Organizarea muncii cu consumatorii și contrapărțile. Cum să lucrați cu contrapărțile pentru a evita creanțele mari

Algoritm: cum să lucrezi corect cu conturile de încasat
Cum să înțelegeți că o contraparte are probleme financiare
De ce poate fi necesar un acord de arbitraj
Ce indicatori situațiile financiare trebuie verificat mai întâi

Dezvoltatorul a plătit în avans pentru serviciile subcontractantului. Dar el a întrerupt livrarea obiectului. Subcontractantul a rămas cu o datorie de 7 milioane de ruble. Mai târziu s-a dovedit: se deschide directorul unei companii neglijente companie de constructii, iar apoi îl închide cu datorii, reînregistrându-l cu manechine și o adresă cu retragerea fondurilor. Dezvoltatorul a amenințat debitorul cu acțiuni în justiție. Ca urmare, părțile au convenit să ramburseze datoria plati lunare pe parcursul unui an. Îți voi spune folosind un algoritm simplu.

Verifica-ti urgent partenerii!

Știți că în timpul unui audit, autoritățile fiscale se pot agăța de orice fapt suspect despre o contraparte? Prin urmare, este foarte important să-i verifici pe cei cu care lucrezi. Astăzi puteți primi informații gratuite despre inspecțiile anterioare ale partenerului dvs. și, cel mai important, o listă a încălcărilor identificate!

Etapa 1. Verificați contrapartea

Înainte de a încheia un contract, colectați informații despre un potențial partener. Utilizați servicii de verificare și surse oficiale. Verificați patru indicatori.

Detalii de înregistrare a companiei. Data de înregistrare, adresa, nume, OKVED, disponibilitatea licențelor. Asigurați-vă că introduceți adresa companiei. În practica mea, s-a dovedit odată că „Biserica Adventistă de Ziua a șaptea” se afla la adresa indicată de companie.

Informații despre director și fondatori. Pentru ce companii lucrează sau au mai lucrat înainte, cum au fost lichidate companiile, dacă au intentat procese împotriva lor. Să vă dau un exemplu. Furnizorul a oferit lanțului de retail furnizarea de echipamente de pescuit înainte de sezon la un preț foarte mic. O verificare superficială a relevat că totul coduri OKVED firmele privesc productia si comercializarea de mobila. Apoi au studiat istoria liderului. Aceștia au descoperit că a lichidat deja o firmă cu nume similar și a fost urmărit penal pentru afaceri ilegale. Rețea comercială nu a semnat un contract. ÎN in caz contrar directorii rețelei puteau fi urmăriți penal pentru achiziționarea și vânzarea de bunuri obținute pe cale penală.

Situatia financiara a societatii conform. Volumul veniturilor, conturi de plătit și de încasat, profit net. Dacă lucrați deja cu această contraparte pe o bază de plată amânată, monitorizați trimestrial situațiile financiare ale companiei.

Starea băncii în care contrapartea deține un cont curent. Analizați ce acordă băncii agențiile de rating, internaționale și naționale, și evaluați și indicatorii financiari ai acesteia (profit net, active etc.). Acest lucru va ajuta la evitarea înghețarii fondurilor dacă banca este lipsită de licență.

Pasul 2. Pregătește cu atenție contractul

Ați stabilit că contrapartea nu este un „fly-by-night”. Dar companiile reale pot întâmpina și dificultăți financiare sau pot încălca termenii contractului.

Da, știu organizarea constructiilor, care, în ciuda binelui starea financiara, plătește pentru furnizarea de bunuri în valoare mai mică de 1 milion de ruble. exclusiv prin instanţele de judecată. Vă sfătuiesc să includeți în contract clauze privind plata cumpărăturilor dvs. numai la livrare, inclusiv părți ale transportului, sau cu amânare, și cu privire la vânzarea mărfurilor dvs. numai la plata în avans.

Înainte de a lucra cu contrapărți, analizați contractul pentru orice trucuri care vor permite contrapartidei să încalce termenii cu impunitate. Un exemplu de truc: o clauză despre refuzul de a accepta returnări de bunuri fragile deteriorate. Adesea, contractele nu stipulează responsabilitățile clientului, procedura, termenii și condițiile de acceptare și livrare a mărfurilor sau condițiile de depunere a reclamațiilor. Din această cauză, reclamantului îi este dificil să-și dovedească cazul în instanță.

Cum să gestionați conturile de încasat pentru a nu vă certa cu partenerii

Etapa 3. Desemnați un anumit angajat care să monitorizeze executarea contractului

ÎN firme mici Acest lucru o fac managerii de vanzari, in mari - de angajati speciali, manageri de clienti. După livrare, vă rugăm să ne amintiți să plătim cu trei zile înainte de data scadenței. De acum înainte, sunați în fiecare zi până când se achită factura. Dacă cumpărați, sunați cu trei zile înainte de data expedierii și verificați dacă termenele limită s-au schimbat sau dacă există obstacole în calea expedierii.

Pasul 4. Trimiteți reclamația imediat după întârziere

Clientul nu a expediat marfa la timp sau nu a platit marfa? Trimite-i o cerere chiar a doua zi.

Stabiliți termene stricte pentru plată, livrare sau pentru returnarea mărfurilor sau plata în avans. Stabiliți cerințe suplimentare dacă contractul a fost inițial întocmit prost. Să aibă corespondență electronică cu contrapartea certificată de un notar. Acesta este un pas foarte important care vă va ajuta să câștigați procesul în instanță. Corespondența prin e-mail tipărită în sine nu este o dovadă în instanță. Există o procedură specială pentru aceasta: notarii studiază corespondența, înregistrează conținutul acesteia în protocol și certifică tipărirea. Probele întocmite în acest mod sunt percepute de instanță ca fiind admisibile.

Etapa 5. Nu întârzia acțiunile în justiție.

Dacă ați verificat cu atenție contrapartea, atunci este puțin probabil să ajungeți la a patra și a cincea etapă. Pentru că lucrează cu parteneri de încredere fără riscuri: livrări în avans, achiziții cu amânare sau cu plată la livrare. Și cu contrapărți de încredere, problema creanțelor este aproape întotdeauna rezolvată în a treia etapă. Dar factorul uman nu poate fi exclus. Apoi pregătiți un proces fără întârziere.

Încheierea unui acord cu contrapărțile: 3 condiții care vă permit să reduceți suma creanțelor

Opinia expertului

Ilya Popov, expert financiar independent, Moscova

Câteva sfaturi despre cum să lucrați cu contrapărțile în condiții de instabilitate economică.

Sfat 1. Efectuați o analiză a băncilor care vă deservesc clienții.

Sfat 2. Semnează un contract de debitare directă cu clientul Bani din contul său curent.

Sfat 3. Introduceți expresia în contract: „Toate litigiile din acest contract sunt trimise spre soluționare la alegerea reclamantului sau unei instanțe de stat (de exemplu: Curții de Arbitraj din Moscova).” Clauza privind convenția de arbitraj este inclusă în secțiunea „Procedura de soluționare a litigiilor”, în noul acord, în acord suplimentar la contract în caz de întârziere sau întocmit sub forma unui acord separat. Instanța de arbitraj se pronunță asupra cauzei în termen de 14 zile de la data depunerii cererii. În plus, nu trebuie să veniți singur în instanță, ci să comunicați prin ea. Zona personală prin apel video. Acest lucru face mai convenabil lucrul cu clienții regionali.

Sfat 4. Expediați mărfurile cu plată amânată numai după furnizarea unei garanții bancare. Dacă clientul nu plătește datoria, prezentați documentul la bancă și primiți banii pentru marfa expediată.

În acest articol vom vorbi despre cum să stabilim procesul de lucru cu contractorii și să îl facem mai eficient. Cum să primiți toate documentele de la ei la timp și executate corect. Și acest lucru, la rândul său, va economisi timp și resurse pentru departamentul dvs. de contabilitate și pentru furnizorii și clienții înșiși, de care depinde direct munca companiei.

Ce tipuri de contrapartide exista?

Toate contrapartidele pot fi împărțite în două grupuri: contrapărți de care depindem și contrapărți care depind de noi.

Cu cei care depind de noi, conversația este scurtă - dacă doriți să lucrați cu noi, urmați cerințele noastre pentru termenele limită de înregistrare și transfer documente primare. Iar dacă cineva nu le îndeplinește, îl putem schimba cu unul mai adecvat.

De cine depindem? În primul rând, de la autorități ( oficiu fiscal, Fond de pensii, serviciu vamal, migrație etc.). În al doilea rând, de la furnizori monopolizați (Gazprom, Căile Ferate Ruse...). În al treilea rând, de la marii cumpărători ai produselor noastre. Nu are sens să dictăm termeni unor astfel de contrapărți. Mai degrabă, dimpotrivă, trebuie să ne adaptăm la cerințele și termenele limită ale acestora.

De ce este atât de important să identificăm contrapărțile preferate?

Să începem cu contrapărțile de care depindem. O listă clară a acestor contrapărți VIP va reduce semnificativ consumul de timp valoros contabil. De regulă, lucrăm cu toată lumea fără discernământ și pierdem timpul cu toată lumea, inclusiv cu cei mai mici antreprenori individuali.

Când contrapărțile sunt împărțite în două părți, atunci trebuie să vă deranjați doar cu primul grup. Se întâmplă ca departamentul de contabilitate să fie obligat să facă el însuși actele pentru furnizorii deosebit de importanți și să transporte actele, în timp ce angajații companiei partenere doar pun ștampila și semnează pentru aceasta. Deci ce să fac? De ei depindem. Dar, după cum arată practica, astfel de contrapărți selectate nu reprezintă mai mult de 10% din numărul total.

Restul de 90 la sută intră automat în a doua listă. Simți cum îți va scădea volumul de muncă acum?

Cine ar trebui să întocmească lista contrapărților preferate? În niciun caz, această sarcină nu trebuie delegată șefilor departamentelor învecinate, de exemplu, directorului comercial sau șefului departamentului de aprovizionare. La urma urmei, atunci aproape toți cei cu care lucrează vor cădea în asta.

Aprobarea listei este apanajul exclusiv al director general. Managerul este interesat să mențină lista cât mai scurtă. La urma urmei, cu cât este mai lung, cu atât mai mult timp și, prin urmare, mai mulți bani, contabilul șef are dreptul să ceară un astfel de serviciu VIP.

Cum să organizăm munca cu contractorii care depind de noi

Cu contractorii care depind de noi, totul este simplu. Principalul lucru este de a dezvolta documente de reglementare pentru toate ocaziile și de a oferi acces la ele - citiți și urmați. Pentru început, vom introduce ore de birou pentru departamentul de contabilitate și separat pentru contabilul șef. Mai jos este programul fluxului de documente. Trebuie să stabilim termene limită pentru primirea documentelor care ne sunt confortabile. Și asigurați-vă că specificați ordinea de recepție și transmitere.

Atunci are sens să elaborezi instrucțiuni pentru pregătirea documentelor: act, bon de livrare, factură. Este mai bine să-i atașați mostre de finalizare și să informați toate contrapărțile că documentele completate incorect nu vor fi acceptate.

Iar ultimul punct îl reprezintă reglementările reciproce. introduce comandă nouă, conform căruia următorul avans nu se plătește dacă cel anterior nu este închis cu documente corect executate. Toate abaterile de la regulă sunt posibile numai cu un memoriu de la unitatea de supraveghere, avizat de director.

Pentru a transmite aceste informații către contrapărți, puteți crea un stand de informare în fața intrării în departamentul de contabilitate sau o secțiune specială pe site-ul companiei. Ar fi o idee bună să se întocmească un acord tip și să se indice în el toate condițiile legate de graficul fluxului de documente și procedura de decontări reciproce.

Pentru ce va fi necesară raportarea internă munca eficienta cu contrapartidele

Pentru a identifica rapid abaterile de la regulile stabilite lucrând cu contrapărți, trebuie să configurați raportarea internă. Este recomandabil să creați mai multe rapoarte simple, fiecare dintre ele va rezolva o problemă. Principalele vor fi un raport privind respectarea graficelor fluxului documentelor, controlul nivelului creanțelor și un raport privind progresul reconcilierii decontărilor reciproce.

În raportul privind respectarea graficelor fluxului de documente, contabilul responsabil poate vedea hârtiile care au ajuns cu întârziere sau nu au ajuns încă deloc. Pentru a face imaginea mai clară, merită să evaluați nu numai cantitățile de documente, ci și numărul de documente în sine. De exemplu, nu au fost primite documente în valoare de 500.000 de ruble. Și acesta ar putea fi doar un cont, sau poate 500. Controlul nivelului conturilor de încasat arată avansuri neînchise. Raportul trebuie configurat de către contrapărți, contracte și documente.

Pentru a face cifrele obținute din rapoarte mai vizuale, este necesar să se ofere posibilitatea de a sorta datele după interval de timp și pe departament. Și pentru aceasta este necesar ca fiecărui contract să fie atribuită o unitate responsabilă. Apoi, indiferent de cine introduce detaliile noului document în program, contabilul va înțelege cine este responsabil de acesta.

Raportul privind progresul reconcilierii reglementărilor reciproce este final, așa că merită să vorbim despre el separat.

Cum să reconciliezi așezările cu un efort minim

Reconcilierea decontărilor reciproce cu contrapărțile trebuie efectuată anual ca parte a inventarului conturilor de decontare. Dar o poți face o dată pe trimestru. Și cu companii cu care se realizează un volum mare de tranzacții - lunar.

Raportul de progres al reconcilierii ajută la clarificarea procesului. Pentru ca acesta să înceapă să ajute la munca sa, este necesar să completeze programul de contabilitate cu anumite informații. În primul rând, aceasta se referă la cardul contrapărții. Includem următoarele câmpuri în el: frecvența reconcilierii (de exemplu, „o dată pe trimestru”) și momentul reconcilierii (de exemplu, „de la 1 la 5”). De asemenea, merită adăugată coloana „Departamentul responsabil” la raport. Acest lucru este convenabil pentru contabilitate: dacă există discrepanțe în raportul de reconciliere cu orice contraparte, atunci este imediat clar cui să se adreseze cu o solicitare de rezolvare. În același timp, puteți vedea care departamente au cele mai multe probleme cu contrapărțile lor și cine are cea mai mare datorie neconfirmată.

Linia „Total” din raport vă va permite să evaluați starea procesului de reconciliere în ansamblu. Pentru a face acest lucru, este suficient să comparăm valorile soldului în funcție de compania noastră și soldul conform contrapartidelor noastre. Un exemplu de raport de progres de reconciliere este prezentat în figura de mai jos.

Cum să îmbunătățiți relațiile cu contrapărțile dacă managerii nu ajută

Mai întâi, stabiliți contacte cu departamentul de contabilitate al contrapărții. În niciun caz nu trebuie să comunicați cu managerii unei alte companii! Nu numai că această verigă suplimentară din lanț nu va face decât să crească efectul unui telefon deteriorat, dar va dura și mult mai mult timp pentru a explica de ce avem nevoie.

În al doilea rând, încercați să vă puneți în pielea contabilului contrapartidei și să înțelegeți ce îl împiedică să depună documentele la timp și executate corect. Este posibil să găsiți modalități fără conflicte de a rezolva probleme.

Și în al treilea rând, discutați cu reprezentanții altor companii într-o manieră prietenoasă și constructivă, evitând expresii vagi precum „așa se cere prin lege” sau „este evident că așa trebuie să procedați”. Mai bine furnizați un link către un anumit articol document normativ. Cu acest stil de comunicare, înțelegerea reciprocă poate fi realizată mult mai rapid.

Pentru a crește lichiditatea companiei, a reduce pierderile datorate neglijării muncii de către angajați și a reduce timpul necesar pentru închiderea perioadelor de raportare, merită să arătăm clar cum starea companiei este înrăutățită de o atenție insuficientă acordată. latura financiara lucrul cu contrapartidele.

Oksana Mikhailova , Director al Departamentului de Buget al Departamentului de Economie al Rosgosstrakh LLC

Lucrul cu contrapartidele este adesea asociată cu problema îndeplinirii la timp a obligațiilor, care afectează direct indicatori financiari companii: conturile de încasat sunt supraestimate, apar costuri suplimentare asociate cu nevoia de a atrage fonduri împrumutate, iar lichiditatea scade în general. Trimiterea cu întârziere a documentelor are ca rezultat costuri fiscale suplimentare. În plus, termenele limită pentru închiderea perioadelor de raportare și generarea rapoartelor sunt ratate. Cine ar trebui să fie responsabil pentru toate acestea?

Pentru a dezvolta sistemul de motivare ideal pentru serviciul financiar, merită mai întâi să răspundeți la câteva întrebări

Necesitatea unor schimbări în lucrul cu contrapărțile

Departamentul financiar de obicei nu contactează direct contractorii, dar acest lucru este realizat de așa-numiții supraveghetori de contract, care sunt repartizați între diferite departamente: IT, departament administrativ, departament de marketing, PR, serviciu comercial, serviciul de securitate etc. Ei sunt cei care, de regulă, monitorizează toate lucrările cu contrapărțile: de la încheierea unui acord până la îndeplinirea obligațiilor care decurg din acesta. De asemenea, aceștia sunt responsabili de componenta financiară a tranzacției: primirea facturilor, închiderea documentelor, plăți. Adesea, contabilitatea le reamintește doar ocazional angajaților din departamentele nefinanciare despre conturile restante și despre documentele nedepuse (acte, facturi, facturi). Și ei, la rândul lor, încearcă să se sustragă de la responsabilitate, percepând aceste funcții ca un fel de „supliment” la activitatea principală. În plus, aceste responsabilități nu sunt întotdeauna precizate în fișa postului, sunt slab controlate de managerii relevanți și, ca urmare, nu sunt luate în serios.

Toate acestea afectează imediat rezultatul afacerii. Situația trebuie schimbată, în mod consecvent și cuprinzător. O soluție este dezvoltarea unui sistem de motivare. Aici apar dificultăți. Dacă munca angajaților departamentului de vânzări este evaluată în mod obiectiv, este destul de simplu - rezultatele sale sunt caracterizate de indicatori cuantificabili (de exemplu, venituri) - iar remunerația depinde în majoritatea cazurilor de rezultate financiare, apoi cu evaluarea activităților altor departamente totul este mult mai complicat.

Rezolvarea problemei este complicată de faptul că resursele administrative director financiar nu vă permite întotdeauna să construiți în mod independent procese de afaceri, inclusiv în alte departamente, și să influențați angajații „străini”. Pentru a obține rezultate și a rezolva probleme, trebuie să faceți o serie de pași consecvenți.

Sarcinile directorului financiar în schimbarea activității cu contrapărțile

Împărțirea responsabilității

Prima sarcină a directorului financiar este să transmită tuturor managerilor ideea că starea bilanțului companiei, inclusiv a creanțelor, este rezultatul activităților tuturor departamentelor, și nu rezultatul unor manipulări contabile misterioase. Aceasta este una dintre cele mai dificile sarcini, deoarece mulți șefi de departamente non-financiare, de îndată ce aud cuvintele „bilanţ”, „activ”, „lichiditate”, încep să căscă, încrezători că activitățile lor nu au nimic de-a face cu aceste concepte. Este posibil, desigur, să intalnire generala conducerea să analizeze enunţurile în detaliu şi să încerce să le analizeze împreună. Cu toate acestea, este mai bine să folosiți mai mult material vizual cu cea mai simplă prezentare a informațiilor (tabele, diagrame), cu o cantitate limitată de date. Colectați și prezentați următorii indicatori:

suma totală de încasat. Este indicat să o împărțiți în datorii pentru avansuri plătite și datoria clientului, indicați ponderea restantelor (total și procentual) defalcate pe perioada de restante;
valoarea creanțelor anulate cu termenul de prescripție expirat;
suma pe care compania a pierdut-o sau nu a primit-o ca urmare a faptului că banii nu au fost primiți la timp (calculați câte fonduri gratuite nu au fost plasate în bancă; pentru cât a trebuit să contractați un împrumut în pentru a preveni un decalaj de numerar, câte dobânzi și comisioane să plătească pentru aceasta; câte taxe au trebuit să fie plătite în exces din cauza lipsei documentelor primare).

Împărțiți datele pe divizii specializate (în termeni monetari și procentuali), evidențiind „liderii” în fiecare dintre „nominalizații”. De exemplu, în majoritatea companiilor, costurile de recrutare în structura generala cheltuielile sunt mici. În consecință, creanțele pentru aceste servicii, care sunt plătite în avans, vor fi neglijabil de mici în valoarea totală a datoriei. La prima vedere, șeful serviciului de personal beneficiază de astfel de statistici. Dar arată că 80 la sută se datorează întârzierii. Adică în spatele acelor câteva acorduri cu agentii de recrutare, care sunt supravegheați de angajații departamentului de personal, nimeni nu le monitorizează.

Toată această matematică distractivă este foarte simplă, interesantă și revelatoare. Nimic nu-l afectează mai mult pe directorul unei companii și pe șefii de departamente decât personalizarea statisticilor obținute. Țara trebuie să-și cunoască eroii, iar aceste cunoștințe utile ar trebui actualizate în mod regulat, de preferință dinamic. Aici, conceptul de împărțire a responsabilității apare cumva în mod natural și conștiința „aproape financiară” a managementului începe să progreseze.

Dezvoltarea reglementărilor și a sistemului de motivare a angajaților atunci când lucrează cu contractori

Odată ce sunt furnizate toate statisticile, se stabilește „cine este de vină”, este necesar să se decidă „ce să facă”. Ar fi bine ca unitățile specializate, impregnate de gravitatea problemei, să înceapă să restabilească singure ordinea. Dar siguranța va dura cel mai probabil doar o perioadă scurtă de timp, sau odată cu apariția altor sarcini, prioritățile se vor schimba.

Prin urmare, directorul financiar va trebui să depaneze procesul de control din companie în așa fel încât toți angajații responsabili să înțeleagă: interacțiunea cu asistență financiară- parte integrantă a atribuțiilor lor. Ar trebui să acționeze ca o metodă de formare a proceselor de afaceri și de construire a procedurilor de interacțiune cu serviciul financiar. Unitățile relevante ar trebui, de asemenea, să participe la elaborarea reglementărilor sau cel puțin să convină asupra acestora înainte de începerea implementării. Pentru a face acest lucru, împreună cu managerii lor, directorul financiar trebuie să dezvolte schimbări în descrierea postuluiși reglementări, prescriu proceduri de control și un sistem de motivare în acestea. Reglementările trebuie să fie clare, înțelese și fezabile de implementat. Este important să se identifice organismul care controlează executarea procedurilor și să i se acorde competențele necesare. De regulă, dacă angajații diferitelor departamente sunt implicați în proceduri, atunci regulamentele sunt consacrate în ordinele directorului general.

Evaluarea muncii cu contrapartidele

În continuare, trebuie să creați un set indicatori cheie eficienta (KPI) si sa le integreze in sistemul de motivare al companiei. Aceasta este o sarcină foarte importantă și interesantă, care deschide o mare posibilitate de îmbunătățire a multor indicatori financiari.

Dezvoltarea KPI-urilor pentru luarea deciziilor cheie și motivarea personalului. Video

Principalul lucru este să selectați cu exactitate zonele de activitate care au nevoie de îmbunătățire. Indicatorii pot fi atât relativi, cât și absoluti, atât monetari, cât și naturali. De exemplu, calitatea muncii cu contrapartidele este reflectată de caracteristicile cantitative ale următorilor indicatori:

conturi restante (pot fi specificate în termeni monetari, dar este mai bine să folosiți un procent în raport cu datoria curentă, deoarece sumele contractuale ale contractanților diferă);
documentele de închidere depuse în termen (numărul și/sau suma totală pentru acestea, ponderea în masa totală a documentelor din perioada de raportare);
plăți (sau servicii/lucrări/rechizite) pe care compania le-a primit în timp util (suma și momentul întârzierii);
documente de închidere executate incorect (numărul și/sau suma tranzacțiilor confirmate de acestea). Un angajat, la primirea unor astfel de documente, trebuie să le verifice, și nu să îndeplinească doar funcții de curierat. Majoritatea erorilor pot fi corectate înainte ca lucrările să ajungă la departamentul de contabilitate.

Dacă există mai mulți indicatori în evaluare, atunci fiecăruia dintre aceștia trebuie să i se acorde o pondere a semnificației (a se vedea tabelul). De exemplu, o organizație este interesată să aibă toate contractele inițiale la timp, dar această sarcină este mai puțin importantă decât primirea la timp a fondurilor pentru serviciile prestate, prin urmare, ponderea evaluărilor finale în aceste domenii ar trebui să fie diferită.

Creșterea profiturilor companiei este posibilă cu o motivare adecvată a personalului

Este important ca termenele utilizate în calcule să fie realiste și realizabile pentru angajați. De exemplu, un set complet de documente de închidere poate fi primit de la un antreprenor care efectuează reparații în termen de trei zile lucrătoare de la finalizarea lucrărilor. În caz contrar, această companie poate fi înlocuită cu ușurință cu oricare alta, mai disciplinată. Iar dacă rapoartele au fost primite de la ea la numai două săptămâni după finalizarea lucrării, acesta este un indicator clar că angajatul nu a fost foarte sârguincios. Lucrul cu monopoliștii, de exemplu, este o chestiune complet diferită. companii energetice, primirea oricăror documente primare din care în termen de două săptămâni poate fi considerată o mare realizare. Prin urmare, este foarte important, împreună cu departamentele relevante, să se stabilească termene care vor fi atât fezabile pentru angajați, cât și acceptabile pentru activitatea departamentului financiar.

După ce principalele probleme au fost rezolvate, este necesară implicarea angajaților departamentului de personal. Acestea vor ajuta la determinarea sau ajustarea metodologiei, alegerea prezentării și proiectarea materialului de evaluare și integrarea inovațiilor în sistemul de motivare existent al companiei. La urma urmei, motivația este pâinea lor și dacă reușești să-ți convingi colegii din departamentul HR că rezolvi împreună o problemă importantă pentru companie, ei vor fi foarte constructivi și deschiși.

Evaluarea muncii cu contrapartidele unui angajat al unui departament nefinanciar

Index	Scala de notare	Spectacol- angajaţii tele Nick pentru raport - noua perioadă	Puncte pe o scară evaluări	Greutate afişa- vițel
Ponderea creanțelor restante în baza contractelor însoțite	0% - 10 puncte, până la 3% - 7 puncte, 3-5% - 5 puncte, mai mult de 5% - 0 puncte	4%	5	0,5
Cantitatea de livrări de bunuri (lucrări, servicii) pentru care nu s-au depus documente de închidere	0 frec. - 10 puncte, până la 100 de mii de ruble. - 7 puncte, 100 mii - 500 mii de ruble. - 5 puncte, peste 500 de mii de ruble. - 0 puncte	50 de mii de ruble.	7	0,4
Contractele originale întârziate pentru returnarea la organizație	0 buc. - 10 puncte, pana la 10 buc. - 5 puncte, mai mult de 10 buc. - 0 puncte	0 buc.	10	0,1
Scor mediu inclusiv greutăți	6,3

Cea mai bună modalitate de a evita riscurile de parteneriat este să nu faci deloc afaceri. Sau creați atât de multe obstacole pe calea posibililor fraudatori, încât procesul de înșelăciune în sine se transformă într-o muncă grea pentru ei. Este indicat să nu vă sugrumați propria companie și să nu vă cheltuiți toate profiturile pe managementul riscurilor.

În acest articol veți citi:

Cum să verificați o contraparte pentru bună-credință
Cum să verificați o contraparte gratuit
Cum să vă pregătiți pentru organizarea muncii cu un antreprenor

Organizarea muncii cu contrapartidele prezintă anumite riscuri pentru companie. Pe măsură ce afacerile se dezvoltă și numărul companiilor contrapartide crește, zonele de posibile riscuri se extind. Supraestimarea capacităților lor de către parteneri, înșelăciune, fraudă, ascunderea informațiilor semnificative - toate acestea sunt posibile surse de pierderi grave și consecințe juridice negative pentru dvs. Ce să faci atunci când organizezi munca cu contrapărțile? Examinați intenția și statutul utilizând o serie de instrumente legale și comerciale și minimizați riscurile identificate în cazul în care există potențialul de relații de afaceri sănătoase, dar retrageți-vă din relațiile în care riscul nu este depășit de beneficiile pe care le oferă relația.

Verifica-ti urgent partenerii!

Știi că La verificare, autoritățile fiscale se pot agăța de orice fapt suspect despre contraparte? Prin urmare, este foarte important să-i verifici pe cei cu care lucrezi. Astăzi, puteți primi informații gratuite despre inspecțiile anterioare ale partenerului dvs. și, cel mai important, puteți primi o listă cu încălcările identificate!

Organizarea muncii cu contractori: pe cine să verifice

O regulă simplă pentru verificarea integrității unei contrapărți: costurile acestui proces trebuie să fie proporționale risc posibilși semnificația relației pentru tine. Nu este recomandabil să verificați complet informațiile referitoare, de exemplu, la o companie de furnizare de articole de papetărie și Provizii cu o sumă mică de contract de 3000 de ruble. Este puțin probabil ca riscurile minime ale acestei tranzacții să justifice acțiunile și costurile unei verificări la scară completă a contrapărții. În acest caz, vă puteți limita la a primi de la contraparte copii certificate ale actelor constitutive și documente care confirmă atribuțiile funcționarilor.

În schimb, un producător de echipamente care este blocat în contracte pe termen lung pentru a-și furniza produsele ar trebui să fie diligent în verificarea furnizorilor de piese și componente pentru a evita întreruperile sau chiar întreruperile aprovizionării. Și, în consecință, nu devii tu însuți un încalcător al contractelor.

Greșelile directorilor: 10 greșeli care au dus la prăbușire

Trebuie să fii deosebit de atent cu tranzacțiile de export și tranzacțiile care prevăd rambursarea TVA-ului și a cheltuielilor înregistrate cu impozitul pe venit, deoarece acestea sunt verificate cel mai amănunțit de către autoritățile fiscale.

Dezvăluire voluntară

Consimțământul contrapărții de a verifica informațiile face minuni din punct de vedere juridic. Veți putea identifica cu calm domeniile cheie ale revizuirii, să solicitați documente și să discutați rezultatele revizuirii. Profită chestionare(trebuie întocmite împreună cu un avocat) - o listă de subiecte cheie asupra cărora contrapartea poate dezvălui în mod voluntar informații despre sine. Acest lucru este mult mai eficient decât colectarea tuturor datelor la rând, deoarece răspunsurile contrapărții vor dezvălui imediat zonele în care acesta reține ceva.

Aici ar trebui să menționăm un instrument care în practica internațională se numește clauză de audit. Acesta este un paragraf dintr-un acord cu o contraparte care vă oferă drepturi de audit cu privire la activitățile sale legate de dvs. De exemplu, dacă transferați dvs proprietate intelectuală, atunci ai dreptul sa vii la firma lui si sa analizezi continutul lui sisteme de informareși măsuri pentru a vă proteja informațiile confidențiale. Când am auzit prima dată despre asta, am pus întrebarea: cine ar face asta? Prin participarea la licitații ale companiilor internaționale și prin semnarea unor acorduri similare, ne-am dat seama rapid că aceasta este deja o practică comună și că permite companiilor gestionează eficient riscurile, legate de parteneriatele lor. Atunci când întocmești o clauză de audit, trebuie să stipulezi reglementare legală accesul la informații ale terților, de exemplu, respectarea regimului secretului comercial, nuanțe de prelucrare a datelor cu caracter personal etc.

Șef departament vânzări: responsabilități și funcții

Dacă un partener, în ciuda faptului că este interesat de afacere, nu este de acord cu verificarea în mod voluntar, acesta este un semn rău. O astfel de contraparte va trebui tratată mai mult și mai atent decât de obicei. Dacă firma are angajați care supraveghează securitate economică, Departamentul legal- aceasta este o meserie pentru ei, iar șeful departamentului de vânzări ar trebui să-i avertizeze despre probabilitatea unui audit mai profund decât de obicei. Cu toate acestea, dacă astfel de servicii nu sunt furnizate în companie și este totuși necesar să asigurați partenerii, atunci verificați informațiile despre potențiala contraparte (posibile întrebări la care ar trebui să aveți un răspuns, vezi Figura 1), analizați-vă cooperarea în special riscuri nedorite (vezi figura 2).

1. Potrivit Hotărârii Guvernului nr. 438 din 19 iunie 2002 „Cu privire la Registrul unificat de stat entitati legale„și clauza 2 din Anexa nr. 1 la ordinul Ministerului Fiscal al Federației Ruse nr. GB3-12/309 din 27 noiembrie 1998 „Procedura și condițiile de atribuire, aplicare, precum și modificarea numărului de identificare a contribuabilului ", toți parametrii de înregistrare trebuie să conțină o sumă de control.

Ce trebuie verificat

Nimeni nu-ți cunoaște afacerea mai bine decât tine. Stabilește de ce ți-e frică, începând cu cel mai rău coșmar al tău și terminând cu situații necritice în care pur și simplu nu vrei să te regăsești. Introdus? Cele mai multe dintre ele implică riscul unei pierderi financiare, nu-i așa? Prin urmare, din punct de vedere strategic, verificarea contrapărții ar trebui să acopere cel puțin trei domenii cheie - solvabilitatea financiară (pentru a evalua capacitatea contrapărții de a-și îndeplini obligațiile din contract), prezența legăturilor cu angajații dvs. (pentru a preveni furtul coluziv), reputația contrapărții și toate circumstanțele pe care aceasta le ascunde cu încăpățânare (pentru a dezvălui semne de fraudă planificată).

De exemplu, doriți să înțelegeți dacă furnizorul este capabil să își îndeplinească obligațiile de a construi o stație de motorină la timp. Să identificăm principalele riscuri și metode de verificare.

Principalele zone de risc sunt realitatea intențiilor partenerului de a-și îndeplini obligațiile (și chiar intenționează să construiască ceva după ce a primit un avans?), probabilitatea fraudei (de exemplu, dacă nu plătește sistematic impozite sau se complace la dublu). conturi, acest lucru vă va afecta cel mai probabil), probabilitatea riscurilor nedezvăluite (apariția unor circumstanțe care pot afecta negativ capacitatea partenerului de a-și îndeplini obligațiile, de exemplu, prezența unor dispute economice și administrative).

Când verificați o companie, ar trebui să studiați datele contrapărții (pentru o listă a surselor disponibile publicului, consultați tabelul), experiența proiectelor finalizate, reputația pe piață, biografia profesională a proprietarilor sau angajații cheie, disponibilitatea infrastructurii necesare lucrărilor. Trebuie evaluat și modelul de afaceri al contrapărții în sine: dacă implică externalizarea sau folosește forța de muncă a angajaților cu normă întreagă. Acest lucru va permite nu numai evaluarea calității contractului, ci și găsirea unei oportunități de reducere a prețului acestuia. Poate că compania nu produce produsul sau serviciul pe care ați acceptat să-l furnizați, ci pur și simplu acționează ca intermediar pentru revânzare. Apoi trebuie să înțelegeți dacă creează valoare adăugată. Dacă nu, este mai înțelept să refuzi contractul și să găsești un furnizor direct.

Stocarea și utilizarea datelor personale: 3 mituri periculoase

Dacă trebuie să faceți o verificare mai profundă (pentru conexiuni ascunse, riscuri politice, analiză a sistemului decizional al companiei) - decideți în funcție de circumstanțe, în funcție de contextul relației propuse.

De exemplu, dacă vă este frică de riscurile de fraudă din partea angajaților, colectați informații despre aceștia (adrese, numere de telefon, informații despre rude 1) și comparați-le cu datele potențialelor contrapărți. Prezența oricărei conexiuni personale poate fi un semnal că unul dintre cele mai comune tipuri de fraudă se dezvoltă - retragerea activelor prin Compania SHELL sau termeni de parteneriat non-comercial (inclusiv retrageri).

1 Aceste acțiuni trebuie să fie consecvente lege federala din 27 iulie 206 Nr. 6 152-FZ „Cu privire la datele personale”

Partea inversă

Atunci când verificați o companie, ar trebui să evaluați și riscurile unui astfel de audit. De exemplu, cerințele excesive privind puritatea istoriei unei companii pot speria un furnizor potențial profitabil și respectabil. În Rusia, din păcate, puțini oameni reușesc să conducă o afacere absolut pură, albă, de la zero până la prosperitate. Prezența unora probleme minoreîn istoria companiei, de exemplu, o amendă din cauza depunerilor premature la Fondul de pensii, cu greu poate fi considerată o bază pentru neîncredere. Poate că compania nu a putut trimite datele la timp din motive obiective, cum ar fi boala unui angajat. Serviciul de securitate va evalua probabil această împrejurare nesemnificativă în orice caz nu în favoarea companiei inspectate. Iar sarcina managerului este de a-și asuma responsabilitatea și de a clasifica astfel de riscuri ca fiind nesemnificative.

Contract de servicii: greșeli frecvente

Există o probabilitate mare de a evalua incorect riscurile prezentate de anumiți angajați dacă nu există o înțelegere completă a motivelor și circumstanțelor. Judecă singur, managerul furnizorului tău este un tânăr onest, educat, care muncește din greu pentru a-și construi o carieră. Comunicarea cu angajatul dvs. din departamentul de achiziții și stabilirea de relații personale cu acesta este responsabilitatea lui directă a locului de muncă.

Cum poate un cec să prevadă că fiica lui s-ar putea îmbolnăvi și că va avea nevoie de bani pentru o operație, pe care o va retrage (sau o va exclude complet pentru el însuși această posibilitate) din compania dumneavoastră, convenind cu angajatul dumneavoastră asupra unor conturi duble? Și este întotdeauna rău dacă angajatul tău a implicat compania rudei sau fostului său partener în tranzacție? Poate că acest lucru a fost făcut doar din bune intenții, din dorința sinceră a companiei de a găsi un partener care a fost deja testat și cu siguranță nu vă va dezamăgi.

Legalitate

Un conflict în zonă poate deveni, de asemenea, un risc semnificativ pentru dvs. în timpul unui audit. legea informatiei când este încălcat echilibrul dintre protecția drepturilor omului și protecția drepturilor legale ale terților. Verificarea conexiunilor cu contrapartea dvs indivizii(și acest lucru este inevitabil), acumulezi datele lor personale.

În ceea ce privește informațiile colectate, problema legalității primirii acestora, precum și a legalității scopului pentru care sunt colectate, este întotdeauna relevantă. Într-o relație categorii individuale informații pot exista regimuri juridice speciale (informații despre viața privată și de familie, secret comercial, secret profesional, secret de stat etc.).

Conturi de încasat de la contrapărți: cum să vă recuperați banii

Al treilea risc, nu mai puțin serios, care, din păcate, trebuie adesea înfruntat, este posibilitatea în timpul unui audit de a atinge informații despre dacă contrapartea dvs. are legături în lumea criminală sau o resursă administrativă nepublicată. Fiți siguri că arsenalul „acoperișului” va fi folosit în mod activ împotriva dvs. în cazul oricărui conflict. Și cel mai probabil - chiar înainte de a se produce, deoarece „acoperișul” va afla foarte repede despre efectuarea inspecțiilor împotriva companiilor sale.

Verificați mii

Dacă numărul de contractori pe care îi are compania dumneavoastră nu este de zece sau chiar de o sută, ci de mii sau chiar zeci de mii, metodele software de analiză a informațiilor devin cheie la verificarea acestora.

Contractorii nu plătesc: metode dure de a trata debitorii

Puteți afișa automat contrapărțile care, în opinia Federalului serviciul fiscal, înregistrată la adrese de înregistrare în masă. Sau cei a căror adresă de înregistrare nu se potrivește cu adresa declarată, dar se potrivește cu adresa angajatului pe care l-ați concediat acum câteva săptămâni în mod prost. Sau vedeți că trei companii afiliate participă la licitație angajaţii generali, ale căror rude sunt rude cu colegii tăi. Probabil cel mai valoros lucru sunt instrumentele de vizualizare care vă permit să afișați rapid, ușor și clar structuri complexe plină de pericol.

Nu un scop în sine

Pentru ca la încheierea fiecărei noi tranzacții să nu fie nevoie să se evalueze procedura și profunzimea verificării necesare în documentele interne ale companiei (regulamente, reglementări), este recomandabil să se determine succesiunea acțiunilor serviciilor de securitate și procedura de evaluare. rezultatul verificărilor în funcție de tipul și prețul unei anumite tranzacții.

Verificarea unei contrapărți nu este valoroasă în sine. Totul depinde de modul în care îi folosiți rezultatele. Puteți renunța la relație, clarificați probleme controversateîn negocieri, cerere Informații suplimentare sau structura relația în așa fel încât să se obțină instrumente suplimentare pentru controlul riscului identificat.

Masa. Surse de informații disponibile publicului

Nume		Descriere
SPARK http://spark.interfax.ru	Toate persoanele juridice și antreprenori individuali, înregistrată în Rusia, Ucraina și Kazahstan.	Înregistrări și informații financiare, căutare în arhive de faliment, hotărâri judecătorești de arbitraj, liste cu furnizori fără scrupule, rapoarte agențiilor de presă.	engleză rusă
Statservice https://spravka.gnivc.ru		Furnizor oficial de companii și informatie financiara, înregistrată de serviciile federale. Execută cereri online.
Prima-inform http://search.prima-inform.ru	Toate persoanele juridice și întreprinzătorii individuali înregistrați în Rusia.	Acces la informații corporative și financiare înregistrate de agențiile federale, căutare în arhiva hotărârilor judecătorești de arbitraj, liste de furnizori fără scrupule, persoane căutate, identificarea locațiilor de telefoane mobile.
Valaam www.valaam-info.ru	Toate persoanele juridice înregistrate în Rusia.	Verificarea datelor corporative: denumirea companiei, formele de proprietate, adresa, starea (activă sau lichidată), lista datelor modificărilor documentelor de înregistrare. Numele proprietarilor și administratorilor sunt disponibile contra cost. Identificarea adreselor de înregistrare în masă.
Dezvăluire http://www.disclosure.ru		Unul dintre furnizorii oficiali de informații corporative și financiare companiile rusești, producând valori mobiliare. Oferă acces la cea mai mare arhivă de documente divulgate oficial.
„Kommersant” www.kommersant.ru/bankruptcy		Din 2008, este furnizorul oficial de mesaje despre falimentele persoanelor juridice înregistrate în Rusia.
Arhiva deciziilor arbitrale http://kad.arbitr.ru		Arhiva oficială a hotărârilor judecătorești de arbitraj.
Serviciul Federal de Migrație http://services.fms.gov.ru		Verificarea valabilității pașaportului rusesc.
serviciu federal executorii judecătorești www.fssprus.ru		Registrul persoanelor de pe lista de urmăriți, liste cu bunurile sechestrate transferate spre licitație în cadrul procedurii de faliment, liste Vehicul debitori care sunt căutaţi.
"Buletin" înregistrare de stat» http://search.vestnik-gosreg.ru		Arhivă de mesaje de la persoane juridice despre luarea unei decizii de lichidare, reorganizare, schimbare capitalul autorizat, alte mesaje necesare publicării conform legii. Accesul este gratuit.
Serviciul Federal Antimonopol http://rnp-gz.fas.gov.ru		Registrul furnizorilor lipsiți de scrupule. Accesul este gratuit.

Comunicarea regulată cu contrapărțile companiei se dovedește a fi una dintre principalele funcții ale contabililor, care ocupă o cantitate suficientă de timp de lucru. Prin urmare, organizarea clară a fluxului de documente cu contractori externi este foarte importantă.

Ce tipuri de contrapartide exista?

Toate contrapartidele pot fi împărțite în două grupuri: contrapărți de care depindem și contrapărți care depind de noi.

Cu cei care depind de noi, conversația este scurtă - dacă doriți să lucrați cu noi, îndepliniți cerințele noastre pentru executarea și calendarul transferului documentelor primare. Iar dacă cineva nu le îndeplinește, îl putem schimba cu unul mai adecvat.

De cine depindem? În primul rând, de la (fisc, Fond de pensii, serviciu de migrație etc.). În al doilea rând, de la furnizori monopolizați (Gazprom, Căile Ferate Ruse...). În al treilea rând, de la marii cumpărători ai produselor noastre. Nu are sens să dictăm termeni unor astfel de contrapărți. Mai degrabă, dimpotrivă, trebuie să ne adaptăm la cerințele și termenele limită ale acestora.

De ce este atât de important să identificăm contrapărțile preferate?

Să începem cu contrapărțile de care depindem. O listă clară a acestor contrapărți VIP va reduce semnificativ consumul de timp valoros contabil. De regulă, mâncăm cu toată lumea fără discernământ și pierdem timpul cu toată lumea, inclusiv cu cei mai mici

Restul de 90 la sută intră automat în a doua listă. Simți cum îți va scădea volumul de muncă acum?

Cine ar trebui să întocmească lista contrapărților preferate? În niciun caz, această sarcină nu trebuie delegată departamentelor învecinate, de exemplu, directorului departamentului comercial sau de aprovizionare. La urma urmei, atunci aproape toți cei cu care lucrează vor cădea în asta.

Aprobarea listei este apanajul exclusiv al directorului general. Managerul este interesat să mențină lista cât mai scurtă. La urma urmei, cu cât este mai lung, cu atât mai mult timp și, prin urmare, mai mulți bani, aveți dreptul să solicitați un astfel de serviciu VIP.

Cum să organizăm munca cu contractorii care depind de noi

Cu contractorii care depind de noi, totul este simplu. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți atunci când organizați fluxul de documente este să dezvoltați documente de reglementare pentru toate ocaziile și să oferiți acces la acestea. Pentru început, vom introduce ore de birou pentru departamentul de contabilitate și separat pentru contabilul șef. Mai jos este programul fluxului de documente. Avem nevoie de un interval de timp pentru primirea documentelor care să ne fie confortabil. Și asigurați-vă că specificați ordinea de recepție și transmitere.

Iar ultimul punct îl reprezintă reglementările reciproce. Introducem o nouă procedură conform căreia următorul avans nu se plătește dacă cel anterior nu este acoperit de documente corect executate. Toate abaterile de la regulă sunt posibile numai cu un memoriu de la unitatea de supraveghere, avizat de director.

Pentru a identifica rapid abaterile de la regulile stabilite pentru lucrul cu contrapărțile, trebuie să configurați raportarea internă. Este recomandabil să creați mai multe rapoarte simple, fiecare dintre ele va rezolva o problemă. Principalele vor fi un raport privind respectarea graficelor fluxului documentelor, controlul nivelului creanțelor și un raport privind progresul reconcilierii decontărilor reciproce.

În raportul privind respectarea graficelor fluxului de documente, contabilul poate vedea hârtiile care au ajuns cu întârziere sau nu au ajuns încă deloc. Pentru a face imaginea mai clară, merită să evaluați nu numai cantitățile de documente, ci și numărul de documente în sine. De exemplu, nu au fost primite documente în valoare de 500.000 de ruble. Și acesta ar putea fi doar un cont, sau poate 500. Controlul nivelului conturilor de încasat arată avansuri neînchise. Raportul trebuie configurat de către contrapărți, contracte și documente.

Raportul privind progresul reconcilierii reglementărilor reciproce este final, așa că merită să vorbim despre el separat.

Cum să reconciliezi așezările cu un efort minim

Reconcilierea decontărilor reciproce cu contrapărțile trebuie efectuată anual ca parte a inventarierii conturilor contabile, dar o puteți face o dată pe trimestru. Și cu companii cu care se realizează un volum mare de tranzacții - lunar.

Recomand ca partea din raport cu informații despre sume să fie formată din trei coloane: „Sold de decontare (conform datelor noastre)”, „Sold de decontare (conform datelor contrapărții)” și „Diferență de sold”. Linia „Total” din raport vă va permite să evaluați starea procesului de reconciliere în ansamblu. Pentru a face acest lucru, este suficient să comparăm valorile soldului în funcție de compania noastră și soldul conform contrapartidelor noastre.

Cum să îmbunătățiți relațiile cu contrapărțile dacă managerii nu ajută

Pentru a organiza fluxul de documente cu contrapartidele trebuie, in primul rand, sa stabilesti contacte cu departamentul de contabilitate.In nici un caz nu trebuie sa comunici cu managerii unei alte companii! Nu numai că această verigă suplimentară din lanț nu va face decât să crească efectul unui telefon deteriorat, dar va dura și mult mai mult timp pentru a explica de ce avem nevoie.

Și în al treilea rând, discutați cu alte companii într-o manieră prietenoasă și constructivă, evitând expresii vagi precum „așa este cerut de lege” sau „este evident că așa trebuie să procedați”. Este mai bine să furnizați un link către un anumit paragraf al documentului de reglementare. Cu acest stil de comunicare, înțelegerea reciprocă poate fi realizată mult mai rapid.

P. Menşikov,
expert în reinginerie servicii contabile