Ердийн дээж

БИ БАТЛСАН

______________________________________ (овог нэр, эхний үсэг)
(байгууллагын нэр, өмнөх ________________________
хүлээн авах гэх мэт, түүний зохион байгуулалтын (захирал эсвэл бусад албан тушаалтан)
эрх зүйн хэлбэр) албан тушаалтан, эрх бүхий
юу гэж батлах ёстой
заавар)
" " ____________ 20__

Ажлын байрны тодорхойлолт

Даргын нарийн бичгийн дарга
______________________________________________
(байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нэр гэх мэт)

" " ______________ 20__ N________

Бодит ажлын байрны тодорхойлолтболовсруулж батлав
суурь хөдөлмөрийн гэрээ __________________________________________ хамт
(хүмүүсийн албан тушаалын нэр
________________________________________________________________ ба дагуу
энэ ажлын байрны тодорхойлолтыг эмхэтгэсэн)
Хөдөлмөрийн тухай хуулийн заалтууд Оросын Холбооны Улсболон бусад зохицуулалт
ОХУ-д хөдөлмөрийн харилцааг зохицуулах актууд.

I. Ерөнхий заалтууд
1.1. Менежерийн нарийн бичгийн дарга нь техникийн ангилалд хамаарна
жүжигчид.
1.2. Байгаа хүн
илүү өндөр мэргэжлийн боловсрол, ямар ч туршлага шаардлагагүй
ажил, эсвэл дунд мэргэжлийн боловсрол, ажлын туршлага
дор хаяж __________ жил мэргэшсэн.
1.3. Даргын нарийн бичгийн даргын албан тушаалд томилох, чөлөөлөх
түүнээс танилцуулсны дагуу аж ахуйн нэгжийн даргын тушаалаар гүйцэтгэнэ

1.4. Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.
- тогтоол, заавар, тушаал, бусад удирдах болон
холбогдох дээд болон бусад байгууллагын зохицуулалтын баримт бичиг
аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаа;
- журам, заавар, бусад зохицуулалтын баримт бичиг хөтлөх
Оффисын ажил;
- бүтэц ба менежментийн багаж ахуйн нэгж, түүний хэлтэс;
- аж ахуйн нэгжийн дүрэм;
- оффисын ажлыг зохион байгуулах;
- баримт бичгийг бүртгэх, боловсруулах арга;
- архивын ажил;
- бичгийн машин;
- домофон ашиглах дүрэм;
- зохион байгуулалт, удирдлагын нэгдсэн тогтолцооны стандартууд
баримт бичиг;
- бичих дүрэм бизнесийн захидалашиглах стандарт хэлбэрүүд;
- ёс зүй, гоо зүйн үндэс;
- дүрэм бизнесийн харилцаа холбоо;
- компьютерийн төхөөрөмжийг ажиллуулах дүрэм;
- захиргааны эрх зүй, хөдөлмөрийн хууль тогтоомжийн үндэс;
- хөдөлмөрийн дотоод журам;
- хөдөлмөр хамгааллын дүрэм, журам, аюулгүй байдлын урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээ;
үйлдвэрлэлийн ариун цэврийн байгууламж, галаас хамгаалах;
1.5. Нарийн бичгийн дарга нь менежерт шууд тайлагнадаг
________________________________________________________________________.
(аж ахуйн нэгж, бүтцийн нэгж)
1.6. Нарийн бичгийн дарга байхгүй үед (амралт, өвчин эмгэг гэх мэт), түүний
үүргийг тогтоосон журмын дагуу томилогдсон хүн гүйцэтгэдэг;
зохих эрхийг олж авч, хариуцна
түүнд өгсөн үүргээ зохих ёсоор гүйцэтгэх.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Ажлын үүрэг хариуцлага
Нарийн бичгийн дарга:
2.1. Зохион байгуулалт, техникийн дэмжлэг үзүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг
менежерийн захиргааны болон захиргааны үйл ажиллагаа.
2.2. Менежерээр хэлэлцүүлэхээр ирүүлсэн материалыг хүлээн авна
захидал харилцаа, дагуу дамжуулдаг шийдвэрээрВ
бүтцийн нэгжүүдэсвэл ашиглах тусгай жүжигчид
ажлын явц эсвэл хариулт бэлтгэх.
2.3. Оффисын ажил эрхэлдэг, янз бүрийн үйл ажиллагаа явуулдаг
програм компьютерийн тоног төхөөрөмжцуглуулах, боловсруулах болон
шийдвэр гаргах, бэлтгэх үед мэдээлэл өгөх.
2.4. Менежерийн гарын үсгээр бичиг баримт, хувийн мэдэгдлийг хүлээн авна.
2.5. Ажилд шаардлагатай бичиг баримт, материалыг бэлтгэдэг
удирдагч.
2.6. Цаг тухайд нь хянаж, ирүүлэхийг баталгаажуулдаг.
бүтцийн хэлтэс, баримт бичгийн тодорхой гүйцэтгэгчид,
менежерт гарын үсэг зурахаар хүргүүлж, тэдгээрийн чанарыг баталгаажуулдаг
засварлах.
2.7. Менежертэй утсаар ярих ажлыг зохион байгуулах,
түүнийг эзгүйд хүлээн авсан мэдээллийг бүртгэж, анхааралдаа авна
мэдээлэл нь түүний агуулга, дамжуулан мэдээлэл дамжуулах, хүлээн авах
хүлээн авах болон харилцах төхөөрөмж (телефакс, телекс гэх мэт), түүнчлэн
утасны мессеж, мэдээллийг цаг тухайд нь түүний анхааралд хүргэх;
холбооны сувгаар хүлээн авсан.
2.8. Менежерийн нэрийн өмнөөс захидал, хүсэлт гэх мэт бичдэг.
баримт бичиг, захидал зохиогчдод хариу бэлтгэх.
2.9. Хурал, хурал бэлтгэх ажлыг гүйцэтгэдэг,
менежер явуулсан (цуглуулга шаардлагатай материал, сэрэмжлүүлэг
оролцогчид хурлын цаг, газар, хэлэлцэх асуудал, тэдгээрийг бүртгэх тухай),
хурал, хурлын тэмдэглэл хөтөлж, бэлтгэдэг.
2.10. Аж ахуйн нэгжийн ажилчдын гүйцэтгэлд хяналт тавьдаг
гаргасан тушаал, заавар, түүнчлэн тогтоосон хугацааг дагаж мөрдөх
менежерийн заавар, зааврыг биелүүлэх, хяналтандаа авах.
2.11. Хяналтын болон бүртгэлийн файлыг хөтөлдөг.
2.12. хангадаг ажлын байрменежер шаардлагатай
зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж, албан тасалгааны хэрэгсэл,
таатай нөхцлийг бүрдүүлдэг үр дүнтэй ажилудирдагч.
2.13. Менежерийн зааврын дагуу албан ёсны материалыг хэвлэх,
үйл ажиллагаанд нь шаардлагатай, эсвэл мэдээллийн санд одоогийн мэдээллийг оруулна.
2.14. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, үр ашгийг дээшлүүлдэг
ажилчдын хүсэлт, саналыг авч үзэх.
2.15. Батлагдсан нэршлийн дагуу хэргийг бүрдүүлэх,
тэдний аюулгүй байдлыг хангаж, эцсийн хугацааархивласан.
2.16. Менежерийн бие даасан албан даалгаврыг гүйцэтгэдэг.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Эрх
Нарийн бичгийн дарга дараахь эрхтэй.
3.1. Аж ахуйн нэгжийн удирдлагын шийдвэрийн төсөлтэй танилцах,
түүний үйл ажиллагаатай холбоотой.
3.2. Удирдлагын хэлэлцүүлэгт санал оруулах
заасан үүрэг хариуцлагатай холбоотой ажлыг сайжруулах
энэ заавар.
3.3. Өөрийн чадамжийн хүрээнд яаралтай мэдэгдээрэй
тэдгээрийг биелүүлэх явцад илэрсэн бүх дутагдлын талаар менежерт
ажлын хариуцлага, түүнийг арилгах талаар санал гаргах.
3.4. Өөрийн биеэр болон компанийн удирдлагын нэрийн өмнөөс хүсэлт гаргана
бүтцийн нэгж, мэргэжилтнүүдийн мэдээлэл, баримт бичиг,
ажлын үүргээ биелүүлэхэд зайлшгүй шаардлагатай.
3.5. Аж ахуйн нэгжийн удирдлагаас тусламж үзүүлэхийг шаардах
албан үүрэг, эрхээ хэрэгжүүлэх.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Хариуцлага
Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хариуцна.
4.1. үүргээ зохих ёсоор биелүүлээгүй эсвэл биелүүлээгүйн улмаас
Энэхүү ажлын байрны тодорхойлолтод заасан үүрэг,
хязгаарыг тодорхойлсон хөдөлмөрийн хууль тогтоомжОросын Холбооны Улс.
4.2. Бие даах явцад үйлдсэн гэмт хэргийн хувьд
үйл ажиллагаа - захиргааны, эрүүгийн болон тогтоосон хүрээнд
ОХУ-ын иргэний хууль тогтоомж.
4.3. Шалтгааны төлөө материаллаг хохирол- заасан хязгаарт багтаан
ОХУ-ын хөдөлмөрийн болон иргэний хууль тогтоомж.

Ажлын байрны тодорхойлолтыг ________________-ийн дагуу боловсруулсан болно.
(Нэр,
_____________________________.
баримт бичгийн дугаар, огноо)

Бүтцийн нэгжийн дарга (овог нэр, овог нэр)
_________________________
(гарын үсэг)

" " _____________ 20__

ТОХИОЛДСОН:

Дарга хуулийн хэлтэс

(эхний үсэг, овог)
_____________________________
(гарын үсэг)

" " ________________ 20__

Би зааврыг уншсан: (эхний үсэг, овог нэр)
_________________________
(гарын үсэг)

Ажлын байрны тодорхойлолт
менежерийн нарийн бичгийн дарга[байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нэр гэх мэт]

Энэхүү ажлын байрны тодорхойлолтыг ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хууль болон ОХУ-ын хөдөлмөрийн харилцааг зохицуулдаг бусад дүрэм журмын дагуу боловсруулж, батлав.

I. Ерөнхий заалтууд

1.1. Менежерийн нарийн бичгийн дарга нь техникийн гүйцэтгэгчдийн ангилалд хамаарна.

1.2. Менежерийн нарийн бичгийн даргын албан тушаалд мэргэжлийн дээд боловсролтой, ажлын туршлага, дунд мэргэжлийн боловсрол, мэргэжлээр дор хаяж жил ажилласан туршлагатай хүнийг томилно.

1.3. Менежерийн нарийн бичгийн даргын албан тушаалд томилох, ажлаас халах нь [шаардлагатай зүйлийг бөглөх] -ийг ирүүлсний дараа аж ахуйн нэгжийн даргын тушаалаар хийгддэг.

1.4. Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.

Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаатай холбоотой дээд болон бусад байгууллагын тогтоол, заавар, тушаал, бусад зохицуулалтын баримт бичиг;

Албан хэрэг хөтлөлтийн талаархи журам, заавар, бусад зохицуулалтын баримт бичиг;

Аж ахуйн нэгж, түүний хэлтсийн бүтэц, удирдлага;

Аж ахуйн нэгжийн дүрэм;

Оффисын ажлын зохион байгуулалт;

Баримт бичгийг бүртгэх, боловсруулах арга;

Архивын ажил;

Бичлэг;

Домофон ашиглах дүрэм;

Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны стандартууд;

Стандарт маягтыг ашиглан бизнесийн захидал хэвлэх дүрэм;

Ёс зүй, гоо зүйн үндэс;

бизнесийн харилцааны дүрэм;

Компьютерийн тоног төхөөрөмжийн ашиглалтын дүрэм;

Захиргааны эрх зүй, хөдөлмөрийн хууль тогтоомжийн үндэс;

Хөдөлмөрийн дотоод журам;

Хөдөлмөр хамгаалал, аюулгүй байдал, үйлдвэрлэлийн ариун цэвэр, гал түймрээс хамгаалах дүрэм, журам;

1.5. Нарийн бичгийн дарга нь [аж ахуйн нэгж, бүтцийн нэгж] даргад шууд тайлагнана.

1.6. Нарийн бичгийн дарга байхгүй үед (амралт, өвчин эмгэг гэх мэт) түүний үүргийг тогтоосон журмын дагуу томилогдсон, зохих эрхийг олж авсан, түүнд өгсөн үүргээ зохих ёсоор биелүүлэх үүрэгтэй хүн гүйцэтгэдэг.

1.7. [Тохиромжтой бол оруулна уу].

II. Ажлын үүрэг хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга:

2.1. Менежерийн захиргааны болон захиргааны үйл ажиллагаанд зохион байгуулалт, техникийн дэмжлэг үзүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.

2.2. Менежерээс хүлээн авсан захидал харилцааг хүлээн авч, гаргасан шийдвэрийн дагуу бүтцийн нэгжүүд эсвэл тодорхой гүйцэтгэгчид ажлын явцад ашиглах эсвэл хариу бэлтгэхэд шилжүүлдэг.

2.3. Оффисын ажил эрхэлдэг, шийдвэр бэлтгэх, гаргахдаа мэдээлэл цуглуулах, боловсруулах, танилцуулах зориулалттай компьютерийн технологийг ашиглан янз бүрийн үйлдлүүдийг гүйцэтгэдэг.

2.4. Менежерийн гарын үсгээр бичиг баримт, хувийн мэдэгдлийг хүлээн авна.

2.5. Менежерийн ажилд шаардлагатай бичиг баримт, материалыг бэлтгэдэг.

2.6. Менежерт гарын үсэг зурахаар ирүүлсэн баримт бичгийг бүтцийн нэгжүүд болон тодорхой гүйцэтгэгчид цаг тухайд нь хянаж, ирүүлэхэд хяналт тавьж, өндөр чанартай засварлахыг баталгаажуулдаг.

2.7. Менежерийн утсаар ярих ажлыг зохион байгуулж, эзгүйд нь хүлээн авсан мэдээллийг бүртгэж, түүний агуулгыг түүнд хүргэх, хүлээн авах болон дотуур холбооны хэрэгслээр (телефакс, телекс гэх мэт), утасны мессежийг дамжуулах, хүлээн авах, түргэн шуурхай авчрах. харилцааны сувгаар хүлээн авсан анхаарлын мэдээлэл.

2.8. Менежерийн зааврын дагуу тэрээр захидал, хүсэлт, бусад баримт бичгийг бүрдүүлж, захидлын зохиогчдод хариу бэлтгэдэг.

2.9. Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх ажлыг гүйцэтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурлын цаг, газар, хэлэлцэх асуудал, тэдгээрийн бүртгэлийн талаар оролцогчдод мэдэгдэх), хурал, хурлын тэмдэглэл хөтөлж, бүрдүүлдэг.

2.10. Аж ахуйн нэгжийн ажилтнууд гаргасан тушаал, зааврын биелэлт, түүнчлэн менежерийн өгсөн заавар, зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөж байгаа эсэхэд хяналт тавьдаг.

2.11. Хяналтын болон бүртгэлийн файлыг хөтөлдөг.

2.12. Менежерийн ажлын байрыг шаардлагатай зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж, албан тасалгааны хэрэгслээр хангаж, менежерийн үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлнэ.

2.13. Менежерийн заавраар түүний ажилд шаардлагатай албан ёсны материалыг хэвлэх эсвэл мэдээллийн санд одоогийн мэдээллийг оруулна.

2.14. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, ажилчдын хүсэлт, саналыг шуурхай авч үзэхэд дэмжлэг үзүүлнэ.

2.15. Батлагдсан нэршлийн дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгнө.

2.16. Менежерийн бие даасан албан даалгаврыг гүйцэтгэдэг.

2.17. [Тохиромжтойгоор оруулна уу].

III. Эрх

Нарийн бичгийн дарга дараахь эрхтэй.

3.1. Аж ахуйн нэгжийн удирдлагын үйл ажиллагааны талаархи шийдвэрийн төсөлтэй танилцах.

3.2. Энэхүү зааварт заасан үүрэг хариуцлагатай холбоотой ажлыг сайжруулах саналаа удирдлагад хэлэлцүүлэх.

3.3. Өөрийн бүрэн эрхийнхээ хүрээнд албан үүргээ гүйцэтгэх явцад илэрсэн бүх дутагдлын талаар шууд даргадаа мэдэгдэж, тэдгээрийг арилгах талаар санал гарга.

3.4. Албан үүргээ биелүүлэхэд шаардлагатай мэдээлэл, баримт бичгийг бүтцийн хэлтэс, мэргэжилтнүүдээс биечлэн эсвэл аж ахуйн нэгжийн удирдлагаас шаардах.

3.5. Аж ахуйн нэгжийн удирдлагаас албан үүрэг, эрхээ хэрэгжүүлэхэд нь туслалцаа үзүүлэхийг шаардах.

3.6. [Тохиромжтойгоор оруулна уу].

IV. Хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хариуцна.

4.1. ОХУ-ын хөдөлмөрийн хууль тогтоомжоор тогтоосон хүрээнд энэхүү ажлын байрны тодорхойлолтод заасан үүргээ зохих ёсоор биелүүлээгүй, биелүүлээгүй тохиолдолд.

4.2. Үйл ажиллагаагаа явуулах явцад үйлдсэн гэмт хэргийн хувьд - ОХУ-ын захиргааны, эрүүгийн болон иргэний хууль тогтоомжоор тогтоосон хүрээнд.

4.3. Материаллаг хохирол учруулсан тохиолдолд - ОХУ-ын хөдөлмөрийн болон иргэний хууль тогтоомжоор тогтоосон хүрээнд.

Ажлын байрны тодорхойлолтыг [баримт бичгийн нэр, дугаар, огноо] дагуу боловсруулсан болно.

бүтцийн нэгжийн дарга

[эхний үсэг, овог нэр]

[гарын үсэг]

[өдөр сар Жил]

Зөвшөөрсөн:

Хууль зүйн хэлтсийн дарга

[эхний үсэг, овог нэр]

[гарын үсэг]

[өдөр сар Жил]

Би зааврыг уншсан:

[эхний үсэг, овог нэр]

[гарын үсэг]

[өдөр сар Жил]

Нарийн бичгийн даргыг даргын үнэнч туслах, баруун гар гэж нэрлэдэг бөгөөд менежерийн нарийн бичгийн даргын үүрэг нь үр дүнтэй менежментийг хангах, үйл ажиллагааг хангах явдал байдаг тул сайн шалтгаантай. захиргааны үйл ажиллагаа. Менежерийн нарийн бичгийн дарга нь бэлтгэх, гүйцэтгэх ажилд оролцдог бизнесийн баримт бичигбичиг баримт, даргад бизнест тусалдаг, зохион байгуулалтын олон асуудлыг шийддэг.

Туслах нарийн бичгийн даргын албан тушаалыг төлөөлөгчийн албан тушаал гэж үзэж болно, учир нь тэр компанийн нүүр царай болдог - зочидтой уулзаж, дуудлага, захидалд хариулдаг. Энэ төрлийн ажил нь маш тайван байдал, харилцааны ур чадвар, зохион байгуулалт шаарддаг. Ийм учраас нарийн бичгийн даргын мэргэжил нь асар их ирээдүйг амлаж чадна - ирээдүйд мэргэжилтэн нь оффисын менежер, дараа нь захирал эсвэл топ менежерүүдийн нэг болж чадна.

Үйлчлүүлэгч, зочдод зориулсан оффистой бараг бүх компанид гүйцэтгэх нарийн бичгийн даргын албан тушаал шаардлагатай байдаг. Эдгээр нь томоохон аж ахуйн нэгж, жижиг бизнесийн байгууллагууд байж болно.

Мэргэжлийн түүх

Цаг хугацаа өнгөрөхөд нарийн бичгийн даргын эрх мэдэл ихээхэн өргөжиж, өнөөдөр тэд олон төрлийн чиг үүргийг гүйцэтгэж чаддаг. Тиймээс мэргэжилтнүүдийн хэрэгцээ гарч ирэв нарийн мэргэжил, үүний үр дүнд нарийн бичгийн дарга-туслах, бичиг хэргийн ажилтан, нарийн бичгийн дарга-орчуулагч, оффисын менежер мэргэжил гарч ирэв.

Нарийн бичгийн даргын үүрэг хариуцлага

Туслах нарийн бичгийн даргын ажлын үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

• зочдыг хүлээн авах;
• утасны дуудлага хүлээн авах;
• бүртгэл хөтлөх;
• менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөх;
• уулзалт зохион байгуулах;
• бизнес аялалын үеэр менежер болон бусад ажилчдад зориулж тасалбар захиалах, зочид буудлын захиалга хийх;
• оффисын бичгийн хэрэгсэл захиалах;
• менежерийн хүсэлтийг биелүүлэх.

Заримдаа менежерийн нарийн бичгийн даргын чиг үүрэг нь англи хэл дээрх захидал харилцааг агуулдаг.

Нарийн бичгийн даргад тавигдах шаардлага

Туслах нарийн бичгийн даргад тавигдах шаардлагад дараахь зүйлс орно.

• дунд болон дээд боловсрол;
• Компьютерийн эзэмшил;
• оффисын ажлын үндсийг мэдэх;
• мэдлэг Англи хэлэнд(Заримдаа).

Мөн нарийн бичгийн даргын албан тушаалд дараахь ур чадвар шаардагдана.

• цаг баримтлах;
• сайхан харагдах чадвар (үзүүлэх боломжтой);
• байгууллага.

Нарийн бичгийн даргын анкетийн загвар

Үргэлжлүүлэх жишээ

Хэрхэн нарийн бичгийн дарга болох вэ

Хэрхэн нарийн бичгийн дарга болох вэ? Үүнийг хэн ч авч болно өндөр боловсролнарийн бичгийн даргын туслах курс төгссөн эсвэл ажлын байранд шууд сургалтад хамрагдсан хүмүүс. Дүрмээр бол ажил олгогчид өргөдөл гаргагчийн эзэмшсэн мэргэжилд тусгай шаардлага тавьдаггүй, харин өргөдөл гаргагч шаардлагатай байгаа эсэхийг баталгаажуулахад анхаарлаа хандуулдаг. Хувийн шинж чанарүүргээ зохих түвшинд гүйцэтгэж чадсан.

Нарийн бичгийн даргын цалин

Нарийн бичгийн даргын цалин янз бүр байж болно - 15-45 мянган рубль. Орлого нь ажилтны үүрэг хариуцлага, түүний ажиллаж буй бүс нутгаас хамаарна. дундаж цалиннарийн бичгийн даргын туслах 30 мянган рубль.

Менежерийн үүрэг хариуцлага руу буцах

Нарийн бичгийн дарга дараахь үүргийг гүйцэтгэдэг.

— Менежерийн захиргааны болон захиргааны үйл ажиллагаанд зохион байгуулалт, техникийн дэмжлэг үзүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.

- Менежерээс хүлээн авсан захидал харилцааг хүлээн авч, гаргасан шийдвэрийн дагуу бүтцийн нэгжүүд эсвэл тодорхой гүйцэтгэгчид ажлын явцад ашиглах эсвэл хариу бэлтгэхэд шилжүүлэх.

- Менежерийн гарын үсгээр бичиг баримт, хувийн мэдэгдлийг хүлээн авна.

— Утасны дуудлагад хариулах, албан ёсны мэдээллийг бүртгэх, менежерт дамжуулах, менежертэй утсаар ярих ажлыг зохион байгуулах.

- Менежерийн нэрийн өмнөөс захидал, хүсэлт, бусад баримт бичгийг бүрдүүлдэг.

- Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурлын цаг, газар, хэлэлцэх асуудал, тэдгээрийг бүртгэх талаар оролцогчдод мэдэгдэх), хурал, хурлын тэмдэглэл хөтлөх, бүрдүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.

- Аж ахуйн нэгжийн ажилчдын гаргасан тушаал, зааврын биелэлт, түүнчлэн менежерийн өгсөн заавар, даалгаврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөж байгаа эсэхэд хяналт тавьдаг.

- Менежерийн ажлын байрыг шаардлагатай зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж, албан тасалгааны хэрэгслээр хангаж, менежерийн үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлнэ.

— Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, ажилчдын хүсэлт, санал хүсэлтийг шуурхай авч үзэхэд дэмжлэг үзүүлнэ.

— Батлагдсан нэршлийн дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгнө.

— Менежерийн бизнес аялал зохион байгуулна: онгоцны болон галт тэрэгний тийз захиалах, зочид буудлыг захиалах.

— Шууд даргынхаа албан даалгаварыг бие даан гүйцэтгэдэг.

Нарийн бичгийн дарга дараахь эрхтэй.

— Томилогдсон даалгаврыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай хэмжээнд мэдээлэл, түүний дотор нууц мэдээллийг хүлээн авах.

— Өөрийн болон компанийн ажлыг сайжруулах талаар удирдлагад санал хүргүүлэх.

- Албан үүргээ биелүүлэхэд шаардлагатай мэдээлэл, баримт бичгийг өөрийн биеэр эсвэл менежерийн нэрийн өмнөөс аж ахуйн нэгжийн хэлтэс, бусад мэргэжилтнүүдээс хүсэх.

— Биелүүлэх хэвийн нөхцөлийг бүрдүүлэхийг удирдлагаас шаардах албан ёсны үүрэгкомпанийн үйл ажиллагааны үр дүнд бий болсон бүх баримт бичгийн аюулгүй байдал.

- Өөрийн чадамжийн хүрээнд шийдвэр гаргах.

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хариуцна.

- Албан үүргээ биелүүлээгүй, цаг тухайд нь биелүүлээгүй, хайхрамжгүй хандсан.

- Зөрчил гаргасан тохиолдолд одоогийн заавар, захиалга, хадгалалтын заавар худалдааны нууцболон нууц мэдээлэл.

- Хөдөлмөрийн дотоод журам зөрчсөн, хөдөлмөрийн сахилга бат, аюулгүй байдал, галын аюулгүй байдлын дүрэм.

Захирлын үүрэг хариуцлага
Хуучин захирал
Гадаад хяналт
Үйл ажиллагааны удирдлага
Удирдлагын систем

Буцах | | Дээшээ

©2009-2018 Санхүүгийн удирдлагын төв. Бүх эрх хуулиар хамгаалагдсан. Материалыг нийтлэх
сайтын холбоосыг заавал зааж өгөхийг зөвшөөрнө.

Нарийн бичгийн дарга юу мэдэж, чадвартай байх ёстойг мэргэшлийн тодорхойлолтод тусгасан болно.

Мэргэшлийн шинж чанар- Энэ норматив баримт бичиг, тухайн ажилтан ажил дээрээ юу хийх ёстой, үүний тулд юу мэддэг, чаддаг байх ёстой, түүний сургалтын түвшин ямар байх ёстойг тодорхойлох.

Ажлын хариуцлага (нарийн бичгийн дарга чадвартай байх ёстой)Биелэх техникийн функцуудаж ахуйн нэгжийн (эсвэл хэлтсийн) даргын ажлыг хангах, хадгалах, менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөхөд туслах. Менежерт шаардлагатай мэдээллийг хэлтэс, ажилчдаас хүлээн авч, түүний зааврын дагуу ажилчдыг дуудах. Менежерийн утасны яриаг зохион байгуулах, утасны мессежийг хүлээн авах, дамжуулах, түүнийг эзгүйд хүлээн авсан мессежийг бүртгэх, тэдгээрийн агуулгыг менежерийн анхааралд хүргэх. Менежерийн аялал, бизнес аялалыг зохион байгуулах. Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурал, хурал болох цаг, газар, хэлэлцэх асуудлын талаар оролцогчдод мэдэгдэх, бүртгэх), тэмдэглэл хөтлөх, бүрдүүлэх ажлыг гүйцэтгэх. Менежерийн ажлын байрыг албан хэрэгслээр хангах, зохион байгуулалтын хэрэгслээр хангах, үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлэх. Домофоноор мэдээлэл илгээх, хүлээн авах, менежерийн зааврын дагуу хурдан хэвлэх төрөл бүрийн материал. Баримт бичгийн ажлыг хийж, менежерт хаягласан захидал харилцааг хүлээн авч, аж ахуйн нэгжид баталсан журмын дагуу системчилж, хянан үзсэний дараа хэлтсийн дарга, тодорхой гүйцэтгэгчдэд ажлын явцад ашиглах эсвэл хариу өгөх зорилгоор шилжүүлэх. . Менежер, ажилчдад мэдээллийн үйлчилгээ үзүүлэх (амаар, баримтат кино, хэвлэлийн тоймыг эмхэтгэх, сонирхолтой нийтлэлийн хуулбарыг өгөх). Иргэдийн хувийн өргөдлийн талаархи менежерийн зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг хянах. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, тэдэнд эелдэг, анхаарал хандуулж, ажилтнуудын хүсэлт, саналыг шуурхай авч үзэх, батлагдсан хавтаст хэргийн нэр томъёоны дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгөх. . Мэдээллийн сан (Интернетийн мэдээллийг оруулаад) үүсгэх, ашиглах.

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.компанийн үйл ажиллагаа, ажилчдын ажлын хариуцлага, ур чадвар; баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх журам, заавар; бичгийн үсэг; хувийн компьютер, орчин үеийн компьютерийн редакторууд (Word, Excel гэх мэт) дээр ажиллах; зөв бичгийн дүрэм, цэг таслал; төрөл бүрийн баримт бичгийг хэвлэх үед материалын зохион байгуулалтын дараалал; оффисын тоног төхөөрөмжийг ажиллуулах дүрэм (факс, мини-PBX, хувилагч, дуу хураагч, дуу хураагч); домофон ашиглах дүрэм; зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны стандартууд; хөдөлмөрийн дотоод журам; нарийн бичгийн даргын ажлыг шинжлэх ухааны зохион байгуулалтын үндэс; хүний ​​сэтгэл зүй, үр дүнтэй харилцааны хууль тогтоомж; албан тасалгааны ёс зүй; хөдөлмөр хамгаалал, аюулгүй байдал, үйлдвэрлэлийн ариун цэвэр, гал түймрээс хамгаалах дүрэм, журам; үйлчлүүлэгч, түншүүдийн гадаад хэл; Хөдөлмөрийн тухай хууль RF.

Хөгжүүлэлт, тодорхойлолтод зориулагдсан мэргэшлийн шинж чанарАжлын байрны тодорхойлолтыг аж ахуйн нэгж (фирм) дээр боловсруулдаг.

Ажлын байрны тодорхойлолт нь нарийн бичгийн даргын үйл ажиллагааг зохицуулах, түүний эрх, тухайн байгууллагад эзлэх байр суурь, ажлын мөн чанарыг тодорхойлсон зохион байгуулалт, эрх зүйн үндсэн баримт бичиг юм. Нарийн бичгийн дарга ажилчидтай харилцахдаа энэ баримт бичигт тулгуурладаг. Ажлын байрны тодорхойлолтод юу гэж бичсэн байна, тэгээд тэрэнд ямар эрх олгосон юм бэ, тэр чинь нарийн бичгийн даргад байдаг юм уу гэсэн асуулт гарч ирнэ.

Нарийн бичгийн даргын албан тушаал нь олон шат дамжлагатай байдаг тул нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт нь бие даасан баримт бичиг юм. Жижиг байгууллагад (эсвэл компанид) зөвхөн нэг нарийн бичгийн дарга (референт нарийн бичгийн дарга) байх болно. Томоохон байгууллагуудад менежер, түүний орлогч нар бүтцийн нэгж бүрт нарийн бичгийн даргатай байж болно. ТУЗ-ийн нарийн бичгийн дарга нар байдаг, шинжлэх ухааны нарийн бичгийн дарга наршинжлэх ухааны зөвлөл гэх мэт. Нарийн бичгийн дарга бүр өөрийн гэсэн үүрэг, эрх, бүтээлч, логик болон техникийн төрлүүдажилладаг Үүний зэрэгцээ бүх нарийн бичгийн дарга нарын гүйцэтгэдэг баримт бичгийн болон баримт бичгийн бус үйлчилгээний удирдлагын үйл ажиллагааны стандарт багц байдаг. Нэмж дурдахад нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулах онцлог, нарийн төвөгтэй байдал нь түүний үйл ажиллагааны олон талт байдлаас шалтгаална. Тиймээс нарийн бичгийн даргын (референт нарийн бичгийн дарга) ажлын байрны тодорхойлолтын нэг стандартын талаар ярих боломжгүй юм.

Гэсэн хэдий ч аливаа ажлын байрны тодорхойлолтын нэгэн адил энэ нь хамаарна Ерөнхий шаардлага. Юуны өмнө энэ нь текстийн аль хэдийн тогтсон нэгдсэн бүтэцтэй, тухайлбал хэсгүүд:

1. Ерөнхий заалтууд;

2) функцууд;

3) ажлын хариуцлага;

5) хариуцлага;

6) харилцаа;

7) байрлалаар нь холбох.

"Ажлын үнэлгээ" хэсгийг нэмж болно, мөн өнгөрсөн жил"Ажлын зохион байгуулалт (өдөр тутмын ажил)" хэсэг улам бүр нэмэгдэж байна.

"Ерөнхий заалт" хэсэгт орон тооны хүснэгтийн дагуу тухайн албан тушаалын нэр, удирдлагын тогтолцоонд байгаа газар, тухайлбал, бүтцийн нэгж, харьяаллын нэр, томилох, чөлөөлөх журам, солих журам зэргийг тусгасан болно. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ эрхэлдэг томоохон байгууллагуудад нарийн бичгийн дарга нь шууд удирдагч, сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын даргад давхар захирагддаг. Нарийн бичгийн дарга нарыг даргын тушаалаар (том байгууллагад - сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний даргын санал болгосноор) томилж, чөлөөлдөг.

Мөн энэ хэсэгт мэргэжлийн сургалт, ажлын туршлагад тавигдах шаардлагыг тусгасан болно. Өнөөдөр нарийн бичгийн даргад хандах хандлага, түүнд тавигдах шаардлага эрс өөрчлөгдсөн. Пүүсүүдэд дээд болон дунд мэргэжлийн боловсролтой, гадаад хэл мэддэг, компьютер дээр чөлөөтэй ярьдаг нарийн бичгийн дарга ажилд авна. Нарийн бичгийн даргад төдийгүй гадаадад нэг биш, хоёр ба түүнээс дээш мэдлэгтэй байх шаардлага улам бүр нэмэгдсээр байна. Гадаад хэлнүүд, пүүсүүд гадаадын түншүүдтэй олон тооны харилцаатай байдаг тул нарийн бичгийн дарга нь тэдэнтэй харилцдаг. Мөн нарийн бичгийн даргыг ажилд нь чиглүүлэх хууль тогтоомж, зохицуулалт, хэм хэмжээ, арга зүй, зохион байгуулалт, удирдлагын үндсэн баримт бичгийн зааварчилгааг агуулсан болно.

"Чиг үүрэг" хэсэгт нарийн бичгийн даргын (нарийн бичгийн дарга-туслах) үйл ажиллагааны үндсэн чиглэлүүдийг жагсаасан болно, жишээлбэл: менежерийн мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг, менежерийн ажилд зохион байгуулалтын дэмжлэг үзүүлэх, үзэсгэлэн, танилцуулга бэлтгэхэд оролцох гэх мэт.

“Ажлын хариуцлага” хэсэгт бүх төрлийн ажил, үйл ажиллагаа, тэдгээрийг хэрэгжүүлэхэд ашигласан технологийг жагсаасан болно. Энэ нь нарийн бичгийн даргын гүйцэтгэсэн ажлыг логик дарааллаар жагсаадаг. Бүх төрлийн ажлыг гүйцэтгэх технологийг харуулсан үйл ажиллагаанд хуваана. Жишээлбэл, "мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг" функц нь баримт бичиг, баримт бичигтэй ажиллах гэсэн хоёр хэсэгт хуваагддаг. Баримт бичиг нь эргээд төслийн менежерийн зааврын дагуу захидал (урилга, сануулах захидал гэх мэт), цахилгаан утас гэх мэтийг бүрдүүлэх; компьютер дээр менежерийн баримт бичгийг бичих; менежерт гарын үсэг зурахдаа баримт бичгийн үнэн зөвийг шалгах (виз, стандартын шаардлагад нийцсэн дэлгэрэнгүй мэдээлэл байгаа эсэх, зөв ​​эсэх гэх мэт); Баримт бичгийн хуулбар хийх, баталгаажуулах гэх мэт Баримт бичигтэй ажиллахад ирж буй баримт бичгийг хүлээн авах (цагийг зааж өгсөн болно, жишээлбэл: 09 ба 16 цаг), факс, цахим шуудан хүлээн авах (өдрийн цагаар); оффисын удирдлагын зааврын шаардлагын дагуу хүлээн авсан баримт бичгийг анхан шатны боловсруулалт хийх; баримт бичгийг урьдчилан шалгах (хэрэв нарийн бичгийн даргад итгэмжлэгдсэн бол); байгууллагад тогтоосон журмын дагуу баримт бичгийг бүртгэх; бичиг баримтын талаар менежерт тайлагнах гэх мэт.

"Эрх" хэсэг нь хамгийн чухал нь байж магадгүй юм. Тэрээр нарийн бичгийн даргын удирдлагын тогтолцоонд эзлэх байр суурь, түүний ач холбогдол, байгууллага дахь байр суурийг онцолдог. Менежерээс нарийн бичгийн даргад өгсөн эрх мэдэл, түүний бие даасан байдлын зэрэг нь эрхээр л харагддаг. Энэ хэсэг нь нарийн бичгийн даргад стратегийн болон тактикийн үндсэн ажлуудыг шийдвэрлэхийн тулд менежерийн цагийг чөлөөлөх боломжийг олгодог.

Ажлын байрны тодорхойлолтын энэ хэсэг нь нарийн бичгийн даргад (нарийн бичгийн дарга-референт) их эсвэл бага эрх мэдэл өгч, түүний чадварын түвшинг тодорхойлдог.

“Хариуцлага” гэсэн хэсгийг хуулийн дагуу нарийн боловсруулсан.

"Харилцаа (албан тушаалын холболт)" хэсэг нь удирдлагын аппаратын аливаа ажилтны ажлыг зохион байгуулахад маш чухал бөгөөд юуны түрүүнд энэ нь идэвхтэй хэрэгжсэнтэй холбоотой юм. автоматжуулсан системүүд, энэ нь ямар мэдээлэл, ямар хэлбэрээр, хэнд, хэнээс ирж байгааг нарийвчлан зааж өгөх шаардлагатай.

Сүүлийн жилүүдэд ажлын байрны тодорхойлолтод “Ажлын үнэлгээ” гэсэн хэсэг байнга гарах болсон. Энэ нь ихэвчлэн ажлын цаг хугацаа, түүний чанарын шалгуурыг тодорхойлдог, жишээлбэл: гомдол, нэхэмжлэл, шүүмжлэл байхгүй байх; баримт бичигт алдаа байхгүй; удирдлагын зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөх гэх мэт.

Дүрмээр бол ажлын байрны тодорхойлолт нь түүнийг засварлах журмын заалтаар төгсдөг. Ажлын байрны тодорхойлолтыг өөрчлөх нөхцөл нь байгууллагын бүтцэд гарсан өөрчлөлт, үүний үр дүнд ажилчдын үүрэг хариуцлагыг дахин хуваарилах, нарийн бичгийн даргын гүйцэтгэж буй ажлын төрлийг өөрчлөх, компьютерийн технологийг нэвтрүүлэх зэрэг байж болно. Гэхдээ ихэвчлэн зааврыг заавал хянан үзэх, дахин батлах хугацааг (3 жил эсвэл 5 жил) заадаг.

Нэмэлт хэсэг нь "Ажлын зохион байгуулалт" боловч дотор Сүүлийн үедЭнэ нь маш их алдартай бөгөөд улам бүр түгээмэл болж байна. Энэ нь нарийн бичгийн даргын ажлын өдөр тутмын ойролцоо горимыг өгдөг. Энэ нь иймэрхүү харагдаж магадгүй юм.

АЖЛЫН ӨДРИЙН ЭХНИЙ ХАГАС:

1) менежерээс 10 минутын өмнө ажилдаа ирж, ажлын байрны нөхцөл байдлыг (таны болон менежерийн) шалгаж, эмх цэгцтэй байх, ирэх өдрийн төлөвлөгөө гаргах, тодруулах;

2) төлөвлөгөөний дагуу сонгох шаардлагатай бичиг баримтболон хэрэг;

3) захидал хүлээн авах, агуулгатай танилцах, менежерээс нэн тэргүүний шийдвэр гаргах шаардлагатай бичиг баримтыг хойшлуулах;

4) цахилгаан утас, яаралтай факс, утасны мессежийг менежерт нэн даруй шилжүүлэх;

5) үлдсэн баримт бичгийн хувьд боломжит хариулт, шийдвэрийн хувилбаруудыг бэлтгэж, гүйцэтгэгчдийн дунд хуваарилах;

6) хүлээн авсан шүүмж, тайлан, урилга гэх мэтийг үзэх.

г.; бүх үйл явдлын огноо, цагийг хуанлийн өдрийн тэмдэглэлдээ бичих;

7) одоогийн мэдээлэл, лавлагааны ажилд шаардлагатай бичиг баримтыг хадгалах;

8) хүлээн авсан захидал харилцааны талаар менежерт мэдээлэх;

9) менежертэй хамт тухайн өдрийн төлөвлөсөн үйл явдлын агуулгыг тодруулах;

10) менежерийн зааврыг холбогдох гүйцэтгэгчид утсаар болон биечлэн хүргэж, баримт бичгийг гүйцэтгэх хугацаа дууссаныг сануулах.

ӨДРИЙН ХОЁРДУГААР ХАГАС:

1) гүйцэтгэсэн баримт бичгийг цуглуулах, гарын үсэг зурахад бэлтгэх;

2) гүйцэтгэсэн баримт бичгийн талаар менежерт мэдээлэх, түүний боловсруулсан баримт бичгийг менежерээс авах;

3) гарах баримт бичгийг боловсруулах, илгээх;

4) дараагийн өдрийн үйл ажиллагааг төлөвлөх.

Ажлын өдрийн туршид дараахь ажлуудыг гүйцэтгэдэг.

а) зочдод ажиллах, утсаар ярих;

б) гүйцэтгэсэн баримт бичгийг файлд оруулах;

в) компьютер дээр ажил гүйцэтгэх;

г) менежерийн зааврын дагуу баримт бичгийг хуулбарлах ажлыг зохион байгуулах.

АЖЛЫН ӨДРИЙН ДУУСАЛТ:

1) өдрийн тэмдэглэлээ хянаж, тодорхой арга хэмжээнд бэлтгэх шаардлагатай байгаа талаар холбогдох хэлтэст мэдээлэх;

2) хэрэв менежер ажлын өдөр дууссаны дараа ажиллах хэвээр байвал түүнийг бүх зүйлээр хангах шаардлагатай шаардлагатай мэдээлэл, материал;

3) ажлын байраа эмх цэгцтэй болгох, бичиг баримтыг арилгах, сейф болон бүх файлын шүүгээг түгжих, цахим болон техникийн хэрэгслийг сүлжээнээс унтраах.

Ажлын байрны тодорхойлолт нь удирдлагын аппаратын ажлыг зохион байгуулахад шаардлагатай баримт бичгийн багцын салшгүй хэсэг юм.

ЗӨВЛӨГӨӨ.Бүх зүйлийг хийж, хүн бүрт хэрэгтэй байхын тулд ажлын өдрөө зохион байгуул. Ажилдаа өөрийгөө зориул, гэхдээ таны чадвараас давсан асуудлууд байдгийг бүү март. Тиймээс хийх ёстой зүйлээ л хий.

Дүгнэж хэлэхэд:Нарийн бичгийн даргын албан тушаал нь олон шат дамжлагатай байдаг тул нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт нь бие даасан баримт бичиг гэдгийг дахин тэмдэглэх нь зүйтэй. Нарийн бичгийн дарга бүр байгууллагын үйл ажиллагааны хэмжээ, онцлог, менежерийн шаардлага, нарийн бичгийн даргад итгэх итгэлд үндэслэн өөрийн үүрэг хариуцлага, эрх, бүтээлч, логик, техникийн ажлын янз бүрийн хослолыг боловсруулдаг.

Аж ахуйн нэгжийн ерөнхий инженерийг захирлын баруун гар, худалдааны асуудал эрхэлсэн орлогч нь зүүн гар гэж үздэг боловч нарийн бичгийн дарга байхгүй үед захирал нь огт гаргүй байдаг.

Нарийн бичгийн дарга ба сортуудын тухай ойлголт
"нарийн бичгийн дарга" гэсэн ойлголтнэлээд өргөн. Латин хэлнээс орчуулбал "секретариус" гэдэг нь "итгэлтэй хүн" гэсэн утгатай.

Ихэвчлэн нарийн бичгийн дарга, менежер хоёрын харилцаа нэлээд итгэлтэй байдаг бөгөөд ийм байх ёстой, учир нь албан ёсны эрх мэдлээр үүрэг хүлээсэн.

Өнөөдөр нарийн бичгийн дарга гэдэг ойлголт нь нэлээд төвөгтэй бөгөөд олон шатлалтай тул би тэдгээрийн заримыг жишээ болгон өгөх болно.
Техникийн нарийн бичгийн дарга- албан тасалгааны тоног төхөөрөмж (факс, олон үйлдэлт төхөөрөмж, хувийн компьютер) -тэй ажиллах, интернет ашиглах, менежер, ажилчдын зааварчилгааг биелүүлэх, менежерийн нэрийн өмнөөс компани, байгууллагууд руу залгах, харилцаа холбоогоор мессеж хүлээн авах, илгээх.
Хүлээн авалтын нарийн бичгийн дарга– ирж буй захидал, факс, мессежийг хүлээн авна цахим шуудан, утасны дуудлагад хариулж, хэлтэс эсвэл тодорхой ажилчид руу дамжуулж, зочдыг угтдаг.
Оффисын нарийн бичгийн даргаЗахидал хүлээн авч, дүн шинжилгээ хийх, менежер болон түүний орлогчоос өгсөн зааварчилгааг биелүүлэх, бичиг баримтыг бүрдүүлэх, баримт бичгийг хөтлөх.
Нарийн бичгийн дарга-туслах- зөвхөн нарийн бичгийн дарга төдийгүй зарим тохиолдолд бие даасан шийдвэр гаргах боломжтой компанийн үйл ажиллагааг сайн мэддэг мэргэжилтэн. Туслах нарийн бичгийн дарга нь менежерийн тайланг бэлтгэх, менежерт шаардлагатай бичиг баримтыг хайж олох, менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөх, өөрийн эрх мэдлийн хүрээнд захиргааны асуудлыг шийдвэрлэдэг.
Оффис менежер– оффисын бүхэл бүтэн үйл ажиллагааг хангана: илтгэл тавих материалыг бэлтгэж, тасралтгүй байдлыг хангана тээврийн үйлчилгээ, тодорхой харилцаа холбоо, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийн ажиллагаа, бичгийн хэрэгслийн бэлэн байдлыг хангах. Оффис менежер хариуцна Гадаад төрхоффис, жижиг байгууллагад боловсон хүчний ажилтны үүргийг нэгэн зэрэг гүйцэтгэж болно.
Жижигхэн арилжааны байгууллагуудНарийн бичгийн дарга нар ямар ч нэртэй байсан бүх нийтийн ажил хийх ёстой гэдгээрээ ялгардаг.
Нарийн бичгийн даргын мэргэжил жүжигчний мэргэжилтэй хамгийн ойр байдаг болов уу. Нарийн бичгийн даргын ажлын онцлог, нарийн төвөгтэй байдал нь удирдлага, хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчидтэйгээ харилцах харилцааны төвд байнга байдагтай холбоотой юм. Инээмсэглэл, аятайхан дуу хоолой, нямбай төрх, өөртөө итгэлтэй дохио зангаа, сайн санааны байдал нь сэтгэлийн байдлаас үл хамааран оффисын онцгой уур амьсгалыг бүрдүүлдэг.

Нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт

БИ БАТЛСАН
Гүйцэтгэх захирал
Овог I.O. ________________
"________"_____________ ____ Г.

1. Ерөнхий заалт

1.1. Нарийн бичгийн дарга нь техникийн гүйцэтгэгчдийн ангилалд багтдаг.
1.2. Нарийн бичгийн даргыг компанийн ерөнхий захирлын тушаалаар уг албан тушаалд томилж, ажлаас нь чөлөөлдөг.
1.3. Нарийн бичгийн дарга нь компанийн ерөнхий захирал / бүтцийн нэгжийн даргад шууд тайлагнадаг.
1.4. Нарийн бичгийн дарга байхгүй үед түүний эрх, үүргийг байгууллагын тушаалаар зарласны дагуу өөр албан тушаалтанд шилжүүлдэг.
1.5. Дараахь шаардлагыг хангасан хүнийг нарийн бичгийн даргын албан тушаалд томилно: боловсрол - дээд, бүрэн бус дээд, дунд мэргэжлийн боловсрол, ижил төстэй ажилд зургаан сараас доошгүй хугацаанд ажилласан туршлагатай, албан тасалгааны тоног төхөөрөмж (факс, хувилагч, сканнер, принтер), хөтөлбөрүүд Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Нарийн бичгийн дарга үйл ажиллагаандаа дараахь зүйлийг удирдана.
- ОХУ-ын хууль тогтоомжийн актууд;
- компанийн дүрэм, хөдөлмөрийн дотоод журам, компанийн бусад дүрэм журам;
- удирдлагын тушаал, заавар;
- энэ ажлын байрны тодорхойлолт.

2. Нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга дараахь үүргийг гүйцэтгэдэг.
2.1. Менежерийн захиргааны болон захиргааны үйл ажиллагаанд зохион байгуулалт, техникийн дэмжлэг үзүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.
2.2. Менежерээс хүлээн авсан захидал харилцааг хүлээн авч, гаргасан шийдвэрийн дагуу бүтцийн нэгжүүд эсвэл тодорхой гүйцэтгэгчид ажлын явцад ашиглах эсвэл хариу бэлтгэхэд шилжүүлдэг.
2.3. Менежерийн гарын үсгээр бичиг баримт, хувийн мэдэгдлийг хүлээн авна.
2.4. Утасны дуудлагад хариулах, албан ёсны мэдээллийг бүртгэх, менежерт дамжуулах, менежертэй утсаар ярих ажлыг зохион байгуулах.
2.5. Менежерийн нэрийн өмнөөс захидал, хүсэлт, бусад баримт бичгийг бүрдүүлдэг.
2.6. Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх ажлыг гүйцэтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурлын цаг, газар, хэлэлцэх асуудал, тэдгээрийн бүртгэлийн талаар оролцогчдод мэдэгдэх), хурал, хурлын тэмдэглэл хөтөлж, бүрдүүлдэг.
2.7. Аж ахуйн нэгжийн ажилтнууд гаргасан тушаал, зааврын биелэлт, түүнчлэн менежерийн өгсөн заавар, зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөж байгаа эсэхэд хяналт тавьдаг.
2.8. Менежерийн ажлын байрыг шаардлагатай зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж, албан тасалгааны хэрэгслээр хангаж, менежерийн үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлнэ.
2.9. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, ажилчдын хүсэлт, саналыг шуурхай авч үзэхэд дэмжлэг үзүүлнэ.
2.10. Батлагдсан нэршлийн дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгнө.
2.11. Менежерийн бизнес аялалыг зохион байгуулдаг: агаарын болон галт тэрэгний тийз захиалах, зочид буудлыг захиалах.
2.12.

Шууд даргынхаа албан даалгаварыг бие даан гүйцэтгэдэг.

3. Нарийн бичгийн даргын эрх

Нарийн бичгийн дарга дараахь эрхтэй.
3.1. Өгөгдсөн даалгаврыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай хэмжээгээр мэдээлэл, түүний дотор нууц мэдээллийг хүлээн авах.
3.2. Өөрийн болон компанийн ажлыг сайжруулах саналаа удирдлагад хүргүүлээрэй.
3.3. Албан үүргээ биелүүлэхэд шаардлагатай мэдээлэл, баримт бичгийг өөрийн биеэр эсвэл менежерийн нэрийн өмнөөс аж ахуйн нэгжийн хэлтэс, бусад мэргэжилтнүүдээс хүсэх.
3.4. Албан үүргээ гүйцэтгэх, компанийн үйл ажиллагааны үр дүнд бий болсон бүх баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах хэвийн нөхцлийг бүрдүүлэхийг удирдлагаас шаардах.
3.5. Өөрийн чадамжийн хүрээнд шийдвэр гарга.

4. Нарийн бичгийн даргын хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хариуцна.
4.1. Албан үүргээ биелүүлээгүй, / эсвэл цаг тухайд нь биелүүлээгүй, хайхрамжгүй хандсан.
4.2. Худалдааны нууц, нууцыг хадгалах тухай одоо мөрдөж буй заавар, тушаал, журмыг биелүүлээгүйн төлөө.
4.3. Хөдөлмөрийн дотоод журам, хөдөлмөрийн сахилга бат, аюулгүй байдал, галын аюулгүй байдлын дүрмийг зөрчсөн.

Хэрэв энэ нийтлэлийг уншсаны дараа танд тодорхой хариулт өгөхгүй бол яаралтай тусламж хүс.

Нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлагыг тодорхой тодорхойлохын тулд бид яг хэний тухай ярьж байгааг мэдэх хэрэгтэй. Эцсийн эцэст үүнийг хэд хэдэн өнцгөөс харж болно. Тухайлбал, оффисын ажилтнаар нарийн бичгийн даргын туслах, тодорхой байгууллагын дарга (тэргүүн) Ерөнхий нарийн бичгийн дарга, төрийн албан хаагчаар Төрийн нарийн бичгийн дарга, дипломат албан тушаалтны нарийн бичгийн дарга, менежерийн нарийн бичгийн дарга зэрэг албан тушаалд ажилладаг. ажилтан болон бусад сонголтууд. Ихэнхдээ энэ албан тушаалыг дурдахдаа тухайн аж ахуйн нэгжийн захирал болон түүний бүтцийн хэлтсийн бие даасан дарга нарын даалгаврыг (даалгавар) гүйцэтгэдэг ажилтныг хэлдэг. Энэ тохиолдолд нарийн бичгийн даргын үүрэг хариуцлага нь зохион байгуулалт, техникийн асуудлыг шийдвэрлэх нэг удаагийн даалгаврыг биелүүлэх хүртэл буурдаг.

Нарийн бичгийн дарга юу мэддэг, юу хийх ёстой вэ

Нарийн бичгийн дарга өдөр бүр дараахь чиг үүргийг гүйцэтгэх ёстой.

1. Дэд албан тушаалтнуудаас менежерт дамжуулахын тулд мэдээллийг хүлээн авах.
2. Менежерийн утасны харилцааг зохион байгуулах. Түүнийг эзгүйд мэдээлэл хүлээн аваад дараа нь захиралд хүргэх.
3. Утасны мессежийг хүлээн авч, бүртгэл хөтлөх.
4. Менежерийн хэвийн ажиллах нөхцлийг бүрдүүлэх: бичиг хэрэг, албан тасалгааны хэрэгслийн хэрэгцээг хянах.
5. Үйлдвэрлэлийн хурал, уулзалт зохион байгуулахад туслах. Үйл явдлын огноо, газар, цагийг оролцогчдод мэдэгдэх. Шаардлагатай материалыг цуглуулж, хүрэлцэн ирсэн хүмүүсийн ирцийг баталгаажуулж, хурлын тэмдэглэл хөтлөнө.
6. Аж ахуйн нэгжийн оффисын ажлыг гүйцэтгэх. Үүнийг хийхийн тулд нарийн бичгийн дарга нь ирж буй захидал харилцааг хүлээн авч, системчилж, удирдлагад хэлэлцүүлэхээр өгөх ёстой. Дараа нь ногдуулсан визний үндсэн дээр гарын үсгийн эсрэг бичиг баримтыг гүйцэтгэгчид хүлээлгэн өгнө. Нарийн бичгийн даргад тэдгээрийн хэрэгжилтийн явц, хугацаа, үр дүнд хяналт тавих үүрэг багтдаг.
7. Баримт бичгийг хэвлэх, хуулбарлах ажлыг гүйцэтгэх.
8. Компанийн даргад зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, боломжтой бол асуудлыг шуурхай шийдвэрлэх нөхцөлийг бүрдүүлэх.

Нарийн бичгийн даргын эдгээр энгийн үүргийг гүйцэтгэхийн тулд ажилтан дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.

• аж ахуйн нэгжийн бүх удирдлага, түүний бүтцийн хэлтэс;
• аж ахуйн нэгжийн дүрэм, орон тоо, бүтэц, түүний танилцуулга, хөгжлийн хэтийн төлөв, мэргэшил;
• бүртгэлийг зохих ёсоор хөтлөх зохицуулалтын баримт бичиг;
• албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, харилцаа холбоог ашиглах дүрэм;
• VTR, ХАБЭА, галын аюулгүй байдал, үйлдвэрлэлийн ариун цэврийн дүрэм;
• ажлын байран дахь хөдөлмөрийг зохион байгуулах дүрэм;
• гүйцэтгэсэн ажлын төлөвлөлт, нягтлан бодох бүртгэл, чанарын удирдлагын талаарх норматив, эрх зүйн акт, тушаал, тогтоол, журам.

Бичигчний онцлог

Хэрэв бид илүү нарийн, нарийн мэргэшлийн талаар ярьж байгаа бол нөхцөл байдал арай өөр байна. Жишээлбэл, ажлын нэр нь өөрөө хийж буй ажлын талыг тодорхой тодорхойлдог. Дүрмээр бол аж ахуйн нэгж бүр оффисын менежментийн мэргэжилтний үйл ажиллагааны чиглэлийг тодорхойлсон ажлын байрны тодорхойлолттой байдаг. Хэрэв ийм заавар байхгүй бол үүнийг бүтээх нь дээр. Үүний тулд та ашиглах хэрэгтэй мэргэшлийн лавлах, ойролцоогоор дээжийг агуулсан. Үүний дараа стандарт хувилбарыг тухайн байгууллагын онцлог, онцлогийг харгалзан өөрчлөх шаардлагатай дотоод шинж чанарууд. Ерөнхийдөө нарийн бичгийн даргын үүрэг нь 3 үндсэн чиглэлийг тодорхой тусгасан байх ёстой.

1. Захидалтай ажиллах. Хүлээн авах, боловсруулах орчин үеийн аргаарболон цаг тухайд нь хүргэх.
2. Дотоод баримт бичгийн зөв засвар үйлчилгээ.
3. Бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэл, баримт бичгийг архивт шилжүүлэх.

Референтийн ажлын онцлог

Зарим аж ахуйн нэгжүүд "мэдээллийн ширээ" -ээс "захиралын туслах" хүртэлх өргөн хүрээний үүрэг хариуцлагыг багтаасан албан тушаалыг нэвтрүүлдэг. Ийм мэргэжилтэн олон талын мэдлэгтэй, нөхцөл байдлыг сайн мэддэг байх ёстой. Бүрэн эрх нэмэгдсэнтэй холбоотойгоор туслах нарийн бичгийн даргын ажлын үүрэг хариуцлагыг бага зэрэг өргөжүүлсэн. Ерөнхийдөө энэ бол - тогтмол ажилнарийн бичгийн дарга, гэхдээ "референт" гэсэн үг нь стандарт жагсаалтад зарим нэмэлтүүдийг оруулсан. Ялангуяа нарийн бичгийн даргын туслах нь тодорхой асуудлаар зочдыг бие даан хүлээн авах боломжтой. Тодорхой мэдээллийг эзэмшсэнээр тэрээр бие даан шийдвэр гаргах чадвартай. Нэмж дурдахад туслах нь менежерээс өгсөн хариуцлагатай зааварчилгааг гүйцэтгэдэг эдийн засгийн үйл ажиллагаабайгууллага (аж ахуйн нэгж). Заримдаа туслах нарийн бичгийн даргад үүрэг хариуцлага хүлээлгэдэг бөгөөд энэ нь ажлын нийт хэмжээ нь түүнд нэмэлт үүрэг гүйцэтгэх боломжийг олгосон тохиолдолд л хийгддэг.

Аж ахуйн нэгж бүр үйл ажиллагаагаа одоогийн хууль тогтоомжийн хэм хэмжээний дагуу боловсруулсан орон нутгийн дүрэм журмын үндсэн дээр явуулдаг. Компани бүр тусдаа организм учраас эв найртай ажиллах ёстой.

Нэг нь чухал баримт бичиг, аж ахуйн нэгжийн мэргэжилтнүүдийн үйл ажиллагаанд үндэслэсэн ажлын байрны тодорхойлолт юм. Энэ нь тодорхой чиглэл, мэргэжлээр ажилтны үүрэг хариуцлагыг тодорхойлсон баримт бичиг юм. Ажилчдыг зөвхөн үүрэг хариуцлагаас гадна эрх, эрх мэдэл, чиг үүргийн талаар сайтар танилцуулах шаардлагатай байна.

Ажлын байрны тодорхойлолт гэдэг нь эрхэлж буй албан тушаал, гүйцэтгэсэн ажлын чиг үүргээс хамааран ажилтан бүрийн эрх, үүргийг тодорхойлсон орон нутгийн баримт бичиг юм.
Энэхүү баримт бичгийг хүний ​​нөөцийн мэргэжилтнүүд хуульчидтай хамтран боловсруулдаг. Зааврыг ажил олгогч эсвэл ажилд авсан менежер, хэрэв ийм эрх мэдэлтэй бол баталдаг.

Ажил олгогч нь хөдөлмөрийн гэрээнд гарын үсэг зурахаас өмнө өргөдөл гаргагчийг ажлын байрны тодорхойлолттой танилцуулах үүрэгтэй. Хэрэв энэ нь хийгдээгүй бол ажилтныг оролцуул сахилгын хариуцлагаАжил олгогч нь албан үүргээ биелүүлээгүй тохиолдолд үүнийг хийх боломжгүй болно.

Баримт бичиг нь ажлын онцлогоос хамааран нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлагыг нарийвчлан тодорхойлсон байх ёстой. Эдгээр үүрэг хариуцлагыг илүү нарийвчилсан байх тусам ажилтан, ажил олгогч хоёрын хоорондох шүүхийн өмнөх болон шүүхийн зөрчлийг шийдвэрлэхэд хялбар байх болно.

Та яагаад ажлын байрны тодорхойлолт хэрэгтэй байна вэ?

Эмхэтгэх үед энэ баримт бичгийн, хариуцлагатай хүн нь одоогийн холбооны, бүс нутгийн болон орон нутгийн хэм хэмжээнд найдах ёстой. Аж ахуйн нэгжийн дарга нь баримт бичгийн урсгалыг зөв удирдах үүрэгтэй хүний ​​хувьд энэхүү нийцлийг шалгах ёстой. Нэмж дурдахад боловсон хүчний менежер нь зааварчилгаа нь одоогийн хууль тогтоомжид нийцэж байгаа эсэхийг мэддэг байх ёстой.

Үүнийг ижил албан тушаалын бүлэг эсвэл тодорхой нэг албан тушаалд зориулж эмхэтгэсэн. Ажилтан гарын үсгийн эсрэг баримт бичигтэй танилцах ёстой. Ажилд орох өргөдөл гаргахдаа үүнийг хийх ёстой. Хэрэв энэ нь зөв зохиогдоогүй бол ажилтан, менежер хоёр хөдөлмөрийн хуваагдал, ажилтны гүйцэтгэсэн чиг үүргийн талаар санал зөрөлдөөн, зөрчилдөөнтэй байх нь гарцаагүй.

Ажлын байрны тодорхойлолтыг зөв боловсруулахдаа удирдлага тодорхой зорилго тавьж, дараахь ажлуудыг шийдвэрлэх ёстой.

• ижил төстэй албан тушаалын ажилтнуудын хооронд ажлын хариуцлагыг зөв хуваарилах. Хамгийн ашигтай үр дүнд хүрэхийн тулд тэдний үйл ажиллагааг тодорхой зохицуулах шаардлагатай;
• сайжруулалт сэтгэлзүйн уур амьсгалбагаар, хүрээлэн буй орчныг сайжруулах. Мөргөлдөөний магадлалыг аль болох багасгах шаардлагатай;
• нэг түвшний мэргэжилтний эрх, үүргийг тодорхой зааж, бүрэн эрхийнхээ талаар тодорхой зааж, тус бүрийн хариуцлагыг тодорхой зааж өгөх. Шаардлагатай бол та ажил үүргээ үл тоомсорлосны хариуцлагын хэлбэрээр мэргэжилтэнд хэрэглэж болох сахилгын шийтгэлийг тусад нь анхаарч болно;
• хэд хэдэн албан тушаалыг нэгтгэхээс өөр аргагүйд хүрсэн ажилчдыг сэтгэл зүйн болон ажлын байраар хангах. Тэдгээрийг зүгээр л буулгах нь хангалтгүй, энэ ачааллыг зөв, жигд хуваарилах ёстой;
• сэтгэл зүйн болон санхүүгийн урамшуулал, сэдэл төрүүлэх тогтолцоог бий болгох;
• менежерүүдийн хооронд үүрэг хариуцлагыг зөв хуваарилах.

Ажлын байрны тодорхойлолтын тусламжтайгаар аж ахуйн нэгжийн удирдлага нь удирдлагын аппарат ба боловсон хүчний хоорондын харилцааны бүх талыг хэрэгжүүлдэг. Гэхдээ хамгийн их үр дүнд хүрэх нь үргэлж боломжгүй байдаг. Иймд ажлын байрны тодорхойлолт гаргах үүрэгтэй хүнээ зөв сонгож, томилох хэрэгтэй.

Компанийн хэмжээ, ажилд авсан ажилчдын тооноос хамааран ижил төстэй албан тушаалд зориулсан стандарт зааварчилгааг гаргадаг. Шаардлагатай бол тодорхой албан тушаалд тохируулга хийж болно. Хэрэв компани нь жижиг, ердөө 25-50 хүнтэй бол албан тушаал тус бүрээр баримт бичгийг тус тусад нь боловсруулдаг. Хариуцсан хүн нь хүний ​​нөөцийн хэлтсийн ажилтан юм.

Нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргах үндсэн дүрмүүд

Нарийн бичгийн дарга гэх мэт албан тушаалд (энэ нь бүтцийн нэгжийн даргын нарийн бичгийн даргаас эхлээд холдинг, концернийн даргын нарийн бичгийн дарга хүртэл олон шатлалт байж болно) ямар ч боловсронгуй албан тушаал байхгүй. нэгдсэн хэлбэражлын байрны тодорхойлолт. Тиймээс аж ахуйн нэгж бүр баримт бичгийг хэрхэн бүрдүүлэхээ сонгох эрхтэй.

Баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ хариуцлагатай ажилтан нь тухайн аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны онцлогийг харгалзан үзэх шаардлагатай гэдгийг санах ёстой. Янз бүрийн төрлийн компаниудад нарийн бичгийн дарга нар янз бүрийн чиг үүрэг, үүрэг хариуцлагыг гүйцэтгэдэг. Үүнийг эмхэтгэхдээ анхаарч үзэх хэрэгтэй.

Та нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн загварт найдаж болно. Ажлын байрны тодорхойлолт бүр дараахь заалтуудыг агуулсан байх ёстой.

Шаардлагатай бол нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолтод нэмэлт хэсгүүдийг нэмж болно.

• "ажлын байрны нөхцөл". Энд та дүрмийн талаархи лавлагаа хийж болно дотоод журамнарийн бичгийн даргын ажлын горимыг тогтоох. Хэрэв менежерийг бизнес аялалд дагалдан явах шаардлагатай бол энэ нюансыг энд тусгаж болно;
• "Гарын үсэг зурах эрх" Нарийн бичгийн дарга бүрэн эрхийнхээ хүрээнд баримт бичигт гарын үсэг зурж болно.

Хүний нөөцийн хэлтсийн хариуцлагатай ажилтны гаргасан ажлын байрны тодорхойлолтыг хүний ​​нөөцийн хэлтсийн даргатай хамт батлах журамд хамрагдах ёстой. Нэмж дурдахад нарийн бичгийн дарга өөрөө гарын үсгийн эсрэг танилцсан байх ёстой.

Нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргах

Баримт бичгийг дотор нь боловсруулсан болно ганц хувь. Үүнийг сайтар уншиж судалсны дараа нарийн бичгийн дарга өөрөө гарын үсэг зурдаг. Хэрэв аж ахуйн нэгж хэд хэдэн нарийн бичгийн даргатай бол нарийн бичгийн даргыг "хавсаргасан" менежерийн албан тушаалаас хамааран тус бүрдээ зохих өөрчлөлтийг хийж, хэд хэдэн хувь хэвлэж болно.

Хэрэв нарийн бичгийн дарга өөрөө хэрэгтэй бол хувийн хэрэглээнэмэлт хуулбар, тэр аль хэдийн гарын үсэг зурсан ажлын байрны тодорхойлолтын хуулбарыг хийж болно. Үүнийг хориглоогүй!

Баримт бичгийг зөв бүрдүүлэхийн тулд та зарим дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой. Ялангуяа баруун дээд буланд "толгой" байх ёстой. Энэ бол бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжийн даргын зааварчилгааг батлах газар юм. Энд та хэд хэдэн мөрийг бөглөх хэрэгтэй:

• "Би зөвшөөрч байна" гэсэн үг байх ёстой;
• Дараа нь менежерийн албан тушаалыг зааж өгсөн болно. Жишээлбэл, " Гүйцэтгэх захирал"эсвэл "захирал";
• Толгойн бүтэн нэр;
• менежерийн гарын үсэг.

Дараа нь хуудасны дунд хэсэгт та баримт бичгийн нэрийг зааж өгөх хэрэгтэй. Энэ бол "нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт" юм. Үүний дараа л бүх гол санааг бичнэ.

Нарийн бичгийн даргын зааварчилгааг бүрдүүлэх ёстой хэсгүүдийг дээр дурдсан. Тэдгээрийг гүйцэтгэсэн үүргийн журмын дагуу тогтоодог. Жишээлбэл, нарийн бичгийн даргын үүрэг хариуцлага нь бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжийн даргын туслахын үүрэг хариуцлагаас арай "нарийн" байж болно.

Зааврыг боловсруулсны дараа нарийн бичгийн дарга нарын газрыг хариуцдаг ажилтантай тохиролцсон байх ёстой. Энэ нь холбогдох бүтцийн нэгжийн дарга байж болно. Хэрэв ажилтнуудад ийм хүн байхгүй бол боловсон хүчний албаны дарга эсвэл үүрэг хариуцлага нь ийм зохицуулалтыг багтаасан өөр ажилтантай хамт.

Баримт бичгийн төгсгөлд зөвшөөрлийн тэмдэг тавьсан. Та хэд хэдэн мөр бөглөх хэрэгтэй:

• "зөвшилцсөн" гэсэн үгийг заавал зааж өгөх;
• албан тушаал бол хүний ​​үүрэг хариуцлага;
• компанийн товчилсон нэр;
• Энэ ажилтны бүтэн нэр;
• батлах хуанлийн огноо;
• зааврыг баталсан хүний ​​гарын үсэг.

Үүний дараа та баримт бичгийг нарийн бичгийн даргад өөрөө өгөх ёстой. Та мөн хэд хэдэн мөр бөглөх хэрэгтэй:

• "Би зааврыг уншсан" гэсэн хэллэгийг зааж өгөх шаардлагатай;
• орон тооны хүснэгтэд заасан нарийн бичгийн даргын албан тушаал;
• компанийн товчилсон нэр;
• Энэ ажилтны бүтэн нэр;
• паспортын дэлгэрэнгүй мэдээлэл. Шаардлагатай бол нарийн бичгийн даргын хувийн мэдээллийг харуулсан паспортын хуудасны хуулбарыг хийж болно. Зааварт заасан өгөгдлийн баталгаа болгон хуулбарыг хавсаргана;
• батлах хуанлийн огноо;
• ажилтны гарын үсэг, энэ нь түүний ажлын байрны тодорхойлолтыг үнэхээр уншсан болохыг баталгаажуулдаг.

Та баримт бичгийг анхааралтай уншихгүйгээр "шулж" болохгүй. Анхааралтай танилцах нь түүнийг үүргээ зөв биелүүлж, бусад ажилчдад ажил хийхгүй байх баталгаа юм. Хэрэв нарийн бичгийн дарга нь түүнийхээс хазайвал функциональ үүрэг хариуцлагаэсвэл биелүүлэхгүй бол хариуцлага хүлээх болно.

Эсрэгээр, хэрэв тэр дагаж мөрдөөгүй гэх үндэслэлээр хариуцлага хүлээвэл тэр үргэлж зааварчилгааг лавлаж, удирдлагын тушаалыг томилохыг эсэргүүцэж болно. сахилгын арга хэмжээ. Энэ нь хөдөлмөрийн хяналтын газарт гомдол гаргах эсвэл шүүхэд нэхэмжлэл гаргахад тусална. Тиймээс та болгоомжтой байх хэрэгтэй!

Нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлага

Аливаа байгууллагад нарийн бичгийн дарга хэрэгтэй. Тиймээс ийм ажилтны ажлын байрны тодорхойлолт нь компани бүрт ашигтай байх болно. Нарийн бичгийн дарга нь аж ахуйн нэгжийн дарга эсвэл бүтцийн нэгжийн дарга байж болно. Үүнээс нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлага хамаарна.

Нарийн бичгийн даргын үүрэгт дараахь зүйлс орно.

• даргад хүлээн авсан захидал харилцааг хүлээн авах, ангилах;
• хэлтэс, бүтцийн нэгжийн үйл ажиллагааны хүрээнд албан хэрэг эрхлэх;
• даргын гарын үсэг зурахын тулд ажилчдын хувийн мэдүүлгийг хүлээн авах;
• дарга ажилд шаардлагатай бичиг баримт, материалыг бэлтгэх;
• компьютер, хуулбарлах болон бусад албан тасалгааны тоног төхөөрөмжтэй ажиллах;
• хяналтын болон бүртгэлийн файлуудыг хөтлөх;
• дарга ажилд шаардлагатай бичиг баримтыг хэвлэх;
• төрөл бүрийн хурал, уулзалт, бусад уулзалтыг бэлтгэх ажлыг гүйцэтгэх;
• ийм уулзалтад шаардлагатай бичиг баримтыг бэлтгэх, хэвлэх;
• зочдыг хүлээн авах зохион байгуулалт;
• ирж буй болон гарч буй баримт бичгийн бүртгэл хөтлөх;
• утсаар эелдэг харилцах;
• хэлтэс, бүтцийн нэгжийн онцлогоос хамаарах бусад үүрэг.

Даргын нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт

Менежерийн нарийн бичгийн дарга бас ажлын байрны тодорхойлолттой. Менежерийн нарийн бичгийн даргын үүрэгт дараахь зүйлс орно.

• зохион байгуулах ажлыг хийх техникийн дэмжлэгудирдагчийн үйл ажиллагаа;
• менежерт хаягласан бүх захидал харилцааг хүлээн авах, ангилах;
• хэрэв ийм хэрэгцээ байгаа бол бүх захидал харилцааг бүтцийн нэгж болгон ангилж, холбогдох бүтцийн нэгжид хүргэх ажлыг зохион байгуулах;
• менежертэй утсаар ярих ажлыг зохион байгуулах;
• менежер байхгүй үед ирж буй мэдээллийг хүлээн авах, бүртгэх;
• албан тасалгааны тоног төхөөрөмжтэй ажиллах;
• хурал, хурал, уулзалт зохион байгуулах;
• хуралд шаардлагатай материалыг бэлтгэх, хэвлэх;
• менежерийн бие даасан зааврыг биелүүлэх.

Татаж авах

Та нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолтыг .doc форматаар татаж авах боломжтой