Mesajul telefonic (vezi Anexa 16) este compilat într-un singur exemplar de cel mult 30 de cuvinte și se transmite telefonic direct de la unitățile structurale. Indică data și ora transferului, numele persoanei care l-a acceptat și l-a transferat. În mesajele telefonice se recomandă evitarea cuvintelor dificil de pronunțat și a frazelor complexe. Dacă un mesaj telefonic este destinat mai multor destinatari, se anexează o listă și numerele de telefon la care este transmis. 6.3. Instrumentele de comunicare prin fax sunt concepute pentru transmiterea și recepția promptă a textelor documentelor; totodată, informațiile transmise și primite prin canalele de comunicare prin fax nu sunt considerate document cu putere juridică (vezi Anexa 15), dacă nu se prevede altfel în acordurile încheiate cu contrapărțile. Obțineți textul integral 6.4.

Instructiuni pentru munca de birou

Nomenclatorul cazurilor este întocmit în fiecare unitate structurală a Departamentului de Stat al TOKG pentru perioada următoare (Anexa 18) și este întocmit în ultimul trimestru al anului curent cu participarea grefierului. Indexul de cazuri al catedrei este format din două numere, scrise cu cratima: primul este indexul unitate structurală(Anexa 3), al doilea este numărul în ordinea cazului. Titlul cauzei (volumul) este o denumire generală scurtă a documentelor depuse în cauză (volumul).

Numărul de volume depuse pe semestru, trimestru sau lună din an, în funcție de volumul documentelor de dependență depuse, este indicat în coloana 3 a formularului. 8.2. Nomenclatoarele de cauze sunt valabile pentru un număr de ani, sunt supuse reformularii și sunt reacordate în cazul unei modificări fundamentale a funcțiilor departamentelor, departamentelor sau structurii.

Cum să porniți administrarea resurselor umane de la zero într-o instituție bugetară?

N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”, din 05.02.2006 N 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor” Federația Rusă", din 27 iulie 2006 N 149-FZ "Cu privire la informații, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor”, din 27 decembrie 2002 N 184-FZ „Cu privire la reglementările tehnice” (modificată la 1 decembrie 2007), din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” ( modificat la 13.05.2008) (în continuare - Legea N 125-FZ); - Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 N 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse” (ca modificat la 11 decembrie 2002); - Partea 4 a Codului civil al Federației Ruse; - Rezoluții Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 N 1268 „Cu privire la eficientizarea producției, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formelor cu reproducerea Emblemei de Stat a Federației Ruse” (modificată la 14 decembrie 2006), din 17 iunie 2004 N 290 „Cu privire la Agenția Federală de Arhive” (editat)

Organizarea muncii de birou într-o instituție bugetară

Actul poate fi semnat de funcționarul interimar indicând funcția și numele de familie actual. În acest caz, nu este permis să puneți pretextul „Pentru”, semnat manual „Deputat”. Sau o bară înainte de titlul postului. 5.4. Documentul este aprobat de un oficial (funcționari) sau un document special eliberat.

Important

La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de aprobare trebuie să fie compusă din cuvântul APROBAT (fără ghilimele), titlul funcției persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării. Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel. Obțineți textul integral 5.5. La aprobarea unui document prin ordin, decizie, protocol, stampila de aprobare este formata din cuvantul APROBAT (fara ghilimele), denumirea actului de aprobare in cazul nominativ, data si numarul acestuia.

Fundamentele statului

Trecerea, luarea în considerare și executarea documentelor se certifică prin semne la primire, înregistrare, direcție, ordine de executare, control, transfer, trecere la arhivă. Toate mărcile sunt datate și semnate, semnătura este descifrată. 2.1.4. Organizarea fluxului de documente în cadrul departamentelor GBUC TOKG este atribuită șefului de departament, sub responsabilitatea sa personală.
2.1.5. Director al GBUC TOKG în virtutea atribuțiilor care i-au fost atribuite responsabilitatile locului de munca are dreptul de a semna toate documentele implicate în fluxul documentar al instituției. Persoanele care au dreptul să semneze documente de plată pentru plăți fără numerar prin instituții de credit sunt identificate în modelul de carduri de semnătură. Distincția dreptului de a semna documente în Instituția de Tocografie a bugetului de stat între director și director adjunct pt. probleme generale este dat în Anexa nr. 4.
2.1.6.
Transferarea cauzelor către un alt executor, familiarizarea acestora cu alți funcționari, eliberarea acestora de certificate sau informații cu caracter oficial, copiile documentelor sunt permise numai la instrucțiunile directorului adjunct pentru afaceri generale, care ia măsuri pentru protejarea confidențialității informațiilor și este personal răspunzător pentru protecția lor. 1.8. La concedierea sau absența temporară a unui angajat (vacanță, călătorie de afaceri etc.), toate documentele restante, sigiliile, ștampilele, formularele, echipamentele de birou aflate în posesia acestuia sunt acceptate sub responsabilitatea șefului departamentului și transferate noului numit. angajat sau alt executant cu mențiune obligatorie în cartea contabilă, efectuată în cadrul departamentului. Trecerea documentelor de la o unitate la alta se efectuează conform unei rezoluții motivate a conducătorului unității și este obligatorie conform actului de primire și transfer de cauze prin grefier.

Corespondența pentru expediere este procesată de funcționar în conformitate cu Regulile poștale și trimisă la destinație în aceeași zi. Documentele marcate „Urgent” sunt trimise imediat. 2.5.3. Înainte de a împacheta documentele, funcționarul verifică dacă adresa este scrisă corect, dacă documentul conține numărul, data, semnătura și anexele specificate în acesta.

Documentele executate cu încălcarea cerințelor prezentelor Instrucțiuni și Reguli poștale sunt returnate departamentului pentru revizuire. 2.5.4. Tipul de trimitere a corespondenței (cu sau fără inventar, prin curier, simplu, înregistrat cu un simplu sau prin notificare înregistrată, scrisoare valoroasă, colet poștal, colet, poștă rapidă, comunicare în teren) se stabilește de către șeful secției. Tipul de expediere este notat în cartea de înregistrare a corespondenței de ieșire.

2.5.5. Documentele trimise aceluiași destinatar sunt plasate într-un singur plic.

Instrucțiuni pentru evidența în instituțiile bugetare

Rezultatele lucrărilor comisiei sunt documentate într-un act aprobat de șeful întreprinderii. Funcționarii care au dreptul de a aplica o amendă administrativă Ordinul Arhivei Federale nr. 18*(6) au aprobat lista funcționarilor organelor de administrare a fondului arhivistic autorizate să întocmească protocoale privind abateri administrative, prevăzute la art. 13.20 Codul contravențiilor administrative. Acestea includ: - șeful Rosarkhiv, adjuncții săi; - șefii diviziilor structurale ale Rosarkhiv, adjuncții acestora; - șefii organelor de arhivă ale entităților constitutive ale Federației Ruse, adjuncții acestora; - șefii diviziilor structurale ale organelor de arhivă ale entități constitutive ale Federației Ruse, adjuncții acestora.Acești funcționari pot fi, de asemenea, supuși răspunderii administrative pentru următoarele articolele din Codul contravențiilor administrative RF: - partea 1 art.

Instrucțiuni pentru desfășurarea lucrărilor de birou într-o instituție bugetară

Cerințe pentru pregătirea documentelor" (adoptat și pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 03.03.2003 N 65-st). *(2) "Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. GOST R 51141-98" (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 N 28). *(3) GOST 6.10.4-84. „Sisteme de documentare unificate. Dăruind forță juridică documente pe suporturi informatice și tipograme create prin tehnologia informatică.
Prevederi de bază" (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al URSS din 9 octombrie 1984 N 3549). *(4) Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 N 367 "Cu privire la adoptarea și implementarea Clasificator integral rusesc profesiile lucrătorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare OK 016-94" (ed.
Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește obligația contribuabilului de a asigura siguranța datelor contabile și contabile fiscale și a altor documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor, inclusiv documentele care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor; - Articolul 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ (modificată la 3 noiembrie 2006) prevede obligația organizațiilor de a stoca primare documente contabile, registre contabilitate si situatii financiare pe perioade stabilite in conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai putin de cinci ani.Perioada de pastrare a documentelor se calculeaza de la data de 1 ianuarie a anului urmator celui in care a fost emis documentul.

• inventarul intern al documentelor cauzei;
• fișa de evidență a personalului;
• chestionar;
• autobiografie;
• aplicație pentru un job;
• o copie a actului de identitate;
• o copie a certificatului de asigurare de asigurare de pensie de stat;
• copie TIN;
• Descrierea postului;
• copii ale documentelor de studii;
• caracteristici și scrisori de recomandare;
• declarațiile personale ale angajaților;
• contract de muncă;
• copii ale ordinelor de personal referitoare la acest angajat;
• fișe de certificare;

„Instituțiile de cultură și artă: contabilitate și fiscalitate”, 2007, N 9

Evidența într-o instituție culturală trebuie efectuată în conformitate cu anumite cerințe, pentru nerespectarea a cărui răspundere este prevăzută: organele abilitate pot verifica lucrările cu documente. Să luăm în considerare cadrul de reglementare pentru organizarea muncii de birou într-o instituție de cultură și eventualele sancțiuni pentru încălcarea ordinului actual.

Cadrul normativ și legal pentru organizarea muncii de birou

Organizarea muncii cu documente are ca scop crearea conditii optime pentru toate tipurile de lucru cu documente și include organizarea fluxului de documente (deplasarea unui document din momentul creării sau primirii până la execuție sau expediere), stocarea documentelor și utilizarea acestora.

Fluxul documentelor se referă la mișcarea documentelor într-o instituție din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii. Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Un document este o informație înregistrată pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acestuia.

Documentele oficiale sunt create prin legal sau indivizii, sunt întocmite și certificate în modul prescris. Documentele oficiale includ: manageriale, științifice, tehnice, de producție etc.

Loc important Printre documentele oficiale se numără documentele de management, care stau la baza documentării oricărei instituții de cultură. Componența documentelor de conducere este determinată de competența și funcțiile instituției de cultură, procedura de soluționare a problemelor (unitatea de comandă sau colegialitatea), volumul și natura relațiilor atât în ​​cadrul organizației în sine (structura instituției, numărul și funcțiile). a deputaților etc.) și cu alte organizații (organe superioare, structuri publice etc.). Toate documentele sunt întocmite în conformitate cu cerințele standardelor de stat și, cu excepția documentelor financiare, contabile și contabile și statistice, aparțin sistemului de documentație organizatorică și administrativă.

Atunci când se organizează munca de birou într-o instituție culturală, este necesar în primul rând să se țină cont de următoarele acte normative:

• Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 N 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”;
• legea federală din 27 iulie 2006 N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”;
• Legea federală din 2 mai 2006 N 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor”;
• Legea federală din 27 iulie 2006 N 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”;
• Legea federală din 27 decembrie 2002 N 184-FZ „Cu privire la reglementarea tehnică”;
• Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 N 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse”;
• Legea Federației Ruse din 23 septembrie 1992 N 3520-1 „Cu privire la mărcile comerciale, mărcile de serviciu și denumirile de origine ale mărfurilor”;
• Legea Federației Ruse din 23 septembrie 1992 N 3523-1 „Cu privire la protecția juridică a programelor pentru calculatoare electronice și baze de date”, etc.;
• Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” (denumită în continuare Legea federală N 125-FZ);
• Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 N 1268 „Cu privire la eficientizarea producției, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formularelor care descriu emblema de stat a Federației Ruse”;
• Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 N 290 „Cu privire la Agenția Federală de Arhivă”;
• Ordinul Guvernului Federației Ruse din 21 martie 1994 N 358-R „Cu privire la asigurarea securității documentelor asupra personalului”;
• Ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 8 noiembrie 2005 N 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale” (în continuare - Instrucțiuni standard pentru munca de birou);
• Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, aprobată prin Hotărârea Arhivei Federale din 6 octombrie 2000 (denumită în continuare Lista documentelor standard de management);
• Reglementări aproximative privind comisia permanentă de experți a unei instituții, organizații, întreprinderi, aprobate prin Ordinul Arhivei Federale din 19 ianuarie 1995 nr. 2;
• Lista documentelor standard generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Arhiva Principală a URSS la 15 august 1988;
• Reglementări privind documentele și fluxul de documente în contabilitate, aprobate prin Ordinul Ministerului de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 N 105 (denumite în continuare Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor);
• GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare;
• GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții etc.;
• GOST 6.01.1-87. un singur sistem clasificarea si codificarea informatiilor tehnice si economice;
• GOST 6.10.3-83. Sisteme de documentare unificate. Înregistrarea informațiilor din documente unificate într-un format comunicativ;
• GOST 6.10.4-84. Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază.

De asemenea, în procesul de lucru cu documente sunt utilizate:

1. sisteme de documentare unificate:

• documentatie organizatorica si administrativa;
• documentația financiară, contabilă și de raportare a instituțiilor bugetare;
• raportare și documentare statistică;
• documentatie de munca etc.;

1. Clasificatori ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale:

• Clasificatorul integral rusesc al documentației de management (OKUD);
• Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO);
• Clasificatorul integral rusesc al sectoarelor economiei naționale (OKONKh);
• Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al gradelor tarifare (OKPDTR), etc.;

1. acte juridice departamentale cu caracter normativ și instructiv:

• Ordinul Roskultura din 06.08.2006 N 243 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru munca de birou în aparatul Agenției Federale pentru Cultură și Cinematografie”;
• Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 28 iulie 2006 N 377 „Cu privire la instrucțiunile pentru munca de birou în Ministerul Culturii și Comunicațiilor de masă al Federației Ruse”, etc.

Regulile generale pentru pregătirea documentelor și înregistrarea detaliilor individuale sunt descrise în standardele de stat. În prezent, GOST R 6.30-2003 este în vigoare, care definește:

• alcătuirea detaliilor (elementelor individuale) ale documentelor;
• cerințe pentru pregătirea detaliilor documentului;
• cerințe pentru formulare și documente;
• cerințe pentru producerea, înregistrarea, utilizarea și stocarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, a stemelor entităților constitutive ale Federației Ruse.

În ciuda faptului că GOST R 6.30-2003 reglementează executarea documentelor aparținând numai sistemului de documentație organizatorică și administrativă (comenzi, decizii, protocoale, acte, scrisori etc.), regulile și cerințele prevăzute în standard sunt universale. în natură şi pot fi aplicate pentru prelucrarea altor documente.

Instrucțiunile standard pentru munca de birou, pe baza cărora sunt emise instrucțiuni ale autorităților executive de stat și municipale, includ atât procedura generală de pregătire și executare a documentelor, cât și specificul pregătirii anumitor tipuri de documente: ordine, instrucțiuni. , instrucțiuni, protocoale, scrisori oficiale și alte tipuri de documente. Descrie procedura de înregistrare a documentelor, construcție motoare de căutare pentru lucrări de referință, organizarea controlului asupra execuției documentelor, procedura de întocmire și lucru cu nomenclatorul dosarelor, formarea dosarelor, efectuarea unei examinări a valorii documentelor, înregistrarea dosarelor, întocmirea inventarelor, stocarea promptă a dosarelor și transferarea acestora către depozitare de arhivă. Anexa prevede formulare pentru nomenclatorul cauzelor, un act privind alocarea documentelor pentru distrugere, inventariere etc. Astfel, această Instrucțiune reflectă aproape toate aspectele de organizare a muncii de birou, iar pe baza ei sunt create instrucțiuni de către autorități. administrația locală. De asemenea, poate fi folosit ca bază pentru elaborarea instrucțiunilor pentru managementul biroului unei anumite instituții culturale.

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizaționale<1>reglementează munca cu documentele din arhivă, precum și:

• cerințe pentru nomenclatoarele de cazuri, tipurile acestora, procedura de pregătire, completare și întreținere a acestora (secțiunea 3.4);
• procedura de formare a dosarelor în munca de birou (secțiunea 3.5);
• organizarea și procedura pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor în munca de birou (secțiunea 2);
• procedura de selectare a documentelor pentru distrugere (secțiunea 2.4);
• pregătirea dosarelor pentru transferul în arhivă: înregistrarea dosarelor (numerotare, clasare, design suplimentar de copertă etc.), întocmirea inventarelor, transferul în arhivă (secțiunile 3.6 și 3.7).

<1>Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor au fost aprobate prin Decizia Consiliului de Administrație al Rosarhiv din 02/06/2002.

Pentru instituțiile de cultură care nu transferă documente în depozitul de stat, ci le păstrează acasă, Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor stau la baza organizării arhivei acestora.

Perioadele de păstrare a documentelor

Cerințe generale la păstrarea, achiziționarea, înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă sunt determinate de art. Artă. 16 - 20 din Legea federală N 125-FZ.

În prezent, documentele sunt stocate în conformitate cu termenii reglementați de legislația arhivistică în Lista documentelor standard de gestiune, Lista documentelor tipizate generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, indicând perioadele de păstrare, cu modificările și completările ulterioare, art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse și art. 17 Legea federală N 129-FZ<2>.

<2>Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Perioada de păstrare a documentelor se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care a fost eliberat documentul. Potrivit cerințelor art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, păstrarea documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor, precum și documentele care confirmă veniturile primite și cheltuielile efectuate și impozitele plătite, trebuie să fie asigurată timp de patru ani.

Perioadele de pastrare a carnetelor de munca sunt stabilite in clauza 43 din Regulile de pastrare si pastrare a carnetelor de munca, intocmirea formularelor de carnet de munca si furnizarea acestora catre angajatori.<3>: carnetele de muncă și duplicatele cărților de muncă care nu au fost primite de salariați la concediere sau în cazul decesului unui salariat de către rudele sale apropiate se păstrează timp de doi ani în serviciul de personal al organizației separat de celelalte carnete de muncă. După perioada specificată, cărțile de muncă nerevendicate sunt stocate în arhivele organizației timp de 50 de ani și apoi sunt supuse distrugerii în modul prescris.

<3>S-au aprobat regulile pentru menținerea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 „Cu privire la cărți de muncă".

Lista documentelor standard de management definește următoarele perioade de stocare pentru fiecare persoană documente primare, în special:

• conturile personale ale salariaților - 75 de ani (clauza 153);
• documente (acte, informații, corespondență) privind decontările și recalculările reciproce între organizații - cinci ani (clauza 151);
• documente primare și anexe la acestea care au înregistrat fapta unei tranzacții comerciale și au stat la baza înregistrărilor contabile (inclusiv numerar, documente bancare, bancnote de cecuri bancare, comenzi, acte de acceptare, livrare, radiere de bunuri și materiale, chitanțe, taloane pentru acestea, facturi, facturi, rapoarte de avans etc.) - cinci ani, iar în cazul unor litigii, neînțelegeri, cauze de anchetă și judiciare, acestea se păstrează până la pronunțarea unei hotărâri definitive (clauza 150);
• documente pentru eliberare salariile, beneficii, taxe, asistență financiarăși alte plăți - cinci ani, iar în lipsa conturilor personale - 75 de ani (clauza 155);
• împuterniciri pentru a primi sume de bani și bunuri bunuri materiale, inclusiv împuternicirile revocate, - cinci ani, iar în caz de dispute, neînțelegeri, cauze de anchetă și judiciare, acestea se păstrează până la pronunțarea unei hotărâri definitive (clauza 155);
• documente (protocoale, acte, calcule, concluzii) privind reevaluarea mijloacelor fixe, evaluarea valorii proprietății organizației - în mod constant (clauza 166);
• documente (acte, extrase bancare, extrase de cont, calcule, corespondență) privind cheltuielile de amortizare - cinci ani (clauza 167).

Pregatirea documentelor si dosarelor pentru depozitare permanenta sau temporara

Cazurile completate cu acte după încheierea anului calendaristic (sau perioada în care au fost constituite) trebuie procesate și înregistrate.

Înainte de depunerea dosarelor, dacă este necesar, se efectuează o sistematizare suplimentară a documentelor. Pentru a face acest lucru, documentele sunt scoase din dosare și plasate în ordine cronologică, adică în ordine inversă celei care s-a dezvoltat în activitatea curentă de birou (la începutul cazului - deasupra - cel mai vechi document este situat, la sfârșit - cel mai târziu). Totodată, se verifică duplicarea documentelor, aparținând unei anumite perioade cronologice și se confiscă un anumit caz, ciorne, copii suplimentare etc.

Înregistrarea cazurilor (completă sau parțială) se realizează în funcție de perioadele de păstrare a cazurilor specificate în nomenclator sau stabilite de comisia de experți a organizației. Cazurile de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt supuse înregistrării complete. Parțial (incomplete) - fișiere de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv). Înregistrare completă cazurile includ:

• numerotarea foilor;
• intocmirea unei scrisori de certificare;
• întocmirea unui inventar intern al documentelor (dacă este necesar);
• legarea sau arhivarea;
• designul copertei.

În cazul înregistrării parțiale, este permisă depozitarea dosarelor în liane, să nu se efectueze sistematizare suplimentară a documentelor, să nu numeroteze foile și să nu se întocmească note de certificare.

Transferarea cazurilor în arhivă și distrugerea documentelor

La sfarsitul anului de birou se intocmeste un inventar al tuturor dosarelor de depozitare permanente si temporare (peste 10 ani). Inventarele sunt coordonate cu instituțiile arhivistice numai de acele organizații care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat.

Pentru a efectua o examinare a valorii documentelor, în fiecare instituție se formează o comisie permanentă de experți, a cărei componență este aprobată prin ordin al șefului. Comisionul include de obicei:

• Director adjunct responsabil cu managementul înregistrărilor;
• specialist responsabil cu arhiva instituției;
• specialist în documentație educațională, tehnică și de altă natură etc.

De regulă, directorul adjunct este numit ca președinte al comisiei de experți, iar secretarul instituției este numit ca secretar. Ședințele comisiei se țin la nevoie, dar cel puțin de două ori pe an și sunt documentate în procese-verbale. Comisia de experți este un organ consultativ, deciziile sale sunt aprobate de conducătorul instituției de cultură.

Comisia de expertiză a unei instituții de cultură aprobă anual secțiunile anuale de inventariere a dosarelor de păstrare permanentă. În conformitate cu aceste inventare, documentele instituției specificate sunt primite în arhiva statului.

Pe baza unei examinări a valorii documentelor și a perioadelor de păstrare stabilite, comisia de experți a unei instituții de cultură selectează spre distrugere documentele care nu fac obiectul depozitării. Actele asupra dosarelor supuse distrugerii se întocmesc dacă termenul de păstrare a dosarelor a expirat la 1 ianuarie a anului în care a fost întocmit actul. Dosarele cuprinse în acte se distrug după aprobarea inventarelor dosarelor de păstrare permanentă și a inventarelor dosarelor de personal.

Criteriile pe baza cărora se efectuează examinarea sunt:

• originea (rolul și locul organizației în sistem controlat de guvern, economie, viata sociala societate, semnificația activităților sale, momentul și locul formării documentelor);
• conținutul (semnificația evenimentului, fenomenului, subiectului și faptelor reflectate în documente; semnificația informațiilor consemnate în documente, repetarea acesteia în alte documente; scopul, tipul și varietatea unui anumit document);
• caracteristici externe (autenticitate legală - prezența semnăturilor necesare, sigilii, date, rezoluții, mărci de origine și execuție; caracteristici ale transmiterii textului, starea fizică a bazei materiale a purtătorului de informații, modalitatea de transmitere a informațiilor).

Obiectele de examinare ale comisiei de experti sunt:

• o listă anuală a cazurilor;
• inventarierea dosarelor de depozitare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani);
• acte de anulare a documentelor;
• modificarea perioadelor de păstrare a documentelor stabilite prin liste standard și departamentale de documente (măreșterea perioadelor), precum și stabilirea perioadelor de păstrare a documentelor care sunt unice acestei organizații și nu sunt prevăzute în liste;
• documente de reglementare pentru a îmbunătăți munca de birou.

Protocoale ale comisiei de experți privind coordonarea (aprobarea) nomenclatorului dosarelor, inventarelor dosarelor de depozitare permanentă și asupra personalului, privind stabilirea perioadelor de păstrare a documentelor neprevăzute de listele actuale ale Rosarkhiv, acte privind alocarea documentele pentru distrugere se aprobă de către directorul unei instituții de cultură numai după coordonarea acestora cu serviciile organului arhivistic de resort. În organizațiile care nu transferă documente în arhiva statului, actele privind alocarea documentelor în vederea distrugerii sunt luate în considerare numai după ce secțiunile anuale ale inventarelor de depozitare permanentă și personal au fost întocmite și aprobate de directorul instituției de cultură.

Responsabilitate pentru organizarea stocării documentelor

Responsabilitatea pentru organizarea depozitării documentelor instituției, inclusiv a documentelor contabile primare, revine conducătorului instituției de cultură. Contabilul-șef este, de asemenea, responsabil pentru siguranța documentelor contabile primare, a registrelor contabile și a situațiilor financiare.

Documentația poate fi pierdută ca urmare a dezastrelor naturale sau a acțiunilor ilegale ale terților. Dacă documentele sunt pierdute ca urmare a acțiunilor ilegale ale cuiva (de exemplu, furtul), atunci acest fapt trebuie confirmat de agențiile de aplicare a legii. Pierderea documentelor ca urmare a dezastrelor naturale este, de asemenea, documentată de autoritățile competente. În cazul unui incendiu, acesta poate fi un certificat de la autoritățile de control la incendiu.

În cazul pierderii documentelor contabile primare, șeful organizației, în conformitate cu clauza 6.8 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor, numește prin ordin o comisie care să cerceteze cauzele pierderii.

Lipsa documentelor primare care să justifice finalizarea oricărei tranzacții comerciale, în conformitate cu art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse se referă la încălcări grave ale regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor, ceea ce înseamnă absența documentelor primare, sau a facturilor sau a registrelor contabile, sistematice (de două sau de mai multe ori pe parcursul unui an calendaristic) prematur sau reflectare incorectă în conturile contabile și în raportarea tranzacțiilor comerciale, Bani, imobilizari corporale, imobilizari necorporale si investitii financiare contribuabil.

Pentru încălcări grave, organizației pot fi aplicate următoarele sancțiuni în conformitate cu art. 120 Cod fiscal al Federației Ruse:

• dacă încălcarea este comisă într-o perioadă fiscală - o amendă de 5.000 de ruble. (clauza 1);
• dacă încălcările sunt comise în mai mult de o perioadă fiscală - o amendă de 15.000 de ruble. (clauza 2);
• dacă încălcarea a dus la o subestimare a bazei de impozitare - o amendă în valoare de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble. (clauza 3).

În conformitate cu art. 111 din Codul fiscal al Federației Ruse, o persoană nu este supusă răspunderii pentru săvârșirea unei infracțiuni fiscale dacă se stabilește că comiterea unui act care conține semne ale unei infracțiuni fiscale s-a datorat unor circumstanțe extraordinare și insurmontabile. Aceste împrejurări sunt stabilite prin prezența unor fapte general cunoscute, a publicațiilor în mass-media și a altor mijloace care nu necesită mijloace speciale de probă. De exemplu, nu sunt considerate circumstanțe forță majoră incendiu, cu excepția cazului în care se constată că obiectul ars nu era dotat cu alarma de incendiu necesară, echipament de stingere a incendiilor etc.

Responsabilitatea pentru nepăstrarea documentelor de către funcționarii organizației este stabilită și în art. 27 din Legea federală N 125-FZ: persoanele juridice, precum și funcționarii și cetățenii vinovați de încălcarea legislației privind afacerile de arhivă din Federația Rusă poartă răspundere civilă, administrativă și penală; stabilit prin lege RF.

Distrugerea documentelor fără respectarea perioadelor de păstrare a acestora este ilegală și atrage răspunderea administrativă. În conformitate cu art. 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse stabilește sancțiuni administrative pentru încălcarea regulilor de depozitare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor sub forma unui avertisment sau impunerea unei amenzi administrative asupra cetățenilor în valoare de la unu la de trei ori salariul minim; pentru funcționari - de la trei până la cinci ori salariul minim. Cazurile de abateri administrative prevazute la art. 13.20, în conformitate cu partea 3 a art. 23.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse sunt luate în considerare de magistrați.

Potrivit art. 5 din Legea federală N 82-FZ<4>Suma de bază utilizată pentru calcularea amenzilor, a cărei valoare în conformitate cu legislația Federației Ruse este determinată în funcție de salariul minim, este în prezent de 100 de ruble.

<4>Legea federală din 19 iunie 2000 N 82-FZ „Cu privire la salariul minim”.

Răspunderea administrativă în temeiul art. 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse se aplică pentru încălcarea gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare, precum și a procedurii și termenilor de stocare a documentelor contabile sub forma aplicării unei amenzi administrative funcționarilor din suma de la 20 la 30 de salarii minime.

De asemenea, a fost stabilită răspunderea pentru încălcarea ordinii de prezentare. raportare statistică, inclusiv din cauza pierderii documentelor. În conformitate cu art. 3 din Legea Federației Ruse din N 2761-1<5>instituțiile compensează, în conformitate cu procedura stabilită, daunele aduse organismelor de statistică apărute în legătură cu necesitatea corectării rezultatelor raportării consolidate la prezentarea datelor denaturate sau încălcarea termenelor de depunere a rapoartelor.

<5>Legea Federației Ruse din 13 mai 1992 N 2761-1 „Cu privire la răspunderea pentru încălcarea procedurii de transmitere a rapoartelor statistice de stat”.

Persoanele juridice, sucursalele și reprezentanțele acestora, cetățenii implicați activitate antreprenorială fara educatie entitate legală, sunt obligați să îl prezinte la Rosstat, organele teritorialeși organizațiile aflate sub jurisdicția sa, precum și alte autorități executive federale responsabile pentru implementarea programului federal de activitate statistică, organele lor teritoriale și organizațiile subordonate informațiile statistice necesare pentru realizarea observatii statistice, conform formelor de observare statistică de stat gratuită.

Principalele cerințe la prezentarea acestor informații sunt caracterul complet, fiabilitatea și promptitudinea. Compoziția și metodologia de calcul a indicatorilor, gama de entități care transmit informații statistice, adresele, termenii și metodele de prezentare a acestora, care sunt indicate pe formularele de observare statistică de stat și în instrucțiunile de completare a acestora, sunt obligatorii pentru toate entitățile raportoare. .

Informațiile statistice privind formele de observare statistică de stat pot fi prezentate de către entitățile raportoare direct sau transmise prin reprezentanții acestora, transmise în formularul trimitere poștală cu o descriere a atașamentului sau transmis prin canale de telecomunicații. Data depunerii informațiilor statistice conform formelor de observare statistică de stat este data expedierii trimiterii poștale cu inventarierea conținutului sau data trimiterii acestuia prin canale de telecomunicații sau data transmiterii efective conform dreptului de proprietate.

Prezentarea informațiilor statistice nesigure este considerată a fi reflectarea incorectă a raportării datelor statistice sub formele de observație statistică de stat din cauza unei încălcări instrucțiunile curente la completarea formularelor de observare statistică de stat, erori aritmetice sau logice. Entitățile raportoare care au transmis informații statistice inexacte, în cel mult trei zile de la descoperirea acestor fapte, transmit informații statistice corectate organelor și organizațiilor teritoriale din subordinea Rosstat și altor organisme și organizații specificate în partea de adresă a formularelor, cu copii ale documente care conțin justificarea efectuării corecțiilor.

La identificarea autoritățile federale autoritățile executive responsabile pentru punerea în aplicare a programului federal de activitate statistică și organele lor teritoriale de fapte de încălcare a procedurii de transmitere a informațiilor statistice necesare pentru efectuarea observațiilor statistice de stat, transmiterea de informații statistice nesigure, pot face, dacă este necesar, propuneri către Rosstat și organele sale teritoriale pentru a-i aduce pe contravenienți la răspundere administrativă.

Răspunderea administrativă pentru încălcarea procedurii de prezentare a informațiilor statistice este determinată de art. 13.19 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, conform căruia încălcarea de către un funcționar responsabil cu prezentarea informațiilor statistice necesare pentru efectuarea observațiilor statistice de stat a procedurii de prezentare a acesteia, precum și prezentarea de informații statistice nesigure, implică aplicarea unei amenzi administrative de la 30 la 50 de ori salariul minim (adică de la 3000 la 5000 rub.).

A.Bethlehemsky

director

Centrul Nijni Novgorod

economia educaţiei

Dispoziții generale

ÎN conditii moderne management eficient imposibil fără o muncă de birou clar organizată. Un document bine scris și executat este un indicator al culturii manageriale. Ignorarea regulilor acceptate pentru munca de birou și a cerințelor pentru documente reduce eficiența managementului și duce la erori manageriale și juridice.

Organizațiile educaționale organizează și desfășoară munca de birou pe baza instrucțiunilor adecvate elaborate în conformitate cu reglementările în vigoare și documentele metodologice din domeniul muncii de birou.

Scopul elaborării instrucțiunilor pentru munca de birou este de a îmbunătăți, pe o bază metodologică unificată, suportul documentar al managementului și de a crește eficiența acestuia prin unificarea documentelor de management și a tehnologiei de lucru cu acestea.

Instrucțiunile sunt dezvoltate în conformitate cu GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (aprobată prin ordin al lui Rosstandart din 8 decembrie 2016 N 2004-st) și alte acte normative de reglementare șidocumente metodologiceîn domeniul organizării muncii de birou şi a documentelor şiconține cerințe pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente. Uniformitatea regulilor de documentare la toate nivelurile de conducere este asigurată prin utilizarea de Sistemul de stat suport de documentare pentru management și sisteme de documentare unificate.

Prevederile Instrucțiunii se aplică atât muncii tradiționale de birou, cât și organizării muncii cu documente electronice.

Responsabilitate pentru organizarea muncii de birou, conformitate regulile stabilite iar procedura de lucru cu documentele într-o organizație de învățământ este atribuită managerilor acestora. Șeful organizației de învățământ numește o persoană responsabilă cu evidența, care se asigură că documentele sunt înregistrate și prelucrate prin termenele limită, informează conducerea despre stadiul implementării acestora. Atunci când există un flux semnificativ de documente, se creează un serviciu de management al biroului - o unitate structurală (birou, departament, divizie, grup), căreia i se încredințează funcțiile de management al biroului.

Responsabilitatea pentru organizarea muncii de birou în diviziile structurale ale unei organizații educaționale revine managerilor acestora, care îi determină în mod independent pe cei responsabili pentru munca de birou din departamentul lor.

Drepturile și responsabilitățile angajaților responsabili cu păstrarea evidenței sunt înregistrate în acestea descrierea postului si regulamentele de service.

Structura instrucțiunilor pentru munca de birou într-o organizație educațională

Structura instrucțiunilor pentru munca de birou într-o organizație educațională este următoarea:

I. Prevederi generale

II. Documentatia organizatiei

III. Reguli pentru pregătirea documentelor

3.1. Cerințe generale pentru crearea documentelor

3.2. Înregistrarea detaliilor documentului

3.3. Formulare de documente

IV. Reguli pentru întocmirea și executarea anumitor tipuri de documente

4.1. Ordin

4.2. Rezoluţie

4.3. Ordin

4.4. Regulamente, reguli, instrucțiuni

4.5. Protocol

4.6. act

4.7. Scrisori de serviciu

V. Caracteristici ale proiectării și transmiterii de faxuri, mesaje telefonice și e-mailuri

VI. Prelucrarea documentelor primite și expediate

VII. Motoare de căutare

VIII. Calculul volumului fluxului de documente

IX. Controlul execuției documentelor

X. Munca interpreților cu documente

XI. Întocmirea listelor de cazuri

XII. Formarea cazurilor

XIII. Examinarea valorii documentelor

XIV. Înregistrarea cazurilor

XV. Intocmirea inventarelor de cazuri

XVI. Depozitarea promptă a documentelor și dosarelor

XVII. Transferul dosarelor și documentelor în arhivele organizației

XVIII. Transferul dosarelor și documentelor organizației pentru stocare înstat (municipal)Arhiva

Anexa nr. 1. Detalii de bază ale cardului de înregistrare și control

Anexa nr. 2. Reguli de completare a detaliilor de bază ale cardului de înregistrare și control

Anexa nr. 3. Forma unui rezumat aproximativ al fluxului de documente al organizației

Anexa nr. 4. Reglementări privind comisia permanentă de experți a organizației

Anexa nr. 5.Reglementări privind arhiva organizației

Notă. Text complet instrucțiunile pentru munca de birou într-o organizație educațională pot fi descărcatede pe site (secțiunea „Documente”, subsecțiunea „Managementul unei organizații educaționale”).

Standardul stabilește componența și procedura de pregătire a detaliilor documentelor și cerințele pentru formularele de documente.Deși cerințele GOST R 7.0.97-2016 nu sunt strict obligatorii pentru utilizare și sunt de natură consultativă, abordările unificate ale documentației nu numai că simplifică procesul de pregătire a documentelor, ci și îmbunătățesc semnificativ percepția și înțelegerea acestora de către angajații organizației și destinatari externi.

În organizațiile educaționale mici, acesta este, de regulă, secretarul șefului organizației.

Alte articole conexe

• Instrucțiuni pentru munca de birou la școală
• Munca de birou la scoala
• Ce ar trebui să știe șeful unei organizații educaționale despre o abordare sistematică a soluționării problemelor și teoria luării deciziilor de management
• Managementul organizațiilor educaționale: influența grupurilor informale asupra calității și productivității muncii
• Fundamentele managementului pentru șefii organizațiilor educaționale: luarea deciziilor ca componentă principală a funcției de management

1. Instrucțiuni

   1.2. Instrucțiuni instrucțiuniDemunca de birou municipal educational, educativ instituţiilor ...

2. Guvernatorul Teritoriului Khabarovsk, ordinul nr. 491 din 11 august 2006, privind aprobarea instrucțiunilor pentru munca de birou în aparat

   Instrucțiuni

   1.2. Instrucțiuni proiectate în conformitate cu Standardul instrucțiuniDemunca de birouîn... obiecte transferate la municipal proprietate etc.); PLANURI... educational, educativ- îmbunătățirea sănătății și a sanatoriului instituţiilor ...

3. Instrucțiuni model de organizare a protecției instituțiilor de învățământ împotriva amenințărilor teroriste și a altor atacuri cu caracter extremist

   Instrucțiuni

   ... munca de birou. Disponibilitate în educationalinstituţie următoarea documentaţie: - dispoziţii privind organizarea securităţii şi protecţiei educationalinstituţiilor; - instrucțiuniDe control acces în educationalinstituţie ...

4. Cerințe de bază pentru întocmirea instrucțiunilor pentru munca de birou în organizații; recomandări metodologice

   Instrucțiuni

   ... InstrucțiuniDemunca de birou in organizatii. Pliantul este destinat angajaților arhivelor de stat, municipal autorităţile arhivistice şi instituţiilor... calitate cadrul de reglementare V Instrucțiuni(în special educational organizații) poate...

5. Gaou dpo „saripkipro” recomandări metodologice pentru certificarea personalului didactic din instituțiile de învățământ de stat și municipale

   Instrucțiuni

   6. Aproximativ program de auto-studiu De"Pedagogie"... instrucțiuni...Bine munca de birou ... De efectuarea certificării profesori guvern si municipaleducationalinstituţiilorși directori educationalinstituţiilor ...

Ce este managementul biroului și fluxul de documente (2019)? Tutorial, precum și dicționarul economic modern, definește fluxul de documente ca mișcarea documentelor între compilatori și executanți de-a lungul lanțurilor tehnologice informaționale, făcând posibilă informarea tuturor părțile interesate, aduce la ei deciziile luate, efectuează contabilitate și control. La rândul său, munca de birou reprezintă activitățile de menținere, actualizare și monitorizare a documentației.

Întrucât valoarea informaţiei în lumea modernăși afacerile este dificil de supraestimat, munca de birou a organizației și fluxul de documente joacă un rol important. Adesea, corectitudinea luării deciziilor și rezultatul final depind de claritatea formulării și de viteza cu care sunt procesate lucrările.

Există trei tipuri de flux de documente:

• incoming (intrare in organizatie);
• ieșire (direcționată de la organizație);
• intern (documentație creată și utilizată de angajați în procesul de management).

Etapele muncii

Lucrul cu documente într-o organizație este împărțit în etape.

Pentru intrare:

• recepție și procesare primară;
• revizuire preliminară de către grefier;
• înregistrare;
• luarea în considerare de către conducerea organizației și direcția de execuție;
• controlul executiei.

Pentru ieșiri:

• dezvoltare, proiectare;
• înregistrare;
• expediere.

Pentru intern:

• dezvoltare, proiectare;
• înregistrare;
• prelucrarea, executarea, pregătirea răspunsurilor;
• controlul executiei.

Pentru toți:

• contabilizarea si analiza volumelor fluxului de documente;
• depozitare.

Viteza cu care sunt parcurse etapele depinde direct de corectitudinea documentelor, precum și de standardele de flux de documente aprobate de organizație. Un exemplu de regulament privind fluxul de documente într-o organizație (2019) poate fi descărcat mai jos.

Standardele GOST pentru munca de birou 2019

Cerințele pentru pregătirea documentelor oficiale în prezent sunt formulate în standardul național al Federației Ruse. El s-a schimbat standard de stat Federația Rusă GOST R 6.30-2003.

În opinia noastră, este util să începeți să faceți cunoștință cu GOST pentru munca de birou, studiind terminologia, care este descrisă în detaliu de un alt standard național - (GOST de birou și arhivare), deoarece aceste cunoștințe vor ajuta la înțelegerea și utilizarea corectă a profesioniștilor. vocabular.

Acesta definește conceptele folosite în articol:

1. Documentul este o informație înregistrată pe un suport cu detalii care permit identificarea acestuia.
2. Executarea documentului - punerea pe document a detaliilor necesare.
3. Atributul documentului este un element al designului documentului.

GOST R 7.0.8-2013

Lucrări de birou 2019: noi cerințe pentru documente

Ținând cont de definițiile descrise, să luăm în considerare regulile de întocmire a documentelor oficiale.

Pentru cei care au aflat despre existența unui standard în domeniul muncii de birou din acest articol, o analiză detaliată a secțiunilor GOST va fi utilă. Pentru funcționarii cu experiență, vă sugerăm să vă familiarizați cu modificările care au intrat în vigoare la 01.07.2018 împreună cu.

De remarcat imediat este noua secțiune importantă „Cerințe generale pentru crearea documentelor”, care sistematizează și descrie regulile referitoare la toate tipurile de detalii, inclusiv text:

• numerele paginilor;
• fonturi și dimensiuni de font preferate;
• indentarea paragrafelor;
• cantitatea de spațiere între rânduri, intervalele dintre litere și cuvinte;
• alinierea textului;
• lungimea maximă a liniei pentru dispunerea unghiulară și longitudinală;
• reguli pentru evidențierea textului îngroșat;
• designul paginii de titlu.

Toate modificările au ca scop îmbunătățirea cerințelor. Lista de detalii a fost extinsă pentru a include:

• ștampila de restricție de acces;
• marca despre semnatura electronica;
• denumirea unității structurale - autorul documentului;
• titlul postului celui care a creat documentul.

Unele detalii sunt combinate într-una singură, de exemplu, detaliul „informații de referință despre organizație” poate include nu numai adresa poștală și numărul de telefon, ci și OKPO, OGRN, INN/KPP.

Secțiunea „Înregistrarea detaliilor” a fost completată cu reguli de utilizare a adreselor introductive și a frazelor finale de etichetă, semnături electronice, precum și semnătura persoanei care acționează în calitate de manager.

Exemplu de executare a comenzii conform GOST (2019)