Pentru înregistrare sunt necesare ordine de personal activitatea muncii fiecare angajat dintr-o organizație cu orice statut juridic. În conformitate cu conținutul acestora, departamentul de contabilitate calculează salariile, bonusurile, compensațiile și angajamentele de concediu. În cazul în care un angajat dorește să contracteze un împrumut de la o bancă, împreună cu alte documente, este obligat să furnizeze documente privind activitățile sale de muncă, inclusiv o copie a ordinului de angajare.

Astfel, comenzile de personal reflectă în mod oficial traseul de carieră al angajaților organizației. În procedurile judiciare privind conflictele de muncă, acestea au forță juridică care confirmă una sau alta versiune a litigiului.

Tipuri de comenzi pentru deplasarea personalului

Comenzile pentru personalul care are o perioadă de valabilitate permanentă includ următoarele:

• Despre angajarea la locul principal, part-time, part-time, pe bază de rotație etc.
• Despre circulația angajaților, adică promovarea acestora, transferul în alt departament sau pentru a lucra într-un alt domeniu, modificări ale salariilor etc.
• Despre recompensarea angajaților pentru performanțe ridicate sau performanță bună responsabilități de muncă, cu ocazia unei sărbători profesionale.
• Despre concediere sau reziliere contract de muncă prin acordul părților sau de către după plac angajat sau din alte motive.
• Despre plecarea într-o călătorie lungă de afaceri în străinătate.
• La acordarea concediului de creștere a copilului.
• Despre călătorii de afaceri sau vacanțe asociate cu condiții de muncă dăunătoare și periculoase.

ÎN grup separat Putem distinge comenzile de personal care au o perioadă de valabilitate de până la cinci ani:

• în concediu anual plătit;
• despre călătorii de afaceri pe termen scurt;
• O sancțiuni disciplinare;
• O sărbători etc.

Astfel, organizația acumulează o gamă largă de documente pentru uz zilnic. Aceștia sunt contactați și în cazul unui audit, inspecție sau furnizare unui anumit certificat unui angajat. Pentru a sistematiza și optimiza munca cu documente, pentru a le căuta rapid și a confirma disponibilitatea lor, organizația creează jurnalele de documente, inclusiv cele pentru personal.

Pentru ce este aceasta revista?

Dacă un document este înregistrat într-o organizație, atunci legalitatea acestuia și puterea de producție sunt recunoscute. Înregistrarea se realizează prin atribuirea unui număr unic documentului. Un jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal vă permite să organizați acest tip de documentație într-o organizație, să protejați activitățile companiei de falsificarea comenzilor sau de aprobarea comenzilor intempestive sau emiterea de comenzi retroactiv.

Pentru ca revista sa-si indeplineasca functia, aceasta trebuie sa fie numerotata si dantelata. Documentele aprobate de șeful organizației trebuie consemnate în ordine în jurnal.

Paginile sale nu pot fi eliminate, adăugate, înlocuite sau distruse în niciun fel. În acest scop, revista trebuie să fie dantelă înainte de a o umple, având mai întâi numerotată fiecare pagină.

Șiretul este asigurat cu un formular special, care indică numărul de pagini în denumiri numerice și alfabetice, este aplicată semnătura persoanei responsabile - cel mai adesea, șeful companiei și un sigiliu de nivelul corespunzător. Adică, semnătura persoanei responsabile este asigurată cu un sigiliu pentru documente, semnătura directorului general sau a șefului organizației - cu un sigiliu oficial.

Când este compilat jurnalul și eliberat în procesul de producție?

Deoarece ordinele de contabilitate a personalului se formează din prima zi de funcționare a companiei, acestea trebuie înregistrate într-un anumit mod. Până în prezent nu există cerințe uniforme de înregistrare aprobate la nivel de stat a acestui document , prin urmare, acest format poate fi aprobat printr-un act de reglementare local al organizației, de exemplu, în „Regulamentul privind munca de birou a companiei”.

Există cerințe pentru menținerea comenzilor în sine pentru personal, dar formatul jurnalului de înregistrare a acestora poate fi dezvoltat de specialiștii întreprinderii în mod independent.

Pe de altă parte, puteți cumpăra o revistă gata de utilizare online sau librării. Consultanții HR, pe baza propriei experiențe, s-au dezvoltat format convenabil a acestui document de management și distribuie căi diferite. Totul depinde de nevoile și capacitățile companiei.

Puteți cumpăra o revistă gata făcută:

• dantelat;
• numerotate;
• sigilat;

Vă puteți familiariza cu exemplele recomandate de creare a unei reviste pe paginile de internet ale site-urilor web despre managementul evidenței personalului și, pe baza acestora, să vă dezvoltați propriul format. Cerința principală este faptul că trebuie începută la începutul activităților organizației.

Cine ar trebui să țină acest jurnal?

Întrucât jurnalul de înregistrare a comenzilor de personal este unul dintre principalele documente de arhivă, organizația trebuie să aibă un angajat care este responsabil pentru completarea acestuia. Angajatul responsabil poate fi numit printr-un ordin separat pentru activitatea principală, atribuindu-i responsabilitatea ținerii acestui jurnal. Dar cel mai adesea, această responsabilitate funcțională este prezentată în Descrierea postului Specialist resurse umane, cu care trebuie să se familiarizeze la semnare atunci când aplică pentru un loc de muncă.

Dacă ofițerul de personal care ține un jurnal al documentelor de personal în conformitate cu responsabilități funcționale, merge în concediu lung din orice motiv, este necesar să se încredințeze executarea acestuia functia de lucru unui alt angajat folosind comanda corespunzătoare.

Cerințe de înregistrare

După cum sa menționat mai sus, nu există cerințe legislative uniforme pentru proiectarea unui jurnal pentru înregistrarea documentelor de personal, dar este necesar să se bazeze pe reguli generaleînregistrarea revistelor pentru înregistrarea diverselor documente.

Pagina de titlu conține detaliile organizației, datele de început și de încheiere ale menținerii jurnalului, numărul documentului în conformitate cu nomenclatorul afacerilor din companie, informații despre angajatul responsabil cu menținerea jurnalului și perioada de păstrare (75 sau 5 ani). De asemenea, este necesar să se indice literele care sunt atribuite ordinelor care urmează să fie înregistrate în acest jurnal:

• acesta este un medicament pentru documente care sunt păstrate timp de 75 de ani;
• K - pentru alte acte de personal, dacă sunt înscrise în aceeași carte.

Jurnalul în sine este formatat cu următoarele coloane:

• Număr în ordine. Fiecare intrare separată i-a atribuit propriul număr.
• Data emiterii ordinului.
• Numărul de ordine al personalului.
• Tipul de comandă (angajare, concediere, mutare etc.). Conținutul succint al comenzii (data expedierii într-o călătorie de afaceri, destinație etc.).
• Numele complet al angajatului sau angajaților cărora le-a fost emis ordinul.
• Motivele (nr. al contractului de muncă sau al scrisorii, sau acord suplimentar etc.).

Fiecare pagină poate purta și semnătura persoanei responsabile care a completat-o. Este imposibil să scoateți foile din jurnal; dacă trebuie făcută o corectare, aceasta se face sub următorul număr de ordine și se indică motivul pentru care a fost făcută.

Formularul jurnal electronic

Cu un flux mare de documente în companie și cu o rotație mare a personalului, este foarte dificil să urmăriți mișcarea acestora folosind un astfel de jurnal de hârtie.

Prin urmare, este recomandabil să aveți o formă electronică a acestui document, care grăbește procesul de căutare informatie necesara pentru fiecare angajat individual: câte zile de concediu a luat, ce zile a fost într-o călătorie de afaceri, când și-a luat concediu fără plată etc.

Folosind un formular de document electronic, colectarea acestor informații va fi destul de simplă. Versiunea pe hârtie va trebui revizuită mult timp și foarte atent, iar dacă activitățile angajatului sunt studiate, de exemplu, timp de trei ani, acest proces va dura foarte mult.

Dacă într-o organizație, fluxul de documente de management se realizează folosind programe 1C, atunci toate comenzile sunt înregistrate automat în acesta. De asemenea, puteți crea versiune electronica V excela pentru uz intern. Dacă într-o organizație jurnalul este păstrat inițial în formă electronică, care apoi este tipărită, atunci toate foile tipărite sunt numerotate, cusate și sigilate pentru a fi depuse în arhivă.

Jurnal de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal- acesta este un jurnal în care sunt înregistrate toate comenzile emise pentru personalul organizației.

Jurnalul de comenzi pentru personal trebuie să fie dantelat, numerotat și prins și.

Angajatul serviciului de personal care ține un jurnal al comenzilor pentru personal trebuie să completeze coloanele în conformitate cu textele comenzilor pentru personal.

În prezent, nu există un formular unificat aprobat legal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal, astfel încât organizația are dreptul de a-l dezvolta independent sub orice formă.

Termen de valabilitate Registrul documentelor administrative pentru personal a stabilit art. 258 b Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare (aprobate de Ministerul Culturii Federația Rusă 25.08.2010), și se ridică la 75 de ani și 5 ani.

Pe baza diferitelor perioade de păstrare a jurnalelor, se poate recomanda să existe două jurnale pentru înregistrarea comenzilor pentru personalul din organizație.

Într-o singură revistă cu termen de valabilitate de 75 de ani

• despre mutare;
• despre combinație;
• , pregătire avansată, atribuire de titluri (grade);
• despre schimbarea numelui de familie;
• despre încurajare, recompensă;
• , bonusuri, diverse plăți;
• toate tipurile de concedii pentru angajații cu condiții de muncă grele, vătămătoare și periculoase;
• despre concediul parental;
• în concedii fără plată ( salariile);
• de gardă după profilul activității principale;
• în călătoriile de afaceri pentru lucrătorii cu condiții de muncă dificile, dăunătoare și periculoase.

Într-o altă revistă cu termen de valabilitate de 5 ani comenzi pentru personal precum:

• despre sancțiuni disciplinare;
• despre concedii în legătură cu pregătirea;
• despre datorie;
• despre călătoriile de afaceri interne și externe pe termen scurt.

Este posibilă o împărțire mai detaliată a înregistrării grupurilor de ordine și instrucțiuni de personal. În acest caz, sunt identificate grupuri independente și sunt menținute fișiere de înregistrare separate (reviste diferite).

Cerințe pentru crearea și completarea unui jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Să notăm câteva cerințe pe care trebuie să le cunoașteți atunci când țineți un jurnal al comenzilor pentru personal. Partea din față a jurnalului indică datele de început și de sfârșit ale menținerii acestuia, indexul acestui jurnal conform nomenclatorului cazurilor (dacă există).

Partea din față a jurnalului de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Informații despre angajatul responsabil cu menținerea jurnalului pot fi furnizate pe coperta jurnalului (față sau spate), pe fiecare sau ultima pagină:

Persoana responsabilă cu menținerea jurnalului:

__________________________ __________________________
poziția nume, prenume, patronim

Paginile jurnalului trebuie să fie protejate împotriva confiscării și atașării, pentru aceasta:

foile revistei sunt numerotate, dantelate, sigilate cu sigiliu (ceara de ceară, mastic) iar revista este certificată de șeful departamentului de personal sau de șeful adjunct al organizației pentru managementul personalului sau șeful organizației însuși;

Foile revistei sunt numerotate în ordine și dantelate; pe nodul de șiret al foilor de pe ultima pagină este plasat un autocolant cu ștampila departamentului sau organizației HR. În acest caz, se face o inscripție de certificare pe ultima pagină:

În această revistă este numerotat, dantelat

și sigilat cu ________ foi

Șef departament HR

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Numele, prenumele, patronimul în reviste trebuie să fie indicate în întregime, iar numele postului, specialității, profesiei - în conformitate cu tabelul de personal.

Ștergerea, corectarea sau ștergerea înregistrărilor făcute anterior folosind mijloace corective nu sunt permise.

Dacă totuși este necesar să se facă corecții, atunci intrările greșite sau greșite sunt tăiate cu un rând, astfel încât textul scris anterior să fie lizibil. Se face o nouă intrare în aceeași coloană. Dacă jurnalul are o coloană „Notă”, se face următoarea înregistrare în el:

Corectat în coloana ____

__________________ ______________________
(semnătură) (decriptare semnătură)

"___" ______________20___

Dacă nu există o coloană „Notă” în jurnal, atunci informațiile introduse eronat nu sunt tăiate, dar sub ea se face același marcaj ca în cartea de munca(„Înscrierea nr. ___ din coloana nr. ___ este invalidă”) și sunt indicate informații noi.

Jurnalul este un document intern și nu poate fi transferat angajaților din alte departamente decât departamentul HR fără un ordin corespunzător din partea șefului departamentului HR.

Familiarizarea șefilor de departamente sau a altor funcționari ai organizației cu jurnalul trebuie efectuată în prezența persoanei responsabile de întreținerea acestuia.

Jurnalele cu o anumită regularitate stabilită în departamentul de personal sunt transmise șefului departamentului pentru a verifica promptitudinea și acuratețea deciziile luate, pentru intocmirea rapoartelor, rapoartelor, analiza muncii personalului.

În timpul procesului de întreținere, jurnalul este păstrat de persoana responsabilă cu întreținerea acestuia. Când revista se termină, se face o înregistrare corespunzătoare pe coperta frontală.

Deoarece în prezent nu există un formular unificat aprobat legal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal, vă prezentăm formă aproximativă revistă. Dacă este necesar, puteți adăuga coloane suplimentare sau le puteți elimina pe cele inutile.

Număr de ordine– o denumire digitală și/sau scrisă (indexare) atribuită unui document în timpul înregistrării acestuia.

Regulile de indexare a comenzilor de personal sunt elaborate chiar de organizație. În practica serviciilor de personal, indexarea alfanumerice a devenit cea mai răspândită.

Dacă există volume mari de documente, este recomandabil să grupați separat comenzile de personal legate de diverse probleme de lucru cu personalul, folosind diferite indexări. De exemplu: litera „k” (personal) sau l/s (pentru personal) se adaugă la numerele de ordine ale comenzilor privind deplasarea personalului (angajare, transfer la un alt loc de muncă, concediere), pentru comenzile de detașare a lucrătorilor - „km” , privind acordarea concediilor - „o”, pe stimulente - „p”, pe sancțiuni disciplinare - „v”, etc.

Data emiterii ordinului este numărul când a fost semnat de manager sau de persoana împuternicită. Data se înscrie în coloana 3 (vezi Anexa).

În coloana 4 Tipul comenzii Se face o înregistrare cu privire la problema muncii cu personalul a fost emis ordinul (angajare, concediere, transfer, despre următoarea vacanță etc.).

Coloanele 5, 6, 7, 8 conțin informații despre angajatul în privința căruia a fost emis ordinul.

Conținutul pe scurt al comenzii sau titlul acestuia, care este scris la începutul textului ordinului, se înscrie în jurnal în coloana 10 (vezi Anexa).

În coloana 10 Baza se indică documentul de iniţiativă care a stat la baza emiterii ordinului.

Documentația personalului necesită acuratețe și precizie din partea angajatului. Efectuați o analiză a documentelor - toate acestea necesită o concentrare profundă și aderarea la cadrul legal. Documentația personalului este baza pe care stă toată producția.

Datorită tuturor celor de mai sus, documentația personalului face de obicei obiectul unor verificări frecvente de către organizațiile relevante. Măsura în care documentele HR sunt întocmite corect determină forța juridică a acesteia.

Fiecare angajat al companiei depinde direct de cât de exact este documentat în documentația de personal. Până când documentația nu este înregistrată în mod corect, ea de fapt nu există

Jurnalul pentru înregistrarea comenzilor de personal este similar cu alte reviste similare

Angajaților departamentului de personal li se cere de obicei să mențină un număr de jurnale în care înregistrează diverse comenzi. De exemplu, un jurnal afișează activitățile unei organizații în comenzi. Iar celălalt conține doar ordine de personal. Există și reviste care descriu vacanțe sau.

De obicei, jurnalele de comenzi sunt similare între ele prin faptul că au coloane standard. Printre aceste coloane ar trebui să existe și altele de rezervă care să fie completate de către angajații relevanți, dacă este necesar.

Legea nu prevede un formular uniform pentru toate jurnalele de înregistrare. Prin urmare, mai jos vă prezentăm exemplul nostru de astfel de revistă. Dar întreprinderea are dreptul să-și dezvolte propria formă de jurnal de comandă.

Ordin de reglementare

Activitățile companiei presupun formarea unui număr de documente, a căror listă este aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august. 2010 Nr. 558. Poziţia de bază a acestui document normativ prescrie perioade obligatorii de păstrare a documentației de personal.

De exemplu, jurnalele diferitelor comenzi pentru angajații unei întreprinderi trebuie păstrate pentru două perioade: 5 și 75 de ani. Deoarece există 2 termene limită diferite, departamentul de personal trebuie să mențină 2 astfel de jurnale deodată.

Comenzile pot fi numerotate în orice ordine, din moment ce cadrul legislativ nu definește această ordine. Totodată, există o Instrucțiune standard pentru managementul biroului, aprobată de Arhiva Federală (Ordinul nr. 68 din 27 noiembrie 2000), conform căreia ordinele trebuie numerotate în ordine în termen de un an conform calendarului. De asemenea, conform acestei instrucțiuni, specialiștii sunt obligați să numere separat comenzile pentru activitățile întreprinderii și comenzile referitoare la.

Evidențele personalului necesită o acuratețe extremă din partea specialiștilor care păstrează documentația. Ar trebui să cunoașteți procedura de ținere a unui jurnal al diferitelor contracte (de exemplu, contracte de muncă). Dacă este nevoie de acorduri de cesiune tripartită, atunci acestea trebuie de obicei încheiate în companii bancare.

Este nevoie de management?

Jurnalele sunt stocate timp de 5 sau 75 de ani

După cum am spus deja, ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 prescrie perioada necesară în care este necesar să se păstreze jurnalele documentației privind comenzile în legătură cu toate activitățile organizației. Pe baza acestui lucru, devine evident că este obligatorie menținerea jurnalelor.

Scris sau electronic?

Jurnalul de înregistrare poate fi păstrat în în format electronic. Cadrul legal nu prevede nicio formă specială de documentare a comenzii, care, în plus, are rezerve speciale cu privire la executarea acesteia. Prin aceasta din urmă înțelegem firmware-ul revistei, certificatul tipărit sau numerotarea.

În cazurile în care jurnalele de înregistrare sunt generate în programul 1C, numerotarea comenzilor are loc de la sine. Și apoi menținerea în scris a documentației descrise nu este obligatorie.

Tipuri de registre de comenzi și exemplele acestora

Astăzi, următoarea listă de jurnale de înregistrare este relevantă pentru companii:

• despre angajarea, concedierea sau transferul de salariați;
• privind detașarea lucrătorilor;
• jurnalele de vacanță;
• despre sancțiuni disciplinare sau măsuri stimulative.

Procedura de lucru cu revista

Multe întreprinderi au trecut de mult timp la documentația electronică

Principalele etape ale lucrării privind menținerea jurnalelor de înregistrare sunt următoarele:

• organizarea competentă a muncii de birou;
• menținerea documentației aferente activităților părții economice și administrative;
• stocarea fiabilă a documentelor companiei.

În realitate, procesul de documentare este o muncă minuțioasă în care un număr mare de specialiști din organizație joacă un rol important. Procesul de flux de documente și formarea acestuia sunt responsabilitățile directe ale departamentului administrativ al companiei.

Dar departamentul de management al biroului este un concept destul de vag, deoarece responsabilitățile sale sunt de obicei îndeplinite fie de un serviciu general, fie atribuite biroului, ceea ce depinde de dimensiunea întreprinderii.

Dacă organizația nu este mare, atunci munca de birou este de obicei responsabilitatea secretarului. Chiar la începutul lucrării, specialistul ar trebui să se dezvolte instrucțiuni generale la lucrul cu documentele. Cel mai bine este să documentați în mod oficial instrucțiunile dezvoltate.

În prezent, compania dezvoltă cel mai adesea munca cu documente în mod independent. Din acest motiv, regulamentele nu prescriu procedura pentru munca de birou, ci sunt doar de natură consultativă.

Pentru a formula optim procesul de flux de documente, ar trebui să aveți următoarele documente principale:

1. instrucțiuni pentru munca de birou. Acest document este un act local. Acesta reflectă întreaga procedură de lucru legată de documentația care are loc în cadrul organizației. Dacă compania nu are în prezent reguli gata făcute pentru manipularea documentelor, atunci scrierea instrucțiunilor își pierde relevanța. Și atunci este indicat să folosiți prevederile existente pe o perioadă nedeterminată.
2. nomenclatorul cazurilor. O listă organizată necesară de documentație conține termenele stabilite în care trebuie păstrată. Este necesar să se determine deplasarea ulterioară (transfer în arhivă sau eliminare).

Vă rugăm să rețineți că jurnalul conține comenzi referitoare la angajații întreprinderii. Denumirea textuală completă a revistei trebuie să fie indicată pe pagina de titlu a revistei de înregistrare. Acest nume trebuie scris doar cu majuscule. Titlul documentului trebuie să fie urmat de numele complet al organizației.

Dacă organizația este mare, numărul jurnalelor de bord ar trebui să corespundă numărului de servicii sau departamente incluse în procesul de păstrare a evidenței. Pe pagina de titlu trebuie indicată și data înregistrării jurnalului de bord.

Revista trebuie legată, numerotată și apoi dată administrației companiei pentru semnătură și sigiliu. Este deosebit de bine dacă documentația de comandă este sigilată cu un sigiliu numerotat (vă rugăm să rețineți că sigiliul nu va fi considerat valabil dacă numărul său nu este trecut în jurnal).

Cine este responsabil?

Un anumit angajat este responsabil pentru menținerea jurnalului.

Activitatea principală a întreprinderii este reglementată, în primul rând, de șeful acesteia în persoana directorului. El, la rândul său, atribuie responsabilitatea pentru instrucțiuni și comenzi șefilor de departament.

Uneori, obiectivele unei organizații sunt complexe. În acest caz, directorul creează o comisie specială, care include specialiști din diferite domenii.

Comenzile ar trebui împărțite în tipuri, în funcție de faptul că sunt principale sau operaționale. Opțiune de clasificare a comenzii:

• Comenzi privind activitatea principală a întreprinderii. Ordinele de acest nivel sunt emise împreună cu alte sarcini ale principalelor activități ale întreprinderii.
• Ordine privind activitatea administrației.
• Comenzile din această clasificare trebuie înregistrate și stocate separat. Este legat de termenele stabilite depozitare Ordinele privind activitatea administrației ar trebui păstrate timp de 5 ani, în timp ce documentele care reglementează principalele activități ale întreprinderii sunt în depozitare permanentă. Jurnalele sunt un tip de documentație care este destinat exclusiv uzului intern. Nimeni nu are dreptul să-l transfere angajaților oricărei întreprinderi terțe fără șeful companiei.
• Familiarizarea cu înregistrările din jurnalul de bord ar trebui să aibă loc numai în prezența persoanei responsabile pentru acest jurnal de bord. Șeful întreprinderii verifică în mod regulat jurnalul de bord pentru a monitoriza și evalua activitatea serviciului clerical.

Angajatul responsabil cu menținerea jurnalului de comenzi este obligat să îl păstreze pentru el. Când revista se epuizează, responsabilul trebuie să o marcheze pe spate.

Articole necesare

Jurnalul comenzilor de personal: completare

După cum sa menționat mai sus, legislația nu prevede o formă specială de jurnal de comenzi. Cu toate acestea, experții oferă recomandări cu privire la principalele secțiuni ale revistei care pot fi utilizate. De exemplu:

• număr de serie,
• data comenzii,
• număr de ordine,
• conținutul principal al comenzii,
• angajat,
• Număr de personal,
• baza comenzii.

Exemple de difuzoare de rezervă:

1. care a semnat ordinul
2. care execută comanda
3. unde a fost trimisă comanda,
4. primirea chitanței, data,
5. o notă despre sesizarea cazului și așa mai departe.

Uneori este necesară o coloană Note. Apoi ar trebui să notați următoarea: „înscrierea nr. ……………… în coloana nr. ………… nu este validă”. După aceasta, se face o nouă intrare.

Exemplu de completare a jurnalului de comenzi pentru personalul întreprinderii

Jurnalele de înregistrare ar trebui să fie stocate timp de 75 de ani, conform ordinului Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558.

Astfel de jurnale trebuie să conțină ordine de următoarea natură:

• despre angajare;
• despre combinarea profesiilor;
• despre pregătirea avansată;
• despre schimbarea numelui de familie al angajatului;
• despre călătoriile lungi de afaceri.
• privind stimulentele de personal;
• despre vacante
• despre datorie;
• despre traducere;

Jurnalele care conțin următoarele instrucțiuni trebuie păstrate timp de 5 ani:

1. despre datorie,
2. despre vacanțele educaționale și regulate,
3. despre scurte călătorii de afaceri,
4. despre sancțiuni disciplinare

Cum să înregistrezi comenzile retroactiv

Jurnalul de înregistrare a comenzilor de personal este unul dintre documentele privind organizarea gestiunii evidenței personalului

Înregistrarea retroactivă a comenzilor este exclusă datorită faptului că jurnalele de înregistrare trebuie să fie numerotate, cusute și sigilate. Dar la întreprinderi apar adesea cazuri de încălcare a procedurii de înregistrare, deoarece apar situații în care atât angajatul, cât și administrația au un interes.

Există două opțiuni acceptabile pentru a ocoli procedura de înregistrare:

1. Metoda unu. Dacă biroul nu a efectuat înregistrarea ulterioară a comenzilor, atunci comanda poate fi înregistrată retroactiv.
2. Metoda a doua. Dacă a fost efectuată înregistrarea ulterioară, atunci șefului organizației i se scrie un memoriu și descrie situația actuală. Comanda este înregistrată cu data curentă. În practică, un astfel de ordin este emis sub fracția 11/1-P (sau sub orice index, litera index nu are forță juridică.). Această opțiune este mai favorabilă în cazul controlului de către autoritățile competente.

Ordinea în care sunt corectate erorile trebuie remarcată în mod deosebit. Dacă apar, trebuie înlocuite complet numai acele documente care nu se suprapun cu documentele care nu pot fi înlocuite.

Înregistrarea retroactivă a documentelor trebuie să fie proporțională cu situațiile actuale. De exemplu, are loc un accident cu un angajat din afara întreprinderii, iar familiarizarea cu ordinul și semnătura acestui angajat sunt înregistrate retroactiv. Acest fapt va atrage atenția doar autorităților care îl conduc.

Cu greșeli comune în managementul înregistrărilor de personal Veți fi prezentat materialului video:

Fluxul de documente al unei mari companii comerciale poate fi destul de voluminos. În același timp, toate documentele trebuie să fie în perfectă ordine, asigurând posibilitatea de a găsi rapid hârtia necesară. În acest articol vom descrie modul în care o organizație poate fi ajutată de un sistem stabilit de înregistrare a comenzilor într-o organizație în 2017, care este menținut cu ajutorul unui jurnal de comenzi. O mostră a unui astfel de document include mai multe opțiuni, inclusiv jurnalele de comenzi și jurnalele de comenzi ale personalului.

Din acest articol veți învăța:

• ce este un jurnal de comenzi, un eșantion al căruia ar trebui să fie folosit pentru a organiza fluxul de documente;
• cum sunt folosite jurnalele de comenzi;
• cum sunt pregătite jurnalele pentru comenzile de personal.

Jurnal de comandă: eșantion

De obicei în stat organizare comercială Există un angajat special care este persoana responsabilă cu gestionarea documentelor. În cazul în care vorbim despre întreprindere mare cu un sistem structural extins, funcțiile corespunzătoare pot fi atribuite unui departament specializat care are aceleași sarcini. In ambele situatii, pentru a asigura ordinea documentelor emise de firma, se realizeaza de regula o procedura de inregistrare a comenzilor.

Nu ratați: principalul material al lunii de la specialiști de frunte ai Ministerului Muncii și Rostrud

Enciclopedia comenzilor de personal din Sistemul de personal.

Pentru a face acest lucru, este destul de convenabil să folosiți un formular special, care în practica curentă se numește jurnalul de comenzi. În același timp însă, legislația actuală nu conține instrucțiuni stricte cu privire la exact ce tip ar trebui să aibă un astfel de document. Prin urmare, fiecare companie are dreptul de a stabili în mod independent forma jurnalului de comenzi. Exemplul cel mai frecvent utilizat al acestui jurnal include de obicei următoarele coloane:

• număr de ordine;
• data publicării documentului;
• compartimentul responsabil cu executarea instrucțiunilor din documentul înscris în jurnalul de ordine emise;
• conținutul principal al comenzii;
• persoana care a semnat documentul;
• numărul de foi de comandă;
• numărul de foi de atașamente la document.

Jurnalele de comenzi

Multă vreme, procedura de înregistrare a comenzilor s-a desfășurat în principal pe hârtie folosind un registru de comenzi, eliberat sub formă de broșură. Cu toate acestea, dezvoltarea noilor tehnologii de gestionare a documentelor face propriile ajustări în acest domeniu de activitate. Astăzi, multe companii și-au dat deja seama de comoditatea menținerii documentației în formă electronică, astfel încât organizațiile țin adesea un jurnal al comenzilor în formă electronică.

Cadrul de reglementare care reglementează fluxul de documente în societățile comerciale nu conține instrucțiuni privind forma necesară de înregistrare a documentației întreprinderii. Prin urmare, conducerea organizațiilor are dreptul de a determina ce tip de înregistrare a documentelor emise - electronice sau pe hârtie - este cel mai convenabil într-un anumit caz.

Specialistii cu experienta recomanda duplicarea acestor date in format hartie si electronic. Când plasați o comandă simultan în ambele sisteme, volumul muncă în plus se dovedește a nu fi prea mare, dar, în același timp, toate avantajele ambelor abordări ale managementului documentelor sunt păstrate. Astfel, formularul de hârtie al jurnalului de înregistrare a comenzii va salva datele înregistrate în cazul unor probleme cu mediul electronic, iar formular electronic jurnalul va oferi ușurință în căutarea și stocarea datelor.

Numerotarea comenzilor

În practica curentă, ordinea de numerotare a comenzilor emise într-o organizație este reglementată de Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organisme federale puterea executivă, la rândul său, aprobat prin ordinul Agenției Federale de Arhivă Nr. 68 din 27 noiembrie 2000. Acest document de reglementare conține o indicație că în decurs de un an calendaristic organizația ar trebui să mențină numerotarea continuă a documentelor emise.

Vă rugăm să rețineți că aceste acțiuni vă vor permite să urmăriți ordinea cronologică a publicării lor. Prin urmare, gestionarea documentelor necesită ca angajații responsabili să fie disciplinați și precisi în pregătirea comenzilor și a altor documente.

În plus, trebuie să țină cont de faptul că la fel instrucțiuni standard conţine recomandări privind împărţirea întregului volum de documentaţie în grupe corespunzătoare subiectului unei anumite comenzi. Deci, în special, vorbim despre împărțirea documentelor în următoarele categorii:

• documente privind principalele activități ale întreprinderii, care sunt supuse includerii în registrul ordinelor emise pentru activități administrative și economice;
• documente referitoare la diferite aspecte ale relațiilor de muncă cu angajații întreprinderii, care sunt înregistrate în jurnal conform comenzilor pentru personalul organizației.

Regulile generale pentru pregătirea documentelor sunt date în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” Cu toate acestea, acestea nu sunt strict obligatorii. În același timp, acestea pot fi folosite ca bază pentru întocmirea propriilor formulare care vor fi folosite în organizație.

Descărcați documente pe această temă:

Perioade de stocare pentru comenzi

Astfel, lista generală a activităților care se referă la această temă este consemnată în secțiunea 10 din anexa la ordinul nr. 558. Include următoarele întrebări:

• asigurarea respectarii regulilor de lucru actuale adoptate de companie;
• aspecte legate de implementarea activităților de exploatare a clădirilor și structurilor deținute de organizație sau ocupate de aceasta în condiții de închiriere, subînchiriere sau alte condiții;
• implementare servicii de transport si asigurarea comunicatiilor interne in cadrul companiei, cu conditia inregistrarii in jurnalul de comenzi. O mostră actualizată a unui astfel de document include probleme de instalare a telefonului, semnalizare, instalație radio și toate sistemele de telecomunicații interne ale întreprinderii;
• probleme de asigurare a nivelului necesar de securitate al organizaţiei.

Regulile generale de emitere a comenzilor pentru activități administrative și economice, stabilite prin GOST R 6.30-2003, nu implică cerințe speciale pentru această specie documente. Totodată, întrucât prevederile Ordinului nr. 558 stabilesc o procedură separată de păstrare a acestor hârtii, este indicat să se aplice o procedură specială de numerotare în raport cu acestea. Managerii de caz cu experiență recomandă în acest caz completarea numărului standard de comandă cu un cod de litere care indică afilierea sa tematică. De exemplu, aceasta poate fi denumirea „A”, „X”, „AX” sau alta, la discreția organizației.

Notă! Unele dintre comenzile din această categorie au termen de valabilitate permanent sau sunt supuse înlocuirii doar dacă sunt emise noi documente. in orice caz cel mai Astfel de comenzi trebuie păstrate cel mult cinci ani. Perioadele specifice de păstrare a documentelor de fiecare tip sunt date în secțiunea 10 din anexa la ordinul nr. 558.

Jurnalele pentru comenzile de personal

Documentele referitoare la înregistrarea relațiilor de muncă cu personalul organizației trebuie înregistrate în cartea de înregistrare a ordinelor de personal. O mostră din acest document, de regulă, include aceleași coloane de bază ca și alte tipuri de jurnale de comenzi. Cu toate acestea, în acest caz, specialistul care asigură controlul asupra fluxului de documente la întreprindere trebuie să se asigure că acest jurnal reflectă întreaga gamă de documente referitoare la problemele de mișcare a personalului.

Pentru o diferențiere ușoară, puteți adăuga codul litera corespunzător la numărul de comandă, de exemplu, „K” sau „L”.

O listă specifică de opțiuni pentru conținutul ordinelor care se referă la această secțiune este dată în secțiunea 8 a anexei la ordinul nr. 558. Include:

• ordine care consemnează angajarea angajaților, deplasarea acestora în cadrul organizației, inclusiv prin transfer, și concedierea;
• ordine care descriu procedurile curente de determinare a calificărilor angajaților;
• ordine de trimitere a angajaților la formare sau alte activități care vizează îmbunătățirea competențelor acestora;
• comenzi pentru recompensarea sau încurajarea angajaților pentru rezultate deosebite în munca lor.

Notă! Unele dintre comenzile aferente categoriilor enumerate au mai multe Pe termen scurt durata de stocare decât durata maximă de 75 de ani stabilită pentru cel mai mult specii importante comenzi pentru personal. Pentru a determina perioada standard de depozitare pentru un anumit document, este recomandabil să se consulte prevederile Secțiunii 8 din Anexa la Ordinul nr. 558.

Astfel, înregistrarea comenzilor emise de o organizație este un proces destul de intensiv în muncă, care necesită respectarea unui număr mare de nuanțe și cerințe. Totodata, asigurarea ordinii impecabile in fluxul documentelor este o garantie munca eficientaîntreprindere și absența problemelor cu autoritățile de reglementare. Prin urmare, specialiștii responsabili trebuie să abordeze problema înregistrării documentelor cu grijă și precizie deosebită.

În acest articol vă vom spune cum să creați și să mențineți un jurnal de comenzi pentru personal. Să împărtășim mostre și nuanțe importante, care sunt importante de luat în considerare pentru cei responsabili cu menținerea documentului.

Descărcați eșantionul

De ce aveți nevoie de un jurnal de comenzi de personal?

Ordinele de personal sunt documente care oficializează relațiile de muncă: angajare, transfer, mutare, concediere, concedii, călătorii de afaceri. Contabilitatea documentației de personal, care include ordinele de personal, este reglementată de art. 358 Rezoluția Arhivei Federale din 6 septembrie 2000. În special, această rezoluție conține o clauză care impune păstrarea evidenței documentației de personal separat de toate celelalte documente ale companiei. În practică, aceasta înseamnă că fiecare companie trebuie să aibă revistă specialăînregistrarea comenzilor pentru personal. Formă unificată nicio comandă. Aceasta înseamnă că puteți dezvolta și implementa propria versiune a documentului în munca de birou.

Dacă formularul jurnalului rămâne liber, atunci perioada de stocare a documentelor este strict reglementată. Perioada de depozitare este determinată de tipul comenzii și poate varia de la 5 la 75 de ani.

În acest caz, este indicat să păstrați mai multe jurnale pentru comenzile cu perioade de stocare diferite.

În primul jurnal, înregistrați comenzile care trebuie păstrate timp de 75 de ani. Acestea sunt comenzi despre:

• angajare;
• in miscare;
• combinaţie;
• traducere;
• concediere;
• certificare, pregătire avansată;
• schimbarea prenumelui;
• încurajare, recompensă;
• salarii, bonusuri, diverse plăți;
• toate tipurile de concedii pentru angajații cu condiții de muncă grele, vătămătoare și periculoase;
• concediu de maternitate;
• pleacă fără plată;
• sarcina in functie de profilul activitatii principale;
• călătorii lungi de afaceri interne și străine;
• călătorii de afaceri pentru lucrătorii cu condiții de muncă dificile, dăunătoare și periculoase.

Al doilea jurnal înregistrează comenzile cu termen de valabilitate de 5 ani. Acestea sunt ordine privind sancțiuni disciplinare, concedii anuale plătite, vacante de studii, taxă, călătorii de afaceri pe termen scurt.

Dacă compania are un volum mare de flux de documente, este mai bine să păstrați mai multe jurnale de comenzi, fiecare dintre acestea corespunzând unei anumite perioade de stocare.

Cum să întocmești și să menții corect un registru de comenzi

Forma liberă de ținere a unui jurnal de comenzi pentru personal nu va elimina necesitatea respectării stricte a regulilor de bază pentru întocmirea documentației de acest fel. În special, coperta documentului ar trebui să conțină datele la care a început și s-a încheiat. Indexul jurnalului trebuie să corespundă nomenclatorului cazurilor acceptate în organizație. Desigur aceasta informatie ar trebui să fie pe coperta unei reviste.

Coperta jurnalului de bord pentru comenzile de personal: eșantion

Descărcați eșantionul

Există trei moduri general acceptate de a indica informații despre angajatul care este responsabil pentru menținerea și stocarea registrului. Prima opțiune este să plasați informații despre aceasta pe pagina de titlu a revistei sau pe spatele acesteia. A doua opțiune este de a indica informații despre persoana responsabilă chiar la sfârșitul jurnalului, pe ultima pagină. A treia opțiune este să plasați datele în partea de jos a fiecărei pagini a documentului. Dacă creați un jurnal electronic, puteți introduce aceste informații în subsolul paginii

Exemplu de informații despre persoana responsabilă cu menținerea jurnalului

Descărcați exemplu de revistă

Jurnalul de comenzi aparține categoriei de documentație de raportare strictă. Prin urmare, există reguli speciale de proiectare care împiedică posibilitatea de a extrage, muta sau insera pagini noi.

1. Documentele se înregistrează în aceeași zi în care sunt semnate și aprobate (clauza 3.2.1.2 a Instituției de Învățământ Bugetar de Stat, aprobată prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 nr. 33, clauza 5.10 GOST R 7.0. 97-2016).
2. Data documentului trebuie să corespundă cu data semnării acestuia sau cu data evenimentului consemnat în document.
3. Înregistrările care au fost introduse incorect sunt interzise să fie șterse, curățate sau acoperite cu mijloace speciale. Textul incorect poate fi tăiat cu grijă. Introduceți datele corecte în aceeași coloană. În coloana „Note”, rețineți imediat că au fost făcute corecții textului
4. Este necesar să se indice complet numele de familie, prenumele și patronimele tuturor persoanelor menționate în conținutul documentului. Masa de personal companie - un standard conform căruia este necesar să se indice funcția, specialitatea sau profesia angajaților menționate în revistă.

Jurnal electronic de comenzi pentru personal: eșantion

Cum să îl utilizați pentru a introduce informații retroactiv

Jurnalul comenzilor de personal este clasificat ca documentație pentru uz intern. Aceasta înseamnă că numai angajații departamentului de resurse umane sau angajații responsabili cu menținerea acestui jurnal au acces la el. Cartea poate fi transferată angajaților altor departamente din cadrul întreprinderii numai după o comandă specială din partea șefului departamentului HR. Angajații altor departamente se pot familiariza cu conținutul jurnalului numai în prezența persoanei responsabile cu menținerea documentului.

Persoana responsabilă cu menținerea jurnalului este, de asemenea, responsabilă pentru păstrarea acestuia. Pe partea din față Pagina titlu dosarul său, care atestă că a fost închis.

Cum să păstrați un jurnal al comenzilor pentru personal

Am observat deja mai sus că nu există o procedură standard unică pentru efectuarea înregistrărilor în jurnal. Dar, în practică, există o secvență standard de acțiuni, în urma căreia poți fi sigur că formatezi cartea corect.

Pasul 1. Introduceți numărul comenzii în jurnal. De regulă, este atribuit unui document în momentul înregistrării. Numărul este format din cifre și litere. Ordinea în care sunt atribuite numerele într-o organizație poate fi oricare, dar cel mai comun este sistemul de indexare alfanumeric. Când volumul documentele de personal este grozav, dezvoltați imediat un sistem de indexare a comenzilor de către personal și adăugați litera corespunzătoare la indexul comenzilor. De exemplu, dacă ordinul se referă la deplasarea personalului - angajare, concediere, reducere, transfer pe o altă poziție - adăugați litera „k” (personal) sau „ls” (personal) la index. Dacă comanda este legată de vacanțe, atunci adăugați marca „o”, cu călătorii de afaceri - „km”, stimulente - „p”, penalități - „v”.

Pasul 2. Introduceți data. Data emiterii actului este data la care l-a semnat CEO companiilor.

Pasul 3. Specificați tipul documentului. Tipul ordinului este determinat de problema pentru care a fost emis - angajare, concediere, concediu, transfer pe un alt post.

Pasul 4. Introduceți detaliile angajatului care este afectat de comandă: indicați numele complet, funcția și departamentul în care lucrează.

Pasul 5. Da rezumat hârtie. De regulă, titlul ordinului reflectă conținutul său succint. De exemplu, „Despre angajarea pe 18.05.2018”

Pasul 6. Specificați baza documentului. La baza ordinului se află documentul de inițiativă care a servit drept motiv pentru publicarea acestuia. De exemplu, o declarație de la un angajat sau un ordin de la conducere.

Exemplu de jurnal de bord pentru personal