Secretar orice organizație are nevoie și, prin urmare, fișa postului de secretară este utilă fiecărei companii. Este important să se precizeze clar atributii oficiale secretară, care nu se limitează la a prelua apeluri și zâmbete dulci. Vă oferim un exemplu de fișă a postului pentru secretarul șefului - directorul general, șef de departament, directorul filialei etc.

Descrierea postului secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct către CEO/ șef al diviziei structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări organizatorice suport tehnic activităţile administrative ale şefului.
2.2. Primește corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizie către divizii structurale sau unui anumit antreprenor pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (colecție materialele necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă la locul de muncă cap cu mijloacele necesare tehnologiei organizatorice, papetărie, creează condiții propice munca eficienta lider.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată, asigură siguranța acestora și termenele limită se depune la arhivă.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați managementului să creeze condiții normale pentru implementare atributii oficialeși siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea si/sau indeplinirea intempestiva, neglijenta a atributiilor lor.
4.2. Pentru nerespectare instrucțiunile curente, ordine și instrucțiuni pentru conservare secret comercialși informații confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea regulamentului intern al muncii, disciplina muncii, reglementări de siguranță și securitate la incendiu.

Secretarul este numit asistentul credincios și mâna dreaptă a șefului, și din motive întemeiate, deoarece îndatoririle secretarului șefului includ asigurarea eficientă a managementului și activitati administrative. Secretarul șefului se ocupă cu pregătirea și execuția acte de afaceriși documente, ajută șeful în afaceri, rezolvă multe probleme organizaționale.

Poziția de secretar asistent poate fi considerată și reprezentativă, întrucât este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. O astfel de muncă necesită multă calm, comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni director de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Poate fi atât întreprinderi mari, cât și întreprinderi mici.

Istoria profesiei

De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, este nevoie de specialiști specializare restrânsă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-referent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile secretarului adjunct includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a șefului;
• organizarea de întâlniri;
• comandarea de bilete și rezervarea de hoteluri pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• indeplinirea solicitarilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului șefului includ corespondența în limba engleză.

cerințe pentru un secretar

Cerințele pentru secretar-referent includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoştinţe în limba engleză(Uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabilitatea);
• organizare.

model de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Poate fi proprietarul oricărui educatie inalta care a promovat cursuri de asistente de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale specialității solicitantului, ci se concentrează pe faptul că solicitantul are calitati personaleși a fost capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

salariul de secretar

Salariul unui secretar poate fi diferit - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de gama de sarcini ale angajatului și de regiunea în care lucrează. salariu mediu secretarul asistent este de 30 de mii de ruble.

Înapoi la Responsabilitățile de conducere

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:

- Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau unui anumit antreprenor pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.

- Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.

- În numele șefului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.

- Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

— Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.

– Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.

- Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

– Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în termenele stabilite.

— Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.

- Îndeplinește sarcini oficiale separate ale supervizorului său imediat.

Secretarul are dreptul:

- Primește informații, inclusiv confidențiale, în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor.

— Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și cea a companiei.

- Solicita personal sau in numele conducatorului de la diviziile intreprinderii si altor specialisti informatii si documente necesare indeplinirii atributiilor de serviciu.

— Solicitarea conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.

- Luați decizii în competența lor.

Secretarul este responsabil:

— Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a atribuțiilor lor.

— Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.

— Pentru încălcarea regulamentelor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de securitate și de securitate la incendiu.

Atribuțiile directorului
Fostul director
Management extern
Managementul operational
Sistem de control

Înapoi | | Sus

©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Ceea ce ar trebui să știe și să poată face secretarul este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- acesta este un document de reglementare care stabilește ce ar trebui să facă acest sau acel angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul de pregătire a acestuia.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să fie capabil)Îndeplini functii tehnice pentru a asigura și deservi munca șefului întreprinderii (sau diviziei), pentru a ajuta la planificarea zilei de lucru a șefului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații în numele acestuia. Organizați convorbiri telefonice cu șeful, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în lipsa acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri ale șefului. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului articole de papetărie, echipamente organizatorice, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Transmiteți și primiți informații prin interfoane, imprimați rapid conform indicațiilor managerului diverse materiale. Efectuează lucrările de documentare, acceptă corespondența adresată șefului, organizează-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferă-o după examinare șefilor de departamente sau anumitor interpreți pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns. Efectuați servicii de informare pentru manager și angajați (orale, documentare, scrieți recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Respectați termenele limită pentru îndeplinirea instrucțiunilor șefului privind declarațiile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților, formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le în timp util la arhivă. Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; prevederi și instrucțiuni pentru suportul documentației; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; reguli de funcționare a echipamentelor de birou (faxuri, mini-ATS, fotocopiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia oamenilor și legile comunicării eficiente; eticheta de birou; reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si aparare impotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii RF.

Pentru dezvoltarea și specificarea caracteristicilor de calificare la întreprinderi (firme) sunt elaborate fișe de post.

Fișa postului - principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile sale cu angajații. Ce scrie in fisa postului, atunci se va intreba ce drepturi sunt date in ea, secretarul le are.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau firmă) mică va fi un secretar (secretar-referent). În organizațiile mai mari, șeful și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Sunt secretari de consiliu secretare stiintifice consilii științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza sferei și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii acestuia în secretar, își dezvoltă propria gamă de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de creative, logice și tipuri tehnice lucrări. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management pentru serviciile documentare și nedocumentare pe care le efectuează toate secretarele. În plus, particularitatea și complexitatea elaborării fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului unui secretar (secretar-referent).

Cu toate acestea, ca în orice fișă a postului, este supusă Cerințe generale. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) îndatoriri oficiale;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) comunicări după poziție.

Se poate adăuga o secțiune „Evaluarea muncii”, iar în anul trecut secțiunea „Organizarea muncii (rutina zilnică)” apare din ce în ce mai des.

Secțiunea „Dispoziții generale” conține titlul exact al postului în conformitate cu personalul, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și a subordonării, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu DOW, secretarul are dublă subordonare - direct față de șeful său și șeful serviciului DOW. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (într-o organizație mare - la propunerea șefului serviciului DOW).

În aceeași secțiune sunt indicate cerințele de pregătire profesională și experiență de muncă. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent calculatorul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține indicații ale principalelor documente legislative, de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative după care secretarul se ghidează în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele activități ale secretarului (secretar-referent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru șef, sprijin organizațional pentru activitatea șefului, participarea la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități” enumeră toate tipurile de lucrări, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea acestora. Enumeră într-o succesiune logică munca prestată de secretar. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni cu indicarea tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport de informare și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul ei, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea documentelor capului pe computer; verificarea corectitudinii executării documentelor atunci când sunt depuse spre semnare șefului (vizele, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail-uri (în timpul zilei); prelucrarea primară a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de lucru de birou; previzualizare documente (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite de organizație; raport de documente către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune a fișei postului este cea care îi conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților sale.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat al aparatului administrativ și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active sisteme automatizate, care necesită o indicare detaliată a ce informații, sub ce formă, cui sunt transmise și de la cine provin.

În ultimii ani, în fișele posturilor a apărut adesea o secțiune de evaluare a posturilor. De obicei, indică criteriile pentru oportunitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, reclamațiilor și reclamațiilor; absența erorilor în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi modificări ale structurii organizației, care au implicat o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar și introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar în În ultima vreme este foarte populară și din ce în ce mai comună. Acesta oferă un program zilnic aproximativ pentru munca secretarului. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) să vină la muncă cu 10 minute înaintea șefului, pentru a verifica starea locului de muncă (al său și al șefului), să se pună în ordine, să întocmească sau să clarifice un plan pentru ziua următoare;

2) ridicați conform planului documente necesareși fapte;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, lăsați deoparte documente care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice de transferat imediat la cap;

5) pregateste optiuni de eventuale raspunsuri sau rezolutii pentru restul actelor, distribuie intre executori;

6) revizuiți recenziile primite, rapoartele, invitațiile etc.

d.; Înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda-calendar;

7) păstrează documentele necesare pentru activitatea curentă de informare și referință;

8) raportează managerului corespondența primită;

9) clarifică, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua în curs;

10) transferă telefonic și personal instrucțiunile șefului executorilor relevanți și reamintește despre expirarea termenelor de executare a documentelor.

DUPA AMIAZA:

1) ridicarea și pregătirea pentru semnare a documentelor executate;

2) raportează managerului asupra documentelor executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) planificați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru sunt:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) depunerea documentelor executate în cazuri;

c) efectuarea lucrului pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile șefului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiți-vă jurnalul și informați departamentele relevante despre necesitatea pregătirii pentru anumite activități;

2) în cazul în care șeful rămâne la lucru după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile, materialele necesare;

3) faceți ordine la locul de muncă, scoateți documentele, încuiați seiful și toate dulapurile cu o cheie, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Fișa postului este parte integrantă a întregului pachet de documente necesare organizării activității aparatului administrativ.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru în așa fel încât să poți face totul și să fii util tuturor. Acordă-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care nu sunt de competența ta. Prin urmare, fă doar ceea ce trebuie să faci.

Rezumând: de remarcat din nou că fișa postului pentru secretar este un document individual, întrucât postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza domeniului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria gamă de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când nu există secretar, directorul este complet fără mâini.

Conceptul de secretar și varietăți
Conceptul de „secretar” suficient de lat. Tradus din latină, cuvântul „secretarius” înseamnă „confident”.

De obicei, relația dintre secretară și manager este destul de de încredere și așa ar trebui să fie, pentru că. obligă puterile oficiale.

Conceptul de secretară astăzi este destul de complex și are multe gradații, voi da un exemplu pentru unele dintre ele:
secretar tehnic- lucreaza cu echipamente de birou (fax, aparat multifunctional, calculator personal), foloseste Internetul, efectueaza instructiuni pentru manageri si angajati, suna companii si institutii in numele conducatorului, primeste si transmite mesaje prin intermediul mijloacelor de comunicare.
recepţioner- primește scrisorile și faxurile primite, mesajele de către e-mail, răspunde la apeluri telefonice, le transmite către departamente sau anumiți angajați, întâlnește vizitatori.
secretar de birou- acceptă și analizează corespondența, îndeplinește instrucțiunile șefului și ale adjuncților săi, tapetează texte de documente, păstrează documentația.
Secretar asistent- nu doar o secretară, ci și un specialist care cunoaște bine activitățile companiei, care în unele cazuri poate lua unele decizii independente. Secretarul-referent întocmește rapoarte ale șefului, caută documentația necesară șefului, planifică ziua de lucru a șefului și rezolvă problemele administrative de competența sa.
Manager de birou– asigură funcționarea întregului birou: pregătește materiale pentru prezentări, asigură neîntrerupt serviciu de transport, comunicare clară, asigurând funcționarea echipamentelor de birou și disponibilitatea papetăriei. Managerul biroului este responsabil pentru aspect birou, într-o instituție mică poate îndeplini simultan funcțiile de ofițer de personal.
In mic organizatii comerciale secretarii, oricum s-ar numi, se disting prin faptul că trebuie să îndeplinească o muncă universală.
Profesia de secretar este poate cea mai apropiată de profesia de actor. Specificul și complexitatea muncii unui secretar se datorează faptului că acesta este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Un zâmbet, o voce plăcută, un aspect îngrijit, gesturile încrezătoare și bunăvoința, indiferent de dispoziție, creează o atmosferă aparte în birou.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general / șefului diviziei structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.
2.12.

Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea si/sau indeplinirea intempestiva, neglijenta a atributiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu ați primit un răspuns clar, cereți ajutor rapid.

Descărcați descrierea postului
secretar sef(.doc, 90KB)

I. Prevederi generale

1. Secretarul șefului aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
2. În funcția de secretar al șefului este numită o persoană care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe pentru experiență de muncă sau studii medii. educatie profesionala si minim 2 ani experienta in munca.
3. Numirea în funcția de secretar și demiterea din aceasta se efectuează prin ordin al directorului întreprinderii la prezentare
4. Secretarul managerului trebuie să știe:
   1. 4.1. Decrete, ordine, ordine, alte linii directoare și reguli superioare și alte organe legate de activitățile întreprinderii.
   2. 4.2. Reglementări, instrucțiuni, alte documente de reglementare pentru păstrarea evidenței.
   3. 4.3. structura si Echipa de managementîntreprindere și diviziile sale.
   4. 4.4. Organizație de afaceri.
   5. 4.5. Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor.
   6. 4.6. Afaceri de arhivă.
   7. 4.7. Dactilografiat.
   8. 4.8. Reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și comunicare.
   9. 4.9. Standarde ale sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă.
   10. 4.10. Reguli de tastare scrisori de afaceri folosind forme standard.
   11. 4.11. Fundamentele eticii și esteticii.
   12. 4.12. Reguli comunicare de afaceri.
   13. 4.13. Reguli de funcționare a tehnologiei informatice.
   14. 4.15. Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii.
   15. 4.16. Reglementări interne ale muncii.
   16. 4.17. Reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si protectie impotriva incendiilor.
5. În absența secretarului șefului (boală, concediu de odihnă etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost încredințate.

II. Responsabilitatile locului de munca

Secretar:

1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia calculatoarelor, conceput pentru a colecta, prelucra și prezenta informații în pregătirea și luarea deciziilor.
4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
5. Întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului.
6. Monitorizează luarea în timp utilă și transmiterea de către diviziile structurale și executorii specifici a documentelor depuse șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.
7. Organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acesteia, transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și a mesajelor telefonice, îi aduce prompt la cunoștință informațiile primite prin canalele de comunicare.
8. În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.
9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
10. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
11. Menține un dosar de control și înregistrare.
12. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
13. Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.
14. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
15. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

III. Drepturi

Secretarul are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii întreprinderii referitoare la activitățile acesteia.
2. Faceți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în această instrucțiune.
3. În cadrul competenței sale, raportează supervizorului imediat toate deficiențele identificate în exercitarea atribuțiilor lor și face propuneri pentru eliminarea acestora.
4. Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale.
5. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

1. Pentru indeplinirea necorespunzatoare sau neexecutarea atributiilor lor oficiale prevazute de prezenta fisa postului - in limitele determinate de actuala dreptul muncii Federația Rusă.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru a provoca daune materiale— în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat. Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37 clasifică funcția de secretar al șefului ca un executant tehnic.

SECRETARUL este asistent executiv responsabil de susținerea documentară a activităților șefului, unității structurale, organizației în ansamblu, lucrând independent, fără control direct din partea șefului, luând decizii și exprimând judecăți asupra problemelor de competența sa.

Asociația Internațională a Secretarilor

O secretară calificată eliberează până la 30% din timpul de lucru al managerului, prevede informatie necesara fiecare al patrulea vizitator și rezolvă în mod independent până la jumătate din toate întrebările telefonice

Dar sarcinile și funcțiile profesionale ale secretarului sunt în mare măsură determinate de direcția și specificul activităților organizației, cultura corporativă a acesteia, stilul de lucru al managerului și alți factori.

Directorul de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați conține caracteristici de calificare următorii membri ai secretariatului:

dactilografe;

secretar-dactilograf;

secretarul șefului;

secretar-stenograf;

administrator;

secretar științific.

Fiecare caracteristică de calificare inclusă în Manual este un document normativ care reglementează conținutul funcțiilor îndeplinite de angajat.

Conformitatea lucrătorilor cerințe de calificare este o condiție necesară, dar nu suficientă, pentru funcționarea sa eficientă. În funcție de domeniul de activitate al organizației, aceasta cultură corporatistă, structura organizationala, dimensiunea, lista de control de stil atributii functionale secretar poate fi diferit, iar implementarea lor eficientă necesită nu numai nivelul corespunzător cunoștințe profesionale dar și anumite aptitudini, abilități, calități de afaceri și personale.

Secretar la o organizație comercială

În structurile comerciale moderne, nu există o împărțire clară a secretarilor în funcție de calificare, așa cum se prevede în Ghidul de calificare, iar termenul de „secretar” este folosit în legătură cu secretarii de diferite niveluri.

Piaţa muncii a secretarilor este reprezentată astăzi de posturi precum secretar la telefon, secretar-recepţie; secretar de birou; secretar-referent; secretar-grefier; director de birou (administrator); secretar-traducător; asistent (secretar personal) al șefului; seful secretariatului.

Luați în considerare principalele responsabilități și cerințe ale postului pentru aceste categorii de lucrători.

Secretara la telefon. Responsabilitățile cheie ale jobului includ răspunsul la apeluri telefonice, redirecționarea acestora și primirea de faxuri. Secretara la telefon trebuie să cunoască regulile de bază pentru desfășurarea convorbirilor telefonice, să fie fluentă în vorbire și să poată folosi echipamente de birou. O cerință suplimentară este prezența unei voci plăcute.

ÎN companii străineși firmele rusești care lucrează cu clienți străini, o poziție similară ca natură a muncii poate fi numită secretar-recepție. Pe lângă răspunsul la apeluri telefonice, îndatoririle ei includ întâlnirea cu clienții, organizarea negocierilor. Una dintre principalele cerințe pentru candidații pentru acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine la un nivel bun de conversație.

Secretarul șefului (biroului) îndeplinește o cantitate destul de semnificativă de sarcini: primirea apelurilor telefonice, întâlnirea cu clienții, efectuarea lucrărilor de birou, furnizarea biroului cu articole de papetărie și consumabile. Secretarul șefului trebuie să cunoască sistemul de suport documentar pentru management, Eticheta de afaceri să poată folosi un computer, programe de calculatorși resurse de internet.

Printre sarcinile secretarului asistent, pe lângă cele enumerate mai sus, se numără planificarea timpului de lucru al șefului, pregătirea și organizarea întâlnirilor și îndeplinirea sarcinilor responsabile. În acest sens, asistentul secretarului trebuie să aibă o bună cunoaștere a sferei companiei și a echipei sale de conducere, să poată lucra cu sisteme informatice și juridice.

ÎN companii mari este adesea introdusă funcția de manager de birou (administrator), ale cărui atribuții includ rezolvarea tuturor problemelor de asigurare a vieții biroului (achiziții papetărieȘi Provizii, organizarea curățeniei spațiilor), gestionarea curierilor și secretarelor, monitorizarea respectării programului de lucru etc. Un manager de birou trebuie să cunoască elementele de bază ale marketingului, managementului, organizării producției, să fie capabil să organizeze munca biroului, să pregătească prezentări, negocieri. Cerinta obligatorie sunt bune abilități organizatorice.

Funcția de secretar-traducător este asigurată în companiile care desfășoară activitate economică externă activă. Pe lângă proprietatea liberă limbă străină specialistului i se cere să aibă cunoștințe de terminologie specială, capacitatea de a asigura negocieri, stăpânirea tehnică de traducere orală și scrisă, capacitatea de a însoți șeful în călătorii de afaceri. Cunoașterea etichetei în afaceri este o condiție prealabilă.

Asistentul (secretarul personal) al șefului urmărește executarea instrucțiunilor, deciziilor, respectarea reglementărilor interne de muncă, îl ajută pe șef să ia decizii constructive, organizează întâlniri și negocieri, planifică și organizează ziua de muncă a șefului. Asistentul manager trebuie să aibă cunoștințe în domeniul managementului, managementului documentației, trebuie să cunoască elementele de bază ale organizării muncii, economie și tehnologie. Cerințe suplimentare sunt compatibilitatea psihologică cu liderul, cunoașterea regulilor de etichetă.

Funcția de șef de secretariat se introduce, de regulă, în marile firme cu un personal de secretare în birou de minim 5-8. Principalele responsabilități ale postului sunt plasarea, organizarea, coordonarea activității secretarilor și controlul activităților acestora. În unele companii, atribuțiile șefului de secretariat sunt parțial combinate cu funcțiile de administrator (șef de birou).

În ultimii ani, în contextul noilor realități economice și sociale, au început să se formeze cerințe integrate pentru secretari. De fapt, mulți angajatori încep să impună angajaților cerințe internaționale. standarde profesionale. Baza standardelor profesionale din Europa și SUA este standardul ISO-9000 - se bazează pe sisteme de management al calității, în centrul cărora se află un angajat certificat.

Fiecare caracteristică de calificare inclusă în director este un document de reglementare care reglementează conținutul funcțiilor îndeplinite de angajat.

În structurile comerciale moderne nu există o împărțire clară a secretarilor după calificare, așa cum se prevede manual de calificare, iar termenul de „secretar” este folosit în legătură cu secretarii de diferite niveluri

Piața muncii a secretarilor este reprezentată astăzi de posturi precum secretar la telefon, secretar de recepție, secretar de birou, secretar asistent, secretar de serviciu, director de birou, secretar traducător, asistent manager, șef de secretariat.

Reglementarea legală a activității secretarului se realizează cu ajutorul fișelor posturilor. Fișa postului de secretar este întocmită pentru a acoperi întreaga gamă de drepturi și obligații profesionale acest angajat. Acesta definește drepturile și îndatoririle sale, precum și răspunderea pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcției de muncă.

Valoarea fișei postului de secretar este foarte mare. Este necesar în primul rând pentru a evita încălcările legislației muncii și pentru a preciza atribuțiile salariatului specificat, deoarece conține cerințele de bază pentru secretar cu privire la cunoștințe speciale, cunoașterea legii, anumite metode și mijloace pe care secretarul trebuie să le poată aplica în îndeplinirea atribuțiilor sale.

Fișa postului de secretar are o anumită formă. În același timp, atunci când o dezvoltă, angajatorul ar trebui să se bazeze pe prevederea unității structurale a organizației. Fișa postului și regulamentul privind unitatea structurală sunt documente interdependente care se completează reciproc. Această relație poate fi urmărită în faptul că atribuțiile fiecărui secretar provin din sarcinile și funcțiile unității structurale a organizației în sine.

Fișa postului este întocmită pe un formular comun. Textul fișei postului secretarului cuprinde următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale”;

2) „Funcții”;

3) „Responsabilități”;

4) „Drepturi”;

5) „Responsabilitate”.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că eficient lucru in echipașef și secretar este posibil doar dacă între ei există o încredere reciprocă deplină. Această încredere se bazează pe unitatea de puncte de vedere, o înțelegere comună a scopurilor și obiectivelor muncii, dedicarea față de afaceri, dorința de a realiza Eficiență ridicată munca organizației lor, pregătire profesională suficientă, diligența și fiabilitatea secretarului, stăpânirea stilului individual de muncă al liderului, capacitatea de a înțelege și prezice cursul gândurilor sale și logica judecăților, respectul reciproc.

De asemenea, factori importanți în succesul muncii unui secretar personal este capacitatea de a se comporta cu oamenii și capacitatea de a crea o impresie care crește autoritatea liderului. Secretarul ar trebui să fie o verigă importantă în rețeaua de contacte a managerului său, asigurând o comunicare eficientă și acceptare în timp util masurile necesare. Secretarul este reprezentantul personal al managerului său, iar îndeplinirea acestui rol cheie necesită capacitatea de a face o impresie favorabilă angajaților organizației și reprezentanților altor firme. Rolul Secretarului Executiv așa cum este definit în Broșura Asociației Europene secretare profesioniste, constă în a cunoaște esența activităților conducătorului tău și a-ți putea asuma o parte semnificativă din această muncă.

Vă aducem la cunoștință un exemplu tipic de fișă a postului pentru un secretar al șefului, un eșantion din 2020. ar trebui să includă următoarele secțiuni: pozitia generala, atribuții oficiale ale secretarului șefului, drepturi ale secretarului șefului, responsabilitatea secretarului șefului.

Fișa postului secretarului șefului apartine sectiei Caracteristicile de calificare la nivel de industrie ale posturilor angajaților angajați la întreprinderi, instituții și organizații".

Următoarele elemente ar trebui să fie reflectate în fișa postului a secretarului șefului:

Responsabilitatile Secretarului Executiv

1) Responsabilitatile locului de munca. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului întreprinderii. Întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului. Monitorizează luarea în considerare și transmiterea la timp de către direcțiile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea întocmirii proiectelor de documente transmise șefului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate. Organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acesteia, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare. În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de punere în aplicare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii luate sub control. Mentine dosarul de control si inregistrare. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții favorabile muncii sale eficiente. Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util. Copiază documente pe un copiator personal.

Secretara managerului trebuie să știe

2) Secretarul șefului, în exercitarea atribuțiilor sale oficiale, trebuie să cunoască: rezoluții, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței; structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia; organizarea muncii de birou; metode de înregistrare și prelucrare a documentelor; afaceri de arhivare; dactilografiat; reguli de utilizare a recepției și a interfoanelor; standardele unui sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard; fundamente ale eticii și esteticii; reguli de comunicare în afaceri; bazele organizării și managementului muncii; reguli de funcționare a tehnologiei informatice; fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii; regulamentul intern al muncii; regulile și reglementările privind protecția muncii.

Cerințe pentru calificarea secretarului șefului

3) Cerințe de calificare.Învățământ profesional superior fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.

1. Dispoziții generale

1. Secretarul face parte din categoria executorilor tehnici.

2. În funcția de secretar este acceptată persoana care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani.

3. Secretarul este angajat și eliberat din funcție de directorul organizației.

4. Secretarul trebuie să știe:

• rezoluții, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile organizației și păstrarea evidenței;
• structura și conducerea organizației și a diviziilor acesteia;
• organizarea muncii de birou;
• metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
• afaceri de arhivare;
• dactilografiat;
• reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon;
• standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
• fundamente ale eticii și esteticii;
• reguli de comunicare în afaceri;
• bazele organizării și managementului muncii;
• reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
• fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
• regulamentul intern al muncii;
• reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si aparare impotriva incendiilor.

5. În activitatea sa, secretarul este îndrumat de:

• legislația Federației Ruse,
• statutul organizației,
• ordinele și ordinele angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu această instrucțiune,
• această fișă a postului,
• Regulamentul intern de muncă al organizației.

6. Secretarul raportează direct directorului organizației (director de organizație, șef de departament etc.)

7. În timpul absenței secretarului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care îi sunt atribuite.

2. Responsabilitățile postului de secretar al șefului

Secretar:

1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale directorului organizației.

2. Acceptă corespondența transmisă spre examinare de către director, o transferă în conformitate cu hotărârea luată direcțiilor structurale sau executorilor specifici pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau de pregătire a răspunsurilor.

3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura directorului organizației.

5. Întocmește documentele și materialele necesare muncii directorului.

6. Urmărește luarea în considerare și transmiterea în timp util de către direcțiile structurale și executorii specifici a documentelor primite spre executare, verifică corectitudinea executării proiectelor de documente întocmite transmise directorului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.

7. Organizează convorbiri telefonice ale directorului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acesteia, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce cu promptitudine la cunoștință informațiile primite prin canalele de comunicare.

8. În numele directorului, întocmește scrisori, cereri, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.

9. Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de director (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

10. Efectuează controlul asupra executării de către angajații organizației a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și a respectării termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor directorului organizației, luate sub control.

11. Mentine un dosar de control si inregistrare.

12. Oferă locului de muncă al directorului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice muncii sale eficiente.

13. Tipărește, la indicația directorului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

14. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

15. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.

16. Copiază documentele pe un copiator personal.

17. Respectă Regulamentul Intern de Muncă și alte reglementări locale ale organizației.

18. Respectați regulile interne si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si aparare impotriva incendiilor.

19. Asigură curățenia și ordinea la locul său de muncă.

20. Realizează în interiorul contract de muncă ordinele angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu prezenta instrucțiune.

3. Drepturile secretarului șefului

Secretarul are dreptul:

1. Înainta propuneri către directorul organizației de îmbunătățire a muncii aferente atribuțiilor prevăzute în prezenta instrucțiune.

2. Solicitare de la diviziuni structuraleși angajaților organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.

3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și obligațiile în funcția sa, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii organizației privind activitățile acesteia.

5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență, inclusiv asigurarea condițiilor organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

6. Alte drepturi stabilite de legislatia muncii in vigoare.

4. Responsabilitatea secretarului șefului

Secretarul este responsabil pentru următoarele:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea unor prejudicii materiale organizației - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.

Fișa postului secretarului șefului - eșantion 2020. Atribuțiile secretarului șefului, drepturile secretarului șefului, responsabilitatea secretarului șefului.