În sistemul de documentație organizatorică și juridică a unei organizații, se disting documente care determină ordinea și metodele de efectuare a uneia sau aceleia lucrări: regulamente și instrucțiuni. În practică, se folosesc diverse denumiri ale acestor documente: reglementări, standarde, reglementări, instrucțiuni, instrucțiuni metodologice, instrucțiuni de lucru etc. Din cauza lipsei unei terminologii general acceptate, vom folosi următoarele definiții de lucru:

Instrucțiuni metodice– un document care definește reguli și metode unificate pentru efectuarea anumitor acțiuni (funcții), independent de executanți. Sinonime utilizate: manual metodologic, instrucțiuni metodologice, recomandări metodologice, metodologie etc.

Reglementări de proces (sau pur și simplu reglementări)– un document care definește ordinea de interacțiune între departamentele și angajații unei organizații în cadrul unui anumit proces. Sinonime folosite: standard de proces, declarație de proces, procedură etc.

Instructiuni de lucru– un document care definește procedura de realizare a acțiunilor (funcțiilor) individuale sau interdependente efectuate de un anumit departament sau angajat al unei organizații în cadrul anumitor procese. Sinonime folosite: instrucțiuni de producție, instrucțiuni de operare, instructiuni tehnologice, instrucțiuni etc.

Să explicăm diferențele cu următorul exemplu. Să presupunem că vorbim despre planificarea investițiilor într-o organizație. Procesul constă în faptul că inițiativele de investiții ale diviziilor sunt exprimate într-o formă standardizată de proiecte de investiții, care, după o analiză comparativă în departamentul de planificare, sunt supuse analizei comitetului de investiții al organizației.

Regulile și formulele de calcul a indicatorilor unui proiect de investiții sunt conținutul instrucțiuni metodologice, întrucât nu depind (și pentru a asigura comparabilitatea nu ar trebui să depindă) nici de conținutul proiectului de investiții, nici de departamentul sau funcția specialistului care efectuează calculul.

Descrierile proceselor de depunere, discutarea preliminara a initiativei de investitii, intocmirea proiectelor de investitii conform metodologiei stabilite si transmiterea acestora catre compartimentul de planificare si comitetul de investitii - subiect reguli, întrucât aici vorbim despre ordinea de interacțiune între diviziile specifice ale organizației, condițiile de mutare a unui document de la o diviziune la alta și momentul în care se realizează documentele.

Extrase din regulamente, însoțite de o declarație a metodelor de analiză comparativă a proiectelor de investiții (sau link-uri către acestea), care stabilesc succesiunea și metodele de acțiune a unui angajat al departamentului de planificare la compararea proiectelor de investiții primite sunt date în instructiuni de lucru acest angajat.

În practică, ordinea generală de realizare a unui proces, metodele de realizare a acțiunilor individuale și detaliile de realizare a procesului la locurile de muncă individuale sunt adesea incluse într-un singur document lung. Uneori, aceasta este o consecință a subdezvoltării sistemului de documentare internă al organizației, dar este adesea justificată de faptul că o descriere a tuturor detaliilor procesului poate fi citită într-un singur document.

Documente precum Regulamentele de remunerare sau Regulamentele de buget sunt, în mod tradițional, exemple cuprinzătoare. În companiile mari, volumul acestora poate ajunge la câteva sute de pagini.

Autorul, comandat de unul dintre institutele de cercetare, a avut ocazia să elaboreze un îndelungat Regulament privind managementul lucrărilor de cercetare și dezvoltare (C&D), care a acoperit aspecte terminologice, procedura de inițiere, planificare, efectuare și închidere a cercetării și dezvoltării, aspecte de protecţie juridică şi contabilitate Rezultatele cercetării și dezvoltării, precum și principiile stimulente financiare Participanții la cercetare și dezvoltare și metode de calculare a sumelor redevențe.

Dezavantajul acestei metode de prezentare este mai degrabă de natură psihologică: sute de pagini de text cu tabele, formulare, diagrame, formule etc. au un efect deprimant asupra interpreților, deși fiecare dintre ei îi privește doar pe câțiva majoritatea descrieri de proces.

Dezavantajele distribuirii unei descrieri de proces pe mai multe documente includ dificultatea (în absența instrumentelor specializate) de a urmări integritatea unui set de documente. Prin integritate înțelegem unitatea terminologiei, consistența acțiunilor (inclusiv condițiile, procedurile și termenele limită) descrise în diferite documente, uniformitatea formelor documentelor utilizate în cadrul procesului descris și corectitudinea referințelor acestor documente între ele.

Deci, alegerea formei de descriere a metodelor și ordinii de efectuare a muncii este în mare măsură o chestiune de obiceiuri ale organizației.

Datorită faptului că reglementările pot fi numite documente al căror conținut este foarte divers, nu există cerințe legislative generale pentru structura și conținutul reglementărilor. Excepție fac reglementările administrative, pentru care există reguli de elaborare și aprobare (neîn vigoare la momentul redactării acestui articol) și recomandări metodologice corespunzătoare.

Pe de altă parte, în literatura de specialitate privind analiza și optimizarea proceselor există linii directoare dedicate nu numai problemelor redactării textului documentelor de reglementare, ci și selecției proceselor pentru reglementare, precum și îmbunătățirii acestora. Printre astfel de manuale, notăm cărțile , , , , .

Principii generale pentru elaborarea documentelor de reglementare pentru sistem standardizarea de stat(GOST) sunt stabilite în GOST R 1.0-92 „Sistemul de standardizare de stat Federația Rusă. Dispoziții de bază" și GOST R 1.5-92 " Cerințe generale la construcția, prezentarea, proiectarea și conținutul standardelor.” Un exemplu bun utilizarea acestor documente în legătură cu elaborarea standardelor industriei în domeniul comunicaţiilor sunt „PR 45.02-97. Reguli de standardizare. Sistemul industrial standardizare. Principii pentru elaborarea documentelor de reglementare”. La elaborarea reglementărilor locale de reglementare ale unei organizații, GOST-urile specificate pot fi folosite ca referință.

Să remarcăm că principiile de reglementare a proceselor discutate în acest articol pot fi aplicate la elaborarea textelor de contracte, mai ales în partea în care vorbim despre procesele de interacțiune dintre părțile contractante.

2. Ce face obiectul reglementării?

Pentru a răspunde corect la întrebarea pusă, este necesar să se determine mai întâi conținutul și scopurile reglementării procesului (cf.).

Prin reglementare înțelegem o descriere a procesului efectuat de o organizație în reglementările sale locale. Trebuie remarcat faptul că reglementarea nu se limitează întotdeauna la un document numit „regulament” sau „standard”.

De exemplu, pentru a reglementa procesul de operare tehnică a navelor într-o companie de transport maritim, au fost elaborate următoarele documente:

1. Standard „Organizarea reparațiilor programate ale navelor”,
2. Standard „Organizarea reparațiilor neprogramate ale navelor”,
3. Standard „Organizare întreținere nave",
4. Standard „Organizarea utilizării tehnice a navelor”,
5. Standard „Organizarea modernizării navelor”,
6. Standard „Certificarea tehnică a navelor”,
7. Standard „Monitorizare stare tehnica nave",
8. Standard „Standardizarea proceselor pentru operarea tehnică a navelor”,
9. Reglementări privind Serviciul Tehnic de Operare a Flotei,
10. Fișa postului șefului serviciului de operare tehnică a flotei,
11. Descrierea postului de manager al grupului de operațiuni nave,
12. Reglementări privind remunerarea serviciilor managerului grupului operațional de nave,
13. precum și clasificatoare, cărți de referință și secțiuni relevante ale altor reglementări, instrucțiuni și standarde.

Regulamentele (ca document) joacă aproximativ același rol pentru o organizație ca o partitură pentru o orchestră. Scopul în ambele cazuri este același - realizarea coerenţă interpreți individuali. „Coerența” în raport cu un proces înseamnă că:

• executanții au ca scop obținerea anumitor rezultate, a căror totalitate, la rândul lor, conduce la atingerea scopului procesului reglementat;
• acțiunile interpreților sunt sincronizate;
• unitatea procesului nu este perturbată atunci când controlul trece de la angajat la angajat și de la diviziune la divizie.

Coerența se realizează, în primul rând, datorită unui câmp comun de concepte pentru toți executanții, a cerințelor convenite pentru intrările și ieșirile subproceselor, sincronizarea timpului sau evenimentului acțiunilor și disponibilitatea informațiilor despre progresul procesului.

Regulamentele sunt un set de reguli de decizie interpreți în situatii diferite. În același timp, documentele de reglementare de nivel superior conțin principii generale, obiectivele și limitele de luare a deciziilor, în timp ce documentele de nivel inferior stabilesc soluții gata făcute (sau opțiuni soluții gata făcute), exprimată într-o combinație de anumite acțiuni. Acest lucru vă permite să optimizați „încărcarea intelectuală” pusă asupra interpreților, scutindu-i de a se gândi la acțiuni de rutină în favoarea rezolvării sarcinilor mai complexe, nestandard. Cel puțin, standardizarea crește nivelul mediu de competență a lucrătorilor. Standardizarea acțiunilor contribuie la o accelerare vizibilă, la îmbunătățirea calității și la reducerea costului procesului - atingerea obiectivelor " lean manufacturing» .

Din punct de vedere juridic regulamentul „legalizează” interacțiunile orizontale divizii și/sau angajați ai organizației, ceea ce facilitează semnificativ managementul organizației. Într-adevăr, într-o organizație, în absența unor reglementări pentru procesele end-to-end, este disponibilă o singură modalitate de interacțiune între angajații diferitelor departamente - prin intermediul managerilor: angajatul inițiator scrie un memoriu managerului său, care, după ce a aprobat-o. , îl trimite managerului său și așa mai departe până când inițiativa va ajunge la managerul care se află în subordinea directă a tuturor departamentelor și angajaților care trebuie să finalizeze împreună munca inițiată. Dacă un act de reglementare local stabilește posibilitatea și stabilește procedura de interacțiune directă între departamente, atunci „medierea” managerilor la diferite niveluri devine opțională.

Un proces reglementat asigură primirea informatiilor despre rezultatele obținute (inclusiv cele intermediare) și despre progresul procesului. Aceasta înseamnă că reglementarea oferă suport informațional pentru management, înțeles conform A. Dosar: „prospectivă – organizare – ordine – coordonare – control”. Printre altele, regulamentele ajută analiza comparativa(benchmarking) și audit intern proces.

Reglementările de proces sunt o componentă importantă a capitalului intelectual al unei organizații. Un proces reglementat permite replicare, analiză și îmbunătățire și facilitează atragerea și instruirea personalului. Prezența reglementărilor servește drept dovadă a transparenței activității organizației și, prin urmare, aduce o contribuție reală la valorificarea organizației. Potrivit lui S.P. Nikanorov, „modul de acțiune al organizației este o valoare mai mare decât obiectivele sale actuale”.

Totuși, reglementarea proceselor, în special de calitate nu foarte înaltă, implică anumite costuri și riscuri (cf.):

• costurile sunt necesare atât pentru dezvoltarea, cât și pentru menținerea relevanței documentației de reglementare;
• reglementarea excesivă reduce flexibilitatea afacerii: un cuvânt rostit este argintiu, un cuvânt nerostit este aur;
• concentrarea know-how-ului managerial al unei organizații într-un singur loc poate contribui la scurgerea acestora;
• introducerea reglementărilor poate provoca rezistență, deoarece nu orice reglementare este dorită de angajați - mulți dintre ei rămân în organizație doar din cauza participarea activăîn crearea și menținerea haosului.

O organizație „pătrunsă” de reglementări este o formațiune rigidă, dar foarte fragilă. Orice influență externă care modifică condițiile și obiectivele activităților organizației conduce la necesitatea revizuirii unei părți semnificative a cadrului de reglementare. Orice schimbare în echipa organizației care necesită o redistribuire a responsabilităților afectează, de asemenea, în mod critic integritatea sistemului de reglementare.

O organizație, lipsită de orice principiu, și cu atât mai mult de documentele oficiale de reglementare, suportă costuri suplimentare de management asociate cu nevoia de a comunica executanților deciziile, de a le explica metodele de lucru și de a le controla activitățile. Rezultă că trebuie să existe un anumit nivel optim de reglementare a activităților organizației.

Din cele de mai sus putem concluziona că sunt supuse reglementării următoarele:

Trebuie remarcat faptul că amploarea sau complexitatea procesului în sine nu poate servi drept criterii clare pentru necesitatea reglementării. Este mai corect să vorbim despre riscurile cauzate de lipsa unor reguli clare pentru efectuarea procesului. Astfel, multe companii folosesc „directoare de alarmă” - colecții de acțiuni tipice pentru diverse incidente. De regulă, procesele descrise acolo sunt simple, dar viteza și acuratețea implementării lor sunt esențiale pentru supraviețuirea organizației.

Organizațiile, de regulă, reglementează procesele legate de:

• service clienti, dezvoltarea relatiilor cu clientii;
• asigurarea organizației cu resursele necesare: managementul plăților, managementul contractelor cu furnizorii și antreprenorii, bugetarea, managementul personalului, managementul echipamentelor de capital;
• asigurarea functionarii organizatiei in sine: securitatea, fluxul documentelor, activitatea organelor de conducere si control.

Din păcate, procesele legate de dezvoltarea unei organizații sunt reglementate mult mai rar.

Dacă o întreprindere este certificată pentru conformitatea cu orice standarde care implică prezența unor procese reglementate (ISO, OHSAS, SA etc.), atunci componența acestor procese este determinată direct de cerințele acestor standarde sau de practica stabilită de implementare a acestora. .

Contractele reglementează de obicei procedurile de trimitere și aprobare a comenzilor, onorarea comenzilor, primirea și transmiterea rezultatelor comenzilor (bunuri, lucrări, servicii), plata comenzilor finalizate, feedback, ajustarea volumelor și prețurilor, investigarea incidentelor, furnizarea de rapoarte, control reciproc, etc. P.

O organizație poate folosi modele de referință de proces ca punct de plecare pentru reglementare. Exemple de astfel de modele pentru activități în cadrul unei organizații includ dezvoltarea modelului de referință pentru operațiunile lanțului de aprovizionare (SCOR) și modelului de referință al operațiunilor în lanț de proiectare (DCOR), realizate de comunitatea Supply-Chain Council sau modele pentru întreprinderi din diverse industriilor, realizate de IDS Scheer și furnizate utilizatorilor pachetului de modelare a proceselor ARIS.

3. Structura regulamentului

Obiectivele reglementărilor enumerate mai sus ne permit să determinăm doar cerințele cele mai generale pentru structura documentului:

Nume
	Conţinut
1.	Dispoziții generale
1.1.	Scop
1.2.	Zona de aplicare
1.3.	referințe normative
1.4.
2.
2.1.	Termeni și definiții
2.2.	Abrevieri
3.
4.	Responsabilitate
5.	Control
6.	Aplicații
6.1.	Clasificatoare și cărți de referință
6.2.
6.3.	Diagrame de proces
6.4.	Algoritmi de calcul
6.5.	Tabelele de rol ale executorului de proces

Totodată, secțiunea „Descrierea cerințelor, proceselor, metodelor de lucru” are structura interna, corespunzător structurii procesului reglementat: sunt descrise ierarhia subproceselor, punctele de control, cerințele pentru obiectele prelucrate etc.

4. Forma reglementărilor

Detaliile obligatorii ale regulamentelor sunt: ​​denumirea organizației, denumirea tipului de document de omologare, data și numărul acestuia, locul întocmirii, ștampila de omologare. Sunt plasate la începutul textului regulamentului.

Semnăturile persoanelor care aprobă proiectele de regulament se plasează fie la sfârșitul textului documentului, fie pe o fișă de aprobare separată, ale cărei detalii trebuie să stabilească în mod clar ce document a fost aprobat.

La sfârșitul textului regulamentului sau pe o fișă separată de familiarizare, angajații interesați își pun semnătura indicând că au citit documentul și au primit o copie a acestuia în mână.

În această secțiune vom analiza în detaliu conținutul secțiunilor regulamentului de proces.

Denumirea regulamentului

Denumirea regulamentului ar trebui să fie scurtă, caracterizand cu acuratețe procesul reglementat, asigurând clasificarea corectă a regulamentului în sistemul de reglementări locale ale organizației. De regulă, abrevierile, cifrele romane, simbolurile matematice și literele grecești nu sunt permise în numele reglementărilor, cu excepția simbolurilor produselor.

De regulă, denumirea regulamentului indică: procesul, principalele obiecte ale procesului, circumstanțele procesului. De exemplu:

Reglementări pentru vânzarea lichidelor nerevendicate.
Reglementări pentru asigurarea pregătirii tehnice a echipamentelor petroliere.
Reglementări de depunere a cererilor de resurse materiale și tehnice de către unitățile regionale de afaceri.
Reglementări pentru întreținerea tehnică a navelor în timpul iernii.

Trebuie amintit că cuvântul „reglementare” provine din cuvântul francez reglement, care înseamnă „punerea în ordine”, care, la rândul său, provine din cuvântul regle, care înseamnă „ordonare”, „regula”. Astfel, denumiri de documente precum „Regulamente privind procedura de depunere a cererilor” sau, mai rău, „Regulamente privind procedura de depunere a cererilor” sunt inacceptabile. Titlul corect ar fi „Regulament pentru depunerea cererilor”.

Principala cerință pentru conținut, în special în secțiunea care descrie procesele și metodele de lucru, este uniformitatea titlurilor la același nivel. Cerința de concizie în titlurile secțiunilor este, de asemenea, importantă. Conformitatea acestuia reflectă și gradul de elaborare a procesului reglementat: prezența denumirilor lungi, confuze indică de obicei o stabilire incorectă a scopurilor proceselor sau o definire incorectă a granițelor dintre ele.

Secțiunea 1. „Dispoziții generale”

Această secțiune descrie scopul, domeniul de aplicare al regulamentului, legăturile către documentele de reglementare (inclusiv interne) pe baza cărora a fost elaborat regulamentul, procedura de aprobare, efectuarea de modificări și completări la textul regulamentului, alte informații motivante. regulamentul în sine și comentând pe scurt procesul reglementat .

Secțiunea 1.1. "Destinaţie"

Prezentul Regulament stabilește procedura<дается наименование или scurta descriere proces>in<дается полное наименование организации>(denumită în continuare Societatea).

Secțiunea 1.2. "Zona de aplicare"

Domeniul de aplicare (domeniul) al regulamentului este descris:

Cerințele și regulile prezentului Regulament se aplică<описывается область применения Регламента>.

Pentru a descrie domeniul de aplicare, următoarele sunt de obicei indicate pe scurt, dar destul de clar:

• principalele obiecte implicate în procesul reglementat (de exemplu: costuri, echipamente de capital, dotări de infrastructură socială etc.);
• procesele reglementate de regulament;
• angajații organizației implicați ca subiecți sau obiecte ale procesului reglementat.

Pentru a caracteriza mai precis domeniul de aplicare, se pot face referiri la aplicații (vezi secțiunea 6.1). De exemplu:

Cerințele și regulile prezentului Regulament se aplică angajaților Societății ale căror funcții și profesii sunt enumerate în Anexa nr. 6.1.1 la prezentul Regulament.

Dacă listele de obiecte, procese sau lucrători cărora li se aplică reglementările sunt determinate în funcție de situație, atunci este necesar să se indice sursa unei astfel de liste. De exemplu:

Cerințele și regulile prezentului Regulament se aplică diviziilor structurale ale Societății, a căror listă este stabilită prin ordin al Directorului General al Societății.

Dacă procesul descris în reglementări este destul de extins, atunci în secțiunea „Scopul de aplicare”, pentru comoditatea unei înțelegeri ulterioare, este recomandabil să oferiți o descriere succintă a acestui proces și a scopului etapelor sale individuale. De exemplu:

Cerințele și regulile prezentului Regulament se aplică activităților de cercetare ale OJSC „Institutul de Cercetare…” (denumit în continuare Institutul).

Activitățile de cercetare ale Institutului vizează crearea de noi și/sau îmbunătățirea unor procese, dispozitive și echipamente tehnologice existente, produse, reactivi, materiale în domeniul preparării, transportului și procesării gazelor, condensului de gaz și petrolului, a produselor prelucrate ale acestora, precum și căutarea de noi domenii de aplicare a cunoștințelor dobândite.

Prezentul Regulament descrie procedura, sfera atribuțiilor, atribuțiile și responsabilitățile angajaților și diviziilor structurale ale Institutului în următoarele procese de gestionare a activităților de cercetare:

• planificarea anuală a cercetării și dezvoltării;
• managementul implementării cercetării și dezvoltării;
• managementul rezultatelor activității intelectuale obținute pe parcursul cercetării și dezvoltării;
• contabilizarea costurilor și a rezultatelor cercetării și dezvoltării.

Se indică gama de divizii și/sau angajați ai organizației pentru care reglementările sunt obligatorii:

Aceste Regulamente sunt obligatorii pentru toate diviziile structurale ale Companiei.

Secțiunea 1.3. "Referințe normative"

Această secțiune specifică documentele de bază pentru elaborarea reglementărilor:

Aceste Regulamente au fost elaborate în conformitate cu:<указываются документы-основания>.

Documentele justificative includ:

• documente care indică lor toate detaliile, prescriind sau impunând elaborarea unor reglementări (de exemplu: o lege, un regulament, un ordin de la conducătorul unei organizații sau o cerință a unui standard);
• documente care stau la baza metodologică pentru elaborarea reglementărilor (de exemplu: documente de reglementare externe sau interne, literatură metodologică specială);
• documente care descriu procese, obiecte și subiecte conexe care definesc cerințe pentru elementele procesului reglementat.

Regulile pentru pregătirea referințelor bibliografice sunt date în GOST 7.0.5-2008 „Referință bibliografică”.

Secțiunea 1.4. „Procedura de aprobare, modificări și completări”

Această secțiune definește procedura de aprobare a regulamentului, efectuarea de modificări și completări la acesta:

Prezentul Regulament, toate modificările și completările la acesta sunt aprobate<указывается название утверждающего органа управления>si puse in aplicare<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

Se poate indica care dintre angajații organizației are dreptul de a lua inițiativa pentru modificarea, completarea sau anularea regulamentelor. Procedura de luare în considerare a unor astfel de inițiative poate fi dată și în regulamente, dar ar fi mai corect să descriem o astfel de procedură într-un document separat care reglementează procedura de elaborare a reglementărilor locale ale organizației.

Dacă organizația are reglementări pentru elaborarea reglementărilor locale (inclusiv reglementări), atunci problemele reglementate de această secțiune trebuie să fie reflectate în reglementările menționate; Această secțiune nu este apoi inclusă în textul regulamentului.

Secțiunea 2. „Termeni, definiții și abrevieri”

În opinia noastră, această secțiune este una dintre cele mai importante, deoarece caracterizează domeniul în care se desfășoară procesul reglementat. O înțelegere neechivocă a terminologiei asigură coerența acțiunilor interpreților pentru atingerea scopului procesului reglementat. Rețineți că regulile de proiectare reglementări administrative, nu prevedeți o astfel de secțiune.

În unele organizații, un dicționar de termeni și abrevieri (glosar sau tezaur) este creat ca document separat. Dacă este disponibilă, această secțiune a regulamentului poate fi omisă dacă folosește termeni din ediția curentă a dicționarului; dacă reglementările folosesc concepte care nu sunt incluse în dicționarul actual, atunci acestea trebuie descrise direct în textul regulamentului.

Termenii care trebuie definiți în această secțiune a regulamentelor includ:

• termeni introduși și utilizați în reglementări pentru prima dată;
• termeni utilizați exclusiv în cadrul acestor reglementări, inclusiv termeni folosiți pentru a prescurta textul;
• termeni folosiți în mod obișnuit, al căror sens este specializat sau modificat în raport cu o anumită organizație sau un anumit proces;
• termeni folosiți în mod obișnuit, dar rar folosiți în reglementări;
• termeni folosiți în mod obișnuit, dacă definițiile acestora sunt necesare pentru completitudinea și/sau apropierea logică a dicționarului în ansamblu sau pentru o mai bună înțelegere a altor termeni.

De obicei, termenii sunt enumerați în ordine alfabetică. În unele cazuri, termenii vor fi enumerați în ordinea importanței procesului care este descris (de exemplu, dacă regulamentul este dedicat procesului de achiziție, atunci termenul „cumpărare” va fi enumerat mai întâi și abia apoi termenii „predare certificat” și „contract”). Această metodă de ordonare este convenabilă dacă secțiunea „dicționar” a regulamentului este citită mai întâi în ordine, dar este incomod dacă dicționarul trebuie consultat pe măsură ce documentul este citit. Ca un compromis, puteți grupa termenii în „secțiuni” separate ale domeniului subiectului, cu ordinea alfabetică a termenilor în cadrul grupului. De exemplu, terminologia asociată cu organizarea cercetării și dezvoltării poate fi împărțită în următoarele grupuri:

• Tipuri de activități de cercetare
• Tipuri de proprietate intelectuală
• Drepturi asupra rezultatelor activității intelectuale
• Protecția juridică a rezultatelor activității intelectuale
• contabilitate R&D
• Organizarea proceselor de management R&D

De regulă, termenul este exprimat printr-un substantiv singular: act, acord, contraparte etc. Este permisă folosirea pluralului atunci când un termen singular nu există sau când vorbim despre un set bine definit de obiecte, de exemplu:

Documente contractuale – documente care reflectă apariția, îndeplinirea, încetarea obligațiilor din contract: acord, acorduri suplimentare la acesta, acorduri de subcontractare, protocoale, acte, facturi, ordine de plata, facturi, facturi, scrisori etc.

Cu toate acestea, complicând ușor sau schimbând termenul, este posibil să se respecte „regula singulară”:

Un set de documente contractuale este un set de documente care reflectă apariția, executarea, încetarea obligațiilor din contract:...

Dosar contract – un set de documente care reflectă apariția, executarea, încetarea obligațiilor din contract:...

Este inacceptabil să folosiți pluralul atunci când definiți un singur obiect. În loc de

Documentele primare sunt documente care confirmă îndeplinirea obligațiilor din contractele încheiate.

ar trebui scris:

Document primar – un document care confirmă îndeplinirea unei obligații conform unui acord încheiat.

Dacă un termen este o frază, atunci, de regulă, termenul cel mai general apare la începutul frazei, urmat de cuvinte care indică varietățile, atributele sau statusurile obiectului corespunzător. De exemplu:

• Reparație - …
• Reparații curente –…
• Reparații majore -...

sau

• Document -...
• Documentul convenit este...
• Document aprobat -...

Pentru termenul în curs de definire este posibil să se indice sinonimele sau versiunile scurte ale acestuia (jargonul și colocvialismele nu sunt permise), totuși, pentru a menține rigoarea prezentării, se recomandă utilizarea unei singure versiuni a termenului.

Sursele definițiilor ar trebui să fie:

• legislația actuală a Federației Ruse, inclusiv actuala standardele de stat, reglementările industriei;
• dicționare de termeni generali, speciali (similari, ), cuvinte străine etc.;
• manuale publicate în mod repetat;
• obiceiuri acceptate în mediul profesional relevant.

Este o bună practică să indicați sursa definiției. În același timp, pentru termenii introduși pentru prima dată și/sau folosiți exclusiv în cadrul prezentului regulament, precum și termenii utilizați în mod obișnuit, al căror sens este specializat sau modificat în raport cu o organizație sau un proces dat, următoarele: este indicat:<Термин>– în prezentul regulament –<определение термина>.

Trebuie totuși să ținem cont de faptul că același termen este folosit în mod diferit documente de reglementare, inclusiv GOST, pot fi date definiții diferite(de exemplu, termenii „proces” sau „calitate”). Prin urmare, organizațiile care mențin sisteme de management al calității ar trebui să aleagă definiții ale termenilor din GOST R ISO 9000-2008 și GOST R ISO 9001-2008.

Există adesea cazuri când elaboratorul unui regulament trebuie să introducă el însuși un nou termen. În această situație, ar trebui să fiți ghidat următoarele reguli(cf., §67):

Rețineți că existența obiectelor definite nu trebuie să decurgă direct din definiție și în unele cazuri necesită dovezi separate.

Pentru a respecta regula „înțelegerii”, după o formulare strictă a definiției, puteți oferi explicații suplimentare, mai puțin formale sau puteți da exemple de utilizare corectă a termenului. Nu este recomandat să dați exemple de utilizare incorectă a termenului.

Dacă dicționarul este construit pe principiul unui tezaur, atunci după formularea definiției este necesar să se descrie structura internă a conceptului și conexiunile conceptului descris cu alte concepte. De exemplu:

Fond de echipamente revolving - un fond de echipamente necesare pentru a asigura funcționarea complexelor de foraj și destinat înlocuirii echipamentelor de foraj care s-au defectat accidental sau sunt scoase pentru reparații conform planului.

Fondul de lucru este format din următoarele părți: rezervă minimă de urgență, echipamente de înlocuire pentru efectuarea lucrărilor de întreținere și reparații programate, echipamente în funcțiune, echipamente în reparație.

După cum sa menționat deja, introducerea unui termen special poate scurta textul și poate face mai ușor de înțeles. De exemplu, pentru a simplifica descrierea suportului de inginerie pentru o întreprindere de transport cu motor, un singur termen este introdus în cadrul unui document de reglementare:

Obiecte – în prezentele Regulamente – mecanice, inclusiv echipamente de ridicare și de putere, echipamente sub presiune, electrice, de gaz și retea de incalzire ale Companiei, precum și echipamentele superioare ale vehiculelor speciale ale Companiei.

Terminologia poate avea implicații importante pentru politica organizațională.

În timpul transformărilor în compania de transport maritim Volgotanker, cuvântul „reparații navale” a fost scos din circulație și înlocuit cu sintagma „reparații navale”. Primul termen a implicat în mod clar campanismul tradițional: un buget general de reparații pentru întreaga flotă cu incertitudine generală a timpului și a rezultatelor. Al doilea termen, care indică aducerea unei anumite nave în starea tehnică stabilită în anumite constrângeri de timp și cost, a devenit „bannerul” sub care era necesar să se efectueze transformări serioase în procesul de reparații și să se schimbe atitudinea lucrătorilor față de acest lucru. proces.

Pentru o descriere corectă a unui proces reglementat, nu atât definițiile în sine sunt importante, ci mai degrabă sistemul de definiții în ansamblu. Acest sistem trebuie să fie complet, consistent și, de preferință, minim. Pentru a îndeplini aceste cerințe, dezvoltatorul trebuie să umple „vidul terminologic” sau să facă ajustări la terminologia existentă. Nu există reguli formale simple pentru obținerea unui sistem corect de definiții. Prin urmare, crearea unui sistem convenabil și corect de definiții pentru un anumit domeniu ar trebui considerată o artă.

• Dacă, în cadrul unui proces reglementat, un anumit obiect își schimbă stările (de exemplu, un document trece prin etape de la un proiect la o anexă la o comandă sau un agregat din fond rotativ schimbă ciclic stările „în funcționare” - „în reparație” - „în depozit”), atunci aceste stări trebuie descrise în dicționar sau în clasificator (a se vedea comentariile la secțiunea 6.1 de mai jos). Ar fi util să descriem stările unui obiect în întregul său ciclu de viață. Acest lucru vă va permite să înțelegeți mai bine scopul procesului reglementat.
• Este necesar să se observe caracterul complet al alternativelor: dacă obiectele care se definesc sunt împărțite în funcție de orice caracteristică, atunci trebuie determinate toate opțiunile pentru combinații de caracteristici, sau după identificarea celor mai importante opțiuni, restul trebuie identificate în „altul ” categoria. De exemplu:

  Reparațiile neprogramate sunt reparații efectuate în afara programului de reparații și întreținere programate a echipamentelor. Reparațiile neprogramate includ:

  • reparații de urgență - reparații neprogramate efectuate pentru eliminarea daunelor cauzate de accidente sau alte incidente, oficializate în conformitate cu procedura stabilită de legislația în vigoare a Federației Ruse și reglementările departamentelor și organizațiilor competente;
  • reparație restaurativă – reparații neprogramate efectuate pentru a elimina daunele cauzate de circumstanțe forță majoră(dezastre naturale, conflicte sociale sau alte circumstanțe recunoscute ca atare de autoritățile competente);
  • reparațiile în garanție sunt reparații neprogramate efectuate de către antreprenorul de reparații și pe cheltuiala acestuia, inclusiv lucrări de eliminare a defectelor cauzate de antreprenor și identificate în perioada de garanție;
  • alte reparații neprogramate - includ lucrări de rutină și reparații cauzate din motive care nu sunt enumerate mai sus.
• Construiți diagrame de tranziții ale obiectelor de la stare la stare, diagrame ale relației conceptelor; reflectă aceste relații în dicționar. De exemplu:

  Operare tehnică echipament - un set de măsuri organizatorice și tehnice efectuate pentru a menține echipamentul în stare bună pe întreg ciclul său de viață, inclusiv:

  • management tehnic,
  • utilizare tehnica,
  • Întreținere,
  • reparație,
  • modernizare.

Deoarece trecerea unui obiect de la stare la stare are loc ca urmare a unui proces, din diagrama schimbării stărilor obiectului dezvoltatorul primește o listă de procese care trebuie descrise în reglementări. Desigur, după definirea termenilor, în textul regulamentului, pe lângă cei folosiți în mod obișnuit, trebuie folosiți doar anumiți termeni.

Abrevierile sunt de obicei enumerate separat de termenii definiți și sunt enumerate în ordine alfabetică sau pregrupate după subiect. Este permisă includerea abrevierilor în dicționarul de termeni sub următoarea formă:

Întreținerea preventivă programată (PPR) este o metodă de întreținere și reparare a echipamentelor care implică efectuarea lucrărilor relevante conform programului aprobat.

În acest caz, lista de abrevieri va conține următoarea intrare:

PPR – Întreținere preventivă programată.

Secțiunea 3. „Descrierea cerințelor, proceselor, metodelor de lucru”

Această secțiune descrie:

• cerințe pentru obiectele implicate în proces,
• subprocese individuale, funcții (acțiuni) procesului reglementat,
• reguli si metode de lucru.

Pentru a descrie corect procesul, trebuie să indicați:

• scopul procesului;
• ieșirea procesului;
• proces de intrare;
• parametri, reguli și metode de realizare a procesului;
• evenimentul care demarează procesul;
• un eveniment care încheie un proces;
• termenul de procesare;
• locația procesului;
• funcții (acțiuni) efectuate în cadrul procesului;
• executanții procesului (uneori este util să se indice și drepturile și responsabilitățile interpreților);
• instrumente de documentare a proceselor;
• mijloace de monitorizare a executării procesului.

Caracteristicile enumerate ale procesului arată că procesul se desfășoară în spațiul fizic, în timp, în structura organizatorică, în domeniul informațional, într-o varietate de obiecte etc. În consecință, pentru a descrie cu acuratețe procesul, este necesar să se indice limitele acestuia în toate aceste spații. Definirea corectă a limitelor procesului facilitează foarte mult munca organizației. Indicarea incompletă a limitelor procesului este o greșeală comună, care anulează adesea documentul de reglementare.

Să comentăm caracteristicile enumerate ale procesului.

Scopul procesului. Procesul trebuie să aibă un scop specific. De obicei, scopul procesului este formulat ca o problemă de optimizare: este necesar să se găsească cea mai bună soluție sub constrângerile date. De exemplu:

pentru procesul de planificare a producției - pentru a optimiza utilizarea capacității de producție pentru un anumit program de producție și un anumit debit;
pentru procesul logistic – asigura unitati de productie organizarea resurselor materiale si tehnice conform nomenclatorului si in termenele determinate de programul de productie.

Chiar dacă scopul procesului nu este menționat în mod explicit în secțiunea relevantă a regulamentului, dezvoltatorul trebuie să formuleze acest scop înainte de a continua să descrie procesul.

Ieșirea procesului– un set de obiecte care sunt rezultatele execuției procesului: bunuri materiale, documente etc. Ieșirea procesului trebuie să fie caracterizată de cerințele pe care consumatorul de rezultate ale procesului în cauză le impune acestuia.

Granițele unui proces vor fi definite corect dacă rezultatul său este un set de obiecte a căror conformitate cu cerințele consumatorilor poate fi verificată independent. Dacă, dimpotrivă, cerințele pentru obiectele de ieșire ale procesului nu sunt formulate clar sau nu pot fi verificate obiectiv, atunci trecerea de la acest proces la următorul este plină de conflicte între executanți, pierderea calității rezultatelor întregului proces. proces și alte consecințe nedorite.

Prin urmare, atragem din nou atenția asupra importanței determinării corecte a stărilor obiectelor care sunt transferate de la un proces la altul. Aceste statusuri trebuie fixate la nivelul termenilor utilizați în reglementări: fie cu referire la reglementările existente, fie definiți în cadrul reglementărilor.

Să explicăm ce s-a spus folosind exemplul unei companii de servicii - o companie care pune la dispoziția clientului echipamente și o echipă (echipă). Pentru ca serviciul să îndeplinească cerințele clienților, precum și cerințele legale, este necesar ca echipamentul să dobândească următoarele stări în succesiune:

Pregătire legală - starea echipamentului în care există toate documentele care atestă drepturile companiei asupra acestuia operare sigurăîn nume propriu.

Pregătirea tehnică este starea echipamentului în care toate părțile sale și echipamentul în ansamblu sunt în stare bună, au fost primite toate documentele care confirmă capacitatea de a opera echipamentul în modul cerut de client.

Pregătirea operațională este starea echipamentului cu care este echipat echipamentul care se află în pregătire tehnică echipamentul necesar, asigurata cu energie, personalizata de o echipa (echipaj), ai carei membri detin toate documentele care confirma capacitatea de a opera echipamentul in modul stabilit de client.

Stare de funcționare – starea echipamentului în care echipamentul aflat în stare de funcționare îndeplinește cerințele stabilite de client și îndeplinește munca necesara(oferă servicii).

Stabilirea limitelor proceselor unei companii de servicii în modul descris are consecințe de anvergură pentru determinarea bugetelor adecvate, repartizarea funcțiilor, drepturile și responsabilitățile interpreților, structura organizatorică a companiei etc. .

Scopul și rezultatul unui proces nu trebuie confundate. De exemplu, pentru procesul de planificare a producției, al cărui scop este formulat mai sus, rezultatul va fi un document numit „Production Schedule”.

Intrarea procesului– un ansamblu de obiecte consumate sau transformate în timpul procesului: bunuri materiale, documente etc. Cerințele pentru obiectele de intrare trebuie formulate din punctul de vedere al procesului care le folosește.

Deoarece intrările unui proces sunt, de regulă, ieșiri ale altor procese, recomandările și comentariile date mai sus sunt valabile pentru obiectele de intrare. În special, atunci când descrie un proces, dezvoltatorul trebuie să formuleze cerințele pentru obiectele de intrare ale acestui proces.

Rețineți că procesul trebuie să aibă un mecanism încorporat pentru verificarea obiectelor de intrare reale primite față de cerințele impuse acestora și reguli de acțiune în caz de discrepanță. Conform regulilor sistem de producere Toyota nu are voie să accepte produse defecte pentru prelucrare ulterioară sau, după cum se poate observa din exemplul de mai jos, nu este permisă utilizarea echipamentelor care cauzează îngrijorare:

Un angajat autorizat al Chiriașului care acceptă echipament de la Locator are dreptul, fără a demonta echipamentul, să inspecteze, să măsoare dimensiunile exterioare ale echipamentului și să verifice funcționalitatea acestuia (dacă o astfel de verificare nu necesită instrumente pe care angajatul care primește le face). nu au sau utilizarea unor metode în care angajatul care primește nu este instruit). Dacă, în urma inspecțiilor și verificărilor specificate ale echipamentului, se constată semne ale imposibilității funcționării fără probleme a echipamentului, atunci echipamentul livrat nu trebuie utilizat, iar angajatul Chiriașului care primește echipamentul este obligat să notifice tehnologul de schimb al site-ului regional al Chiriașului despre incident.

Parametri, reguli și metode de executare a procesului– sunt obiecte (de obicei de natură informaţională: reglementări, metode, tehnologii, cărţi de referinţă etc.) folosite dar neschimbate în timpul execuţiei procesului.

...performează<действие>în conformitate cu<наименование документа>

dacă sunt specificate documente specifice, sau

...performează<действие>în conformitate cu cerinţele curentului legislatia muncii Federația Rusă

dacă alcătuirea documentelor este extinsă sau se poate modifica.

Iată un alt exemplu:

Tehnologie pentru efectuarea fiecărui tip de lucru (întreținere, întreținere, reparații majore, testare) este determinată de manualul de utilizare a pașaportului sau a echipamentului. În absența descrierilor acestor tehnologii, se folosesc tehnologii aprobate de inginerul șef.

Dacă se desfășoară mai multe procese în conformitate cu un document de reglementare, atunci, desigur, nu este nevoie să menționați acest document în fiecare paragraf al regulamentului - este suficient să o faceți o dată.

În cazurile în care sursa regulilor sau cerințelor este clară din context, este permisă utilizarea următoarei formulări: „în conformitate cu procedura stabilită”, „de calitate adecvată”.

Un eveniment care începe un proces. Execuția procesului este începută numai atunci când apar anumite evenimente (execuție anumite condiții). Astfel de evenimente includ de obicei:

Evenimentul care încheie un proces este de obicei primirea tuturor obiectelor de ieșire necesare și atingerea scopului procesului.

De exemplu:

Echipamentul este acceptat de inginerul mecanic în depozitul de pregătire tehnică cu condiția ca:

• efectuarea tuturor lucrărilor specificate în lista de reparații;
• disponibilitatea înregistrărilor în forma de reparație a pașaportului echipamentului despre lucrările efectuate și teste;
• alte documente prevăzute în Anexa nr. 6.1.2 la prezentele reglementări și contracte cu clienții.

Faptul de acceptare a echipamentului la depozitul de pregătire tehnică se consemnează:

• inginer mecanic în lista de reparații și în jurnalul de reparații echipamente;
• de către operator în jurnalul de mișcare a echipamentului.

Trebuie reținut că evenimentele care pornesc și termină procesele trebuie să fie în concordanță cu gradul de pregătire a intrărilor și ieșirilor proceselor. Un proces nu poate fi executat corect dacă, de exemplu, a sosit data scadentă, dar obiectele de intrare nu sunt complet pregătite.

Momentul evenimentului care finalizează procesul, de regulă, este strict legat de momentul înregistrării executării acestui proces (recunoașterea unei tranzacții comerciale) în sistemul contabil al organizației.

Timpul de finalizare a procesului este de obicei dat:

Pentru a contabiliza execuția unui proces, în special, pentru a controla timpul executării acestuia, este necesară înregistrarea în documente și/sau într-un sistem informatic automatizat (denumit în continuare AIS) momentele de începere și finalizare a procesului. procesează și le compară cu termenele limită standard. De aceea, este important să se caracterizeze fără ambiguitate condițiile pentru începutul și sfârșitul proceselor.

Locația de execuție a procesului trebuie să îndeplinească cerințele pentru ieșirile procesului și metodele de execuție a procesului.

De exemplu, anumite tipuri de întreținere, reparații sau testare trebuie efectuate în zone de producție special echipate. Efectuarea lucrărilor în alte locuri duce la o încălcare a tehnologiei stabilite, prin urmare, nu oferă calitatea necesară și, prin urmare, persoanele care au comis încălcarea sunt sancționate.

Funcții (acțiuni) efectuate în cadrul procesului, trebuie să respecte funcțiile stabilite în fișele postului, regulamentele pe compartimente, reglementările privind organele colegiale.

O funcție (acțiune) este descrisă de un verb: dezvoltă, formează, asigură, organizează, monitorizează, controlează etc.

Performanții procesului. Precizarea executanților procesului este unul dintre cele mai importante scopuri ale reglementărilor. Executorul procesului poate fi:

• un angajat care ocupă o anumită funcție (care are o anumită profesie);
• divizarea organizației (cu condiția ca procedura de determinare a unui anumit interpret să fie cunoscută sau stabilită în regulament);
• organismul colegial al unei organizații (comisie, comitet, consiliu, consiliu, expert sau grup de lucru etc.).

Dacă este imposibil să se precizeze un anumit interpret, atunci reglementările trebuie să definească rolul (setul de funcții, drepturi și responsabilități) necesar pentru a efectua unul sau mai multe procese descrise în reglementări. În plus, pentru implementarea procesului descris în reglementări, actul administrativ al managerului relevant indică executanți specifici ai rolurilor necesare.

De exemplu, pentru a testa angajații din atelierele aflate la distanță de sediul central al companiei, sunt create unități de lucru temporare:

Testarea lucrătorilor la locațiile echipelor de ateliere la distanță se realizează de către unități de testare funcționale formate din:

• șeful unității, numit prin ordin al directorului general;
• reprezentant al personalului ingineresc și tehnic, numit prin ordin al șefului atelierului.

Executorul desemnat trebuie să corespundă dimensiunii procesului. Deci, este permis să spunem:

Monitorizarea stării tehnice a echipamentelor atelierelor de producție ale Companiei este efectuată de departamentul mecanic șef.

Cu toate acestea, atunci când vorbim despre un anumit tip de echipament, este necesar să indicăm un anumit angajat:

Monitorizarea stării tehnice a echipamentelor de ridicat din atelierele de producție ale Companiei este realizată de un specialist de top din departamentul mecanic șef.

Dacă un anumit executant al unui proces este determinat imediat înainte de executarea procesului (cum ar fi un casier într-o bancă), atunci regulamentele sau alte acte normative trebuie să stabilească procedura de determinare a salariatului specific care execută acest proces.

Reglementările trebuie să precizeze clar momentele transferului controlului procesului (sau transferului obiectelor procesului) de la un executant la altul.

Reglementările, pe lângă cele descrise în fișele postului, reglementările privind direcțiile sau organele colegiale, pot defini:

• funcțiile angajaților, departamentelor, organelor colegiale,
• drepturile lucrătorilor,
• responsabilitatea angajatului,

necesare pentru finalizarea procesului descris.

Dezvoltatorul trebuie să se asigure că funcțiile, drepturile și responsabilitățile suplimentare ale artiștilor interpreți nu le contrazic pe cele existente și, dacă este necesar, să ia inițiativa de a modifica reglementările locale existente.

Printre executanții procesului se numără un manager (sau proprietar) al procesului - un angajat care organizează execuția procesului în conformitate cu regulile stabilite: luarea deciziilor în punctele cheie ale procesului, asigurându-se că rezultatele procesului respectă cerințele și scopurile procesului.

Pentru funcționarea normală a procesului este necesar ca:

• deciziile managerului de proces au fost legitime (angajatul are dreptul de a da direct instrucțiuni altor executanți ai procesului, sau există un alt mecanism legal de transformare a inițiativelor administrative ale managerului în instrucțiuni obligatorii);
• managerul de proces avea dreptul de a gestiona resursele necesare pentru a obține rezultatele solicitate (în special, gestionarea bugetului procesului, influențarea alegerii executanților, inițierea anumitor acțiuni în cadrul procesului etc.);
• managerul de proces a fost interesat de obținerea rezultatului cerut (datorită echilibrului de stimulente pozitive și negative (responsabilitate)).

Documentarea procesului. Progresul procesului, exprimat în:

• pornirea, întreruperea, încheierea unui proces,
• recepția și transmiterea obiectelor de intrare și de ieșire,
• modificarea stării obiectelor de intrare și de ieșire,
• luarea deciziilor la punctele de ramificare a procesului,
• numirea executorilor de proces,
• determinarea locului procesului etc.

trebuie reflectate în documente și/sau în baza de date AIS.

Detaliul informațiilor despre proces este determinat de aceleași scopuri pentru care este reglementat procesul dat. Trebuie avut în vedere faptul că pregătirea documentelor și/sau introducerea de informații în AIS mărește timpul necesar pentru finalizarea procesului și impune pretenții sporite contractantului. Pe de altă parte, pierderile asociate cu lipsa de informații despre proces pot fi mai grave, deoarece, de regulă, analiza informațiilor acumulate despre execuția procesului duce la acceptare. decizii de investiții, asociate cu cantități semnificative și/sau orientate pe o perioadă lungă de timp. La implementarea reglementărilor, este necesar să se explice executanților obiectivele acelor acțiuni care servesc la acumularea informațiilor analitice necesare despre proces.

Atunci când descrieți un proces, trebuie enumerate documentele care reflectă progresul implementării acestuia, precum și documentele procesate și generate în timpul procesului. Formele documentelor pot fi fie unificate (ca, de exemplu, în procesele legate de contabilizarea mișcării resurselor materiale și tehnice) sau neunificate - special dezvoltate de organizație. În acest din urmă caz, este necesar (și în primul, este de dorit) ca anexa la reglementări să conțină formulare de documente, reguli și/sau mostre pentru completarea acestora (vezi mai multe despre aceasta mai jos); Totodată, textul regulamentelor oferă legături către anexele relevante.

Dezvoltatorul trebuie să înțeleagă clar circulația documentelor utilizate în procesul reglementat. În special, acest lucru va ajuta la o mai bună structurare a procesului în sine.

Instrumente de control al execuției proceselor. Pentru un proces reglementat, atât organizarea execuției procesului (trebuie să respecte reglementările), cât și rezultatele efective ale execuției procesului sunt supuse controlului, iar dacă procesul este complex, lung sau costisitor, atunci date intermediare privind progresul a procesului.

Controlul procesului înseamnă o comparație a rezultatelor efectiv obținute (sau intermediare) ale procesului cu cele planificate și/sau definite prin actul de reglementare relevant, sarcini, criterii etc. (în modul curent, periodic, selectiv), precum și efectuarea sau inițierea de acțiuni care vizează minimizarea abaterilor identificate, inclusiv acțiuni legate de corectarea regulilor de execuție a procesului.

În consecință, atunci când se descriu controale, regulamentele trebuie să indice:

• indicatori de control (inclusiv reguli pentru calcularea valorilor, frecvența de calcul, zonele critice de valori, regulile de acțiune atunci când sunt atinse zonele critice);
• angajații care îndeplinesc funcții de control (desigur, trebuie să aibă suficiente drepturi pentru a influența cursul procesului controlat).

Astfel, funcția de control este una dintre componentele ciclului de îmbunătățire a procesului.

De regulă, acțiunile de control care nu sunt legate de corectarea procesului, împreună cu organizarea execuției procesului în conformitate cu regulile date, sunt efectuate de managerul de proces. O funcție de control cu ​​drepturi depline ar trebui efectuată de un manager de nivel superior.

Exemplu: procesele de lucru contractuale sunt gestionate de curatori de contract (funcțiile acestora includ pregătirea unui proiect de contract, participarea la negocieri cu contrapărțile, asigurarea fluxului de documente legate de executarea contractului, monitorizarea respectării termenilor contractului etc.) și controlul lucrărilor contractuale este atribuit organizațiilor directorului general.

Un alt exemplu: personalul de producție al unei organizații este testat cunoștințe profesionale prin testare. Procesul este condus de șeful departamentului de personal, controlul este efectuat de inginer-șef - prim-director general adjunct, deoarece în această organizație este responsabil de conducerea activităților de producție.

O descriere a mijloacelor de control pentru întregul proces reglementat poate fi inclusă într-o secțiune separată a reglementărilor (a se vedea mai jos comentariul la secțiunea „Control”).

Deci, am enumerat caracteristicile procesului, a căror indicare este necesară pentru reglarea corectă a acestuia. Acum să vorbim despre implementarea acestor cerințe în textul regulamentelor.

Construcția textului secțiunii

Secțiunea din regulamentele de proces dedicată subproceselor este de obicei împărțită în subsecțiuni - câte una pentru fiecare subproces. La începutul subsecțiunii se formulează scopul subprocesului și condițiile de începere a procesului. Mai departe conform formulei:

<Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

sunt descrise acțiuni, a căror secvență constituie un subproces. Deoarece limba rusă este destul de flexibilă și nu fixează ordinea cuvintelor într-o propoziție, frazele care descriu acțiuni elementare pot fi construite ținând cont de diferite circumstanțe. De exemplu, dacă este important să ne concentrăm asupra rezultatului procesului, atunci la începutul frazei se spune rezultatul:

Pe baza datelor contabile se întocmește un certificat de creanțe la sfârșitul lunii de raportare (sub forma paragrafului ... al anexei la prezentele reglementări) de către șef. Departamentul de finanțe al Societății cel târziu în a 3-a zi a lunii următoare celei de raportare.

Dacă secțiunea regulamentului este structurată astfel încât paragrafele sale să corespundă pozițiilor angajaților din departamentul financiar, atunci regula dată va arăta astfel:

Șeful departamentului financiar al Societății, cel târziu în a 3-a zi a lunii următoare celei de raportare, pe baza datelor contabile, întocmește un certificat de creanțe la sfârșitul lunii de raportare (sub forma paragrafului .. . din anexa la prezentul regulament).

În orice caz, dezvoltatorul trebuie să se asigure că toate caracteristicile esențiale ale procesului sunt indicate în descriere, dar și că descrierea în ansamblu nu este greu de înțeles.

La sfârșitul subsecțiunii, sunt de obicei specificate condițiile de finalizare a procesului, acțiunile necesare pentru a contabiliza finalizarea procesului și mijloacele de control al finalizării procesului.

Procesul trebuie descris cu maximă generalitate. Acest lucru se aplică atât structurii procesului, cât și parametrilor acestuia.

Din păcate, de foarte multe ori reglementările descriu doar situații standard, care, în plus, nu provoacă conflicte. În acest caz, reglementarea nu este necesară. Dimpotrivă, conflictele care trebuie rezolvate apar, de regulă, atunci când procesul se abate de la „drumul principal”. Prin urmare, reglementările ar trebui să fie similare cu un program de calculator: procesul nu ar trebui să „înghețe” în diferite circumstanțe.

Dar dacă în programare singurul mijloc de a face față înghețurilor este o descriere scrupuloasă a tuturor cazurilor posibile de progres de calcul, atunci când descriem procesele de afaceri o astfel de abordare nu este întotdeauna posibilă în principiu. Prin urmare, recomandarea dezvoltatorului este ca reglementările să descrie toate opțiunile cele mai probabile pentru cursul procesului, iar comportamentul în situații rare de urgență este reglementat fie de un angajat responsabil, fie de un organism colegial (eventual creat și convocat special pentru a rezolva situații de urgență în acest proces). Urmând acest sfat, nu trebuie pierdut din vedere că luarea unei decizii atipice de către un angajat responsabil, și cu atât mai mult de către un organ colegial, va necesita timp suplimentar; execuția soluției standardizate în regulament poate fi lansată imediat.

Pentru a facilita percepția textului regulamentului, în partea sa principală este posibil să se descrie doar situația normală cu cele mai probabile abateri; o descriere a situațiilor de urgență improbabile cu reguli de funcționare în ele poate fi inclusă în anexă (comparați cu construcția instrucțiunilor de utilizare aparate electrocasnice); În cazul în care este necesară crearea unui organ colegial, reglementările privind acesta se elaborează separat, paralel cu textul regulamentului.

În ceea ce privește parametrii procesului reglementat: diverse liste, tabele cu valori numerice etc., se recomandă furnizarea acestora în anexe la reglementări sau chiar includerea lor în acte de reglementare și administrative separate. Acest lucru va crește „speranța de viață” a reglementărilor: dacă se schimbă compoziția și/sau valorile parametrilor, modificările vor trebui făcute doar în anexe sau textul regulamentului nu va fi modificat deloc.

În ce ordine ar trebui descrise subprocesele unui proces reglementat? Pare cel mai firesc să descriem subprocesele în conformitate cu etapele ciclului de viață al obiectului principal, care este procesat de procesul descris.

De exemplu, reglementările pentru elaborarea documentelor de reglementare pot conține următoarele secțiuni:

• Inițierea elaborării unui document de reglementare.
• Elaborarea unui proiect de document de reglementare.
• Aprobarea proiectului de document de reglementare.
• Aprobarea documentului de reglementare.
• Intrarea în vigoare a documentului de reglementare.
• Informarea angajaților cu privire la documentul de reglementare.
• Monitorizarea implementarii documentului de reglementare.
• Efectuarea de modificări și completări la documentul de reglementare.
• Anularea documentului de reglementare.
• Depozitarea documentului de reglementare.

Dacă ciclul de viață este o colecție de cicluri imbricate, secvențiale sau paralele, atunci descrierea începe cu ciclul cel mai rapid.

De exemplu, reglementările pentru gestionarea echipamentelor și instrumentelor pentru repararea puțului (documentul de reglementare intern al locatorului de echipamente) sunt împărțite în trei părți principale:

• Îndeplinirea comenzilor pentru echipamente și unelte (se descrie primul ciclu operațional - interacțiunea dintre chiriaș și locator).
• Asigurarea pregătirii tehnice a echipamentelor și sculelor (al doilea ciclu operațional - descrie procesele de diagnosticare, întreținere și reparații efectuate de locator).
• Gestionarea fondului de rulment al echipamentelor și instrumentelor și luarea deciziilor privind schimbarea acestuia (ciclul investițional - descrie ciclul decizional al proprietarului locatorului).

În partea de text a regulamentelor (secțiunile 1 - 5), tabele, figurile, diagramele etc., dacă sunt destul de multe, de obicei nu sunt date - sunt plasate în anexele la regulamente (secțiunea 6). . Câteva tabele sau elemente grafice pot fi plasate în text.

Secțiunea 4. Responsabilitate

Această secțiune definește responsabilitatea artiștilor interpreți sau executanți pentru nerespectarea reglementărilor:

Nerespectarea (executarea necorespunzătoare) a prezentelor Regulamente de către angajații Companiei constituie o încălcare de către aceștia responsabilitatile locului de munca. Angajații Companiei sunt responsabili pentru neîndeplinirea (executarea necorespunzătoare) a prezentelor Regulamente în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

Secțiunea 5. Control

Această secțiune descrie mijloacele de monitorizare a implementării reglementărilor în ansamblu:

Controlul asupra punerii în aplicare a prezentelor Regulamente îi este încredințat<наименование должности>.

Secțiunea 6. „Aplicații”

Această secțiune a regulamentului oferă servicii și informații auxiliare despre procesul reglementat. Compoziția acestor informații poate varia în funcție de subiectul regulamentului. Vom comenta cele mai comune tipuri de aplicații.

Secțiunea 6.1. „Clasificatori și cărți de referință”

Această aplicație conține informații de referință, inclusiv clasificatoare și cărți de referință: liste, tabele de valori etc.

Dezvoltarea clasificatoarelor și a cărților de referință este o etapă foarte importantă în elaborarea reglementărilor. Procesul de elaborare a reglementărilor ar trebui să înceapă cu clasificarea. Dacă dezvoltatorii se grăbesc (și acest lucru se întâmplă des - doriți să afișați imediat rezultatul), atunci consecințele pot fi foarte îngrozitoare. După cum arată practica, trebuie să revenim la clasificatori în aproape fiecare etapă de proiectare organizațională, până la cele finale.

O clasificare unificată ajută la unificarea punctelor de vedere ale interpreților cu privire la procesul reglementat. Eficiența colectării și prelucrării informațiilor legate de implementarea procesului reglementat depinde de clasificarea cu succes.

Informațiile de referință specifică conexiunile dintre obiectele de clasificare care structurează domeniul de subiect și, într-o anumită măsură, determină cursul procesului reglementat.

Clasificatorii ar trebui să fie cât mai universali; cerința minimă este consecvența clasificatorilor executanților și consumatorilor rezultatelor procesului.

Sistemul de clasificare a obiectelor de un anumit tip trebuie să îndeplinească următoarele cerințe (cf.):

• asigurați-vă că obiectul clasificat este atribuit exact unei categorii de clasificare;
• au suficientă flexibilitate și capacitate și au caracterul complet necesar;
• au profunzime suficientă și justificată economic;
• asigura (dacă este posibil) interfața cu alte clasificări ale acelorași obiecte;
• asigurarea simplității proceselor de întreținere a clasificatorului;
• asigura o prelucrare automată eficientă a datelor asociate cu obiectele clasificate.

Atunci când se dezvoltă clasificatoare pentru nevoile de reglementare a procesului, este necesar să se țină cont de faptul că consumatorii de informații despre proces, care sunt „marcate” în conformitate cu clasificatorii acceptați, pot fi o varietate de unități funcționale. Prin urmare, clasificatorul trebuie să aibă un astfel de nivel de detaliu încât informațiile despre proces să poată fi procesate de diferiți utilizatori.

Societatea închiriază echipamente din capitalul său de lucru; Pentru a determina investițiile în completarea fondului de rulment, este necesar să se obțină informații despre timpul de rulare al unui echipament.

În cel mai simplu caz, timpul necesar se măsoară ca perioada de la un moment de recepție și livrare a echipamentului către chiriaș la altul. Din punct de vedere economic, în cadrul perioadei generale de rulare, trebuie să se facă distincția între perioada în care echipamentul este la locatar - când echipamentul generează venituri pentru întreprindere și perioada în care echipamentul este la întreprindere, când echipamentul generează cheltuieli.

Pentru o analiză mai detaliată a costurilor în perioada în care echipamentul se află la întreprindere, este necesar să se distingă trei stări de echipament: echipament în reparație, echipament într-un depozit în stare de pregătire tehnică, echipament în tranzit.

Așadar, pentru o analiză corectă tehnico-economică a procesului de leasing echipament, este necesară identificarea și consemnarea în documentele care însoțesc procesul a cel puțin patru stări ale echipamentului.

Dacă atribuirea unui obiect clasificat la categorii de clasificare este ambiguă sau atribuirea lui la categorii de clasificare diferite nu duce la consecințe diferite, atunci o astfel de clasificare este, cel puțin, inutilă.

Specialiștii în abordarea proceselor au spart multe copii atunci când au decis clasificarea proceselor în categoriile principale, auxiliare, manageriale etc. Cu toate acestea, această clasificare nu are consecințe fundamental diferite în metodele de descriere, implementare, control, bugetare (unde este, bugetarea bazată pe proces?...). Mai mult, ambiguitatea în clasificarea proceselor, și odată cu ele diviziunile, în aceste categorii poate duce la încălcări ale legislației muncii. Prin urmare, o astfel de clasificare nu este doar contraproductivă, ci și (potențial) ilegală.

Puteți afla despre abordările de clasificare și despre metodele de clasificare disponibile din , , , , , și este util să luați în considerare ca exemplu.

Ca bază pentru crearea clasificatoarelor ar trebui să se utilizeze clasificatoare integrale, clasificatoare industriale și clasificatoare utilizate de furnizori și antreprenori. Dacă reproducerea textuală a clasificărilor organizațiilor externe nu este posibilă, atunci, pentru a evita „dificultățile de traducere”, ar trebui prevăzute mijloace pentru transformarea unei clasificări în alta. În ciuda prezenței unui foarte non-trivial Standardul ISO 15926 „Sisteme de automatizare industrială și integrare. Integrarea datelor ciclului de viață pentru instalațiile de producție continuă, inclusiv echipamentele de producție de petrol și gaze”, munca de integrare a clasificatoarelor și cărților de referință este cel mai bine lăsată în seama specialiștilor.

Dacă diferite clasificatoare și directoare sunt interconectate, se folosesc regulile de normalizare a bazei de date.

Dacă clasificatoarele și directoarele utilizate în procesul reglementat pot fi modificate, atunci fie în regulamentele în sine, fie într-un document separat, ar trebui stabilită procedura de efectuare a modificărilor și completărilor la directoare și clasificatoare.

Secțiunea 6.2. „Formulare și reguli pentru pregătirea documentelor”

Această anexă oferă formulare și explică regulile de întocmire a documentelor care însoțesc implementarea procesului reglementat.

De regulă, sunt date următoarele:

• formulare de documente (necompletate);
• mostre de completare a formularelor de documente;
• reguli de completare a formularelor (dacă există opțiuni de completare care nu sunt practice de prezentat ca mostre);
• regulile de numerotare a documentelor.

Regulile de completare a formularelor de documente unificate sunt determinate de legislatia in vigoare. În acest caz, este suficient în reglementări să se prevadă o trimitere la actul normativ care stabilește astfel de reguli. Formele documentelor neunificate (adică formele documentelor elaborate de organizația însăși) ar trebui descrise mai detaliat în anexa la regulamente.

Să ne oprim asupra principiilor dezvoltării formelor neunificate de documente. Documentele care însoțesc procesul îndeplinesc mai multe funcții (cf.):

• probatorie – confirmarea faptului producerii unui anumit eveniment;
• informațional – servește ca sursă de informații pentru procedurile contabile și analitice;
• control - face posibilă controlul execuției proceselor, a muncii persoanelor etc.;
• stocare – sunt un suport de materiale și un dispozitiv de stocare a informațiilor (această funcție este deosebit de importantă în absența facilităților de stocare automată a datelor).

Aceste funcții determină cerințele pentru forma și conținutul documentelor.

Cerințele privind detaliile obligatorii ale documentelor primare în scopuri contabile sunt formulate în clauza 13 din Regulamentul privind contabilitatea și raportarea financiară din Federația Rusă:

Documentele contabile primare trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii: denumirea documentului (formular), codul formularului; data întocmirii; numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul; conținutul unei tranzacții comerciale; indicatori de tranzacții comerciale (în termeni fizici și monetari); numele posturilor persoanelor responsabile cu efectuarea unei tranzacții comerciale și corectitudinea executării acesteia, semnăturile personale și stenogramele lor (inclusiv cazurile de creare a documentelor folosind tehnologia informatică).

Aceste cerințe, cu modificările corespunzătoare, ar trebui să fie luate în considerare la elaborarea altor forme de documente (nu neapărat contabile) neunificate.

• ușurința și simplitatea înțelegerii de către angajați care completează și utilizează formularul de document, regulile de completare a formularului de document și semnificația înregistrărilor efectuate;
• capacitatea fizică de a citi textul documentului și de a introduce textul solicitat în formularul de document (fontul trebuie să aibă o „dimensiune care poate fi citită”, câmpurile pentru notele scrise de mână trebuie să fie de dimensiune suficientă);
• viteza de completare a formularului de document;
• capacitatea de a scana, copia, fax un document fără distorsiuni și/sau pierderea conținutului acestuia;
• costuri minime pentru producerea formularelor de document: compactitate, absența elementelor grafice inutile;
• conformitatea documentului pe hârtie cu formularul de ecran din AIS (dacă se utilizează unul).

În mod ideal, formularul de document ar trebui să fie înțeles de angajații care îl completează fără explicații suplimentare. Pentru a face acest lucru, formularul în sine poate conține „sfaturi” precum: „subliniați ceea ce aveți nevoie”, „selectați din director...”, etc. Recomandări pentru elaborarea formularelor sunt date în secțiunea. 2.3, 4.5.

Atentie speciala Este necesar să se acorde atenție plasării semnăturilor executorilor responsabili. Este incorect să plasați toate semnăturile într-un singur loc în document, deoarece adesea angajatul care semnează documentul este responsabil pentru conținutul doar unui anumit fragment din document care corespunde unui fragment al procesului care este documentat.

Poate fi util să includeți o expresie în formularul de document în sine care să explice pentru ce anume semnează angajatul. De exemplu:

A predat echipamentul din reparație.
Mecanic ________________ (nume complet)
El a acceptat echipamentul de la reparație și a verificat dacă echipamentul este în stare bună de funcționare, documentele necesare sunt disponibile, înregistrările reparațiilor și testelor sunt incluse în pașaportul echipamentului și este disponibilă permisiunea de funcționare.
Inginer mecanic ________________ (nume complet)

Dacă astfel de explicații nu sunt date sub formă de document, atunci ele trebuie date în textul regulamentului.

Exemplele de completare a formularelor de documente date în anexa la regulamente corespund de obicei celor mai frecvente situații.

Dacă există multe opțiuni de completare, atunci este recomandabil să stabiliți regulile de completare a formularului de document sub forma unui tabel, într-o coloană din care sunt enumerate câmpurile documentului, iar în cealaltă regulile pentru completarea acestora: sursa valorii (de exemplu, o carte de referință aprobată sau citiri ale instrumentului), dependența valorii indicate de valorile altor câmpuri ale documentului (de exemplu, formulă). Dacă documentul este completat de mai mulți executori, atunci a treia coloană a tabelului indică angajatul responsabil cu completarea acestui câmp.

O atenție deosebită trebuie acordată regulilor de numerotare a documentelor, deoarece acestea trebuie să asigure corelarea documentului cu obiectele și operațiunile, precum și integritatea referențială a sistemului de documente. De exemplu:

Numărul Contractului de Reparație a Navei încheiat între Întreprinderea Operatoare și Antreprenor este prezentat astfel:

DR-XXX-AAAA-SS-NNN-DD,
Unde
XXX – cod digital din trei cifre al Întreprinderii Operatoare;
YYY - codul digital din trei cifre al Antreprenorului, definit în Lista Contractanților autorizați;
SS-NNN – codul navei, în care primele două caractere (litere) indică tipul navei, ultimele trei caractere indică numărul de serie al navei dintr-o serie (tip) dată;
DD – numărul de serie din două cifre al Contractului de reparație a navei

Numărul certificatului de acceptare a lucrărilor de reparații conform Acordului de reparație a navei este prezentat astfel:

AR-<Номер договора>/Z Z,
Unde
ZZ – numărul de serie din două cifre al Certificatului de acceptare a lucrărilor de reparații.

O astfel de codificare „manuală” a documentelor este importantă dacă documentația este introdusă, de exemplu, în modul de testare, fără suport în AIS. Dacă fluxul de documente este susținut de AIS, atunci codarea inteligentă devine irelevantă. Toate caracteristicile operațiunii care sunt incluse în cod (ca în exemplul dat) apar în formă extinsă în câmpurile documentului și, prin urmare, în câmpurile bazei de date. Prin urmare, se asigură selecția documentelor din baza de date pe baza valorilor câmpului specificate.

Uneori, formularele de documente sunt împărțite în obligatorii și recomandate. Nu sunt permise abateri de la regulile de completare a formularelor obligatorii. Pe baza formularelor recomandate, implementatorii pot crea și utiliza propriile formulare, care pot detalia și/sau completa informațiile conținute în formularul recomandat fără a perturba structura acestuia.

Dacă forma documentului nu poate fi determinată în regulament, dar există anumite cerințe la cuprinsul documentului, atunci se recomandă ca aceste cerințe să fie menționate în anexa la regulament. Situația descrisă apare, de exemplu, la încheierea contractelor în forma propusă de contraparte. În acest caz, reglementările prevăd cerințe pentru conținutul contractului sau formularea aproximativă a prevederilor pe care organizația trebuie să insiste asupra includerii în textul contractului.

Dezvoltatorul trebuie să înțeleagă clar întregul ciclu de viață al unui document neunificat (creare, procesare, arhivare, distrugere).

Este important de remarcat faptul că un document bine structurat poate, de asemenea, simplifica procesul care este reflectat în acest document. În acest sens, „obiectul este mai important decât procesul”.

Secțiunea 6.3. „Diagrame de proces”

Această anexă conține diagrame ale proceselor descrise în reglementări.

Diagramele de proces servesc în scopuri ilustrative pentru a facilita înțelegerea reglementărilor și nu înlocuiesc textul regulamentelor. Aceasta implică următoarele:

• Este recomandabil să includeți în această anexă numai diagrame ale proceselor repetate frecvent și/sau cele mai importante; Nu ar trebui să descrieți toate opțiunile de proces, cu atât mai puțin să încercați să le reprezentați într-o singură diagramă;
• alegerea limbajului diagramelor ar trebui să fie determinată de scopul unei comunicări cât mai convenabile și clare către cititorul regulamentului cele mai importante caracteristici executarea procesului reglementat; Este mai bine să oferiți mai multe „proiecții” ale unui proces decât să încercați să descrieți toate informațiile despre proces pe o diagramă simultan.

Dacă politica de standardizare internă a unei organizații necesită utilizarea anumitor limbaje de descriere a procesului, atunci organizația trebuie să aibă o metodologie documentată pentru utilizarea acestor limbi (așa-numitul „acord de modelare”). Acest document definește, în special, semantica notațiilor utilizate în diagrame. În absența unui astfel de document, semantica notației trebuie definită în textul cererii.

Cel mai simplu și mai ușor de înțeles este limbajul diagramelor de flux (este implicit recomandat pentru utilizare la redactarea reglementărilor administrative), reflectând acțiuni și ramuri (tranziții condiționate). Cu toate acestea, aceasta este doar o parte a informațiilor complete despre proces (a se vedea comentariile de mai sus la secțiunea „Descrierea cerințelor, proceselor, metodelor de lucru”).

O bună introducere în tehnicile de descriere a procesului este dată în. Recomandările vizuale și practice de la. vă vor ajuta să evitați greșelile la construirea diagramelor de proces.

Pot diagramele să înlocuiască textul regulamentelor? Practica arată că o diagramă realizată cu detalii insuficiente are nevoie de explicație. O diagramă prea detaliată este de obicei imposibil de citit. În plus, nu toți angajații chiar și ai unei organizații foarte „avansate” sunt capabili să citească corect diagramele. Una dintre principalele dificultăți este descrierea în (orice) limbă a diferitelor modele de ramificare, reguli cu excepții etc. fenomene comune în afacerile casnice. Un text bine structurat se descurcă inevitabil cu rezolvarea acestor probleme, dar o diagramă bună nu va fi de prisos.

Secțiunea 6.4. "Algoritmi de calcul"

Această anexă poate include algoritmi de calcul utilizați în reglementări. Opțiune alternativă– descrieți algoritmii de calcul în instrucțiunile metodologice și furnizați un link către aceștia în regulamente.

Când se descrie algoritmul de calcul, este necesar să se formuleze situația în care se efectuează calculul, scopul calculului, se descriu variabilele de intrare și de ieșire, precum și constantele, indicând pentru fiecare valoare:

• desemnare,
• Nume,
• sens,
• unitate de măsură
• sursa de date (pentru o constantă – valoare).

Când descrieți o sursă de date, este necesar să se asigure sincronicitatea valorilor utilizate pentru calcul.

Secțiunea 6.5. „Tabelele de rol ale executorului de proces”

Această aplicație este doar pentru referință, deoarece prezintă structura bazată pe roluri a procesului într-o formă convenabilă.

Următoarele pot fi folosite pentru a descrie roluri:

• matrice de responsabilitate;
• tabele „proces – executant – funcții – drepturi – responsabilități”.

Matricea de responsabilitate este un tabel care enumeră funcțiile necesare efectuării procesului (în rânduri) și pozițiile executanților de proces (în coloane), iar la intersecția rândului și coloanei rolul acestui executant în realizarea acestui este indicată funcția: inițiază, organizează, participă, asigură, efectuează independent, controlează etc.

Tabelul „proces - executant - funcții - drepturi - responsabilități” este un tabel cu coloane care indică numele procesului, executantul, funcțiile acestuia în cadrul acestui proces, drepturile necesare îndeplinirii acestor funcții și responsabilitatea executantului.

Ambele tabele vor oferi o asistență neprețuită elaboratorului de fișe de post, reglementări privind departamentele, reglementări privind organele colegiale, deoarece „sarcina funcțională” totală a unui angajat, departament sau organ colegial constă în funcțiile îndeplinite de acesta în cadrul tuturor proceselor. a organizatiei.

6. Instrucțiuni metodice

O instrucțiune metodologică definește reguli și metode unificate pentru efectuarea unui anumit proces, independent de executanți.

Structura aproximativă a instrucțiunilor metodologice este următoarea:

• suficient descriere detaliata domeniul în care sunt aplicate regulile și metodele descrise; în special, se recomandă furnizarea de principii de clasificare sau o listă sistematică a obiectelor utilizate în regulile și metodele specificate;
• descrierea scopurilor și regulilor de analiză și interpretare a rezultatelor obținute în conformitate cu metodologia descrisă;
• exemple de aplicare a regulilor și metodelor descrise, documentând aplicarea acestora.

Se recomandă ca instrucțiunile metodologice (în special în ceea ce privește clasificatorii și formularele de documente) să fie elaborate și convenite înainte de redactarea reglementărilor corespunzătoare. Recomandările pentru redactarea secțiunilor din instrucțiunile metodologice sunt similare cu cele date mai sus.

7. Instructiuni de lucru

O instrucțiune de lucru determină procedura de realizare a acțiunilor (funcțiilor) individuale sau interdependente efectuate de un anumit departament sau angajat al unei organizații în cadrul anumitor procese.

Structura aproximativă a unei instrucțiuni de lucru este următoarea:

Nume
	Conţinut
1.	Dispoziții generale
1.1.	Scop
1.2.	Zona de aplicare
1.3.	referințe normative
1.4.	Procedura de aprobare, modificări și completări
2.	Termeni, definiții și abrevieri
2.1.	Termeni și definiții
2.2.	Abrevieri
3.	Descrierea cerințelor, proceselor, metodelor de lucru
4.	Responsabilitate
5.	Control
6.	Aplicații
6.1.	Directoare
6.2.	Formulare și reguli pentru pregătirea documentelor
6.3.	Diagrame de proces
6.4.	Algoritmi de calcul

Se recomandă ca instrucțiunile de lucru să includă exemple de realizare a acțiunilor individuale (funcții), utilizarea formularelor de document etc. Recomandările pentru scrierea secțiunilor din instrucțiunile de lucru sunt similare cu cele date mai sus. Este recomandabil să scrieți instrucțiuni de lucru după ce au fost convenite reglementările de proces, fragmente din care trebuie descrise în instrucțiunile de lucru.

8. Organizarea elaborării și implementării reglementărilor

Reglementările sunt un „contract social” al angajaților organizației. Apare acolo unde și când există o nevoie percepută pentru o împărțire rațională a domeniilor de responsabilitate, armonizarea eforturilor pentru a obține un rezultat comun.

Reglarea cu succes a procesului necesită dorința participanților la proces și a consumatorilor rezultatelor acestuia de a obține o poziționare reciproc avantajoasă în acest proces. De aceea condiție prealabilă psihologică reglementarea va fi fie prezența unei „mase critice” de lucrători care doresc să restabilească ordinea în proces, fie voința puternică a conducerii. În ambele cazuri, decizia corectă nu se va naște imediat și va necesita timp pentru a dobândi suporteri.

Organizarea elaborării documentației de reglementare este descrisă în detaliu în literatura de specialitate, , , , așa că ne vom limita la câteva comentarii importante, în opinia noastră.

• Consumatorul rezultatelor procesului trebuie să formuleze clar cerințele pentru aceste rezultate.
• Scopul procesului trebuie formulat din afara procesului.
• Grupul de lucru al dezvoltatorilor de reglementări (sau un set de documente de reglementare) trebuie să determine corect obiectele care participă la procese și limitele proceselor. În această etapă, desenarea unei varietăți de diagrame, diagrame și tabele este utilă. Cele mai de succes dintre ele - cele care reflectă esența și caracteristicile procesului descris - ar trebui incluse în anexele la regulamente.
• Clasificatoarele și cărțile de referință asociate procesului trebuie proiectate cu atenție.
• Formularele documentelor nestandardizate trebuie concepute cu mare grijă.

Grupul de lucru al dezvoltatorilor de reglementări ar trebui să includă specialiști implicați direct în proces, precum și consumatori ai rezultatelor procesului. Dacă înainte de reglementare au existat conflicte în timpul executării procesului, atunci reprezentanții părților aflate în conflict ar trebui să facă parte din grupul de lucru sau, cel puțin, să fie invitați la ședințele de lucru ale acestuia. Managementul metodologic general al elaborării reglementărilor poate fi efectuat de un departament specializat al organizației (denumit de obicei departamentul de dezvoltare organizațională, departamentul de tehnologie corporativă, departamentul de management integrat al calității etc.).

Va folosi de specialitate software pentru a descrie procese? Un astfel de software vă va permite să prezentați corect decizie despre organizarea procesului, dar este puțin probabil să vă ajute să-l găsiți. Excepție fac cazurile în care sunt necesare numeroase calcule pentru a găsi soluția optimă - aici nu mai este posibil să se evite modelarea procesului în medii software speciale. Beneficiul indubitabil al software-ului specializat pentru descrierea proceselor este controlul automat al integrității referențiale a descrierii.

După ce ați început să dezvoltați un proces „de îndată” într-un mediu special și alegând un anumit limbaj formal pentru a reprezenta procesul, puteți întâlni faptul că capacitățile expresive ale acestui limbaj nu sunt suficiente pentru a reflecta caracteristicile procesului. Prin urmare, se recomandă utilizarea celor mai simple limbaje de descriere la începutul lucrării și, pe măsură ce sunt dezvăluite caracteristicile procesului, să detaliați descrierile. Cea mai bună „proiecție” a procesului și cel mai bun limbaj (sau mai multe limbi) pentru descriere vor apărea la sfârșitul lucrării. Aceste „proiecții” și limbi sunt cele care ar trebui folosite.

După obținerea clarității cu privire la componentele enumerate ale regulamentului, puteți pregăti o versiune preliminară a textului și puteți trece la aprobarea acestuia. Trebuie să fiți pregătit pentru faptul că ideile despre procesul descris și textul regulamentelor pot suferi cele mai radicale modificări.

După ce a primit acordul tuturor părților interesate, trebuie pregătit un plan de acțiune pentru implementarea reglementărilor. Acest plan poate fi reflectat în ordinul de aprobare a regulamentului (sau poate deveni o anexă la ordin). Activitățile pot include:

• recunoașterea ca nu mai în vigoare a reglementărilor locale care reglementau anterior procesul descris în noile reglementări;
• efectuarea de completări și modificări la reglementările locale în legătură cu aprobarea noilor reglementări;
• elaborarea de noi reglementări locale necesare pentru a lucra în conformitate cu noile reglementări;
• rafinarea sau implementarea de noi module de sisteme informatice automatizate;
• producerea formularelor de documente neuniforme utilizate în conformitate cu noile reglementări;
• modificări și/sau completări la tabelul de personal;
• căutarea de candidați pentru noi posturi; numirea sau transferul angajaților pe noi posturi;
• instruirea executanților procesului în noile reguli de lucru;
• munca explicativă în rândul celor implicați în proces;
• sprijinirea de către membrii grupului de lucru (elaboratori ai regulamentelor) a muncii interpreților în cadrul noului proces (ca să spunem așa, „operare pilot” a noilor reglementări);
• ajustarea textului regulamentului pe baza rezultatelor „exploatării pilot-industriale”;
• introducerea unei versiuni ajustate a regulamentului;
• determinarea procedurilor de control al calitatii pentru reglementari.

După ce a decis măsurile de implementare, șeful organizației emite un ordin de aprobare și punere în aplicare a noilor reglementări. Vă rugăm să rețineți că, dacă există evenimente pe termen lung, datele de aprobare a regulamentelor și de intrare în vigoare a acestora vor varia.

Lucrările la reglementări, de regulă, nu se termină atunci când versiunea regulamentului, ajustată pe baza rezultatelor „operațiunii industriale-pilot”, este pusă în aplicare. Afacerile organizației se schimbă, practica aplicării reglementărilor relevă inexactități, erori, precum și detalii care nu au fost observate de dezvoltatori sau „legalizate” în regulament într-un mod mai puțin decât optim. Prin urmare, modificările și completările la regulamente sunt destul de naturale. Când volumul acestor modificări și completări devine suficient de mare, ar trebui să fie lansată o nouă ediție a documentului. Aceste modificări ale regulamentelor ar trebui să fie inițiate, în primul rând, de către angajatul ale cărui responsabilități includ monitorizarea implementării reglementărilor.

Lucrarea asupra textului unui document ar trebui să fie efectuată de „deținătorul” acestui document, care are cunoștințe suficiente atât despre esența procesului reglementat, cât și despre principiile de lucru la textul unui act de reglementare local. Un astfel de „titular” poate fi unul dintre directorii de proces adjuncți sau un angajat al departamentului responsabil cu dezvoltarea și menținerea relevanței documentației sistemului de management (dacă există un astfel de departament).

O organizație poate aproba o „meta-reglementare” - un document care stabilește procedura de elaborare a reglementărilor și a altor reglementări locale. Un prototip al unui astfel de document poate servi.

9. Aplicare

Pentru comoditatea cititorului, oferim un șablon al regulamentelor în anexă. Fiecare organizație poate și ar trebui să își dezvolte propriile șabloane pentru reglementări și instrucțiuni, fără a se abate de la recomandările propuse.

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Scop

1.1.1. Prezentul Regulament stabilește procedura<дается наименование или краткое описание процесса>V<дается полное наименование организации>(denumită în continuare Societatea).

1.2. Zona de aplicare

1.2.1. Cerințele și regulile prezentului Regulament se aplică<описывается область применения Регламента>.

1.2.2. Aceste Regulamente sunt obligatorii pentru toate diviziile structurale ale Companiei.

1.3.1. Aceste Regulamente au fost elaborate în conformitate cu:<указываются документы-основания>.

1.4. Procedura de aprobare, modificări și completări

1.4.1. Prezentul Regulament, toate modificările și completările la acesta sunt aprobate<указывается название утверждающего органа управления>si puse in aplicare<указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

2. TERMENI, DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

2.1. Termeni și definiții

2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

2.2. Abrevieri

2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

3. DESCRIEREA CERINȚELOR, PROCESELOR, METODELOR DE LUCRU

3.1. Subprocesul 1

3.1.1. <Цель подпроцесса>.

3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

3.1.5. <Средства контроля>.

3.2. Subprocesul 2

4. RESPONSABILITATE

4.1. Nerespectarea (executarea necorespunzătoare) a prezentelor Regulamente de către angajații Companiei constituie o încălcare a obligațiilor lor oficiale. Angajații Companiei sunt responsabili pentru neîndeplinirea (executarea necorespunzătoare) a prezentelor Regulamente în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

5. CONTROL

5.1. Controlul asupra punerii în aplicare a prezentelor Regulamente îi este încredințat<наименование должности>.

6.APLICAȚII

6.1. Clasificatoare și cărți de referință

6.1.1. <Классификатор 1> …

6.1.2. <Справочник 1>

6.2. Formulare și reguli pentru pregătirea documentelor

6.2.1. <Наименование формы документа 1>

<Форма документа 1>

6.2.2. <Наименование формы документа 2>

6.3. Diagrame de proces

6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

6.3.2. <Схема 1>

6.3.3. <Схема 2>

6.4. Algoritmi de calcul

6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

6.4.2. <Описание цели расчета>

6.4.3. <Величина 1>

6.4.3.1. <Обозначение>

6.4.3.2. <Наименование>

6.4.3.3. <Смысл>

6.4.3.4. <Единица измерения>

6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

6.4.4. <Описание алгоритма>

6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

6.4.6. <Примеры расчета>

6.5. Tabelul rolurilor executantului de proces

6.5.1. Matricea de responsabilitate

6.5.2. Tabel „proces – executant – funcții – drepturi – responsabilități”

Literatură

1. Andersen B. Procese de afaceri. Instrumente de îmbunătățire. – M.: RIA „Standarde și calitate”. – 2005. – 272 p.

2. Dicționar explicativ mare de termeni oficiali / comp. Yu.I. Fedinsky - M.: Editura Astrel SRL. – 2004. – 1165 p.

3. Borisov A.B. Ce este bine și ce este rău atunci când reglementați procesele de afaceri sau Cum să creați reglementarea „corectă”. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/ . - 2009.

4. Borges H.L. Limbajul analitic de John Wilkins. Din cartea „Noi Investigații” (1952) / în carte. Borges H.L. Proză din ani diferiți. M.: Curcubeu. – 1989. – 320 p.

5. GOST 3.1130-93. ESTD. Cerințe generale pentru formulare și formulare de documente (introduse în vigoare prin Rezoluția Comitetului Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare din 31 ianuarie 1995 nr. 28).

7. GOST R 1.0-92 Sistemul de standardizare de stat al Federației Ruse. Prevederi de bază (introduse în vigoare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 1 iulie 1992 nr. 7).

8. GOST R 1.5-92 Cerințe generale pentru construcția, prezentarea, proiectarea și conținutul standardelor (introduse în vigoare prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 1 iulie 1992 nr. 7).

9. GOST R 51141-98. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28).

10. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor (introduse în vigoare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st).

11. GOST R ISO 9000-2008 Sisteme de management al calității. Prevederi de bază și dicționar (aprobat prin Ordinul Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie din 18 decembrie 2008 nr. 470-st).

12. GOST R ISO 9001-2008 Sisteme de management al calității. Cerințe (aprobat prin Ordinul Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie din 18 decembrie 2008 Nr. 471-st).

13. GOST R ISO 15926-1-2008 Sisteme industriale automatizate și integrare. Integrați datele ciclului de viață pentru instalațiile de procesare, inclusiv instalațiile de producție de petrol și gaze. Partea 1. Revizuire și principii fundamentale (aprobat și pus în aplicare prin Ordinul Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie din 18 decembrie 2008 nr. 619-st).

14. Demidov E.E. Modele de baze de date contextuale. / Revizuirea matematicii aplicate si industriale. – 2003. – vol. 10, numărul. 2. – p. 641 - 642.

15. Demidov E.E. Construirea unui sistem de management pentru o companie de servicii. – Controlul. – 2007. – Nr. 22. – str. 40 – 50.

16. Demidov E.E., Berezhkov S.I. Despre riscurile unui proiect de consultanță, sau în memoria Volgotanker-ului. - Consultant. – 2010. – Nr 9. – str. 30 – 34.

17. Terminologie unificată pentru management, planificarea producției industriale și raționalizarea resurselor materiale (proiect). – M.: Gosplan. – 1971. – 95 p.

18. Eliferov V.G., Repin V.V. Procesele de afaceri. Reglementare și management. – M.: Infra-M. – 2009. – 320 p.

20. Kalashyan A.N., Kalyanov G.N. Modele structurale de afaceri: tehnologii DFD. – M.: Finanțe și Statistică. – 2003. – 256 p.

21. Kondratiev V.V., Kuznetsov M.N. Prezentăm procesele de afaceri de la modelul de proces al companiei până la reglementări procedurale. – M.: Eksmo. – 2008. – 256 p.

22. Kuznetsov S.D. Bazele bazei de date. – M.: Universitatea de Internet tehnologia Informatiei; BINOM. Laboratorul de cunoștințe. – 2007. – 484 p.

23. Nikanorov S.P. Metode conceptuale. – M.: Concept. – 2002. – 30 p.

24. Organizarea muncii cu documente: Manual / Ed. prof. V.A. Kudriaeva. – Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare – M.: INFRA-M, 2002. – 592 p.

25. ORDMR 13-85. Document de orientare pentru industrie. Instrucțiuni. Compoziția și conținutul muncii în diferite etape (etape) de dezvoltare a clasificatoarelor industriale de informații medicale și tehnice și economice (aprobat de Departamentul de Statistică Medicală și Informatică al Ministerului Sănătății al URSS la 3 ianuarie 1986).

26. Reglementări privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă. (aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n, modificat la 24 decembrie 2010).

27. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 mai 2011 nr. 373 „Cu privire la elaborarea și aprobarea reglementărilor administrative pentru îndeplinirea funcțiilor guvernamentale și a reglementărilor administrative pentru furnizarea servicii publice».

28. PR 45.02-97. Reguli de standardizare. Sistem de standardizare a industriei. Principii pentru elaborarea documentelor de reglementare (aprobate și puse în aplicare prin scrisoarea Comitetului de Stat pentru Comunicații al Federației Ruse din 26 decembrie 1997 nr. 7181).

29. PR 50.1.019-2000. Reguli de standardizare. Dispoziții de bază Sistem unificat clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale și a sistemelor de documentare unificate în Federația Rusă (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 25 decembrie 2000 nr. 409-st; nu mai este în vigoare de la 1 aprilie 2006).

30. PR 50.1.020-2000. Reguli de standardizare. Ordinea de dezvoltare clasificatori întregi ruși(aprobat și pus în aplicare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 25 decembrie 2000 nr. 409-st).

31. PR 50.1.024-2005. Reguli de standardizare. Prevederi de bază și procedură pentru efectuarea lucrărilor privind dezvoltarea, introducerea și utilizarea clasificatoarelor integral rusești (aprobate și puse în aplicare prin Ordinul Agenției Federale pentru Reglementare Tehnică și Metrologie din 14 decembrie 2005 nr. 311-st).

32. Proiectarea sistemelor informatice: un curs de cursuri. / Grekul V.I., Denishchenko G.N., Korovkina N.L. - M.: Internet University of Information Technologies. – 2005. – 304 p.

33. Rasskazova-Nikolaeva S.A., Shebek S.V. Standarde corporative. De la concept la instrucțiuni. – M.: Lumea cărților. – 2008. – 320 p.

34. Rakhmanin L.V. Stilistică discurs de afaceriși editarea documentelor oficiale. – M.: facultate. – 1988. – 239 p.

35. RD 50-699-90. Instrucțiuni. Fiabilitate în tehnologie. Reguli generale clasificări ale defecțiunilor și stărilor limită (aprobate prin Rezoluție Comitetul de Stat URSS privind managementul calității produselor și standardele din 29 decembrie 1990 Nr. 3551).

36. Recomandări pentru elaborarea unei proceduri de elaborare și aprobare a reglementărilor administrative ale organelor executive puterea statului subiecții Federației Ruse care îndeplinesc funcții guvernamentale și prestează servicii guvernamentale. Aprobat de Comisia Guvernului pentru Reforma Administrativă la 23 noiembrie 2010 Nr. 109.

37. Repin V.V. „Pro” ale reglementării proceselor de afaceri. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741. - 2011.

38. Repin V.V. „Dezavantaje” ale reglementării proceselor de afaceri? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736. - 2011.

39. Repin V.V. Procesele de afaceri ale companiei: construcție, analiză, reglementare. – M.: Standarde și calitate. – 2007. – 240 p.

40. Repin V.V. Caracteristici de creare a diagramelor corecte de proces de afaceri. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708. - 2011.

41. Rother M., Shook J. Learn to see business processes: The practice of constructing value stream maps. – M.: Alpina Business Books. – 2008. – 144 p.

42. Unificarea textelor documentelor de gestiune. Recomandări metodologice (aprobate de Arhiva Principală a URSS). M.: Arhiva Principală a URSS; Institutul de cercetare științifică din întreaga Uniune pentru managementul documentelor și știința arhivistică, 1982.

43. Fayol A. Management general si industrial. – M.: Controlling, 1992. – 111 p.

44. Foucault M. Cuvinte și lucruri. Arheologia științelor umaniste. SPb.: A-cad. – 1994. – 408 p.

45. Eco U. Vertigo: circulaţia imaginilor, conceptelor, obiectelor. M. Slovo. – 2009. – 406 p.

46. ​​​​Enciclopedia muncii de birou. / Centru de competențe pentru documentația suport al managementului. http://www.edou.ru.

47. Yamoleev R. Cerințe pentru o bibliotecă de termeni utilizați în modelele de proces și standardizare activitati de productie intreprindere de constructii de masini. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_nogoya_pred94. - 2012.

Termenul (din latină terminus - limită, limită) este un cuvânt sau o expresie care este numele unui anumit concept dintr-un anumit domeniu al științei, tehnologiei, artei etc. Spre deosebire de cuvintele din vocabularul general, care sunt adesea polisemantice și poartă o conotație emoțională , termeni din domeniul de aplicare, sunt lipsiți de ambiguitate și lipsiți de expresie.

V. Herschel: „Este imposibil să introduci claritate în raționament dacă nu este introdusă mai întâi în definiții.”

Glosar (lat. glosar - „colecție de glose”) este un dicționar de termeni foarte specializati în orice domeniu de cunoaștere cu interpretare, uneori traducere în altă limbă, comentarii și exemple.

Tezaurul (din greacă - comoară) este un dicționar care caracterizează termenii unui domeniu nu numai prin definiții, ci și prin conexiuni ale unui termen dat cu alți termeni și grupurile acestora.

Din punct de vedere al gestionării bazei de date, folosind un număr singular, caracterizăm un singur obiect (o înregistrare într-un tabel). Mai mult, prin formularea „un document care confirmă îndeplinirea unei obligații dintr-un contract încheiat”, indicăm că un document primar poate fi atribuit unui singur contract în confirmarea îndeplinirii unei obligații. Folosirea pluralului trebuie să fie în concordanță cu tipul de relație unu-la-mulți. Formulării propuse inițial îi lipsește atât încărcătura suplimentară de informații, cât și certitudinea necesară: nu este clar dacă este permis ca un document principal să „închidă” mai multe obligații din mai multe acorduri, dacă ar trebui sistematizat și stocat. documente sursăîn legătură cu contractele la care se referă sau pot fi stocate singure într-un „grămăjit”.

O serie de GOST terminologice listează în mod specific sinonimele care sunt inacceptabile pentru utilizare (marcate „NDP”).

Astfel, în GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții” citim cu regret: „39 detalii document: Un element obligatoriu în proiectarea unui document oficial”; „49 execuție document: menționarea detaliilor necesare, regulile stabilite ami de documentare."

O parte a sistemului acestor reguli vor fi regulile așa-numitei normalizări a bazei de date. În general, un dicționar construit corect împreună cu clasificatoare și cărți de referință ar trebui să fie suficient pentru a descrie baza de date necesară pentru susținerea informațiilor procesului reglementat.

De exemplu, site-ul www.sokr.ru pentru abrevieri ale limbii ruse.

Nu există o definiție general acceptată a conceptului de „proces” sau „proces de afaceri”. Aparent, o definiție corectă a acestui concept poate fi dată prin enumerarea atributelor sale necesare și explicarea mai întâi a conexiunilor dintre ele, așa cum se face mai jos. Textul unei astfel de „definiții” va fi prohibitiv de lung, dar corect. Ca o scurtă definiție euristică, puteți folosi următoarele: un proces de afaceri este o activitate organizată, cu scop, într-un anumit domeniu.

Termenul „incident” este definit în documentul citat; același document descrie procedura de interacțiune dintre Chiriaș și Locator în cazul unui incident.

În terminologia IDEF0, astfel de obiecte în raport cu procesul în cauză (mai precis, cu funcția) sunt numite „constrângeri”.

De exemplu, de la începutul funcționării acestui echipament.

Amintim că dacă textul actului normativ conține termeni, cantități etc. sunt indicate în cifre, apoi sunt urmate în paranteze de indicarea valorii corespunzătoare în cuvinte cu majusculă: „... nu mai târziu de 2 (două) zile lucrătoare...”, „... în cuantum de 10 (zece) unități...”.

Trebuie avută grijă în specificarea unității de măsură pentru perioada; în special, ar trebui făcută o distincție între zilele lucrătoare și zilele calendaristice.

Pentru a stabili în regulamente sau alte reglementări locale funcții suplimentare, drepturile și responsabilitățile nu au contrazis fișa postului, este suficient să se introducă în descrierea postului prevede că: „salariatul... se ghidează după... alte reglementări locale ale Societății”, „salariatul îndeplinește funcțiile... care îi sunt atribuite prin alte reglementări locale ale Societății”, „salariatul se bucură de drepturile stabilite de alte reglementări locale ale Societății”, „angajatul poartă ... răspunderea în cazurile prevăzute de alte reglementări locale ale Societății”, etc. Este clar că este necesar să se enumere în fișa postului sau în regulamentul de divizie toate reglementările locale disponibile în Companie „pe nume” doar în cazuri de extremă necesitate.

În cadrul inspecțiilor (auditurilor) se verifică, printre altele, conformitatea rezultatelor documentate ale execuției procesului cu cele efective; Prin urmare, documentele care însoțesc procesul trebuie să prevadă posibilitatea unor astfel de verificări.

Pentru a limita acest timp, textul regulamentului spune: „ia o decizie<характеризуется вопрос, по которому принимается решение>la timp cel târziu<указывается срок>de cand<дается описание события, инициировавшего процесс>».

Clasificatorul este un document normativ care reprezintă un set sistematic de nume și coduri ale grupurilor de clasificare și/sau obiectelor de clasificare.

Un director este un document (într-o organizație – normativ) care prezintă anumite informații într-o formă sistematică, determinată de caracteristicile de clasificare a informațiilor.

Clasificarea este primul pas către crearea cunoștințelor cu adevărat științifice. H.L. Borges se referă la „o anume enciclopedie chineză”, care spune că „animalele sunt împărțite în: a) cele aparținând împăratului, b) îmbălsămate, c) îmblânzite, d) porci de lapte, e) sirene, f) fabuloase, g. ) câini fără stăpân, h) incluși în clasificarea noastră, i) răvășind ca în nebunie, j) nenumărați, k) pictați cu o perie foarte subțire din păr de cămilă, l) și alții, n) care tocmai au spart o ulcior, o) de la distanță părând muște” (vezi și , ).

Un exemplu este dat atunci când grupul de lucru pentru unificarea proceselor de afaceri ale exploatației a „eliberat” întreprinderilor administrate o listă de procese standard de afaceri, printre care s-a numărat „Managementul proceselor tehnologice”, fără niciun comentariu. La nivel local, „procesele tehnologice” au fost interpretate în diferite moduri: managementul echipamentelor principale de producție, dezvoltarea proceselor tehnologice, organizarea producției.

Sensul unui atribut al unui obiect este determinat de contextul în care este vizualizat acest obiect. În consecință, pentru a introduce corect o valoare de atribut într-un document, este necesar să se caracterizeze contextul. Detalii precum numele organizației, locul, momentul întocmirii documentului, locul și ora operațiunii documentate stabilesc contextul cel mai general. Mai mult, de exemplu, o limită de cost este stabilită pentru o anumită diviziune, o anumită perioadă pentru un anumit articol de cost. Toate acestea vor fi contextul pentru sensul obiectului „limită de cost”. În consecință, forma documentului care definește limita de cost trebuie să conțină o indicație a tuturor obiectelor care alcătuiesc contextul: împărțire, perioadă, element de cost.

Cele mai generale cerințe pentru formularele de documente sunt cuprinse în GOST 3.1130-93. „ESTD. Cerințe generale pentru formulare și formulare de documente”, precum și GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”.

În sistemul de management al oricărei întreprinderi în proces de funcționare există întotdeauna un număr mare de funcții, procese, acțiuni care se repetă periodic. decizii de management. În același timp, de regulă, există multe opțiuni diferite pentru implementarea aceluiași lucru acţiune managerială, proces.

Pentru a clarifica și a defini cerințele privind rezultatele așteptate de performanță, metodele de realizare a acestora, adică pentru a determina „regulile jocului” pe care fiecare angajat ar trebui să le cunoască la locul său de muncă, este necesar să se elaboreze documente și să le gestioneze . În compania noastră, astfel de documente sunt, de regulă, reglementări, standarde și reglementări.

Reglementările (standard, reglementări) sunt un set de reguli care determină procedura de funcționare a unei organizații.

DE CE AI NEVOIE DE REGLAMENTE (STANDARD, REGULAMENTE)?

Dacă compania nu le-a oferit angajaților regulamente de muncă, asta înseamnă că le-a permis să se ghideze după propriile idei despre ceea ce ar trebui și ce nu trebuie făcut. Acțiunile prevăzute în document sunt fundamentale pentru întreprindere, pe baza cărora se construiește procesul de lucru.

Scopul principal al introducerii reglementărilor (standarde, reglementări) într-o companie este de a transmite angajaților într-o formă simplă și accesibilă viziunea noastră de a efectua o anumită muncă și de a obține rezultate specifice. Scopul principal este de a stabili regulile pentru a face afaceri la locul de muncă.

CINE ARE NEVOIE DE REGLAMENTE (STANDARD, REGULAMENTE)?

Avem nevoie de reglementări? senior management? - Da, este necesar.

Reglementările aduc claritate structurii companiei, clarifică tehnologia producției de produse și furnizarea de servicii la fiecare loc de muncă. Și, prin urmare, clarifică controlul procesului de producție a produsului. Motivația personalului este susținută de rezultate Procese de producție, și nu procesele în sine. De exemplu, un mecanic nu este plătit pentru repararea echipamentelor, ci pentru a se asigura că echipamentul nu se defectează între întreținere.

UN MANAGER MEDIU ARE NEVOIE DE REGULAMENTE (STANDARD, REGULAMENTE)? - CU SIGURANȚĂ.

El înțelege cum să organizeze munca la nivelul său. La urma urmei, în reglementări sunt stabilite cerințele pentru rezultatele activităților, succesiunea lucrărilor, domeniile de responsabilitate sunt distribuite și sunt determinate termenele necesare. Nu există nicio posibilitate de a greși sau de a sparge tehnologia.

ARE UN SIMPLU CONTRACTOR NEVOIE DE REGLAMENTE (STANDARD, REGULAMENTE)? - DIN NOU, DA.

Interpretul nu ar trebui să „înțelege” ce vor de la el - ar trebui să respecte doar reglementările. Iar dacă nu o poate îndeplini din orice motiv, trebuie să raporteze supervizorului său.

Astfel, regulamentul (standard, regulament) simplifică interacțiunile interne dintre angajați sau departamente. La baza sa, o reglementare (standard, regulament) este consolidarea acțiuni de succes in companie.

Orice reglementare (standard, regulament) trebuie să conțină următoarele:

• participanții
• repartizarea responsabilitatilor
• succesiunea corectă a acțiunilor - descrierea procesului
• termenele limită
• cerințe pentru rezultat
• cerințe de calitate.

Reglementările (standard, regulamente) trebuie să fie extrem de simple, de înțeles și accesibile fiecărui angajat. Dimensiunea optimă a documentului nu depășește 5-6 pagini. Este important ca termenul odată menționat să fie folosit în tot textul (nu folosiți sinonime). Orice abreviere folosită în text trebuie descifrată. Este foarte important ca reglementările să descrie toți pașii – chiar dacă acțiunile repetate în timpul lucrului par evidente.

Unul dintre avantajele importante ale reglementării (standardizării) este reducerea costurilor pentru formarea și educarea personalului, minimizarea „factorului uman” în implementarea operațiunilor standard de producție, reducerea la minimum a dezacordurilor dintre angajați, formarea unei baze de cunoștințe - formalizare a experienței personalului.

Pentru noi, ca companie certificată pentru conformitatea cu GOST ISO 9001, elaborarea reglementărilor și standardelor pentru activitățile de producție este un lucru strict obligatoriu.

Chiar azi, când compania vine introducerea unui nou format pentru managementul proceselor, managementul activității prin prisma Key Process Owners (KPO), este necesară revizuirea tuturor etapelor de producție și management pentru standardizarea acestora. Și, dacă este necesar, elaborați noi reglementări și standarde care vor crește eficiența muncii, inclusiv managementul.

Toate documentele de reglementare aprobate ale companiei TMS Group sunt acumulate în sistemul automatizat 1C: Flux de documente, - documente interne - reglementări. Orice angajat, dacă este necesar, poate intra și se familiariza cu documentul care îl interesează.

Majoritatea consultanților sunt doar atât: consultanți, adică. Ei dau sfaturi și predau, dar nu o fac singuri (deseori nu o pot face singuri).
Și ne putem asuma orice responsabilitate în timpul implementării, inclusiv managementul direct al echipei de proiect, precum și îndeplinirea oricăror sarcini private în timpul implementării.

Mulți oameni cred că este suficient să familiarizați angajații cu noul document și totul va funcționa. Din păcate, acest lucru nu este adevărat. Iată câteva lucruri pe care le veți întâlni în timpul implementării și cu care vă putem ajuta.

Predarea și testarea cunoștințelor și înțelegerii

În primul rând, trebuie să înveți oamenii noile reguli, să le testezi cunoștințele și, cel mai important, să înțelegi ceea ce trebuie să facă acum. Pentru a face acest lucru bine, trebuie să țineți cont de întregul proces, nu doar de interesele unui departament. De aceea ne putem descurca mai bine decât șefii de departament. (Sau putem instrui managerii cum să o facă corect.)

Sistem de control

Apoi, dacă nu verificați dacă oamenii respectă noile reguli, ei încetează rapid să le respecte. Atunci când o astfel de sarcină se confruntă pentru prima dată cu o companie, de obicei se comit greșeli: de la „controlați fiecare pas” la stilul conveent „le-am spus și am uitat”. De asemenea, este ușor să distrugi lucrurile dacă pur și simplu pedepsești eșecurile fără să înțelegi motivele și să nu le elimini.

Din experiența noastră, am dezvoltat deja un sistem de monitorizare a implementării reglementărilor. Acesta este un set complet de documente care descriu modul în care reglementările ar trebui monitorizate, cum să identificăm încălcările și să răspundem la ele - unde sunt luate în considerare multe cazuri reale. Sistemul oferă diverse instrumente și metode de control. Suntem pregătiți să vă instruim angajații să facă toate acestea.

Suport management, management de proiect

O situație obișnuită este atunci când în grupul de lucru propriu-zis (de exemplu, un grup de șefi de departament, participanți la proiect) există o disciplină scăzută, nu toate activitățile planificate sunt implementate, ci selectiv, iar participanții spun că „nu au timp”. ”, sau apare altceva rezistenţă.

Pentru a reduce rezistența, putem participa sau gestiona implementarea oricăror activități și planuri.
Cea mai simplă formă este că managerul nostru poate fi repartizat proiectului pentru a păstra procesele-verbale și a urmări implementarea, a oferi memento-uri, a controla rezultatul în ceea ce privește calitatea și termenele limită, a răspunde la abateri, a căuta rezolvarea problemelor „atârnate”, a menține o arhivă completă. baza de cunoștințe și documente privind proiectul. În general, faceți tot ceea ce un manager de obicei „nu poate pune mâna”.
O terță parte independentă (angajatul nostru) va „strânge” toată negativitatea, lăsându-vă cu un grup funcțional, obișnuit să facă ceea ce decide la timp.

Sprijinirea auditurilor, inspecțiilor, controlului independent

Și în sfârșit, dacă tot vrei să vezi într-un an că schimbările au prins rădăcini, există și beneficiu, auditurile terților nu vor strica.

Important: acesta nu este un eveniment formal, ca în cazul ISO, ci o verificare de fond a faptului că totul funcționează conform intenției. Adesea, în timp, regulile își pierd sensul și utilitatea (situația se schimbă) și în loc să ajute cauza, încep să facă rău. Vom observa acest lucru în timp și vom propune modificări.

La comandarea auditurilor periodice vom elabora gratuit listele de verificare necesare, formularele de raportare etc. - pentru a sesiza din timp abaterile. În timpul controalelor, se fac fotografii și înregistrări audio, se analizează încălcările, se dau explicații și se realizează instruire cu privire la modul de acționare.

Rezultatul este ceea ce veți obține

Reglementările sunt de fapt implementate în compania dumneavoastră
Se generează un raport privind execuția procesului
Toate încălcările sunt înregistrate
S-a luat o decizie pentru fiecare încălcare

Important: reglementările sunt respectate și monitorizate Angajații tăi. De asemenea, ei iau decizii cu privire la eșecuri (oferim în mod activ soluții pentru eșecuri). Organizam procesul astfel incat toate acestea sa se intample si sa se intample la timp. Când plecăm, toate acestea rămân cu tine și continuă să funcționeze.

(Tehnologii de inginerie a afacerilor)

Acest articol vorbește despre tehnologii moderne elaborarea reglementărilor de proces și structurale, a căror aplicare va face ca reglementările să funcționeze pentru a asigura eficacitatea și eficiența companiei.

1. Structura sistemului de reglementare

În funcție de amploarea și profunzimea reglementării companiei, în practică, sunt elaborate de la câteva zeci până la câteva sute de documente de reglementare. Acestea sunt împărțite în două grupe: reglementări de proces, care reglementează procesele de afaceri ale companiei, și reglementări structurale, care formalizează structura organizatorică a acesteia.

Pentru a organiza acest set de documente, fiecare dintre cele două grupuri de documente poate fi împărțită în trei subgrupe, care sunt folosite pentru a reglementa diferitele niveluri ale întreprinderii: superior, mijlociu și inferior. În urma acestei structurări se obțin șase grupe de reglementări, prezentate în Tabel. 1.

Masa 1. Grupuri de reglementări utilizate pentru reglementarea întreprinderii

Cele șase grupuri de reglementări sunt interconectate, iar la construirea unui sistem de reglementare, aceste relații trebuie indicate. De exemplu, pentru un grup de reglementări de proces, regulamentul privind sistemul de proces este documentul de nivel superior. Este detaliat și se referă la reglementări mai detaliate - reglementări privind procesele. La rândul lor, prevederile privind procesele se referă la reglementări mai detaliate ale proceselor și harti tehnologice.

Reglementările structurale sunt interconectate după aceeași schemă. Regulamentul privind structura organizatorică a companiei este un regulament de nivel superior. Este detaliat si se refera la prevederile privind unitatile structurale care o specifica. În continuare, reglementările departamentului se referă la fișele posturilor și fișele postului personalului, care conțin informații detaliate despre procesele efectuate de posturi. Astfel, se obțin arbori ierarhici de proces și reglementări structurale (vezi Fig. 1).

Orez. 1. Arbori ierarhici de proces și reglementări structurale

Unul dintre important reguli reglementarea activităților unei întreprinderi prevede că arborele ierarhic al reglementărilor de proces ar trebui să fie o reflectare a arborelui proceselor de afaceri, iar arborele ierarhic al reglementărilor structurale ar trebui să fie o reflectare a arborelui structurii organizaționale a întreprinderii.

La elaborarea reglementărilor de proces și structurale, documentele de nivel inferior trebuie să se refere și la documentele de nivel superior pe care le detaliază. Inserarea unor astfel de referințe încrucișate în documentele de reglementare va îmbunătăți gradul de utilizare al acestora.

A doua regulă, care ar trebui folosit la dezvoltarea unui sistem de reglementare: reglementările de proces sunt elaborate mai întâi și abia apoi se formează documentele structurale pe baza lor. Acest lucru este dictat de clasicii designului organizației, conform cărora procesele de afaceri sunt mai primare decât structura organizațională și determină compoziția acesteia.

Utilizarea acestor reguli va asigura că reglementările structurale și de proces nu se contrazic, sunt clar definite, structurate și ușor de utilizat. Aceasta, la rândul său, va duce la creșterea eficienței sistemului de reglementare în ansamblu.

2. Probleme tipice de reglementare în companiile ruseștiși modalități de a le rezolva

Analiza problemei reglementării în companiile rusești

Multe companii rusești au aceeași problemă cheie legată de sistemul de reglementare. Este formulat simplu: „Regulamentele nu funcționează!” și se exprimă în faptul că: a) documentele nu sunt executate, iar b) documentele sunt irelevante, adică nu corespund cu desfășurarea efectivă a proceselor, structurii organizatorice și repartizării responsabilităților în cadrul companiei. Aceste două probleme cheie sunt puternic interconectate și una dă naștere celeilalte. Reglementările nu sunt respectate, iar unul dintre motivele pentru aceasta este irelevanța lor. Și invers, reglementările sunt irelevante din cauza lipsei lor de implementare. Pentru a dezlega această încurcătură de probleme, este recomandabil să se efectueze o analiză cauză-efect a problemei cheie.

În fig. Figura 2 prezintă o diagramă de analiză cauză-efect și soluție la problema „Regulamentele nu funcționează!”, dezvoltată într-un produs software de modelare a afacerii. "Inginer de afaceri".

Orez. 2. Diagrama analizei cauza-efect si solutii la problema
„Regulamentele nu funcționează!”, dezvoltat în produsul software „Inginer de afaceri”

Experiența dezvoltării și implementării reglementărilor în companiile rusești a arătat că problema cheie a reglementării apare din două grupuri de motive.

Primul grup include motive care sunt asociate cu calitatea scăzută a documentelor elaborate și, în special, cu irelevanța acestora. A doua grupă Motivele sunt determinate de subdezvoltarea în multe companii rusești a mecanismelor care încurajează personalul să respecte reglementările, ceea ce este agravat și mai mult de disciplina de performanță scăzută.

Aceste două grupuri de cauze într-o diagramă de analiză cauză-efect reprezintă motive de prim nivel problemă cheie „Regulamentele nu funcționează!”

Conform terminologiei analizei cauza-efect, fiecare dintre aceste grupuri este formata din motive de al doilea nivel, care apar din cauza mai adânci motive de nivelul al treilea. În continuare, fiecare grup de motive și soluțiile lor vor fi discutate în detaliu.

În diagrama cauză-efect prezentată în fig. 2, săgețile descriu relațiile cauză-efect între cauze la diferite niveluri. Pentru o problemă cheie, există relații cauză-efect între cauze de același nivel, dar nu sunt prezentate în diagramă pentru a o simplifica. Dacă afișăm aceste conexiuni și arătăm influența cauzelor cu un singur nivel unul asupra celuilalt, am obține o diagramă foarte complexă, care în realitate ar fi asociată cu o încurcătură de probleme foarte încurcată.

Când o problemă este o încurcătură de cauze care au un număr mare de relații cauză-efect între ele, atunci acestea trebuie rezolvate toate împreună în același timp, și nu pe rând. De aici rezultă o concluzie importantă: soluția la problema reglementării trebuie implementată cuprinzător.

Probleme De calitate inferioarăși irelevanța reglementărilor

Primul grup de motive este reunit sub denumirea „Calitate slabă și irelevanță a reglementărilor” și include următoarele cinci motive tipice ale celui de-al doilea nivel (vezi Fig. 2):

• reglementările se contrazic între ele;
• reglementările nu se potrivesc și se suprapun;
• sistemul de reglementări este mozaic;
• reglementările nu sunt relevante;
• reglementările sunt greu de citit și de înțeles.

Primul motiv se datorează faptului că reglementările existente ale companiei se contrazic. De exemplu, în practică, reglementările structurale le contrazic adesea pe cele procedurale. Drept urmare, reglementările privind unitățile structurale și fișele postului spun un lucru, dar reglementările privind procesele de afaceri în care sunt implicate aceste unități și posturi descriu o cu totul altă procedură. Drept urmare, personalul companiei se confruntă cu întrebarea ce reglementări să creadă, drept urmare documentele devin nefuncționale.

Al doilea motiv se datorează faptului că documentele de reglementare nu se potrivesc, se suprapun și prezintă lacune. În special, aceleași procese efectuate în companie sunt prezente în reglementări diferite - acesta este un exemplu de suprapunere. Un exemplu de inconsecvență este atunci când într-o reglementare privind un proces de afaceri una dintre proceduri are un singur nume, dar într-un regulament de la nivelul următor care descrie această procedură în detaliu, este numită diferit. În acest caz, limitele de intrare și de ieșire ale procedurii specificate în poziția de nivel superior diferă de limitele descrise în reglementări mai detaliate. Ca urmare, personalul care lucrează cu aceste documente devine confuz și refuză să lucreze cu ele.

Al treilea motiv Deteriorarea calității sistemului de reglementare este mozaic sau incomplet. Atunci când unele procese de afaceri și unități structurale sunt reglementate, iar altele nu, este dificil să se implementeze un sistem eficient de reglementări la nivelul întreprinderii. Cel mai eficient va fi doar dacă întreaga companie funcționează conform regulilor care sunt puse în prim-plan. Dacă trebuie făcute modificări într-o companie, atunci regulamentele sunt modificate mai întâi și abia apoi activitățile se schimbă în conformitate cu noile reguli. Pentru ca regulile să fie respectate, este necesar să se efectueze periodic verificări de control ale execuției, ale căror rezultate trebuie să fie legate de sistemul de motivare și remunerare.

Cu reglementările mozabile, este dificil să se asigure respectarea regulilor de către acele unități structurale ale căror acțiuni sunt formalizate în timp ce alte departamente lucrează fără reglementări. Este deosebit de dificil să implementezi reglementări la nivelurile inferioare și medii ale managementului atunci când managerii de top nu demonstrează prin exemplul personal utilizarea lor în activitățile lor zilnice.

Al patrulea motiv Calitatea scăzută a reglementărilor este irelevanța acestora. Nimeni nu va respecta reglementările care sunt depășite, pentru că nu corespund realității. Acest lucru este foarte comun în companiile rusești. Mai mult, irelevanța documentelor discreditează sistemul de reglementare și, în general, sistemul de management al proceselor în ochii personalului companiei. Mulți angajați încep să creadă că reglementările sunt un document care conține informații de orientare și cerințe care diferă semnificativ de activitățile reale și că sunt dezvoltate doar pentru diferite entități externe (clienți, parteneri, organisme de certificare și alte organisme de reglementare).

Ultimul al cincilea motiv Calitatea scăzută a reglementărilor este dificultatea de a le citi și înțelege. În companiile rusești, adesea doar acei specialiști care le-au dezvoltat ei înșiși sunt capabili să citească și să înțeleagă corect reglementările. În plus, s-a răspândit posibilitatea interpretării ambigue a regulilor, pe care unitățile structurale încep să le folosească pentru propriile interese și care reduce și mai mult eficacitatea sistemului de reglementare.

Cele cinci motive invocate pentru calitatea scăzută a reglementărilor sunt motive de nivelul doi. Ele, la rândul lor, apar din cauza unor cauze mai profunde, care în terminologia analizei cauză-efect (vezi Fig. 2) sunt numite cauze de nivel al treilea, acestea sunt:

• structurarea și standardizarea slabă a reglementărilor;
• intensitatea mare a muncii de actualizare a reglementărilor;
• limbaj complex pentru redactarea regulamentelor.

Din aceste trei motive, măsurile vizează îmbunătățirea calității și relevanței reglementărilor și, în consecință, a eficacității sistemului de reglementare în ansamblu.

Primul motiv al celui de-al treilea nivel este structurarea și standardizarea slabă atât a sistemului de reglementare, cât și a reglementărilor în sine. Secțiunea anterioară a descris două reguli pentru structurarea eficientă a unui sistem de reglementări. Primul− sistemul de reglementare trebuie să reproducă complet procesul și structura organizatorică a întreprinderii. Sistemul de reglementări de proces ar trebui să repete structura de proces a companiei, iar sistemul de documente structurale ar trebui să repete structura organizatorică a acesteia. A doua regulă este asociat cu succesiunea de dezvoltare a două tipuri de documente: în primul rând, sunt elaborate reglementări de proces, iar în al doilea rând, documentele structurale sunt formate pe baza lor.

Al doilea motiv al celui de-al treilea nivel Calitatea scăzută a reglementărilor este asociată cu intensitatea ridicată a muncii și cu costul actualizării acestora. Această problemă este agravată în special pentru companiile în creștere și în schimbare dinamică, precum și pentru companiile cu un număr mare de documente de reglementare.

De exemplu, într-o companie mare din Rusia CEO a inițiat munca de introducere a unei abordări procesuale a managementului și reglementării activităților. În timp ce specialiștii companiei descriau și reglementau activitățile întreprindere producătoareîn starea „ca atare”, multe procese de afaceri au reușit să se schimbe de mai multe ori. Cu alte cuvinte, procesele de afaceri și structura organizatorică a întreprinderii s-au schimbat mai repede decât au fost reglementate. Când CEO-ul a văzut această situație, a anunțat asta abordarea procesuala nu este potrivit pentru compania sa în dezvoltare dinamică și a încetat activitatea de reglementare și implementare a managementului proceselor.

Dacă analizezi această situație, poți vedea o serie de greșeli făcute. Prima greseala se datorează faptului că directorul general a echivalat managementul proceselor cu reglementarea activităților companiei. Sistemul de management al proceselor este mult mai larg decât reglementarea acestora. Ea implică îmbunătățirea proceselor și utilizează selectiv un set mare de instrumente diferite în aceste scopuri, dintre care unul este reglementarea. Ca urmare, neutilizarea managementului proceselor a dus la pierderea beneficiilor asociate cu utilizarea acestuia.

A doua greseala a fost asociată cu alegerea abordărilor de reglementare cu forță de muncă intensivă: structura complexași formate de reglementări, elaborarea manuală a documentelor în loc de utilizarea de specialitate software modelarea afacerilor. Și, în general, procesele de afaceri și unitățile structurale greșite au fost alese pentru a reglementa întreprinderea. Cert este că este indicat să se oficializeze procesele deja optimizate, întrucât reglementările vor asigura întreținerea rezultate atinse optimizare. Dacă un proces de afaceri are nevoie de îmbunătățire și dezvoltare, este mai întâi necesară optimizarea acestuia și abia apoi, atunci când structura procesului devine optimă și stabilă, acesta trebuie reglementat.

Ultimul al treilea motiv de bază este utilizarea unui limbaj complex pentru scrierea atât a reglementărilor de proces, cât și a reglementărilor structurale. Acest motiv afectează în mod semnificativ înțelegerea companiei de către personalul lor. Atunci când se documentează, companiile rusești folosesc adesea limbaj birocratic, propoziții lungi în mai multe părți, termeni nefamiliari și ambigui și o structură mare și complexă a documentului de reglementare. Astfel de reglementări se caracterizează prin verbozitate excesivă, claritate insuficientă, prezentare ilogică și, în unele cazuri, includ asocieri inutile, demonstrarea cunoștințelor și alte „jocuri mentale” ale dezvoltatorului de documente.

Drept urmare, reglementările se dovedesc a fi complexe și inutil de voluminoase. Probabilitatea utilizării lor de către personal în activitățile lor practice este semnificativ redusă. În acest caz, apare adesea următoarea situație: după citirea regulamentului până la sfârșit, angajatul uită ce a fost scris la început. Un fapt interesant este că în companiile rusești volumul reglementărilor este de două până la cinci ori mai mare decât volumul documentelor utilizate de întreprinderile occidentale atunci când reglementează procese de afaceri și unități structurale similare.

În concluzie, trebuie menționat că reglementările folosesc adesea exclusiv o formă text pentru descrierea activităților, care nu este însoțită de forme tabelare, text și grafice de prezentare a informațiilor. Îmbunătățirea ergonomiei documentelor și adaptarea lor la societate nu se face suficient.

În tabel 2 prezintă câteva fragmente din documentele de reglementare ale diferitelor întreprinderi rusești, care reflectă deficiențele enumerate.

Masa 2. Extrase din documentele de reglementare ale diferitelor întreprinderi

„Omul scanerului merge înainte și înapoi și scanează toate cutiile de pe palet...”

„Pentru acceptarea cutiilor se determină 2 perechi, fiecare dintre ele trebuie să includă cel puțin o persoană de sex masculin (sau o persoană de sex feminin cu caracteristici masculine pronunțate)”

„Grupul senior de returnare certifică datele specificate privind mărfurile acceptate fizic la punctul de eliberare în 2 exemplare ale certificatului de acceptare (Anexa 1) cu o semnătură personală care indică numele complet. și poziție și primește, de asemenea, semnătura unui reprezentant al punctului de eliberare care atestă rezultatele primirii mărfurilor.”

„Control terminologic - verificarea conformității termenilor utilizați în documentele de reglementare interne cu termenii cărții de referință terminologică...”

„Inspectați starea încărcăturii pentru daune, deteriorare, încărcare incompletă”

„Este permis să se așeze masa de-a lungul părții lungi a foii standard („întins”)”

„Când decideți asupra cantității comandate pentru un articol de produs, trebuie să folosiți bunul simț”

Soluții la probleme de calitate scăzută și reglementări irelevante

O analiză cauză-efect a problemei cheie a reglementării în companiile rusești, detaliată până la cauzele de nivel al treilea (vezi Fig. 2), ne permite să dezvoltăm o listă de soluții la problema asociată cu ineficacitatea sistemului de reglementare. . Pentru a rezolva primul grup de probleme de calitate scăzută și reglementări irelevante, este recomandabil să aplicați următoarele cinci soluții cheie:

• implementarea tehnologiilor de modelare de afaceri și inginerie de afaceri;
• implementare de produse software de modelare de afaceri;
• centralizarea managementului dezvoltării și actualizării reglementărilor;
• respectarea principiului Pareto şi asigurarea simplităţii reglementărilor.

Prima decizie conducând la îmbunătățirea calității și relevanței reglementărilor este implementarea tehnologiilor de modelare de afaceri și inginerie de afaceri. Aceste tehnologii ar trebui utilizate în mod regulat pentru a dezvolta și actualiza toate tipurile de reglementări: procesuale și structurale.

Baza tehnologiilor de modelare a afacerilor este conceptul de model de afaceri. Activitățile companiei sunt descrise sub forma diferitelor modele de afaceri interconectate: de proces, structurale și modele legate de componente de management precum strategia, finanțele etc. Modelul de afaceri dezvoltat este convenit, aprobat și abia apoi se formează reglementările de proces și structurale pe baza ei.

Dacă trebuie făcute modificări în activitățile curente ale unei întreprinderi, specialiștii în modelare de afaceri sau inginerii de afaceri fac modificări modelului de afaceri. După următoarea sa aprobare și aprobare, reglementările relevante sunt actualizate. Ca urmare, abordarea modelării afacerilor implică lucrul primar cu modele de afaceri, pe baza cărora sunt elaborate reglementări.

Avantajul utilizării modelării de afaceri în comparație cu dezvoltarea obișnuită a reglementărilor este că aceste tehnologii includ reguli, metode și instrumente care oferă o structură ridicată, consistență și standardizare a descrierii activităților întreprinderii. Utilizarea lor reduce semnificativ intensitatea muncii de actualizare a reglementărilor și duce, de asemenea, la o simplificare a limbajului pentru redactarea acestora. În secțiunea următoare, conținutul și aplicarea tehnologiilor de modelare a afacerilor vor fi discutate mai detaliat.

A doua soluție, ceea ce duce la îmbunătățirea calității și a relevanței reglementărilor, constă în implementarea de produse software specializate pentru modelarea afacerilor, cu ajutorul căruia tehnologiile de inginerie de afaceri sunt automatizate.

Primul rol cheie software-ul specializat este că reduc timpul și intensitatea muncii pentru dezvoltarea și actualizarea modelelor de afaceri. De exemplu, schimbarea numelui unui proces de afaceri, a unei unități structurale sau a unui document se face o dată pe produsul software; alte modificări ale procesului și modelelor structurale în care sunt implicate aceste obiecte sunt efectuate automat. Mai mult, instrumentele software specializate asigură verificarea și controlul structurii, integrității și coerenței modelului de afaceri. Cu cât este mai mare dimensiunea modelului de afaceri al întreprinderii, cu atât este mai mare efectul utilizării unei astfel de soluții.

Al doilea rol cheie software-ul constă în generarea automată a oricărui proces și reglementări structurale. Aceasta reduce intensitatea muncii și asigură termene scurte pentru elaborarea și actualizarea reglementărilor, asigură structura și consistența documentelor în curs de elaborare, ceea ce duce la creșterea calității și eficienței acestora.

A treia soluție problemele de reglementare sunt centralizarea managementului proceselor de elaborare şi actualizare a reglementărilor. În practică, sarcina reglementării este descentralizată, iar fiecare subdiviziune structuralăîși formalizează în mod independent domeniile de responsabilitate. Dacă aceste activități nu sunt coordonate la nivel central, diferite unități pot alege diverse forme reglementări, diferite ca structură, formate, denumiri etc. Această abordare duce la o încălcare a structurii și coerenței, iar aceasta, la rândul său, duce la probleme ulterioare, în special la inconsecvența reglementărilor.

A treia decizie cheie este crearea unui serviciu centralizat responsabil cu reglementarea întreprinderii, care ar trebui să preia conducerea elaborării și actualizării reglementărilor. Serviciul de reglementare trebuie să efectueze următoarele procese minime obligatorii:

• dezvoltarea unor forme standard unificate de proces și reglementări structurale;
• repartizarea responsabilității pentru elaborarea și actualizarea reglementărilor între diviziile structurale ale companiei;
• controlul activității de reglementare efectuate de departamente;
• instruirea si consultarea diviziilor structurale ale companiei pe probleme organizatorice si metodologice de elaborare a reglementarilor;
• monitorizarea implementării reglementărilor;
• inițierea actualizării reglementărilor și efectuarea modificărilor acestora;
• managementul dezvoltării și menținerii unui model de afaceri unificat al întreprinderii;

Înțelegerea slabă a reglementărilor este, de asemenea, asociată cu absența la majoritatea întreprinderilor a unui glosar corporativ de termeni care ar trebui să fie utilizați la elaborarea documentelor de reglementare. În special, toți termenii ambigui ar trebui definiți și incluși în glosar.

Prin urmare, o altă sarcină a serviciului de reglementare centralizată este menținerea unui glosar de termeni standard, precum și controlul și asigurarea conformității termenilor utilizați în reglementări cu glosarul corporativ. Într-un număr de companii rusești care au implementat mecanisme eficiente reglementărilor, un astfel de glosar se numește carte de referință terminologică, iar monitorizarea conformității reglementărilor cu acesta se numește control terminologic.

Centralizarea managementului elaborării și actualizării reglementărilor, inclusiv crearea unui glosar corporativ, va asigura structura și standardizarea necesară a sistemului de reglementări și va duce, de asemenea, la o simplificare a limbajului redactării acestora, crescând nivelul de lizibilitate și înțelegere.

Ultimul mod cheie de a îmbunătăți calitatea sistemului de reglementare este a patra soluție, bazat pe respectarea principiului Paretoși asigurarea simplității reglementărilor, respectiv structura și conținutul acestora. Pentru ca reglementările să funcționeze, pe de o parte, trebuie să conțină o descriere reguli importanteși, pe de altă parte, să fie ușor de citit, înțeles și de lucrat.

De exemplu, într-o întreprindere rusă de construcție de mașini, specialiștii în reglementarea proceselor de afaceri au decis să-și ia sarcinile foarte în serios. La elaborarea formatului de reglementare a procesului de afaceri, au ales un format de reglementare cu un număr mare de secțiuni, fiecare dintre ele având o mulțime de câmpuri obligatorii. Drept urmare, regulamentul privind procesul de afaceri „Vânzări de produse” a constat din 40 de pagini de text. Împreună cu documentele postate în anexă, volumul total al reglementărilor a fost de aproximativ 80 de pagini. S-a cheltuit o cantitate considerabilă de timp și efort pentru elaborarea unui astfel de document. Iar timpul petrecut cu actualizarea acestuia a depășit viteza schimbărilor care au loc pe piață. Până la momentul acordului și aprobării versiune noua reglementărilor, situația pieței s-a schimbat în așa fel încât procesul a trebuit din nou ajustat și adaptat la nou conditiile magazinului. În această situație, directorul de vânzări a refuzat să lucreze conform reglementărilor, deoarece acest lucru a îngreunat foarte mult schimbările de proces, ceea ce a dus la pierderi de profit. Drept urmare, reglementările dezvoltate de 80 de pagini au devenit irelevante, au fost puse pe raft și nu au funcționat.

Conducerea companiei, analizând situația, a stabilit serviciului de reglementare sarcina de a simplifica reglementările, lăsând doar secțiuni și informații semnificative. Noul regulament simplificat privind procesul de afaceri a avut puțin peste 10 pagini, fără a lua în calcul formularele de documente incluse în anexa la acesta. Timpul alocat actualizării acestuia a fost redus cu un ordin de mărime, iar reglementările au început să funcționeze, devenind un document de lucru important pentru toți managerii și specialiștii implicați în procesul de vânzare a produselor.

Pentru a asigura simplitatea și eficacitatea reglementărilor, fiecare companie trebuie să-și determine singură dimensiunea optimă. Experiența practică arată că dimensiunea părții principale a regulamentelor fără anexe nu trebuie să depășească 15-20 de pagini. Dacă depășește această limită, trebuie luată una dintre cele două abordări. Prima abordare este mutarea unui număr de secțiuni din partea principală a regulamentelor în anexe. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci un regulament mare trebuie să fie tăiat în mai multe documente mai mici și trebuie dezvoltat un regulament de nivel superior care să cuseze părțile tăiate împreună.

În practică, a determina dimensiune optimă reglementărilor, este necesar să se diagnosticheze sistemul de reglementare existent al întreprinderii, în timpul căruia este necesar să se identifice ce reglementări funcționează în companie, care nu, și să se determine motivele pentru aceasta. De asemenea, este necesar să se efectueze un sondaj personal privind satisfacția față de reglementările existente, să le afle preferințele și sugestiile de îmbunătățire.

De exemplu, într-o companie în care sistemul de reglementare a existat de mulți ani, o astfel de analiză a arătat că dimensiunea optimă a reglementărilor este de 4-8 pagini. Într-o altă firmă, mai tânără, care folosea sistemul de reglementare de doar un an, s-a dovedit că personalul a refuzat să lucreze cu documente care depășeau 2-3 pagini. Și aici tocmai această cifră a fost luată ca dimensiune optimă a reglementărilor.

În concluzie, trebuie menționat că, cu cât dimensiunea reglementărilor este aleasă ca optimă mai mică, cu atât întreprinderea va trebui să dezvolte mai multe reglementări. Ca urmare, arborii ierarhici ai reglementărilor de proces și structurale (vezi Fig. 1) vor avea un număr mai mare de niveluri, ceea ce va duce la un sistem de reglare mai complex. Prin urmare, la determinarea dimensiunii optime a reglementărilor, acest fapt trebuie luat în considerare prin determinarea mediei de aur și a echilibrului optim între dimensiunea medie a documentelor și numărul de niveluri ale ierarhiei acestora.

Probleme de mecanisme de stimulare subdezvoltate și disciplină scăzută în implementarea reglementărilor

Al doilea grup de motive pentru problema-cheie a sistemului de reglementare este reunit sub denumirea generală „Mecanisme de stimulare insuficiente și disciplină scăzută în implementarea reglementărilor”. Acest grup include următoarele trei motive tipice ale celui de-al treilea nivel (vezi Fig. 2):

• lipsa controlului asupra implementării reglementărilor;
• lipsa motivației de a respecta reglementările;
• disciplină de performanță scăzută.

Primul motiv Acest lucru se datorează faptului că compania nu are un control efectiv asupra implementării reglementărilor. Experiența reglementării a arătat că majoritatea personalului nu se va conforma reglementărilor dacă constată că nu există control asupra implementării acestora de către conducere. În practică, companiile rusești, desigur, monitorizează punerea în aplicare a reglementărilor; problema constă în ineficiența acesteia.

De regulă, controlul ineficient se datorează următoarelor: in primul rand, controlul este adesea de natură formală, iar în unele cazuri unitățile structurale sunt informate în prealabil despre inspecția viitoare și au timp să se pregătească pentru aceasta. Al doilea− controlul se efectuează în mică măsură și rar. ȘI al treilea− aspectele neesențiale ale activității sunt controlate, în timp ce procesele de afaceri importante și cheie ies din zona de control din cauza complexității și a naturii intensive în muncă a implementării acesteia.

De exemplu, într-o companie, funcția de reglementare se ocupa exclusiv de controlul a ceea ce era vizibil și a ceea ce era ușor de verificat. De exemplu, au postat un inspector la intrarea în cantină și au monitorizat respectarea de către angajații departamentului cu programul de prânz. În timp ce alte procese cheie de afaceri ale întreprinderii și aspecte importante activitățile au rămas necontrolate.

Al doilea motiv este indisolubil legată de prima, este continuarea sa logică și se exprimă în absența unui feedback efectiv asupra rezultatelor monitorizării implementării reglementărilor. În special, în companiile rusești, rezultatele reglementărilor de implementare nu sunt adesea legate de sistemul de motivare și remunerare a personalului, ceea ce reprezintă un stimulent puternic pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.

De exemplu, într-o bancă comercială, specialiștii au dezvoltat o hartă tehnologică pentru procesul asociat cu serviciul clienți. Acest regulament de proces a fost agreat, aprobat și comunicat direcțiilor structurale ale băncii care au participat la el. Șase luni mai târziu, tehnologii bancar au decis să verifice cât de eficient funcționează documentul pe care l-au dezvoltat. Spre surprinderea lor, s-a descoperit că departamentele clienți ale băncii respectă reglementările doar în proporție de 80%. Și trecerea mai adânc în bancă către back office și alte servicii implicate în acest proces a arătat că procentul de conformitate cu reglementările este în continuare în scădere. Concluzia la care au ajuns experții în tehnologie bancară după o analiză de două săptămâni a problemei descoperite a fost următoarea: fără monitorizarea regulată a implementării reglementărilor și a sistemului de motivare asociat, este imposibil să se obțină o eficiență de 100% a sistemului de reglementare.

Al treilea motiv al celui de-al doilea nivel− aceasta este disciplina de performanță scăzută a personalului. O generalizare a experienței de consultare a diferitelor întreprinderi a arătat că nivelul de disciplină executivă a angajaților companiilor rusești este mai scăzut în comparație cu întreprinderile occidentale. Practica reglementării arată că, dacă o persoană nu este disciplinată, adică inițial predispusă la nerespectarea regulilor stabilite, atunci nici un sistem eficient de control și motivare nu o poate stimula să respecte 100% reglementările. De exemplu, un angajat indisciplinat fie va ignora regulamentele, va găsi scuze, fie va căuta lacune în reguli. Ambele vor duce la complicarea și creșterea costurilor sistemului de reglementare, control și motivare pentru implementarea reglementărilor, ceea ce le va face în cele din urmă ineficiente, iar acestea vor înceta să funcționeze din cauza complexității și a greutății lor.

Cele trei cauze de nivelul doi de mai sus provin dintr-o problemă mai profundă, care în terminologia analizei cauză-efect (vezi Figura 2) este o cauză de nivel al treilea. Acesta este managementul imatur și cultura corporativă a companiei. Concret, aceasta înseamnă că nivelul de dezvoltare a managementului în companie este scăzut pentru implementarea unui sistem de reglementare eficient, iar cultura corporativă nu prevede reglementări.

Exemple de companii cu management imatur sunt două tipuri de întreprinderi. LA primul tip Acestea includ aproape toate companiile mici și uneori mijlocii care există pe piață de o perioadă relativ scurtă, nu mai mult de 5-7 ani. De regulă, astfel de companii au fost create de antreprenori care nu aveau educație anterioară în afaceri sau experiență în gestionarea unor organizații mari și au fost formate din manageri de vârf care, de asemenea, nu aveau învăţământul profesionalși experiență în gestionarea sistemelor socio-economice. Al doilea tipîntreprinderile cu management imatur sunt companii în dezvoltare dinamică care au trecut printr-o fază crestere rapidaînsoţită de o creştere bruscă a numărului de angajaţi. În astfel de companii, posturile de manageri de mijloc și chiar nivel superior Cei mai eficienți specialiști sunt deseori promovați fără pregătire sau pregătire prealabilă în abilități de management.

Experiența în consultarea tipurilor de companii rusești de mai sus a arătat că majoritatea managerilor lor nu înțeleg că sunt necesare reglementări și că structurarea și formalizarea rațională a activităților oferă mari avantaje pentru îmbunătățirea și dezvoltarea întreprinderii. Informațiile de care pentru a asigura eficiența și creșterea unei companii trebuie să funcționeze conform regulilor și procedurilor pre-elaborate este adesea o revelație pentru mulți dintre ei. După cum sa spus mai devreme, dacă conducerea companiei nu înțelege și nu susține ideea de reglementare, atunci angajații obișnuiți sunt și mai puțin pregătiți pentru munca oficială.

Un exemplu izbitor al unei astfel de situații este un proiect pentru a descrie procesele de afaceri și a reglementa activitățile unei rețele în curs de dezvoltare de clinici medicale comerciale. Compania de management al rețelei a inițiat această lucrare, recunoscând importanța acesteia pentru creșterea și dezvoltarea în continuare a organizației. Proiectul a întâmpinat o rezistență puternică din partea tuturor regizorilor care au condus-o clinici medicale. Motivul pentru aceasta s-a dovedit a fi imaturitatea managementului. Majoritatea directorilor înșiși au lucrat recent ca medici în aceleași clinici. Datorită creșterii rapide a companiei, aceștia, în calitate de cei mai eficienți și responsabili angajați, au fost numiți în funcțiile de directori, fiind nevoiți să treacă rapid de la catedrele de specialiști la cele de manageri. Având în vedere că un specialist nu poate deveni un manager profesionist într-o perioadă scurtă de timp, directorii de clinică pur și simplu nu au înțeles de ce este necesar să descrie procesele de afaceri și să reglementeze activitățile unităților de afaceri. A fost nevoie de mult timp pentru a explica această nevoie, a instrui și a îmbunătăți abilitățile de management ale directorilor, ceea ce a dus la întârzieri în termenele limită ale proiectului pentru descrierea proceselor și formalizarea activităților.

Chiar și acei manageri care știu despre oportunitatea reglementării activităților înțeleg adesea greșit rolul reglementărilor și nu sunt conștienți de tehnologia corectă pentru dezvoltarea și utilizarea acestora. Ca urmare, atunci când se încearcă oficializarea activităților cuiva, apare un sistem de reglementări care nu funcționează sau chiar începe să provoace rău în loc de beneficii. Un exemplu asemănător, când o companie adaptativă a dezvoltat reglementări stricte nefuncționale care nu erau potrivite specificului activităților sale, a fost discutat în capitolul anterior în secțiunea dedicată formelor birocratice și adaptative de organizare.

Rezolvarea problemelor mecanismelor de stimulare subdezvoltate și disciplina scăzută în implementarea reglementărilor

O analiză cauză-efect a celui de-al doilea grup de probleme de reglementare în companiile rusești, unite sub titlul general „Mecanisme de stimulare insuficiente și disciplină scăzută în implementarea reglementărilor” (vezi Fig. 2) conduce la următoarele trei soluții cheie pentru aceste probleme :

• implementarea unui sistem eficient de monitorizare a implementării reglementărilor;
• introducerea unui sistem eficient de motivare pentru respectarea reglementărilor;
• dezvoltare de management, cultură corporatistă, sporind disciplina.

Prima decizie Acest grup de probleme este dezvoltarea și implementarea unui sistem eficient de monitorizare a implementării reglementărilor. Această problemă a fost discutată de mai multe ori în acest capitol și în capitolele precedente. În concluzie, este de remarcat faptul că introducerea tehnologiilor informaționale moderne în întreprindere contribuie semnificativ la creșterea eficienței controlului. Sistemul de management integrat implementat vă permite să înregistrați rapid și eficient informații despre implementarea aspectelor cheie ale proceselor de afaceri, precum și să generați rapoarte privind implementarea reglementărilor.

A doua soluție se aplică după primul și implică crearea unui feedback eficient pe baza rezultatelor monitorizării implementării reglementărilor. Aceasta înseamnă că rezultatele controlului nu trebuie pierdute și trebuie utilizate atât pentru a crește gradul de conformitate cu reglementările, cât și pentru a îmbunătăți procesele de afaceri și structura organizatorică a întreprinderii.

Cel puțin, rezultatele monitorizării conformității cu reglementările ar trebui discutate în mod regulat. Practica arată că chiar și o simplă discuție despre abaterile emergente de la reglementări, pe care managerul le conduce cu contractantul, este un stimulent semnificativ pentru creșterea gradului de conformitate cu standardele. Pentru a maximiza stimulentele, este necesară includerea celor mai semnificative rezultate ale controlului în sistemul de motivare și remunerare a personalului. La rândul său, pentru aceasta este necesară elaborarea unor indicatori cheie care măsoară gradul de conformitate cu reglementările. Astfel de indicatori sunt uneori numiți calitate internăși au fost discutate în capitolele anterioare.

Pe lângă discuțiile cu artiștii interpreți, orice abateri care apar ar trebui să fie discutate în mod regulat în grupuri de lucru pentru a îmbunătăți activitățile întreprinderii. În același timp, ar trebui luate în considerare motivele abaterilor, dintre care multe pot fi asociate cu performanța suboptimă a companiei, drept urmare ar trebui inițiate lucrări pentru îmbunătățirea acesteia.

A treia soluție Grupul de probleme este dezvoltarea managementului, cultura corporativă și creșterea disciplinei personalului, care include un set de următoarele activități:

• creșterea gradului de conștientizare a managerilor cu privire la necesitatea și rolul reglementărilor;
• creșterea disciplinei de performanță a personalului prin modificarea criteriilor de selectare a angajaților, crearea unui sistem de motivare adecvat și desfășurarea diverselor alte activități;
• formarea managerilor în abilități de management de bază, inclusiv abilități de utilizare a reglementărilor în management;
• formarea unei culturi corporative care să susțină structurarea și formalizarea muncii personalului.

3. Aplicarea tehnologiilor de modelare a afacerilor și a produselor software

Una dintre soluții, a cărei utilizare crește semnificativ eficiența sistemului de reglementare, este introducerea tehnologiilor de modelare a afacerilor și de inginerie de afaceri. Implementarea înseamnă că acestea ar trebui utilizate în mod regulat în cadrul întreprinderii pentru a dezvolta și actualiza atât reglementările de proces, cât și reglementările structurale. Având în vedere cea mai mare importanță a acestor tehnologii pentru îmbunătățirea calității și relevanței reglementărilor, în această secțiune vor fi discutate în detaliu.

În practică, companiile rusești folosesc adesea o abordare pentru dezvoltarea documentelor de reglementare, care poate fi numită „dezvoltare din mers”. Un angajat care deține informații despre modul în care sunt structurate procesele de afaceri, structura organizațională și distribuția responsabilităților notează reglementările folosind un editor de text. În marea majoritate a cazurilor, software-ul MS Word sau MS Excel este folosit ca editor de text. Cu această abordare, există o mare probabilitate ca reglementările să se contrazică reciproc, să fie complexe și neclare, iar zonele nereglementate ale activităților întreprinderii să rămână trecute cu vederea. Acest lucru se explică prin eficiența scăzută a metodelor textuale, semi-structurate de descriere a activităților în scopuri de reglementare.

Mai mult, dacă este necesar să se schimbe reglementările, nimeni, cu excepția dezvoltatorului de documente, nu va putea face această lucrare eficient, deoarece cunoașterea relațiilor dintre diferitele părți ale regulamentului rămâne doar în capul lui.

Mai mult tehnologie eficientă dezvoltarea documentelor de reglementare se bazează pe utilizarea modelelor de afaceri și a tehnologiilor de inginerie de afaceri, care sunt pe bună dreptate numite soluția secolului 21.

Conceptele de modelare de afaceri și inginerie de afaceri sunt definite după cum urmează:

Modelarea afacerilor− sunt tehnologii pentru dezvoltarea modelelor de activități ale unei organizații pentru a rezolva anumite probleme cu care se confruntă aceasta. Practic, în practică, astfel de sarcini cresc eficiența managementului, dezvoltarea și îmbunătățirea întreprinderii.

Inginerie de afaceri− sunt tehnologii de descriere și proiectare a unei afaceri în conformitate cu scopurile acesteia, utilizând proceduri pas cu pasși sisteme de notație (limbaj). Aceste tehnologii și metode oferă Metoda noua gândire - o privire la descriere și construcție companie eficientă, ca activitate de inginerie reproductibilă.

Ingineria afacerilor este fundamental diferită de abordările mai vechi care cred că managementul eficient este o artă accesibilă unui număr mic și care nu poate fi duplicată.

Conceptul de modelare a afacerilor este mai larg, deoarece presupune dezvoltarea oricăror modele de afaceri pentru o întreprindere - proces, organizațional, strategic, financiar, matematic etc. Tehnologiile de inginerie de afaceri se concentrează în primul rând pe lucrul cu modele de procese de afaceri, structura organizațională și strategie. Întrucât problemele discutate aici sunt legate de procese și structura organizațională, atunci când sunt aplicate acestora, tehnologiile de modelare a afacerii și ingineria afacerii sunt aproape identice, iar de acum înainte ambele concepte vor fi folosite ca sinonime.

Conform tehnologiilor de inginerie de afaceri, înainte de elaborarea reglementărilor, este necesar să se construiască modele de afaceri ale proceselor, structurii organizaționale și distribuției responsabilităților (vezi Fig. 3). În continuare, modelele de afaceri dezvoltate sunt agreate de diverși participanți la activitatea care trebuie formalizată. Ajustările care apar în timpul aprobării sunt introduse cu promptitudine în modelul de afaceri integrat și abia apoi se formează reglementările de proces și structurale pe baza acestuia.

Orez. 3. Aplicarea tehnologiilor de modelare a afacerilor și a produselor software
pentru elaborarea și actualizarea reglementărilor

În practică, sunt utilizate două tehnologii pentru crearea reglementărilor bazate pe modele de afaceri: manuală și automată.

Generarea manuală a reglementărilor pe baza modelelor de afaceri se desfășoară astfel: un specialist în reglementare elaborează și aprobă un model grafic de afaceri. După aprobarea acestuia, folosind un editor de text obișnuit, elaborează reglementări în format text sau tabelar.

De exemplu, într-o companie a fost strict formalizat procesul de generare manuală a reglementărilor bazate pe modelarea afacerii, ceea ce a asigurat calitatea cerută documente în curs de elaborare. La acest proces au participat două tipuri de specialiști: un specialist în inginerie de afaceri și un specialist în reglementare. Mai întâi, un specialist în inginerie de afaceri a dezvoltat modele grafice de afaceri, le-a coordonat și aprobat. Apoi, specialistul în reglementare, pe baza acestor modele de afaceri, a elaborat reglementări în format text, ghidându-se după reguli preaprobate. Aceste reguli descriu corespondența dintre elementele modelului de afaceri și documentul în curs de elaborare.

În fig. 4. Este dat un exemplu de fragment al unui model grafic de proces și o reglare a procesului generată manual pe baza acestuia, precum și corespondența dintre acestea.

Orez. 4. Un exemplu de fragment al unui model de afaceri de proces și o reglementare a procesului generată manual pe baza acestuia

Avantajul abordării manuale a creării reglementărilor, motiv pentru care a fost folosită în această companie, este că un specialist în reglementare cu abilități de scriere a documentelor, rearanjand manual ordinea cuvintelor într-o propoziție, a realizat cel mai bun stil al documentului. Există două dezavantaje ale acestei abordări. Cu o cantitate mare de procesare manuală a textului, probabilitatea de ambiguitate, contradicții și inconsecvențe crește. Un alt dezavantaj semnificativ este faptul că este foarte laborioasă și costisitoare - timpul necesar pentru elaborarea și actualizarea reglementărilor rămâne lung, iar odată cu dinamica ridicată a schimbărilor, reglementările nu au timp să fie actualizate, drept urmare ele rapid. deveni învechit și nu mai funcționează.

ÎN conditii moderne mare dinamism Mediul extern aceste două dezavantaje ale tehnologiei manuale încep să depășească semnificativ singurul său avantaj, iar tranziția la al doilea, o metodă automată de generare a reglementărilor, devine din ce în ce mai relevant și câștigă popularitate în companiile rusești.

Produsele software specializate moderne care automatizează construirea modelelor de afaceri permit utilizatorului să dezvolte și să personalizeze în mod independent orice șabloane de reglementări (vezi Fig. 5).

Orez. 5. Un exemplu de fragment de șablon de reglementare a procesului (reglementări de proces de afaceri) dezvoltat în produsul software „Inginer de afaceri”

Când se dezvoltă șabloane, acestea conțin exact acele secțiuni și câmpuri de informații care sunt relevante în prezent pentru întreprindere. Folosind șabloane, orice angajat poate crea automat diverse procese și reglementări structurale bazate pe modelul de afaceri.

În fig. Figurile 6 și 7 prezintă fragmente din regulamentele de proces (regulamente de proces de afaceri), precum și reglementări structurale (fișele postului), generate automat cu ajutorul produsului software de modelare a afacerii „Business Engineer”.

Orez. 6. Fragment de regulament de proces (reglementări de proces de afaceri), generat automat folosind produsul software „Inginer de afaceri”

Orez. 7. Fragment din regulamentul structural (fișa postului), generat automat cu ajutorul produsului software „Inginer de afaceri”

Produsele software specializate vă permit să creați automat orice proces și reglementări structurale pe baza modelelor de afaceri dezvoltate:

• reglementări privind sistemul de procese al companiei;
• reglementări privind procesele de afaceri;
• reglementări și hărți tehnologice ale proceselor de nivel inferior;
• reglementări privind structura organizatorică a companiei;
• reglementări privind diviziunile structurale;
• descrierea postului;
• etc.

Tehnologiile de modelare a afacerilor se bazează pe principiul consistenței și permit diferitelor părți ale unui sistem mare să fie conectate corect între ele. Și utilizarea de software specializat vă permite să automatizați acest proces și, în special, să verificați automat integritatea și consistența diferitelor părți ale modelului de afaceri.

Astfel, utilizarea tehnologiilor și a instrumentelor software specializate pentru automatizarea modelării și reglementării afacerilor vă permite să evitați greșelile, să îmbunătățiți calitatea și eficiența reglementărilor și să le faceți să funcționeze.

Literatură:

• Efectuarea analiza strategica
• Dezvoltarea și implementarea strategiei și BSC
• Dezvoltarea indicatorilor cheie - KPI
• Proiectarea si optimizarea proceselor de afaceri
• Analiza funcțională și a costurilor proceselor de afaceri
• Analiza si optimizarea structurii organizationale
• Generarea automată de rapoarte și reglementări
• Construirea unui sistem de management al calității (QMS)
• Analiza performanței personalului
• Management de proiect
• Analiză Sistem informaticîntreprinderilor

Mulți clienți aleg Business Engineer ca fiind cea mai eficientă alternativă la sistemele de modelare străine scumpe, deoarece astăzi Business Engineer nu este inferior ca funcționalitate față de software-ul similar cunoscut pe piață și în unele zone chiar le depășește.

Dezvoltator – compania BITEK (Business Engineering Technologies), Moscova

Atunci când „bătălii locale” au loc în cadrul unui serviciu, problema repartizării responsabilității este decisă de supervizorul imediat. Dar dacă ar izbucni disputele între departamente? Un specialist în resurse umane poate găsi o cale de ieșire din această situație.

Din acest articol veți învăța:

• care este reglementarea interacțiunii dintre diviziunile structurale
• cea mai convenabilă formă de reglementare
• ce nuanțe ar trebui luate în considerare la pregătirea reglementărilor pentru interacțiunea dintre diviziunile structurale
• modul de implementare a reglementărilor pentru interacțiunea dintre diviziunile structurale

Pentru a defini toate interacțiunile din companie și, prin urmare, a crește eficiența personalului, specialiștii în resurse umane de la SpecPolymer au dezvoltat și introdus Regulamente pentru interacțiune și fluxul documentelor. Acest lucru a ajutat organizația să scape de multe probleme. Desigur, un astfel de document nu este un panaceu pentru toate relele, dar aduce claritate și certitudine activităților întreprinderii și facilitează semnificativ munca nu numai a managerilor de resurse umane, ci și a managementului.

Compania SpetsPolymer a fost fondată în 2003. Ea dezvoltă și produce acoperiri polimerice de protecție pe bază de poliuree și poliuretani în Rusia și oferă servicii de acoperire pentru toate tipurile de suprafețe. Are 6 ramuri. Numărul de personal companie de management- aproximativ 50 de persoane.

Reglementările sunt de obicei create dacă compania:
multe procese de afaceri;
implică mai mult de două unități (mai mulți angajați sau unități structurale).

Obiectivele creării de reglementări pentru interacțiunea dintre diviziunile structurale

Obiectivele creării de reglementări pentru interacțiune și fluxul de documente:

1. Stabilirea si mentinerea ordinii in intocmirea documentelor, mentinerea interactiunii corecte a unitatilor de afaceri.

2. Evitarea conflictelor în echipă: pur și simplu nu vor apărea dacă responsabilitățile, performanții, termenele sunt stabilite în prealabil și consemnate într-un document comun.

3. Determinarea funcțiilor de muncă ale angajaților: reglementările indică cine este în contact cu cine la locul de muncă, care este cota de participare a fiecărui angajat la un anumit proces.

4. Facilitarea noilor veniți să se alăture companiei: reglementările ajută la înțelegerea structurii comunicațiilor de afaceri, indică ce documente și servicii va trebui să lucreze o persoană și care sunt termenele limită pentru îndeplinirea sarcinilor.

5. Controlul proceselor și disciplina performanței.

6. Facilitarea transferului de cazuri de la un angajat la altul, de exemplu, în situația de plecare în concediu sau de concediere.

7. Eliminarea situatiilor legate de organizarea muncii care ar putea duce la pierderi de resurse financiare, de timp si umane.

Pentru o explicație mai detaliată, vezi videoclipul:

Structura reglementărilor pentru interacţiunea între diviziunile structurale

Cel mai convenabil este să lucrați cu reglementările atunci când acestea sunt făcute sub formă de tabel (vezi tabel). Să acordăm atenție unora dintre coloanele sale:
„Numărul formularului” - pot fi indicate atât formele standard, cât și cele acceptate de companie;
„Performer” este un angajat care efectuează o acțiune sau pregătește și menține un document;
„Data/ora” - data exactă de întocmire a documentului;
„Responsabil” este un angajat care controlează pregătirea documentului, responsabil pentru exhaustivitatea și acuratețea informațiilor prezentate în acesta, precum și pentru respectarea termenelor (de obicei, executorul sau managerul acestuia).

Dacă un anumit link nu este prevăzut într-un anumit document, se adaugă o liniuță. De exemplu, un secretar-grefier pregătește lunar și prezintă spre aprobare șefului serviciului de management al personalului o listă cu zilele de naștere ale angajaților în luna următoare, dar aprobarea a acestui document nu este furnizat, caz în care va apărea o liniuță în coloana „Semnătură, Aprobare”. Acțiunile asupra documentelor specifice sunt descrise rând cu rând în regulamente.

Documentele pot fi grupate fie pe baza asemănării proceselor, fie a serviciilor la care se referă. Prin urmare, are sens să evidențiem blocurile corespunzătoare din reglementări: după proces (de exemplu: primirea/expedierea mărfurilor etc.) sau după serviciu (departament comercial, serviciu de producție etc.). Dacă companie mare Are procese complexe interacţiune, atunci, poate, pe lângă reglementările comune tuturor, va fi necesar să se dezvolte pe cele pentru fiecare dintre divizii.

Nuanțe de creare a reglementărilor pentru interacțiunea dintre diviziunile structurale

Nuanțele creării reglementărilor depind de caracteristicile companiei și de tipul culturii sale corporative. În orice caz, este necesar să se obțină sprijinul conducerii și să trezească interesul șefilor diviziilor structurale. Lucrările la crearea unui document corporativ general pot începe cu crearea de Regulamente pentru serviciul de management al personalului. Pentru HR, acest lucru este destul de simplu: toate procesele îi sunt bine cunoscute, iar motivarea subordonaților să respecte Regulamentele nu este dificilă. După o astfel de testare, devine mai ușor să le arăți șefilor altor servicii folosind un exemplu viu cum le ajută Regulamentul în munca lor, ceea ce este necesar pentru crearea și funcționarea eficientă a acestuia.

Deci, după ce a primit aprobarea și sprijinul conducerii, managerul de resurse umane trebuie să colecteze toate informațiile despre procesele și documentele interne. Pentru a face acest lucru, cel mai bine este să-i identificați pe cei responsabili pentru fiecare bloc de procese (de obicei aceștia sunt șefii de servicii și departamente). Metodele de colectare a datelor depind de caracteristicile companiei: puteți trimite un newsletter prin intermediul rețelei interne cu un formular de reglementare și un exemplu de completare sau puteți afla informațiile necesare într-o conversație personală cu toată lumea.

Informațiile primite cu privire la toate procesele și documentele din companie sunt înregistrate pe hârtie.

Implementarea reglementărilor pentru interacțiunea între diviziunile structurale

Este important să se convină asupra documentului creat cu toți angajații. Este recomandabil să se facă o distribuție în masă a noilor reglementări pe rețeaua internă de internet cu un apel pentru sugestii și comentarii (trebuie indicat termenul limită de examinare a comentariilor transmise). Dacă newsletter prin e-mail este imposibil sau nu toți angajații au acces la un computer - este necesar să se furnizeze fiecărei unități structurale o copie pe hârtie a documentului. După toate aprobările, poate fi emis un ordin de aprobare a Regulamentului și implementarea obligatorie a acestuia de către toți angajații.

Pentru ca reglementările să funcționeze, este necesar să se evalueze implementarea acestuia din când în când și să se facă modificări și completări în timp util. Dacă salariul salariatului include parte variabilă, puteți face din respectarea reglementărilor unul dintre criteriile de plată a acestuia.

Nu.	Document/informație	Formular nr.	Executor testamentar	Coordonare	Semnătura, aprobarea	Cui se transmite?	Data Ora*	Responsabil
1.	serviciu HR
1.1.	Contabilitatea personalului
1.1.1.	Personal/modificări în personal	Unif. formularul T-3/Comandă pentru activități principale		Director financiar	Aprobare prin comandă, semnare - șef serviciu management personal, contabil șef	Șef Resurse Umane	Nu mai târziu de 2 zile de la aprobarea organizației. structura/luarea deciziilor pentru a face schimbări	Șef Resurse Umane
1.1.2.	Declarații		Muncitor		CEO	inspector resurse umane	Înainte de acțiunea personalului (concediere, concediu etc.)	Muncitor
1.1.3.	Contract de muncă	SUS-1	inspector resurse umane				Inainte sa incepi	Șef Resurse Umane
1.1.4.	Acorduri, completări la contractele de muncă	SUS-2	inspector resurse umane	Șef Resurse Umane, Consilier Juridic	Director general, angajat	1 exemplar - inspector HR, 1 exemplar. - muncitor	2 luni inainte de modificari	Șef Resurse Umane
1.1.5.	Funcțiile de muncă ale salariatului	SUS-3	Supraveghetorul direct al angajatului	Șef Resurse Umane, Consilier Juridic	Director general, introducere - angajat	1 exemplar - inspector HR, 1 exemplar. - angajat, 1 exemplar. - supervizorul imediat al angajatului	5 zile lucratoare inainte de semnarea contractului de munca/aditional acorduri cu angajatul	Supraveghetorul imediat al angajatului
1.1.6.	...
1.2.	Managementul Personalului
1.2.1.	Org. structura	UP-11	Șef Resurse Umane	Director de Politică Corporativă	CEO	Șef Resurse Umane, e-mail: vizhe - către un server corporativ	În termen de 1 zi de la momentul în care este luată decizia de a face modificări	Șef Resurse Umane
1.2.2.	Bugetul de cost pentru serviciul PM pentru anul (cu atașamente)	OF-7	Șef Resurse Umane	Director de Politică Corporativă, Director Financiar	CEO	1 exemplar - șef serviciu management personal, 1 exemplar. - director financiar	Până la 15 decembrie a anului calendaristic precedent	Șef Resurse Umane
1.2.3.	...

* Dacă termenul limită cade într-un weekend sau sărbătoare nelucrătoare, se amână pentru următoarea zi lucrătoare după această dată