâlnirii de planificare, toți trebuie să fie prezenți în birou. Toate petrecerile de ceai sunt înainte de întâlnirea de planificare. După aceea este doar muncă.

Managerii trebuie să fie pregătiți pentru întâlnirea de planificare, să-și cunoască toți indicatorii actuali și planurile pentru ziua respectivă și să nu numere numerele pe un calculator, luând timp departe de întreaga echipă sau să fie distrași de calcule în loc să asculte informațiile pe care ROP vrea să transmită tuturor.

Pentru o întâlnire de planificare de calitate cu un joc de afaceri, 45 de minute sunt de obicei suficiente. Dar, crede-mă, aceste 45 de minute pot economisi mult timp în viitor și pot aduce rezultate financiare mult mai mari.

3. Energie

Întâlnirea de planificare de dimineață este o brichetă pentru ochii angajaților.

Dacă întâlnirea de planificare este plictisitoare, managerii vor adormi și mai mult și nu veți obține efectul dorit. Nu răspândiți informațiile, păstrați în minte un obiectiv și o structură, nu lăsați angajații să se plimbe de la un subiect la altul sau să pună întrebări care se referă la un singur lucru.

Este important să ne amintim că o întâlnire de planificare este lucru in echipa, nu adunări de dimineață. Păstrați atenția tuturor. Spuneți doar ceea ce îi privește pe toată lumea.

4. Antrenează-ți în mod constant managerii!

În fiecare zi, la întâlnirile de seară, afli de la manageri cum le-a decurs ziua, ce succese au avut, ce dificultăți au întâmpinat, ce obiecții ale clienților nu au putut face față. Întâlnirea de planificare de dimineață vă permite să aduceți cele mai presante probleme în discuția generală.

Pentru a face acest lucru, trebuie ca managerul să descrie pe scurt problema căreia nu a putut face față ieri, apoi repeți rapid partea teoretică (de exemplu, blocul „argumentare prin metoda de calcul”), iar după aceea aranjați un joc de afaceri , unde rolul clientului este jucat de managerul care nu face față situației. În continuare, cu ajutorul unei scurte sesiuni de brainstorming, întreaga echipă vine cu opțiuni pentru rezolvarea situației.

Este deosebit de important ca fiecare membru al echipei să accepte Participarea activă in cautarea solutiilor. Nu dați răspunsuri gata făcute; cel mai eficient antrenament nu este teoria de la un lider, ci găsirea de idei prin interacțiuni.

Instruirea zilnică, formarea suplimentară și sprijinul pentru abilitățile managerilor le vor permite managerilor dvs. să se dezvolte constant, să-și îmbunătățească abilitățile de vânzări și să nu se teamă de dificultățile „din teren”.

5. Monitorizați în mod constant ceea ce este planificat

Planificarea fără control este bani la scurgere (c) înțelepciunea antică chineză

Cred că nu este nevoie să explic separat aici. Dacă nu o controlezi o dată, atunci de două ori, până a treia oară managerii fie vor înceta să facă nimic, fie vor începe să mintă.

6. Motivarea echipei

Este important nu doar să identificați rezultatele de ieri pentru întreaga echipă în ansamblu și pentru fiecare individ, ci și să identificați ce este mai bun și mai rău din ziua precedentă și nu vă fie teamă să demotivați pe cineva cu acest lucru - timp prea scurt. sunt folosite perioadele, iar managerii au șansa de a se îmbunătăți în fiecare zi.

Folosiți ca indicatori nu doar indicatori financiari (câte vânzări realizate, câți bani aduși) sau de activitate (număr de apeluri, întâlniri și întâlniri susținute), ci și indicatori calitativi (calitatea comunicării dintre manager și clienți). Puteți fie să ascultați singur apelurile managerilor, fie să utilizați rapoarte de la departamentul de control al calității.

7. Specificitatea în planuri

Managerul nu ar trebui să vorbească doar despre câte vânzări va închide astăzi, câte plăți va încasa și câte întâlniri va face. Trebuie să-și susțină planurile cu nume specifice de companii. Chiar dacă nu are planificate azi niciun răspuns de la clienți, managerul trebuie să spună de unde va lua planul de azi, pe cine va suna, la cine va merge, dar firmele trebuie să fie numite, cu cifre clare în bani și cantitate. .

De asemenea, este foarte important să ne amintim că planul zilnic al managerului trebuie să corespundă atingerii obiectivelor lunare. Dacă managerul dvs. are un plan lunar de 1.000.000 de ruble în plăți, atunci nu poate plănui să colecteze 20.000 de ruble în fiecare zi, deoarece pur și simplu nu va finaliza planul în acest ritm.

Stabiliți planuri ambițioase pentru managerii dvs. Dacă unui manager îi este rușine să-și spună un plan ambițios sau se referă la superstiția sa („Nu o voi spune ca să nu-l încurc”, „Voi spune mai multe acum și îmi vei mânca creierul seara ”) - acest lucru trebuie tratat și cu cât mai devreme, cu atât mai bine. Obișnuiește managerii cu planuri înalte, cultivă „limitele” interne.

De asemenea, managerul trebuie să creadă în propriile numere, să nu vorbească „din senin” pentru că trebuie, dar să înțeleagă clar că ceea ce a spus este cu adevărat fezabil și știe să-l influențeze.

8. Verificați pregătirea întregii echipe

Înainte de a vă elibera oamenii de vânzări într-o nouă zi, verificați dacă au toate resursele - atât externe (disponibilitatea materialelor de prezentare, cărți de vizită, baze de date pentru apeluri etc.) cât și interne - sunt ochii tuturor strălucitori, sau este necesar să contactați pe cineva, apoi rămâneți și discutați în continuare orice dificultăți, oferiți o motivație individuală suplimentară.

9. PuternicCTA la finalul întâlnirii

Vino cu o frază motivantă care să servească drept ancoră pentru început și să ofere managerilor tăi un plus de energie. Expresia poate fi orice: „Echipă, du-te!” sau „Hai să o facem!” sau „Asta este, hai să mergem!”

Aceasta este așa-numita ancoră, care dă un semnal că totul, dimineața s-a terminat, este timpul să alergi și să câștigi!

10. Vizualizarea

Asigurați-vă că includeți rezultatele întâlnirii de planificare pe tabloul de bord, astfel încât managerii să poată vedea în mod constant atât rezultatele lor, cât și rezultatul general al echipei, precum și procentul de finalizare a planului. O astfel de placă ar putea arăta astfel:

Și ca bonus, un exemplu de listă de verificare pentru evaluarea calității unei întâlniri de planificare de dimineață:

Organizați și conduceți întâlnirea de planificare cât mai eficient posibil.

Găsiți o soluție la problema enunțată spre discuție sau stabiliți direcția de dezvoltare a situației într-o direcție constructivă.

Este interesant să organizați o întâlnire de planificare, astfel încât participanții să nu aibă timp să căscă și să nu simtă că au pierdut timpul.

Plan de acțiune

1. Familiarizați-vă cu metoda propusă de organizare a unei întâlniri de planificare.

2. Pregătește-te, pregătește-te materialele necesareși invitați participanți.

3. Organizați o întâlnire de planificare.

4. Rezumați rezultatele întâlnirii de planificare și familiarizați toți participanții cu acestea.

Cum să organizezi o întâlnire de planificare

Primul, ceea ce este necesar pentru a conduce o întâlnire de planificare este întrebarea sau subiectul întâlnirii de planificare. Ce problemă de muncă vrei să rezolvi? Ce efect pozitiv pentru activitatea organizației va fi rezultatul întâlnirii de planificare. Familiarizați-vă din timp participanții la întâlnirea de planificare cu această problemă. Astfel, veți economisi timp în timpul întâlnirii de planificare, iar participanții la discuție pot veni deja având idei interesante referitor la întrebarea dvs.

Al doilea– acestea sunt persoanele care vor participa la întâlnirea de planificare. Ce specialiști de profil și ce nivel de manageri, sau ce angajați de linie aveți nevoie pentru a găsi răspunsul la întrebarea pusă?

Al treilea– locul întâlnirii de planificare. Este important ca aceasta să fie o cameră separată sau chiar o sală de ședințe specială. Acolo unde va fi suficient spațiu pentru toată lumea, cei din afară (angajații care nu participă la întâlnirea de planificare) nu vă vor putea deranja și telefoanele nu vor suna.

Al patrulea– ora întâlnirii de planificare. Este de dorit ca acesta să fie convenabil pentru toți participanții sau permanent. De exemplu, întâlnirile zilnice de planificare au loc în fiecare zi exact la 8:30.În orice caz, atunci când alegeți momentul pentru întâlnirea de planificare, va trebui să vă concentrați pe cei mai importanți participanți ai săi. Și prescrieți-l în avans, pentru câteva ore, sau mai corect, zile.

a cincea– regulamentul ședinței de planificare. Este important nu numai să începeți ședința de planificare la timp, ci și să o terminați la timp. Stabiliți dinainte ordinea în care vor fi discutate problemele și timpul alocat fiecărui participant. Limitați-l, acest lucru va face rapoartele concise și cât mai informative posibil. De exemplu, un discurs nu durează mai mult de 10 minute.

Şaselea- materiale improvizate. Minimul necesar este pixurile pentru toți participanții și hârtie. Ai grijă singur de asta, în avans, astfel încât să nu pierzi timpul de discuții căutând despre ce și despre ce să scrii. Este posibil să aveți nevoie și de: flip chart, proiector, ecran, laptop, imprimantă. Toate echipamentele trebuie pregătite și testate în prealabil.

Al șaptelea– conducătorul ședinței de planificare sau secretarul care va înregistra procesul și rezultatele discuției despre problema dumneavoastră.

Formate ale întâlnirilor de planificare

1. Rezumat, întâlnire de planificare a informațiilor.

Astfel de întâlniri de planificare pot fi organizate săptămânal la începutul săptămânii pentru șefii tuturor departamentelor organizației dumneavoastră.

De ce sunt necesare astfel de întâlniri de planificare?

2. Întâlnire de planificare - repartizarea sarcinilor curente.

Se desfășoară de obicei la începutul fiecărei zile lucrătoare. Formatul este evident - managerul emite sarcini pentru ziua subordonaților săi. De asemenea, nu este nevoie să prelungiți timpul - toată lumea a primit sarcina și s-a dus să o ducă la bun sfârșit.

3. Întâlnire de planificare pentru a discuta problema ridicată.

Îți formulezi întrebarea în avans, care a fost formulată pentru tine viața însăși și situația actuală de pe piața dvs. Exprimați scopul întâlnirii de planificare și trimiteți aceste informații participanților. Cereți-i să se pregătească (dacă este necesar) cu privire la această problemă. Stabiliți în prealabil regulile și secretarul ședinței de planificare. Rezultatele întâlnirii de planificare sunt transmise tuturor participanților. Timpul pentru o astfel de întâlnire de planificare nu este mai mare de două ore. Dar există situații în care este nevoie de mai mult timp. În acest caz, planificați pauze organizate de 15-20 de minute pentru ceai și doar relaxare. (Pregătiți și ceaiul și dulciurile în avans!)

4. Întâlnire de planificare creativă.

Cereri de munca in coaching
1) Dezvoltarea resursei de creativitate pentru creștere (autodezvoltare, creștere profesională, dezvoltare de afaceri)
2) Rezolvarea conflictelor interne, depășirea crizelor folosind resursa creativității

Astăzi vreau să vorbesc despre un instrument specific de management. Acest articol este un răspuns la o scrisoare a unui prieten din Kazahstan.

"Bună ziua! Am nevoie de ajutor sub formă de sfaturi. Am fost la o întâlnire cu un akim de raion (guvernator după părerea dvs.). Are o problemă. Sunt 2 adjuncți de hoți care nu lucrează (și nu vor să lucreze) și nu are sens în ei, leneși, ei stau de dragul statutului) și nici ei nu pot fi concediați, pentru că îi protejează și nu vor ca nimeni să-și facă treaba într-o capcană aș dori să știu cum să rezolv această problemă.

Cred că această problemă se confruntă nu numai în Kazahstan, și nu numai în institutii guvernamentale. Uneori, un astfel de prieten va sta în companie, totul pare să fie bine cu el, dar nu există rezultate. Și se pare că nu există nimic de plâns și nu există nimic pentru care să-l concedieze. Ce să faci în acest caz?

Vă sugerez o modalitate simplă - o întâlnire săptămânală de planificare

• Întâlnirea de planificare nu ar trebui să fie lungă

Maxim - 30-40 de minute.

• La ședința de planificare se ține un jurnal

Acest jurnal înregistrează tot ceea ce managerii intenționează să realizeze în timpul săptămânii.

• Întâlnirea de planificare începe cu citirea Scopului companiei.

Aceasta înseamnă Marele Scop. De exemplu: „O Rusia prosperă care aduce o contribuție demnă la civilizația mondială”. După aceasta, se citește obiectivul actual, de exemplu: „Creșteți venitul de 5 ori în acest an”.

• După aceasta, liderul ședinței de planificare le cere șefilor de departamente să vorbească pe rând despre ceea ce au făcut săptămâna trecută pentru a atinge obiectivul.

În același timp, funcția principală a conducătorului întâlnirii este de a se asigura că vorbitorul nu „varsă apă” și nu permite expresii precum „am crescut eficiența departamentului de vânzări cu 15%”. În acest caz, pur și simplu întreabă politicos ce pași anume au fost întreprinși și care a fost rezultatul.

Răspunsul, de exemplu, ar putea fi:

Am efectuat training pentru vânzători. a trimis peste 500 de scrisori către noi potențiali clienți. În total, au fost primite 118 apeluri de la clienți interesați și au fost emise 53 de facturi în valoare totală de 3 milioane 600 mii. Venit total pentru departament s-a ridicat la 1,8 milioane de ruble în această săptămână. ceea ce este cu 15% mai mult decât săptămâna trecută.

Acest răspuns este acceptabil. Liderul reuniunii de planificare poate iniția scurte aplauze din partea altor lideri.

Dacă un lider încearcă să „toarne apă” sau să „aruncă umbre pe gard”, sarcina liderului este să se asigure că ceilalți lideri văd acest lucru. De exemplu, următoarea frază ar fi potrivită: „A fost o săptămână dificilă. Ne-am gândit mult...”

Dacă astfel de încercări continuă, liderul ședinței de planificare îl întrerupe pe vorbitor și spune că aceasta este ședința de planificare și dacă nu există rezultate concrete, trecem la următoarea secțiune. Sau poate cere secretarului să citească notele de la ultima întâlnire de planificare și ce anume era planificat să se realizeze în această săptămână în acest departament.

De exemplu:

1. 1. Efectuați un sondaj despre un produs nou cu 400 de clienți. Făcut? Nu.
   2. Emite facturi pentru o sumă totală de 2 milioane 800 de mii de ruble. Făcut? Expoziție pentru 17 mii de ruble Efectuați formare pentru vânzători. Făcut? Nu, eram supraîncărcați.
   3. Văd, e suficient. Să trecem la următorul.

Aș dori să remarc că la o astfel de întâlnire de planificare este dezvăluit și făcut vizibil tuturor celorlalți manageri care realizează rezultate și ajută cu adevărat compania să se îndrepte spre obiectiv și care se preface cu pricepere a fi un furtun flexibil și imită activități utile.

• După ce toată lumea a împărtășit rezultatele, se stabilește un obiectiv pentru săptămâna următoare pentru întreaga companie, iar facilitatorul îi face pe participanți să cadă de acord asupra acestui obiectiv.

Facilitatorul le cere liderilor să spună pe rând ce vor face pentru a atinge acest obiectiv în zonele lor, iar acest lucru este notat într-un jurnal.

Managerii pot cere altor manageri să facă ceva în plus dacă departamentele lor sunt conectate și au nevoie de acțiuni comune. Se ajunge la un acord în acest sens și se consemnează în jurnal.

• După toate acestea, liderul întâlnirii de planificare întreabă dacă sunt pregătiți să atingă cu adevărat obiectivul în această săptămână și anunță START!

Această formă simplă și eficientă de planificare a întâlnirilor vă permite să obțineți rezultate interesante. Managerii fie încep să producă și să obțină rezultate cu adevărat, fie să fugă din companie sub diverse pretexte, făcând loc noilor manageri care doresc cu adevărat să contribuie la echipă, și nu doar să se prefacă a fi utili, fiind în razele faimei și onoarei. , fără a primi niciun câștig.

Ei bine, și cel mai important, această formă permite chiar și liderilor foarte productivi să obțină și mai mult, ceea ce vă doresc sincer.

ARTICOLE pe aceeasi TEMA

	Evenimente deschise
Miercuri, 10 aprilie 2019 - 18:30

Obține un coerent, rapid și munca eficienta managementul echipei nu este o sarcină ușoară pentru niciun lider. Sarcina șefului este să dezvolte o strategie de acțiune unificată pentru fiecare subordonat, să îi monitorizeze munca și să o corecteze. Pentru a obține o muncă fructuoasă, trebuie să înțelegeți cum să conduceți întâlniri, cum să instruiți corect subordonații pentru o anumită perioadă.

Întâlnire de planificare - discuție și distribuire a sarcinilor de lucru planificate pentru un anumit timp. Astfel de întâlniri pot fi împărțite în mai multe tipuri în funcție de tipul, timpul și cantitatea lor.

Primul tip include ședințe de raportare (acestea trebuie să fie organizate de conducere pentru a raporta despre modul în care sarcinile de lucru sunt îndeplinite în acest moment), ședințe de discuții (când propunerile sunt revizuite și se discută modificările la planul de acțiune) și ședințe motivaționale (în care toată lumea primește propria sarcină în procesul de rezolvare a problemei principale).

În funcție de timp, puteți organiza întâlniri zilnice, săptămânale sau lunare.

Dacă luăm ca bază factorul cantitativ, întâlnirile de planificare pot fi împărțite în general sau în masă (la care sunt prezenți toți angajații) și închise (când se ține întâlnirea). grup separat sau departament).

Organizarea întâlnirilor de planificare are anumite avantaje:

• Menține disciplina și reduce întârzierile.
• Ajută la stabilirea clară și clară a sarcinilor pentru echipă. Un plan zilnic pe termen scurt este mult mai util și mai productiv decât un plan pe șase luni.
• Indică indicatorul real de performanță. Această calitate se extinde dacă, la ședința de planificare, angajații prezintă superiorilor rapoarte cu privire la ceea ce au făcut.

Nu uitați de rolul motivațional ridicat al întâlnirilor. A desfășura o întâlnire cu competență înseamnă a avea un impact pozitiv asupra stării de spirit a angajaților, a da o taxă pentru munca fructuoasă și a-i stimula să-și îmbunătățească performanța. În plus, această proprietate ajută la stabilirea unor relații pozitive între echipă și management.

Pe de alta parte, desfășurarea ședințelor de planificare are și dezavantajele sale:

• Întâlnirile lungi le iau puterea și energia angajaților.
• Întâlnirile bruște, neprogramate sunt de obicei ineficiente.

Pentru a evita astfel de factori negativi, întâlnirile ar trebui să fie desfășurate cu atenție.

Opinia expertului

La întâlnirea de planificare, angajații propun idei noi pentru dezvoltarea afacerii și creșterea vânzărilor

Hasmik Gevorgyan,

Director general și unul dintre proprietarii lanțului de magazine Provocation din Moscova

Recompensăm și sprijinim angajații noștri în toate modurile posibile care sunt interesați de creșterea gradului de conștientizare a mărcii. Francizații noștri au decis să organizeze întâlniri speciale de două ori pe lună, la care angajații își exprimă gândurile și sugestiile pentru dezvoltarea companiei și creșterea vânzărilor. Autorii celor mai multe proiecte interesante iar ideile primesc un bonus de până la 15% din salariu.

Unele dintre cele mai bune modele de tricouri ale noastre au fost inițial concepute și sugerate de angajați. Datorită angajaților noștri, creștem vizibilitatea companiei prin sponsorizarea evenimentelor culturale pentru tineret.

Un exemplu izbitor: unul dintre angajații noștri din Tula s-a oferit să participe la competiții sportive municipale și la seri în cluburi. Creativitatea și determinarea acestui angajat au fost cheia faptului că publicitatea noastră a apărut în cafenelele populare din oraș. În cele din urmă, vânzările în orașul Tula s-au dublat. Venitul angajatului a crescut în mod similar – câteva luni mai târziu a devenit directorul magazinului.

3 componente ale întâlnirilor de planificare de succes

1. Componenta de informare. Faceți materialul interesant și util pentru cei care ascultă. Dacă informațiile plictisitoare nu pot fi evitate, încercați să le prezentați într-un mod neobișnuit. Informațiile prezentate la întâlnirea de planificare ar trebui să fie utile și incitante. Dacă doriți să desfășurați întâlniri de succes, cel mai bine este să nu împărtășiți informații fade și plictisitoare.
2. Componenta emoțională. Materialul fascinant cu livrare slabă este un material rău. Amintiți-vă de universitate - petrecerea timpului în unele clase era plictisitoare, studenții dormeau literalmente în clasă, în timp ce în altele toată lumea dorea să ajungă la fundul lucrurilor și să discute.
3. Liderul care conduce întâlnirea. Autoritatea vorbitorului afectează direct asimilarea informațiilor. Dacă nu ați dobândit încă abilități retorice ridicate, lucrați mai mult la punctele 1 și 2 înainte de a găzdui întâlnirea.

Cum să conduci întâlniri de planificare fără rezistență angajaților

Nu este un secret pentru nimeni că angajații au adesea o atitudine negativă față de planificarea întâlnirilor. Merită să înțelegeți motivele acestei percepții.

in primul rand, originea inițială a unor astfel de întâlniri de planificare este asociată în rândul oamenilor cu o perioadă în care mijloacele de comunicare nu permiteau coordonarea muncii oamenilor și era necesar să se adune personal ca o echipă întreagă și să se discute probleme importante de lucru ore întregi. Deoarece nu există alte modalități de a afla sau de a discuta Puncte importante pur și simplu nu au existat, o mulțime de întrebări, comentarii și dorințe cu privire la munca acumulată pentru întâlnire. Prin urmare, întâlnirea a trebuit să dureze câteva ore.

În al doilea rând, mulți angajați de birou sunt enervați de faptul că întâlnirile de planificare ocupă 1/5 din timpul lor total de lucru. În același timp, nu sunt atât de multe de discutat - discursul șefului ocupă de obicei jumătate din întreaga întâlnire.

Al treilea, dacă țineți o întâlnire în fiecare zi, atunci angajații o vor trata în curând ca pe un eveniment „pentru spectacol”. Angajații nu vor raporta în detaliu și în mod interesant despre progresul muncii sau despre orice modificări, deoarece pur și simplu s-ar putea să nu se întâmple pentru o perioadă atât de lungă. Pe termen scurt. Principalele obiective ale oricărei companii sunt planurile pe termen lung, așa că nu ar trebui să le luați timp prețios angajaților pentru a asculta „lucrurile sunt normale, lucrăm”. Doar în cazuri critice, situații de urgență și sarcini urgente devine necesară organizarea de întâlniri zilnice.

Cum să desfășurăm corect o întâlnire de planificare, alegând formatul potrivit

1. Întâlnire de informare

Puteți organiza o astfel de întâlnire de planificare în zilele de luni, faceți din aceasta un eveniment săptămânal pentru fiecare departament al companiei dumneavoastră, pentru fiecare șef de departament. Scopul acestei întâlniri este de a afla ce s-a realizat în ultima săptămână, ce s-a realizat și ce este planificat pentru această săptămână. Managerii pot transmite informații importante subordonaților și îi pot motiva să lucreze productiv. Nu amânați întâlnirea - cel mai bine este să organizați întâlnirea în 30 de minute.

2. Repartizarea sarcinilor

Această scurtă întâlnire de planificare se ține cel mai bine la începutul zilei. Managerii dau instrucțiuni pentru ziua respectivă și le explică angajaților. Dacă nu există întrebări sau informații importante, o astfel de întâlnire nu va ocupa mult timp de lucru din partea angajaților.

3. Întâlnire de planificare

O astfel de întâlnire de planificare ar trebui să aibă loc după ce toți angajații au fost anunțați în prealabil în scris sau în format electronic. Lăsați-i să se pregătească pe subiect, să stabilească o oră de întâlnire și un secretar de întâlnire. De asemenea, trimiteți concluziile și rezultatele întâlnirii tuturor celor care au fost prezenți sau care se așteptau să fie la întâlnirea de planificare. Este important de reținut că o astfel de întâlnire de planificare nu ar trebui să aibă loc prea mult timp. Dacă acest lucru nu poate fi evitat, asigurați-vă că aranjați pauze pentru odihnă sau o gustare.

4. Întâlnire de planificare creativă

Dacă de data aceasta nu ai nimic de oferit echipei, opțiune bună va organiza o întâlnire de planificare într-un format non-standard. Aceasta ar putea fi o competiție cea mai buna idee sau brainstorming.

5. Întâlnire de planificare pentru rezolvarea conflictului

Nu uitați de factorul uman și de posibilele neînțelegeri în cadrul echipei.

Poziția corectă a șefului este identificarea și rezolvarea unei astfel de probleme. Ar fi mai potrivit ca oricând să organizăm o întâlnire în acest scop. Trebuie să oferi fiecărei persoane posibilitatea de a-și explica poziția și de a le spune exact de ce nu este mulțumit. Formatul unei astfel de întâlniri nu ar trebui să fie strict să lase oamenii să vorbească sau să se certe, motivând opiniile lor. Odată ce ați identificat provocările împreună, trebuie să le depășiți. Nu trebuie să vă asumați acest lucru; specialiștii în resurse umane și managerii seniori vă vor ajuta.

Trebuie să conduceți o întâlnire alegând un subiect interesant pentru toată lumea - astfel încât toată lumea să dorească să vorbească și să aveți ocazia să reglementați conversația și să-i corectați direcția.

Rezumați întâlnirea, colectați ceea ce au spus participanții și împărtășiți rezultatele cu ei.

Nu este nevoie să avertizați colegii încă de la început că ședința de planificare are loc din cauza unui conflict care a apărut. Excepție fac întâlnirile speciale organizate exclusiv pentru a rezolva astfel de situații.

Cum să creșteți beneficiile planificării întâlnirilor

Sesiunile de planificare, întâlnirile și întâlnirile prost organizate sunt absolut inutile și chiar dăunătoare. Pentru că singure nu creează valoare adăugată, dar se poate cheltui o cantitate imensă de timp pentru ele.

Aflați regulile de organizare a ședințelor de planificare eficiente din revista Director Comercial, care vor avansa procesul de lucru cu un minim de timp petrecut.

Cum se desfășoară zilnic întâlniri de planificare: algoritm pas cu pas

Pasul 1. Stabiliți obiectivele întâlnirii de planificare de dimineață

Fiecare organizație trebuie să prezinte și să planifice rezultatele muncii sale. Pe baza obiectivelor tale, trebuie să elaborezi un plan pas cu pas pentru implementarea acestora.

Selectați din listă obiectivele care sunt potrivite pentru afacerea dvs.:

• Stabilirea obiectivelor

Motivul principal pentru organizarea întâlnirilor de echipă este planificarea sarcinilor. Planul zilnic al unui angajat nu trebuie să includă mai mult de 3 sarcini și 1 focus. În mod ideal, fiecare angajat își stabilește însuși sarcinile și se concentrează pe zi și raportează acest lucru managerului.

Pentru a stabili obiective realiste și realizabile, utilizați. Cel mai bine este să vă planificați munca folosind numere specifice. Vizualizați informațiile: este mai bine să organizați evenimentul într-o cameră cu un proiector sau o tablă pe care notați principalele sarcini. Marcați-vă concentrarea pentru ziua cu un marker și subliniați-o în timpul conversației.

Cel mai bine este ca fiecare angajat să își scrie planul.

• Feedback de la angajați

De foarte multe ori, angajații, confruntați cu o problemă sau cu o situație de neînțeles, nu o raportează șefului lor. De obicei, acest lucru este discutat între colegi și nu este considerat demn de a fi raportat conducerii. Este necesar să se stabilească un contact constant cu subalternii. Angajații ar trebui să se obișnuiască să spună managerului lor ce îi îngrijorează și îi îngrijorează în procesul de îndeplinire a sarcinilor lor.

În acest caz, managerul trebuie să organizeze întâlniri separate pentru a asculta fiecare problemă și a răspunde în mod corespunzător, chiar dacă consideră că situația nu merită. atentie speciala. De asemenea, căutați rădăcina problemei, nu vinovatul. Desemnați o anumită persoană responsabilă cu rezolvarea problemei și stabiliți un termen limită clar pentru aceasta.

• Transfer de experiență și formare

Fii primul care vorbește - spune-le colegilor cum ai îndeplini singur sarcina atribuită. Începeți o discuție, întrebați-i pe angajați cum să facă asta sau aceea să funcționeze mai bine și mai fructuos. Puteți conduce o întâlnire de planificare în formatul unui joc sau puteți lua un caz de afaceri, astfel încât toată lumea să poată participa la discuție.

Puteți desfășura formare: spuneți sau repetați scripturi, răspunsuri tipice, beneficii ale produselor, promoții ale companiei și altele asemenea cu colegii. Implicați întreaga echipă în acest proces.

Nu te repeta, învață-ți angajații ceva nou în fiecare zi, dezvoltă-i!

• Spirit de echipă sporit

Vorbiți despre companie ca o echipă strânsă - folosiți cuvintele „noi”, „echipa noastră” în discursul dvs.

Raportați ceva nou și interesant în ultima zi: ce s-a întâmplat ieri, știrile companiei, succesele acesteia (chiar și cele mici). Doar pentru că aveți un buletin informativ intern prin e-mail nu înseamnă că toată lumea îl citește. Prin urmare, cele mai interesante și importante lucruri pot fi spuse din nou la întâlnirea de planificare. Dacă informațiile nu sunt în totalitate pozitive, angajații vor avea ocazia să discute un plan de acțiune.

Amintiți-vă de date importante pentru angajați, vorbiți despre ele (ziua de naștere a angajaților înșiși, a membrilor familiei acestora, a copiilor, un eveniment important pentru companie etc.).

• Motivarea echipei

Puteți organiza o întâlnire pentru a încărca echipa cu pozitivitate pentru ziua următoare. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

• Lăudați unul dintre angajați (cel mai bun în vânzări, calitate bună, recunoștință din partea clientului, soluție la o situație dificilă etc.).
• Când atribuiți sarcini, explicați modul în care munca va afecta pozitiv obiectivele generale ale companiei. Să știe fiecare angajat că este important.
• Folosiți cuvinte și expresii motivaționale: „Hai să o facem!”, „Arată ce poți face!” și așa mai departe.
• Arătați că credeți în fiecare angajat, spuneți adesea expresii precum „Putem”, „Vom reuși”, „Sunt încrezător”, etc.

O regulă importantă pentru desfășurarea unor întâlniri eficiente este să vorbiți numai despre lucruri pozitive, să nu mustrați pe nimeni la întâlnirea de planificare și să nu certați echipa. Dimineața ar trebui să vorbiți doar despre lucruri pozitive!

Asigurați-vă că utilizați toate obiectivele menționate mai sus, dar nu toate trebuie să aibă întâlniri deodată.

Pasul 2. Întocmește regulamentul

Odată ce ți-ai ales obiectivele întâlnirii de dimineață, trebuie să decizi cum să le conduci. Regulamentele pot fi tipărite și agățate în biroul unde are loc ședința de planificare.

Decideți cât timp intenționați să țineți întâlnirea și notați-o în regulament. Cincisprezece minute sunt suficiente pentru o întâlnire eficientă. În plus, fă-ți un plan specific: despre ce vei vorbi la întâlnire. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

Întâlnirea de planificare ar trebui să se desfășoare într-o notă pozitivă. Salutați echipa, recunoașteți unul dintre angajați pentru munca depusă și succesele din ultima zi. La sfârșitul întâlnirii, puteți felicita echipa, îi puteți ura o zi plăcută sau îi puteți motiva să lucreze productiv.

La începutul întâlnirii de planificare, raportați ceea ce sa făcut în ultima zi. Stabiliți sarcini noi pe baza a ceea ce a fost făcut. După aceasta, puteți efectua antrenament sau începe repetarea.

Obțineți o reacție de la echipă, comunicați cu ei la finalul întâlnirii pentru a nu prelungi evenimentul. Dacă subiectul de discuție este prea dificil și necesită mai mult de două minute, duceți-l la o întâlnire separată sau atribuiți-l unui anumit angajat.

Pasul 3. Pregătirea pentru întâlnirea de planificare

Pentru a desfășura o întâlnire de planificare corect și competent, ar trebui să vă pregătiți în avans. Este mai bine să vă pregătiți pentru întâlnirea de dimineață seara și asigurați-vă că notați totul.

Obiectivele zilnice ar trebui să se alinieze cu obiectivele pe termen mai lung și să țină cont de provocările din ziua precedentă. Separat pentru fiecare articol, notează despre ce vei vorbi: știri pozitive, probleme, evenimente recente, antrenament.

Pasul 4. Conduceți o întâlnire de planificare

Începeți să organizați întâlnirea folosind planul dvs. Salutați echipa. Țineți evidența timpului, astfel încât întâlnirea să nu dureze mai mult de 15 minute.

În timpul întâlnirii, observați reacția angajaților la fiecare etapă a întâlnirii de planificare. Astfel poți determina ce a fost interesant pentru echipă și ce nu. Dacă angajații nu sunt interesați de anumite informații, luați în considerare dacă le puteți elimina din plan sau puteți modifica modul în care sunt prezentate.

Puteți înțelege cât de eficient ați condus întâlnirea de planificare uitându-vă la calitatea muncii angajaților și la nivelul vânzărilor. Dacă productivitatea a crescut, atunci întâlnirea de planificare a fost organizată corect.

Opinia expertului

Cum să desfășoare o întâlnire de planificare dimineață non-standard

Dmitri Grishin,

Președinte al Consiliului de Administrație și unul dintre fondatorii Mail.Ru Group din Moscova

Pentru noi, organizarea de întâlniri cu un format neobișnuit este un lucru obișnuit. Fiecare dintre ele durează mai puțin de jumătate de oră. Întâlnirile de planificare sunt deschise tuturor angajaților, nu doar cei care au legătură directă cu tema întâlnirii de planificare. Vorbim în picioare pentru a ne îndepărta oarecum de formatul obișnuit de lucru la locul de muncă.

Găsiți cât mai multe idei creative a rezolva problemele apărute, chiar și cele care par complet nerealiste, este scopul principal cu care am început să ținem astfel de întâlniri de planificare. Propunerile sunt criticate strict la obiect, fără emoție, vorbind doar despre latura tehnică a problemei.

Tot ceea ce propune echipa este introdus într-o bază de date specială. Organizarea de evenimente de acest format înseamnă să le oferi angajaților posibilitatea de a se auzi și de a nu se lăsa atașați de o problemă nesemnificativă. Toată lumea se simte implicată într-o cauză comună, importantă pentru companie, iar asta, ca nimic altceva, dă un stimulent la muncă.

Cum să desfășoare corect o întâlnire de planificare într-un departament

Fiecare dintre noi înțelege cât de mult au de făcut șefii de departament. in afara de asta munca regulata, își iau asupra lor rezolvarea problemelor și organizare generalăîntreg departamentul. Eficacitatea unui șef depinde de metodele și instrumentele de management pe care le folosește. Merită să petreceți timp și să faceți întâlniri în acest caz?

Totul depinde de abordarea managerului asupra problemei de planificare a întâlnirilor. Într-un caz, șefii abordează întâlnirile de planificare foarte formal, chiar dacă regulile companiei prevăd că astfel de întâlniri trebuie să fie organizate. Un astfel de lider crede că principalul lucru este mai mult efort, mai puține întâlniri. Alți șefi de departament decid să țină întâlniri din proprie inițiativă, deoarece știu cât de eficient este un astfel de instrument pentru îmbunătățirea calității muncii echipei.

Dacă mentorul unui întreg departament consideră că întâlnirile trebuie să aibă loc pur și simplu pentru că „trebuie”, atunci nu ar trebui să piardă timpul ținând întâlniri de planificare. Orice evenimente organizate doar pentru spectacol au doar un impact negativ asupra muncii. Pe baza numelui în sine, o întâlnire de planificare este o planificare competentă a acțiunilor pentru atingerea obiectivelor mari ale companiei.

Pe baza ciclului Deming, o întâlnire de planificare este o verificare periodică (Verificare) a muncii echipei pentru a modifica sau redirecționa mișcarea (Akt), dacă este necesar.

Cât de des să ținem întâlniri de planificare în departament? Întâlnirile zilnice în departament sunt necesare doar pentru angajații noi sau fără experiență care nu pot face față fără supraveghere constantă și sfaturi de la superiori. Pentru o echipă mai coerentă și cu experiență, întâlnirile trebuie să aibă loc o dată pe săptămână, în aceeași zi, aproximativ aceeași ca timp și structură a întâlnirii de planificare. Acest lucru este necesar în scopul disciplinei.

Cel mai adesea, managerul refuză să țină o ședință de planificare deoarece consideră că este o pierdere de timp. Interacțiunea cu echipa se transformă într-un scurt monolog fără feedback din partea angajaților. Cu această abordare, majoritatea funcțiilor se pierd, cu excepția poate informațională și, parțial, disciplinară.

Pentru orice manager, interacțiunea cu un grup este mult mai dificilă decât interacțiunea cu fiecare angajat în mod individual. A gestiona o întreagă echipă deodată este abilitatea unui cu experiență și bun sef. Un astfel de lider știe să conducă corect o întâlnire de planificare: rapid și la obiect, în timp ce primește „întoarcere” din partea grupului, discutând o problemă cu ei și, pe baza acesteia, reglementând activitatea departamentului. Cel mai bine este să păstrați o întâlnire de jumătate de oră (+- 15 minute). O persoană este programată fiziologic cu exact astfel de timp pentru cea mai mare concentrare a atenției.

Introducerea unui nou eveniment - o întâlnire de planificare - va necesita ceva timp. Adesea, va trebui să organizați mai multe întâlniri pentru ca un astfel de instrument să funcționeze. Dacă șeful unui departament începe să asculte feedback-ul echipei, va primi foarte mult informație nouă, pe care nimeni nu o exprimase înainte. Dar acum a apărut o șansă - a întrebat însuși liderul! Va fi necesar să se determine rolurile individuale ale angajaților și scopul acestora în activitatea întregului grup, să depășească obiecțiile și să le argumenteze poziția în cel mai bun mod posibil. Adesea, managerii nu finalizează implementarea unui nou instrument și, fiind la câțiva pași de rezultatul ideal, revin la un instrument mai puțin. management eficient, adică să conducă conversații separat cu fiecare angajat.

10 reguli pentru desfășurarea unei întâlniri de dimineață în departamentul de vânzări

Adesea, managerii de vânzări sunt buni la responsabilitatea lor principală de a vorbi cu oamenii și de a vinde produse, dar în același timp nu sunt deloc capabili să acționeze conform unui plan, să analizeze munca depusă și să lucreze consecvent. Dacă un manager a primit deja multe comenzi pentru această lună, el încetează să lucreze la fel de activ, face mai puține apeluri la rece și nu se ocupă de clienți pasivi.

După ce a observat o astfel de tendință, managerul poate informa managerul despre aceasta la ședința de planificare, spunând că a fost observată și este monitorizată retragerea lui de la locul de muncă. Desigur, managerii vor căuta o scuză pentru a nu participa la întâlnire, argumentând că sunt ocupați. O întâlnire poate fi organizată în scopuri de management administrativ, când managerul poate influența munca și o poate îmbunătăți dacă observă un declin sau o urgență.

Pentru a vă desfășura întâlnirea de planificare cât mai eficient posibil, trebuie să respectați acestea reguli:

Regula 1. Frecvența

Întâlnirile de dimineață ar trebui să aibă loc la aceeași oră în fiecare zi, indiferent de starea ta de spirit. În timp, întâlnirea de planificare va deveni un obicei și va servi drept semnal pentru ca managerii să înceapă să lucreze. Au existat cazuri în care absența unei întâlniri sau proasta organizare a acesteia a rupt rutina obișnuită a zilei managerilor și a luat bună dispozițieși dorința de a munci.

La întâlnirea de planificare de dimineață, managerii trebuie să-și revină pe deplin în fire, să se trezească și să înțeleagă - este timpul să începeți să lucrați!

Regula 2. Disciplina

3 chei pentru o întâlnire de planificare eficientă sunt organizarea de întâlniri cu o structură precisă, obiective specifice și în același timp. Dacă regulile sunt respectate, întâlnirea de planificare are un efect pozitiv asupra muncii managerilor, abaterea de la acestea, dimpotrivă, dăunează muncii.

Întâlnirea trebuie să aibă loc în același timp. Angajații trebuie să ajungă la birou mai devreme și să nu întârzie. Trebuie să vă pregătiți pentru lucru înainte și în timpul întâlnirii, astfel încât să puteți începe imediat lucrul după încheierea întâlnirii. Fiecare manager ar trebui să se pregătească în avans pentru întâlnirea de planificare, să stabilească obiective pentru ziua și să calculeze toți indicatorii, pentru a nu lua timp de la întreaga echipă în timpul întâlnirii și pentru a nu fi distras.

Dacă decideți să aveți o întâlnire bazată pe joc, acordați aproximativ 45 de minute pentru aceasta. Acest lucru este mai mult decât pentru o întâlnire obișnuită, dar este foarte eficient pentru lucrul în echipă și indicatori financiari companiilor.

Regula 3. Energie

Întâlnirea de dimineață creează starea de spirit pentru angajați pentru întreaga zi.

Dacă organizați o întâlnire de planificare plictisitoare și neinteresantă, atunci nu va exista niciun efect pozitiv din munca în acea zi. Furnizați informații clar și interesant, nu permiteți echipei să iasă din subiect sau să întrebe despre lucruri care nu sunt relevante munca generala echipe.

La întâlnirea de planificare, ar trebui să vorbiți doar despre ceea ce se aplică tuturor angajaților. Un astfel de eveniment este un efort colectiv, și nu doar un timp pentru a sta pe loc.

Regula 4. Antrenează-ți în mod constant managerii

De fiecare dată la sfârșitul zilei de lucru, aflați de la manageri cum a decurs munca - ce dificultăți au apărut, ce obiecții din partea clienților nu au putut fi depășite. Rezumați informațiile astfel încât să puteți petrece o parte din întâlnirea de planificare de dimineață rezolvând situația cu echipa.

În primul rând, lăsați-l pe manager să descrie problema care a apărut. După aceasta, treceți în revistă pe scurt teoria cu privire la subiect, cum ar fi secțiunea de argumentare. După aceasta, brainstorming în timpul jocului: rolul clientului va fi preluat de managerul care se confruntă cu complexitatea, iar restul subordonaților săi oferă opțiuni pentru rezolvarea problemei.

Discuția trebuie purtată în așa fel încât fiecare angajat să ia parte la găsirea unei soluții. Nu trebuie să vă explicați de fiecare dată cum să faceți față unei probleme;

Această abordare cu pregătire zilnică va permite managerilor să se îmbunătățească constant și să nu se teamă să se confrunte cu o problemă.

Regula 5. Monitorizează constant ceea ce este planificat

Regula este foarte clară din nume. Dacă încetați să monitorizați munca managerilor, nu veți vedea o muncă eficientă.

Regula 6. Motivația echipei

Când desfășurați o întâlnire de planificare, informați nu numai rezultate generale pentru ziua precedentă, dar și evidențiați managerii cu cei mai buni și cei mai răi indicatori. Acest lucru nu va afecta negativ munca angajaților, ci va oferi doar un stimulent pentru a lucra la fel de bine sau va îmbunătăți dacă ceva a mers prost ieri.

Este important de remarcat nu numai indicatori cantitativi, dar și calitatea muncii. Lăudați managerii care au comunicat mai bine cu clientul decât alții. Puteți asculta singur conversațiile angajaților sau puteți contacta departamentul de control al calității pentru un raport.

Regula 7. Specificitatea în planuri

Când își planifică ziua la întâlnirea de dimineață, managerul trebuie să decidă ce vânzări va face, pe cine va întâlni și ce plată va primi. Este necesar să vă obișnuiți să desfășurați un eveniment în așa fel încât managerii să furnizeze întotdeauna aceste date în numere și nume specifice de organizații. Lăsați managerul să numească în mod clar companiile pe care le va suna și le va vizita, chiar dacă nu are răspunsuri specifice de la clienți planificate pentru astăzi.

În plus, planul zilnic ar trebui să facă parte din obiectivul lunar. Cu alte cuvinte, dacă planul de vânzări pentru luna este de 500.000 de ruble, atunci vânzătorul nu poate plănui să primească 15.000 pe zi, deoarece un astfel de ritm nu va duce la finalizarea unei sarcini pe termen lung.

Este imperativ să lupți împotriva obiecțiilor propriilor angajați care nu vor să-și pună ștacheta înaltă, invocând superstiție sau simpla nemulțumire. Antrenați angajații pentru a stabili obiective ambițioase.

Nu uitați că planul trebuie să fie real și fezabil și nu doar spus. Managerul trebuie să înțeleagă că sarcina stabilită pentru ziua respectivă este reală și să se străduiască să o implementeze.

Regula 8. Verificați pregătirea întregii echipe

Înainte de a-ți trimite subordonații la locurile lor, verifică-le dacă sunt pregătiți. E ca și cum resurse externe(materiale pentru prezentare, cărți de vizită, baze de date telefonice etc.), și interne, „umane” - toți sunt în starea de spirit potrivită sau trebuie să lucrați cu cineva separat pentru a-i motiva să desfășoare activități productive.

Regula 9. Un apel puternic la acțiune la sfârșitul întâlnirii

Pentru a încheia întâlnirea de planificare, veniți cu o frază motivantă strălucitoare care va servi drept semnal pentru a începe munca - de exemplu, „La treabă!”, „Înainte!” etc.

Această frază va servi drept ancoră care va energiza și mai mult echipa.

Regula 10. Vizualizarea

Pentru a conduce un planificator cu o mai mare eficacitate, este imperativ să se creeze un board pe care să fie atașate rezultatele întâlnirii și ratingul, astfel încât angajații să își poată vedea realizările generale, indicatorul lor și cât de aproape sunt de îndeplinirea planului lunar.

Cum să conduci o întâlnire de planificare în fiecare săptămână

Dacă doriți să vă desfășurați întâlnirea de planificare în mod eficient, trebuie să luați în considerare doua conditii.În primul rând, timpul alocat întâlnirii nu este lung, aproximativ o jumătate de oră. Al doilea este notele din timpul întâlnirii de planificare. Obiectivele pe care le exprima liderii trebuie notate.

Întâlnirea săptămânală de planificare constă în patru etape:

Etapa 1. Anunțarea obiectivelor companiei

Cel mai bun mod de a conduce o întâlnire săptămânală este să începeți prin a reitera obiectivul principal sau pe termen lung al companiei. De exemplu, „O companie de succes cu o piață mare”. După aceasta, numiți sarcina pentru o perioadă mai scurtă - ceva de genul „Creșteți venitul organizației pentru acest an de 3 ori”.

Etapa 2. Şefii de departament spun pe rând ce au făcut săptămâna trecută pentru a atinge obiectivul.

Este necesar să se desfășoare o ședință de planificare pentru a obține informații specifice de la manageri despre munca depusă. Nu ar trebui să permiteți expresii generale sau discursuri neinformative, cum ar fi „Am reușit să creștem eficiența departamentului cu 10%”. Într-un astfel de caz, merită să întrebați corect ce măsuri au fost luate.

Dacă șeful de departament continuă să ofere informații generale, conducătorul ședinței ar trebui să-l întrerupă și să-l întrebe direct dacă există informații demne de a fi discutate la ședință. Dacă nu, trebuie să continuați întâlnirea, transferând cuvântul unui alt departament.

Dacă țineți întâlniri cu acest format, puteți vedea clar rezultatele muncii fiecărui departament al companiei. În plus, în acest fel devine clar care dintre lideri lucrează din greu în beneficiul organizației și cine doar se preface.

Etapa 3. Se stabilește un obiectiv pentru săptămâna următoare pentru întreaga companie și facilitatorrealizeazăacordul participanților în acest scop

Oferă fiecărui manager posibilitatea de a spune ce va face departamentul său în această săptămână, cum va duce la îndeplinire planul. Notează-ți sarcinile planificate într-un jurnal.

În plus, șefii de departamente vor avea posibilitatea de a interacționa între ei: cereți unui alt departament să facă ceva dacă sunt necesare eforturi comune. După discuții, astfel de obiective ar trebui, de asemenea, notate într-un jurnal.

Pasul 4: Liderul întâlnirii întreabă dacă sunt pregătiți să își atingă cu adevărat obiectivul în această săptămână și anunță începutul.

Această formă de întâlnire de planificare ajută la obținerea celor mai pozitive rezultate. Șefii de departament încep să muncească din greu și să obțină rezultate înalte în departamentul lor sau eliberează posturi pentru personal mai valoros. Cu ajutorul unor astfel de întâlniri poți înțelege care dintre colegii tăi depune toate eforturile și cine doar își face apariția.

Opinia expertului

Cea mai bună opțiune pentru desfășurarea întâlnirilor săptămânale de planificare este pe mai multe niveluri

Vladimir Kiselev,

Director general, partener al SA „SHERP Company” din Moscova

Întâlnirile săptămânale de planificare sunt evenimente obligatorii pentru fiecare companie, la care rezultatele muncii sunt revizuite și discutate și sunt stabilite obiective pentru săptămâna următoare. Cel mai bine este să aveți întâlniri la fiecare nivel. În primul rând, șefii de departamente și CEO, iar după aceea se țin întâlniri de planificare în fiecare departament cu superiorul său imediat. La întâlnirile secundare, managerii pot anunța și informații care se aplică întregii companii și fiecărui angajat.

Este important să se desfășoare o întâlnire de planificare nu numai în cadrul strict al subiectului menționat, ci și să se ofere angajaților posibilitatea de a afla informații de interes și de a discuta problemele de lucru. Rolul unor astfel de întâlniri este foarte mare: așa învață echipa despre noi obiective, schimbări în plan sau alte știri. CEO-ul ar trebui să țină întâlniri cu angajații care nu participă la întâlnirile săptămânale de planificare o dată pe lună sau trimestrial.

Cum să desfășurați întâlniri de planificare folosind o abordare creativă

1. Alegeți un loc neobișnuit

Întâlnirile pot avea loc nu numai la birou. Căutare un loc frumosîn orașul tău, terasament, strada pietonală sau cafenea. Principalul lucru este că puteți ajunge rapid acolo de la și la serviciu.

Un loc care le va plăcea colegilor: o cafenea, un terasament, o zonă de parc. Singura avertizare este că locul ar trebui să fie situat aproape de birou, astfel încât toată lumea să poată ajunge acolo rapid.

2. Programați o oră non-standard

Încercați să țineți întâlniri nu dimineața, ci, de exemplu, la prânz (doar nu lăsați echipa fără mâncare) sau cu 30 de minute înainte de sfârșitul zilei de lucru (acest lucru accelerează ritmul de lucru!).

3. Materiale folosite

Dați papetărie nu tuturor participanților, ci un set de hârtie și un pix pentru 2-3 persoane. În acest fel, ei vor decide singuri cine va scrie ce.

4. Luați telefoanele tuturor înainte de începerea întâlnirii.

O soluție bună este să conduceți întâlnirea fără distrageri. La început, acest lucru va provoca o oarecare jenă și confuzie, dar apoi va crește semnificativ concentrarea și implicarea participanților în rezolvarea problemelor.

5. Schimbați formatul evenimentului

Puteți conduce o întâlnire de planificare prin telefon sau Skype pentru a diversifica ritmul obișnuit, atunci când toată lumea este obișnuită să stea într-o sală de ședințe.

Opinia expertului

Poate fi eficientă o întâlnire de planificare cu trabucuri, narghilea și whisky?

Nikolai Novoselov,

director al companiei ArtNauka, Moscova

Bazat experienta personala, pot spune că o creștere a numărului de întâlniri de planificare are un impact negativ asupra productivității companiei. Am încercat să organizăm o „zi liniștită la birou” și am fost convinși că această abordare dă rezultate mai bune decât întâlnirea de planificare în sine. Din pacate, aceasta metoda nu este pe deplin potrivita pentru noi nu putem petrece o zi fara intalniri in fiecare saptamana, din moment ce lucram in zona de evenimente.

Angajaților le-ar plăcea mai mult să participe la întâlnirile de planificare dacă ar ține întâlniri cu un trabuc și ar bea whisky. Într-o atmosferă atât de aproape informală, colegii pot spune mult mai multe și își pot exprima sincer părerile. Nu mi-a fost teamă că va apărea familiaritatea în echipă dacă ar avea loc astfel de întâlniri de planificare. Relațiile dintre angajați nu s-au schimbat, oamenii pur și simplu au început să se simtă mai relaxați, să-și exprime părerile despre situație și să dea sfaturi practice.

Cum să conduci întâlniri de planificare folosind experiența companiilor de succes

Conducerea cu competență a întâlnirilor cu echipa nu înseamnă întotdeauna organizarea de întâlniri de planificare în formatul obișnuit, când toată lumea se adună și se așează pe scaune. În companiile moderne, în care metodele non-standard prind rapid rădăcini, acestea încearcă din ce în ce mai mult să țină întâlniri în picioare. Întâlnirile „pe picioarele tale” te ajută să scapi de conversațiile goale și lungi și să auzi doar cele mai importante informații.

Atomic Object, o companie de dezvoltare de software, a decis de mult să țină întâlniri pe picioare. Datorită acestui format creativ, managementul obține rezultate maxime: absența discuțiilor inutile, întrebări clare și răspunsuri corecte. Practica arată că întâlnirile desfășurate în picioare nu durează mai mult de 7 minute - echipa planifică ziua, ascultă instrucțiunile și începe imediat să lucreze. Dacă organizați întâlniri de planificare de acest tip, angajații nu vor avea ocazia să se relaxeze și vor trebui să acționeze și să vorbească mai activ.

The Wall Street Journal relatează că chiar și în timpul Primului Război Mondial era obișnuit să se organizeze scurte întâlniri de planificare, deoarece încetineala era inacceptabilă. Ulterior, acest format s-a mutat în afaceri, în care a fost nevoie să se accelereze interacțiunea și schimbul de informații.

Beneficiile noului format de întâlnire au fost dovedite științific. Cercetătorul Alain Bluedorn de la Universitatea din Missouri a constatat că ținerea unei întâlniri în picioare înseamnă să luați mai puțin timp de la angajați, dar obținerea de rezultate, dacă nu mai bune, atunci absolut similare în comparație cu întâlnirile obișnuite.

Conform rezultatelor sondajului Versiunea Unu, realizat în 2011, aproximativ 80% dintre cei 6.000 de angajați chestionați au confirmat că era obișnuit ca companiile lor să organizeze în fiecare zi întâlniri scurte de planificare.

Pe lângă planificarea întâlnirilor „pe picioare”, companiile occidentale au venit cu alte inovații pentru o muncă mai eficientă.

De exemplu, în companie Facebook a decis să organizeze ședințe scurte de planificare cu 15 minute înainte de pauză, stabilind astfel inițial durata întâlnirii. Angajații susțin că această metodă aduce rezultate bune: oamenii vorbesc pe scurt și doar pe tema.

Dacă este necesară combaterea disciplinei în companie, reducerea numărului de întârzieri, este necesar să se facă ședințe scurte. Este mai bine să nu invitați întârziații la discuție, deoarece, neștiind o parte din informații, aceștia vor interfera cu întâlnirea și vor întârzia timpul punând întrebări inutile.

In companie ChirpiciSisteme Am decis să facem întâlniri de planificare și, în același timp, să ne ocupăm de întârzierile. Au prevăzut chiar și penalități pentru cei care ajung la momentul nepotrivit. Timpul pierdut din vina celor întârziați a fost echivalat cu timpul care ar fi putut fi cheltuit pentru dezvoltarea programelor. Deci penalitatea pentru fiecare întârziere este de 1 USD.

Companie Carcasa de otel inventat propria particularitate– semnalul pentru începerea întâlnirii este compoziția lui Elvis Presley „A Little Less Conversation” sau „Less Chat”.

Dacă angajații organizației nu au timp să țină nu doar o întâlnire obișnuită, ci și una scurtă, puteți organiza o întâlnire folosind instrumente de comunicare. În astfel de cazuri, puteți alege să comunicați prin chat sau prin e-mail companie să transfere principalul informatie necesara colegi. În același timp, ținerea întâlnirilor „pe picioarele tale” este încă mai eficientă decât orice alte întâlniri de planificare.

Informații despre experți

Hasmik Gevorgyan, director general și coproprietar al lanțului de magazine Provokatsiya, Moscova. Provocation-Production LLC. Domeniu de activitate: productie si comercializare de imbracaminte si accesorii cu imprimeuri provocatoare. Teritoriu: sediu – la Moscova; producție - la Tver; prizeși magazine - în peste 100 de orașe din Rusia, Belarus, Ucraina și Kazahstan. Număr de personal: 55 (în societatea-mamă).

Dmitri Grishin, Președinte al Consiliului de Administrație și co-fondator al Grupului Mail.Ru, Moscova. Dmitry Grishin conduce consiliul de administrație din martie 2012. În 2005, a devenit unul dintre co-fondatorii Mail.Ru Group, unde din noiembrie 2010 până în octombrie 2016 a ocupat funcția de CEO al companiei (Rusia). Dmitry lucrează la Mail.Ru din 2000; în 2001 a fost numit director tehnic companie, din 2003 până în 2010 a ocupat funcția de CEO. Absolvent al Facultății de Robotică și automatizare complexă Universitatea Tehnică de Stat din Moscova numită după. N. E. Bauman. În 2012, a fondat GrishinRobotics, o firmă de capital de risc pentru a investi în robotica de consum în întreaga lume.

Vladimir Kiselev, Director General, Partener al SA „SHERP Company”, Moscova. Vladimir Kiselev – Director General și partener senior al companiei de consultanță „SHERP Company” din anul 2000. Lucrează în domeniul managementului personalului din 1996, iar din 1998 conduce serviciul managementul personalului al unui holding diversificat mare. SA „SHERP Company” există din anul 2000, angajată în formarea de echipe de management extrem de eficiente și dezvoltarea afacerii clienților, folosind tehnologie proprietară inovatoare.

Nikolai Novoselov, director al companiei ArtNauka, Moscova. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Domeniul de activitate: organizarea de spectacole, team building și prezentări bazate pe experimente științifice. Teritoriu: sediu central la Moscova, opt reprezentanțe în Rusia. Număr de personal: 10. Număr de spectacole pe an: 340.

Au fost deja scrise multe instrucțiuni și recomandări cu privire la modul de desfășurare a întâlnirilor de planificare. Am analizat informațiile publicate pentru dvs. și le-am compilat într-o singură metodă. Deci, cum să organizezi și să conduci în mod corespunzător, sau mai degrabă eficient, o întâlnire de planificare.

Ţintă:

Organizați și conduceți întâlnirea de planificare cât mai eficient posibil. Găsiți o soluție la problema enunțată spre discuție sau stabiliți direcția de dezvoltare a situației într-o direcție constructivă.

Este interesant să organizați o întâlnire de planificare, astfel încât participanții să nu aibă timp să căscă și să nu simtă că au pierdut timpul.

Plan de acțiune

1. Familiarizați-vă cu metoda propusă de organizare a unei întâlniri de planificare. 2. Pregătiți-vă, pregătiți materialele necesare și invitați participanți. 3. Organizați o întâlnire de planificare. 4. Rezumați rezultatele întâlnirii de planificare și familiarizați toți participanții cu acestea.

Ce este necesar pentru a conduce o întâlnire de planificare: primul lucru necesar pentru a conduce o întâlnire de planificare este întrebarea sau subiectul întâlnirii de planificare. În al doilea rând, aceștia sunt oamenii care vor participa la întâlnirea de planificare. Al treilea este locul întâlnirii de planificare. În al patrulea rând - momentul întâlnirii de planificare. În al cincilea rând - regulamentul pentru ședința de planificare. Al șaselea - materiale disponibile. Al șaptelea - liderul ședinței de planificare sau secretarul.

Formate pentru organizarea întâlnirilor de planificare.

1. Rezumat, întâlnire informativă. Astfel de întâlniri de planificare pot fi organizate săptămânal la începutul săptămânii pentru șefii tuturor departamentelor organizației dumneavoastră.

De ce sunt necesare astfel de întâlniri de planificare?

2. Întâlnire de planificare - repartizarea sarcinilor curente.

Se desfășoară de obicei la începutul fiecărei zile lucrătoare. Formatul este evident - managerul emite sarcini pentru ziua subordonaților săi. De asemenea, nu este nevoie să prelungiți timpul - toată lumea a primit sarcina și s-a dus să o ducă la bun sfârșit.

3. Întâlnire de planificare pentru a discuta problema ridicată.

Îți formulezi întrebarea în avans, care viața însăși și situația actuală din piața ta au formulat pentru tine. Exprimați scopul întâlnirii de planificare și trimiteți aceste informații participanților. Cereți-i să se pregătească (dacă este necesar) cu privire la această problemă. Stabiliți în prealabil regulile și secretarul ședinței de planificare. Rezultatele întâlnirii de planificare sunt transmise tuturor participanților. Timpul pentru o astfel de întâlnire de planificare nu este mai mare de două ore. Dar există situații în care este nevoie de mai mult timp. În acest caz, planificați pauze organizate de 15-20 de minute pentru ceai și doar relaxare. (Pregătiți și ceaiul și dulciurile în avans!)

4. Întâlnire de planificare creativă. Când nu aveți suficiente idei proprii (sau pur și simplu nu există, se întâmplă și acest lucru). Această întâlnire de planificare se desfășoară cel mai bine în formatul unui brainstorming sau al unei alte metode creative de căutare a ideilor care vă sunt convenabile.

5. Întâlnire de planificare – ca modalitate de rezolvare a situațiilor conflictuale în echipă.

Toți suntem oameni, toți suntem oameni... și există conflicte evidente și ascunse la locul de muncă. Și când tu, în calitate de lider, vezi că situația este aproape de critică, doar oferă oamenilor posibilitatea de a vorbi.

Îndreptați energia lor de conflict = distrugere în creație. Țineți o întâlnire de planificare pentru angajați în formatul unei discuții libere, oferiți-le posibilitatea de a argumenta deschis, dar fără „atacuri” sau insulte.

Cum să o facă? „Rezolvarea” corectă a conflictului este sarcina ta directă. Căutați ajutor de la colegi specialiști în resurse umane sau de la conducerea superioară. Alegeți un subiect care este relevant, dar să spunem neutru pentru toți participanții. Și asumă-ți rolul de observator și ascultă pe toată lumea cu atenție, îndreptându-i doar pe participanți într-o direcție constructivă și nu-i lăsa să ajungă într-o fundătură.

Asigurați-vă că rezumați discuția despre subiectul menționat, trageți concluzii și împărtășiți-le tuturor participanților. Nu este nevoie să informați participanții că ședința de planificare are loc pentru a rezolva situațiile conflictuale. Cu excepția cazurilor în care subiectul rezolvării conflictului este scopul întâlnirii de planificare.