În ciclul de viață al oricărei organizații, mai mult de 80% din toate evenimentele au loc prin contracte. Evident, costurile de gestionare a acestora pot fi o proporție semnificativă și, mai important, riscurile pe care compania le suportă din cauza De calitate inferioară aceste lucrări sunt foarte mari.

Una dintre sarcinile principale asistență financiară, și anume reducerea costurilor fără a sacrifica eficiența, pot fi rezolvate în mod integrat prin introducerea de soluții metodologice de gestionare a activităților contractuale cu automatizarea ulterioară a acestora. Principala dificultate aici este legată de faptul că multe servicii ale organizației sunt implicate în procesul de lucru cu contracte. Dar efectul implementării cu succes a sistemului va fi de natură sinergetică, deoarece sunt rezolvate o serie de probleme generale de management:

• standardizarea contractelor prin formarea acestora pe baza modelelor;
• creșterea eficienței interacțiunii între diverse departamente;
• reducerea ciclurilor de revizuire și aprobare a contractelor;
• gestionarea contractului pe toată durata acestuia ciclu de viață.

Când se consideră procesul de management al contractului ca un ciclu metodologic, se poate trasa o analogie directă cu managementul de proiect pe etape: planificare, execuție, control, ajustare, influență managementului.

Planificare. În general, planificarea include patru etape:

• determinarea necesității încheierii unui contract;
• studiul de fezabilitate al tranzacției (acordului);
• selectarea contrapartidei;
• alegerea schemei contractuale (luând în considerare riscurile juridice, financiare și de altă natură).

Deoarece planificarea este un proces standardizat și face parte dintr-un proces mai global de susținere a ciclului de viață al unui contract, integrarea tuturor elementelor într-un singur spațiu informațional iese în prim-plan. Nucleul asociației este un sistem automat de gestionare a resurselor ERP, ale cărui componente pot fi sisteme de bugetare, contabilitate de gestiune, managementul documentelor, CRM și altele.

Oricare ar fi caracteristicile unui anumit contract, este important să înțelegem că „viața” acestuia într-un mediu informatic automatizat unificat al organizației ar trebui să înceapă de la ciclul „zero” – proiectare. Deja în această etapă, este posibil să se minimizeze riscurile de pierdere și dublă introducere a informațiilor. Ei bine, divizia care asigură procesul de mutare a contractului prin ciclu este serviciul financiar, care din punct de vedere istoric a fost responsabil de funcțiile de contabilitate, control și furnizare de informații pentru analiză. „Finanțe” este cel care acționează ca un centru care unește divizii ale organizației care sunt uneori divergente în „interesele” lor.

Rolul specific al serviciului financiar în etapa inițială a pregătirii unui proiect de acord este de a elabora studiul de fezabilitate al acestuia. Indică: scopul încheierii tranzacției, rațiunea fezabilității acesteia; obiectul contractului, cuantumul acestuia și alte condiții esențiale; opțiuni pentru modelul fluxului financiar, inclusiv planificarea surselor de finanțare; modalități de a controla bugetele și limitele; costuri; evaluarea consecințelor economice și financiare, inclusiv analiza riscurilor. Importanța alegerii celui mai eficient model de flux financiar pentru un contract poate fi ilustrată printr-un exemplu practic.

Exemplu

O companie producătoare cu un grad ridicat de sezonalitate în vânzări și o intensitate materială semnificativă a produselor de la an la an s-a confruntat cu probleme de finanțare a producției în „sezonul de jos”. În același timp, stocurile din depozit și „perna de siguranță” financiară acumulată sub formă de rezervă în perioada de vârf a vânzărilor, ca de obicei, au fost rapid „mâncate”, iar compania a trebuit să atragă din nou și din nou scumpi. finanțare externă de două ori pe an. Analiza problemei a relevat o discrepanță între ciclurile sezoniere de vânzări ale exploatației și principalii săi furnizori de materii prime, care au întâmpinat și dificultăți financiare în anumite perioade ale anului. Aceasta a oferit cheia soluției. Termenii contractelor prevedeau o plată amânată standard pentru fiecare livrare pe parcursul anului. S-a modificat modelul fluxurilor financiare din contract - in functie de luna de livrare, numarul de zile de plata amanata a crescut sau a scazut fata de standard. Astfel, am rezolvat problema discrepanței dintre bugetul de venituri și cheltuieli (BDR) și bugetul de trafic. Bani(BDDS).

Vorbind despre alegerea modelului de flux financiar conform contractului, este de remarcat faptul că în acest caz se construiește o punte între planificarea bugetară și faptul execuției calendarului de plăți.

Exemplu

Într-o mare companie energetică de stat, în proces de planificare bugetară, elaborează și aprobă Anual program cuprinzător achiziții (GKPZ). În cadrul blocului „Calendar de plăți”, aplicațiile sunt aprobate și plătite. Iar în blocul „Executarea contractelor” contractele sunt limitate automat ținând cont de Codul civil și se lansează procedura de aprobare electronică a acordului cu definirea limitelor pentru „Calendrul de plăți”. Această practică vă permite să gestionați cheltuielile bugetare în timp.

Atunci când convin asupra contractelor în cadrul companiei, departamentele relevante le verifică fezabilitatea, iau în considerare riscuri etc. Iar serviciul financiar trebuie să verifice modelul financiar din contract cu bugetele de cheltuieli aprobate ale companiei, astfel încât suma obligațiilor asumate să nu depășească limitele stabilite în acestea. Pe de altă parte, la efectuarea unor plăți specifice în cadrul calendarului de plăți, se efectuează o reconciliere cu aprobat prin acord pentru care a fost depusă cererea. Se verifică nu numai în raport cu bugetul corespunzător, ci și cu modelul financiar al contractului, care permite, la momentul plății, să se monitorizeze respectarea nu numai cu BDDS, ci și cu BDR.

Implementarea. După planificare, începe etapa de implementare a contractului, care este împărțită în două etape. Prima este procedura de încheiere a unui contract: elaborarea unui proiect, aprobarea prealabilă a acestuia, apoi semnarea și înregistrarea, notificarea începerii lucrărilor în temeiul contractului, determinarea procedurii de revizuire (ajustarea) condițiilor, acordul asupra unui format de raportare pentru procesul de aprobare.

A doua etapă - acțiunile directe ale finanțatorilor este funcția de control asupra executării contractului, care este următoarea etapă a procesului și este împărțită condiționat în blocuri:

• controlul obligațiilor nefinanciare în măsura în care acestea le afectează pe cele financiare (de exemplu, dacă neîndeplinirea obligațiilor de afaceri din contract duce la amenzi, penalități etc.) și ajustarea modelului de flux financiar în legătură cu modificările obligații financiare (de exemplu, modificări ale programului de plată conform contractului etc.);
• controlul obligațiilor financiare (exactitatea plăților conform contractului conform termenilor și sumelor, controlul bugetului, revizuirea modelului financiar în cazul modificării termenilor contractului).

Integrată în sistemul informatic general și organizată corespunzător, contabilitatea de gestiune a contractelor ar trebui să asigure crearea unei baze documentare pentru analizarea motivelor neîndeplinirii obligațiilor, luarea de măsuri pentru prevenirea și eliminarea acestora și să contribuie la examinarea corectă a pretențiilor și reclamațiilor. a contrapartidelor. O astfel de contabilitate poate fi implementată în practică prin menținere rapoarte analitice sub contract. Astfel de rapoarte includ secțiuni care indică următoarele date (folosind exemplul unui contract de furnizare): detalii ale contrapărții, numărul și data, specificațiile, comenzile, comenzile, volumul produselor care urmează să fie furnizate și datele de livrare, numele produselor expediate, fapte de transporturi, plăți în comparație cu indicatorii planificați și alte informații necesare.

Rapoartele privind executarea contractelor pot fi prezentate în următoarele secțiuni analitice: pe licitație (pe baza ce criterii a fost selectată contrapartea), pe contraparte (în ceea ce privește creanțele sau datorii pentru fiecare contract), pe activități operaționale, financiare, de investiții, etc.

Ajustare. Participarea serviciului financiar în această etapă include monitorizarea constantă a fezabilității economice a contractului (în cazul schimbărilor în condiții externe semnificative, în special situatie financiara) și inițierea ajustărilor la condițiile financiare.

Impact managerial.În sfârșit, în faza de acceptare decizie de management serviciul financiar întocmește un studiu de fezabilitate financiară și economică opțiuni posibile actiuni: incheierea contractului, prelungirea fara modificari sau cu modificari ale conditiilor financiare, inceperea procesului de intelegere a unui nou contract. Pe baza analizei efectuate la etapele de control și ajustare, se fac propuneri de standardizare a procedurii de deplasare a contractelor și de îmbunătățire a șablonului.

Opinia expertului: Oleg Beylezon- arhitect principal Compania „Business Logic 2.0”.

Se poate considera că un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) funcționează eficient atunci când este nevoie de alte sisteme care să asigure stocarea documentelor, să automatizeze procesele de afaceri și să ofere colaborare nu apare. Din aceasta, putem evalua eficacitatea punându-ne următoarele întrebări:

• Există plângeri cu privire la lipsa sau funcționalitatea incorectă a sistemului?;
• Există modalități „alternative” de flux de documente în organizație (care nu afectează EDMS)?;
• Există „situații excepționale” în reglementările privind fluxul de documente (nu sunt acoperite de funcționalitatea EDMS) care sunt prescrise a fi rezolvate în afara sistemului?;
• Activitățile angajaților în cadrul EDMS sunt suficient de transparente pentru management?;
• Cât de bine este acest sistem integrat în infrastructura IT a companiei?;
• Există diferite opțiuni pentru accesul angajaților la sistem (clienți gros, subțiri, mobili)?

De asemenea, trebuie luate în considerare problemele de securitate, costul de proprietate, disponibilitatea sistemului de a se schimba etc.

într-o persoană care acționează pe bază, denumită în continuare „ Comerciant", pe de o parte, și în persoana care acționează în baza, denumită în continuare " Investitor", pe de altă parte, denumită în continuare " Petreceri", au încheiat prezentul acord, denumit în continuare "Acordul", după cum urmează:

1. OBIECTUL ACORDULUI

1.1. Comerciantul se obligă să accepte pentru administrare active financiare în valoare de ruble în contul de tranzacționare al Investitorului la companie și să le administreze pe durata Acordului.

1.2. Investitorul se obligă să transfere către conducerea Comerciantului un cont deschis la compania "" cu un depozit inițial plasat pe acesta în valoare de ruble, să accepte serviciile furnizate și să le plătească în conformitate cu paragrafele. 3.1-3.5 din prezentul acord.

1.3. Gestionarea activelor financiare se realizează prin tranzacționare la Bursa Interbancară din Moscova MICEX pentru a extrage profit maxim cu o anumită sumă de reducere maximă a depozitului inițial (tragere) în contul Investitorului.

2. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIILE PĂRŢILOR

2.1. Drepturile și obligațiile Comerciantului:

2.1.1. Comerciantul este obligat să accepte imediat contul pentru operațiuni de tranzacționare din momentul în care primește login-ul și parola pentru accesarea contului. Contul se consideră acceptat pentru administrare din momentul în care investitorul transferă comerciantului login-ul și parola contului. Investitorului i se oferă parola Investitorului pentru a monitoriza operațiunile de tranzacționare ale Traderului.

2.1.2. Comerciantul este obligat să trimită facturile Declarației Investitorului în termen de o zi lucrătoare, de la momentul solicitării.

2.1.3. Comerciantul are dreptul de a deschide și închide poziții de tranzacționare la propria discreție, iar valoarea reducerii maxime a depozitului inițial nu trebuie să depășească % din depozitul inițial.

2.1.4. Comerciantul primește cota sa din profit, conform paragrafelor. 3.1-3.5 din prezentul acord.

2.1.5. Comerciantul este obligat să compenseze pierderea investitorului dacă pierderea în cont depășește mai mult de % din depozitul inițial. Procedura și valoarea compensației sunt definite în clauza 3.5 din prezentul Acord.

2.1.6. Comerciantul are dreptul de a administra contul doar pentru tranzacționarea pe piața MICEX.

2.1.7. La expirarea Acordului și dacă una dintre părți nu este de acord cu prelungirea acestuia, Comerciantul este obligat să rezilieze operațiuni de tranzacționare pe contul de tranzacționare al Investitorului și să furnizeze Investitorului numele de autentificare și parola contului de tranzacționare.

2.2. Drepturile și obligațiile investitorului:

2.2.1. Investitorul este obligat să deschidă un cont la companie „până la” un an inclusiv, să plaseze un depozit în valoare de ruble pe acesta și să ofere comerciantului detaliile necesare pentru gestionarea contului.

2.2.2. Investitorul are dreptul de a vedea starea contului în orice moment, dar fără a interfera cu cursul tranzacționării.

2.2.3. În cazul în care comerciantul încalcă clauza 2.1.3 din prezentul acord, Investitorul are dreptul de a rezilia unilateral Contractul.

2.2.4. Investitorul este obligat să retragă o parte din profit din contul de tranzacționare la prima solicitare a Comerciantului și să plătească pentru serviciile Comerciantului în perioada de decontare convenită în cadrul prezentului acord.

2.2.5. Transferul de către Investitor și Comerciant al drepturilor și obligațiilor lor în temeiul acestui acord către terți nu este permis.

3. TERMENI DE PLATĂ PENTRU SERVICIILE COMERCIAȚILOR

3.1. Remunerația pentru serviciile Comerciantului este % din profitul înregistrat în bilanţ în perioada de facturare. Remunerația este plătită Comerciantului în zilele bancare în conturile specificate de Comerciant sau prin sisteme de transfer.

3.2. Perioada de facturare este determinată de clauza 4 din prezentul acord sau de un acord adițional la prezentul acord, care determină începutul și sfârșitul perioadei de facturare și suma soldului înregistrat la începutul perioadei de facturare.

3.3. Dacă sfârșitul perioadei de decontare coincide cu sfârșitul Acordului și Acordul nu este reînnoit, atunci Comerciantul este obligat să închidă toate pozițiile înainte de sfârșitul perioadei de decontare. În acest caz, Investitorul plătește o remunerație Comerciantului pentru ultima perioadă de decontare, iar Comerciantul transferă integral contul Investitorului.

3.4. Dacă la sfârșitul perioadei de facturare nu există profit, remunerația Comerciantului pentru această perioadă de facturare nu este plătită și valoarea soldului de deschidere al perioadei de facturare anterioară este considerată egală cu soldul de deschidere al perioadei următoare.

3.5. Dacă la finalizarea Acordului sau la momentul stabilirii depozitului, suma din cont este cu % mai mică decât valoarea soldului inițial al ultimei perioade de facturare, atunci nu se plătește remunerația Comerciantului pentru ultima perioadă de facturare. , iar o pierdere care depășește riscul investiției egală cu % din suma depozitului inițial este compensată de Comerciant din fonduri proprii.

4. DURATA ACORDULUI

4.1. Prezentul Acord intră în vigoare din momentul semnării sale de către Părți și este valabil până la rezilierea de către Părți.

4.2. Rezilierea Contractului este posibilă numai la sfârșitul următoarei perioade de facturare. Fiecare dintre părțile la acest acord are dreptul de a rezilia contractul prin notificarea celeilalte părți cel puțin zile calendaristiceînainte de sfârșitul următoarei perioade de facturare.

4.3. Perioada de facturare conform prezentului acord trebuie înțeleasă ca o perioadă de timp egală cu numărul de zile dintre ultimele zile de vineri ale lunilor calendaristice.

4.4. Sfârșitul perioadei de facturare pentru însumarea rezultatelor este considerat a fi ultima vineri a fiecărei luni calendaristice.

4.5. În cazul rezilierii anticipate a contractului (înainte de încheierea următoarei perioade de facturare) de către Comerciant sau Investitor, Comerciantului i se plătește un procent din profitul primit pentru perioada de facturare (neterminată).

5. RESPONSABILITATEA PĂRȚILOR

5.1. Răspunderea Părților în temeiul prezentului Acord este determinată în conformitate cu legislația în vigoare Federația Rusă.

6. FORTA MAJORA

6.1. În cazul unor circumstanțe de forță majoră, imposibilitatea îndeplinirii integrale sau parțiale a obligațiilor de către oricare dintre părți în temeiul prezentului acord, și anume: incendiu, inundații, război, acte teroriste, dezastre naturale etc., îndeplinirea obligațiilor care decurg din prezentul acord. se suspendă proporțional cu timpul în care au loc astfel de împrejurări.

6.2. Partea pentru care este imposibil să-și îndeplinească obligațiile din contract trebuie să notifice celeilalte părți în scris apariția și încetarea unor astfel de circumstanțe în cel mult zile de la data începerii/încetării acestor circumstanțe. Termeni și condiții suplimentare. În cazul în care detaliile uneia dintre părți se modifică, partea care își modifică detaliile trebuie să notifice celeilalte părți cu privire la modificarea acestora în cel mult zile calendaristice. Toate schimbările acorduri suplimentare, actele, anexele la prezentul Acord sunt valabile numai dacă sunt întocmite în scris și semnate personal de ambele părți.

Un acord corect întocmit și executat în mod competent permite unei companii să minimizeze diferitele riscuri asociate cu apariția unor consecințe financiare nedorite sub forma amenzilor și penalităților acumulate în temeiul civil și legislatia fiscala. Prin urmare, directorul financiar ar trebui să-și amintească că nu există fleacuri în munca contractuală și să acorde atenție nu numai prevederilor contractelor, ci și modului în care este organizat și desfășurat procesul contractual în companie.

Aproape orice acord încheiat de o organizație trece prin mai multe etape - pregătire, încheiere, aprobare, semnare, monitorizare continuă și închidere. În caz de dezacord, se adaugă o altă etapă - soluționarea preliminară a litigiului. Să luăm în considerare conținutul fiecăreia dintre aceste etape ale procesului contractual din punctul de vedere al participării angajaților serviciilor financiare la acesta.

Pregătirea pentru încheierea unui contract

În această etapă de lucru contractual, intern baza normativă companiile şi forme standard contracte de afaceri pe care organizația le folosește ulterior. Să ne oprim mai detaliat asupra principalelor componente ale acestei etape.

Elaborarea si aprobarea reglementarilor contractuale

Asemenea reglementări sunt necesare pentru a formaliza în mod clar relațiile dintre participanții la procesul contractual, responsabilitățile acestora, termenele limită pentru realizarea acțiunilor și responsabilităților specifice. Acest document poate include, de exemplu, secțiuni „Pregătirea unui proiect de acord”, „Aprobarea unui proiect de acord”, „Procedura de semnare”, „Sprijin și control al executării acordului”.

Inițiatorul elaborării reglementărilor contractuale poate fi atât șeful organizației, cât și al oricărei unități structurale care participă la procesul contractual.

Experienta personala
Vladimir Altergot,

Dezacordul în acțiunile departamentelor implicate în procesul contractual duce adesea la faptul că termenii contractului sunt contrare legii (care, din păcate, este dezvăluită doar în instanță), sau tranzacția se dovedește a fi neprofitabilă dintr-o taxă. punct de vedere (care se descoperă doar în timpul unui control fiscal). Pentru a obține un contract „de ieșire” care să răspundă intereselor companiei, precum și pentru a asigura cât mai mult posibil împotriva diferitelor riscuri, inclusiv cele fiscale, se elaborează reglementări pentru trecerea și aprobarea contractelor.

Elaborarea unor forme standard de contracte

Pe parcursul acestei lucrări sunt clarificate termenii esențiali și alte prevederi ale contractelor care pot afecta nivelul riscului financiar.

Disponibilitatea condițiilor esențiale. Contractul trebuie sa contina toate conditiile esentiale (necesare pentru contractele de acest tip) prevazute de legislatia in vigoare. Astfel, o condiție esențială a contractului de furnizare este indicarea cantității și gamei de bunuri furnizate; un contract de închiriere pentru o clădire (loc) este o condiție pentru transferul acesteia de la locator la locatar numai în baza unui certificat de transfer și acceptare sau a unui alt document similar în esență economică (articolul 655 din Codul civil al Federației Ruse). ÎN in caz contrar obiectele specificate sunt considerate netransferate, astfel locatarul nu va avea temei de acumulare chirie pentru utilizarea instalației și includerea acesteia în costurile curente.

• 10 condiții periculoase ale unui contract de furnizare de bunuri

Acord, în cazul în care se ajunge la un acord între părți cu privire la toate condițiile sale esențiale.

Termenii standard ai contractului. Termenii tipici includ termenii de plată (plată în avans, plată în avans, plată amânată, credit comercial etc.), forma acesteia (numerar, valori mobiliare, alte proprietăți), momentul transferului dreptului de proprietate (de exemplu, momentul înregistrare de stat, plăți etc.). Trebuie menționat că condițiile standard ar trebui să se bazeze pe principalii parametri prevăzuți în planurile financiare ale companiei și să contribuie la menținerea unui nivel adecvat de lichiditate. De exemplu, o organizație poate dezvolta și aproba limite legate de plata în avans a produselor primite, dimensiune optimă conturile de plătit și de încasat, perioada de plată amânată, etc. Posibilele abateri de la acești parametri într-un anumit acord trebuie justificate și aprobate de conducere.

Intocmirea proiectelor de acorduri incheiate cu contrapartide specifice

Serviciul financiar inițiază de regulă încheierea de contracte de împrumut, acorduri de cumpărare și vânzare de valori mobiliare, contracte de efectuare a auditurilor obligatorii sau voluntare.

Angajații companiei, folosind forme de contracte standard aprobate, le adaptează la acordurile specifice cu contrapartea. Să atragem atenția asupra o serie de puncte importante care trebuie luate în considerare la pregătirea anumitor contracte.

Respectarea formei contractului. Potrivit art. 422 din Codul civil al Federației Ruse, contractul trebuie să respecte regulile stabilite pentru acesta prin lege sau alte acte juridice în vigoare la momentul încheierii sale. Acest lucru se aplică în mod egal formei contractului. În principiu, Codul civil al Federației Ruse permite întocmirea unui acord în orice formă acceptată la efectuarea tranzacțiilor, cu excepția cazurilor în care se stabilește altfel pentru anumite acorduri. De exemplu, în conformitate cu art. 651 din Codul civil al Federației Ruse, se încheie un contract de închiriere pentru o proprietate imobiliară scris prin intocmirea unui singur act 1 semnat de parti. Nerespectarea formei scrise atrage în acest caz nulitatea contractului. În plus, un contract de închiriere imobiliară pe o perioadă de cel puțin un an este supus înregistrării de stat și se consideră încheiat din momentul acestei înregistrări.

Structura prețurilor.În unele cazuri, de exemplu, în timpul reparației, instalării, lucrari de constructii, este recomandabil să atașați la contract o explicație detaliată a formării prețului acestuia. Acest lucru vă permite adesea să evitați frauda asociată cu efectuarea unei cantități nespecificate de muncă sau cu creșterea costurilor.

Decodarea prețului contractului este deosebit de relevantă pentru organizatii de constructii care formalizează relaţiile cu antreprenorii prin încheierea de contracte de construcţie. Asemenea contracte trebuie să fie însoțite de un deviz pentru lucrări de construcții, întrucât, potrivit art. 743 din partea 2 a Codului civil al Federației Ruse, devizul determină costul lucrării. În acest caz, formatul devizului specificat și gradul de detaliere a obiectului contractului trebuie stabilite în prealabil.

Lista documentelor primare. Lista documentelor primare care vor confirma faptele tranzacțiilor comerciale în cadrul contractului încheiat trebuie înregistrată direct în textul acestuia. Atentie speciala este necesar să se acorde atenție executării și furnizării la timp a documentelor primare (acte, facturi, facturi etc.) de către contrapărți 2. Practica arată că absența unei secțiuni corespunzătoare în acord crește semnificativ riscul unor consecințe fiscale nedorite la implementarea controale fiscale activitățile organizației (vezi caseta).

Vă reamintim că potrivit art. 9 Lege federala din 21 noiembrie 1996 Nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale sunt documentate cu documente justificative, care pot fi acceptate în contabilitate numai dacă sunt conforme. forme unificate primar documentatia contabila incluse în albume speciale. Sau, în lipsa unor astfel de forme, ele conțin toate necesar detaliile documentelor primare.

Lipsa documentelor primare corect executate poate duce la faptul că cheltuielile efectuate de organizație vor fi considerate nedocumentate (și, în consecință, nu vor fi acceptate ca o reducere a impozitului pe venit). În plus, autoritățile fiscale vor avea posibilitatea de a acuza o organizație de încălcarea gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor, cheltuielilor și elementelor impozabile (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse), ceea ce va atrage sancțiuni: pentru o singură încălcare - o amendă de 5 mii de ruble, pentru încălcări repetate (săvârșite în mai mult de o perioadă fiscală) - 15 mii de ruble. Dacă lipsa documentelor primare a dus la o subestimare a bazei de impozitare, atunci amenda va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15 mii de ruble.

Greșeli tipice la pregătirea documentelor primare

1. Executarea incorectă a lucrărilor în baza unui contract de construcție. În practică, înregistrarea lucrărilor de construcție finalizate este adesea efectuată folosind documente în formă liberă, ceea ce este inacceptabil. Acceptarea lucrărilor efectuate de un antreprenor în temeiul unui contract de construcție trebuie să fie documentată într-un act de acceptare a lucrărilor efectuate (formularul KS-2) și un certificat de cost al acestora (formularul KS-3). Ambele formulare au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 11 noiembrie 1999 nr. 100 și sunt obligatorii pentru utilizare.

2. Absența unui act la închirierea proprietății. Legislația civilă nu stabilește obligația proprietarului de a confirma în scris faptul furnizării de servicii către chiriaș în baza contractului de închiriere a spațiilor. Într-adevăr, în conformitate cu art. 743 din Codul civil al Federației Ruse, antreprenorul se obligă să furnizeze, iar clientul - să plătească pentru, serviciile furnizate lui. Adică, părțile nu au drepturi și obligații legate de livrarea și acceptarea serviciilor. Acest lucru se explică prin faptul că serviciul, ca obiect al raporturilor juridice civile, este consumat de către client în procesul de prestare a acestuia de către antreprenor, iar acest fapt nu necesită confirmare scrisă suplimentară.

În același timp, în scopuri contabile și de contabilitate fiscală, toate tranzacțiile comerciale trebuie confirmate prin documente contabile primare. Întrucât contractul de închiriere nu se aplică unor astfel de documente, se recomandă să se prevadă semnarea lunară de către părți a unui act de prestare a serviciilor care să conțină toate detaliile necesare specifice documentului primar (clauza 2 din art. 9 din Legea 21 noiembrie 1996 Nr. 129-FZ).

3. Lipsa informațiilor complete despre obiectul contractului în documentul primar. Aceasta situatie apare cel mai adesea la incheierea contractelor de prestare a serviciilor de consultanta. La încheierea unor astfel de contracte, se recomandă obligarea contractantului să furnizeze o listă detaliată scrisă de întrebări pentru care au fost pregătite răspunsuri și explicații. În caz contrar, este posibil ca autoritatea fiscală să refuze să accepte costurile furnizării de servicii de consultanță în scopul reducerii bazei de impozitare a impozitului pe venit al organizației.

Cert este că metoda de furnizare a unui serviciu (consultanță) nu scutește organizația de obligația de a documenta faptul primirii acestuia. Simpla denumire a obiectului contractului - servicii de consultanță - nu este o dovadă incontestabilă a justificării cheltuielilor (a se vedea, de exemplu, Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Orientului Îndepărtat din 14 iunie 2006 Nr. F03-A51/06-2/1410). Același lucru este valabil și pentru servicii de marketing, juridice și alte servicii.

Încheierea contractelor

În această etapă, acordul este convenit și semnat, cu alte cuvinte, intențiile părților implicate primesc forță juridică.

Pe parcursul coordonare contracte diviziuni structurale ai organizației, angajații de la conducerea financiară verifică dacă acordul conține prevederi care ar putea duce compania la pierderi financiare (de exemplu, dacă sunt prevăzute sancțiuni pentru rambursarea cu întârziere a datoriilor la un împrumut comercial), monitorizează respectarea termenilor acordului cu bugetul aprobat pentru perioada de raportare (controlul bugetar preliminar), precum și condițiile standard adoptate în organizație.

Experienta personala
Olga Volkova,

În cadrul companiei noastre, în procesul contractual sunt implicate mai multe departamente. În primul rând, serviciul care inițiază contractul (departamentul de achiziții, departamentul de vânzări, serviciul financiar) și întocmește proiectul acestuia, de multe ori împreună cu departamentul juridic. Departamentul legal verifică contractul pentru conformitatea cu legislația în vigoare, departamentul de audit - din punct de vedere al consecințelor fiscale, evitând riscurile fiscale (de exemplu, condițiile de formare a remunerației pentru vânzător atunci când lucrează cu rețele sau scheme de desfășurare a campaniilor de marketing) .

Contabilul-șef se familiarizează cu contractul și stabilește ce raportare ar trebui să fie pregătită în baza acestuia, ce documente sursă a prezentat ceea ce va trebui reflectat în act. În calitate de director financiar, controlez acest proces și verific componenta economică. În special, pentru fiecare contract, departamentul de bugetare și analiză întocmește o adeverință în care se precizează profitul planificat, valoarea cheltuielilor de organizare a muncii, profitabilitatea etc. Directorul general aprobă contractul.

Toate comentariile referitoare la acord trebuie reflectate în fișa de aprobare, care este atașată acordului în cauză. În această fișă, este indicat și codul de clasificare bugetară (postul bugetar a cărui parte de venituri sau cheltuieli este afectată de contract dacă acesta este încheiat), ceea ce va simplifica semnificativ controlul bugetar asupra contractului.

Experienta personala
Vladimir Isaev,

Pentru toate contractele fără excepție, compania noastră folosește liste de verificare, în care angajații unuia sau altui departament își pun vizele în cazul în care nu există comentarii la contract, sau introduc pe scurt comentarii și clarificări, dacă există (vezi Tabelul 1); De asemenea, acolo sunt făcute note care indică faptul că comentariile au fost eliminate. Fișa de aprobare este tipărită pe spatele contractului.

Pentru contractele deosebit de mari sau complexe din punct de vedere tehnic se întocmesc protocoale de dezacorduri (vezi Tabelul 2). Acestea includ comentarii, dorințe ale specialiștilor din servicii juridice, financiare, tehnice și de altă natură, precum și eventuala formulare a prevederilor contractului. Un astfel de document este util în primul rând angajaților noștri care vor trebui să negocieze cu contrapartea. Pe baza protocolului de dezacorduri, angajatul poate afirma in mod rezonabil pozitia companiei cu referiri la standarde legale sau tehnice.

Semnarea acordului de către părți încheie procesul încheierii acestuia. Un document corect executat și semnat este transferat spre depozitare către departamentul de contabilitate sau altă unitate structurală.

Monitorizarea curentă a contractelor încheiate

Scopul acestei etape este controlul cuprinzător asupra punerii în aplicare a clauzelor contractului încheiat, care implică, în special, controlul executării în derulare a clauzelor contractuale, controlul bugetului și introducerea de corecții sau completări la textele contractelor. În primul rând, părțile sunt monitorizate pentru respectarea prevederilor acordului referitoare la circulația fondurilor și activelor, precum și îndeplinirea unor condiții care nu au legătură directă cu obiectul acordului, dar care obligă părțile să întreprindă anumite acțiuni. De exemplu, subiectul unui contract de construcție este executarea de către antreprenor a volumului convenit de lucrări de construcție și transferul rezultatelor către client. În același timp, clientul trebuie să se transfere la antreprenor santierȘi documentatia proiectului pentru munca. Aceste acțiuni sunt formalizate prin actele corespunzătoare de acceptare și transfer. Dacă nu există documente semnate de părți, atunci în viitor nu va fi ușor pentru client să dovedească în instanță vinovăția antreprenorului pentru finalizarea prematură a lucrării.

tabelul 1 Fișa de aprobare folosită la Farmster LLC

masa 2 Protocolul de dezacorduri utilizat în Farmster LLC

Protocolul dezacordurilor Contractul nr. ________ datat „___”_____________200_ Alte observații, completări, comentarii:________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
	№	Clauza contractuală	Ediție propusă	Notă
Alcătuit de: (nume complet, funcție) Semnătură Data

În al doilea rând, tranzacțiile comerciale efectuate sunt verificate pentru conformitatea cu ceea ce este prevăzut în contract, precum și indicatorii bugetari aprobați, valoarea optimă a creanțelor și datoriilor etc.

Experienta personala
Olga Volkova, director financiar al SA Casa de comert„Cramă interrepublicană”

Evoluția implementării efective a contractelor este monitorizată în primul rând de departamentul de contabilitate. În același timp, se verifică cât de oportun a fost efectuată plata, dacă trebuie evaluate penalități și dacă au fost primite documentele primare. Contractul este monitorizat și de către departamentul de bugetare și analiză, care întocmește lunar un raport analitic asupra indicatorilor efectivi realizați. În cazul unor neconcordanțe cu indicatorii planificați, managerul responsabil de contract întocmește o notă explicativă.

În practică, există situații în care executarea unui contract în aceleași condiții este imposibilă. De exemplu, ca urmare a modificărilor în documentația de proiectare, devine necesar să se efectueze mai mult decât volumul de lucrări de construcție convenit anterior. În astfel de cazuri, este necesar să se inițieze prompt procesul de introducere a modificărilor și completărilor la contracte pentru a aduce termenii contractuluiîn conformitate cu împrejurările reale.

Încheierea contractelor finalizate

În etapa finală a procesului contractual, se evaluează caracterul complet și oportunitatea îndeplinirii obligațiilor contractuale atât de către societatea însăși, cât și de către contrapărțile săi pentru, dacă este cazul, să emită penalități în timp util pentru îndeplinirea necorespunzătoare a termenilor contractuali.

Experienta personala
Vladimir Isaev,Șeful departamentului comercial și contractual al Pharmster LLC (Moscova)

În etapa de închidere a contractului, pe lângă semnarea facturii de livrare a mărfurilor sau a certificatului de acceptare a serviciilor, ar trebui să acordați atenție mai multor puncte. În primul rând, pentru disponibilitatea autorizațiilor: certificate de conformitate GOST-R, rapoarte sanitare și epidemiologice, certificate de înregistrare ale Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale, pașapoarte tehnice ale dispozitivelor, echipamentelor etc. Acest lucru este deosebit de important dacă compania se ocupă de produse supus TVA la cotă redusă (0 sau 10%), deoarece pentru a justifica aplicarea cotei oficiu fiscal va necesita cu siguranta aceste documente.

Autorizațiile trebuie depuse ori de câte ori prevede legea, indiferent de cota de impozitare aplicabilă. Dacă documente necesare nu au fost primite de la furnizori, iar bunurile au fost achiziționate, de exemplu, pentru revânzare, atunci clientul are dreptul de a obliga firma să întocmească documentele necesare pe cheltuiala sa. Acest lucru va duce atât la timp, cât și la costuri financiare.

Următorul punct important- verificarea conformitatii listelor de marfuri din facturi si caietul de sarcini la contract. La prima vedere, aceasta poate părea o procedură de rutină. Cu toate acestea, același produs poate fi denumit diferit, ceea ce se întâmplă destul de des atunci când este eliberat din depozite, iar departamentul de contabilitate va avea probleme cu afișarea unor astfel de mărfuri. În cele din urmă, la închiderea unui contract, este necesar să se solicite angajaților din depozit să accepte mărfuri în conformitate nu numai cu facturile, ci și cu termenii contractului. De exemplu, conform cerinte tehnice mărfurile trebuie să fie livrate în ambalaje sigilate sau în cutii de lemn etc. Acest lucru poate să nu aibă legătură directă cu serviciul financiar, dar este necesar să se monitorizeze acest lucru, deoarece încălcarea acestor condiții va duce la deteriorarea mărfurilor și deteriorarea companie.

Sancțiunile sunt de obicei incluse în actul de reconciliere a plăților, care se întocmește pentru fiecare convenție, de regulă, de către compartimentele de contabilitate ale părților la acord. Angajații serviciilor financiare ar trebui să solicite urgent executarea unui astfel de act, deoarece prezența acestuia va ajuta la soluționarea pretențiilor bănești ale părților într-un stadiu incipient.

De exemplu, în practică, adesea apar dezacorduri cu privire la valoarea dobânzii acumulate pentru utilizarea plătită a fondurilor furnizate în cadrul unui contract de împrumut. Acest lucru se poate întâmpla din cauza incoerenței în pozițiile părților, în special în ceea ce privește definiția:
- ordinea de rambursare a datoriilor. Împrumutatul consideră că suma principală va fi rambursată mai întâi integral sau parțial. Creditorul crede în mod rezonabil că, cu excepția cazului în care contractul prevede altfel, atunci stabilit prin acord dobânda pentru utilizarea împrumutului și apoi suma principală a datoriei (articolul 319 din Codul civil al Federației Ruse);
- momentul rambursării efective a obligației de împrumut. Împrumutatul consideră că această zi este data debitării fondurilor din contul său curent. Creditorul consideră în mod rezonabil că, cu excepția cazului în care contractul de împrumut prevede altfel, fondurile sunt considerate returnate în momentul în care sunt creditate în contul său curent (articolul 810 din Codul civil al Federației Ruse). Mai mult, dacă fondurile debitate din contul împrumutatului nu au ajuns în contul împrumutătorului, acest lucru nu îl eliberează de responsabilitatea pentru rambursarea datoriei.

Declarațiile de reconciliere reflectă de obicei obligațiile asumate și condițiile de rambursare a acestora (de exemplu, plata). În cazul în care una dintre părți nu este de acord cu calculele prezentate în act, aceasta poate declara acest lucru în scris și poate furniza propriul calcul. Fie neînțelegerile sunt rezolvate în timpul negocierilor, apoi se semnează un act de reconciliere. Înregistrarea actelor trebuie efectuată în mod regulat în modul stabilit de intern document normativ organizatii.

Soluționarea prealabilă a litigiilor

Această etapă are loc în procesul contractual atunci când una sau ambele părți la contract au pretenții. Sarcina principală a companiei în această etapă este de a minimiza pierderile financiare sau de a obține maximum compensare bănească de la partea vinovată. Rezultatul soluționării litigiilor depinde în mare măsură de cât de bine își justifică pozițiile companiilor.

Experienta personala
Vladimir Isaev,Șeful departamentului comercial și contractual al Pharmster LLC (Moscova)

Pentru mine, orice posibilă dispută presupune căutarea unui compromis, așa că prefer să construiesc negocieri cu contrapartea nu după schema „cere-dar”, ci pe bază de paritate. Este mai ușor să-ți aperi poziția cu unele argumente. Acestea pot fi colectate dacă, încă de la începutul contractului, mențineți un fel de dosar de relații cu contrapartea, consemnând cu atenție cele mai mici neajunsuri în îndeplinirea obligațiilor sale. De exemplu, o plată a fost efectuată cu întârziere - nu este critică și nu dă naștere unei sancțiuni, dar un fapt este un fapt.

În plus, aproape orice contract implică îndeplinirea unor obligații care nu sunt menționate direct în acesta, dar care provin, de exemplu, din fișele tehnice ale produselor (de exemplu, cerințele de ambalare, depozitare, transport etc.). Încălcarea oricăreia dintre aceste condiții de către contraparte poate fi folosită ca argument într-o dispută. Pe de altă parte, poți oferi contrapartei ceva care nu este împovărător pentru companie, dar util pentru el. De exemplu, un set suplimentar de documente certificate sau depozitarea mărfurilor în depozitul companiei dumneavoastră dacă, din cauza nepregătirii unității pe care trebuie să o dotați cu echipament, există riscul deteriorării sau furtului acestuia.

Contracte de munca

Contractele de muncă între un angajat și un angajator, deși oarecum izolate în raport cu corpul principal de contracte de afaceri, ar trebui totuși să facă obiectul unei monitorizări atente de către serviciul financiar. Acest lucru se datorează, în primul rând, unui posibil negativ consecințe fiscale din cauza condiţiilor de remunerare a salariaţilor formulate incorect. În conformitate cu art. 255 din Codul Fiscal al Federației Ruse, costurile cu forța de muncă ale organizației includ orice angajări angajaților în numerar și (sau) în natură, indemnizații, compensații, bonusuri și plăți unice de stimulare prevăzute de legislația Federației Ruse și de contractul de muncă. În acest sens, se recomandă precizarea detaliată în contractul de muncă a procedurii de formare a remunerației salariaților. Dacă acest lucru nu se face, atunci este posibil ca cheltuielile corespunzătoare să nu fie acceptate de autoritățile fiscale la calcularea impozitului pe venit al organizației.

Experienta personala
Andrei Bakharev,Șeful Departamentului de planificare a personalului, Tomskneft OJSC

De regulă, în standard contract de muncă cuprinde condițiile de bază și suplimentare prevăzute la art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar îndatoririle și responsabilitățile angajatului sunt detaliate în Descrierea postului, care face parte integrantă din contractul de muncă sau o anexă la acesta. Condițiile de remunerare se numără printre condițiile de bază ale contractului de muncă, iar art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse impune indicarea obligatorie în contract a tarifului sau a salariului angajatului, plăți suplimentare, indemnizații și plăți de stimulare.

Cu toate acestea, legislația muncii permite, de asemenea, standarde de referință: contractul de muncă poate indica salariul oficial și o trimitere la sistemele de remunerare ale angajatorului (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), consacrat în reglementările locale. Aș recomanda să indicați în contract doar suma salariul oficial (rata tarifară), și orice altceva ar trebui precizat în detaliu în regulamentele privind bonusurile pentru angajați (sunt posibile opțiuni - reglementări privind remunerarea și bonusurile). Beneficiul angajatorului este că contractul de muncă poate fi modificat numai cu acordul angajatului sau prin notificarea acestuia din urmă cu cel puțin două luni înainte (articolele 73-74 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Regulamentul de bonus este de obicei aprobat de directorul general; este mult mai ușor să îl schimbați decât un contract de muncă (cu excepția cazului în care face parte dintr-un contract colectiv). Și atunci orice angajat poate fi anunțat că condițiile de plată pentru munca sa se schimbă de mâine. Apropo, dacă în companie nu există prevederi cu privire la bonusuri sau salarii, atunci plățile de stimulare provin din profit, în timp ce prezența lor permite ca cheltuielile corespunzătoare să fie atribuite costului de producție. Organizația poate aproba și alte prevederi legate de beneficiile angajaților, cum ar fi cheltuielile de călătorie.

Este important să rețineți că, dacă vă adresați instanței, declarația de cerere trebuie să fie însoțită de documente de confirmare conformitate reclamantul (o parte la acord care consideră că drepturile sale au fost încălcate) a unei cereri sau a unei alte proceduri preliminare pentru soluționarea litigiului, dacă este prevăzut de legea sau acordul federal (clauza 7 a articolului 126 din Codul de procedură de arbitraj); al Federației Ruse).

Experienta personala
Vladimir Altergot, Director pentru afaceri juridice al OJSC „Medicina casnică” (Moscova)

De ceva vreme, depunerea unei cereri este obligatorie doar în cazurile stabilite expres prin lege sau contract 3 . În special, procedura preliminară (reclamații) este prevăzută în Codul aerian al Federației Ruse, Carta transportului feroviar, Cod vamal, Legea „Cu privire la comunicații”, etc. Cu toate acestea, prevederea pentru soluționarea preliminară a litigiilor este încă inclusă în majoritatea contractelor. Cu toate acestea, nu este deloc necesar ca prevederea relevantă a contractului să conțină cuvântul „revendicare”.

De exemplu, condiția negocierilor preliminare în cazul unor neînțelegeri între părți este, de asemenea, privită de către instanțele ca părțile la contract care ajung la un acord asupra unei proceduri preliminare obligatorii pentru soluționarea litigiului. Pregătirea unei cereri, de regulă, nu provoacă mari dificultăți. De obicei, include o referire la baza obligației (cel mai adesea acesta este un acord), valoarea datoriei (în cazul unei obligații monetare), momentul rambursării datoriei și detaliile prin care trebuie efectuată plata. .

Dacă procedura preliminară (de revendicare) pentru soluționarea unui litigiu este prevăzută de legea federală sau de un acord, atunci puteți merge numai în instanță după supus acestei proceduri. În caz contrar, cererea va fi lăsată de instanță fără examinare (articolul 148 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse), deși reclamantul va putea să se adreseze din nou instanței după depunerea unei cereri (clauza 3 din articolul 149 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse).

De reținut că potrivit art. 111 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, încălcarea de către o persoană care participă la un caz a procedurii de revendicare, atunci când este obligatorie în virtutea cerințelor legii sau a unui contract (de exemplu, lăsarea unei cereri fără răspuns), este baza pentru atribuirea cheltuielilor judiciare (în special, taxele de stat) acestei persoane, indiferent de rezultatele analizei cazului.

De regulă, contractul prevede că, în cazul în care o soluționare preliminară este imposibilă, părțile vor soluționa neînțelegerile apărute într-o instanță de arbitraj. La încheierea unui contract economic străin, contractul trebuie să indice legea aplicabilă.

Dacă contrapartea este situată într-o regiune îndepărtată de locația organizației dumneavoastră, alegerea unei instituții judiciare este deosebit de importantă. Pentru a evita distragerea atenției angajaților de la îndeplinirea sarcinilor lor directe, precum și costurile inutile pentru călătorii de afaceri, călătorii etc., contractul ar trebui să includă o clauză care să precizeze că eventualele proceduri judiciare vor avea loc într-o instanță de arbitraj la locația organizației dvs. (dispozițiile art. 36-37 Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse).

Organizarea profesională a procesului contractual, executarea clară și la timp a contractelor, desigur, îmbunătățește imaginea și afectează indirect capitalizarea companiei. O abordare integrată a muncii contractuale ajută la creșterea semnificativă a eficienței managementului organizației și are un efect pozitiv asupra rezultatelor acesteia activitate economică companiilor.

1 Forma scrisă este considerată a fi respectată dacă se primește acceptarea de la persoana căreia i se adresează propunerea de a încheia o tranzacție (articolul 438 din Codul civil al Federației Ruse). Un acord în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente folosind telegraf, poștal, teletip și alte tipuri de comunicare care să permită stabilirea în mod fiabil că documentul provine de la o parte la acord (articolul 434 din Codul civil al Federației Ruse). .
2 Pentru mai multe informații despre lucrul cu contrapărți, consultați articolul „Cum să justificați beneficiile fiscale” („ Director financiar„, 2006, nr. 12, p. 64 sau pe site-ul www.site). - Notă. editori.
3 Regulamentul existent anterior „Cu privire la procedura de revendicare pentru soluționarea litigiilor” a fost declarat invalid din cauza intrării în vigoare a Codului de procedură de arbitraj al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat prin Legea federală nr. 70-FZ din 05.05.95.

Articolul este dedicat problemei planificării și controlului relațiilor contractuale în companiile cu mai multe niveluri. Folosind exemplul unui proiect realizat la una dintre întreprinderile rusești, veți învăța cum să îmbunătățiți acuratețea managementului contractelor și să obțineți sinergie într-un holding diversificat.

Astăzi, proiectele de implementare a sistemelor de management al contractelor nu mai sunt rare. Aproape fiecare firma de consultanta gata să se laude cu implementarea cu succes de acest fel. S-a acumulat deja o experiență considerabilă în acest domeniu, dar încă auzi aceleași întrebări:

• Cum să gestionezi eficient contractele?
• Cum se evaluează eficiența managementului contractului?
• cum să implementați o buclă de gestionare a contractelor cu drepturi depline?
• Cum se evaluează efectele unei astfel de implementări?

În această situație, doriți întotdeauna să clarificați ce anume este planificat să fie gestionat? Acorduri în format hârtie?

Nu are rost să lucrezi cu contracte în format hârtie, deoarece acestea sunt necesare doar dacă vizitezi tribunalul.

Prima dată când ne referim la versiunea pe hârtie a contractului este în timpul aprobării acestuia. Angajații responsabili citesc, analizează, iau decizii, trec hârtie din mână în mână și adesea o pierd.

Este o altă problemă când contractul nostru trece prin etapele de revizuire, aprobare, procesare și execuție direct într-un sistem automatizat și versiunea pe hârtie zace linistit in arhive. Aici putem clasifica elementele structurii documentului și putem lucra cu ele în paralel, separat. Este un lucru bun când o parte a contractului este aprobată simultan de angajați, de exemplu, ai departamentului juridic, a doua de contabili și a treia de specialiștii departamentului de securitate. În practică, chiar și fără un sistem automatizat, această abordare reduce extrem de mult timpul petrecut pentru lucrul cu un contract în toate etapele.

Articolul va vorbi despre experiență în dezvoltarea și implementarea unui sistem de management al contractelor și a relațiilor contractuale, implementate într-o singură companie mare . Este un holding diversificat format ca urmare a fuziunii a două structuri mari și a creșterii organizaționale în continuare. Este de remarcat faptul că, în ciuda sectoarelor de activitate complet diferite ale companiilor fondatoare, fuziunea a avut un mare succes, ceea ce a făcut posibilă aducerea activelor combinate pe piețele de valori.

Să luăm în considerare proiectele introductive, principalele sarcini stabilite de proprietarii și conducerea de vârf a companiei, procesul de implementare și, bineînțeles, rezultatele și efectele obținute.

Structura și fluxurile sale

Structura întreprinderii este diversificată. În esență, acesta este un grup de companii agricole, un holding de investiții și construcții și un grup financiar și de investiții, care a luat naștere ca urmare a necesității de a gestiona active combinate.

Structura exploatației este prezentată în fig. 1. Grupul „Constructii de Instalatii Agricole” a fost format ca urmare a fuziunii intreprinderilor. Datorită ei, grupul alimentar a primit oportunitatea unei creșteri și dezvoltări foarte rapide și, ca urmare, s-a format un bazin solid de active gratuite, care a asigurat dezvoltarea direcției de construcție imobiliară comercială a grupului de construcții. Această simbioză a permis holdingului să ocupe o nișă largă, consolidându-și poziția prin formarea unei echipe puternice de specialiști bursieri (grup financiar și de investiții).

În continuare, vom lua în considerare participanții cheie ai exploatației. Compania de management al grupurilor alimentare oferă servicii de management al încrederii tuturor organizațiilor subordonate structural. Situația este similară în grupul de construcții. Relațiile comerciale dintre ei se bazează pe prețuri preferențiale. Construcția de unități agricole pentru grupa alimentară se realizează în format pe termen lung proiecte de investitii, care sunt combinate în portofolii și programate cu câțiva ani în avans. Există, de asemenea, programe preferențiale de finanțare a locuințelor pentru toți angajații exploatației. Interacțiunea dintre alimente și grupurile de construcție este controlată la nivel companie de management deținere.

Trebuie remarcat faptul că există o interacțiune constantă între participanții din grupul alimentar, deoarece aceștia formează lanțul de producție (Fig. 2).

Membrii grupului de construcții au puține contacte între ei. Zonele comerciale și rezidențiale pot participa împreună la un proiect de construcție. Dar și aici activitățile lor sunt net împărțite, începând cu investiții și terminând cu vânzarea de metri pătrați de imobile. Prin urmare, nu este necesară încheierea unor relații contractuale între membrii grupului.

Societatea de administrare a holdingului îndeplinește funcțiile de management strategic și de gestionare a activelor consolidate ale holdingului. La acest nivel, se formează și se prelucrează raportarea managementului cu o structură complexă în toate grupurile exploatației, se iau decizii privind redistribuirea activelor și fondurilor și se analizează nișele promițătoare de dezvoltare.

Grupul financiar și de investiții al holdingului este angajat în gestionarea activelor pe piețele de valori și nu are contacte directe cu alte companii. Toată interacțiunea are loc prin intermediul holdingului de administrare. Proiectul nu a presupus pătrundere profundă în specificul activităților acestei organizații. După cum se va vedea în continuare, scopurile și obiectivele pentru grupul de proiect au fost stabilite diferit.

Obiectivele proiectului

Inițial, obiectivele proiectului nu au inclus revizuirea procesului de management al contractului (cu excepția indirectă). Problema a fost că societatea de administrare a holdingului nu a putut controla rapid activitățile „nepoaților” sale.

Simptomele au fost următoarele:

• incapacitatea de a controla contrapartea conform contractului încheiat. Această funcție a serviciului de securitate a fost îndeplinită pentru a preveni încheierea de contracte cu exploatații concurente. „Nepoata” de la nivelul ei nu putea să vadă întotdeauna căreia îi aparține noul ei contrapartid;
• procedurile de aprobare a plăților nu au ajuns la societatea de administrare a holdingului din cauza eficienței scăzute a muncii, în ciuda faptului că acolo a avut loc redistribuirea activelor. Iar ideea nu este nici măcar în nivelul de automatizare, ci în faptul că angajații societății-mamă nu au avut posibilitatea de a analiza plata din lipsa tuturor informațiilor necesare despre aceasta. Prin urmare, aceștia nu au putut lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la o anumită plată;
• incapacitatea de a forma un fond de fonduri la nivelul întregii holdinguri. Conceptul de management financiar a fost de așa natură încât toate activele disponibile ale companiilor mai lichide trebuiau realocate în beneficiul celor mai puțin lichide. Cazuri de încercări de a combina fonduri într-un singur cache mare de efectuat plată mare a dus în mod repetat la probleme grave pentru companiile donatoare;
• controlul operaţional al implementării programului strategic. Societatea de administrare a holdingului a fost preocupată în special de interacțiunea dintre grupul de construcții și cel alimentar. Raportarea lunară a fost întocmită, ca să spunem așa, în termeni generali. Nu s-au putut obține informații detaliate despre progresul programului. De exemplu, era necesară construirea unei noi ferme. Investițiile au fost alocate în aceste scopuri (un cache a fost rezervat în planuri), iar construcția a început. Societatea de administrare a holdingului a putut primi doar informații despre ce s-a cheltuit N milioane de ruble, dar a fost posibil să urmăriți procesul dezvoltării lor doar vizual (accesați site-ul și aruncați o privire). Această stare de fapt nu a adăugat nici viteză de control, nici capacitatea de a gestiona cumva proiectul de construcție.

Au fost, desigur, multe alte probleme. Iată o listă deja agregată, conform căreia au început lucrările pentru a selecta cea mai eficientă structură de proiect și a găsi soluții care să elimine toate dificultățile identificate ale exploatației.

Era evident că era necesară restructurarea fundamentală a mecanismelor de management. Eșec(inclusiv conținutul scăzut de informații) a instrumentelor și metodelor actuale de management au fost înțelese chiar de managerii de top. După o analiză rapidă, nu a existat nicio îndoială în acest sens.

În primul rând, grupul de lucru a decis să clasifice problemele după principiu consumatorul final. S-a dovedit că era necesar să se lucreze în interesul:

• Servicii de securitate corporativă;
• departament financiar;
• managementul investițiilor (departamentul de dezvoltare strategică).

Astfel, am avut cel puțin trei clienți funcționali. În acest sens, a fost firesc să împărțim proiectul în trei componente. Logic, justificat, dar lung. În plus, riscurile de influență reciprocă a rezultatelor proiectului au fost mari. De exemplu, nevoia de coordonare a plăților în societatea-mamă și funcția de aprobare a noilor contrapărți de către serviciul de securitate nu s-au înțeles. Sarcina de a oferi capacitatea de a lucra cu un singur cache pentru exploatație a fost foarte strâns corelată cu sarcinile de gestionare a investițiilor. În acest caz, a fost necesar fie să se facă un singur proiect mare, dar cu doi clienți, fie să se separe proiectele, dar să le deruleze complet în paralel, pentru a elimina discrepanțe în decizii.

Atunci când se analizează riscurile de influență reciprocă a proiectelor, s-a decis în prealabil să „săpăm” problemele puțin mai adânc. Linia de jos este următorul raționament pentru fiecare element din lista agregată de probleme:

1. eficiența scăzută a procedurilor de aprobare a contractelor. Este cauzată de faptul că societatea de administrare a holdingului nu deține informațiile necesare pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la încheierea contractului. Prin urmare, contractele nu sunt trimise organizației-mamă pentru aprobare;
2. Situația cu plățile este aceeași - societatea de administrare a holdingului nu are informații despre ceea ce ar trebui să fie la dispoziție atunci când convine asupra plăților:

• date bugetare planificate;
• executarea efectivă a bugetelor;
• informatii despre contrapartida;
• informații despre scopul plății;
• informații despre obiectele de valoare achiziționate;
• informații despre acțiunile conexe care însoțesc plata convenită (dacă a existat o expediere, ce documente însoțesc tranzacția, dacă există amenzi sau penalități, din ce motive au apărut, etc.);
• parametrii de plată conform contractului (termen, condiții);
• securitatea plății (din ce bani se plătește - numerar gratuit, finanţare cu scop special, pool de proiecte de investiții etc.).

În consecință, vedem că avem nevoie de informații din bugete și informații despre contracte, sau mai precis, despre tranzacții specifice în cadrul unui singur contract:

1. Soluția la problema creării unui singur cache pentru exploatație a fost implementarea procedurilor planificare operationala cu un orizont de până la o săptămână. Pentru a putea cunoaște cu exactitate încasările și cheltuielile de numerar în perioada următoare, trebuie în primul rând să avem o idee despre activitățile comerciale ale organizației. Cât a fost expediat, cât a fost achiziționat, cât a fost cheltuit și s-a planificat să fie cumpărat și expediat. Apoi nu uităm de împrumuturi și împrumuturi, finanțarea guvernamentală și plata impozitelor, care sunt planificate mult mai devreme de o săptămână. Informațiile despre activitățile comerciale sunt cuprinse în contracte, sau mai precis, în procedurile de executare efectivă a acestora. Dacă luăm un acord de furnizare de bază, vom vedea în el că furnizorul are obligația de a furniza bunurile, iar cumpărătorul are obligația de a plăti pentru bunuri. Plata în acest caz are parametri specifici de dată, care ne oferă baza pentru planificarea fluxurilor de numerar în perioada (operațională) pe termen scurt;
2. Când am ajuns la problema controlului investițiilor în raționamentul nostru, nu mai era un secret pentru nimeni că era nevoie să acționăm tocmai prin contracte. Aceasta a rezultat din însăși esența sarcinii - au fost necesare informații detaliate cu privire la executarea contractelor care au fost încheiate pentru proiecte de investiții. Aici, chiar și informațiile operaționale în contextul acordurilor încheiate ar fi de un beneficiu considerabil.

Ca urmare, proiectul a fost împărțit în unități funcționale:

• contracte;
• bani gheata;
• program de investiții.

În același timp, contractele erau blocul funcțional de bază, iar restul erau consumatori ai rezultatelor sale, „moștenitori”.

Execuţie

Să luăm în considerare ce soluții fundamentale au fost dezvoltate și implementate pe proiect (datorită acestora au fost rezolvate sarcinile atribuite).

Reguli de oficializare a relațiilor cu contrapărțile

Prima decizie care a fost luată în cadrul proiectului a fost ca toate relațiile cu contrapărțile să fie formalizate sub formă de contracte. Există doar două moduri de a implementa orice interacțiune fără contract:

1. printr-o lungă procedură de aprobare, care a avut multe etape, zeci de cicluri, retururi și altele. Conform celor mai conservatoare estimări, o astfel de procedură ar dura cel puțin o lună;
2. prin decizie director general deținere. Această presupunere a fost lăsată astfel încât, în caz de nevoie urgentă, sistemul să nu perturbe activitatea companiei. Este de remarcat faptul că conducerea exploatației, în principiu, nu a primit vizitatori pe astfel de probleme. Adică situația de interacțiune extracontractuală cu contrapartea trebuia să fie fie preplanificată, fie de forță majoră și extrem de acută.

Această măsură simplă a minimizat riscurile relațiilor necontrolate cu contrapărțile și a ajutat la punerea în ordine a activităților de piață ale companiei. Drept urmare, managerii cheie au început să știe exact ce obligații în baza cărora contracte, în ce termeni și în ce sume urmau să le implementeze.

În continuare, a fost necesar să se dezvolte o soluție care să gestioneze eficient toată această masă. Puteți gestiona doar valori numărabile clar structurate, limitate de granițe rigide. Încercați să manipulați aluatul de plăcintă. Indiferent de modul în care îl răsuciți, se va întinde în continuare și se va așeza în modul care este cel mai confortabil pentru el. Dar dacă așezi aluatul într-un bol special, îi poți determina forma finală (forma plăcintei) și modul de preparare.

La gestionarea acelorași contracte, situația este absolut identică. Stabiliți secțiuni analitice clare, descrieți împreună cu ele toate activitățile companiei și în mâinile dvs. veți avea chiar firele care nu numai că vă vor permite să gestionați compania, ci și să vă ofere toate informațiile necesare pentru aceasta.

Analiza contabila contractuala

Următorul pas este determinarea parametrilor necesari ai contractelor care vă vor permite să gestionați eficient activitățile operaționale externe ale exploatației. Aici am împărțit zonele de căutare - în primul rând, am analizat contractele în sine, iar apoi obligațiile care decurg din acestea. Datorită faptului că în proiect s-a pus un accent deosebit pe gestionarea mijloacelor de plată, în obligații ne-au interesat astfel de legături precum „livrarea mărfurilor - primirea banilor”, „capitalizarea bunurilor materiale - plată”, etc.

Structura analitică a contabilității contractuale s-a dovedit a fi destul de banală. În primul rând, am identificat organizația care deține contractul ca un analist cheie al contabilității contractuale. La nivel de obligații a fost determinată și organizația plătitoare, întrucât plățile de la o firmă la alta nu erau atât de rare. Precum și plăți către o contraparte pentru alta, deoarece au existat cazuri în care a fost încheiat un acord între organizația „A” și contraparte X, iar plata a trecut de la organizația „B” către contrapartidă Y. Este important de menționat că bugetele efective anterior nu țineau cont de astfel de transferuri, deoarece acestea au fost construite pe baza informațiilor privind fluxul de numerar.

Apoi grupul de lucru a clasificat contractele pe tipuri și categorii, ceea ce a devenit un instrument eficient pentru a determina în ce scop a fost încheiat contractul și în ce tip de activitate.

În plus, s-a realizat o gradare a contractelor pe baza sumei totale. Ținând cont de clasificarea pe tip și categorie a contractului, această împărțire face posibilă determinarea fără ambiguitate a schemei de aprobare a acestuia și a persoanei care ia decizia finală de gestiune. Nu semnatarul, ci ultima verigă din lanțul de aprobare. De exemplu, o companie care îndeplinește funcția de aprovizionare într-un grup alimentar încheie un contract pentru achiziționarea de cereale pentru o sumă totală de 100 de milioane de ruble. În acest caz, documentul trebuie să fie aprobat de directorul general al societății de administrare a exploatației grupului alimentar. Dacă contractul este încheiat pentru 1 milion de ruble, atunci va fi suficientă aprobarea șefului companiei de furnizare.

Soluții pentru procesele contractuale

Având o schemă scrisă a proceselor de aprobare a contractelor, grupul de lucru al proiectului a preluat procedurile pentru executarea acestora. A fost necesar să se stabilească limite stricte pentru toate acțiunile. De comun acord cu conducerea exploatației, acestea au fost elaborate și publicate urmatoarele solutii:

• contractele de cheltuieli cu decontări de plată anticipată ar trebui încheiate numai în cazuri excepționale. Pentru a fi precis, doar cazurile legate de activitatea monopolurilor naturale ale Federației Ruse au fost recunoscute ca excepționale - furnizarea de resurse (gaz, benzină, electricitate, căldură etc.), servicii de transport feroviar;
• contractele de cheltuieli nou încheiate au inclus o clauză de plată amânată. In acest caz, perioada de plata a fost determinata de la data transferului bunurilor achizitionate in baza contractului. valoare materialăîn posesia cumpărătorului. În cazul serviciilor, aceasta a fost, firește, data semnării actului. În sistemul automatizat au fost introduse module care permit planificarea progresului executării contractului (primirea mărfurilor și materialelor, plata ulterioară). Condiția era următoarea: până când furnizorul și-a îndeplinit obligațiile, era imposibil să se solicite plata. Desigur, această abordare a schimbat radical viziunea asupra lumii a multor manageri din companie, ceea ce a dus la o tranziție îndelungată către sistem nou contabilitate si management. Aceeași abordare a fost folosită pentru contractele de venit, adică execuția și primirea fondurilor au început să fie planificate. Această măsură a făcut posibilă prevederea soldurilor conturilor cu un grad ridicat de probabilitate, determinarea probabilității și gestionarea în avans a riscurilor de neprimire a fondurilor;
• Fiecărui contract i s-a desemnat un curator care monitoriza îndeplinirea obligațiilor atât din partea holdingului, cât și din partea contrapărții. Acesta trebuia să introducă în sistemul informațional toate informațiile necesare în baza contractului, să monitorizeze procesul de aprobare a acestuia și progresul execuției. O astfel de persoană trebuia în orice moment să furnizeze un certificat detaliat al stării sale actuale folosind doar numărul contractului: data încheierii, lista persoanelor care l-au aprobat, comentarii în timpul aprobării, data livrării, motivele livrării scurte, termenele nerespectate, etc.;
• curatorii au fost identificați după tipul de contract. Acești manageri au primit autoritatea de a face modificări în schemele procesului de aprobare, precum și de a interveni în derularea lucrărilor la acordul actualși ia prompt decizii cu privire la abaterile de la reglementările aprobate de exploatație;
• au fost determinate mecanismele de stocare și accesare a versiunilor pe hârtie ale contractelor. Toate lucrările cu ei au fost transferate către serviciul de gestionare a documentelor. Un acord de la o contraparte sau un proiect de acord de ieșire a fost înregistrat mai întâi într-un cabinet electronic de fișiere. În continuare, specialiștii în documente (așa se numește postul lor) au lansat procedurile necesare pentru aprobarea și prelucrarea datelor. Versiunea pe hârtie a documentului convenit a fost semnată de managerul responsabil. Regulamentele care conțin lista semnatarilor și matricea puterilor au fost păstrate cu sfințenie și actualizate cu promptitudine de către serviciul de gestionare a documentelor. Drept urmare, munca a trei persoane într-un holding mare a asigurat funcționarea stabilă a unui grup uriaș de procese de afaceri cu un număr mare de serii zilnice.

Tipul de consolidare

Pentru a atinge obiectivul de a genera rapoarte de management operațional pentru exploatație în ansamblu și pentru fiecare unitate de afaceri separat, au fost dezvoltate și implementate analize pentru tipuri de consolidare. Acest tip de contabilitate a făcut posibilă determinarea cu exactitate a esenței operațiunii în raport cu deținerea, distribuirea nivelurilor de management, riscurile și costul deciziilor de management.

Au fost evidențiate următoarele tipuri de consolidare(în funcție de nivelul interacțiunilor efectuate):

1. nivelul funcției. Acest marker a început să marcheze operațiunile între entitati legale un bloc funcțional al exploatației (de exemplu, societăți angajate în construcția de bunuri imobiliare comerciale sau producția de culturi). De regulă, informații despre astfel de relații au fost neinformative pentru raportarea consolidată- au fost mai interesați de rezultatele funcției imediate de afaceri;
2. nivel de grup. Aceasta includea relațiile dintre organizațiile aceluiași grup de companii, de exemplu, între creșterea vitelor și producția de culturi. La acest nivel, raportarea asupra activităților de alimentație, construcții sau grup financiar. Coordonarea tranzacțiilor de acest nivel a fost destul de simplă, întrucât în ​​esență nu erau de natură comercială, adică nu erau încheiate efectiv în scopul obținerii de beneficii;
3. menținerea nivelului. Interacțiuni între companii din diferite grupuri. Acordurile de acest tip de consolidare, spre deosebire de nivelul funcției sau grupului, au un lanț de aprobare tripartită, deoarece acestea trebuie să fie revizuite nu numai de serviciile părților la acord, ci și acceptate de specialiștii societății de administrare holding. ;
4. nivel extern. Interacțiunea cu toate contrapărțile care nu fac parte din holding.

Selectarea unor astfel de analize a făcut posibilă nu numai colectarea de rapoarte consolidate pentru întreaga exploatație, ci și descompunerea clară a proceselor de încheiere a contractelor (combinarea unor proceduri și separarea altora). Această măsură a redus semnificativ sarcina asupra principalelor procese de aprobare a contractelor, mutând accentul principal pe relațiile cu risc ridicat cu contrapărți externe.

Sistem de plata

După dezvoltarea schemelor de gestionare a contractelor, înființarea unui sistem de plată a devenit a echipă de proiect un joc captivant, ale cărui reguli au fost deja stabilite, mișcările au fost gândite. Tot ce a rămas a fost să efectueze un set elementar de acțiuni prestabilite.

A fost proiectat în primul rând card de cerere de plată. Ghidați de principiul redundanței, am plasat acolo toate informațiile care ar putea avea legătură directă sau indirectă cu plata. În mod firesc, regulamentele precizau regulile și condițiile pentru completarea și definirea câmpurilor cererii. Pe baza parametrilor specificați în acesta, sistemul a determinat automat, folosind algoritmi prestabiliți, schema de aprobare a plăților.

Printre altele, a fost dezvoltat un sistem de prioritizare a plăților, care a ajutat departamentul de trezorerie să-și aranjeze comanda fără a asculta abuzuri la telefon cu informații că era necesar să plătească „ieri”. Prioritatea aplicației a fost determinată implicit din prioritatea contractului și a parametrilor de plată, dar în timpul procesului de aprobare aceasta putea fi modificată de către managerii competenți. La rândul său, prioritatea contractului a fost determinată pe baza analizelor care i-au fost atribuite (părți, tip de consolidare, articole bugetare, tip și categorie de contract).

Merită spus că la începutul proiectului, fiecare bloc funcțional al holdingului avea propriul departament de trezorerie. La un an de la finalizarea proiectului, functia de trezorerie a fost consolidata la nivelul societatilor de management de grup. Acum, managerii de top ai companiei iau în considerare problema organizării unei singure divizii de decontare în numerar (în loc de departamente de trezorerie) în grupul financiar și de investiții, care este format dintr-o singură companie.

Pe baza rezultatelor proiectului, deciziile privind redistribuirea fondurilor au început să fie luate de trezorieri din societățile de administrare a grupurilor cu participarea departamentului financiar al conducerii holdingului. În același timp, problema organizării unui singur cache gestionat a fost rezolvată în modul virtual. Specialiștii în management ai holdingului au început să gestioneze instrumentele de plată pe baza soldului consolidat pentru toate companiile. Au fost încheiate o serie de acorduri cu banca de servicii pentru a asigura circulația rapidă a banilor în cadrul holdingului. Desigur, o astfel de schemă este departe de sistemele moderne cash pooling, dar nevoile mecanismelor de control au fost realizate pe deplin prin aceasta.

Managementul proiectelor de investitii

Structura managementului proiectului a fost realizată în trei etape:

1. Planificarea proiectului- crearea unui program cu diagramă Gantt, pregătirea și analizarea fondului de resurse, lucrul cu potențialii contractori. Deja în această etapă a fost stabilită sarcina de a detalia planul proiectului înainte de încheierea contractelor. Desigur, acest lucru nu este întotdeauna posibil, deci nu a fost o condiție prealabilă;
2. inregistrarea executiei- proiectarea detaliata, coordonarea si incheierea contractelor. Activitatea de investiții fără contracte nu se desfășoară în principiu. În această etapă, a existat o înțelegere clară a specificului activităților proiectului, au fost înregistrate termenele limită, volumele și sumele. Implementarea acestei etape s-a desfășurat „cu dificultate”, întrucât investițiile de cheltuieli (în special în construcții) sunt eternul „alimentator” al managerilor de mijloc care lucrează direct cu antreprenorii;
3. execuţie- din punctul de vedere al aparatului de conducere, au fost importante informațiile care confirmă faptul execuției. S-a reglementat ca nu mai târziu de o zi după ce antreprenorul își îndeplinește obligațiile din contract, aceste informații trebuie să fie afișate în sistem. Întrucât contractul fusese deja conceput în etapa anterioară, procedura de confirmare s-a redus la setarea steagului „Finalizat” în cardul de obligații contractuale. Curatorii contractului au fost nevoiți să introducă aceste informații datorită faptului că dețin cele mai actualizate informații despre derularea proiectului.

Folosind exemplul unui model de management al proiectelor de investiții, se poate urmări structura matriceală a procesului decizional cu privire la fiecare acțiune specifică.

În faza de planificare, resursele necesare sunt dezvoltate, acțiunile sunt coordonate de planul strategic general al holdingului și se iau decizii generale asupra parametrilor proiectului.

În a doua etapă, se creează o foaie de parcurs a acțiunilor specifice proiectului, care este coordonată cu serviciile relevante (contabilitate, finanțe, economie, securitate, departamente funcționale etc.). Toate acțiunile din proiect sunt acceptate în avans. Dacă apar abateri, se convin și asupra lor, se stabilesc motivele și se iau măsurile necesare.

A treia etapă asigură că toate părțile interesate sunt informate despre stadiul proiectului online, exact în formatul în care a fost convenit de către acestea. Astfel, economiștii văd bugetele după venituri și cheltuieli, finanțatorii - mișcarea mijloacelor de plată, serviciile funcționale - termene și volume naturale de execuție. Și fiecare serviciu are capacitatea de a răspunde rapid la schimbările din proiect în cadrul competențelor sale.

Rezultate atinse

În fig. Figura 3 prezintă soluția rezultată în termeni generali (structura rezultatului).

Are nevoie

Toate nevoile, inclusiv cele de investiții, au început să fie oficializate sub formă de cereri. Avem nevoie de hrană pentru viței - completăm o cerere, avem nevoie de coniac la recepția directorului general - tot numai prin cerere, dacă ați dorit să cumpărați acțiuni Gazprom - nu uitați să indicați nevoia dvs. în formatul cererii. Mai mult, documentele au fost depuse în format de valoare fizică. A fost elaborat un regulament de coordonare a nevoilor, care a conturat termenele de întocmire a cererilor, opțiunile de aprobare și parametrii de îmbunătățire (de exemplu, achiziționarea de la alt furnizor sau altă versiune a unui produs, înlocuirea cu un produs de producție proprie etc.).

Procesul de introducere a unei astfel de metodologii, desigur, a fost afectat de anumite dificultăți, deoarece mulți manageri „nu au văzut” oportunitatea de a-și planifica nevoile. Echipa de proiect a fost nevoită să lucreze individual cu aproape fiecare angajat. Dar rezultatul a depășit toate așteptările, deoarece a permis nu numai crearea bugetelor planificate, a căror acuratețe a depășit 80%, ci și proiectarea activităților exploatației în contextul fiecărei funcții organizaționale. Unele departamente ale societății de administrare a holdingului, după ce au văzut astfel de rezultate, au început să creeze planuri și programe consolidate pentru activitățile diviziilor subordonate din cadrul holdingului.

Planificare

Precizia datelor de planificare a crescut la 80%. Acest indicator a fost realizat la trei luni de la finalizarea proiectului. În plus, a existat o tendință de creștere și mai mare a preciziei datorită îmbunătățirii metodelor de planificare a costurilor naturale (cereri de cerere).

Acest efect a fost atins, printre altele, datorită unui număr de modificări pregătite de grup de lucru pentru a optimiza activitățile de investiții. În ciuda faptului că scopul proiectului s-a concentrat în mod special pe monitorizarea execuției, fără date de planificare adecvate, pur și simplu nu există nimic de controlat. Prin urmare, reglementările de dezvoltare a proiectelor de investiții au fost revizuite pentru a include proceduri de depunere și aprobare a cererilor de nevoi.

Bugetele planificate bazate pe aceste solicitări au devenit un adevărat instrument de gestionare a activităților operaționale ale companiei, permițând identificarea promptă a cheltuielilor neplanificate de fonduri.

Proiecte de execuție

Așa au început să se numească contractele din momentul în care a fost creată versiunea lor neaprobată și până în momentul executării integrale. A devenit obișnuit să se numească fiecare tranzacție (aprovizionare) un contract, deoarece chiar și o singură specificație are propria sa caracteristici individuale, care trebuie analizate și gestionate. De fapt, procesele de lucru cu contracte au devenit axate pe implementarea unui al doilea nivel de control asupra nevoilor. Fiecare contract reprezintă o „foaie de parcurs” clar concepută pentru satisfacerea oricărei nevoi, care descrie succesiunea de acțiuni ale tuturor părților, punctele de control ale acestora și instrumentele de analiză și audit.

Execuţie

Managerii au început să lucreze conform unor programe pre-întocmite și aprobate. Această abordare a redus semnificativ costurile cu forța de muncă pentru activitățile zilnice și a minimizat riscurile nerespectării termenelor limită.

În ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor financiare, a devenit posibilă prevederea fluxurilor de numerar cu mare acuratețe. Acest lucru a fost facilitat și de introducerea unui sistem de evaluare a probabilității de a îndeplini obligațiile. Poți conta că primești bani de la client? Furnizorul va expedia marfa? Va acorda banca un împrumut? Astăzi, pe baza reglementărilor elaborate, sistemul de evaluare a riscurilor continuă să se dezvolte, întrucât acest mecanism trebuie să existe în aceeași dinamică ca și compania însăși. Structura exploatației s-a schimbat - regulile de evaluare a riscurilor s-au schimbat, s-a deschis o nouă linie de activitate - sunt dezvoltate tipuri suplimentare de risc, metode de evaluare a acestora și măsuri de răspuns.

Sarcina țintă de asigurare a posibilității de coordonare a plăților tuturor organizațiilor holding din societatea de administrare holding a fost depășită de șase ori: procesele de coordonare a cererilor de fonduri au început să aibă loc nu într-o zi, așa cum era planificat inițial, ci în patru ore, de la depunerea unei cereri spre aprobarea acesteia în departamentul financiar al societății-mamă. Excepție, ca întotdeauna, au fost situațiile de forță majoră, însă managerii au acum mult mai mult timp să analizeze astfel de incidente și să dezvolte o decizie optimă de management ca răspuns la acestea.

Lucrarea cu proiecte de investiții în etapa de execuție a fost împărțită într-o funcție corporativă internă separată. Dar ordinea acesteia nu s-a schimbat - există un program de lucru bazat pe contracte încheiate, există faptul de execuție în contextul acelorași contracte și abateri, la care anumite servicii ale companiei trebuie să răspundă în cadrul competențelor lor.

Concluzie

Proiectul, a cărui esență este prezentată pe scurt mai sus, a durat un an și jumătate. În lucrare au fost implicați șase consultanți, inclusiv managerul de proiect și patru specialiști tehnici. Pe partea clientului (holding), echipa de proiect diferite etape lucrarea a constat din până la cincizeci de specialişti. Biroul de proiecte al clientului, format din personal dedicat, a funcționat cu doar patru persoane.

În prezent, modificările implementate continuă să se dezvolte și să producă noi rezultate. Iar formalizarea culturii care a avut loc în companie joacă un rol important aici. abordarea proiectului la management şi metode de detaliere a acţiunilor de management.

Acord nr. _____
pentru furnizarea de servicii de analiză starea financiara si management activitati financiareîntreprinderilor
(acord de externalizare)

G. _____________
"___"________ ___ G.

Denumit în continuare „Client”, reprezentat de ____________________, care acționează în baza ____________________, pe de o parte, și ____________________, reprezentat de ____________________, care acționează în temeiul Cartei, denumit în continuare „Contractant”, pe pe de altă parte, au încheiat acest acord după cum urmează:

1. Obiectul acordului

1.1. În temeiul prezentului Contract, Antreprenorul se obligă să furnizeze servicii de analiză financiară și managementul activității financiare pentru a le asigura stabilitate Financiarăîntreprinderea Clientului, iar Clientul se obligă să plătească pentru serviciile Antreprenorului.
1.2. Antreprenorul oferă Clientului următoarele servicii:
1.2.1. Organizează lucrări de analiză și evaluare rezultate financiare activitățile Clientului și dezvoltarea măsurilor de îmbunătățire a eficienței gestiunii financiare, precum și luarea în considerare a pretențiilor reciproce apărute în procesul de desfășurare a activităților financiare și economice, ia măsuri pentru soluționarea acestora în conformitate cu legislația în vigoare.
1.2.2. Analizează și evaluează riscurile financiare, dezvoltă măsuri pentru a le minimiza și asigură monitorizarea conformității disciplina financiara, îndeplinirea la timp și completă a obligațiilor contractuale și încasarea veniturilor, procedura de procesare a tranzacțiilor financiare și economice cu contrapărțile, organizatii de credit, precum și operațiuni de activitate economică străină.
1.2.3. Definește politica financiara Clientul dezvoltă și implementează măsuri pentru a-și asigura stabilitatea financiară. Gestionează activitatea de management financiar pe baza obiectivelor strategice și perspectivelor de dezvoltare ale Clientului, identificând sursele de finanțare ținând cont de condițiile pieței.
1.2.4. Organizează munca pentru formularea politicii fiscale a Clientului, îmbunătățirea politicilor contabile, pregătirea și desfășurarea emisiunii de valori mobiliare, analiză și evaluare atractivitatea investițiilor proiecte și fezabilitatea investirii fondurilor, reglementând raportul dintre capitalul propriu și capitalul împrumutat.
1.2.5. Interacționează cu instituțiile de credit pe probleme de plasare a fondurilor disponibile temporar, efectuarea de tranzacții cu valori mobiliare, obtinerea de imprumuturi.
1.2.6. Compilează promițătoare și actuale planuri financiareși bugetele de numerar, comunică indicatorii sistemului bugetar aprobat și sarcinile, limitele și standardele care decurg din acesta către departamentele Clientului și asigură controlul asupra implementării acestora.
1.2.7. Participă la elaborarea proiectelor de planuri de vânzare a produselor (lucrări, servicii), a costurilor de producție și de vânzare a produselor (lucrări, servicii), întocmește propuneri pentru creșterea profitabilității producției, reducerea costurilor de producție și distribuție.
1.2.8. Monitorizează starea, circulația și utilizarea prevăzută a resurselor financiare, rezultatele activităților financiare și economice și îndeplinirea obligațiilor fiscale.
1.2.9. Oferă măsuri pentru asigurarea solvabilității și creșterea profitului Clientului, eficiența proiectelor financiare și de investiții, precum și structura rațională a activelor.
1.2.10. Organizează dezvoltarea Sistem informatic privind managementul financiar în conformitate cu cerințele contabilității, fiscale, statistice și contabilității de gestiune, controlul asupra fiabilității și menținerea confidențialității informațiilor.
1.2.11. Oferă necesarul informatie financiara utilizatori interni și externi.
1.2.12. Organizează munca pentru îmbunătățirea abilităților angajaților, oferă asistență metodologică angajaților organizației pe probleme financiare (denumite în continuare „servicii”).

2. Drepturile și obligațiile părților

2.1. Antreprenorul se obligă:
2.1.1. Furnizați Clientului serviciile specificate în clauza 1.2 din prezentul Acord cu o calitate adecvată, ghidat de cerințele Clientului.
2.1.2. Trimiteți Clientului spre aprobare o listă a angajaților implicați în implementarea Contractului.
2.1.3. Nu transferați și nu prezentați terților documentația Clientului aflată în posesia Antreprenorului.
2.1.4. Furnizați Clientului rapoarte lunare privind furnizarea de servicii în conformitate cu Secțiunea 3 din prezentul Acord.
2.1.5. Furnizați Clientului materiale și concluzii legate de acest Acord, în în format electronic pe suporturi magnetice și, dacă este necesar, materiale și concluzii scrise.
2.1.6. Furnizați, dacă este necesar, la cererea Clientului, explicații părților interesate, inclusiv autorităților guvernamentale și judiciare, cu privire la materialele furnizate de Antreprenor în conformitate cu prezentul Contract, precum și reprezentarea intereselor Clientului în fața altor terți în cadrul limitele puterilor acordate de Client în împuternicirea relevantă (subclauza 2.2.6 acordul efectiv).
Concomitent cu transmiterea către Client a certificatului de prestare a serviciilor (clauza 3.1 din prezentul Contract), Antreprenorul pune la dispoziție Clientului un raport care conține informații cu privire la rezultatele reprezentării intereselor Clientului de către Antreprenor, precum și asupra cheltuielilor suportate de Antreprenor cu atașarea documentelor care confirmă astfel de cheltuieli (dacă Antreprenorul a suportat - cheltuieli pentru executarea instrucțiunilor Clientului și acestea corespund clauzei 4.4 din prezentul Contract).
2.2. Clientul se obliga:
2.2.1. Furnizați Antreprenorului spații dotate cu stații de lucru, echipamente de birou și echipamente de comunicații.
2.2.2. Furnizați Antreprenorului documentație, consultanță și programe și baze de date economice.
2.2.3. Plătiți pentru serviciile Antreprenorului în modul, termenii și condițiile prezentului Acord.
2.2.4. Furnizați Antreprenorului informațiile și materialele necesare pentru ca Antreprenorul să își îndeplinească obligațiile în temeiul prezentului Acord.
2.2.5. Semnează în timp util actele de prestare a serviciilor de către Antreprenor.
2.2.6. Dacă este necesar, eliberați o împuternicire Antreprenorului pentru a reprezenta interesele Clientului în fața terților.
În perioada stabilită prin clauza 3.2 din prezentul Contract, luați în considerare raportul Antreprenorului prezentat în conformitate cu subclauza. 2.1.6 din prezentul Acord și, în absența comentariilor, îl aprobă. Dacă, în termenul stabilit prin prezentul alineat, Clientul nu primește nicio obiecție la raportul transmis de Antreprenor, raportul se consideră acceptat de către Client fără comentarii.
2.3. Artistul are dreptul:
2.3.1. Primiți de la Client orice informații necesare pentru a-și îndeplini obligațiile conform prezentului Acord. În cazul nefurnizării sau furnizării incomplete sau incorecte a informațiilor de către Client, Antreprenorul are dreptul de a suspenda îndeplinirea obligațiilor care îi revin în temeiul prezentului Contract până la furnizarea informațiilor necesare.
2.3.2. Solicitați plata prețului serviciilor furnizate în temeiul prezentului acord.
2.4. Clientul are dreptul de a controla furnizarea de servicii de către Antreprenor în temeiul prezentului Acord, fără a interfera cu activitățile Antreprenorului.
2.5. Părțile se angajează să păstreze confidențiale informațiile comerciale, financiare și alte informații confidențiale primite de la cealaltă parte în timpul executării prezentului acord.

3. Procedura de executare a contractului

3.1. Antreprenorul, lunar, înainte de ___ zi a lunii următoare celei de raportare, întocmește și transmite Clientului un act de prestare a serviciilor.
3.2. Clientul revizuiește și semnează certificatul de prestare a serviciilor în termen de _________ zile de la data primirii acestuia de la Antreprenor.
3.3. În cazul în care Antreprenorul furnizează servicii cu deficiențe, Clientul indică acest lucru în certificatul de prestare a serviciilor.
3.4. În cazul în care serviciile sunt furnizate de către Antreprenor cu abateri de la prezentul Contract sau cu alte neajunsuri, Clientul are dreptul, la alegerea sa, de a cere de la Antreprenor:
3.4.1. Eliminarea gratuită a deficiențelor într-un timp rezonabil.
3.4.2. Reducerea prețului serviciilor stabilite prin prezentul Acord.
3.5. În cazul în care deficiențele nu sunt eliminate de către Antreprenor într-o perioadă de timp rezonabilă stabilită de Client (subclauza 3.4.1 din prezentul Contract), Clientul are dreptul de a refuza îndeplinirea prezentului Contract și de a cere compensații pentru pierderi.

4. Prețul contractului și procedura de plată

4.1. Prețul serviciilor furnizate de Antreprenor în temeiul prezentului Acord este de ______ (__________) ruble pe lună.
4.2. Costul total al serviciilor furnizate de Antreprenor în temeiul prezentului Acord este de ____________ (__________) ruble și este determinat pe baza prețului serviciilor stabilit prin clauza 4.1 din prezentul Acord și pe perioada de valabilitate a acestui Acord (clauza 7.1).
4.3. Prețul serviciilor stabilit prin clauza 4.1 din prezentul Contract este plătit de către Client în termen de _____________ zile de la momentul semnării de către Părți a actului de prestare a serviciilor în conformitate cu clauza 3.2 din prezentul Contract.
4.4. În cazul în care Antreprenorul a suportat cheltuieli în timpul executării comenzii Clientului (subclauza 2.1.6 din prezentul Contract), cheltuielile suportate sunt rambursate de către Client Antreprenorului în perioada stabilită prin clauza 4.3 pentru plata prețului serviciilor.
Clientul va rambursa următoarele cheltuieli ale Antreprenorului:
- ________________________________________________________;
- ________________________________________________________.
4.5. Plata prețului serviciilor și rambursarea către Antreprenor a cheltuielilor se face prin transferul de fonduri în contul bancar al Antreprenorului.
4.6. Data plății este ziua în care fondurile sunt creditate în contul bancar al Antreprenorului.

5. Responsabilitatea părților

5.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care le revin în temeiul prezentului acord, părțile sunt răspunzătoare în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.
5.2. Niciuna dintre părți nu este responsabilă pentru neîndeplinirea totală sau parțială a obligațiilor sale dacă nerespectarea este o consecință a circumstanțelor forță majoră, cum ar fi incendii, inundații, cutremur, greve și alte dezastre naturale, război și ostilități sau alte circumstanțe aflate în afara controlului părților care împiedică punerea în aplicare a prezentului acord care au apărut după încheierea acestuia.
Dacă oricare dintre astfel de circumstanțe a afectat direct îndeplinirea obligației în perioada specificată în Acord, atunci această perioadă este prelungită proporțional pe durata circumstanței relevante.
5.3. Partea pentru care a devenit imposibil să-și îndeplinească obligațiile care îi revin în temeiul Acordului este obligată, în cel mult _______________ zile de la momentul producerii și încetării acestora, să notifice celeilalte părți în scris apariția, durata preconizată și încetarea celor de mai sus. circumstanțe.

6. Procedura de examinare a litigiilor

6.1. Toate disputele și neînțelegerile care pot apărea între părți vor fi rezolvate prin negocieri.
6.2. Dacă nu există o soluționare în timpul negocierilor probleme controversate litigiile sunt supuse examinării la Curtea de Arbitraj din ________________.

7. Durata contractului

7.1. Perioada de valabilitate a acestui acord este de la „___”________ ___ la „___”________ ___.
7.2. Prezentul acord poate fi reziliat prin acordul comun al părților.
7.3. Toate modificările și completările la prezentul Acord sunt considerate valabile cu condiția ca acestea să fie făcute în scris și semnate de reprezentanții autorizați ai ambelor părți.

8. Alte conditii

8.1. Toate acordurile adiționale ale părților, actele și alte anexe la prezentul acord, semnate de părți la încheierea prezentului acord, fac parte integrantă din acesta.
8.2. Prezentul Acord este întocmit în două exemplare, fiecare având același forță juridică, câte unul pentru fiecare dintre părți.

9. Adresele și detaliile părților

Client: _________________________________________________

___________________________________________________________
___________________________________________________________

Interpret: _____________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

10. Semnăturile părților

Director client:

_________________________ _____________________________