Descrierea postului
secretara managerului[numele organizației, întreprinderii etc.]

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată în conformitate cu prevederile Codul Muncii Federația Rusăși alte reglementări care reglementează relațiile de muncă în Federația Rusă.

I. Dispoziţii generale

1.1. Secretarul managerului face parte din categoria executanților tehnici.

1.2. În funcția de secretar al managerului este numită o persoană cu studii superioare educatie profesionala, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă, sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin [valori] ani.

1.3. Numirea în funcția de secretar al managerului și demiterea din aceasta se fac prin ordin al conducătorului întreprinderii la depunerea [se completează ce se cere].

1.4. Secretara trebuie sa stie:

Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și reguli superioare și alte autorități legate de activitățile întreprinderii;

Reglementări, instrucțiuni, alte documente de reglementare privind păstrarea evidenței;

Structura si Echipa de managementîntreprinderea și diviziile sale;

Carta intreprinderii;

Organizarea muncii de birou;

Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;

Afaceri de arhivă;

Dactilografiat;

Reguli de utilizare a interfoanelor;

Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Reguli de tastare scrisori de afaceri utilizarea formularelor standard;

Fundamentele eticii și esteticii;

Reguli comunicare de afaceri;

Reguli de funcționare a echipamentelor informatice;

Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări de protecție a muncii, siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor;

1.5. Secretarul raportează direct șefului [întreprinderii, unității structurale].

1.6. În lipsa secretarului (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

1.7. [Introduceți după caz].

II. Responsabilitatile locului de munca

Secretar:

2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.

2.2. Primește corespondența primită cu titlu oneros de către manager și o transmite în conformitate cu prin decizie către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

2.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni folosind echipamente informatice, destinate colectării, prelucrării și prezentării informațiilor la pregătirea și luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.

2.5. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului.

2.6. Asigură revizuirea și transmiterea în timp util. diviziuni structuraleși executorii specifici ai documentelor depuse la semnătură managerului, asigură editarea lor de înaltă calitate.

2.7. Organizează convorbirile telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acestuia, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, le aduce cu promptitudine atenția informațiilor primite prin canalele de comunicare.

2.8. La instrucțiunile managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

2.9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și conferințelor susținute de manager (colecția materialele necesare, informând participanții despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

2.10. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă la locul de muncă managerul cu mijloacele necesare de echipamente organizatorice, rechizite de birou, creează condiții propice muncii eficiente a managerului.

2.13. Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

2.15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și termenele limită arhivat.

2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

2.17. [Introduceți după caz].

III. Drepturi

Secretarul are dreptul:

3.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

3.2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.

3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în îndeplinirea atribuțiilor dumneavoastră oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

3.4. Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile structurale și de la specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor lor oficiale.

3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.

3.6. [Introduceți după caz].

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

4.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele specificate legislatia muncii Federația Rusă.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.

4.3. Pentru a provoca daune materiale- în limitele determinate de legislația muncii și civilă a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu [numele, numărul și data documentului].

Şeful unităţii structurale

[inițiale, prenume]

[semnătură]

[zi lună an]

De acord:

Șeful departamentului juridic

[inițiale, prenume]

[semnătură]

[zi lună an]

Am citit instructiunile:

[inițiale, prenume]

[semnătură]

[zi lună an]

Secretarul este un angajat de birou proactiv căruia i se încredințează o gamă largă de responsabilități: preluarea apelurilor telefonice, înregistrarea corespondenței, organizarea de întâlniri, desfășurarea lucrărilor de birou, precum și îndeplinirea tuturor instrucțiunilor de la manager și luarea deciziilor independente în competența sa.

Scopul activității secretarului este de a asigura un management eficient și activitati administrativeîntreprinderilor.

Conceptul de „secretar” ascunde oameni de diverse profesii:

• Secretara de receptie– primește și distribuie apeluri telefonice, salută vizitatorii și execută instrucțiuni minore pentru manager. Postul nu necesită studii speciale. Uneori, un astfel de angajat este însărcinat cu achiziționarea de apă sau de papetărie. În ceea ce privește prestigiul, acest loc se află la cel mai jos nivel al carierei.
• secretar-asistent- Aceasta este o poziție destul de responsabilă și este în multe privințe similară cu munca unui manager de birou. Este necesar să pregătiți soluții de proiectare, să editați documente și să compuneți texte pentru discursul șefului la diferite evenimente. Controlul asupra muncii altor angajați revine și secretarului asistent. O profesie poate fi obținută după studiile la o școală de specialitate, un centru de formare sau după absolvirea unei instituții de învățământ secundar de specialitate.
• Asistent manager - ocuparea postului de asistent este considerată onorabilă. Funcționarul nu trebuie doar să stabilească o relație de încredere cu managerul, ci și să aibă rezistență la stres și încredere în sine. Un specialist de acest nivel trebuie să rezolve probleme organizatorice și administrative și să organizeze munca personalului.

Pe lângă domeniile principale enumerate mai sus activitatea muncii Secretar, există nume suplimentare pentru această profesie, care au unele caracteristici.

• Asa de, secretar tehnic trebuie să poți introduce 145 de caractere pe minut fără să te uiți la tastatură, folosind toate cele zece degete simultan. O astfel de persoană trebuie să-și aducă munca cu echipamente de birou și să se angajeze în serviciul telefonic la automatizare.
• Pentru secretar-traducător Pe lângă funcțiile de bază, este important să cunoașteți o limbă străină profesională pentru a participa la negocieri cu partenerii de afaceri străini.
• Responsabil funcționar include sistematizarea documentației instituției, precum și lucrul cu arhiva, înregistrarea corespondenței și procesarea facturilor.
• Problemele administrative și economice cad pe umerii secretar de birou. Pe langa intretinerea Corespondență de afaceri, este necesar să rezervați bilete și hoteluri, să întâlniți oaspeți și parteneri și să urmați ordinele managerului.
• O poziție cu specificități ușor neobișnuite de muncă pentru această profesie - grefier. Locul de muncă al unui astfel de specialist este instanța. Salariatul verifică prezența persoanelor citate la ședința de judecată, ține proces-verbal de ședință, tipărește actele judiciare și execută toate instrucțiunile judecătorului.

Istoria profesiei de secretar

Dacă ridicăm cortina istoriei și mergem în căutarea unui răspuns la întrebarea: de unde a venit profesia de „secretar”, atunci, cel mai probabil, drumul ne va duce la funcționari și cronicari. Acești oameni erau angajați în corespondență, țineau o evidență a ordinelor și decretele regelui și înregistrau evenimentele în ordine cronologică.

De asemenea, era dificil pentru oamenii de stat și politicienii să facă față fără un asistent . În Rusia, funcția de secretariat a fost introdusă de Petru I în 1720, impunând profesii foarte exigente. Munca de secretar a fost încredințată unor oameni cu cunoaștere a legilor, educație și stăpânire a tuturor complexităților profesiei.

Din 1840, șefii multor întreprinderi au început să numească un secretar personal ca asistent. Cu toate acestea, persoane fără aptitudini speciale nu au fost angajate pentru acest post. Așa că au început să se deschidă cursurile de secretariat. Interesant este că au apărut pentru prima dată în Harkov, iar în SUA doar unsprezece ani mai târziu.

Progresul științific și tehnologic s-a dezvoltat rapid: copiile și mașinile de scris sunt de domeniul trecutului, oferind locului de muncă al secretarului de astăzi calculatoare moderne, faxuri și alte echipamente de birou.

Sărbătoarea profesională a „secretarului” este de obicei sărbătorită în ultima miercuri a săptămânii întregi a lunii aprilie.

Avantaje și dezavantaje

Profesia are, fără îndoială, un avantaj în:

• posibilitatea în unele cazuri de a combina studiile și munca;
• lipsa activității fizice;
• condiții de lucru confortabile într-o cameră caldă;
• abilități utile de comunicare și dobândirea de conexiuni profitabile;
• Puteți utiliza oricând un fotocopiator în scopuri personale.

Defecte:

• nevoia este în permanență în vizorul șefului;
• trebuie să arăți perfect în fiecare zi, deoarece soliditatea unei companii este adesea judecată de aspect angajati;
• uniformitatea și rutina muncii (în instituții mici);
• în unele companii este dificil să se realizeze;
• program de lucru neregulat.

Cerințe pentru profesia de secretar

Candidat pentru această profesieÎn primul rând, trebuie să:

• au studii medii sau superioare;
• deține un computer personal și poți lucra cu software-ul programe Microsoft Birou;
• cunoașteți elementele de bază ale muncii de birou;
• avea cunostinte de bazaîn domeniul de activitate al secretarului;
• cunoașterea procedurilor standard de birou;
• dacă este necesar, vorbește engleză.

Responsabilitatile secretarului

Managerii firmelor mici doresc un secretar:

• corespondența revizuită;
• corespondența sortată și înregistrată de intrare și de ieșire;
• a răspuns la apeluri telefonice;
• asigurat functionarea biroului (comandarea apei);
• a comunicat cu clienții;
• a supravegheat executarea diferitelor sarcini.

În companiile mai reputate, responsabilitățile secretarului pot fi mult mai largi. Grefierului i se cere:

• organizați o recepție sau o întâlnire;
• plan timp de lucru administrator;
• cumpără articole de papetărie și alte lucruri;
• rezervați bilete de hotel sau de avion pentru șeful sau angajații dvs.;
• ține procesele-verbale ale ședinței;
• pregătirea negocierilor cu partenerii de afaceri.

Secretara este obligată să facă muncă de birou.

Responsabilitatea secretarului

În unele companii, funcția de secretar nu trebuie să răspundă de nimic, în altele este împovărat cu materiale și raspunderea disciplinara, cu excepția volumului de muncă a responsabilităților lor de serviciu.

Dacă secretara pierde vreuna documente importante, nu specialistul, ci cel entitate, adică companie.

Secretarul poate fi persoana responsabilă financiar și monitorizează disponibilitatea de bază bunuri materiale care se află în biroul aflat sub controlul său: mobilier, echipamente de birou și altele.

Puterile secretarului

Managerul este obligat să ofere toate informatie necesara pentru ca secretarul să poată face față sarcinii. Acest lucru este valabil și pentru datele confidențiale.

Secretarul poate discuta cu managerul întrebări despre viziunea sa, cum își poate îmbunătăți munca și activitatea organizației.

Are dreptul:

• solicita angajaților companiei documentația necesară pentru a se conforma punctelor din fișa postului lor;
• solicita managerului să ia măsuri pentru a asigura siguranța documentației și a bunurilor materiale;
• decide probleme de producțieîn limitele competenţei sale.

Caracteristicile profesiei

Postul de secretar este un privilegiu pentru femei. Liderii lor sunt cei care vor să-i vadă ca asistenți ai lor. Acest lucru se explică prin capacitatea femeilor de a da dovadă de flexibilitate, de a preveni agresivitatea șefului și de a-i înțelege starea de spirit și trăsăturile de caracter. Jumătatea echitabilă va putea face un birou de afaceri confortabil și va impresiona partenerii.

Cu toate acestea, un bărbat poate aplica pentru postul de asistent manager obținând un loc de muncă într-o companie mare.

Abilitățile și abilitățile profesionale ale unui secretar

Pentru a lucra ca secretar este important:

• să fie în concordanță cu prenumele cu un computer personal;
• au o cultură a comunicării;
• să poată găsi o abordare a vizitatorilor;
• arata acuratete si punctualitate.

Unele companii văd o persoană cu cunoștințe de limbi străine ca secretară.

Calitățile personale ale unei secretare

Dacă îi întrebați pe șefii diferitelor întreprinderi ce trăsături de caracter ar trebui să fie înzestrate cu secretarul lor personal, atunci putem presupune că răspunsul lor va fi fără echivoc:

• abilități de comunicare și responsabilitate,
• punctualitate si organizare,
• toleranta si rezistenta la stres.

În plus, ei notează un aspect prezentabil, un discurs frumos și o memorie bună.

După ce a comunicat cu secretarul companiei, vizitatorul ar trebui să se simtă încrezător că îl vor ajuta să-și rezolve problema.

Carieră

Poziția de secretar este învăluită în mituri despre dificultățile asociate cu urcarea pe scara carierei. În parte, acest lucru este adevărat. Dar acest lucru este doar parțial - totul depinde de fiecare persoană personal.

Cineva deja după 1-2 ani se manifestă cu cea mai bună parteși înaintează cu încredere spre numeroase perspective, iar pentru unii, postul de secretar se dovedește a fi mult.

Angajații inteligenți și proactivi își pot găsi o poziție mai respectabilă în cadrul aceleiași companii, devenind, de exemplu, asistent manager, iar apoi manager sau chiar director.

Unde să lucrezi ca secretară

Secretarii necesari:

• diverse organizații și companii;
• tribunale, avocați și notari.

Este nevoie de o secretară atât într-o companie mare, cât și într-o întreprindere mică.

Cât câștigă o secretară?

Este imposibil să numim vreo sumă fixă ​​dacă vorbim despre salariul mediu lunar al persoanelor care dețin funcția de secretar.

Agențiile guvernamentale nu își răsfață funcționarii cu salarii mari și le plătesc aproximativ 300 de dolari. Dar, dacă mergi să lucrezi pentru o companie străină mare, îți poți crește venitul la 1.000 USD.

Educaţie

La aplicarea pentru un post vacant de asistent manager sunt luate în considerare persoanele cu studii superioare sau cu certificat de absolvire a unui program de specialitate. centru de instruire pentru secretare. Uneori, formarea poate fi finalizată la o companie care acceptă să te angajeze.

Poți lucra ca secretară fără studii superioare, dar companiile de renume doresc să vadă în echipa lor specialiști certificați cu cunoștințe de birou, etica comunicării în afaceri, psihologie, stenografie și citire rapidă, capacitatea de a lucra în 1C și de a gestiona cu pricepere biroul. echipamente.

Alexandru Iurievici

Director al unei agenții de recrutare

Un birou poate lucra fără șef, dar nu fără secretară.

Jane Fonda

Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate astăzi. Cu doar câțiva ani în urmă, o companie avea nevoie de obicei de o singură secretară. O singură persoană a făcut totul, inclusiv preluarea apelurilor, distribuirea lucrărilor, de exemplu, o întreagă flotă de vehicule, tipărirea documentelor, ceaiul și cafeaua pentru vizitatori și organizarea zilei de lucru a șefului.

Astăzi, este pur și simplu imposibil să faci față singur cu atâtea responsabilități în companiile mari și chiar mijlocii. Există multe companii în care un angajat îndeplinește toate sarcinile de secretariat, în timp ce în alte organizații există un întreg departament de secretari, care este condus de șeful secretariatului, totul depinde de dimensiunea companiei, precum și de specificul a activitatilor sale.

Am încercat să evidențiem și să clasificăm toate posturile de secretariat existente în funcție de funcțiile îndeplinite și de locul angajatului în structura organizatorică.

Dacă presupunem că compania angajează numărul maxim de secretari, atunci activitatea departamentului de secretariat poate arăta astfel.

Personalul operatorilor de telefonie sună potențiali clienți cu oferta de bunuri sau servicii. În același timp, există un flux de apeluri de la clienți, deoarece compania își face reclamă în media mass media. Aceste apeluri sunt primite de o secretară telefonică și se face o programare pentru apelanți. Când vizitatorii ajung la birou, sunt întâmpinați de o recepționeră care escortează clienții într-o cameră specială. Acolo, un administrator de birou atent îi va oferi ceai sau cafea în timp ce vizitatorul așteaptă să fie primit. Și dacă la un moment dat fluxul de clienți se oprește, atunci administratorul curăță camera pentru vizitatori, așează reviste și udă florile. În același timp, există un manager de birou de afaceri, acesta trimite curieri și șoferi, monitorizează disponibilitatea rechizitelor de birou și controlează funcționarea biroului. Fiecare manager are un secretar personal, iar managerii superiori au și secretari asistenți și asistenți personali. Pentru a completa imaginea, se pot adăuga operatori de PC care completează baze de date, imprimă toată documentația, listele de prețuri, broșurile, broșurile cu informații actualizate constant, precum și secretarele și funcționarii implicați în menținerea documentației, contabilitate și arhivare. Toate serviciile de secretariat sunt gestionate de șeful departamentului secretariat.

Și asta e departe de a fi lista plina posturi de secretariat, deci să încercăm să combinăm cele mai apropiate specializări în anumite grupuri de bază care sunt cel mai des întâlnite în practică, și anume:

operator de telefonie;
secretar de receptie/administrator/secretar de receptie;
secretar de departament;
secretar asistent;
director de birou/șef de secretariat;
asistent personal/asistent personal.

Operator de telefonie

Aceasta este probabil cea mai slab plătită, dar cea mai solicitată poziție dintre toate serviciile de birou. Există multe alte nume pentru această funcție, de exemplu, angajat, adesea angajat, pentru lucru la telefon, manager pentru negociere, dispecer la telefon etc.

Responsabilitatea principală a unui astfel de angajat este să lucreze cu apelurile primite sau efectuate. De regulă, munca nu implică servicii directe pentru clienți sau sarcini de management.

, capacitatea de a câștiga în timpul unei conversații telefonice
abilități de vânzare prin telefon

Caracteristici tipice:

Apeluri de la clienți și clienți ai organizației;
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară;
- apeluri de la angajații organizației implicați în ciclurile de producție.

2. Efectuarea vânzărilor prin telefon cu apeluri efectuate sau cu apeluri primite de la clienți.

3. Transferul de informații de referință prin telefon.

4. Afișarea rezultatelor primirii apelurilor telefonice în programe specializate pentru organizarea:

Înregistrarea informațiilor despre clienți;
- Rezultatele vânzărilor;
- Surse publicitare de apeluri;
- etc.

O poziție similară există de obicei în companii mari sau în companii concentrate pe un flux mare de clienți (service, help desk și alte servicii). Lista de cerințe pentru acest angajat este mică și se limitează de obicei la a avea o voce plăcută și dorința de a lucra.

Secretar de receptie/administrator/secretar de receptie

Acest nume provine de la numele biroului de recepție administrativă, în spatele căruia se află locul de muncă al secretarei. De aici și varietatea ortografiilor și pronunțiilor: recepționer, recepționer, precum și numele profesiei în sine, recepționer. Inițial, astfel de poziții, precum birourile de recepție în sine, existau doar în hoteluri și saloane de înfrumusețare. Acum în multe birouri unde conduc munca activă cu vizitatori, este nevoie de o astfel de persoană. Dispeceratul, secretarul de serviciu, secretarul telefonic etc. au responsabilitati similare.

Postul vacant de secretar de recepție este deschis de companiile ale căror birouri primesc un număr mare de apeluri telefonice și mulți vizitatori. Prin urmare, fetele cu aspect bun sunt de obicei invitate în funcția de secretar de recepție.

Cerinte de baza:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
cunoașterea limbilor străine este opțională
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor în rusă și/sau limbi străine:

De la clienții și clienții organizației
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară

2. Întâlnirea și înregistrarea vizitatorilor la recepție

3. Primirea scrisorilor, faxurilor, documentației electronice
4. Îndeplinește și alte sarcini minore din partea conducerii. În unele cazuri, ține statistici, acceptă numerar, completează documente, tipărește scrisori (fără să le întocmească el însuși).
Mai des această poziție gasit in companii străineși companiile rusești concentrate pe clienți străini. De regulă, una dintre principalele cerințe pentru candidații pentru acest post vacant este cunoștințele limbă străină cel puțin la un nivel conversațional bun.

secretar de departament

Un secretar care lucrează ca parte a unei unități structurale a unei companii (departament, divizie, sector etc.), care deține adesea cunoștințe speciale cu privire la specificul activității unității structurale corespunzătoare.

Cerinte de baza:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

educatie inalta preferabil fie cunoștințe speciale privind specificul lucrării unității structurale relevante
cunoștințe de limbi străine pentru companii străine
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor, răspunderea solicitărilor standard în cadrul activității acestei unități structurale, redirecționarea apelurilor către anumiți angajați.
2. Întâlnirea vizitatorilor.
3. Cumpărarea de rechizite de birou.
4. Efectuarea lucrărilor de birou a unității structurale.
5. Vizualizarea corespondenței, selectarea și structurarea corespondenței necesare.

Această poziție se regăsește doar în companiile mari cu divizii structurale sau multe departamente.

secretar-asistent

Secretarul asistent este mai concentrat pe lucrul în afara companiei, adică îndeplinește ordinele șefului său în ceea ce privește comunicarea cu clienții și partenerii, de aceea i se cere să cunoască limbi străine. Competența secretarului managerului include aspecte legate de procesele care au loc în cadrul companiei, adică îndeplinește sarcini legate de societate în sine și de angajații acesteia.
Acest secretar, ca un asistent personal, lucrează cu o singură persoană, dar acestea sunt cel mai adesea a doua persoană a companiei (directori adjuncți, vicepreședinți, șefi de departamente și departamente etc.). De asemenea, secretarul asistent poate lucra cu prima persoana, fara a indeplini alte functii de reprezentant sau de asistent personal.

Cerinte de baza:

educatie inalta
Un an de experiență pe o poziție similară
diligență, responsabilitate, capacitate de învățare
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Scrierea independentă a scrisorilor.
2. Urmărirea executării documentelor și sarcinilor aflate în subordinea șefului imediat al unității/unităților structurale.
3. Întocmirea programului de lucru al managerului.
4. Revizuirea și pregătirea informațiilor pentru manager.
5. Intocmirea de note analitice si certificate pentru sef.
6. Pregătirea și sprijinirea negocierilor.

Director de birou/Șef de secretariat

Un manager de birou este un fel de administrator de birou. Pe lângă sarcinile obișnuite de secretariat, i se poate încredința coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiei (de exemplu, auto) și executarea instrucțiunilor de la angajați, atât de conducere, cât și obișnuiți. Această funcție necesită mai multă independență decât o simplă funcție de secretară sau de recepționer. Managerul de birou are dreptul de a realiza anumite proiecte din competența sa (studierea de noi produse și servicii, îmbunătățirea sistemelor de lucru ale companiei). Și, de asemenea, de multe ori această secretară este încredințată cu responsabilitățile pentru organizarea de evenimente corporate, conferințe, livrarea prânzurilor la birou etc.

Cerinte de baza:
educatie inalta
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
responsabilitate, energie

Caracteristici tipice:

1. Asigurarea funcționării biroului (organizarea achiziției de papetărie, livrarea apei, monitorizarea disponibilității hârtiei în imprimante, copiatoare și multe altele).

2. Rezolvarea problemelor administrative (chiria clădirii, curățenie, șoferi, secretare și multe altele).
3. Introducerea de noi forme de organizare a muncii.
4. Puterile reprezentative (în agențiile guvernamentale etc.).
5. Selecția, conducerea și pregătirea personalului din subordine.
Poziția este mai tipică pentru companiile cu spații mari de birouri.
Seful de secretariat se gaseste doar in firmele mari cu cel putin 58 de secretari in birou.

Asistent personal/asistent personal

Una dintre cele mai responsabile posturi de secretariat, care necesită acrobație și profesionalism. Bun ajutor cu excepția propriei lor cunoștințe profesionaleși abilități, trebuie să aibă abilități analitice foarte dezvoltate, să fie independent în luarea deciziilor și, cel mai important, să fie un psiholog foarte bun și să cunoască obiceiurile caracteristice șefului său nu mai rău decât rudele sale apropiate. Toate documentele care trec prin asistent și merg la biroul managerului trebuie să fie impecabile. Cunoştinţe eticheta de afaceri foarte cautat pentru acest post. Modul în care un asistent personal se va comporta la întâlnirile de afaceri determină modul în care participanții la această întâlnire îl vor percepe pe manager.
Cu alte cuvinte, este un asistent indispensabil care este la curent cu toate problemele de lucru și problemele managerului său. Se presupune că această secretară lucrează exclusiv cu persoana I. Sarcina principală a unui astfel de specialist este să devină „mâna dreaptă” a șefului său, economisindu-și timpul de lucru foarte scump, scutindu-l cât mai mult posibil de acele probleme și probleme de rutină pe care le poate rezolva cu ușurință o secretară profesionistă, calificată.

Cerinte de baza:

compatibilitate psihologică cu liderul
educatie inalta
Doi ani de experiență pe o poziție similară
diligenta, responsabilitate, capacitate de invatare, curtoazie exceptionala
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Coordonează acțiunile managerului.
2. Întocmește documente în mod independent.
3. Pregătește materiale pentru întâlniri și negocieri.
4. Întocmește note analitice și certificate.
5. Întocmește procesele-verbale ale ședințelor, negocierilor, ședințelor acționarilor și ale consiliului de administrație.
6. Traduce dintr-o limbă străină dacă este necesar.
7. Pregătește călătorii de afaceri pentru manager (selectare, rezervare hoteluri, bilete de transport, taxiuri etc.).
8. Se supune numai supervizorului său imediat. În cazuri rare, munca lui poate fi coordonată de managerul biroului.

Nivelul de salarizare al secretarilor depinde de cerințele de cunoștințe, experiență, aptitudini și calificări impuse secretarului. De asemenea, este imposibil să nu ținem cont pozitie financiară o anumită companie și politicile acesteia cu privire la salariile angajaților săi.
Nivelul salarial al secretarilor este de obicei influențat de următorii factori:

• cunoașterea uneia sau mai multor limbi străine;
• experienta intr-o pozitie similara;
• prezența învățământului superior;
• abilități speciale necesare pentru un anumit post, precum și cunoștințe de programe speciale de calculator;
• cerinţele de prezentare a candidaţilor.

Mai jos este media salariu la Moscova, secretari, în funcție de poziție și de factorii de mai sus care afectează nivelul salariilor.

Secretar șef

Exemplu de descriere a postului pentru secretara managerului

Exemplul de fișă a postului este întocmit ținând cont de standardul profesional

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul managerului face parte din categoria specialiștilor.

1.2. O persoană care are:

1) studii superioare - studii de licență sau studii medii profesionale în programe de formare pentru specialiști de nivel mediu și învățământ profesional suplimentar;

1) cel puțin doi ani de activitate pe suport organizatoric și documentar pentru activitățile conducătorului organizației cu studii medii profesionale.

1.3. Secretarul managerului trebuie să știe:

1) specificul principalelor activități ale organizației;

2) elementele de bază ale dreptului administrativ și ale legislației muncii din Federația Rusă;

3) personalul de conducere al organizației și al diviziilor acesteia;

4) funcții de autogestionare;

5) principii și reguli de planificare a timpului de lucru;

6) stabilirea obiectivelor;

7) reguli de desfășurare a negocierilor de afaceri;

8) caracteristici de proiectare ale planificatorului (electronic și hârtie);

9) elementele de bază ale managementului timpului;

10) contactele telefonice ale managerului;

11) funcțiile, sarcinile, structura organizației, conexiunile sale verticale și orizontale;

12) reguli de interacțiune cu partenerii, clienții și mass-media;

13) reguli pentru menținerea și dezvoltarea relațiilor interpersonale;

14) reguli pentru protecția informațiilor confidențiale;

15) procedura de pregătire și desfășurare a călătoriilor de afaceri;

16) procedura de întocmire a documentelor pentru o călătorie de afaceri și de raportare a documentelor privind călătoria de afaceri a managerului;

17) protocol de afaceri;

18) etica comunicării în afaceri;

19) reguli de organizare a primirii vizitatorilor;

20) reguli de etichetă de vorbire;

21) reguli pentru stabilirea contactului, menținerea și dezvoltarea relațiilor interpersonale;

22) structura organizației și repartizarea funcțiilor între unitățile structurale și specialiști;

23) reguli de servire a mesei de ceai (cafea);

24) reguli de preparare și servire a băuturilor calde și a gustărilor pentru aceștia;

25) un set de măsuri organizatorice și tehnice pentru pregătirea și desfășurarea întâlnirilor și negocierilor, inclusiv internaționale;

26) reguli de păstrare, întocmire și executare a proceselor verbale și a altor documente create în procesul de pregătire a unui eveniment de conferință;

27) întocmirea devizelor de cost;

28) elementele de bază ale scrierii discursurilor și rapoartelor unui lider;

29) reguli de comunicare în afaceri, etichetă în afaceri;

30) eticheta și elementele de bază ale protocolului internațional;

31) Cerințe generale la termenele de executare a documentelor și la funcțiile de control ale serviciului suport documentație;

32) principii, metode de informare a salariaților;

33) structura de conducere a organizației, conducerea organizației, eșantion de semnături ale angajaților seniori, termenii lor de autoritate și limitările în domeniile lor de responsabilitate;

34) instrucțiuni privind munca de birou și alte reglementări locale care stabilesc procedura de implementare a procedurilor de management;

35) cerințe pentru protecția muncii, salubritate industrială, protecție împotriva incendiilor;

36) bazele unei bune organizări a muncii și metode de creștere a eficienței acesteia;

37) bazele ergonomiei biroului și florăriei;

39) componența echipamentului organizatoric, structura acestuia și procedura de lucru cu acesta;

40) Bază legală management (bazele dreptului administrativ, al muncii și civil);

41) acte juridice în vigoare, acte normative și metodologice, standardele de stat, definirea procedurii de susținere a documentației a conducerii;

42) structura, conducerea unităților structurale, eșantion de semnături ale persoanelor autorizate să semneze și să aprobe documente și restricții în domeniile lor de responsabilitate;

43) reguli pentru documentarea suportului activităților organizației;

44) cerințe pentru documente în conformitate cu reglementările și standardele de stat;

45) reguli de întocmire a documentelor organizatorice (dispoziții, instrucțiuni, regulamente);

46) tipuri de documente, scopul acestora;

47) bazele lingvisticii documentare;

48) reguli de aprobare a documentelor organizației (interne și externe);

49) reguli de semnare și aprobare a documentelor;

50) reguli de întocmire și executare a documentelor de informare, de referință, de gestiune și scrisori oficiale;

51) reguli gramaticale ale limbii ruse;

52) acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura de susținere a documentației conducerii;

53) modern tehnologia de informație lucrul cu documente;

54) procedura de lucru cu documente, diagrame de flux de documente;

55) reguli de lucru cu documentele de intrare, de ieșire și interne;

56) reguli de organizare a controlului asupra executării documentelor și termene standard de executare a documentelor;

57) reguli de întocmire a rapoartelor analitice privind organizarea muncii cu documente și monitorizarea executării documentelor;

58) reguli pentru crearea și menținerea bazelor de date cu documentele oficiale din organizație;

59) sisteme electronice de gestionare a documentelor;

60) tipuri de nomenclaturi, cerințe generale pentru nomenclatură, metode de întocmire și execuție a acestuia;

61) procedura de formare și clasare a dosarelor, cu indicarea specificului formării categorii individuale afaceri;

62) reguli pentru stocarea fișierelor, inclusiv a documentelor cu acces limitat;

63) reguli de emitere și utilizare a documentelor din dosarele generate;

64) reguli pentru pregătirea și transferarea cazurilor în arhivele organizației;

65) caracteristici ale formării fluxurilor de informații externe și interne;

66) alcătuirea fluxurilor de informații externe;

67) alcătuirea fluxurilor interne de informații;

68) structura organizației și procedura de interacțiune a departamentelor și serviciilor;

69) caracteristici ale formării bazelor de date în organizație;

70) metode științifice moderne și mijloace tehnice care facilitează colectarea, prelucrarea, stocarea și transmiterea fluxurilor de informații;

71) metode de prelucrare a informaţiei folosind moderne mijloace tehnice comunicatii si comunicatii, tehnologie informatica;

72) acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standarde de stat în domeniul de activitate al organizației;

73) structura organizației, conducerea unităților structurale, domeniile de activitate ale organizării și competența unităților structurale și funcționarilor;

74) clasificarea informațiilor de management, tipuri de informații de management;

75) formulare pentru furnizarea de informații de management;

76) surse de informații de management;

77) metodologia de selectare a surselor de informare;

78) cerințe pentru informații de management;

79) ……… (alte documente, materiale etc.)

1.4. Secretarul managerului trebuie să fie capabil să:

1) stabiliți scopuri, stabiliți ierarhia scopurilor;

2) să determine prioritatea și succesiunea muncii și să distribuie eficient timpul de lucru;

3) acordă asistență managerului în repartizarea timpului său de lucru;

4) alege cele mai bune modalități de a informa partenerii, clienții, vizitatorii, șefii de departamente și angajații despre evenimentele planificate;

5) oferi securitatea informatiei activitățile organizației;

6) alegeți și proiectați un planificator;

7) introducerea și urmărirea informațiilor pe suport electronic și/sau hârtie;

8) stabilirea priorităților, evidențierea celor importante și urgente;

9) alege ritmul optim de lucru;

10) analizați motivele neîndeplinirii sarcinilor;

11) aplică tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor;

12) menține și folosește o bază de date de contacte telefonice ale managerului;

13) să utilizeze echipamente de birou de comunicații pentru a primi și transmite informații;

14) menține formularele de înregistrare contabilă, le folosește pentru munca de informare și lucrează pentru monitorizarea executării deciziilor managerului;

15) atenuează conflictele și situațiile dificile de comunicare interpersonală;

16) utilizați tehnice și software pentru conferințe vocale sau video;

17) respectați eticheta oficială;

18) întocmește rapoarte anticipate pentru manager;

19) organizează întâlniri între manager și partea care primește;

20) întocmește documentele de călătorie;

21) procesează documentele și materialele pe baza rezultatelor deplasării managerului;

22) asigură funcționarea biroului pe perioada absenței managerului;

23) aplică metode de comunicare în afaceri;

24) să utilizeze instrumente de comunicare pentru a asigura interacțiunea cu managerul în timpul călătoriei sale de afaceri;

25) organizează și asigură contactele personale ale managerului;

26) gestionarea conflictelor;

27) ţin cont de caracteristicile psihologice ale individului când tipuri variate comunicare profesională;

28) folosire regulile stabiliteși procedurile de comunicare în cadrul organizației;

29) creează imagine pozitivă organizații;

30) să ia măsuri pentru soluționarea situațiilor conflictuale;

31) asigură confidențialitatea în zona de recepție și în biroul directorului, păstrează secretul informațiilor confidențiale;

32) organizează procesul de pregătire pentru desfășurarea unui eveniment de conferință individual și ca parte a unui grup de lucru;

33) document diferite etape proceduri pentru pregătirea și desfășurarea unui eveniment de conferință;

34) transferul de informații, documente și materiale către participanții la evenimentul conferinței;

35) pregătirea și echiparea mesei prezidiului și a locurilor de muncă ale participanților la întâlnire;

36) serviți o masă de ceai (cafea) în timpul pauzelor de cafea;

37) să respecte regulile de etichetă și protocol în afaceri;

38) menține imaginea organizației;

39) să creeze o imagine a secretarului care să se potrivească cu imaginea organizației;

40) să lucreze cu informații, să o analizeze și să o prezinte într-o formă sistematizată;

41) să asigure siguranța activităților organizației;

42) să asigure confortul participanților la evenimentul conferinței, să asiste în probleme de cazare și transport;

43) menținerea unui index de card sensibil la timp;

44) lucrează cu informații de control, le sistematizează și le prezintă sub formă de documente de sinteză;

45) să utilizeze mijloace de comunicare pentru a transmite instrucțiuni de la manager;

46) să utilizeze mijloace moderne de colectare și prelucrare a informațiilor de control;

47) evaluează rezultatele în cadrul sarcinilor atribuite;

48) exercită controlul asupra executării ordinelor conducătorului de către angajați;

49) să creeze condiţii care să asigure munca eficienta administrator;

50) să utilizeze echipamente organizatorice și rechizite de birou în conformitate cu scopul propus;

51) dotarea locului de muncă al conducătorului și a propriului loc de muncă cu echipamentul necesar;

52) efectuați înlocuirea Provizii, întreținerea echipamentelor de birou;

53) să efectueze îngrijirea zilnică a copiatorului, înlocuirea și depozitarea cartușelor și tonerului;

54) monitorizați starea și completați proviziile papetărie, produse de igienă, alimente;

55) întocmește și execută documente organizatorice și metodologice;

56) editează textele documentelor oficiale;

57) lucrează cu întregul set de resurse de informare și documentare ale organizației;

58) să utilizeze baze de date, inclusiv baze de date la distanță;

59) să utilizeze sisteme de referință juridice;

60) lucrul cu un computer, directoare (directoare) și fișiere, un scanner;

61) utilizați un pachet office (editor de text, foi de calcul);

62) să utilizeze dispozitive periferice și echipamente de birou;

63) utilizați e-mailul;

64) să utilizeze sisteme electronice de gestionare a documentelor;

65) bucurați-vă forme unificate documente;

66) întocmește documente financiare de numerar și documente de contabilizare a cheltuielilor generale;

67) tipăriți documente oficiale;

68) lucru cu un computer, scaner;

69) lucrul cu documentația de intrare, de ieșire, internă;

70) să utilizeze sisteme electronice de gestionare a documentelor pentru înregistrarea, controlul documentelor și lucrărilor de informare și de referință cu documente;

71) întocmește și întocmește acte normative;

72) elaborarea unui nomenclator al treburilor organizației, ținând cont de documentele normative și metodologice actuale;

73) să utilizeze nomenclatorul cazurilor la studierea structurii organizației, întocmirea inventarelor de cazuri;

74) formulează și formalizează cazuri în conformitate cu nomenclatorul aprobat al treburilor organizației;

75) asigura securitatea documentelor organizației;

76) întocmește dosare pentru transferul în arhivă;

77) colectează, prelucrează și analizează informațiile în conformitate cu cerințele de concizie, claritate a formulării, promptitudine la primire, acuratețe și fiabilitate, sistematizare optimă, continuitate în colectarea și prelucrarea informațiilor;

78) efectuează înregistrarea, acumularea și transmiterea, stocarea sistematică și emiterea de informații în forma cerută;

79) întocmește și execută documente de sinteză, raportare și statistică;

80) efectuează prelucrarea și structurarea informațiilor, formând resurse informaționale;

81) introducerea de date noi în sistemele informaţionale de referinţă;

82) introducerea imaginilor electronice ale documentelor în memoria computerului;

83) căutarea de informații în bazele de date existente, efectuarea de informații și lucrări de referință pe baza diferitelor combinații de caracteristici de căutare;

84) folosire tehnologii moderne colectare și transmitere de informații;

85) colectează și prelucrează informațiile necesare activităților managerului;

86) sistematizați datele primite și transmise;

87) verifica acuratețea, completitudinea și consistența datelor, eliminând dublarea informațiilor;

88) furnizați date într-un format unificat și ușor de citit;

89) reutilizați informațiile primite, actualizați constant datele;

90) asigurarea eficienţei fluxurilor informaţionale;

91) lucrați cu un computer, utilizați un pachet office (editor de text, foi de calcul);

92) ……… (alte abilități și abilități)

1.5. Secretarul managerului în activitățile sale este ghidat de:

1) ……… (denumirea actului constitutiv)

2) Reglementări privind ……… (denumirea unității structurale)

3) această fișă a postului;

4) ……… (denumirile reglementărilor locale care reglementează funcțiile de muncă în funcție de poziție)

1.6. Secretarul managerului raportează direct la ……… (denumirea funcției managerului)

1.7. ……… (alte prevederi generale)

2. Funcții de muncă

2.1. Organizatorice, documentare si Suport informațional activitati ale conducatorului organizatiei:

1) asistarea managerului în planificarea programului de lucru;

2) planificarea zilei de lucru a secretarei;

3) organizarea convorbirilor telefonice ale managerului;

4) organizarea de călătorii de afaceri pentru manager;

5) organizarea lucrului cu vizitatorii în zona de primire a managerului;

6) organizarea pregătirii, desfășurării și deservirii evenimentelor conferinței;

7) organizarea executării deciziilor, monitorizarea executării instrucțiunilor de la manager;

8) organizarea și menținerea unui spațiu de lucru funcțional pentru zona de recepție și biroul directorului;

9) elaborarea reglementărilor locale care reglementează activitatea secretarului;

10) întocmirea și execuția documentației de gestiune;

11) organizarea muncii cu documente în zona de recepție a managerului;

12) organizarea depozitării documentelor în zona de recepție a managerului;

13) furnizarea de informații managerului;

14) organizarea interacțiunii informaționale între manager și departamentele și oficialii organizației.

2.2. ……… (alte funcții)

3. Responsabilitățile postului

3.1. Secretarul directorului îndeplinește următoarele atribuții:

3.1.1. Ca parte a funcției de muncă, asistarea managerului în planificarea orelor de lucru:

1) selectează formularul de planificare și pregătește planificatorul (organizatorul) managerului;

2) introduce informații în planificator (organizator);

3) coordonează planurile temporare cu managerul;

4) coordonează convorbirile telefonice, întâlnirile și evenimentele cu parteneri, clienți, șefi de departament și angajați;

5) informează managerul despre regulamentele activităților planificate;

6) emite un avertisment cu privire la ora de apropiere a evenimentelor planificate;

7) creează o rezervă de timp pentru situații neprevăzute;

3.1.2. Ca parte a funcției de muncă, planificarea zilei de lucru a secretarului:

1) selectează și proiectează planificatorul secretarului;

2) ține un jurnal (pe electronic și/sau hârtie);

3) coordonează planurile cu planurile și graficele de lucru ale managerului;

4) repartizează timpul de lucru (pe zi, săptămână, perspectivă);

5) efectuează transferul sarcinilor planificate neîndeplinite;

6) desfășoară activități tipice zilnice;

3.1.3. Ca parte a funcției de muncă, organizarea convorbirilor telefonice ale managerului:

1) menține o bază de date de contacte telefonice ale managerului;

2) conectează managerul cu anumiți abonați;

3) întocmește materiale pentru convorbirile telefonice ale managerului;

4) înregistrează apelurile telefonice primite de recepție;

5) redirecționează apelurile telefonice individuale către directorii adjuncți și alți angajați;

6) obține informațiile necesare și transmite informații autorizate prin telefon;

7) stabilește contactul cu interlocutorul, menține și dezvoltă o conversație de afaceri în timpul convorbirilor telefonice;

8) acordă asistență managerului în organizarea și desfășurarea convorbirilor telefonice și a videoconferințelor;

3.1.4. Ca parte a funcției de muncă, organizarea deplasărilor de afaceri pentru manager:

1) întocmește un proiect de atribuire a postului pentru manager;

2) întocmește un proiect de comandă într-o călătorie de afaceri;

3) eliberează un certificat de călătorie și îl înregistrează dacă este necesar;

4) întocmește documente pentru obținerea vizei, pașaport străin;

5) comandă bilete de cale ferată și de avion, hoteluri și suport de transport pentru manager;

6) întocmește programul de călătorie, clarifică specificul protocolului evenimentelor planificate;

7) întocmește documente pentru deplasarea managerului;

8) clarifică datele, funcțiile, numele în programul călătoriei de afaceri;

9) realizează desfășurarea traseului managerului, legându-l cu programul de transport;

10) procesează materiale de călătorie de afaceri și întocmește un raport de călătorie de afaceri;

3.1.5. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu vizitatorii în zona de primire a managerului:

1) organizează primirea personală a vizitatorilor de către manager;

2) stabilește procedura de primire pentru diverse categorii de vizitatori;

3) menține un jurnal al programărilor de preînregistrare;

4) înregistrează vizitatorii;

5) facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor din partea vizitatorilor și angajaților organizației;

6) organizează recepția parteneri de afaceri la birou;

7) organizează servicii pentru manager și partenerii săi de afaceri în birou;

8) servește masa de ceai (cafea) în birou;

9) ia măsuri de conservare secret comercialîn timpul primirii vizitatorilor și prezenței acestora în zona de primire și în biroul managerului;

3.1.6. Ca parte a funcției de muncă, organizarea pregătirii, desfășurării și deservirii evenimentelor conferinței:

1) întocmește agenda evenimentului;

2) întocmește o listă de participanți la eveniment;

3) informează participanții despre evenimentul viitor și condițiile de participare;

4) selectează locul și ora evenimentului;

5) întocmește estimări preliminare de cost;

7) colectează textele rapoartelor și redactează documentele finale de la vorbitori;

9) întocmește fișele de prezență și o listă de înregistrare a participanților la eveniment;

10) achiziționează rechizite și produse de birou pentru a oferi pauze de cafea;

11) rezolvă problemele echipamentelor tehnice ale evenimentului;

12) oferă asistență în pregătirea raportului managerului și a materialelor de prezentare;

13) organizează pregătirea prezidiului și a locurilor de muncă ale participanților;

14) organizează întâlnirea și înregistrează participanții la eveniment;

15) păstrează procesele verbale ale evenimentului;

16) organizează serviciuîn pauzele de cafea;

17) organizează evenimente culturale, transport și suport hotelier;

3.1.7. Ca parte a funcției de muncă, organizarea executării deciziilor, monitorizarea executării instrucțiunilor de la manager:

1) produce documentarea deciziile managerului;

2) aduce la cunoștința angajaților organizației ordinele managerului;

3) coordonează activitățile de implementare a deciziilor managerului;

4) efectuează în timp util controlul curent și preventiv;

5) verifică executarea instrucțiunilor managerului în termenul stabilit;

6) avertizează angajații cu privire la expirarea termenului de îndeplinire a instrucțiunilor managerului;

7) înregistrează executarea comenzilor;

8) întocmește rapoarte și rapoarte analitice privind implementarea instrucțiunilor și deciziilor managerului;

3.1.8. Ca parte a funcției de muncă, organizarea și menținerea unui spațiu de lucru funcțional pentru zona de recepție și biroul managerului:

1) asigură la locul de muncă al managerului echipamentul organizatoric și rechizitele de birou necesare;

2) organizează recepția biroului în conformitate cu cerințele ergonomiei și culturii muncii;

3) organizează amenajarea interioară a sălii de recepție a managerului;

4) dotează locul de muncă cu echipamente de birou, un computer personal și echipamente auxiliare;

5) organizează echipamente de recepție cu sisteme de depozitare, echipamente necesare, precum și furnizarea de rechizite de birou;

6) asigură depozitarea și înlocuirea consumabilelor, îngrijirea zilnică a echipamentelor de birou;

7) comandă papetărie, produse de igienă, produse alimentare;

3.1.9. Ca parte a funcției de muncă, elaborarea reglementărilor locale care reglementează activitatea secretarului:

1) elaborează fișa postului secretarului;

2) elaborează regulamente privind secretariatul;

3) elaborează instrucțiuni pentru munca de birou;

3.1.10. Ca parte a funcției de muncă, pregătirea și execuția documentației de gestiune:

1) întocmește proiecte administrative (comenzi, instrucțiuni) și documente informative și de referință (scrisori oficiale, certificate, rapoarte și memorii);

2) tipărește documente oficiale și alte materiale;

3) reproduce documente oficiale;

4) exercită controlul asupra trecerii documentelor în organizație (coordonarea, semnarea și aprobarea documentului);

3.1.11. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu documente în zona de recepție a managerului:

1) primește, examinează preliminar și sortează documentele primite de recepția managerului;

2) întocmește documente pentru a fi luate în considerare de către manager;

3) ține evidența documentelor primite pe numele managerului;

4) organizează predarea documentelor către executorii executori;

5) creează și menține o bază de date cu documentele managerului;

6) efectuează lucrări de informare și referință;

7) urmărește executarea documentelor și instrucțiunilor managerului;

3.1.12. Ca parte a funcției de muncă, organizarea depozitării documentelor în zona de recepție a managerului:

1) elaborează secțiuni din nomenclatorul de afaceri al organizației;

2) realizează formarea și înregistrarea dosarelor pentru păstrare permanentă, pe termen lung;

3) întocmește și transferă dosare în arhivele organizației;

3.1.13. Ca parte a funcției de muncă, furnizarea de informații managerului:

1) colectează și prelucrează informațiile necesare pentru luarea deciziilor informate de management;

2) verifică acuratețea, completitudinea și consistența datelor, eliminând dublarea informațiilor;

3) furnizează date într-un format unificat și ușor de citit;

4) identifică cele mai semnificative criterii de sistematizare a informaţiei pentru realizarea bazelor de date;

5) creează și utilizează baze de date în organizație;

3.1.14. Ca parte a funcției de muncă, organizarea interacțiunii informaționale între manager și departamentele și oficialii organizației:

1) informează angajații organizației cu privire la deciziile managerului;

2) organizează schimbul de informații între divizii și oficialii organizației;

3) anunță angajații despre evenimentele viitoare;

4) organizează întâlniri colectiv de muncă cu managementul;

5) informează managerul cu privire la solicitările angajaților pe probleme de muncă și personale;

3.1.15. Ca parte a îndeplinirii funcțiilor sale de serviciu, el îndeplinește instrucțiuni de la supervizorul său imediat.

3.1.16. ……… (alte sarcini)

3.2. ……… (alte prevederi privind responsabilitățile postului)

4. Drepturi

Secretarul managerului are dreptul:

4.1. Participa la discutiile proiectelor de hotarari, la intalniri privind pregatirea si implementarea acestora.

4.2. Solicitați clarificări și clarificări de la supervizorul dumneavoastră imediat cu privire la aceste instrucțiuni și sarcinile atribuite.

4.3. Solicitați, în numele supervizorului imediat, și primiți de la alți angajați ai organizației informațiile și documentele necesare îndeplinirii misiunii.

4.4. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii de conducere referitoare la funcția pe care o îndeplinește, cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa și cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii funcțiilor sale de muncă.

4.5. Trimite propuneri de organizare a muncii în cadrul funcțiilor lor de muncă spre examinare de către supervizorul lor imediat.

4.6. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite.

4.7. ……… (alte drepturi)

5. Responsabilitate

5.1. Secretarul managerului este tras la răspundere:

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse;

Pentru infracțiuni și infracțiuni săvârșite în timpul activităților lor de muncă - în modul stabilit de legislația administrativă și penală actuală a Federației Ruse;

Pentru cauzarea prejudiciului organizației - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

5.2. ……… (alte prevederi privind răspunderea)

6. Dispoziții finale

6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza Standard profesional" ", aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii si protectie sociala Federația Rusă din 6 mai 2015 N 276n, ținând cont de……… (detalii privind reglementările locale ale organizației)

6.2. Angajatul este familiarizat cu această fișă a postului la angajare (înainte de semnarea contractului de muncă).

Faptul că angajatul s-a familiarizat cu această fișă a postului este confirmat de ……… (prin semnătura pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din această instrucțiune (în jurnalul de familiarizare cu fișele postului); într-o copie a fișa postului păstrată de angajator; în alt mod)

6.3. ……… (alte dispoziții finale).

CONFIRM:

[Denumirea funcției]

_______________________________

_______________________________

[Numele companiei]

_______________________________

_______________________/[NUMELE COMPLET.]/

„_____” _______________ 20___

DESCRIEREA POSTULUI

Secretarul șefului

1. Dispoziții generale

1.1. Această fișă a postului definește și reglementează atribuțiile, responsabilitățile funcționale și ale postului, drepturile și responsabilitățile secretarului șefului [Numele organizației în cazul genitiv] (denumită în continuare Compania).

1.2. Secretarul managerului aparține categoriei directorilor tehnici, este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al conducătorului Societății.

1.3. Secretarul managerului raportează direct la [denumirea funcției managerului imediat în cazul dativ] al Societății.

1.4. În funcția de secretar al managerului este numită o persoană care are studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.

1.5. Secretarul managerului trebuie să știe:

• rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și păstrarea evidenței;
• structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
• organizarea muncii de birou;
• metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
• munca de arhivă;
• dactilografiat;
• reguli de utilizare a interfoanelor;
• standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
• fundamentale ale eticii și esteticii;
• reguli de comunicare în afaceri;
• bazele organizării și managementului muncii;
• reguli pentru operarea echipamentelor informatice;
• fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
• regulamentul intern al muncii;
• regulile si regulamentele de protectie a muncii.

1.6. În activitatea sa, secretarul managerului este ghidat de:

• reglementări și materiale didactice cu privire la lucrarea efectuată;
• regulamentul intern al muncii;
• ordinele și instrucțiunile șefului Societății și supervizorul imediat;
• această fișă a postului;
• norme privind protecția muncii, salubritatea industrială și apărarea împotriva incendiilor.

1.7. În perioada de absență temporară a secretarului directorului, atribuțiile acestuia sunt atribuite [denumirea funcției de adjunct].

2. Responsabilitati functionale

Secretarul directorului îndeplinește următoarele atribuții:

2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului întreprinderii.

2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

2.3. Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii.

2.5. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului.

2.6. Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite spre execuție, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite înaintate la semnare managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate.

2.7. Organizează convorbirile telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex, etc.), precum și mesaje telefonice, aduce informații acestuia. atenție în timp util, primită prin canale de comunicare.

2.8. La instrucțiunile managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.

2.9. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

2.10. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului întreprinderii, luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă locului de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții favorabile muncii sale eficiente.

2.13. Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

2.15. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

2.16. Copiază documente pe un copiator personal.

În caz de necesitate oficială, secretarul managerului poate fi implicat în îndeplinirea sarcinilor sale oficiale, ore suplimentare, în modul prevăzut de prevederile legislației federale a muncii.

3. Drepturi

Secretarul managerului are dreptul:

3.1. Solicitați conducerii Societății să acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor lor.

3.2. Imbunatateste-ti abilitatile.

3.3. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii Societății referitoare la activitățile acesteia.

3.4. Trimiteți propuneri cu privire la aspecte legate de activitățile dvs. pentru a fi luate în considerare de către supervizorul dvs. imediat.

3.5. Primește de la angajații Companiei informațiile necesare desfășurării activităților lor.

4. Evaluarea responsabilității și performanței

4.1. Secretarul managerului poartă responsabilitatea administrativă, disciplinară și materială (și în unele cazuri prevăzute de legislația Federației Ruse, penală) pentru:

4.1.1. Nerespectarea sau executarea necorespunzătoare a instrucțiunilor oficiale de la supervizorul imediat.

4.1.2. Neexecutarea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcțiilor și sarcinilor atribuite cuiva.

4.1.3. Utilizarea ilegală a puterilor oficiale acordate, precum și utilizarea acestora în scopuri personale.

4.1.4. Informații inexacte despre starea lucrării care i-au fost atribuite.

4.1.5. Eșecul de a lua măsuri pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile întreprinderii și ale angajaților săi.

4.1.6. Neasigurarea respectării disciplinei muncii.

4.1.7. Infracțiuni comise în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

4.1.8. Cauzarea de daune materiale și/sau pierderi companiei sau terților asociate cu acțiuni sau inacțiuni în timpul îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4.2. Evaluarea performanței secretarului managerului se realizează:

4.2.1. De către supervizorul imediat - în mod regulat, în cursul îndeplinirii zilnice de către angajat a funcțiilor sale de muncă.

4.2.2. Comisia de Certificareîntreprinderi - periodic, dar cel puțin o dată la doi ani, pe baza rezultatelor documentate ale muncii pentru perioada de evaluare.

4.3. Principalul criteriu de evaluare a activității secretarului managerului este calitatea, completitudinea și promptitudinea îndeplinirii sarcinilor prevăzute în aceste instrucțiuni.

5. Conditii de munca

5.1. Programul de lucru al secretarului managerului se stabileste in conformitate cu reglementarile interne de munca stabilite de Societate.

5.2. Din cauza nevoilor de productie, secretarul managerului este obligat sa se deplaseze la calatorii de afaceri(inclusiv semnificația locală).

6. Dreptul de semnătură

6.1. Pentru asigurarea activităților, secretarului managerului i se acordă dreptul de a semna documente de informare și de referință asupra aspectelor incluse în atribuțiile sale funcționale.

Am citit instrucțiunile ___________/___________/ „___” _______ 20__